Tässä luvussa tehdään yleiskatsaus siihen, kuinka erilaisia sosiaalisen median kanavia käytetään, tapahtuuko julkaiseminen omalla vai yritysprofiililla ja onko eri ikäisten tai työpaikan eri työtehtävien välillä eroja sosiaalisen median käytössä. Hyödyllistä on myös tietää, käytetäänkö sosiaalista mediaa ammatilliseen tarkoitukseen vain työajalla vai va-luuko käyttö myös vapaa-ajalle. Tarkoituksena ei siis ole vertailla asiantuntijaorganisaa-tioita keskenään muuten kuin erittelemällä eri toimialojen yleisimmät sosiaalisen median kanavat. Asiantuntijaorganisaatioissa sosiaalista mediaa käytettiin kolmella eri tavalla:
sisäisesti, ulkoisesti ja oman asiantuntijuuden / työidentiteetin kehittämiseen.
Taulukko 4. Yleisimmät fokusryhmähaastatteluissa mainitut kanavat viiden eri toi-mialan asiantuntijaorganisaatioista
Käyttötarkoitus Kustannusala Telekommunikaatio Henkilöstö-palvelut
Finanssiala Vähittäiskauppa Ulkoiset kanavat Facebook
Sisäiset kanavat WhatsApp Trello
32
Taulukossa 4. on yleisimmät sosiaalisen median kanavat jaoteltuna toimialoittain sekä ulkoisiin ja sisäisiin kanaviin. Kanavia on järjestetty taulukkoon sen mukaan, kuinka monta kertaa kanavat mainittiin haastatteluissa, eli kuinka yleisesti ne ovat käytössä klakin viidestä toimialasta. Esimerkiksi kustannusalalla Facebook sai eniten mainintoja ul-koisena kanavana ja WhatsApp sisäisenä kanavana. Taulukon mukaan kaikilla toi-mialoilla on käytössä yleisimmät ulkoisen sosiaalisen median kanavat, eli Facebook, Twitter, Instagram ja LinkedIn. Selkeästi eniten käytetyt ulkoiset kanavat ovat Facebook ja Twitter, mutta etenkin henkilöstöpalveluiden alalla LinkedIn on vahvasti työkäytössä esimerkiksi rekrytoinneissa. Monet ulkoiset sosiaalisen median kanavat ovat haastatelta-villa sekä ammatillisessa että henkilökohtaisessa käytössä. Sisäisistä sosiaalisen median kanavista kaikissa haastatteluissa mainittiin ainoastaan WhatsApp, mutta muita yleisesti käytössä olevia kanavia ovat Skype, Yammer ja Teams. Eniten erilaisia sosiaalisen me-dian kanavia on käytössä telekommunikaation alalla ja vähiten vähittäiskaupan ja kustan-tamisen aloilla. Telekommunikaation ja henkilöstöpalveluiden toimialoilla on ollut myös muutamia lyhyitä sosiaalisen median kokeiluja esimerkiksi Snapchatissa ja vähittäiskau-pan alalla taas Periscopessa, mutta molempien kanavien käyttö on kuitenkin vähäistä.
Ja sit meil on ollu Snapchat-rekryjä kanssa aikasemmin, mut niit ei olla käytetty varmaan pariin vuoteen. Testattiin sillon. (Henkilöstöpalvelut, ryhmä 1)
No mä just mietin, että tiedän just näitä yksittäisiä toimipaikkoja, jotka on kokeillu vaikka Snäppiä ja saattaahan meillä olla jos katotaan ihan toimipaikkatasoa, niin ties mitä kokei-luja. Joskus puhuttiin Periscopesta, mutta mä en tiedä menikö sinne lopulta kukaan. (Vä-hittäiskauppa, ryhmä 1)
Osassa organisaatioista sosiaalisen median kanavien sisältöön nähdään paljon vaivaa ja käytetään aikaa niiden ylläpitämiseen. Näiden organisaatioiden haastateltavat kokivat, että laadukkaat sosiaalisen median kanavat toimivat työnantajakuvan vahvistajana ja tuo-vat positiivista näkyvyyttä organisaatiolle. Joissain organisaatioissa sosiaalisen median kanavat taas olivat päässeet haastateltavien sanoin pölyisiksi. Kanavilla ei välttämättä ole vastuuhenkilöitä, joiden tehtävänä olisi huolehtia niiden ulkoasusta ja julkaisusta, eikä muilla työntekijöillä ole aikaa tai osaamista parantaa sosiaalisen median kanavien sisäl-töä. Organisaatioissa yleisesti kuitenkin koettiin, että sosiaalisen median kanavat lisäävät organisaation näkyvyyttä ja rakentavat työnantajamielikuvaa, joten niiden ylläpitämiseen sekä laatuun pitäisi panostaa entistä enemmän. Finanssi-, telekommunikaatio- ja kustan-tamisen alalla on niin sanottuja sometiimejä tai somepartioita, joiden tehtävänä on
esi-33
merkiksi etsiä omaan organisaatioon liittyviä uutisia ja kommentteja sosiaalisesta medi-asta, mutta myös avustaa muuta henkilöstöä ammatillisessa sosiaalisen median käytössä.
Sometiimin jäsenet saattavat myös etsiä sosiaalisen median onnistumisia oman organi-saation sisällä. Näitä onnistumisia on nostettu kaikkien tietoisuuteen ja parhaimmista on-nistumisista on palkittu henkilöstöä.
…Meillä siis on semmonen somepartio olemassa, joka bäffäilee tuolla somessa ja ettii jut-tuja meihin liittyen, nii siit tulee aina semmonen viikkorapsa, mis on sitten nostettu ihan kuvakaappauksina eri caseja ja ongelmia, negatiivisia palautteita ja positiivisia palaut-teita… (Telekommunikaatio, ryhmä 1)
Sosiaalisen median käyttötavat vaihtelevat organisaatioittain, mutta myös osittain orga-nisaatioiden sisällä. Ammatillinen sosiaalisen median käyttö riippuu pitkälti siitä, kuu-luuko sosiaalisen median käyttö haastateltavien rooliin tai toimenkuvaan. Asiantuntijaor-ganisaatioissa koettiin, että ulkoista sosiaalista mediaa käytetään niin sanotusti sisäisessä kuplassa. Tällä haastateltavat tarkoittivat sitä, että julkaisuja jakavat ja niistä tykkäävät yleensä suurimmaksi osaksi oman organisaation henkilöstön jäsenet. Eli vaikka jollain julkaisulla olisi paljon tykkäyksiä, saattaa suurin osa niistä olla organisaation omalta hen-kilöstöltä, eikä organisaation ulkopuolisilta henkilöiltä.
Mun Facebookissa on ihan täydellinen *organisaation nimi*-kupla. Feediin nousevat asiat on melkein täysin työkavereiden postauksia. Facebookissa organisaation jäsenten kesken on vastavuoroisen tykkäämisen kulttuuri. (Kustannusala, ryhmä 1)
Kuplaa ei niinkään koettu ongelmaksi, mutta kuitenkin iso osa haastateltavista oli tehnyt saman havainnon omilla toimialoillaan. Moni haastateltavista kuitenkin koki, että sosiaa-lisen median kanavat helpottavat sisäistä viestintää ja vertasivat sosiaasosiaa-lisen median kana-vien nopeutta sähköpostiketjujen kankeuteen.
Ohjeistus ja koulutukset
Kaikissa muissa paitsi yhdessä asiantuntijaorganisaatioissa oli ainakin jonkunlainen so-siaalisen median ohjeistus, joka oli myös päivitetty ihan lähiaikoina. Harva haastatelta-vista kuitenkaan tiesi sosiaalisen median ohjeistuksesta tai sitten ohjeet olivat todella ylei-sellä tasolla. Osa haastateltavista kertoi, että heidän organisaation ohjeistus oli vielä muu-tama vuosi sitten alkanut lähes poikkeuksetta sanalla ”ei”, eli moni asia sosiaalisen me-dian käytössä oli kielletty.
34
…Muistan kolme ja puoli vuotta sitten, ku alotin, et meil oli semmonen kaks A4:sta sosi-aalisen median käyttöön liittyviä ohjeita, jotka kaikki alko sanalla ”ei”. Niit oli varmaa viiskymmentä. Ja sit me jossain kohtaa käännettiin se, ku todettiin, että tämmöset kiellot nii niil ei oo mitää merkitystä. Että pikemminkin avataan ladut, että jokainen saa lähtökoh-tasesti työaspektissa käyttää sitä sosiaalista mediaa niin kun itse näkee parhaaksi. Et luote-taan ihmisiin ja puutuluote-taan jos on tarve… (Telekommunikaatio, ryhmä 1)
Ohjeistuksiin on tullut suuri muutos viime vuosina ja nykyään ohjeistukset ovat muuttu-neet hyvinkin sallivaan suuntaan ja henkilöstöä kannustetaan käyttämään sosiaalista me-diaa. Sekavasta ohjeistuksesta kertoi esimerkiksi se, että erään organisaation sisällä osaa henkilöstöstä oli kielletty käyttämästä WhatsAppia työasioihin, koska kyseisessä kana-vassa tieto ei välttämättä saavuta kaikkia. Toisaalta saman organisaation sisällä osa hen-kilöstöstä taas sai käyttää WhatsAppia vapaasti myös työasioihin. Näin ollen ohjeistuk-sessa oli ristiriitaa, joka sai haastateltavat hieman hämilleen.
Haastatteluissa mainittiin organisaation yhteisten sosiaalisen median pelisääntöjen puut-tuminen, mikä koettiin yleensä ongelmaksi. Vaikka sosiaalisen median käyttöön olisi ol-lut ohjeistus, niin esimerkiksi etenkin haastaviin tilanteisiin olisi hyvä olla olemassa vielä tarkemmat yhteiset pelisäännöt.
…Kaipais neuvoja, jos tulee somessa vedetyks keskusteluun, jossa yrityksen edustajana joutuu kommentoimaan jotain vaikeempaa asiaa. Että miten kannattaa toimia ja mitkä ne rajat on. (Kustannusala, ryhmä 1)
Haastateltavista osa oli joutunut mukaan esimerkiksi sosiaalisen median kohuihin ja ky-seiset tilanteet koettiin hyvin haastavina. Tällaisiin tilanteisiin toivottiin yhtenäisiä toi-mintatapoja ja apua siihen, voiko omalla sosiaalisen median profiililla vastata ja kuinka nopeasti sen tulee tapahtua.
Yhdessä organisaatioista jokaisen työntekijän tulee suorittaa pakollisena verkkokurssina sosiaalisen median pelisääntöjä koskeva kokonaisuus. Verkkokurssin koettiin kuitenkin alkavan liian yleiseltä tasolta eikä siitä koettu saavan tarpeeksi hyötyä. Toisaalta toisessa organisaatiossa pidetty sosiaalisen median koulutus taas koettiin ihan hyödylliseksi, eli mielipiteet koulutusten tarpeellisuudesta vaihtelivat organisaatioittain.
Ajankäyttö
Suurin osa vastaajista kertoi käyttävänsä sosiaalista mediaa ammatillisiin tarkoituksiin päivittäin. Toisaalta osa kertoi, että ammatillinen sosiaalisen median käyttö ei ole välttä-mättä edes viikoittaista. Näillä henkilöillä sosiaalinen media ei kuulunut millään tavalla
35
työnkuvaan ja näin ollen myös sen käyttö oli hyvin vähäistä. Heillä, jotka käyttävät sosi-aalista mediaa päivittäin, käyttö työtarkoituksiin valui työajalta myös vapaa-ajalle, mutta harva koki sitä kuormittavaksi. Tämä johtuu mahdollisesti siitä, että haastateltavista moni ajatteli, että asiantuntijaorganisaatioissa ei ole enää tavanomaiseksi miellettyä ”kahdek-sasta neljään” –työaikaa, vaan esimerkiksi etenkin, jos kyseessä on intohimoala, niin työtä tehdään myös vapaa-ajalla.
…Mä ainaki koen, et mun ammatillinen identiteetti ei oo kaheksasta neljään, vaan myös äitiyslomalla ja sillo iltasinkin saattaa plärätä automaattisesti LinkedIniä ja ammatillisia ryhmiä Facebookis ja Instagramis. Et se ei oo enää semmonen, ku sit taas vanhempi suku-polvi voi olla niin, et hei mun kynä tippuu neljältä ja mä lähen kotii. (Vähittäiskauppa, ryhmä 2)
Näin ollen vapaa-ajalla tapahtuva ammatillinen sosiaalisen median käyttö oli siis enem-mänkin oman osaamisen kehittämistä ja omien mielenkiinnon kohteiden seuraamista.
Haastateltavat kertoivat esimerkiksi tylsyyden takia selaavansa vapaa-ajalla sosiaalista mediaa ammatillisessa mielessä ja etsivänsä esimerkiksi työssä hyödyttäviä uutisia tai artikkeleita. Toisaalta vapaa-ajalla oli myös hankala välttyä työasioilta sosiaalisessa me-diassa, koska monilla oli Facebookissa ammatilliseen käyttöön erilaisia ryhmiä, joiden sisältö on koko ajan näkyvillä niin työ- kuin vapaa-ajallakin. Myös työpaikan erilaiset WhatsApp-ryhmät olivat melko monella mukana arjessa ja niihin tulevilta viesteiltä oli hankala välttyä muuten kuin laittamalla kyseiset ryhmät äänettömälle.
Eri ikäiset sosiaalisessa mediassa
Eri ikäiset käyttävät sosiaalista mediaa hieman eri tavoin, mutta moni haastateltavista oli sitä mieltä, että sosiaalisen median käyttö on enemmän persoona- kuin ikäkysymys. Toi-sin sanoen esimerkiksi osa keski-ikäisistä saattaa käyttää sosiaalista mediaa hyvinkin ak-tiivisesti, kun taas osa ei koe sitä yhtään omakseen ja täten myös käyttää sosiaalista me-diaa vähemmän. Osa kuitenkin koki, että keski-ikäisillä on pienempi kynnys julkaista asioita esimerkiksi Facebookissa ja monesti julkaistut asiat saattavat olla hyvin arkipäi-väisiä. Kyseisen ikäiset ihmiset saattavat myös erään haastateltavan mukaan helpommin vaan jakaa uudelleen jo aiemmin julkaistua materiaalia.
…Musta ainaki tuntuu, et semmoset keski-ikäset, tai mikskä sitä ikäryhmää nyt sanoiskaa, nii helpommin julkasee myös sillee, et ne vaa, et just joku sisältö joka on julkastu jossain, nii ne vaa helpommin uudelleen postaa sen ilman, et kommentoi sitä. Mut must tuntuu et
36
meijän ikäset sanoo jotain, mitä ne ajattelee siitä sisällöstä. Mikä on mun mielest paljon kiinnostavampaa. (Henkilöstöpalvelut, ryhmä 1)
Ajatuksena oli, että keski-ikäisillä oli aikanaan korkeampi kynnys liittyä sosiaalisen me-dian palveluihin ja nyt, kun se kynnys on ylitetty, niin sosiaalisessa mediassa julkaisemi-nen on tullut helpoksi. Haastateltavat kokivat myös, että keski-ikäiset korostavat työtään sosiaalisessa mediassa nuoria enemmän. Y-sukupolven edustajista taas moni koki ole-vansa sosiaalisessa mediassa vaan niin sanottu hiljainen peukuttaja.
No näissä, jos saa olla sellanen hiljanen peukuttaja ja tiedon imuttaja, nii (ammatillinen sosiaalisen median käyttö) on jokapäiväistä… (Telekommunikaatio, ryhmä 1)
Y-sukupolveen kuuluvista monella oli korkea kynnys julkaista sosiaalisessa mediassa, koska siihen liittyy aina kasvojen menettämisen pelko. Jos kuitenkin julkaistaan, niin se on silloin enemmän tarkoituksenmukaista ja oma panos julkaisuun mietitään tarkasti. Toi-saalta osa haastateltavista oli myös aktiivisia sosiaalisessa mediassa ja melko monen työnkuvaan kuului sosiaalisen median käyttö. Haastatteluissa syntyi myös oivallus, että etenkin nuoremmat sosiaalisen median käyttäjät ovat tehneet sosiaalisen median käytöstä tavan tienata. Eli sosiaalista mediaa on mahdollista käyttää ammatillisessa mielessä myös esimerkiksi blogien kirjoittamiseen tai tubettamiseen, jolloin sosiaalisen median käytöstä voi tehdä itselleen ammatin. Toisaalta haastatteluissa kuitenkin mainittiin, että nuorem-mat henkilöt saattavat kokea sosiaalisen median niin omaksi mukavuusalueekseen, että he eivät aina ymmärrä, mitä kaikkea siellä voi ammatillisessa mielessä julkaista. Toisaalta taas päinvastaisesti osa haastateltavista koki, että nuoremmat henkilöt ovat hyvinkin tie-toisia sosiaalisen median pelisäännöistä, eli mielipiteissä oli vaihtelua.
Henkilökohtainen vai yrityksen tili
Suurin osa haastateltavista käytti omia henkilökohtaisia sosiaalisen median tilejä myös ammatilliseen käyttöön. Omalla tilillä vastaaminen esimerkiksi asiakaspalautteeseen ko-ettiin hieman ristiriitaiseksi ja kaikki haastateltavista eivät olleet varmoja, kuinka laajasti omaa tiliä saa käyttää ammatilliseen tarkoitukseen. Osalla haastateltavista näkyi työpai-kan nimi esimerkiksi Facebookissa, mutta osa ei halunnut tuoda sosiaalisessa mediassa ilmi työpaikkaansa. Kuitenkin, jos henkilökohtaisella profiililla käydään kommentoi-massa työhön liittyviä asioita sosiaalisessa mediassa, niin silloin koettiin, että työpaikan nimi olisi hyvä näkyä omassa profiilissa.
37
Haastateltavissa oli myös muutama henkilö, jotka julkaisivat yritystileillä. Yritystileillä julkaistiin etenkin Facebookissa, Twitterissä ja LinkedInissä. Facebookissa ja Twitterissä julkaiseminen saattoi olla esimerkiksi erilaisia tiedotteita, kun taas LinkedInissä julkaise-minen painottui työpaikkailmoituksiin. Yritystileillä julkaisemisessa julkaisun ajankoh-taan oli tarpeen erään haastateltavan mukaan kiinnittää huomiota. Esimerkiksi, jos yritys-tilillä vastailee yöaikaan sosiaalisessa mediassa, se voi olla huono asia yrityksen imagolle.
…Sillon, ku mä oon niissä virallisissa kanavissa ja edustan yritystä yrityksen virallisten tilien kautta, niin mun mielestä se on myös vähän imagollinen asia, et jos mä vastaan kes-kellä yötä johonkin kommenttiin, niin mun mielest se voi olla haitallisempaa, kun että vas-tais vasta seuraavana aamuna. Nii jotenki koen, että mul ei oo velvollisuus hoitaa niitä asioita sillon keskellä yötä. (Vähittäiskauppa, ryhmä 1)