Toimitusprojektien vaiheet

Toimitusprojektilla tarkoitetaan tässä yhteydessä sellaista projektia, jonka toimittaja ja asiakas ovat eri tahoja. Kyse ei siis ole organisaation sisäisestä projektista.

Arton (1998, s.39–40) projektiyrityksen näkökulmasta lähes mikä tahansa toimitus-projekti voidaan jakaa kolmeen eri vaiheeseen. Nämä kolme vaihetta ovat:

1. Myynti ja markkinointi 2. Toteutus

3. Jälkimarkkinapalvelut

Asiakasnäkökulman on hieman suppeammin määritellyt Ruuska (1997, s.9), jonka mukaan jokainen projekti koostuu neljästä eri vaiheesta, jotka ovat:

1. Perustaminen 2. Suunnittelu 3. Toteutus 4. Päättäminen

Jälkimmäinen määritelmä keskittyy enemmän varsinaiseen toimitusvaiheeseen, kun taas ensimmäinen määritelmä tarkastelee projektia ajallisesti pitempänä kokonaisuu-tena. Lisäksi ensimmäisen määritelmän kohdat 1. ”Myynti ja markkinointi” sekä 3.

”Jälkimarkkinapalvelut” ovat selkeästi toimittajaosapuolen toimintoja. Jälkimmäinen määritelmä voidaan myös ajatella ensimmäisen määritelmän kohdan 2. ”Toteutus”

tarkemmaksi yksilöinniksi, sillä siihen sisältyvät kaikki neljä kohtaa. Seuraavassa käydään läpi normaali projektin eteneminen molempien määritelmien mukaisesti.

Ensimmäisen määritelmän myynti ja markkinointi – vaihe poikkeaa kahdesta seuraa-vasta vaiheesta siten, että se suunnataan laajemmalle seuraa-vastaanottajakunnalle kuin myö-hemmät vaiheet. Tämä johtuu yksinkertaisesti siitä, että kaikki myyntineuvottelut ei-vät johda tilaukseen ja toisaalta markkinointia tehdään osittain ennalta määräämättö-mälle vastaanottajakunnalle. Toteutus- ja jälkimarkkinapalveluvaiheiden kohdalla so-pimussuhde asiakkaaseen on jo olemassa ja toiminta keskittyy kyseiseen projektiin.

Myynti ja markkinointi taasen on selvästi (mahdollista) projektia edeltävä esivaihe.

Myynti ja markkinointi laajasti käsitettynä sisältää muun muassa seuraavanlaisia asi-oita(Artto et al, 1998, s.39-40):

• markkinasegmenttien valinta

• mahdollisten projektien etsiminen

• projektiaihioiden kehittäminen projekteiksi

• projektien haluttavuuden arviointi

• esiselvitykset

• asiakkaan valmisteluvaiheen tukeminen

• päätös siitä halutaanko lähteä tarjoamaan ja millä ehdoilla

• asiakkaiden valinta

• tarjouksien valmistelu

• neuvottelut asiakkaan kanssa, asiakkaan käyttökokemuksien hankkiminen

• tuotekehitykseen, tuotantoon ja projektin toteutukseen vaikuttaminen

• asiakassuhteen hoito

Varsinkin projektien haluttavuuden arviointi on asia, jota ei tehdä tarpeeksi kriittisesti yrityksissä. Projektiyritysten tulisi pyrkiä laatimaan itselleen selkeät kriteerit, joiden perusteella projekteja arvioidaan ja valitaan. Kriittistä projektin houkuttelevuuden ar-viointia tulisi tehdä sekä projektimahdollisuuksia kartoitettaessa että myöhemmässä vaiheessa tarjouspäätöstä tehtäessä. Toiminnan ylläpitämiseksi saatetaan tietoisestikin suostua sellaisten projektien toimittamiseen, jotka tiedetään hankaliksi tai todennäköi-sesti tappiota tuottaviksi. Epävarmoihin hankkeisiin suostuminen ja niissä epäonnis-tuminen johtaa pahimmillaan taloudelliseen tappioon, huonoon asiakastyytyväisyy-teen ja huonoon referenssiin, jotka kaikki osaltaan heikentävät yrityksen toimintaedel-lytyksiä tulevaisuudessa. Lisäksi tulisi tarkasti harkita kannattaako kustannuksia aihe-uttavaan tarjouskilpailuun ylipäätään lähteä mukaan, mikäli realistisia mahdollisuuk-sia tilauksen saamiselle ei syystä tai toisesta ole.

Varsinaiseksi toimitusprojektiksi hanke muuttuu yleensä vasta toimitussopimuksen allekirjoittamisen myötä. Asiakkaan puolella on tällöin päätetty projektin perustami-sesta, tehty alustava suunnittelu ja käynnistetty sopimukseen tähtäävät neuvottelut mahdollisten toimittajien kanssa. Sopimusta solmittaessa tekniset suunnitelmat ovat jo tarkentuneet lähes lopulliseen muotoonsa ja projektin taloudellinen arviointi puolin ja toisin on tehty. Sopimuksessa projektin sisältö, aikataulu, hinta ja muut seikat määri-tellään sitovasti. Koska tehty sopimus sitoo kaikkia osapuolia, ovat kaikkien osapuol-ten omat projektimäärittelyt, arvioinnit ja riskienhallinta asettaneet omat reunaehdot, joiden toteutuessa sopimus voidaan solmia. Sopimus solmitaan vain, mikäli yhteinen ratkaisu löydetään.

Sopimuksen solmimisen jälkeen käynnistyy varsinainen toteutusvaihe. Tyypillisiä to-teutusvaiheen alun tehtäviä ovat teknisen suunnittelun tarkentaminen lähes lopulliseen muotoonsa ja sitä seuraavat ensimmäisten hankintojen tekeminen, projektin aikatau-lun tarkentaminen, oman valmistuksen aloittaminen sekä mahdollisten perustustöiden aloitus ja alihankintaurakoiden tilaaminen. Toimitusprojekti etenee enemmän tai vä-hemmän suunnitellun toteutuksen ja aikataulun mukaisesti ja päättyy projektin luovu-tukseen ja koekäyttöön. Useasti projektiyritys myös kouluttaa asiakkaan henkilökun-nan toimitettua laitteistoa käyttämään ja on muutenkin tukea käytön alkuvaiheissa.

Erilaisten takuiden myötä toimittaja vastaa vielä luovutuksen jälkeenkin laitteiston toimivuudesta ja on tällä tavoin mukana projektissa vielä sen toteutusvaiheen päätty-misen jälkeen. Asiakkaan näkökulmasta projektin luovutus on merkki projektin päät-tämisestä ja siirtymisestä projektituotteen hyödyntämiseen.

Varsinkin projektin toteutusvaiheessa toimittajaosapuolen tulisi pyrkiä hyödyntämään kokemustaan aikaisemmista projekteista ja vastaavasti keräämään nykyisestä projek-tista informaatiota talteen myöhempää hyödyntämistä varten. Kuitenkin tulee pitää mielessä projektien ainutlaatuisuus, jonka myötä kaikenlaisia ennalta arvaamattomia yllätyksiä voi tapahtua, eikä näihin aina ole osattu varautua. Tällaisten ongelmatilan-teiden ratkaisemisessa on usein tilaa innovatiivisuudelle ja luovuudelle, joita pitäisi muutenkin vaalia projektiympäristössä. Asiakkaan näkökulmasta projekti on useim-miten harvoin toteutettava hanke, kun taas toimittajalle se on jokapäiväistä toimintaa.

Näin ollen toimittaja on kyseisen hankkeen projektiasiantuntija.

Asiakas alkaa hyödyntää projektituotosta vasta toteutusvaiheen päättyessä luovutuk-seen. Vaikka toimittajan kohdalta projekti periaatteessa nyt loppuukin, ei toimittaja kuitenkaan saa jättää asiakasta ”oman onnensa nojaan”. Myös projektiliiketoiminnas-sa hyvä asiakastyytyväisyys on erittäin tärkeätä toiminnan jatkuvuuden kannalta. Asi-akkaan näkökulmasta investoinnin tavoitteena on ennen kaikkea ollut uuden laitteis-ton avulla saavutettu taloudellinen etu, ei itse laitteisto. Toimittajan tuleekin hyvän asiakastyytyväisyyden nimissä varmistaa, että asiakas saa laitteistosta haluamansa hyödyn ja tilaisuuden tullen myös auttaa asiakasta saavuttamaan mahdollisia lisäetuja.

Tyytyväisen asiakkaan ja hyvän referenssin lisäksi toimittajaa hyödyttävät myös lait-teiston käyttökokemukset, joita se voi käyttää tulevassa markkinoinnissa ja

suunnitte-lussa. Lisäksi tyytyväinen asiakas tekee uuden tilauksen paljon todennäköisemmin kuin tyytymätön asiakas, joten asiakassuhteen kunnollinen hoitaminen voi tuoda sel-keitä taloudellistakin hyötyä lisäinvestointien muodossa. Voidaankin todeta, että asi-akkaan menestyminen on oman menestymisen perusta.