Tutkimuksen alussa esitettiin neljä tutkimusongelmaa, johon tutkimuksen avulla lähdettiin hakemaan vastauksia. Seuraavassa käsitellään tutkimusongelmakohtaisesti esitetty ongelma ja siihen tutkimuksen avulla esiin nousseet vastaukset.
1. Miksi sähköiseen taloushallintoon siirtyminen ei kiinnosta pk-sektorin yrityksiä ja niille palveluja tarjoavia tilitoimistoja?
Sähköinen taloushallinto ja verkkolaskutus koetaan vielä tilitoimistoissakin kovin vieraana asiana. Uusien teknologioiden ja ohjelmistojen käyttöönotto pelottaa ja tuntuu epämukavalta, mikä luo muutosvastarintaa ja ruokkii halua pysytellä vanhoissa toimintatavoissa. Tällöin tilitoimistot eivät luonnollisestikaan tarjoa asiakkailleen mahdollisuuksia kehittää taloushallintoaan sähköiseen muotoon, saati kehitä omia menetelmiään sähköisemmiksi.
2. Jos sähköiseen taloushallintoon siirtyminen kiinnostaa pk-sektorin yrityksiä ja niille palveluja tarjoavia tilitoimistoja, miksi siirtyminen on hidasta ja vaikeaa?
Keskeisimpänä asiana esiin nousi pk-yrityksien pula ajasta, resursseista ja osaamisesta.
Kehittämiseen ei riitä voimavaroja, pääasiallinen liiketoiminta vie kaiken ajan. Yrityksillä ei ole liiketoiminnan kehittämiseen erikoistuneita työn tekijöitä, vaan kehitystyö pitää tehdä oman toimen ohella, jolloin asiaan ei ehditä paneutua riittävästi. Osassa yrityksiä ajatellaan siirtyä sähköisiin toimintamalleihin vasta sitten, kun verkkolaskut ovat riittävästi yleistyneet. Sama ajatustapa pätee muihinkin sähköistymiseen liittyviin tekijöihin, ajatellaan asiaa ja otetaan jokin osatoiminto käyttöön vasta kun on pakko tehdä jotain.
3. Mitkä tekijät aiheuttavat eniten ongelmia sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä ja miten ongelmia voisi ehkäistä, ratkaista ja poistaa?
Eniten ongelmia aiheuttaa asennoituminen sähköiseen taloushallintoon ja kykenemättömyys nähdä sen mukanaan tuomia mahdollisuuksia. Asenteita, muutosvastarintaa ja osaamattomuutta voidaan parhaiten muuttaa koulutuksella, opastuksella ja motivoinnilla. Kun sähköiseen taloushallintoon liittyvistä asioista ja teknologioista tulee tuttuja tietomäärän lisääntyessä, muutokseen on helpompi suhtautua positiivisesti. Koulutukseen on varattava riittävästi aikaa eikä muutoksia kannata toteuttaa kertarysäyksellä vaan asteittain edeten, jotta työntekijöillä ja yrittäjillä on mahdollisuus rauhassa omaksua asiat ja sopeutua uusiin toimintatapoihin.
4. Onko tilitoimistoilla riittävät valmiudet ja osaamista hoitaa kokonaisvaltaisia taloushallintopalveluita, myös sisäisen laskennan osuutta?
Kaikissa tilitoimistoissa ei ole tässä vaiheessa riittävää osaamista kokonaisvaltaisten taloushallintopalveluiden hoitamiseen kun taas osassa sisäisen laskennan asiatkin ovat hyvin hallussa. Tilitoimistoissa on kiinnitettävä tähän huomiota, sillä taloushallinnon ulkoistaminen on yhä useamman yrityksen suunnitelmissa. Yritykset haluavat samalla saada tukea, opastusta ja neuvoja myös sisäisen laskennan osalta. Jotta tähän tarpeeseen voidaan vastata ja pysyä mukana tilitoimistoalan kehityksessä, henkilöstön koulutukseen on panostettava. Kirjanpitäjien tulee hankkia riittävä osaaminen myös sisäisen laskennan asioista. Erilaisia koulutusmahdollisuuksia tähän on runsaasti, joten jokaiselle kirjanpitäjälle löytyy varmasti kunkin tarpeisiin sopiva koulutusvaihtoehto.
Sähköinen taloushallinto on hyvin ajankohtainen asia suomalaisissa tilitoimistoissa.
Useissa tilitoimistoissa ollaan otettu tai ottamassa käyttöön Internet-pohjaisia, ASP-mallin mukaisia ohjelmistoja, jotka mahdollistavat lähes täydellisen sähköisen taloushallintopalvelun tarjoamisen asiakasyrityksille. Uusien menetelmien käyttöönottoa hidastaa negatiivinen asennoituminen uutta toimintatapaa kohtaan, mikä synnyttää voimakastakin muutosvastarintaa. Ei nähdä tai haluta nähdä uusien menetelmien
mukanaan tuomia etuja. Näihin asioihin voidaan kuitenkin vaikuttaa riittävällä koulutuksella, joka tapahtuu sopivan hitaasti edeten, jotta henkilöillä on mahdollisuus omaksua uudet asiat ja teknologiat. Samalla pystytään ymmärtämään muutoksen tarjoamat mahdollisuudet ja hyödyt, jolloin asenteetkin muuttuvat positiivisemmiksi.
Nykyisin usealla pk-sektorin yrityksellä on käytössään omat laskutus- ja reskontraohjelmat kuten Passeli- ja Nova -osto- ja myyntireskontrat sekä palkkaohjelmat. Niiden investointikustannukset rasittavat yrityksiä, joten käytöstä luopumisen halukkuus on matala. Ohjelmista ei ole sähköistä yhteyttä tilitoimistossa käytettävään kirjanpito-ohjelmaan, joten reskontratapahtumat ja palkkatiedot syötetään käsin kuukausiyhteenvedoista kirjanpitoon. Tästä seuraa päällekkäisiä työvaiheita, koska osittain samaa tietoa käsitellään vähintään kahteen kertaan. Jos tilitoimisto ja sen asiakasyritykset käyttäisivät yhteistä ASP-ohjelmaa, laskujen ja palkkojen tiedot olisivat yhdellä kertaa tietojärjestelmässä sekä reskontrien että kirjanpidon käytettävissä. Myös virheet vähenisivät ja käsittelyajat nopeutuisivat huomattavasti, samalla kun ajantasaisten raporttien tuottaminen päätöksenteon tueksi helpottuisi.
Pk-sektorin yritysten halu ulkoistaa kirjanpidon ja palkanlaskennan lisäksi myös muita taloushallinnon osa-alueita, samoin kuin kiinnostus sähköiseen laskutukseen, on kasvanut. Samalla halutaan tukea ja neuvoja päätöksentekoon ja sisäisen laskennan kysymyksiin. Kaikissa tilitoimistoissa ei vielä ole riittävää osaamista kokonaisvaltaisten taloushallintopalveluiden tarjoamiseen. Sähköinen taloushallinto tarjoaa teknologiaa ulkoistetun taloushallinnon hoitamiseksi, mutta esimerkiksi johdon laskentatoimen tarpeisiin vastaaminen vaatii useilta kirjanpitäjiltä lisäkouluttautumista.
Taloushallinnon sähköistyminen tarjoaa tilitoimistoille paljon mahdollisuuksia liiketoiminnan kehittämiseksi. Jokaisen tilitoimiston tehtäväksi jää miettiä, miten nämä mahdollisuudet osataan ja voidaan hyödyntää. Kokonaan sähköistymiskehityksen ulkopuolelle ei kuitenkaan voi jäädä, sillä jo viranomaistahojen, kuten verottajan, vaatimuksesta osa toiminnoista on sähköistettävä. Myös koko ajan yleistyvä
verkkolaskutus vaatii sekä tilitoimistoilta että muilta pk-sektorin yrityksiltä valmiutta ottaa tarjolla olevia sähköisiä palvelumalleja käyttöön.
On kuitenkin hyvä muistaa, että taloushallinnon sähköistäminen on vain tekniikkaa.
Vaikka sähköistymisen myötä moni toiminto automatisoituu ja rutiinityö vähentyy, ammattiosaamista automatisoinnilla ei voida kokonaan korvata. Tärkeintä kaikissa taloushallinnon toimissa on saada luotettavaa informaatiota yritystoiminnan tueksi.
Taloushallinnon sähköistäminen onkin hyödyllistä ja kannattavaa vain silloin, kun se tähtää tähän päämäärään.
LÄHDELUETTELO
Ahvenniemi Juha. 2008. Johdon laskentatoimen palvelut tilitoimistossa kehittyvät.
Tilisanomat 3.
Berg Venla. 2004. PK-yritysten sähköinen liiketoiminta – tarpeet kehittää julkista palveluntarjontaa. KTM-julkaisuja 14/2004, elinkeino-osasto
Dahl Rita. 2005. Sähköisesti sähäkämmin. Toimihenkilöliitto ERTO – Verkkolehti.
[verkkodokumentti]. Viitattu 28.9.2008. Saatavilla http:// www.erto.fi/viestinta/erto-lehti/verkkolehti2/?ARTICLE_NUM=21877
Finanssialan Keskusliitto. 2007. Finvoice soveltamisohje. [verkkodokumentti] Viitattu 14.11.2008. Saatavilla
http://www.fkl.fi/verkkolasku/yrityksen_verkkolasku/ladattavat/Tekniset%20 tiedostot/soveltamisohje12.pdf
Granlund Markus & Malmi Teemu. P.2004. Tietotekniikan mahdollisuudet taloushallinnon kehittämisessä. Jyväskylä: Gummerus/WSOY
Hannus Tapio. 2007. Pyörtääkö sähköinen taloushallinto?. Tilisanomat nro 1
Hirsjärvi Sirkka, Remes Pirkko & Sajavaara Paula. P. 2007. Tutki ja kirjoita. Helsinki:
Tammi.
Hämäläinen Pertti. 2008. Vuokrataan ohjelmia. Tietokone nro 12.
Itella Flow –asiakaslehti 1/2008, artikkeli Manninen Olli,
http://www.itella.fi/liitteet/digipaper/flow_0308_suomi/index.html, viitattu 14.11.2008
Itella Flow –asiakaslehti 3/2008 , artikkelit Seikkula Sami ja Keronen Kaisa,
http://www.itella.fi/liitteet/digipaper/flow_0108_suomi/index.html, viitattu 14.11.2008
Johansén Anna. 2006. Sähköinen taloushallinto ja sähköinen perintä minimoivat luottoriskit [verkkodokumentti]. Viitattu 18.9.2008. Saatavilla http://
www.tieke.fi/julkaisut/tiedosta-lehti/?ARTICLE NUM=18608
Järvenpää Marko, Länsiluoto Aapo. 2007. Yrityksen kasvu haastaa taloushallinnon ja tilitoimiston. Tilisanomat nro 5.
Karvonen Tuomas. 2007. Tieke: verkkolaskutus lepää vedenjakajalla. It-viikko [verkkodokumetti]. Viitattu 14.11.2008. Saatavilla
http//:www.itviikko.fi/talous/2007/04/11/tieke-verkkolaskutus-lepaa-vedenjakajalla/20078756/7
Kiiskinen Satu, Linkoaho Anssi & Santala Riku. P 2002. Prosessien johtaminen ja ulkoistaminen. Helsinki. WSOY
Kinnunen Juha, Laitinen Erkki K., Laitinen Teija, Leppiniemi Jarmo, Puttonen Vesa.
2004. Mitä on yrityksen taloushallinto? Keuruu:Otavan Kirjapaino Oy.
Kirjanpitolautakunnan yleisohje koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä 22.5.2000
Kirjanpitolaki 30.12.1997/1336
Koskinen Jaakko. P 2004. Verkkoliiketoiminta. Helsinki. Edita
Lahti Sanna & Salminen Tero. P 2008. Kohti digitaalista taloushallintoa – sähköiset talouden prosessit käytännössä. Juva. WS Bookwell Oy. WSOYPro
Launonen Paula. 2007. Sähköinen lasku tuo uutta älyä tilitoimistoon. Tilisanomat nro 5.
Linnake Tuomas. 2007. Verkkolaskut.fi yrittää avata pk-solmua. It-viikko [verkkodokumentti]. Viitattu 14.11.2008. Saatavilla:
http//www.itviikko.fi/ratkaisut/2007/09/11/verkkolaskut-yrittaa-avata-pk-solmua/20072208/7
Linnake Tuomas. 2008. Tieke: Paperilasku ei kuole helpolla. It-viikko [verkkodokumentti]. Viitattu 14.11.2008. Saatavilla:
http//itviikko.fi/talous/2008/10/28/tieke-paperilasku-ei-kuole-helpolla/200828084/7
Lonka Tuomas. Diplomityö 2004. Sähköinen liiketoiminta Kymenlaakson pk-yrityksissä 2003. Lappeenrannan teknillinen yliopisto, tuotantotalouden osasto
Melamies Jaana & Paakkunainen Ritva. 1997. Palveluyrityksen taloushallinto. Juva.
WSOY
Murphy Andrew & Taylor Michael. 2004. SMEs and e-business. Journal of Small Business and Enterprise Development. Volume 11, Number 3, pp. 280-289. Emerald.
Mäkinen Lassi & Vuorio Britt. P 2002.Taloushallinnon nettivallankumous. Helsinki.
Kauppakaari (Gummerus Jyväskylä)
Nortio Jukka. 2005. Tietotekniikka on talouskasvun veturi. Tekniikka&Talous/Teema 10.3.2005.
Osuuspankki – Yritysasiakkaat – Maksuliike ja kassanhallinta – E-lasku, https.//www.op.fi/op?cid=150920320&srcpl=3, viitattu 14.11.2008
Osuuspankki- Yritysasiakkaat – Yritystoiminnan kehittäminen – Taloushallinnon sähköistäminen, https://www.op.fi/op?cid=150186741&srcpl=3, viitattu 14.11.2008
Poutanen Petro. 2007. Tilitoimistotyö alkaa vihdoin sähköistyä. [verkkodokumentti].
Viitattu 30.9.2008. Saatavilla http://www. digitoday.fi/data/2007/08/71/tilitoimistotyo-alkaa-vihdoin-sahkoistya/200720135/66
Pretax Yhtiöt, vuosijulkaisu 2007
Seppä Marko, Rissanen Tommi, Mäkipää Marko, Ruohonen Mikko, Hannula Mika &
Mäkinen Saku. P.2005. Liiketoiminnan sähköistinen – nykytila, tulevaisuuden haasteet ja tarve kansalliselle strategialle. Tampere. e-Business Research Center (Cityoffset Oy, Tampere)
Suomen Yrittäjät. 2008. Sähköinen taloushallinto. [verkkodokumentti]. Viitattu 18.9.2008.
Saatavilla
http://www3.yrittajat.fi/sy/home.nsf/webprint/9FB71B39301A1652C22573D003012F8?...
Suomen Yrittäjät/ Suominen Raimo. 2005. Sähköisten maksuvälineiden käyttö pk-yritysten maksuliikenteessä. Tutkimus 12/2005.
Suomen Yrittäjät Online uutiset 3.1.2003
http://www3.yrittajat.fi/sy/py/bulletin.nsf/0/d6d96682b9e3e400c2256ca9006df35b?Open Document viitattu 27.10.2008
Tahkola Harri. Verkkolasku on avain sähköiseen taloushallintoon. [verkkodokumentti].
Viitattu 16.10.2008.
http://www.taloushallintoliitto.fi/@Bin/9825/Verkkolasku_on_avain_web.pdf
Taloussanomat. 2007. Verkkolaskusta tulee vientituote. It-viikko [verkkodokumentti]
Viitattu 14.11.2008. Saatavilla http://www.itviikko.fi/talous/2007/10/30/verkkolaskusta-tulee-vientituote/200727169/7
TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry. Kuinka hankin sovellusohjelmistoja palveluna, asp-ostajan opas. [verkkodokumentti] Viitattu 30.9.2008.
http://www.tieke.fi/asp
Tilastokeskus (http://www.stat.fi/meta/kas/pk_yritys.html, viitattu 27.10.2008
Tuovinen Paavo. 2006. Sähköinen laskutus tulee nyt nopeasti. Maatilan Pellervo.
[verkkodokumentti] Viitattu 14.11.2008. Saatavilla http//www.pellervo.fi/maatila/mp1_06/elasku.htm
Uusi toimisto. 2008. Sähköinen taloushallinto yleistyy myös pk-yrityksissä.
[verkkodokumentti].Viitattu 30.9.2008. Saatavilla
http://uusitoimisto.net/index.php?option=com_content&task=view&id=313/Itamid=30.
Vaalasranta Raimo. 2005. Käytännön kokemuksia liiketoiminnan sähköistämisestä.
Tiedosta-lehti [verkkodokumentti]. Viitattu 14.11.2008. Saatavilla
http://www.tieke.fi/julkaisut/tiedosta-lehti/--print?ARTICLE_NUM=14268