Kilpailun kiristyminen on saanut yritykset kokeilemaan uudenlaisia toimintatapoja muuttuneessa toimintaympäristössä. Yksi uusista toimintatavoista on prosessijohtami
nen, jossa yrityksen toimintaa tarkastellaan ja ohjataan horisontaalisesti asiakkaan näkökulmasta. Ajattelun lähtökohtana ovat yrityksen yksiköt ja osastot lävistävät toi
mintoketjut eli prosessit, jotka tuottavat arvoa asiakkaalle. Asiakas voi prosessin laa
juudesta riippuen olla joko sisäinen tai ulkoinen. Prosessijohtamisessa tärkeää on yri
tyksen ja sen prosessien suorituksen parantaminen, jota tulisi seurata erilaisin suori- tusmittarein.
Prosessijohtamiskirjallisuudessa on harvemmin käsitelty taloushallinnon toimintoket
juja prosesseina. Tämän tutkielman tarkoituksena olikin hahmottaa taloushallinnon toimintaa prosessilähtöisesti ja soveltaa prosessijohtamisen taloushallintoon sopivim
pia ideoita ja menetelmiä käytännössä. Tutkielma jakautui teoriaosaan sekä case- yritystä käsittelevään empiriaosaan.
Tutkielman teoriaosassa tarkasteltiin case-tapaukseen soveltuvaa prosessijohtamisen näkökulmaan painottuvaa toiminnan mallintamiseen ja arviointiin liittyvää teoriaa.
Ensiksi käsiteltiin prosessijohtamista yleisesti käyden läpi prosessijohtamisen keskei
simpiä periaatteita. Lisäksi pohdittiin prosessijohtamisen soveltuvuutta taloushallin
toon ottaen kantaa prosessijohtamisen keskeisten elementtien sopivuudesta taloushal
linnon erityispiirteisiin. Tämän jälkeen esiteltiin muutamia prosessijohtamisen koulu
kuntia taloushallinnon toimintaympäristön ominaisuudet mielessä pitäen sekä käsitel
tiin prosessien mallintamiseen liittyvää teoriaa.
Teoriaosan sisältöön kuului keskeisesti myös katsaus prosessien suoritusta kuvaaviin mittareihin. Tässä yhteydessä käsiteltiin mm. prosessien suoritusmittareiden erityis
piirteitä ja suoritusmittareiden kehittämiseen liittyviä tekijöitä. Lopuksi esiteltiin kaksi prosessien suoritusmittareita luotaessa avustavaa viitekehikkoa: balanced scorecard ja suorituspyramidi.
Empiriaosassa case-yrityksen taloushallinnon toiminnot jaettiin kolmeen eri aliproses
siin, joista ensimmäiseen kuuluivat liikekirjanpitoon ja perustietojen tuottamiseen liittyvät asiat, toiseen rahoitukselliset toiminnot ja kolmanteen raportointiin sekä bud
jetointiin liittyvät asiat. Näihin aliprosesseihin kuului vielä useita suppeampia ketjuja eli toimintoja.
Prosessijohtamisen menetelmistä case-yritykseen sovellettiin toiminnan mallintamista ja mittaamista. Taloushallinnon prosesseja mallinnettiin kirjallisin kuvauksin ja graa
fisin työnkulkukaavioin, joilla pyrittiin levittämään parhaat taloushallinnon menette
lytavat koko yritykseen. Prosessien suoritusmittareita testattiin yhteensä 13, joista 12 liittyi suoraan taloushallinnon toimintoihin. Yksi mittareista oli ns. hallinnon palaute- kysely, joka tehtiin yrityksen sisällä ja jonka avulla arvioitiin useiden taloushallinto- prosessien sujuvuutta. Mittarit olivat kokeiluluontoisia ja niitä testattiin kolmen kuu
kauden ajan. Yrityksessä päätettiin jatkaa muutaman taloushallinnon prosessimittarin seuraamista j atkossakin
Kokonaisuudessaan taloushallinnon toiminnan prosessilähtöisen arvioinnin katsottiin onnistuneen yrityksessä kohtuullisesti. Mallintaminen ja mittaaminen koettiin hyödyl
liseksi, vaikka näissä kohdattiinkin mm. prosessilähtöisen ajattelutavan omaksumiseen ja henkilöiden sitoutumiseen liittyviä ongelmia. Voidaan sanoa, että prosessilähtöistä ajattelutapaa ei case-yrityksen taloushallinnon ketjujen osalta ole vielä täysin omak
suttu, vaikka kehitys tämän asian suhteen onkin ollut positiivista.
Case-yrityksessä toteutetun taloushallinnon suorituksen parantamiseen tähtäävän toi
minnan kehitysprojektin onnistuminen riippuu paitsi projektiin suunnatuista resurs
seista myös organisaation arvoista, tilanteesta ja organisaation jäsenten motivaatiosta.
Mielenkiintoista olisikin tutkia juuri organisatoristen tekijöiden vaikutusta toiminnan kehitystyön onnistumiseen. Jatkossa olisi myös mielenkiintoista tarkastella, miten case-yrityksessä hyödynnetään muutaman valitun prosessimittarin tietoja taloushallin
non prosessien kehitystyössä ja saavutetaanko taloushallinnon kehitystyön kautta to
dellista taloudellista hyötyä.
LÄHDELUETTELO
Kirjat ja artikkelit
Bhimani, Al: “Monitoring performance measures in UK manufacturing companies”, Management Accounting (UK), Jan 1994, s. 34-54
Bösenberg, Dirk, Metzen, Heinz: Lean Management: Vorsprung durch schlanke Konzepte, 5. Auflage, Verlag moderne Industrie, Landsberg / Lech, 1995
Davenport, Thomas H., Järvenpää, Sirkka L., Beers, Michael C.: ”Improving Knowledge Work Process”, Sloan Management Review, Summer 1996, s. 53-65
Davenport, Thomas H., Short, James E.: ”The New Industrial Engineering:
Information Technology and Business Process Redesign”, Sloan Management review.
Summer 1990, vol 31:4, s. 11-27
Drury, Colin: Management & Cost Accounting, 4th Edition, International Thomson Business Press, London, 1996
Drury, Colin: ”Cost control and performance measurement in an AMT environment”, Management Accounting. Nov. 1990, s. 40-46
Earl, M., Khan, B.: “How New is Business Process Design?”, European Management Journal, March 1994, vol. 12:1, s. 20-30
Eccles, Paul: ”Planning for Improved Performance”, Management Accounting (London). Jan 1993 vol 71:1, s. 11-27
Eccles, Robert G.: “The Performance Measurement Manifesto”, Harward Business Review, Jan-Feb 1991, s. 131-137
Fiilin, Petri: ”Laatujohtaminen ohjaa menestykseen”, Fakta, 2 / 1997, s. 20-21 Fisher, Joseph: ” Use of Nonfmancial Performance Measures”, Journal of Cost Management. Spring 1992, voi. 6:1, s. 31-38
Grady, Michael W.: “Performance Measurement: Implementing Strategy”, Management Accounting (NYL June 1991, s. 49-53
Hammer, Michael: ”Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate”, Harward Business Review, July-August 1990, s. 104-112
Hannus, Jouko: Prosessijohtaminen. Neljäs painos, HM&V Research Oy, Jyväskylä, 1994
Hixon, Mark: ”Activity-based management: its purpose and benefits”, Management Accounting (London). June 1995,vol 73:6 s. 30-32
Hoeffecker, John, Goldenberg, Charles: ”Using the Balanced Scorecard to Develop Companywide Performance Measures”, Journal of Cost Management, Fall 1994, Vol 8:3, s. 5-17
Hribar, P., Murray Lindsay, R., Loustel, A. R.: ”Weyerhaeuser’s integrated perfor
mance measurement”, Journal of Cost Management, May / Jun 1997, vol. 11:3, s. 36- 40
Hurskainen, J.¡”Business Process Approach to Global Logistics - Case: KONE Ele
vators” teoksessa Joining the Global Race, toim. Jahnukainen, M., Vepsäläinen A.P.J., HKKK:n julkaisuja D-162, Helsinki 1992
Hässig, Kurt: ” Zeit als Wettbewerbsstrategie”, Unternehmung. 1994, vol 48:4, s.
249-263
Kaplan, Robert S.: “New Roles for Management Accountants”, Journal of Cost Management, Fall 1995, vol. 9:3, s. 6-13
Á
Kaplan, Robert S.: ”Management accounting (1984-1994): development of new pa- ractice and theory”, Management Accounting Research, No. 5, 1994, s. 247-260
Kaplan, Robert S., Norton, David P.: ”Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System”, Harvard Business Review, Jan-Feb 1996, s. 75-85
Kaplan, Robert S., Norton, David P.:”The Balanced Scorecard - Measures That Drive Performance”, Harvard Business Review. Jan-Feb 1992, s. 71-79
Kershaw, Russ, Mahenthiran, Sakthi: ”Business Process Change and the Role of the Management Accountant”, Journal of Cost Management, Mar/Apr 1998, s. 31-38
Korhonen, Riitta: ”Kerralla kunnollista, opettaa TQM”, Talouselämä. 7 / 1992, s. 26- 28
KPMG Management Consulting: World Class Finance - Taloustoimintojen tehok- kuusvertailu, Helsinki, 1997
Krieter, Cindy: ”Total Quality Management Versus Business Process Reengineering:
Are Academicians Teaching What Businesses Are Practicing?”, Production and In
ventory Management Journal. Jun 1996, vol 37:2, s. 71-75
Laine, Kalle, Tiirikainen, Vesa: Ydinketiut uusiksi. Suomen Atk-kustannus Oy, Es
poo, 1994
Lynch, Richard L., Cross, Kelvin F.: Measure Up! Yardsticks for Continuos Impro
vement. Second Edition, Blackwell Publishers Inc., Campridge, Massachusetts, 1995
Morris, Daniel, Brandon, Joel: Re-engineering Your Business, McGraw-Hill Inc., New York, 1993
Morrisey, E., Hudson, H.: “A Smarter Way to Run a Business”, Journal of Accoun
tancy, January 1997, vol 183:1, s. 48^19
Ne wing, Rod: ”Wake up to the balanced scorecard”, Management Accounting. March 1995, s. 22-23
Olve, Nils-Göran, Roy, Jan, Wetter, Magnus: Balanced Scorecard - yrityksen strate
ginen ohjausmenetelmä. WSOY, Porvoo, 1998
Rao, Ashok ym.: Total Quality Management: A Cross Functional Perspective. John Wiley & Sons, New York, 1996
Salminen, Antti, Uitti, Sami: Ismien ihmemaa: teollisuusyritysten johtamisopit ver
tailussa, TT-Kustannustieto Oy, Vantaa, 1996
SFS-EN ISO 9000-1, ”Laadunhallinnnan ja laadunvarmistuksen standardit. Osa 1:
Valinta- ja käyttöohjeita”, Suomen standardisoimisliitto SFS, Helsinki 1994
Shank, J., Govindarajan, V.: ”Measuring the ”cost of quality”: a strategic cost mana
gement perspective”, Journal of Cost Management, summer 1994, voi. 8:2, s. 5-17
Sellenheim, Michael R.: ” J. I. Case Company Performance Measurement”, Manage
ment Accounting (NY). September 1991, s. 50-53
Sheridan, Tom: ”The changing shape of the finance function”, Management Accoun
ting (London). Feb 1998 vol 76:2, s. 18-20
Simons, Robert: Levers of Control - How Managers Use Innovative Control Systems to Drive Strategic Renewal, Harvard Business School Press, Boston, Massachusettes,
1995
Slater, K: Performance Measuremment in the Finance Function, Management Ac
counting (London). May 1991 vol 69:5, s. 32-34
Stadelmann, M., Lux, W.: ”Hot Topics oder kalter Kaffee? Aktuelle Management- Philosophien kritisch betrachtet.”, Management-Zeitschrift Industrielle Organisation.
1995, vol 64:3, s. 32-35
Vaivio, Juhani: The emergence of non-fmancial accounting measures - a case study.
Helsingin kauppakorkeakoulun julkaisuja В-158, Helsinki 1995
Haastattelut ja muut suulliset tiedoksiannot (ajalla helmi-lokakuu 1998)
Rakennus Oy Lemminkäinen
Hall intoyksikkö
Esa Kemppainen Kaija Drevitski Margareta Vornanen Annikki Karppinen Pauliina Soitula
Hallintojohtaja Talouspäällikkö Kirj anpitopäällikkö Laatupäällikkö
Hallintoyksikön sihteeri
Hallintoyksikön muu henkilökunta:
Janne Kantero Sirkku Laaksonen Merja Pakarinen Erica Tauriala Markku Tuhkanen Eeva Sulonen
ROYL:n liiketoimintayksiköiden talous- ja controllertoiminnot:
Martti Ratamäki Oskar Holopainen Harri Valo
Timo Tallberg Leena Arimo Silja Jääskeläinen Marjut Valtonen
Insinöörirakennusyksikkö Proj ektivientiyksikkö Lähialueyksikkö Lähialueyksikkö Proj ektinj ohtoyksikkö Proj ektinj ohtoyksikkö
Vesi-ja ympäristötekniikan yksikkö
Lemminkäinen Oyj
Keijo Rieppo Timo Talvitie Kari Kervinen
Laskentapäällikkö
Sisäisen tarkastuksen päällikkö Tietohallinnon kehityspäällikkö
Rakennus Oy Lemminkäisen sisäinen materiaali
Rakennus Oy Lemminkäisen toimintajärjestelmä - Käsikirja, toimintaohjeet ja mallit Hallinnon käsikirja
Prosessikäsikirja - sisäistä koulutusmateriaalia
KPMG Management Consulting: Taloustoimintojen tehokkuusvertailu Ormax Oy Ab v. 1994
MYYNTILASKUTUSJAPERINTÄKOTIMAASSA
o-,>* ro
(O< TO
*<
<o
< Myynti reskon hoitaja Kassa- 0303
Eo
Yksikkösaamisista
>.
X
ОI—
ш~з
QZ) СО
è>>
V) -ro
>
E
.E <D
EQ)
!¿ C
t 1 à ë
E 5V) 1
5 EO 3
iTyö- kustan- Lnukset Aine- kustan nukset Vieras- palve lut rSisäiset ostot
^---1 ! O
D£ S -£Zo
o
5 •C
CZ) c
>4 E ro
0) 00
3 ro ro
< en <
ROYL LAATU
ROYL-OHJE
hal 5HALLINNON KÄSIKIRJA
1.2.1 Käyttöomaisuuden käsittely kirjanpidossa
1.2.1 KÄYTTÖOMAISUUDEN KÄSITTELY KIRJANPIDOSSA
TAVOITE Käyttöomaisuuden kirjanpidollisen käsittelyn tavoitteena on käyttöomaisuu
den kirjanpitolain ja yhtiön investointipolitiikan mukainen seuranta. Käyttö
omaisuuskirjanpidon tarkoituksena on tuottaa yrityksen käyttöomaisuudesta informaatiota tilinpäätöstä ja operatiivista laskentaa varten. Esimerkiksi suun
nitelmanmukaiset poistot saadaan käyttöomaisuuskirjanpidosta. Käyttö
omaisuuskirjanpitoa pidetään kaikesta Rakennus Oy Lemminkäisen lain mu
kaan käyttöomaisuudeksi luokitellusta omaisuudesta.
VASTUUT Käyttöomaisuuden kirjaamisesta kirjanpitoon sekä erilliseen käyttöomaisuus
kirjanpitoon vastaa keskitetysti yksi, siihen nimetty henkilö.
MENETTELYTAVAT
Yli 5000 markan arvoiset, käyttöiältään yli kolmen vuoden ikäiset kotimaassa käytettäväksi tarkoitetut hankinnat käsitellään kirjanpidossa käyttöomaisuute
na.
Käyttöomaisuuteen liittyvät ostolaskut tarkastetaan ja hyväksytään normaalin ostolaskun tavoin. Tarkastettaessa ostolaskua on yksikön huolehdittava siitä, että laskusta käy ilmi, että kyseessä on käyttöomaisuuden hankinta (tili / kus
tannuspaikka). Laskuun on tehtävä myös merkintä poistoajasta.
Käyttöomaisuusinvestointeja varten on jokaisessa yksikössä oma kustannus
paikka, jonne kirjataan ainoastaan käyttöomaisuushankinnat.
Eri käyttöomaisuuslajit poistetaan seuraavsti:
- atk-laitteet 4 v.
- henkilöautot 5 v.
- toimistokalusteet 10 v.
- muut koneet ja laitteet 4 - 10 v.
Lasku lähetetään loppukirjahavaksi käyttöomaisuuskirjanpidosta vastaavalle.
KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO
Käyttöomaisuuskinanpitäjä perustaa erilliseen käyttöomaisuuskirjanpitoon tiettyä hankintaa varten nimikkeen, jonka alle tiedot syötetään. Tietoja täy
dennetään sitä mukaa, kun samaa hankintaa koskevia laskuja tulee kirjanpi
toon.
Päivitetty 5.11.1998 Laatija: ELÄ Hyväksyjä: EKE
ROYL-OHJE
hals
Hallinnon käsikirja
1.2.1 Käyttöomaisuuden käsittely kirjanpidossa
Käyttöomaisuuskirjanpidon avulla saadaan listattua poistot, käyttöomaisuus- luettelot jajäännösarvot. Poistot kirjataan manuaalisesti kirjanpitoon tilin
päätöksen yhteydessä. Vertaamalla käyttöomaisuuskirjanpidon vientejä pää- kirjaan varmistutaan siitä, että kaikki käyttöomaisuuskirjanpitoon kuuluvat laskut ovat kirjanpidossa mukana.
KÄYTTÖOMAISUUDEN MYYMINEN
Käyttöomaisuushyödykkeitä myytäessä tulee myytävä esine yksilöidä myyn- tilaskuluonnoksessa mahdollisimman tarkasti, jotta siitä pystytään laskemaan myyntivoitto/-tappio ja poistamaan oikea esine käyttöomaisuuskirjanpidosta.
Dokumentit Poistolaskelmat nimikkeittäin ja yksiköittäin (kuukausittain)
Käyttöomaisuusluettelo nimikkeittäin ja yksiköittäin (neljännesvuosittain) Investointiluettelo nimikkeittäin ja yksiköittäin (neljännesvuosittain) Viitteet Hallinnon käsikirja - Tilinpäätös (1.2)
JOH 6 - Käyttöomaisuusinvestoinneista päättäminen
Päivitetty 5.11.1998 Laatija: ELÄ Hyväksyjä: EKE
ESIINTULLEET MITTARIEHDOTUKSET
LIIKEKIRJANPITO JA PERUSTIETOJEN TUOTTAMINEN Liikekirjanpito
в tehdyt kirjanpitoviennit / aikayksikkö (arvio) n korjausmuistiotositteiden lukumäärä
Tilinpäätös
n vientien lkm / aikayksikkö (arvio)
n tilinpäätöksen valmistumisaika tilikauden päättymisen jälkeen n välitilinpäätöksen valmistumisaika tarkasteltavan jakson jälkeen n aikataulussa pysyminen: yksiköt, hallinto
в tilinpäätöksen tekemisen kustannukset n tilinpäätösennusteen oikeellisuus
n tilintarkastajan huomautukset ja korjaukset (välitilinpäätös, tilinpäätös)
Käyttöomaisuuden käsittely kirjanpidossa n vientien lkm / aikayksikkö (arvio)
n korjaukset: viennit väärille kustannuspaikoille, viennit väärälle tilille n päivien lkm kk-katkosta poistojen ja jäännösarvojen raportointiin Verotus
n Aika / veroilmoituksen teko n veroilmoituksen oikeellisuus n ALV-vientien oikeellisuus n aika / ALV-seurantaraportin teko Ostolaskujen käsittely
n muualle kuin suoraan ostolaskutukseen tulevat laskut в toimittajien karhukirjeet ja puhelut/ kk
n ostovelkojen viivästyskorot / kk
n puutteelliset tiedot ostolaskussa (esim. kustannuspaikka ei selvillä)
в yhteislaskujen suora kierrätys projekteissa: tulevatko laskut kesken kierron hallintoon n kerrat, jolloin ei tiedetä uuden projektin aloituksesta ja ei tiedetä, kenelle lasku lähetetään и reklamaatiot ostolaskuista (työmailta tulevat)
n ostolaskujen kiertoaika päivinä, kiertoajat työmaittain Myyntilaskutus
n erääntyneet myyntisaatavat (kotimaassa)
в virheet laskuissa (esim. numerointi, alv-kirjaus) / kk (yksiköiden itsetekemät laskut) n reskontratapahtumat / kk (ei kovin relevantti,nice to know mittari)
Kassatilitvkset
n kassatilitysten selkeys: kerrat jolloin jouduttu ottamaan yhteyttä laatijaan n virheiden lkm kassatilityksissä / aikayksikkö
в kassatilitysten myöhästymiset
OPERATIIVINEN LASKENTA, RAPORTOINTI JA BUDJETOINTI Operatiivinen laskenta ia raportointi
n raportointikierroksen kustannukset n raportin tekemiseen kulunut aika
n lukujen oikeellisuus ( esim. viimeinen ennuste vs toteutunut luku)
n yksiköiden myöhästyneiden kk-raporttien lkm., myöhästyminen päivinä
n yksiköiden kk-raporttien lukujen muutoskerrat
a projektit, joista kk-raportit
a) tulevat ajallaan b) tulevat soittokerran jälkeen c) jäävät tulematta n kerrat, jolloin raporteissa jouduttu käyttämään edellisen kuukauden lukuja n tarkistukset ja korjaukset, lkm
n hlötyöpäivät / raportti
n raportolntikustannukset / liikevaihto Budjetointi
n budjetointiprosessin kesto (aloitus - valmistus) n budjetointikierrosten lkm
n miten paljon hallitus antaa muutosmääräyksiä yksiköiden toimintasuunnitelmiin n budjetointlpoikkeamat esim. trendinä kuukausittain
n budjettien ylitykset
n budjetoimattomien asioiden ostot n tarkistukset ja korjaukset työpäivistä n budjetoinnin kustannukset / liikevaihto
TULO- JA MENOVIRTOJEN HALLINTA Kassanhallinta
(n myyntilaskujen suoritukset, joita ei voida kohdentaa) n hyväksikäytetyt käteisalennukset
n menetetyt käteisalennukset
n karhupuhelut / kk (yksiköittäin)
n kerrat, jolloin kassa on ollut tyhjä ja pyydetty rahansiirto jäänyt tekemättä n HETI maksettavien laskujen (esim. Venäjä) volyymi markoissa / kpl määrä
n rahansiirrot ulkomaille (mk) n sijoitusluotot
n laskujen maksamatta jättämiset / kk n kirjatut kassatapahtumat (volyymi)
n rahoitusbudjetissa pysyminen (rullaava budjetti) n osumatarkkuus (rahoitussuunnittelu)
Valuuttahallinta
n kurssierojen seuranta (riskinhallinta) n valuuttajakauma vs. ihanne
n kauppojen toteutusnopeus