Sähköinen taloushallinto Suomessa

Vaikka taloushallinto-termi on yleisesti tunnettu ja käytetty laskentatoimen kirjal-lisuudessa niin Suomessa kuin maailmallakin, silti vain harvoissa laskentatoimen teoksissa määritellään se tarkasti. Usein keskitytään kirjanpitolainsäädäntöön ja sisäisen laskentatoimen tekniikkoihin. Taloushallinto on kuitenkin laajempi koko-naisuus, kuin pelkkä laskentatoimi. Lahti ja Salminen määrittelevät taloushallin-non seuraavasti: ”Taloushallinnolla tarkoitetaan järjestelmää, jolla organisaatio seuraa taloudellisia tapahtumia siten, että se voi raportoida toiminnastaan sidos-ryhmille.” (Lahti & Salminen 2008, 16.)

Edellä olevan määritelmän mukaan taloushallinto tarkoittaa siis järjestelmää, jonka avulla yritys kykenee raportoimaan toiminnastaan myös sidosryhmille. Eri sidosryhmien pohjalta taloushallinto jaetaan yleisesti kahteen eri tarkoituksiin ta-loudellista informaatiota tuottavaan toimeen: sisäiseen ja ulkoiseen laskentatoi-meen. Ulkoisen laskentatoimen, jota myös yleiseksi laskentatoimeksi kutsutaan, tavoite on tuottaa organisaation ulkopuolisille sidosryhmille informaatiota. Sen tärkein tuottama dokumentti on tilinpäätös. Sisäisen laskentatoimen tarkoitus on tuottaa informaatiota päätöksenteon tueksi yrityksen johdolle. Uudenlaisessa ja kehittyneessä taloushallinnossa nämä kaksi ovat tiukasti integroituneet yhteen.

(Lahti & Salminen 2014, 16.)

Taloushallinnon pääasiallisena tehtävänä on Neilimon ja Uusi-Rauvan (2010) mukaan ”tuottaa yritysjohdolle johtamista avustavia ja taloutta kuvaavia raport-teja, osallistua yrityksen talouden johtamiseen ja valvontaan, sekä konsultoida johtoa taloushallinnon näkökulmasta.” Yrityksen laskentatoimen he määrittelevät

”suunnitelmalliseksi toiminnaksi kerätä ja laatia yrityksen toimintoja kuvaavia arvo- ja määrälukuja sekä laatia niihin perustuvia raportteja yritysjohdon, rahoit-tajien ja muiden sidosryhmien tueksi.”

Lahtisen (2009) mukaan sähköinen taloushallinto tarkoittaa lyhyesti sitä, että ta-loushallinnolle tyypilliset tehtävät kuten kirjanpito, laskutus, ostolaskujen käsit-tely, tilausten lähetykset, palkanlaskennan viranomaisilmoitukset, veroilmoitus-ten teko ja tilipäätöksen laadinta tehdään sähköisesti. Sähköisestä taloushallin-nosta on myös puhuttu useilla eri termeillä, mikä vaikeuttaa yhtenäistä määritel-mää. Sähköiseen taloushallintoon voidaan viitata esimerkiksi termeillä paperiton taloushallinto, elektroninen taloushallinto, eTaloushallinto, virtuaalinen taloushal-linto, automatisoitu taloushallinto ja digitaalinen taloushallinto. (Lahtinen 2009, 13.)

Sähköistä taloushallintoa voidaan kutsua myös nimillä digitaalinen tai integroitu taloushallinto. Lahti ja Salminen (2008) määritelevät sähköisen taloushallinnon digitaalisen taloushallinnon esiasteeksi.Digitaalinen taloushallinto tarkoittaa sa-maa kuin automatisoitu taloushallinto. Puhtaassa digitaalisuudessa, taloushallin-non kaikki toiminnot ja aineisto ovat sähköisessä muodossa arvoketjun alusta loppuun. Sähköisessä taloushallinnossa puolestaan paperimuotoiset dokumentit

muutetaan sähköiseksi esimerkiksi skannaamalla (Lahti & Salminen 2008; Gran-lund & Malmi 2004.)

Vastoin yleistä käsitystä, sähköinen taloushallinto ei ole kovin uusi ilmiö, sillä jo 1900-luvun alussa koneita käytettiin taloushallinnon apuvälineenä. Tällöin me-kaanisilla eli sähköttömillä koneilla tallennettiin kirjanpidon tapahtumia pahvisiin reikäkortteihin. Atk-perusteinen kirjanpito alkoi yleistyä vasta 1950 –luvun jäl-keen. Ensimmäiset tietokoneet olivat kuitenkin hyvin kalliita ja suuria, eivätkä niitä pystyneet taloushallinnossaan hyödyntämään kuin ainoastaan suurimmat yrityk-set. 1970- ja 1980 -luvuilla tietotekniikan ja ohjelmistojen kehitys toi sähköiset taloushallinnon apuvälineet myös pk-yritysten saataville.(Lahtinen 2009, 10–14.) Alussa lainsäädännön asettamat rajoitukset estivät tietokoneiden täysimittaisen käytön apuna kirjanpidon prosesseissa. Pelättiin erityisesti sitä, että tietoko-neavusteinen kirjanpito mahdollistaisi väärinkäytökset, joita olisi mahdoton löytää jälkeenpäin tilinpäätöksestä. (Lahtinen 2009, 18.)

Vuonna 1997 astui voimaan kirjanpitolaki (1336/1997), joka mahdollisti taloushal-linnon osa-alueiden hoitamisen kokonaan sähköisesti. Kirjanpitolaki vaatii tämän uuden kirjanpitolain jälkeen vain tasekirjan säilyttämistä paperimuodossa, kaikki muu taloushallinnonaineisto pystyttiin säilyttämään jo sähköisessä muodossa.

Toisaalta kirjanpitolainsäädäntö vaikuttaa vain yrityksen ulkoiseen kirjanpitoon eli sisäistä kirjanpidon hoitamista sähköisesti ei rajoita mitkään säännökset. (Lahti-nen 2009, 22–24.)

Sähköistä aineistoa koskeva laki muuttui jälleen vuonna 2004, jolloin lisättiin muun muassa säännös, jonka mukaan: ”tositteet ja muu kirjanpitoaineisto voi-daan säilyttää pysyvästi, sähköisenä tallenteena, toisessa Euroopan yhteisön jä-senvaltiossa, mikäli niihin on olemassa tosiaikainen tietokoneyhteys sekä ne pys-tytään muuttamaan tarvittaessa selkokieliseen, kirjalliseen muotoon.” (KPL 9§

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen ulkomailla). Tämä mahdollisti esimerkiksi pilvi-palveluiden täysimittaisen käytön taloushallinnon prosesseissa. (Jaatinen 2007, 66.)

Edellä mainittu kirjanpitolain yhdeksännen pykälän lakimuutos tarkentui vielä 1.1.2016 muotoon: ”Tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on

säilytettävä huolellisesti 7 §:n vaatimukset täyttävällä tavalla siten, että niiden tar-kastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä.” (KPL 9§ Kirjanpitoaineiston säilyttäminen ulkomailla). Laki-muutos poistaa viimeisetkin aineiston säilytystä koskevat maantieteelliset ja tek-niset rajoitukset eli tänä päivänä kirjanpitoaineistoa on käytännössä mahdollista säilyttää missä päin maailmaa tahansa.

Nykyään sähköisen taloushallinnon merkitys kasvaa vuosi vuodelta ja sitä käyte-tään entistä monipuolisemmin hyödyksi yritysten toiminnassa. Sähköisen talous-hallinnon ohjelmien nopea kehittyminen mahdollistaa entistä tarkemman ja ana-lyyttisemman informaation tuottamisen johdon ja muiden sidosryhmien päivittäi-seen päätöksentekoon. Perinteisesti taloushallinnon roolina on ollut vain rekiste-röintitehtävä. Se on tuottanut lain ja asetusten vaatimat tiedot, mutta ei juuri sen enempää. Nykyisin sähköistä dataa on tarjolla lähes rajattomasti ja siitä saadaan nappia painamalla jalostettua hyvin monenlaisia tietoja moniin eri tarkoituksiin.

Tieto on myös saatavilla heti ja kaikkialla, joten siihen voidaan reagoida tarvitta-essa hyvin nopeasti. (Lahtinen 2009.)

Tietojärjestelmien näkökulmasta taloushallinto on järjestelmä, joka rakentuu sii-hen liitetyistä toiminnoista, jotka yhdessä toimiessaan aikaansaavat halutun tu-loksen. Nämä toisiinsa linkittyvät toiminnot sisältävät niin laitteet, datan, ohjelmis-tot, tulosteen, tiedon syötön, menettelytavat kuin ihmisetkin. Järjestelmän tuot-tama lopputuotos voi olla vaikkapa myyntilaskun lähetys asiakkaalle tai

osavuo-sikatsauksen tulosraportti. (Lahti & Salminen 2014, 16.) Yhä useampi yritys onkin siirtynyt ainakin joltain osin sähköiseen

taloushallin-toon. Suurista yrityksistä lähes poikkeuksetta kaikki käyttävät ainakin ostolasku-jen sähköistä käsittelyä. Yleistä on, että sähköiseen taloushallintoon siirrytään portaittain, eli tunnistetaan omasta yrityksestä ne taloushallinnon osa-alueet, joi-den katsotaan olevan hyödyllisiä hoitaa sähköisesti. Sähköinen laskutus ja kir-janpito ovat esimerkkejä tällaisista yritykseen helposti liitettävistä ohjelmistoista.

Nykyään on tarjolla runsaasti erilaisia taloushallinnon valmisohjelmistoja ja pal-veluntarjoajia. (Seppä & Rissanen 2005, 57.)

Suomessa tietotekniikkaosaaminen ja viestintäteknologia ovat olleet maailman kärkitasoa aina 1900-luvun alkupuolelta asti. Esimerkkeinä voidaan mainita lu-kuisten puhelinlinjojen rakentaminen vain vuosi Alexander Graham Bellin keksin-nön jälkeen vuonna 1877 ja yli 110 vuotta tämän jälkeen, vuonna 1991 soitettu maailman ensimmäinen GSM-puhelu sekä maailman ensimmäisen tekstiviestin lähettäminen vuonna 1994. (Castells & Himanen 2001, 61-62.)

Suomessa myös sähköiseen taloushallintoon on siirrytty herkemmin kuin muualla maailmassa, ja Suomea pidetäänkin sähköisen taloushallinnon käyttämisen ja kehittämisen kärkimaana. Valtio ja yliopistot ovat täällä tärkeässä osassa sähköi-sen taloushallinnon kehittymisessä. Helsingin Aalto yliopistossa sijaitsee esimer-kiksi sähköisen taloushallinnon tutkimusyksikkö. Liikenne- ja viestintäministeri Anne Bernerin mukaan: ”Myös taloushallinnossa suomessa ollaan sähköisten palvelujen kehityksen kärjessä. Se on synnyttänyt uusia yrityksiä, joista monet ovat suomalaisia. Tietyntyyppinen osaaminen on vapautettu fyysisestä suoritta-misesta strategiseen osaamiseen. Nyt taloushallinto on enemmän liiketoimintaa tukevaaja ratkaisuja hakevaa, kun se aiemmin on ollut kontrollifunktio” (Tilisano-mat 2016, 18; Lahti & Salminen 2008, 27.)

Automaattiseen taloushallintaan siirtymisen uskottiin olevan kuitenkin nykyistä paljon nopeampaa. Esimerkiksi Vahtera (1997, 18) ennusti kirjassaan taloushal-linnon olevan vuoteen 2010 mennessä 90 prosenttisesti paperitonta ja Internetin kautta toimivaa. Syynä arvioitua hitaampaan yleistymiseen on monia. Koskisen (2008, 34) mukaan tärkeimpänä syynä yleistymisen hitauteen on yhtenäisen standardoinnin puute. Nykyään yrityksillä on käytössä monia erilaisia standar-deja, mikä voi vaikuttaa erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten päätöksiin siir-tyä sähköiseen taloushallintoon. Yritykset ovat myös tottuneet tekemään asiat omalla tavallaan, joten uusien asioiden omaksuminen voi aiheuttaa muutosvas-tarintaa, varsinkin kun paine siirtyä kaikille yhtenäiseen standardoituun tiedosto-muotoon puuttuu. (Koskinen 2008, 36.)

Taloushallintoliiton vuonna 2015 antamassa lausunnossa ehdotetaankin otetta-van käyttöön yhtenäistä, standardoitua tiedostomuotoa. Yhtenäinen tiedosto-muoto on tärkeää esimerkiksi tarkastettavuuden, yhteentoimivuuden ja automa-tisoinnin vuoksi. Taloushallintoliiton esittämä vaihtoehto on TALTIO – Tapahtu-matiedosto, jota käytetään liiketapahtuman esittämiseksi kirjapitojärjestelmässä.

Kuvio 2: TALTIO-tapahtumatiedoston yhteys raportointikoodistoon ja viranomais-raportointiin. (TIEKE 2016.)

Suomessa kehitetty TALTIO-määritys on kansainväliseen XBRL-standardiin pe-rustuva liiketapahtumien tietuekuvaus. TALTIO-tiedoston avulla kaikki kirjanpi-don tapahtumat, kuten verkkolaskut, käteis- ja korttimaksut sekä pankin tiliotteet,

saadaan sähköiseen standardiin tietomuotoon. Tämä mahdollistaa talousdatan yhtenäisen käsittelyn tietojärjestelmissä. Yllä olevasta kuviosta kaksi nähdään kuinka TALTIO-tiedosto linkittää toisiinsa kirjanpidon, viranomaisraportoinnin ja tilin- ja verotarkastuksen. Standardoidun tiedostomuodon hyödyt eivät siis rajoitu pelkkään kirjanpitoon, vaan ulottuvat koko taloushallinnon vaikutuspiiriin. (Tilisa-nomat 2016, 18; Taloushallintoliitto 2016.)

TALTIO perustuu avoimeen lähdekoodiin eli kaikilla sitä käyttävillä on mahdolli-suus muokata sitä omien tarpeidensa mukaisesti. Taltion vahvuuksiin kuuluu myös oikeus käyttää ja muokata ohjelmaa vapaasti mihin tahansa tarkoitukseen.

Ohjelmaa voi siis kopioida ja levittää sekä alkuperäistä että muokattua versiota täysin ilman rajoituksia. (Tilisanomat 2016, 18; Taloushallintoliitto 2016.)

TALTIO-hanke edistää TALTIO-standardin käyttöönottoa taloushallintojärjestel-mien ja –ohjelmistojen välisissä tiedonsiirroissa. Hankkeessa tuetaan tilitoimis-toja muutokseen, joka tulee digilisaation ja automaation myötä muuttamaan suu-resti perinteistä toimintaa. TALTIO-hankkeessa vetovastuussa on ollut Suomen taloushallintoliitto. Hanke kuuluu myös hallituksen ja liikenne- ja viestintäministe-riön kärkihankkeisiin osana digitaalisen liiketoiminnan kasvuympäristöä. Hank-keessa tehdään myös kansainvälistä yhteistyötä muun muassa Viron kanssa.

(Tilisanomat 2016, 18; Taloushallintoliitto 2016.)

TALTIO -tapahtumatiedosto auttaa myös eri järjestelmien yhteentoimivuudessa.

Tämä mahdollistaa esimerkiksi sen, että talousraporttien tarkastaminen olisi huo-mattavasti nykyistä yksinkertaisempaa. Uudessa järjestelmässä myös tilintarkas-tus ja verotarkastilintarkas-tus olisi mahdollista tehdä lähes täysin automaattisesti, sillä TAL-TIO-järjestelmässä rapotin tiedot on mahdollista jäljittää suoraan takaisin sen al-kuperäisiin liiketapahtumiin. TALTIO-tiedostojen avulla liiketapahtumaan voidaan suoraan liittää viranomaisraportin oikean kohdan osoite. (Tilisanomat 2016, 18;

Taloushallintoliitto 2016.)

Sähköisen taloushallinnon perusedellytykset ovat olleet Suomessa jo pitkään hy-vällä tasolla ja viime vuosina niitä on alettu hyödyntämään entistä tehokkaammin.

Tilastokeskuksen vuonna 2013 tehdyn selvityksen mukaan 77 prosenttia kaikista Suomen yrityksistä, jotka työllistävät vähintään kymmenen henkilöä, on käyttänyt

ainakin jotakin sähköisen laskun muodoista. Selvityksen mukaan 58 prosenttia yrityksistä on lähettänyt verkkolaskuja ja 60 prosenttia kehittyneitä sähköisiä las-kuja (verkkolasku tai EDI-lasku). Hyvistä lähtökohdista ja kehityksestä huolimatta suurempi ”elektroninen vallankumous” on vielä toteutumatta. (Tilastokeskus 2013.)