Tuloksen yhteenveto ja tutkimuskysymyksiin vastaaminen

Tutkimuksen tavoitteena oli muodostaa BI-järjestelmän käyttäjätarvemäärittelyn palve-lumuotoilumetodeilla rikastettu viitekehys hyödynnettäväksi kohdeyrityksen BI-järjestel-mien käyttäjätarvemäärittelyprojekteissa. Viitekehykselle asetettiin kolme tavoitetta: Sen tulee 1. Tukea BI-järjestelmän käyttäjätarvemäärittelyprojektien tasalaatuista toimitusta.

2. Mahdollistaa liiketoiminta- ja käyttäjätarpeiden kerääminen oikeasta liiketoiminnan näkökulmasta, oikeilta henkilöiltä, tarvittavalla tarkkuudella oikeellisesti ja mahdollisim-man tehokkaasti. 3. Tukea eri osapuolten välistä kommunikaatiota ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samaa mieltä toteutettavan BI-järjestelmän sisällöstä projektin lo-pussa. Viitekehyksen takana oleva ideologia on toimittaa BI-järjestelmä, joka on linjassa organisaation liiketoimintatavoitteiden kanssa, ja joka mahdollisimman hyvin tukee käyt-täjän tarpeita ja toimintaa, ja näin mahdollistaa paremman päätöksenteon, mikä johtaa organisaatiolle arvoa tuottavaan toimintaan.

Käyttäjätarvemäärittely liittyy toteutusprojektin suunnitteluun ja tarjouksen valmiste-luun. Tutkimuksessa BI-järjestelmän käyttäjätarvemäärittely tulkitaan omaksi projektik-seen, joka sijoittuu myynnin esityön ja järjestelmän toteutusprojektin väliin, vaikka to-dellisuudessa käyttäjätarvemäärittelyä voi tapahtua todella kirjavissa tilanteissa. Viiteke-hyksen oletuksena on, että vaikka järjestelmän toteutusprojekti olisikin ketterä, halutaan tarjoukseen kuitenkin kiinnittää määritys toteutusprojektin hinnasta, sisällöstä ja loppu-tuotteista. Järjestelmän käyttäjätarpeita halutaan siis määrittää tarkemmin, kuin täysin ketterän kehityksen mukaan toteutettavissa projekteissa.

Tutkimus täydentää lähes puuttuvaa empiiristä tutkimusta palvelumuotoilumetodien hyö-dyntämisestä BI-järjestelmän käyttäjätarvemäärittelyprojekteissa sekä vähäistä tutki-musta BI-järjestelmän käyttäjätarvemäärittelyprojektin rakentumisesta. Viitekehys ra-kennettiin BI-järjestelmän käyttäjävaatimusmäärittelyä käsittelevän kirjallisuuden, pal-velumuotoilututkimuksen sekä empiirisessä tutkimuksessa toteutettujen haastattelujen perusteella. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa kirjallisuuden pohjalta luo-tiin preliminäärinen prosessimalli, jonka pohjalta rakennetluo-tiin empiirisen tutkimuksen haastattelurunko. Tutkimuksessa haastateltiin kuutta kohdeyrityksen asiantuntijaa, ja

haastattelut toteutettiin puoliavoimina teemahaastatteluina. Haastattelut analysoitiin te-maattista analyysia sekä summaus ja kategorisointi analyysimenetelmää hyödyntäen, ja näin tunnistettiin aineistossa toistuvat teemat. Preliminäärimallia iteroitiin haastatteluiden tulosten pohjalta, ja muodostettiin BI-järjestelmän käyttäjätarvemäärittelyn viitekehys, joka vastaa päätutkimuskysymykseen.

Tutkimukselle määritettiin kaksi apututkimuskysymystä, jotka mahdollistivat päätutki-muskysymykseen vastaamisen. Ensimmäinen alatutkimuskysymys oli, ”Mitä vaiheita lii-ketoimintatiedon hallinta -järjestelmän käyttäjälähtöiseen määrittelyprojektiin kuuluu, ja mitä tavoitteita vaiheilla on?” BI-järjestelmän käyttäjätarvemäärittelyprosessissa tunnis-tettiin olevan kolme vaihetta: esiselvitys, käyttäjätarpeiden määritys ja tulokset. Jokai-sella vaiheella on omat tavoitteet, jotka tukevat viitekehyksen tavoitteiden saavuttamista.

Esiselvityksen tavoite on määrittää liiketoimintatavoitteet ja -ongelmat, jotka BI-järjes-telmällä pyritään ratkaisemaan, koska BI-järjestelmän kehityksen tulisi aina lähteä liike-toimintatavoitteen saavuttamisesta. Lisäksi esiselvityksessä tarkennetaan projektin yleis-luonnetta. Käyttäjätarpeiden määritys vaiheessa tavoitteena on selvittää käyttäjäroolit ja muut relevantit sidosryhmät sekä liiketoimintatavoitteisiin sidotut käyttäjätarpeet. Käyt-täjätarpeiden pohjalta tunnistetaan tarvittavat raportointikokonaisuudet ja KPI:t. Proto-tyyppien avulla tarkennetaan BI-järjestelmän sisältöä. Tulososiossa tarkistetaan ja koo-taan projektin aikana syntynyt dokumentaatio yhteen ja hyväksytään relevanttien osa-puolten kesken. Prosessin vaiheet ja tavoitteet on listattu taulukkoon 25.

Taulukko 25 BI-järjestelmän käyttäjätarvemäärittelyprojektin vaiheet

Prosessin vaihe Tavoite

Esiselvitys Määritetään liiketoimintatavoitteet ja -ongelmat, jotka BI-järjestelmällä pyritään ratkaisemaan, koska BI-järjestelmän kehityksen tulisi aina läh-teä liiketoimintatavoitteen saavuttamisesta. Lisäksi esiselvityksessä tar-kennetaan projektin yleisluonnetta.

Käyttäjätarpeet Selvitetään käyttäjäroolit ja muut relevantit sidosryhmät sekä liiketoi-mintatavoitteisiin sidotut käyttäjätarpeet. Käyttäjätarpeiden pohjalta tunnistetaan tarvittavat raportointikoko-naisuudet ja KPI:t. Prototyyp-pien avulla tarkennetaan BI-järjestelmän sisältöä.

Tulokset Tarkistetaan ja kootaan projektin aikana syntynyt dokumentaatio yh-teen ja hyväksytään relevanttien osapuolten kesken

Tutkimuksen toinen apututkimuskysymys oli, ”Miten palvelumuotoilumetodeja voidaan hyödyntää käyttäjätarvemäärittelyssä?” Palvelumuotoilumetodien hyödyntäminen tukee kaikkia kolmea viitekehykselle asetettua tavoitetta. Ensimmäinen viitekehyksen tavoite on tasalaatuisten projektien toimituksen tukeminen. Viitekehyksen muodostaminen itses-sään on jo palvelumuotoilua, koska käyttäjätarpeidenmääritysprojekti on asiakkaalle toi-mitettava palvelu. Viitekehyksen avulla mallinnetaan tämän palvelun toimitusta ja näin

tuetaan sen tasalaatuista toteuttamista. Tutkimuksessa dokumentointi nähdään palvelu-muotoilumetodiksi, ja viitekehyksen muodostaminen on dokumentointia. Viitekehyksen dokumentoinnin lisäksi tutkimuksessa tunnistettiin, että palvelun tasalaatuisen toimitta-misen kannalta on tärkeää muodostaa tukidokumentteja prosessin eri vaiheisiin, jotka oh-jaavat prosessin vaiheiden suorittamista tarkemmalla tasolla. Toteutettava dokumentaatio puolestaan ohjaa palvelusta syntyvien tuotosten muodostamista.

Viitekehyksen toinen tavoite on mahdollistaa liiketoiminta- ja käyttäjätarpeiden keräämi-nen oikeasta liiketoiminnan näkökulmasta, oikeilta henkilöiltä, tarvittavalla tarkkuudella oikeellisesti ja mahdollisimman tehokkaasti. Viitekehyksen metodit-dimensiossa listatut palvelumuotoilumetodit ovat tärkeässä roolissa edellä esitettyjen tavoitteiden saavuttami-sessa läpi prosessin eri vaiheiden. Sidosryhmäkartat tukevat esimerkiksi oikeiden henki-löiden mukaan ottamista projektiin ja käyttäjätarinat tukevat käyttäjätarpeiden oikeellista ja tehokasta keräämistä. Kolmantena viitekehyksen tavoitteena on tukea eri osapuolten välistä kommunikaatiota ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samaa mieltä toteutetta-van BI-järjestelmän sisällöstä projektin lopussa. Yhteisöllisen työpajan järjestämisperi-aatteet ovat tärkeä palvelumuotoilumetodi, joka näkyy läpi koko käyttäjätarvemäärittely-prosessin. Työpajat tukevat osapuolten välistä kommunikaatiota ja osallistavat ihmisiä, mikä tukee myös viitekehyksen 2. tavoitetta mahdollistaa käyttäjätarpeiden oikeellista ja tehokasta keräämistä. Kun käyttäjätarvemäärittelypalvelun lopputuotteena syntyvän do-kumentaation rakenne on etukäteen suunniteltu, on todennäköisempää, että se sisältää tarvittavat asiat yhteisymmärryksen muodostamiseen eri osapuolten välillä. Samalla ta-voin kuin viitekehyksen määritys tuki projektin tasalaatuista toimitusta, tukee se myös yhteisymmärryksen saavuttamista eri osapuolten välillä, koska työkalut yhteisymmärryk-sen muodostamiseen ja kontekstiin missä ja miten niitä hyödynnetään, on etukäteen mää-ritetty.

Tutkimuksen päätutkimuskysymykseksi asetettiin, ”Millainen on liiketoimintatiedon hal-linta -järjestelmän käyttäjätarvemäärittelyprosessi ja miten palvelumuotoilulla voidaan tukea sitä?” Kuten edellä kuvailtiin, on BI-järjestelmän käyttäjätarvemäärittelyproses-sissa nähtävissä kolme ylätason vaihetta, joilla jokaisella on oma tavoite: esiselvitys, käyttäjätarpeiden määritys ja tulokset. Liitteessä 3 esitetty viitekehys kuvaa prosessin ra-kentumista. Prosessi on luonteeltaan iteratiivinen ja joustava. Palvelumuotoilumetodit ovat erittäin tärkeässä roolissa prosessin toteutuksessa viitekehyksen tavoitteiden mukai-sesti, ja ne onkin esitetty viitekehyksen metodit-dimensiossa. BI-järjestelmän käyttäjätar-vemäärittelyprosessiin tarvitaan useiden eri henkilöiden osallistumista, jotta tavoitteet saavutetaan onnistuneesti. Prosessin vaiheissa tarvittavia henkilöitä on tunnistettu viite-kehyksen henkilöt-dimensiossa. Prosessiin osallistuvien henkilöiden tavoitteiden ja tar-peiden ymmärtäminen, ja yhteistyön ja kommunikoinnin tukeminen eri osapuolten välillä on kriittistä projektin onnistumisen kannalta. Asiakkaan liiketoiminnan, liiketoimintapro-sessien ja liiketoimintatavoitteiden ymmärtäminen korostuu BI-järjestelmän

käyttäjätar-vemäärittelyprojektissa, koska BI-järjestelmän kehityksen tulee aina lähteä jonkun liike-toimintatavoitteen saavuttamisesta. Liiketoimintaprosessien ymmärtäminen on tärkeää, jotta ymmärretään, miten loppukäyttäjä toimii käytettyään BI-raportointia. Määrittelypro-sessi lähtee liikkeelle ajatuksesta, että järjestelmän varsinainen lopputuote ei ole BI-raportointi, vaan liiketoimintaetu, joka syntyy, kun loppukäyttäjä hyödyntää raportin tar-joamaa informaatiota päätöksenteossa, mikä johtaa toimintaan, joka tuottaa liiketoimin-taetua. Tämä on mahdollista ainoastaan asiakkaan liiketoimintaa ja loppukäyttäjien tar-peita ymmärtämällä.