Maanantai 28.1.2019
Uusi viikko alkoi tavanomaisella viikkopalaverilla. Kävimme lyhyesti läpi edellisviikon tapahtumat ja keskustelimme muun muassa laatukierroista ennen kokouksia. Mietimme yhdessä, miten laatulomake-pohjaa voisi muokata helpommin käsiteltäväksi laatukierron aikana. Joissain kohteissa tiloja on paljon, mutta ovessa oleva tilanumero ei välttämättä ole sama kuin pohjakuvassa. Mietimme, olisiko joissain kohteissa helpompi tehdä laatukierto merkitsemällä mahdolliset huomiot pohjakuvaan. Toisaalta kai-kista kohteista meillä ei ole pohjakuvia ja joistain kohteista ei ole tiedossa edes tilanumeroa. Tämä on haastavaa, kun yrityksellä on paljon kohteita, joissa tehdään laatukiertoja ja kaikissa kohteissa on vähän eri käytäntö. Päädyimme ratkaisuun, jossa otamme mahdollisimman paljon kuvia, ja kirjaamme raport-tiin esim. ”ulko-ovesta tullessa kolmas ovi oikealla”. Keskustelujen jälkeen suuntasimme katseet tule-van viikon työtehtäviin.
Sain tehtäväksi tulostaa asiakkaan C laatulomakepohjat, joita johtaja tarvitsee tämän päivän siivouksen laatukierrolla. Taulukossa 6 on esitetty tyhjä laatulomakepohja, joita tulostin hänelle mukaansa. Lomake on ilman tilatietoja, kun ei vielä tässä vaiheessa ollut varmaa, missä kaikissa kohteissa hän tulee päivän aikana kiertämään.
TAULUKKO 6. Ote laatulomakepohjasta
kierrolla mukana:
/ hylätty 0 huomioita / korjaavat toimenpiteet
1 2 3 4 5
Johtaja oli lyhyellä varoitusajalla mennyt asiakkaan F luo tekemään pölynmittausta, mutta hänellä ei silloin vielä ollut pohjakuvia saatavilla, joista olisin voinut laatia tilaluettelon sekä näytteenottosuunni-telman. Hän oli kirjoittanut kohteessa pohjakuvasta tarvittavat asiat käsin. Tänään sain sähköpostiin kohteen materiaalin ja tein pohjakuvien perusteella tilaluettelon sekä kirjoitin puhtaaksi jo aiemmin teh-dyn pölynmittauksen. Lisäsin vielä asiakkaan F mukaan nimettyyn verkkokansioon loput tarvittavat P1-lomakepohjat, lisäksi laadin kohteesta alla olevan taulukon 7 mukaisen lopputarkastusraporttipohjan, joka on RT 07-11299 sisäilmastoluokitus 2018-mukainen.
TAULUKKO 7. Ote P1-kohteen lopputarkastusraportista
Tiistai 29.1.2019
Sain tehtäväksi laatia asiakas C:n laatukierroista raportit, joihin liitin edellispäivänä otetut valokuvat.
Kuvia oli otettu todella paljon ja kellonaikojen perusteella oli käyty monessa eri tilassa. Ennen kuin aloitin, minun oli esitettävä tarkentavia kysymyksiä, miten raportti tulisi laatia.
TILOJEN LOPPUTARKASTUS - puhtauden osalta P1 työmaa KOHDE
Alakattojen yläpuoli Katot IV-kanavat, jäähdytyspalkit Valaisimet Seinäpinnat/välilasit Ovet, ovilasit Ikkunat ulko/väli/sisä/ikkunalaudat Lämpöpatterit Sähkökourut, pistorasiat, katkasijat Kalusteet kiinto-/irtokalusteet Lattiakaivot Jalkalistat Lattiapinnat lattiamateriaali
Käytetty merkintä:
1 = kunnossa 0 = korjattavaa x = vaiheessa 2 = korjausten jälkeen tarkistettava
10010 kädentaito A 24,0
20011 varasto 5,0
30012 käytävä 10,0
logo
Tavoite / täyttyykö
Huonenumero / tilatyyppi / neliöt
KATOT SEINÄT LATTIAT
Sain ohjeeksi, että teen yhteen asiakirjaan kaikista kohteista yhteisraportin. Valitsimme yhdessä valoku-vat, jotka liittäisin raporttiin. Raportin yläosaan kirjasin asiakastiedot, erottelin kuvat väliotsikoilla, joissa oli kohdekohtaisesti tiedot kohteen yhdyshenkilöstä sekä listaus laatukierrolla mukana olleista henkilöistä.
Keskiviikko 30.1.2019
Tämän päivän tavoitteeksi asetin palkkojen laskemisen. Käytämme palkanlaskennassa Excel-työkirjaan laadittua palkkalaskelmapohjaa, josta löytyy valmiit kaavat. Exceliä käytettäessä tulee aina tarkistaa, että laskukaavat ovat varmasti oikein. Yrityksellä on käytössä työpäiväkirja, josta selviää sen kuun ai-kana tehdyt työ-, sairausajan- ja arkipyhätunnit sekä muut mahdolliset huomiot. Työntekijän mahdolli-sista kilometrikorvaukmahdolli-sista, päivä- ja/tai puolipäivärahoista laaditaan erillinen lomake.
Avasin palkkalaskelmapohjan, kopioin pohjasta uuden taulukon, johon siirsin sen kuun saamani tunti-tiedot. Tarkistin vielä uudemman kerran, että luvut, päivämäärät sekä kaavat olivat oikein, jonka jälkeen tallensin palkkalaskelmasta pdf-tiedoston sekä tulostin palkkalaskelman palkkakirjanpitoa varten. Laa-din johtajalle maksulomakkeen, jossa näkyi maksettava palkkasumma sekä työntekijän tilinumero. Jos työntekijä kuului ammattiliittoon, ammattiliiton jäsenmaksusta oli erillinen maksulomake, jossa näkyi tilinumero, kuukausittainen muuttuva viitenumero sekä maksettava summa.
Torstai 31.1.2019
Kun eiliset palkat oli laitettu maksuun, siirryin Verohallinon Tulorekisteri-palveluun, jossa laaditaan joka kuukausi palkkatietoilmoitus maksetuista palkoista sekä työnantajan erillisilmoitus. Palkkalaskel-man perusteella sen kuun palkkatiedot ilmoitetaan Tulorekisteriin viimeistään viiden päivän kuluessa palkanmaksusta. Pääsääntöisesti laadin ilmoitukset heti kun olen saanut tiedon palkanmaksusta, tai vii-meistään seuraavana päivänä, ettei ilmoitusten laatiminen vaan unohdu.
Tämän päivän tehtäväksi sain kohteen D laatulomakkeen päivittämisen. Kohteessa on toistakymmentä eri käyttäjäasiakasta, Excel-työkirjaan tuli kaikille oma alataulukko, jotka kaikki piti yhdenmukaistaa.
Excel-työkirjassa on toiminto, jolla on mahdollista valita kaikki välilehdet aktiiviseksi ja näin ollen on mahdollista muokata kaikkia alataulukoita samanaikaisesti. Tällä toiminolla sain lomakkeiden ylä- ja alatunnisteet vaivattomasti päivitettyä. Alataulukoista tuli eri mittaisia riippuen siitä, kuinka monta tilaa käyttäjäasiakkaalla kohteessa on käytössä.
Päivän pohdinta: taulukon tallennusvaiheessa on tärkeää tarkistaa, että taulukon rivit ja sarakkeet mah-tuvat yhdelle sivulle, ettei asiakirjaan tule ylimääräisiä tyhjiä sivuja.
Perjantai 1.2.2019
Kuukausipalkan lisäksi pidän kirjaa työntekijöille kertyneistä vuosilomapäivistä sekä lasken vuosiloma-palkkoja. Asetin tämän päivän tavoitteeksi tarkistaa, onko viime vuoden lomia vielä pitämättä sekä las-ken tarvittaessa vuosilomapalkkoja. Laskin vuosilomapalkan ajalle 4.2. ─10.2., eli yhteensä kuusi loma-päivää. Lisäksi laskin työehtosopimuksen mukaisen lomarahan, joka on puolet talvilomapalkasta. Sain laskettua talvilomapalkat ja lähetin sähköpostitse johtajalle erillisen maksulomakkeen.
Viikon viimeiseksi tehtäväksi kirjauduin pankin verkkopalveluun ja tulostin tämän viikon tiliotteet ja liitin pankkitapahtumiin tarvittavat tositteet. Eilen oli kuun viimeinen päivä, joten sain koko tammikuun materiaalin tehtyä. Kävin vielä jokaisen päivän tiliotteen kohta kohdalta tarkistaen läpi, tulostin puuttu-vat tositteet ja toimitin kirjanpitoaineiston johtajalle tarkistettavaksi.
Viikkoanalyysi 4
Neljäs raportointijakso on nyt takana. Viikon tavoitteina olivat joidenkin lomakepohjien selkeyttäminen, siinä pääsin hyvään lopputulokseen. Lisäksi mietimme sähköisen raportoinnin mahdollisuuksia ja mitä toimenpiteitä sen käyttöönotto vaatisi ja mihin asiakkuuksiin sitä voisi hyödyntää. Pidän työssäni siitä, että aina voi löytää jotain kehitettävää jollakin osa-alueella, joka sitten helpottaa töiden tekemistä.
Laskin tällä viikolla kuukausittaisia palkkoja sekä vuosilomapalkkoja. Palkkojen laskeminen vaatii tark-kuutta. Vaikka käytänkin joka kerta samaa palkkalaskelmapohjaa, jossa tiedän, että laskelman kaavat ovat oikein. Monesti vielä teen tuplatarkistuslaskuja, niin että lasken kaavan viereen saman laskun.
Vaikka teen tarkistuksen tarkistuslaskuja, koen ettei se ole epävarmuutta, haluan vain olla ehdottoman varma, että laskutoimitukset menevät oikein. Käytämme Excel-työkirjaa monipuolisesti kaikenlaiseen raportointiin. Hankin itselleni käyttöön Timo Leinon tekemän Excel-käyttäjän käsikirjan vuodelta 2016, että saisin vielä kaiken mahdollisen hyödyn irti Excelin käytöstä. Teoksesta on ollut paljon apua, sillä Excelin kaikkia ohjeita ei voi muistaa ulkoa.
Palkanlaskennassa on oltava huolellinen, koska työ vaatii äärimmäistä tarkkuutta. Mikäli palkanlasken-nassa sattuu virhe, vaikuttaa se työntekijän saatuihin tuloihin ja sitä kautta maksettavaan ennakonpidä-tykseen. Jos palkkalaskelmassa on summavirhe, se voidaan korjata seuraavan palkanmaksun yhteydessä.
Jos Tulorekisterissä tehdyssä ilmoituksessa on virhe, annetun ilmoituksen voi joko mitätöidä ja tehdä uuden, tai korjata jo olemassa olevaa ilmoitusta. Koen, että Verohallinnon ylläpitämä Tulorekisteri yk-sinkertaistaa ja selkeyttää työnantajan ilmoitusvelvollisuutta. Palkanlaskentaan on tullut käytännön muutoksia Tulorekisterin myötä. Enää ei täytetä Verohallinnon palkkojen vuosi-ilmoitusta kuluneen vuoden jälkeen, vaan palkat ilmoitetaan Verohallinnon ylläpitämään Tulorekisteriin kuukausittain.
Tulorekisteri on vuodesta 2019 perustettu kansallinen tietokanta, joka sisältää kattavasti palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Vuodesta 2019 on ilmoitettu palkat ja ansiotulot, vuodesta 2021 ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot. Tulorekisteristä hyötyvät viranomaisten lisäksi myös työnantajat ja kansalai-set. Työnantajaa helpottaa, ettei tarvitse enää ilmoittaa samaa palkkatietietoa monelle eri taholle. Jos taas yksityishenkilö hakee esim. etuuksia, hänen ei tarvitse enää ottaa kopioita ja pyytää erillisiä palk-katietoja, vaan päätökset perustuvat ajantasaisempaan Tulorekisteriin ilmoitettuun tietoon. (Vero 2018a.)
Tulorekisterin tietoja käyttävät ne toimijat, joilla on lainsäädäntöön perustuva oikeus saada Tulorekiste-ristä tulo- tai muita tietoja omien tehtävien hoitamiseen. Tiedon käyttäjiä ovat muun muassa:
• Verohallinto
• Kansaneläkelaitos (Kela)
• Työllisyysrahasto
• Tilastokeskus
• työeläkelaitokset
• kunnat ja kuntayhtymät
• ulosottoviranomainen (vuodesta 2021 alkaen).
Tulorekisterin yleisin tavoite on harmaan talouden torjunta. Rekisterin avulla ilmoituksessa annetut puutteet voidaan havaita nopeastikin palkanmaksun jälkeen. Lisäksi yhdellä ilmoituksella samat tiedot menevät moneen eri paikkaan, näin ollen ilmoitusten antamisen väärinkäyttö vähenee. Myös ilmoitta-miseen liittyvät mahdolliset puutteet pystytään havaitsemaan ja niihin pystytään reagoimaan tehokkaam-min ja nopeamtehokkaam-min. (Vero 2018b.)
Ilmoituksessa pakollisia tietoja ovat ilmoituksen yksilöinti- ja tunnistetiedot eli henkilötiedot, palkan-maksukausi sekä oikeat päivämäärät ja tiedot suorituksen saajista ja maksajista. Tulorekisteriin ilmoite-taan maksetut palkat, palkkiot, muut korvaukset sekä niistä tehdyt vähennykset viimeistään viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen. Esimerkiksi kun palkka maksetaan kuun viidentenä päivänä, tulee Tulo-rekisteriin tehdä ilmoitus saman kuun kymmenteen päivään mennessä. (Vero 2018c.)
Kaikille työntekijöille laaditaan oma palkkalaskelma, jonka perustietoja ovat työntekijän henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite) sekä ennakonpidätystiedot. Palkanmaksukausittain laskelmaan merkitään:
• maksukauden alkamis- ja päättymispäivämäärä
• rahapalkka
• palkasta vähennettävät erät
• mahdolliset kustannusten korvaukset
• rahana maksettu määrä. (Stenbacka & Söderström 2018, 149.)
Kuukausipalkan lisäksi lasketaan myös vuosilomapalkkoja. Vuosilomalain tarkoituksena on huolehtia työntekijöiden työkyvystä sekä jaksamisesta. Lakia sovelletaan työsopimus- sekä virkasuhteessa ole-vaan työntekijään, mutta toimitusjohtajiin, yrittäjiin, ammatinharjoittajiin sekä harrastustoiminnan luon-teiseen työhön vuosilomalakia ei sovelleta. (Kouhia-Kuusisto, Mikkonen, Syvänperä & Turunen 2017, 123.)
Vuosiloman lomanmääräytymisvuosi on 1.4.─31.3. Työntekijä ansaitsee vuosilomaa 2 päivää per kuu-kausi niiltä kalenterikuukuu-kausilta, joina on ollut työssä vähintään 14 päivänä. Jos työsuhde on kestänyt lomanmääräytymisvuoden loppuun mennessä vähintään yhden vuoden, työntekijä ansaitsee vuosilomaa 2,5 päivää per kuukausi. Arkipäivällä tarkoitetaan kaikkia muita viikonpäiviä, paitsi sunnuntaita, kirkol-lisia juhlapäiviä, itsenäisyyspäivää, jouluaattoa, juhannusaattoa, pääsiäislauantaita sekä vapunpäivää.
Vuosilomaa pidetään lomakaudella 2.5.─30.9. välisenä aikana. Se osa lomasta, joka ylittää 24 päivää, annetaan pidettäväksi lomakauden jälkeen, eli 1.10.─30.4. välisenä aikana. (Vuosilomalaki 162/2005 1─2 luku.)
Kun vuosilomapäivien määrä on laskettu, yrityksessä voidaan kierrättää lomatoivomuslista, johon työn-tekijä ilmoittaa ajankohdan, jolloin haluaa vapaansa käyttää. Työnantajan on ilmoitettava työntyön-tekijälle loman alkamisajankohta kuukautta ennen loman alkamista. Työnantajalla on oikeus määrätä vuosiloman pitämisen ajankohta, mutta työntekijällä on kuitenkin mahdollisuus esittää toiveensa. Vuosiloman tulisi olla yhdenjaksoinen vähintään 12 arkipäivää, mutta työntekijän suostumuksella lomaa voidaan pitää yh-dessä tai useammassa jaksossa. (Kouhia-Kuusisto ym. 2017, 123─128.)
Lomapalkan laskemiseen vaikuttaa, mikä on työsopimuksen mukainen loman ansaintaperuste, eli onko työntekijä kokoaikainen, vai osa-aikainen. Myös palkkausperuste vaikuttaa, eli saako työntekijä kuu-kausi-, tunti- tai suoritepalkkaa. Vuosilomapalkan määräytymisen lähtökohtana on, että kuukausipalk-kalainen saisi vuosilomallaan saman palkan kuin työssä ollessaan. Tässä esimerkissä käytämme tunti-palkkalaista14 päivän säännöllä. Kun lasketaan vuosilomapalkkaa, on selvitettävä lomanmääräytymis-vuoden ansio, keskimääräinen päiväpalkka sekä lomapäivien lukumäärä. Lomanmääräytymislomanmääräytymis-vuoden an-sioon ei lasketa mukaan hätätyöstä saatua palkkaa, eikä ylityöstä maksettavia korotusosia. Kuviossa 2 selviää keskimääräisen päiväpalkan laskentakaava. Lomanmääräytymisvuoden ansio jaetaan työpäivien lukumäärällä, työpäivien lukumäärään lisätään vuorokautisen työajan lisäksi tehtyjen ylityötuntien kah-deksasosa, tästä laskutoimituksesta saadaan keskimääräinen päiväpalkka. (Stenbacka & Söderström 2018, 132─136.)
KUVIO 2. Keskimääräisen päiväpalkan laskentakaava (mukaillen Stenbacka & Söderström 2018, 132)