Projektin käynnistyttyä aktiivisemmin elokuussa 2009 varsinainen tietosisällön tuottaminen aloitettiin tehtäväluokituksen180 laatimisesta. AMS-oppaassa todetaan, että organisaation tehtä-vien kartoittamisen jälkeen tehtävät on tarkoitus jakaa päätehtäviin, tehtäviin ja alatehtäviin, joiden alle liitetään tehtäväkuvaukset.181 Itä-Suomen yliopiston tehtäväluokituksessa käytettiin pohjana Arkistolaitoksen laatimaa kuntien yhteistä tehtäväluokitusta. Kuntien yhteisen tehtä-väluokituksen käyttäminen teki luokituksesta lopulta varsin monimutkaisen, koska ylimmät luokitustasot ovat kuntaluokituksessa kiinteät ja niiden alle sovitettiin yliopiston omat tehtä-vät.
Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen valinta AMS:n pohjaksi oli ennen syksyä 2009 ainoa päätös, joka AMS:n tietosisällöstä oli tehty. Haastattelujen perusteella tehtäväluokituksen va-linta oli kompromissiratkaisu. Alkuvaiheessa pohdittiin kahden yliopiston tehtäväluokitusten yhdistämistä, mutta se ei tuntunut onnistuvan ja siksi päädyttiin kuntaluokitukseen, joka tarjo-si valmiin mallin työlle ja pohjan AMS:n tekemiselle tiukassa aikataulutilanteessa.182 Myös ul-kopuoliset signaalit kuntien yhteisen tehtäväluokituksen hyödyllisyydestä olivat tärkeä perus-te valinnalle. Toiveena oli, että kuntien yhperus-teinen perus-tehtäväluokitus tarjoaisi hyvän pohjan tule-vaisuuden kehittämistyölle.183
Kuopion asiakirjahallinnon vastuuhenkilön mukaan Kuopion yliopiston entiseen malliin ver-rattuna yhteisen tehtäväluokituksen etuna on se, että tehtäväkokonaisuudet saadaan paketoitua kokonaisuuksiksi. Aiemminhan Kuopiossa on ollut enemmän asiakirjapohjaiseen luokituk-seen perustuva malli. Kuopion vastuuhenkilön mielestä kuntien yhteisen tehtäväluokituksen valinnassa on etuna myös se, että sitä kehittämällä voidaan edistää pidemmällä aikavälillä
yli-180Ks. liite 2.
181Kansallisarkisto 2007.
182Helena Malisen haastattelu 6.2.2010, Joensuu.
183Timo Korhosen haastattelu 3.2.2010, Joensuu.
opistojen tehtäväluokitusten yhtenäistämistä.184 Joensuun vastuuhenkilön mielestä hyödyt ovat ennen kaikkea siinä, että kuntaluokituksen valitsemisella käyttöön saatiin pohja yhteisen teh-täväluokituksen tekemiselle. Hän myös arvioi, että valmis tehtäväluokituspohja saattoi säästää työtä verrattuna vanhojen luokitusten yhdistämiseen.185
Voi kysyä, oliko kuntaluokituksen valitseminen työn pohjaksi järkevin lähestymistapa Itä-Suomen AMS:n laatimisessa. Aihe herätti vilkasta keskustelua projektiryhmän keskuudessa.
Kuntaluokitusta pidettiin liian monimutkaisena ja jäykkänä yliopiston tarpeisiin sekä liian kuntapainotteisena186. Toisaalta kuntaluokituksen valitsemisella työn pohjalle pyrittiin otta-maan askelia tulevaisuuteen ja tiedonhallinnan sähköistämiseen. Kuntaluokituksen käyttö voi myös helpottaa asiakirjahallinnan yhtenäistämistä ja sujuvoittamista suhteessa muihin organi-saatioihin. Joensuun asiakirjahallinnon vastuuhenkilönkin mielestä nyt toteutetussa tehtävä-luokituksessa on myönteistä se, että se tarjoaa hyvän pohjan asiakirjahallinnan kehittämisen ja sähköistämisen kannalta.187 Toisaalta monimutkaistunut luokitus voi myös vain turhaan hidas-taa päivittäistä työtä. Tätä riskiä lisää se, että nyt laadittu luokitus ei perustu prosessien kar-toittamiseen, vaan enemmän yleisluontoisiin eri yksiköiden tehtäviin, joita on kerätty useista eri lähteistä.
Kuntien yhteistä tehtäväluokitusta on kritisoitu siitä, että se ei vastaisi hyvin erilaisten organi-saatioiden toimintaa. On kuitenkin kyseenalaista, kuinka erilaista toiminta todellisuudessa on.
Osa tällaisesta kritiikistä saattaa liittyä enemmän arvovalta- kuin sisältökysymyksiin. On esi-merkiksi aika sama sisältyvätkö vaikkapa valtionavustukset taloushallinnon tehtäviin vai jo-honkin ”arvostetumpaan” tehtäväluokkaan.188 Samanlaisia muotoseikkoihin puuttumista tuli esille myös Itä-Suomen yliopiston tehtäväluokituksen laatimisessa. Joensuun vastuuhenkilö totesi haastattelussakin, että opetuksen ja tutkimuksen heikko asema luokituksessa on ongel-ma, koska ne on sijoitettu luokituksen loppuun. Painotus on hänestä väärä, koska luokitukses-sa pitäisi painottaa yliopiston tehtäviä.189 Tällaisiin muotoseikkoihin ei mielestäni kuitenkaan pitäisi tällaisessa työssä liiaksi takertua. Tehtäväluokituksen toimivuus, selkeys ja kattavuus on tärkeintä. Toisaalta on totta, että yhteisen tehtäväluokitusten käyttäminen johtaa siihen, että
184Timo Korhosen haastattelu 3.2.2010, Joensuu.
185Helena Malisen haastattelu 6.2.2010, Joensuu.
186Helena Malisen haastattelu 6.2.2010, Joensuu 187Helena Malisen haastattelu 6.2.2010, Joensuu.
188Happonen ja Oittinen 2008, 30.
189Helena Malisen haastattelu 6.2.2010, Joensuu.
joudutaan tekemään kompromisseja esimerkiksi luokkien sijoittelussa ja nimeämisissä. Tämä voi olla käyttäjille jossain määrin hämäävää, mutta en usko sillä olevan silti kokonaisuuden käytettävyyden kannalta ratkaisevaa merkitystä.
Vaihtoehtoisena ehdotuksena kuntaluokituksen käyttämiselle esitettiin projektissa useaan ot-teeseen tehtäväluokituksen tekemistä vanhojen luokitusten pohjalta ja luokituksen pitämistä mahdollisimman yksinkertaisena. Tämä olisi saattanut olla perusteltuakin, jos osoittautuu, että nykyinen luokitus ei vastaa riittävästi todellisia tehtäviä ja se joudutaan joka tapauksessa uusi-maan, kun prosessit myöhemmin kuvataan. Toisaalta uudenlaisen luokituksen käyttö valmis-taa käyttäjiä erilaiseen ajattelutapaan ja voi säästää työtä tulevaisuudessa. Luokituksen toimi-vuus tulee kuitenkin näkyville vasta aktiivisessa käytössä ja tässä vaiheessa on vaikeaa sanoa kumpi lähestymistapa olisi ollut järkevämpi.
Kuntaluokituksen käyttö vaikutti jälkikäteen ajatellen perustellulta yliopistojen yhdistymisti-lanteessa. Kuntaliitosten yhteydessä yhteisellä tehtäväluokituksella on nähty etuja, koska se nopeuttaa kuntien toimintojen yhdistämistä ja yhtenäistämistä uuteen kuntaorganisaatioon siirryttäessä. Samoin tiedonsaannin kannalta yhteinen tehtäväluokitus on tärkeä, koska sen avulla voidaan saada esimerkiksi usean kunnan jokin tietty asia.190 Samankaltaisia etuja on to-dennäköisesti saavutettavissa eAMS-mallin käyttämisellä myös kahden yliopiston yhdistymis-tilanteessa.
Vanhojen luokitusten käyttökään ei olisi ollut niin yksinkertaista, koska Kuopion ja Joensuun tehtäväluokitukset olivat ennestään hyvin erilaisia ja erilaiselta pohjalta laadittuja. Jos kunta-luokitus olisikin hylätty, olisi kahden yliopiston vanhojen kunta-luokitusten yhdistämisessä ollut huomattavasti työtä. Kuntaluokitus tarjosi ainakin neutraalin lähtökohdan tehtäväluokituksen laatimiselle, koska se ei ollut sidottu kummankaan yliopiston vanhaan luokitukseen. Uuden-lainen luokituksen pohja myös pakottaa jossain määrin suunnittelemaan tehtävien luokittelua puhtaalta pöydältä, kun tehtäväluokituksessa ei enää voida vain sellaisenaan vahvistaa vanho-ja käytäntöjä. Luokitusten tekemisessä on usein ongelmana, että hierarkiaa lähdetään teke-mään vanhan diaarikaavan pohjalta, joka ei kaikilta osin sovellu nykyiseen asiakirjahallinnan
190”Tehtäväluokitusten käyttöönotto kunnissa helpottaa tiedon löytymistä ja parantaa hallinnon läpinäkyvyyttä”.
30.12.2008. <http://www.arkisto.fi/fi/news/82/358/Tehtaevaeluokitusten-kaeyttoeoenotto-kunnissa-helpottaa-tiedon-loeytymistae-ja-parantaa-hallinnon-laepinaekyvyyttae/>.
ajatteluun191. Tässä suhteessa kuntaluokitus oli parempi vaihtoehto, sillä se pakotti viemään luokitusajattelua enemmän tehtäväpohjaiseen suuntaan ja on mahdollisesti myöhemmin tar-kennettavissa aidosti tehtäviä vastaavaksi. Tämän saavuttaminen vanhoilla luokituksilla olisi ollut haastavaa, koska uusi luokitus olisi pitänyt tehdä yhdistämällä Kuopion ja Joensuun luo-kitukset ja Kuopion vanhassa luokituksessa tehtäväpohjaisuus oli hyvin vähäistä.
Luokituksen käytännön laatiminen oli tasapainoilua sen välillä, että siitä ei tulisi liian yksi-tyiskohtaista ja toisaalta, että se mahdollistaisi prosessien lisäämisen luokitukseen myöhem-min. Valmistelin itse suurimman osan luokituksesta ja pyrin ottamaan työssä huomioon mo-lemmat näkökohdat. Silti Joensuun vastuuhenkilön näkemyksen mukaan nyt tehty luokitus on liian laaja ja se olisi pitänyt jättää kolmanteen tasoon, eli kuntaluokituksen perustasolle192. Luokituksen yksinkertaistaminenkin olisi voinut olla perusteltua. Toisaalta kuntaluokituksessa kolme ylintä tasoa on sidottu kiinteiksi ja sen takia organisaation tarkempia tehtäviä on lisättä-vä näiden kiinteiden tasojen alle, jos luokituksen halutaan vastaavan tarkemmin organisaation tehtäviä.
Käytännössä laatimistyö oli erittäin haastavaa, koska prosesseja ei oltu kartoitettu työn poh-jaksi, eikä projektilla ollut käytettävissään riittävästi sisältöasiantuntijoiden tukea. Tehtäväluo-kitus on syntynyt monen lähteen tuloksena. Sen laatimisessa on käytetty apuna muun muassa Joensuun ja Kuopion yliopistojen vanhoja AMS:eja, muiden organisaatioiden AMS:eja, eAMS-mallin syvennettyjä luokituksia, yliopiston työtehtäväkuvauksia, sisältöasiantuntijoi-den haastatteluja ja yksiköisisältöasiantuntijoi-den toimintakuvauksia. Kuntien yhteinen tehtäväluokitus olisi var-masti ollut hyvä lähtökohta työlle ainakin siinä tapauksessa, että projektissa olisi käytetty ai-kaa prosessien kuvaamiseen. Koska tämä vaihe jouduttiin kuitenkin jättämään välistä, oli yh-teisen luokituksen käyttö haastavampaa ja sen tuottamat hyödyt saattavat osoittautua pieniksi ainakin lyhyellä aikavälillä.
Ilman prosessien kuvausta tehtäväluokituksen teon pohjalla on mahdollista, että luokituksen tehtävät eivät vastaa riittävän hyvin yliopiston todellisia tehtäviä. Tehtäväluokituksen laatimi-nen vastaamaan organisaation prosesseja on huomattavan haastavaa ilman sisältöasiantuntijoi-den laajaa tukea. Suuresta työmäärästä huolimatta on varsin epätosisältöasiantuntijoi-dennäköistä, että syntynyt
191Latva-Koivisto 2006, 15–17.
192Helena Malisen haastattelu 6.2.2010, Joensuu.
luokitus käytännössä vastaisi niitä prosesseja ja tehtäviä, joita yliopistossa suoritetaan. Yli-opisto on organisaationa kertakaikkiaan liian laaja hallittavaksi ilman sisältöasiantuntijoiden aktiivista osallistumista ja osa luokituksesta ei näin välttämättä tule vastaamaan todellista toi-mintaa.
Tehtäväluokituksen laatimisessa on haastavaa myös se, että se vaatii hyvän kokonaiskäsityk-sen organisaation eri tehtävistä ja niiden kulusta. AMS:n ja tehtäväluokitukkokonaiskäsityk-sen laadinnasta vastaavan henkilön olisi tunnettava organisaation toimintaan liittyvät tehtävät ja niiden sisältö riittävän hyvin, että AMS voitaisiin rakentaa tehtäväpohjaisesti riittävän tarkalla tasolla.193 It-selläni ei tällaista tuntemusta yliopiston organisaatiosta kuitenkaan varsinkaan työn alkuvai-heessa, jolloin tehtäväluokitusta laadin, ollut. Tekstipohjaisten kuvausten ja lähteiden kautta on usein vaikeaa hahmottaa organisaation eri tehtävien suhdetta ja sitä, kuinka eri osa-alueet organisaatiossa limittyvät toisiinsa. Se vaatisi parempaa ymmärrystä organisaation toiminnas-ta, joka syntyy vain ajan myötä, jos sittenkään. Tosin Kuopion vastuuhenkilön mielestä nyt luotu tehtäväluokitus kattaa varsin hyvin yliopiston tehtävät ja toiminnot ja on hyvä pohja tu-levaisuuden kehittämistyölle, vaikka vaatiikin toki vielä jatkokehittämistä194.
Aika näyttää, kuinka lähelle luokitus pääsee yliopiston todellisuutta ja kuinka hyvin se toimii asiakirjojen sijoittelemisen apuna, mutta se on selvää, että lähtökohdat luokituksen teolle eivät olleet projektissa hyvät. Tehtäviä hoitavien henkilöiden apu olisi ollut korvaamatonta tässäkin työn vaiheessa. Tästä ei olisi ollut pelkästään se hyöty, että luokituksen tekeminen olisi ollut helpompaa ja siitä olisi tullut tarkempi, vaan lisäksi se olisi samalla luontevasti tutustuttanut sisältöasiantuntijat projektiin ja todennäköisesti vähentänyt heidän muutosvastarintaansa ja li-sännyt järjestelmän käyttötehokkuutta. Luokituksen omaksumisen kannalta on tärkeää, että käyttäjät osallistuvat asiakirjojen luokitusjärjestelmän suunnitteluun ja toteutukseen. Koko or-ganisaation luokitusjärjestelmä vaikuttaa käyttäjistä monimutkaiselta, jos heille ei kerrota, mi-ten se on rakennettu ja tarkoitettu käytettäväksi. Myös käytetty terminologia voi jäädä työnte-kijöille vieraaksi.195
Projektissa käyttäjien osuus luokituksen suunnittelussa jäi vähäiseksi. Lähinnä käyttäjiin oltiin
193Laakso 2006, 11–14.
194Timo Korhosen haastattelu 3.2.2010, Joensuu.
195Gunnlaugsdottir 2006, 5–6, 234–241.
yhteydessä satunnaisesti ongelmallisten luokkien kohdalla, mutta järjestelmällisemmin palau-tetta ei kerätty. Luokituksen tutuksi tekemisen ja muutosvastarinnan vähentämisen kannalta tämä kontaktin puute on erityisen ongelmallista, sillä käyttäjät eivät usein välttämättä edes ymmärrä asiakirjojen ja AMS-hierarkian välistä suhdetta196. Tämän takia olisi ensiarvoisen tärkeää, että tehtäväluokituksen tekemiseen osallistuisivat aktiivisesti myös sisältöasiantunti-jat, jolloin luokitus olisi jo tuttu siinä vaiheessa, kun sitä aletaan aktiivisesti käyttää. Myös Kuopion vastuuhenkilön mukaan nyt tehdyn luokituksen huonona puolena saattaa olla se, että se tulee shokkina käyttäjille, eikä sitä ymmärretä aluksi. Tottumusten murtaminen ja uusien käyttäjien kouluttaminen on haasteina. Hahmottamisprosessissa menee aikaa.197 On olemassa myös huomattava riski siitä, että tehtäväluokitusta ei käytetä ollenkaan tarkoitetulla tavalla.
Esimerkiksi Tampereen yliopiston asialuokituksen käyttöä tutkittaessa on havaittu, että asia-luokituksessa käytössä olevista seitsemästä pääluokasta käytetään käytännössä vain viittä ja alimman tason luokista vain puoleen oli kirjattu asioita.198 Riski tällaisesta luokituksen erka-nemisesta todellisista tarpeista ja tehtävistä on kertaluokkaa suurempi Itä-Suomen yliopistos-sa, jossa luokituksen laatimisen lähtökohdat olivat haastavat ja kosketus käyttäjiin vähäistä.