Chris Brookin mukaan (2020) terveyshuollon tietojärjestelmällä tarkoitetaan järjestelmää, joka on suunniteltu terveydenhuollon tietojen hallintaan. Tällaiset järjestelmät keräävät, tallentavat, hallinnoivat ja välittävät potilaan sähköistä potilaskertomusta ja tukevat sairaa-lan operatiivista johtamista ja terveydenhuollon ammattilaisten päätöksiä (Brook, 2020).
Tietojärjestelmän perimmäinen tarkoitus on tehostaa organisaation toimintaa, ja kun jär-jestelmä on helposti opeteltavissa ja käytettävyys on hyvä, terveydenhuollon ammattilai-nen pystyy suorittamaan tehtävänsä onnistuneesti. Hyvä järjestelmä tarjoaa oleellisen tie-don kussakin palvelu- ja hoitotilanteessa, koska hoitotilanteessa tarvittavan tietie-don etsimi-nen on vaikeaa. Kun hoitohenkilökunnalla on kattava kokonaiskuva potilaan tilanteesta, he voivat tarjota luotettavaa hoitoa ja tehdä nopeita päätöksiä vaarantamatta potilasturval-lisuutta. (TietoEVRY s.a.)
4.1 Hyvän tietojärjestelmän ominaisuudet ja käyttäjäystävällisyys
Koska terveydenhuollon tietojärjestelmät pitävät sisällään erittäin paljon arkaluonteista tie-toa, tietoturva on erittäin suuri riskitekijä. Kaikki verkostot ovat haavoittuvaisia, mutta ter-veydenhuollon tarjoajat ovat erityisen houkuttelevia kohteita erilaisille kyberrikollisille.
(Brook 2020.) Hyvän tietojärjestelmän merkittävänä ominaisuutena mainittakoon myös se, että potilaan kokonaiskuvan tarkastelu ja tietojen syöttäminen voidaan toteuttaa ilman suurempia siirtymiä. Turhien ja päällekkäisten työvaiheiden vähentäminen ehkäisee syn-nyttää myös säästöjä ja sujuva tiedonkulku on tärkeä tuki sosiaali- ja terveydenhuoltoalan ammattilaisen työssä. Hyvien käyttöominaisuuksien avulla voidaan jopa ennaltaehkäistä sairauksien ja ongelmien kroonistumista ja vaikuttaa yksilön hyvinvointiin. Ennakoivien palveluiden avulla vähennetään potilaalle raskaita hoitoja ja vältetään viime vuosien ai-kana paljon puhuttua terveydenhuollon kuormittumista. (TietoEVRY s.a.)
Käyttäjäystävällisyyden edistämisen kannalta Apottiin on liitetty noin 200 järjestelmää, kun kaikki suunnitellut integraatiot on tehty. Näin suuri integraatiokokonaisuus on Suomen mit-takaavassa ainutlaatuinen. Integraatio on Apotin (s.a.) mukaan onnistunut, kun se ei näy käyttäjälle, vaan toimii taustalla mahdollistaen asiakkaan palveluprosessin toteuttamisen.
Apotissa asiakkaan palveluprosessin tunnistamiseen ja kuvaamiseen integraation toteut-tamisessa alan asiantuntijoiden lisäksi tuotepäälliköt, ratkaisuarkkitehdit, sovellusasian-tuntijat ja sosiaali- ja terveydenhuollon omat asiansovellusasian-tuntijat. Apotin integraatiopäällikkö Panu Peltolan mukaan integraatioiden rakentaminen vaatii aina useiden eri ammattilaisten yh-teistyötä. Apotin toimivuudesta tuotannossa huolehtii Apotin oma, reilun kymmenen integ-raatioasiantuntijan tiimi päivittäin kellon ympäri, joihin esimerkiksi HUS:n työntekijät saavat nopean yhteyden puhelimitse tai intrasivuston atk-tuen verkkopalvelussa. (Apotti s.a.)
4.2 Apotti
Apotti-muutoshanke käynnistyi vuonna 2012. Hankkeen tavoite oli kehittää sosiaali- ja ter-veydenhuollon palveluita ja yhtenäistää toimintatapoja kustannusten hillitsemiseksi. Hank-keen tuloksena vuonna 2015 perustettiin Oy Apotti Ab HUS:n ja kuntien yhteisestä tah-dosta rakentaa maailman ensimmäinen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen toiminnan-ohjausjärjestelmä, jonka toiminnan tarkoituksena on mahdollistaa sosiaali- ja terveyden-huollon palveluiden jatkuva kehittäminen, laadukkaiden palveluiden tuottaminen, ja omis-tajiensa sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation edistäminen. Oy Apotti Ab:n omistavat HUS, Helsinki, Vantaa, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi, Keski-Uudenmaan sote-kunta-yhtymä, Inkoo, Siuntio ja Loviisa. Apotti-hanke päättyi vuonna 2021 tehtyihin suuriin toi-minnanohjausjärjestelmän käyttöönottoihin. (Apotti s.a.)
Toiminnanohjausjärjestelmämuutos on HUS:n historian suurin yksittäinen toiminnan muu-tos- ja kehittämishanke, ja sen kokonaiskustannuksen vuosina 2018-2020 olivat 194 mil-joonaa euroa. Käyttökustannusarvio on jatkossa noin 64,5 milmil-joonaa euroa per vuosi.
Apotin odotetaan tuovan useita hyötyjä arjen toimintaan eri ammattiryhmien työssä, ja merkittävin niistä osastonsihteerin työnkuvaa ajatellen on tiedon siirtelyn väheneminen eri järjestelmien välillä ja tiedonkulun tehostaminen. (HUS 2020.)
4.2.1 Apotti-toiminnanohjausjärjestelmä
Vuonna 2016 Apotti-toiminnanohjausjärjestelmän toimittajaksi valittiin Epic Systems Cor-poration, yhdysvaltalainen vuonna 1979 perustettu potilas- ja asiakastietojärjestelmän toi-mittaja. Epic Systems Corporation vastaa järjestelmän toteutuksesta, käyttöönotosta, yllä-pidosta sekä uusista versioista 10-vuotisen sopimuskauden ajan. (Apotti s.a.)
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta sosiaali- ja terveydenhuollon eri ammattilai-silla on nyt pääsy asiakas- ja potilastietoihin laajemmin kuin koskaan hoitopaikasta riippu-matta, lain sallimissa rajoissa. Ennen Apotin käyttöönottoa vain pääkaupunkiseudulla oli käytössä satoja erilaisia järjestelmiä, mitkä eivät tukeneet tarpeeksi eri ammattilaisten työtä ja teki yhteistyöstä sekä kehittämisestä haastavaa, kun järjestelmät eivät olleet yh-teydessä keskenään. Vuonna 2021 Apotti-järjestelmään on integroitu jo 117 eri järjestel-mää, joihin lukeutuu muun muassa Kelan Kanta-palvelut, Väestörekisterikeskuksen tar-joamat palvelut, HUS:n laboratoriopalveluita ja Kunta-asiakkaiden taloushallinnon palve-luita (Apotti, 2019).
Apottiin on luotu myös digitaalinen, suojattu asiakasportaali Maisa. Maisan tavoite on yh-distää sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen asioinnin yhteen paikkaan. Maisassa kan-salainen pystyy viestimään terveydenhuollon ammattilaisten kanssa ja hoitaa omia ter-veysasioitaan mistä päin maailmaa tahansa. Maisa on asiakkaalle maksuton ja asiakkaan sieltä lähettämät viestit näkyvät ammattihenkilön Apotti-järjestelmässä, missä ammattilai-nen voi vastata viestiin. Maisa-portaalia voi käyttää nettiselaimella tai älylaitteen applikaa-tiolla. Kesään 2021 mennessä Maisa oli otettu käyttöön Helsingin, Vantaan, Keravan ja HUS:n palveluissa. (Apotti s.a.)
4.2.2 Osastonsihteerin työ järjestelmämuutoksen jälkeen
Apotti on tullut suureksi osaksi HUS lastenpsykiatrian osastonsihteerin työnkuvaa sen jäl-keen, kun se otettiin käyttöön vuoden 2020 lokakuussa. Henkilöstön laajasta kouluttami-sesta huolimatta Apotin käyttöönotto on odotetusti tuonut osastonsihteereiden arkeen haasteita ja uusia toimintatapoja. Apotti on toiminnoiltaan ja näkymältään erilainen, kuin mihin entisen potilastietojärjestelmä Uranuksen käyttäjät ovat tottuneet. Vanhan potilastie-tojärjestelmä Uranuksen ollessa käytössä myös osastonsihteerin oikeudet potilaan tietoi-hin olivat laajat. Näin ollen sihteeri pystyi vastaamaan potilaille heidän hoitoonsa liittyviin kysymyksiin itsenäisesti, esimerkiksi lääkehoidollisiin- ja reseptejä koskeviin asioihin. Sih-teeri pystyi myös avustamaan ja neuvomaan muita työntekijöitä heidän työssään, sillä nä-kymä Uranuksessa oli kaikille ammattiryhmille lähestulkoon samanlainen. Tietojen näky-vyys on rajattu Apotissa ammattiroolien mukaiseksi tietosuojasyistä (Apotti 2019).
Apotti toiminnanohjausjärjestelmässä kaikilla ammattiryhmillä on oma näkymänsä, jotka poikkeavat huomattavasti toisistaan. Tämän muutoksen myötä jokaisen ammattiryhmän edustajan on pitänyt perehtyä järjestelmän käyttöön itsenäisesi ja jokaisella ammattiryh-mällä on oma Apotti-tukihenkilö, mikä taas saattaa lisätä hoitohenkilökunnan työn kuormit-tavuutta. Potilaan lääkehoidolliset kysymykset ja reseptien uusinnat menevät nykyään hoi-tohenkilökunnan kautta, eikä sihteeri voi tarkistaa niitä potilaan tiedoista, mikä lisää osal-taan myös monen eri ammattiryhmän työtaakkaa ja hämmentää potilasta, mikä voi johtaa asiakastyytyväisyyden laskemiseen. Ongelmien ja haasteiden selättämiseksi ammattiryh-millä on omia ”kysy kaverilta Apotista”-kanavia Teams-yhteistyöalustalla.
HUS Asvian vuoden 2020 osastonsihteeripalveluiden palvelukuvauksen mukaan osaston-sihteeripalveluiden kehittämiskohteita vuonna 2021 olivat osastonsihteerityön vakiuttami-nen Apotissa ja siihen liittyvä raportointi, Apotin raportoinnin kehittämisen myötä tuotan-nonohjaus ja tuotteistetut palvelut, lähetteiden käsittely ja ajanvaraus- ja poliklinikkatyö sekä Maisa ja muut uudet teknologiaratkaisut. (HUS Asvia 2020.)