9 Case sahalaitosprojekti
9.3 Sahalaitosprojektin toteutus ja hallinta case yrityksessä
Projektipäällikkö vastaa sahalaitosprojektien päivittäisjohtamisesta. Hänen vastuullaan on mm.
projektin kustannusseuranta, projektiin liittyvät ostot, valmistuksen aikataulutus, jne. Yritys pitää säännöllisin väliajoin projektipalavereja, joista projektipäällikkö pitää pöytäkirjaa ja toimittaa pöytäkirjat muulle projektiryhmälle. Pöytäkirjaan kirjataan mahdolliset ongelmat ja niistä vastuussa olevat henkilöt. Seuraavissa palavereissa ongelmat käydään läpi ja seurataan ovatko ongelmat ratkaistu. Projektipalaverien asioista informoidaan valmistushenkilökuntaa suullisesti (projektipäällikön vastuulla).
Kaikki projektimateriaali tallennetaan projektikansioihin ja pyritään dokumentoimaan mahdollisimman tarkasti. Tämä on erittäin tärkeää, koska projektien aikana joudutaan lähes aina palaamaan vanhoihin projekteihin ja ottamaan niistä mallia. Tämä helpottaa laitteiden suunnittelua, koska valmiiden mallien muuntaminen uuteen projektin sopivaksi on huomattavasti nopeampaa kuin kokonaan ”tyhjältä pöydältä” lähteminen.
Asennusvaiheessa projektin päivittäinen paikallisjohto voidaan antaa asennusryhmän johtajalle.
Tällöin asennusryhmän johtaja vastaa asennuspaikalla projektin johtamisesta, ja projektipäällikkö muiden projektiasioiden johtamisesta yrityksen normaalilla toimipaikalla. Projekti päätetään kun sahalaitoksen testiajot on suoritettu hyväksyttävästi.
35 10 Johtopäätökset
Onnistuneella projektinhallinnalla voidaan vaikuttaa suuresti projektien onnistumiseen. Mielestäni projektinhallinnassa kannattaa erityisesti kiinnittää huomiota projektin huolelliseen suunnitteluun, koska projektin kustannukset määräytyvät pitkälti projektin alkuvaiheessa. Tämä korostuu etenkin sahalaitosprojekteissa, jotka ovat tyypillisesti toimitusprojekteja. Näin ollen projektin budjettia ei voida enää jälkikäteen nostaa projektin tuottaman voiton laskematta.
Hierarkkinen projektiorganisaatio soveltuu hyvin pienelle yritykselle sahalaitosprojekteihin niiden pitkän keston vuoksi. Matriisiorganisaatio malli toimii paremmin isommissa yrityksissä, joissa projekteja on käynnissä useita kerrallaan. Projektin onnistumisen kannalta projektipäälliköllä on merkittävin rooli. Etenkin pk-yrityksessä, jossa projektipäällikkö itse on merkittävä työresurssi, koska valtaosaa tehtävistä ei voida delegoida projektiryhmälle.
Koska sahalaitosprojektit ovat yleensä melko suuria, kannattaa ne jakaa WBS-menetelmällä.
Rakenteellinen projektinositus sopii sahalaitosprojekteihin, koska projekteissa rakennetaan yleensä kokonaisuutta, joka koostuu erilaisista laitteista. Mielestäni ositus kannattaa tehdä ylhäältä alas.
Työmäärien arviointiin sopii esimerkiksi. PERT-mentelmä jos tehtävät ovat yritykselle uusia, muuten suosittelisin käyttämään edellisten projektien tietoja, koska valmistettavat laitteet ovat usein pitkälti samanlaisia.
Mielestäni case-yrityksen projektinhallinta noudattaa perusperiaatteiltaan kirjallisuudessa kuvattuja suositeltuja menetelmiä. Suunnitteluvaiheeseen kannattaisi kuitenkin panostaa nykyistä enemmän resursseja. Suunnitteluvaiheessa kannattaisi käyttää koko yrityksen henkilökuntaa paremmin hyödyksi, ei pelkästään yrityksen johtoa.
Raportoinnin osalta myös yrityksen tuotantohenkilökunnalle kannattaisi raportoida kirjallisesti.
Näin ollen varmistutaan että projektipalavereissa käsitellyt asiat kulkeutuvat varmasti myös ns.
suorittavalle tasolle. Myös projektin loppuraportointiin olisi syytä kiinnittää enemmän huomiota, koska se helpottaa tulevien projektien suunnittelua.
36 11 Yhteenveto
Alati monimutkaistuvien ja laajenevien projektien hallintaan on kehitetty erilaisia menetelmiä ja apuvälineitä. Suurin osa projektinhallinnan keinoista liittyy kuitenkin hyvään ja huolelliseen projektin suunnitteluun. Tässä tapauksessa vanha sanonta: ”hyvin suunniteltu, on puoliksi tehty”, pitää varsin hyvin paikkansa.
Projektin alkuvaiheessa tehdään jo hyvin monia ja merkittäviä päätöksiä projektin etenemisen ja onnistumisen kannalta. Tärkein projektisuunnittelun dokumentti on projektisuunnitelma, jonka laatimisesta vastaa projektin projektipäällikkö. Projektisuunnitelma on projektin läpiviennin perussuunnitelma, joka palvelee projektin läpivientiä ja sen etenemisen seurantaa
Projektin organisointi hoidetaan yleensä joko hierarkkisella organisaatiomallilla, tai matriisimallilla.
Projektipäällikkö on projektin tärkein yksittäinen resurssi, hänen onnistumistaan riippuu paljolti myös projektin onnistuminen. Projektipäällikön johtamismenetelmät pitäisivät olla ongelmia ennaltaehkäiseviä, eikä niinkään pelkästään ongelmiin reagoivia.
Projektit ositetaan halutulla menetelmällä pienempiin osaprojekteihinsa. Osaprojektien työnkestot voidaan arvioida erilaisilla menetelmillä. Näiden tietojen perusteella voidaan suunnitella projektin etenemiskaavio verkkoanalyysin avulla. Verkkoanalyysin avulla saadaan selville projektin kriittinen polku, joka määrittää projektin kokonaiskeston.
Projektin toteutusvaiheessa pyritään toteuttamaan olemassa olevia suunnitelmia. Projektipäällikkö vastaa projektin päivittäisjohtamisesta ja reagoimisesta ongelmiin ja muutoksiin, joita tulee väistämättä projektin edetessä. Projektin aikana pidetään projektiryhmän kesken kokouksia, joissa käsitellään projektin edetessä ilmenneitä asioita ja ongelmia. Projektipalaverien päätöksistä pyritään tiedottamaan mahdollisimman monipuolisesti yrityksen projektiorganisaatiolle. Myös kaikki projektityössä syntyvä materiaali dokumentoidaan mahdollisimman tarkasti.
Projekti päättyy kun sille asetetut tavoitteet on saavutettu, tai ohjausryhmä näkee parhaaksi keskeyttää projektin. Projektin loputtua laaditaan vielä projektin loppuraportti, joka kertoo miten ja millä keinoin projektista on selvitty. Projektin loputtua voidaan pitää vielä palaveri, jossa pyritään jakamaan projektissa opittuja tietoja projektiin sidoksissa olevien ihmisten kesken.
37 Lähteet:
Kirjat:
Costin, André A. 2008. Managing difficult projects. Amsterdam, Elsevier/Butterworth-Heinemann.
Forsberg, Kevin & Mooz, Hal & Cotterman, Howard 2003. Projektinhallinta: malli kaupalliseen ja tekniseen menestykseen. Helsinki, Edita IT Press.
Frame, J. Davidson 1995. Managing projects in organizations: how to make the best use of time, techniques, and people. San Francisco, Jossey-Bass.
Goodman, Louis J.& Ignacio Rufino S. 1999. Engineering project management: the IPQMS method and case histories. Boca Raton, CRC Press.
Kerzner, Harold 1992. Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. New York, Van Nostrand Reinhold.
Kettunen, Sami 2009. Onnistu projektissa. Helsinki, WSOYpro.
Lewis James P. 1997. Fundamentals of project management. New York. Amacom.
Pelin Risto 1990. Projektin suunnittelu ja ohjaus. Espoo. Weilin+Göös.
Ruuska, Kai 2005. Pidä projekti hallinnassa: suunnnittelu, menetelmät, vuorovaikutus. Helsinki, Talentum.
Silfverberg, Paul 2007. Ideasta projektiksi: projektityön käsikirja. Helsinki, Edita Publishing Oy.
Schwalbe, Kathy 2009. Introduction to project management. Boston, Course Technology Cengage Learning.
Silfverberg, Paul 2007. Ideasta projektiksi : projektinvetäjän käsikirja. Helsinki, Edita.
Virtanen, Petri 2000. Projektityö. Porvoo. WSOY.
Wysocki, Robert K. & Beck, Robert Jr. & Crane, David B. 1995. Effective project management:
how to plan, manage, and deliver projects on time and within budget. New York : Wiley.
Young, Trevor L. 1998. Leading projects: a manager’s pocket guide. London. Industrial Society.
Artikkelit:
Barber, Elizabeth 2005. Leadership in project management: from firefighter to firelighter.
Management Decision Volume: 43 Issue: 7/8, s.1032 - 1039.
Eve, Anthony 2007. Development of project management systems. Industrial and Commercial Training Volume: 39 Issue: 2, s.85 - 90.
Geraldi, Joana G. 2010. The Titanic sunk, so what? Project manager response to unexpected events.
International Journal of Project Management Aug2010, Vol. 28 Issue 6, s.547 - 558
38 Hebert, John E. 2011. Combining contemporary and traditional project management tools to resolve a project scheduling problem. Computers & Operations Research Jan2011, Vol. 38 Issue 1, s.21 - 32.
Huang, Dandan & Tory, Melanie & Staub-French, Sheryl & Pottinge, Rachel 2009.Visualization Techniques for Schedule Comparison. Computer Graphics Forum Jun 2009 28(3), s.951 – 958.
Hällgren, Markus 2009. Deviations and the breakdown of project management principles.
International Journal of Managing Projects in Business Volume: 2 Issue: 1, s. 53 - 69.
Papke-Shields Karen E. & Beise, Catherine & Quan, Jing 2010. Do project managers practice what they preach, and does it matter to project success? International Journal of Project Management Oct 2010 28(7) s. 650 - 662
Schraeder, Mike 2002. A simplified approach to strategic planning: Practical considerations and an illustrated example. Business Process Management Journal Volume: 8 Issue: 1, s. 8 – 18.
Webster, Gordon 1999. Project definition – the missing link. Industrial and Commercial Training Volume: 31 Issue: 6, s.240 - 244
Zwikael, Ofer & Globerson, Shlomo 2006. Benchmarking of project planning and success in selected industries. Benchmarking: An International Journal Volume: 13 Issue: 6, s. 688 - 700.
Sähköiset lähteet:
Critical Tools 2010. Microsoft Project plan and corresponding WBS chart. [WWW-dokumentti].
[Viitattu 5.10.2010]. Saatavissa: <http://www.criticaltools.com/projwbs.htm>
Karasti, Helena 2004. Kvalitatiivinen tutkimus. [WWW-dokumentti]. [Viitattu 19.9.2010].
Saatavissa: <http://media.tol.oulu.fi/video/jtmk/JTMK_kvalitutk_luento.pdf>
Jokelainen, Seppo 08.09.2010. Projektinhallinta. [WWW-dokumentti]. [Viitattu 14.9.2010].
Saatavissa:
<http://ylivieska.cop.fi/projektinhallinta/materiaali/Materiaali/Organisointi/Proj_organisointi.htm>
Anderson, Thistle 6.4.2006. UTS Step by Step Guide to Project Management. [WWW-dokumentti].
[viitattu 8.9.2010]. Saatavissa: <http://www.projects.uts.edu.au/stepbystep/planning1.html>
Mika Salomaa (toim). 8.9.2010. Projekti haltuun. [WWW-dokumentti]. [viitattu 13.9.2010].
Saatavissa: < http://oppiminen.yle.fi/projekti_haltuun>
Project Insight, 2010. Project Management and Resource Planning. [WWW-dokumentti]. [viitattu 15.9.2010]. Saatavissa: < http://www.projectinsight.net/project-management-basics/project-management-resource-plan.aspx>
39 haastattelut:
Kemppi, Rauli. 4.2.2010. Toimitusjohtaja, Insinööritoimisto Mecwood Oy.
Narinen, Jani. 5.2.2010. Suunnittelija, Insinööritoimisto Mecwood Oy.
40 Liite 1. Projektisuunnitelma
1. Määrittelyt
a. Johdanto ja tausta
b. Tehtävän kuvaus ja tavoite c. Rajaus ja liittymät
2. Toteutussuunnitelma
a. Tehtäväluettelo ja kuvaukset b. Aikataulut
b. Tilaajan projektiorganisaatio c. Konsultin projektiorganisaatio d. Sidosryhmät
4. Budjetti
a. Kustannusarvio b. Maksuaikataulu c. Kustannusseuranta 5. Informaatio ja päätöksenteko
a. Kokouskäytäntö b. Tiedoittaminen
i. Sisäinen ii. Ulkoinen 6. Valvonta ja raportointi
a. Projektin sisäinen b. Suunnittelija / Tilaaja c. Jakelut
(Pellin 1990, s. 70).
41 Liite 2. Projektin ositus (WBS) kirjan kustantamisesta
(Anderson 2006, http://www.projects.uts.edu.au/stepbystep/planning1.html)
42 Liite 3. Projektin tehtävälluettelo
(Project Insight 2010, < http://www.projectinsight.net/project-management-basics/project-management-resource-plan.aspx>).
43 Liite 4. Gantt‐taulukko
(Hebert, 2011, s.24).