VTT:ssä on käyty ja tullaan vielä käymään läpi suuria muutoksia niin toimintatapojen kuin järjestelmämuutosten ja –uudistusten ansiosta;
toiminnanohjausjärjestelmä Vertti on suuri muutoksen aiheuttaja. Vertti vaikuttaa jokaisen VTT:läisen viikoittaiseen toimintaan vähintään uuden työajankirjauksen tultua käyttöön.
ERP –järjestelmät kiinnostavat yrityksiä maailmanlaajuisesti, mutta niiden käyttöönotossa ja valinnassa täytyy olla huolellinen. ERP –järjestelmien implementaation onnistumisen kannalta on monta olennaista asiaa, jotka täytyy ottaa huomioon. Osaan näistä asioista voidaan vaikuttaa koulutuksen avulla, mutta osaan ei. Koulutuksella on suuri merkitys kuitenkin siinä, miten järjestelmää tullaan tulevaisuudessa käyttämään.
Erilaiset koulutustilaisuudet tai eri asioiden sisällyttäminen koulutuksiin auttavat ymmärtämään ja hyväksymään muutoksen. Muutosviestintä ja muutoksenhallinta ylipäätään ovat tärkeitä muutostilanteessa. Muutoksenhallinnalla pyritään tuomaan jokaiselle ymmärrys muutoksen syihin ja seurauksiin. Johdon toiminnalla ja esimerkillä on suuri osuus minkä tahansa muutoksen tai uudistuksen onnistumisessa.
Myös VTT:llä muutoksenhallintaan kiinnitettiin huomiota.
Koulutussuunnitelman laatiminen ja yhteistyö koko käyttöönottotiimin kanssa auttaa järjestelmän käyttöönotossa. Koulutukseen on syytä saada sisällytettyä muitakin asioita kuin pelkkä järjestelmän tekninen osaaminen. Koulutusmateriaali ja tiedotus muutoksesta tulee saada usealla eri tavalla koko yrityksen henkilöstön saavutettavaksi.
Koulutettavien suoriutumista on seurattava koulutuksien jälkeen, jotta tiedetään, miten he ovat tulleet toimeen järjestelmän kanssa. Myös jatkokoulutushalukkuutta
Koulutuksen voidaan katsoa onnistuneen, kun se on saavuttanut sille määritellyt tavoitteet, jotka on sisällytetty koulutussuunnitelmaan. Jos implementaatiota ei tehdä kaikilta osin kunnolla, ei järjestelmä myöskään kykene tuomaan niitä etuja, joita varten se on hankittu ja rakennettu.
Koulutusten tavoitteena VTT:llä oli kouluttaa toiminnanohjausjärjestelmä Vertin ensimmäisen käyttöönottovaiheen eri käyttäjäryhmät hallitsemaan tarvitsemansa toiminnallisuudet. Koulutussuunnitelmaan sisällytettiin käyttäjäryhmien lisäksi tavoitteet ja aikataulutus ja suunnitelmaa laadittaessa piti ottaa huomioon myös resurssitarpeet. Suunnitteluvaiheessa oleellisessa osassa oli materiaalin miettiminen – millainen materiaali millekin käyttäjäryhmälle, miten se toteutetaan, kuka sen tekee ja miten se julkaistaan.
Koulutukset eri käyttäjäryhmille onnistuivat mielestäni hyvin ja annetun palautteen mukaan myös koulutettavat projektipäälliköt olivat tyytyväisiä koulutukseen.
Ensimmäisen vaiheen toiminnallisuuksissa ei juuri projektipäälliköiden näkökulmasta ole yhtä paljon asiaa kuin toisessa käyttöönottovaiheessa. Olisi siksi ollut mielenkiintoista tietää, moniko projektipäällikkö todella aktiivisesti käyttää hyödykseen Vertin ensimmäisen vaiheen toiminnallisuuksia. Tällaista dataa järjestelmästä ei tässä vaiheessa kuitenkaan saatu.
Pystyin itse vaikuttamaan kohtalaisen paljon koulutusten suunnitteluun sekä sen ja materiaalin toteutukseen. Koulutussuunnitelmaa tekemässä ja muuta siihen liittyvää suunnittelemassa oli myös kokenut VTT:läinen jolta saattoi esimiehen lisäksi pyytää tukea ja neuvoja.
Diplomityön kirjoittamisessa haasteena oli aluksi löytää sopivaa teoriaa työhön. ERP –järjestelmien käyttöönotosta ja nimenomaan siihen liittyvästä koulutuksesta en löytänyt tutkimuksia. Koulutus olikin tutkimuksissa aina yhtenä kriittisenä implementaation tekijänä, joten laaja-alaista tutkimusartikkeleihin syventymistä
täytyi tehdä. Haastavaa työssä oli myös empiria- ja teoriaosuuden mielekäs yhdistäminen.
Koin diplomityön tekemisen yleensä ottaen mielenkiintoisena ja haastavana ja lopputulos on mielestäni hyvä. Parannettavaa on aina ja tässä työssä linkityksen teorian ja käytännön koulutuksen suunnittelun välillä olisi voinut tehdä toisinkin.
Pyrin hyödyntämään kaikkea työtä tehdessä kerääntynyttä tietoa jatkossa VTT:llä toisen ja kolmannen käyttöönottovaiheen koulutusta suunniteltaessa. Diplomityön kirjoittaminen on jo itsessään pitkä ja haastava projekti, johon kannattaa todella paneutua. Se opettaa tekemään pitkäjänteistä suunnittelu- ja kirjoitustyötä, josta on varmasti hyötyä tulevaisuudessa.
LÄHTEET
Botta-Genoulaz, Valérie, Millet, Pierre-Alain, A classification for better use of ERP systems, Computers in Industry 56, 2005, sivut 573-587
Botta-Genoulaz, Valérie, Millet, Pierre-Alain, An investigation into the use of ERP systems in the service sector, International Journal of Production Economics 99, 2006, sivut 202-221
Coulson, Tony, Olfman, Lorne, Shayo, Conrad, Rohm, C.E. Tapie, ERP Training Strategies: Conceptual Training And The Formation Of Accurate Mental Models, SIGMIS Conference ’03, Philadelphia, Pennsylvania, April 10-12, 2003, sivut 87-97
Davenport, Thomas H., Putting the Enterprise into the Enterprise System, Harvard Business Review, volume 76, issue 4, July-August 1998, sivut 121-131
Ehie, Ike C., Madsen, Mogens, Identifying critical issues in enterprise resource planning (ERP) implementation, Computers in Industry 56, 2005, sivut 545-557
Erämetsä, Timo, Myönteinen muutos. 2. painos, Tammi 2004. 256 sivua
Goldberg, Beverly, Johda muutosta – älä sen aiheuttamaa kaaosta, Yritystalous 4, 1993, sivut 4-8
Hamilton, Scott. Maximizing Your ERP System: a practical guide for managers.
McGraw-Hill. United States of America. 2002. 392 sivua
Hope, Tony, Hope, Jeremy, Muutoshankkeen johtaminen, Yritystalous 6, 1997, sivut 30-38
Jones, Mary C., Cline, Melinda, Ryan Sherry, Exploring knowledge sharing in ERP implementation: an organizational culture framework, Decision Support Systems 41, 2006, sivut 411-434
Kettunen, Jari, Simons, Magnus, Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto pk-yrityksessä, Teknologialähtöisestä ajattelusta kohti tiedon ja osaamisen hallintaa, VTT Julkaisuja 854, 2001, 232 sivua
Klaus, Helmut, Rosemann, Michael, Gable, Guy G., What is ERP?, Information System Frontiers 2:2, 2000, sivut 141-162
Kumar, Vinod, Maheshwari, Bharat, Kumar, Uma, An investigation of critical management issues in ERP implementation: empirical evidence from Canadian organizations, Technovation 23, 2003, sivut 793-807
Kärkkäinen, Erja, Muutos ei ole ilmoitusasia, Työ terveys turvallisuus 6, 2001, sivut 4-9
Lämsä, Anna-Maija, Hautala, Taru, Organisaatiokäyttäytymisen perusteet. 1.-2.
painos, Edita Publishing Oy 2005. 264 sivua
Motwani, Jaideep, Subramanian, Ram, Gopalakrishna, Pradeep, Critical factors for successful ERP implementation: Exploratory findings from four case studies, Computers in Industry 56, 2005, sivut 529-544
Nah, Fiona Fui-Hoon, Lau, Janet Lee-Shang, Kuang, Jinghua, Critical factors for successful implementation of enterprise systems, Business Process Management Journal, Volume 7, No. 3, 2001, sivut 285-296
Nelson, R. Ryan, Cheney, Paul H., Training End Users: An Exploratory Study, MIS
Piturro, Marlene, Muutospäällikkö paimentaa uudistumisprosessia, Yritystalous 4, 2000, sivut 69-73
Pöllönen, Janne, Toiminnanohjausjärjestelmän organisaatiovaikutukset ja sisäisen IT -organisaation rooli ERP-projektissa, Helsingin Yliopisto, Tietojenkäsittelytieteen laitos 22.3.2004, 11 sivua
Sein, Maung K., Bostrom, Robert P, Olfman, Lorne, Rethinking End-User Training Strategy: Applying a Hierarchical Knowledge-Level Model, Journal of End User Computing, Volume 11, No. 1, 1999, sivut 32-39
Somers, Toni M., Nelson, Klara G., A taxonomy of players and activities across the ERP project life cycle, Information & Management 41, 2004, sivut 257-278
Sumner, Mary, Critical Success Factors in Enterprise Wide Information Management Systems Projects, SIGCPR ’99, New Orleans, LA, 1999, sivut 297-303
TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry, Kaskela, Lauri, [TIEKE:n www-sivuilla], Päivitetty 8.8.2005 [viitattu 18.12.2005] Saatavissa:
http://www.tieke.fi/verkkokaveri/teemat/tietotekniikan_hankinta/hankinnassa_huomi oitavaa/yrityksen_tietojarjestelmat/
Umble, Elisabeth J., Haft, Ronald R., Umble, Michael M., Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors, European Journal of Operational Research 146, 2003, sivut 241-257
VTT. Pulssi, henkilöstölehti, 3/2005, sivut 1-16
VTT, Tarjouspyyntö VTT:n toiminnanohjausjärjestelmän hankinta, Dnro 1028/060/04, 24.2.2005
VTT. Uusi VTT esite. [VTT:n intranetissä], Päivitetty 2.2.2006 [viitattu 8.3.2006]
Saatavissa: VTT:n intranet, vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan
VTT. Viestintä VTT:n ulkopuolisille. [VTT:n intranetissä], Päivitetty 2.2.2006 [viitattu 8.3.2006] Saatavissa: VTT:n intranet, vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan
Wang, Eric, Chou, Huey-Wen, Jiang, James, The impacts of charismatic leadership style on team cohesiveness and overall performance during ERP implementation, International Journal of Project Management 23, 2005, sivut 173-180
Wheatley, Malcolm, ERP training stinks, CIO. Framingham, Volume 13, Issue 16, 2000, sivu 86