Pilvipalvelut ovat yksi viime vuosien tärkeimmistä trendeistä. Niillä on potentiaalia uudistaa tapa, jolla IT-palveluja käytetään. Viime aikoina myös jotkin perinteisten ERP–järjestelmien tuottajista ovat alkaneet siirtää osan palveluistaan pilveen. (Elragal ja Haddara 2012, s. 28)
Tällä hetkellä suurin hidaste ERP-järjestelmien siirtymiseksi pilveen ovat yritykset, jotka ovat tarpeeksi isoja ylläpitääkseen omaa IT–osastoa, jolla hallinnoida perinteistä ERP:tä. Lisäksi
isot yritykset saattavat pitää perinteistä ERP:tä tehokkaampana tiedonsiirrossa ERP:n ja muiden yrityksen järjestelmien välillä. Eräs asia kuitenkin vauhdittaa pilvipalveluna toteutetun ERP:n käyttöönottoa myös isoissa yrityksissä; etäällä olevat itsenäiset toimipisteet, joihin ei ole järkevää hankkia perinteistä ERP:tä. (Kugel 2011, s. 30)
ERP-pilvipalveluiden yleistymistä vauhdittavat eniten pienet yritykset, jotka ovat kasvaneet siihen pisteeseen, että voidakseen hallita liiketoimintaansa tehokkaasti ne tarvitsevat ERP–
järjestelmän. Näillä yrityksillä ei kuitenkaan ole usein varaa investoida perinteiseen ERP–
järjestelmään sen vaatimien laitteiston ja IT–osaamisen takia. Lisäksi monet pienet yritykset toimivat nykyään globaalisti niin, että yrityksellä on pääkonttorin lisäksi useita pieniä toimipisteitä ympäri maailman. Tämän takia näiden yritysten ei ole järkevää hankkia jokaiseen toimipisteeseen perinteistä ERP:tä, vaan on kannattavampaa käyttää ERP-pilvipalvelua, joka toimii samalla tavalla kaikissa toimipisteissä ja jonka tietoihin kaikki pääsevät käsiksi. (Kugel 2011, s. 30-31)
5 JOHTOPÄÄTÖKSET
ERP–järjestelmä on ohjelmisto, joka yhdistää liiketoiminnan eri osa–alueet toisiinsa yhden järjestelmän avulla. ERP–järjestelmän ominaisuuksiin kuuluu modulaarisuus, joka tarkoittaa, että järjestelmään voidaan laajentaa uusilla ominaisuuksilla tarpeen mukaan. Onnistunut ERP–ratkaisu nopeuttaa tiedonsiirtoa organisaation sisällä ja vähentää kustannuksia. ERP–
järjestelmän käyttöönotto ja ylläpito on kallista, joten pienimmillä yrityksillä ei ole välttämättä tarvetta tai varaa sen käyttöönottoon. Monesti ERP–hankkeet ylittävät niille tarkoitetun budjetin ja aikataulun. Tärkeitä tekijöitä ERP–hankkeen onnistumiselle ovat mm.
ylimmän johdon sitoutuminen hankkeeseen, ymmärrys siitä, mitä järjestelmältä vaaditaan, vahva projektitiimi ja hyvä muutosjohtaminen.
Pilvipalveluilla voidaan tarkoittaa sovelluksia, joita voidaan käyttää internetin yli, sekä laitteistoa ja käyttöjärjestelmiä datakeskuksissa, jotka tuottavat nuo palvelut. Pilvipalvelut voidaan luokitella palvelutyypin perusteella kolmeen eri ryhmään SaaS:iin, PaaS:iin ja IaaS:iin. SaaS:lla tarkoitetaan pilvessä toimivia ohjelmia, PaaS:lla pilvessä toimivaa sovellusalustaa ja IaaS:lla pilvessä toimivia resursseja, kuten tallennustilaa ja verkkojen käyttöä. Pilvipalvelut voidaan jakaa myös niiden saatavuuden perusteella. Yksityinen pilvi on varattu vain asiakkaan omaan käyttöön. Julkinen pilvi on kaikkien asiakkaiden käytössä ja sen resurssit kohdistetaan asiakkaille tarpeen mukaan.
järjestelmälle pilvipalveluna ei ole yksiselitteistä, yleisesti hyväksyttyä termiä ja ERP-pilvipalvelulla voidaan tarkoittaa lähteestä riippuen eri asiaa. Useimmiten ERP-pilvipalvelu tarkoittaa SaaS-periaattella toimivaa ohjelmaa, jonka käytöstä maksetaan kuukausittainen palvelumaksu sekä käyttäjien mukaan maksettava muuttuva osa. Järjestelmän ylläpito on palveluntarjoajan vastuulla ja asiakas käyttää ohjelmaa internet–selaimella. ERP-pilvipalvelun käyttöön ei tarvita paljon laskentatehoa vaativaa laitteistoa ja järjestelmää voidaan käyttää esimerkiksi mobiililaitteilla. Ohjelma voidaan suorittaa ohjelmasta ja sopimuksesta riippuen joko yksityisessä pilvessä tai julkisessa pilvessä. Pilvipalvelut mahdollistavat myös ns.
kaksiportaisen toteutuksen, jossa yrityksellä on käytössään samanaikaisesti perinteinen ERP–
ratkaisu ja toisessa toimipisteessä ERP-pilvipalvelu, mutta ohjelmat ovat kuitenkin keskenään yhteensopivia.
ERP-pilvipalvelun etuihin verrattuna perinteiseen ERP:hen kuuluvat mm. kustannussäästöt, jotka syntyvät siitä, että yrityksen ei tarvitse ostaa itselleen koko ERP–järjestelmää, vaan se voi maksaa siitä vain käytön mukaan. Pilvipalveluna toteutettu ERP ei vaadi suurta investointia laitteistoon, toisin kuin perinteinen ERP–järjestelmä. Järjestelmän maksurakenteesta ja pienemmästä alkuinvestoinnista johtuen ERP-pilvipalveluita voidaan käyttää myös pienemmissä yrityksissä. Kustannusten arviointi on helpompaa, sillä ylläpito on toimittajan vastuulla. Yritys säästää pilvipalveluna toteutetun ERP:n käyttöönotossa sekä rahallisesti että ajallisesti. Käyttöönotossa aikaa säästyy siitä, että yrityksen ei tarvitse hankkia ja asentaa IT–laitteistoa, jolla ERP toimii. Lisäksi aikaa säästyy ohjelmiston testauksesta sekä pilottijaksoon käytettävästä tukiajasta.
Pilvipalveluna toteutetun ERP:n etuihin kuuluu myös sen pohjautuminen uusimpaan teknologiaan ja uusien toimintojen jatkuva lisääminen. Palveluidentarjoajat voivat käyttää suhteessa enemmän resursseja palveluidensa päivittämiseen verrattuna perinteisiä ERP–
järjestelmiä tarjoaviin yrityksiin, koska niiden ei tarvitse huolehtia taaksepäin sopivuudesta ja vanhemmista ohjelmistoversioista. Asiakkaan ei tarvitse huolehtia versionhallinnasta, sillä kirjautumalla palveluun asiakkaalla on automaattisesti käytettävissä viimeisin versio ohjelmasta.
Palveluntarjoajan kannalta ERP-järjestelmän etuna pilvipalveluna on ohjelmiston toimiminen jaetussa infrastruktuurissa. Tämä mahdollistaa sen, että palveluntarjoaja voi tarjota uudet ominaisuudet kaikille asiakkaille samanaikaisesti esimerkiksi integroimalla palvelunsa johonkin muuhun pilvipalveluun. Integroituvuus muihin pilvipalveluihin tulee vain korostumaan tulevaisuudessa pilvipalveluiden yleistyessä.
Liiketoimintadatan siirto järjestelmätoimittajan hallinnoitavaksi lisää riippuvuutta toimittajasta. Sopimusta tehtäessä toimittajan kanssa yrityksen pitää selvittää, miten tieto saadaan tarvittaessa siirrettyä pois pilvestä ja kuinka suuri toimintavarmuus halutaan palveluntarjoajalta. Pienet yritykset voivat kuitenkin saavuttaa suuremman toimintavarmuuden ERP-pilvipalvelulla, sillä niillä ei välttämättä ole pääomaa palvelinkapasiteetin ylläpitoon, jolla ne voisivat saavuttaa saman toimintavarmuuden perinteisillä ERP–ratkaisuilla. Tietoturvariskit ovat merkittävä haaste pilvipalveluina
toteutetuille ERP–järjestelmille. Näitä riskejä ovat mm. tiedon sijaitseminen muualla kuin yrityksen omissa tiloissa, palveluntarjoajan luotettavuus sekä yksityisyys. Yritysten mukaan tietoturva on ERP-pilvipalveluiden suurin heikkous. ERP-järjestelmiin pilvipalveluna liittyy toki tietoturvariskejä, mutta esimerkkejä, joissa pilvipalveluntarjoajan hallinnoima tieto katoaa pysyvästi tai joutuu vääriin käsiin ei ole tiedossa.
ERP-pilvipalvelut eivät kuitenkaan automaattisesti ole parempi ratkaisu yritykselle.
Perinteiset ratkaisut voidaan muokata paremmin yrityksen henkilökohtaisiin tarpeisiin.
Yrityksen koon kasvaessa perusratkaisu saattaa jäädä toiminnallisuudeltaan vajaaksi yrityksen tarpeisiin nähden. Käyttäjämäärän perustuvasta laskutuksesta johtuen pilvipalveluna toteutettu ERP saattaa osoittautua perinteistä ratkaisua kalliimmaksi. Perinteisen ERP–järjestelmän ja ERP-pilvipalvelun kustannusten arviointi koko elinkaaren ajalta on kuitenkin järjestelmävalintaa tehtäessä vaikeaa.
Toimittajat mainostavat, että datan siirto pilvestä on helppoa, mutta kattavaa puolueetonta tutkimusta aiheesta ei ole vielä tehty. Lisäksi tutkimuksia, joissa verrataan pilvipalveluna toteutetun ERP:n ja perinteisen ERP:n kustannuksia koko järjestelmän elinkaaren ajalta ei ole saatavissa. Tutkimusta tarvittaisiin myös isojen yritysten kokemuksista, sillä nykyään tutkimukset ovat keskittyneet pieniin ja keskisuuriin yrityksiin. Riippumatonta tutkimustietoa järjestelmistä pilvipalveluna on vähän. Toki osaltaan tämä johtuu siitä, että ERP-pilvipalvelut ovat vielä varsin tuore ilmiö.
6 LÄHDELUETTELO
Aleem, A. & Sprott, C. R. 2013. Let me in the cloud: analysis of the benefit and risk assessment of cloud platform. Journal of Financial Crime , Vol. 20, nro 1, s. 6 - 24.
Armbrust, M., Fox, A., Griffith, R., Joseph, A. D., Katz, R., Konwinski, A., Lee, G., Patterson, D., Rabkin, A., Stoica, I. & Zaharia, M. 2010. A View of Cloud Computing.
Communications of the ACM , Vol. 53, nro. 4 s. 50-58.
Arnesen, S. 2013. Is a Cloud ERP Solution Right for You? Strategic Finance, Vol. 94, nro. 8, s. 45-50.
Beheshti, H. M. 2006. What managers should know about ERP/ERP II. Management Research News, Vol. 29, nro. 4, s. 184-193.
Botta-Genoulaz, V. & Millet, P.-A. 2006. An investigation into the use of ERP systems in the service sector. Production Economics Vol. 99, nro 1-2, s. 202-221.
Computer Economics 2012. Choosing Between Cloud and Hosted ERP, and Why It Matters.
Computer Economics Report, Vol. 34 nro. 8, s. 1 - 15.
Deep, A., Guttridge, P., Dani, S. & Burns, N. 2008. Investigating factors affecting ERP selection in made-to-order SME sector. Journal of Manufacturing Technology, Vol. 19, nro. 4 s. 431-446.
Elragal, A. & Haddara, M. 2012. The Future of ERP Systems: look backward before moving forward. Procedia Technology, Vol. 5, s. 21-30.
Finney, S. & Corbett, M. 2007. ERP implementation a compilation and analysis of critical success factors. Business Process Management Journal, Vol. 13, nro. 3. s. 329-347.
Gheorghe, G. & Lupasc, I. 2012. Crises Solutions for SMEs Case Study: ERP Cloud vs Classic Solution. Risk in Contemporary Economy, Proceedings Conference, s. 149-156.
Gill, R. 2011. Why Cloud Computing Matters to Finance. Strategic Finance, Vol. 92, nro. 7 s.
43-47.
Grigg, J. 2012. To cloud or not to cloud: That is the question for ERP. MHD Supply Chain Solutions, Vol. 42, nro. 1, s. 36-37.
Helo, P., Anussornnitisarn, P. & Phusavat, K. 2008. Expectation and reality in ERP implementation: consultant and service provider perspective. Industrial Management & Data Systems, Vol. 108, nro. 8, s. 1046-1058.
Ibrahim, A. 2010. What organizations should know about enterprise resource planning.
European, Mediterranean & Middle Eastern Conference on Information Systems, s. 1-10.
Informatica. 2012. Informatica Cloud for Salesforce Integration. [WWW-dokumentti].
[viitattu 3.4.2013]. Saatavissa: http://www.informaticacloud.com/salesforce-integration
Jacobs, R. & Weston, F. 2007. Enterprise resourcee planning (ERP)-A brief history. Journal Of Operations Management, Vol. 25, nro. 2 s. 357-363.
Järvi, A., Karttunen, J., Mäkilä, T. & Ipatti, J. 2011. SaaS käsikirja. Turku, Painosalama Oy.
106 s.
Kimberling, E. 20.2.2013. ERP Report: What our New Research Reveals about ERP Systems.
[WWW-dokumentti]. [viitattu 3.4.2013]. Saatavissa: http://panorama-consulting.com/2013-erp-report-what-our-new-research-reveals-about-erp-systems/
Kugel, R. 2011. Is ERP's Future in the Clouds? Business Finance, Vol. 17. nro. 1, s. 30-31.
Lenart, A. 2011. ERP in the Cloud - Benefits and Challenges. Research in Systems Analysis and Design: Models and Methods, Vol. 93, s. 39-50
Mahara, T. 2013. PEST- Benefit/Threat Analysis for selection of ERP in Cloud for SMEs.
Asian journal of management research, Vol. 3, nro. 2, s. 365 - 373.
Marston, S., Li, Z., Bandyopadhyay, S., Zhang, J. & Ghalsasi, A. 2011. Cloud computing - The business perspective. Decision Support Systems, Vol. 51, nro. 1, s. 176-189.
McClure, A. 2012. ERP in the Ethers. University Business, Vol. 15, nro. 3, s. 32-36.
McLaughlin, K. 27. 4 2010. Netsuite Back Online After Cloud Apps Outage. [WWW-dokumentti]. [viitattu 10.4.2013]. Saatavissa http://www.crn.com/news/applications-
os/224600702/netsuite-back-online-after-cloud-apps-outage.htm;jsessionid=V2WeyA-Ze1IHhmj9-YuZhg**.ecappj01?pgno=2
Miranda, S. 2013. ERP in the Cloud: CFOs See the Value of Running Enterprise Applications as a Service. Financial Executive, Vol. 29 nro. 1, s. 65-66
Motalab, M. B. & Shohag, S. A. 2011. Cloud Computing and the Business Consequences of ERP Use. International Journal of Computer Applications, Vol. 28 nro. 8, s. 31-37
Netsuite. 2012. Netsuite Announces Two-tier Erp For Oracle. [WWW-dokumentti]. [viitattu 1.4.2013]. Saatavissa. http://www.netsuite.com.au/portal/au/press/releases/nlpr10-02-12b.shtml
Panorama Consulting Solutions. 2013a. 2013 ERP report. [WWW-dokumentti]. [viitattu 2.4.2013]. Saatavissa: http://Panorama-Consulting.com/resource-center/2013-erp-report/
Panorama Consulting Solutions. 2013b. A comparision of leading SaaS and cloud vendors.
[WWW-dokumentti]. [viitattu 2.4.2013]. Saatavissa: http://panorama-consulting.com/wp-content/uploads/2011/10/A-Comparison-of-Five-Leading-SaaS-and-Cloud-Vendors.pdf
Panorama Consulting Solutions. 2013c. Frequently asked questions about cloud ERP.
[WWW-dokumentti]. [viitattu 2.4.2013]. Saatavissa: http://panorama-consulting.com/wp-content/uploads/2011/10/Frequently-Asked-Questions-About-Cloud-ERP-White-Paper.pdf
Persaud, D. 2011. ERP trends That Can Affect Your Software Selection. Industrial Maintenance & Plant Operation, Vol. 72, nro. 8, s. 46-47.
Raihana, G. F. H. 2012. Cloud ERP - A Solution Model. International Journal of Computer Science and Information Technology & Security, Vol. 2, nro. 1, s. 76-79
Rong, C., Nguyen, S. T. & Jaatun, M. G. 2012. Beyond lightning: A survey on security challenges in cloud computing. Computers and Electrical Engineering, Vol. 39, nro. 1, s. 47-54.
Salo, I. 2010. Cloud computing - palvelut verkossa. Porvoo, Bookwell Oy. 168 s.
Soja, P. 2006. Success factors in ERP systems implementations: lessons from practice.
Journal of Enterprise Information Management, Vol. 19 nro. 6, s. 646-661.
Schaeffer, C. 2013. Salesforce review. [WWW-dokumentti]. [viitattu 2.4.2013]. Saatavissa:
http://www.crmsearch.com/salesforce-review.php
Schubert, P. & Adisa, F. 2011. Cloud Computing for Standard ERP Systems: Reference ERP Framework and Research Agenda. University Koblenz-Landau, Koblenz.
Subhankar, D. 2012. From outsourcing to Cloud computing: evolution of IT services.
Management Research Review, Vol. 35, nro. 8, s. 664-675.
Top 10 ERP. 2013. [WWW-dokumentti]. [viitattu 5.4.2013] Saatavissa:
http://www.top10erp.org/microsoft-erp-software-comparison-technology-137
Townsend, K. 28.4.2012. What are some of the considerations for cloud based ERP?.
[WWW-dokumentti]. [viitattu 2.4.2013]. Saatavissa:
http://virtualizedgeek.com/2012/04/28/what-are-some-of-the-considerations-for-cloud-based-erp/
Turner, P. 5.11.2010. The IMA Survey Results Are in - What Cloud Means to Finance.
[WWW-dokumentti]. [viitattu 2.4.2013]. Saatavissa:
http://www.netsuiteblogs.com/blog/2010/11/the-ima-survey-results-are-in.html
Umble, E. J., Haft, R. R. & Umble, M. M. 2003. Enterprise resource planning:
implementation procedures and critical success factors. European Journal of Operational Research, Vol. 146, nro. 2, s. 241-257.