Tarvepohjainen toimintamalli kotihoitoon:
oikea määrä hoitajia oikeassa paikassa oikeaan aikaan
Keski-Suomen ikäihmisten ja omaishoidon kärkihankkeen valmistelutilaisuus 3.8.2016
2
Kysyntä kasvaa, mutta kuinka paljon?
Väestöennuste: eri ikäryhmien muutos 2015-2040
§ 75v täyttäneiden osuus väestöstä lähes kaksinkertaistuu vuoteen 2040 mennessä
§ Työikäinen väestö pysyy kuitenkin nykytasolla
§ Meillä ei tule olemaan varaa palkata niin paljon lisää henkilöstöä kuin kehitys vaatisi
§ Hoitajien saatavuus tulee heikkenemään työikäisen väestön osuuden pienentyessä
Lähde: Suomen virallinen tilasto (SVT): Väestöennuste [verkkojulkaisu]. ISSN=1798-5137. Helsinki: Tilastokeskus [viitattu: 27.8.2015]. Saantitapa: http://tilastokeskus.fi/til/vaenn/index.html -20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Suomi 20-64v 75v+
+95%
Kuulostaako tutulta?
Asiakkaiden ja omaisten näkökulma
§ ”Aina tulee eri hoitaja käymään”
§ Suunniteltu palveluaika ei toteudu / ”En saa sitä, mistä maksan”
§ ”Hoitajilla on niin kova kiire” / ”hoitajat tulevat vain kääntymään”
Hoitajanäkökulma
§ ”On niin kova kiire” / Ei ole aikaa asiakkaiden kohtaamiseen / ”Asiakaspaikkoja tulee vain koko ajan lisää” / ”emme saa työrauhaa”
Esimiehet
§ ”Alueellani on liian vähän hoitajia” / ”On paljon sairauspoissaoloja” / ”Sijaisten metsästämiseen menee tolkuttomasti aikaa”
Ylempi johto / veronmaksajien näkökulma
§ On paineita parantaa tuottavuutta / Välittömän työajan osuus on alhainen
§ Tehdään vain ”temppuja” eikä katsota mitä asiakas oikeasti tarvitsisi, esim. kuntoutuakseen tai terveystilansa ylläpitämiseen (vaikuttavuus)
Yleisiä haasteita
?
Voisiko kotihoidon prosesseja sekä johtamis- ja
toiminnanohjausperiaatteita kehittämällä lieventää tai jopa
poistaa osan näistä
haasteista?
Kaksi ilmiötä heikentävät samanaikaisesti kotihoidon tuottavuutta, hoidon laatua ja työhyvinvointia
Tarvepohjaisessa toimintamallissa pyritään poistamaan näiden ilmiöiden juurisyyt
1. Väärä määrä hoitajia ovat väärässä paikassa väärään aikaan
− Tapa joilla työvoima kohdennetaan tiimeihin/lähipalvelualueille aiheuttaa kroonista vajaamiehitystä
− Tiimin asiakastarve (ja hoitajien määrä) vaihtelee merkittävästi päivästä toiseen, mutta suunniteltu vuorovahvuus on lähes vakio
2. Kotihoidon ruuhkahuiput..:
− lisäävät työvoiman tarvetta
− heikentää palvelun laatua..
− …sekä hoitajien työhyvinvointia
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
6.30 7.00 7.30 8.00 8.30 9.00 9.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 12.30 13.00 13.30 14.00 14.30 15.00 15.30 16.00 16.30 17.00 17.30 18.00 18.30 19.00 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 Välitön asiakastyö Matka-aika*
Kapasiteetti Prosenttia maksimikapasiteetista
6
Asiakastarve (kysyntä) ja hoitajien hoitotyöhön käytettävissä oleva työaika (tarjonta) vaihtelee päivittäin
Kysynnän vaihtelu
§ Uudet asiakkaat
§ Palvelun piiristä poistuvat asiakkaat
§ Nykyasiakkaiden palvelutarpeen muutokset (esim. äkillinen palvelutarpeen kasvaminen)
§ Keskeytykset: asiakkaiden vuodeosastojaksot ja sairaalasta kotiutuminen
Tarjonnan vaihtelu
§ Sairauspoissaolot (äkilliset ja ennalta tiedossa olevat sairauspoissaolot)
§ Lomat
§ Sijaisten (tai vuokratyövoiman) saatavuus
§ Työvuorosuunnittelun käytännöistä ja säännöistä johtuen käytettävissä oleva hoitajatyöpanos usein vaihtelee (esim. käytännössä käytettävissä oleva hoitajatyöpanos monesti pienenee työvuorojakson loppua kohti)
à Lähipalvelualueen toteutuva hoitajatyöpanos ei usein vastaa työvuoron tarvetta!
Esimerkki eräästä kuntayhtymästä
-60%
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Viikko
Tiimi 1 Tiimi 2 Tiimi 3 Kunta
Kuntayhtymä
Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (viikkotasolla)
Esimerkki
Jos väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan
vajaamiehitystilanteita esiintyy vaikka hoitajia olisi riittävästi
8
Ilmiö on hyvin yleinen ja se esiintyy myös päivätasolla (1/2)
-30%
-20%
-10%
0%
10%
20%
30%
40%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Päivä
Alue 1 Alue 2 Alue 3 Kunta
Esimerkki kunta 1
Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (päivätasolla)
Asiakastarpeen ja hoitajien määrän vaihtelu päivästä toiseen vähenee kun yksikkökoko kasvaa
Esimerkki
LUOTTAMUKSELLINEN
Ilmiö on hyvin yleinen ja se esiintyy myös päivätasolla (2/2)
Esimerkki kunta 2
Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (päivätasolla)
-30%
-20%
-10%
0%
10%
20%
30%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Päivä
Alue 1 Alue 2 Alue 3 Kunta
Esimerkki
10
Todellinen työvoimatarve Tällä vuorovahvuudella tavoiteltu välittömän työajan osuus toteutuisi Ylimiehitys
(välittömän työajan osuus jää tavoitteesta)
Työvoimapuskuri jolla tiimi varautuu
kiireellisiin päiviin
Tiimin todellinen hoitajatarve vaihtelee asiakastarpeen mukaan, mutta suunniteltu vuorovahvuus pysyy lähes vakiona
Vuorovahvuus (tunneissa)
Työvoimatarpeen vaihtelu samassa työvuorossa eri päivinä (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja)
Työvuoron suunniteltu vuorovahvuus
Suunniteltu vuorovahvuus ei
aina toteudu poissaolojen takia
Vajaamiehitys sairauspoissa-
olojen takia
Tarpeen mukaan vaihteleva määrä liikkuvia hoitajia
Tulevaisuus: ”mitoitus –ajattelusta” luovutaan ja siirrytään tarvepohjaiseen resursointiin
Tasainen kuormitus on välttämättömyys tasaiselle palvelulaadulle ja kiireen vähentämiselle
Vuorovahvuus (tunneissa)
Tiimin oman henkilöstön
suunniteltu vuorovahvuus
Useammassa työvuorossa osa
hoitajista ovat
”lainassa”
Työvoiman tarve
(välittömän työajan tavoite toteutuu)
Tiimin omat hoitajat
Tiimin vakituiset työntekijät hoitavat suuremman osan asiakkaiden käynneistä, vähentäen asiakkaiden hoitajien vaihtelua Omat hoitajat
riittävät kattamaan asiakastarpeen esim. 30% työvuoroista
Ylimiehitys
(välittömän työajan osuus jää tavoitteesta)
Työvoimatarpeen vaihtelu samassa työvuorossa eri päivinä (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja)
12
Kaksi ilmiötä heikentävät samanaikaisesti kotihoidon tuottavuutta, hoidon laatua ja työhyvinvointia
Tarvepohjaisessa toimintamallissa pyritään poistamaan näiden ilmiöiden juurisyyt
1. Väärä määrä hoitajia ovat väärässä paikassa väärään aikaan
− Tapa joilla työvoima kohdennetaan tiimeihin/lähipalvelualueille aiheuttaa kroonista vajaamiehitystä
− Tiimin asiakastarve (ja hoitajien määrä) vaihtelee merkittävästi päivästä toiseen, mutta suunniteltu vuorovahvuus on lähes vakio
2. Kotihoidon ruuhkahuiput..:
− lisäävät työvoiman tarvetta
− heikentää palvelun laatua..
− …sekä hoitajien työhyvinvointia
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
6.30 7.00 7.30 8.00 8.30 9.00 9.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 12.30 13.00 13.30 14.00 14.30 15.00 15.30 16.00 16.30 17.00 17.30 18.00 18.30 19.00 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 Välitön asiakastyö Matka-aika*
Kapasiteetti Prosenttia maksimikapasiteetista
Merkittävä osa kotihoidon haasteista liittyvät joko suoraan tai epäsuorasti ruuhkahuippu -ilmiöön
0 2 4 6 8 10 12 14 16
Työtunnit Matka-aika Asiakastunnit Korkein ruuhkahuippu ”määrittää” resurssitarpeen koko työvuorolle
Välittömät asiakastunnit ja hoitajakapasiteetti (työtunnit) päivän eri kellonaikoina*
Esimerkki
14
Perustuuko ruuhkahuippu vain todelliseen asiakastarpeeseen?
0 2 4 6 8
Alle 1 käynti / pv
37 % ruuhkahuipun asiakastyöstä Yli 1 käynti / pv
Välittömät asiakastunnit eri kellonaikoina (asiakkaiden käyntitiheyden mukaan)
Esimerkki
Palvelutuotannon tasaaminen on välttämättömyys kasvavaan asiakastarpeeseen vastaamiseksi
8 10 12 14 16 18 20
Työvoimapuskuri
Aika (h) Nykytilanne Tavoite Hoitajakapasiteetti
Ainoastaan aikakriittisiä
käyntejä
Kellonaika
9 11 13 15 17 19 21
7
Sijaiset/vuokratyövoima Ulkopuolisen työvoiman tarve vähenee
Havainnollist ava kuva
16
Tarvepohjaisen toimintamallin tavoitteena on tuottavuuden, laadun ja henkilöstön työhyvinvoinnin kehittäminen samanaikaisesti
Käytännön tavoitteet ovat toisistaan riippuvaisia
Tuottavuuden parantaminen (kotihoidon tuntihinnan laskeminen /kustannuskehityksen hillitseminen)
Laadukkaiden palvelujen turvaaminen
Työhyvinvoinnin kehittäminen
Toiminnan vaikuttavuuden edistäminen
Välittömän työajan osuuden nostaminen tavoitetasolle
Oman työvoiman riittävyyden parantaminen
(työvoiman saatavuuden turvaaminen myös äkilliseen tarpeeseen)
Asiakkaiden hoitajien vaihtuvuuden vähentäminen
Palvelutuotannon rauhoittaminen ja kiireen vähentäminen toiminnan suunnitelmallisuutta ja tasaisuutta parantamalla
Vähemmän virheitä, kerralla oikein
Työn mielekkyys
Motivoitunut työvoima, vähemmän kiirettä
Aikaa asiakkaan kohtaamiseen ja kuntouttavaan työotteeseen
Ulkopuolisen tilapäistyövoiman tarpeen vähentäminen
Ensisijainen vaikutus Toissijainen vaikutus
Suunnitellun palveluajan toteutuminen
(toimenpidekeskeisyydestä kohti asiakkaan kohtaamista)
Esimerkkejä tarvepohjaisen toimintamallin tuloksista
Porvoo
§ Välittömän työajan osuus nousi noin 24%
(9%-yks.) (2013à2014).
§ Sijaiskustannukset laskivat 37%, mikä vastaa noin 136 000€ vuositasolla.
”Tämä on merkittävin uudistus työurani aikana. Minulla on nyt enemmän aikaa asiakkaiden kanssa ja voin rauhassa tehdä myös kuntouttavaa työtä.”
24 vuotta kotihoidossa työtä tehnyt kodinhoitaja Eija Selkäinaho Porvoosta on erittäin tyytyväinen muutoksiin.
Peruspalvelukuntayhtymä Kallio
§ Lyhytaikaisten sijaisten käyttö laski 34%
(2012à2013)
− Rahaa säästyy
− Laatu paranee
− Palvelutuotanto rauhoittuu
Siilinjärvi
§ Välittömän työajan osuus nousi 54%à61%
(1/2015à6/2015)
18
Yhteenveto
§ Perinteisessä kotihoidon toimintamallissa turvaudutaan etukäteissuunnitteluun: joudutaan
”ennustamaan” asioita, jotka ovat heikosti ennustettavissa
− Tiimin hoitajien käyntilistoja suunnitellaan päiviksi (jopa viikoiksi) etukäteen, mm. koska se on aikaa vievää ilman teknisiä apuvälineitä. Valmiille listoille tarvitaan tekijää / muutokset aiheuttaa ”häslinkiä”.
− Tiimin käytettävissä oleva työpanos usein ei vastaa tarvetta, koska sekä toteutuva asiakastarve että hoitajien vuorovahvuus vaihtelee työvuoroittain
− Jos väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan, niin vajaamiehitystilanteita esiintyy joissakin tiimeissä vaikka yksikkötasolla olisi riittävästi hoitajia
§ Tarvepohjaisen toimintamallissa toiminta perustuu lähes reaaliaikaisiintoteutuviin tarpeisiin, jolloin ennustamisen tarve vähenee ja tarve ohjaa toimintaa.
− Toiminnanohjausjärjestelmän avulla käyntilistasuunnittelua (”kuka tekee mitäkin”) voidaan
nopeuttaa niin, että käyntilistat (ideaalitilanteessa) suunnitellaan vasta hetki ennen työvuoron alkamista
− Tarvepohjaisella toimintamallilla vastataan kysymykseen: ”kuinka monta hoitajaa
tiimeissä/alueilla tarvitaan seuraavassa työvuorossa, ja mistä heidät saadaan?”. Resurssipoolilla tasataan hoitajien kuormitusta ja varmistetaan että työvoimaa on tarjolla siellä missä sitä eniten
tarvitaan
§ Ruuhkahuippu lisää työvoiman tarvetta, pahentaa hoitajien kiirettä ja heikentää palvelun laatua. Ruuhkahuippu on myös merkittävä este työvoiman joustavalle liikkuvuudelle.
− Palvelutuotannon tasaaminen on lähes mahdotonta, jos työvuorossa oleva hoitajamäärä ei ole sopeutettu vastaamaan työvuoron asiakastarvetta
Lisää aiheesta
Nämä julkaisut ovat vapaasti ladattavissa verkosta
Kotihoito 2020: 10 askeleen ohjelma kotihoitoon
§ http://www.nhg.fi/uutiset.php?aid=16452
Tarvepohjainen toimintamalli kotihoitoon:
mikä se on ja miten se otetaan käyttöön?
§ www.innokyla.fi/hankkeet
Tarvepohjainen toimintamalli kotihoitoon Mikä se on ja miten se otetaan käyttöön?
Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään?
§ http://shop.kunnat.net/product_detail s.php?p=3014
20
