Projektinhallinnan määritelmät ja perusmallit

Tässä luvussa esitellään projektinhallinnan oleellisimpia määritelmiä. Aluksi käydään läpi, mikä projekti on ja miksi se on käsitteenä tärkeä ymmärtää. Alaluvussa 2.1.2 esitellään tarkemmin, mitä projektinhallinta ja projektijohtaminen ovat. Sen jälkeen paneudutaan työn kannalta oleellisiin ERP- ja APJ-projektien määritelmiin. Lopuksi esitellään kaksi eri menetelmää tehdä projekteja, vesiputousmalli ja ketterät menetelmät, sekä näiden yhdistelmä, hybridimalli.

2.1.1 Projekti

Projekti ja projektityö eroavat aina tavallisista rutiinitöistä. Projekti on uniikki suoritus, jonka alkutilanne ja haluttu lopputulos on määritelty tarkasti. Projektit ovat kertaluontoisia ja niille on määritelty tietty kesto. (Patzak & Rattay, 2012, 15.) Lisäksi projektille on asetettu muitakin rajoitteita, kuten tietty budjetti ja laatukriteerit. Nämä kolme kriteeriä kuvataan usein niin kutsuttuna projektikolmiona. (Lester, 2017, 2-3.) Alla olevassa kuvassa 1 on esiteltynä projektikolmio.

Kuva 1. Projektikolmio.

Näiden kolmen kriteerin painotus ja priorisointi vaihtelevat toimialoittain ja projekteittain.

Jossain projektissa aika saattaa olla tärkein kriteeri, jolloin joustetaan kustannuksista ja laadusta. Toisessa projektissa taas on puolestaan tiukat resurssit ja budjetti, jolloin aikataulu saa venyä ja laatu kärsiä. Kolmas vaihtoehto on, että projektin tuotoksen laatua priorisoidaan, tarkoittaen esimerkiksi lisätestien tekoa tai jatkokehitystä, jolloin kustannukset saattavat nousta ja aikataulu venyä. (Lester, 2017, 3-4)

Projektit voidaan jaotella niiden sisällön ja laajuuden mukaan, esimerkiksi strategisiin projekteihin, markkinoinnin projekteihin, yrityksen kehitysprojekteihin tai IT-projekteihin.

Lisäksi projektit voidaan tunnistaa sisäisiksi tai ulkoisiksi projekteiksi. Sisäisissä projekteissa projekti tehdään yrityksen sisällä yrityksen toiminnan kehittämiseksi. Ulkoiset projektit tehdään puolestaan organisaation ulkopuolisille asiakkaille. (Patzak et al. 2012, 16-19.)

2.1.2 Projektinhallinta

Projektinhallinta tarkoittaa projektin koko elinkaaren aikana tapahtuvaa suunnittelua, organisaointia, valvontaa ja seurantaa, jotta projektin tavoitteet saavutetaan sille varatussa ajassa, ilman lisäkustannuksia ja mahdollisimman korkealla laadulla. Lisäksi

projektinhallinnassa otetaan huomioon projektitiimin ja muiden sidosryhmien motivaation ylläpitäminen. Jotta projektinhallinta saavuttaa sille asetetut tavoitteet, on projektinhallintaa varten luotu tiettyjä toimintatapoja, tekniikoita ja menetelmiä. Näiden ohella projektipäälliköltä vaaditaan tietyntyyppisiä ihmisten johtamistaitoja ja osaamista. Nämä projektinhallinnan taidot ja menetelmät jaetaan usein koviin ja pehmeisiin taitoihin/töihin (hard and soft skills). Koviin taitoihin luetaan mukaan esimerkiksi kustannusten kontrolli, muutosjohtaminen, projektin elinkaaren hallinta, projektin organisointi, riskinhallinta ja laadunvarmistus. Pehmeitä taitoja tai töitä ovat muunmuassa sidosryhmäanalyysi, johtajuus, turvallisuudesta ja terveydestä huolehtiminen, kommunikaatiosta ja informaatiosta vastaaminen ja neuvottelutaidot. (Lester, 2017, 7-8.)

2.1.3 Toiminnanohjaus- ja asiakaspalvelujärjestelmät

Tässä alaluvussa käsitellään sekä ERP- että APJ-projekteja, sillä ne ovat kohdeyrityksen toiminta-alueita. ERP (enterprise resource planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä on IT-järjestelmä, jonka tarkoituksena on integroida yrityksen eri toimintoja, kuten HR, talous, jakelu ja varastonhallinta, yhteen. ERP-järjestelmän tavoitteena on suoraviivaistaan ja tehostaa yrityksen toimintaa. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa datan ja tiedon jakamisen nopeasti, jolloin yrityksen kaikilla toiminnoilla on sama ajantasainen tieto käytettävissä.

(CIO, 2020.)

ERP-järjestelmän käyttöönottoprojekti on sekä ajallisesti että resurssoinnin puolesta vaativa, joten käyttöönotto kannattaa suunnitella huolellisesti. Toiminnanohjausjärjestelmän projektiointi voidaan jakaa seuraaviin vaiheisiin: tavoitteiden asetanta, kumppanin valinta, suunnittelu, toteutus, henkilöstön sitouttaminen, koulutus, käyttöönotto ja tuki sekä jatkokehitys. (Oscar, n.d.)

Asiakaspalvelujärjestelmä, tai toiselta nimeltään asiakastietojärjestelmä on erityisesti energia- ja vesitoimialoille kehitetty asiakastiedon hallintaan ja laskuttamiseen soveltuva järjestelmä. Energiayhtiöillä asiakaspalvelujärjestelmän tulee pystyä palvelemaan sekä sähkön myynnin, että -siirron liiketoimintoja sekä mahdollisesti lämpö, vesi ja muita lisäpalveluja. (Enerim, n.d.)

2.1.4 Vesiputousmalli

Usein ohjelmistokehitys ja projektityöt luokitellaan kahdentyyppisiin projektimalleihin:

vesiputous ja ketterät menetelmät. Kuten kuvasta 2 nähdään, vesiputousmallissa projekti tai ohjelmistokehitys jaetaan toisistaan erottuviin vaiheisiin (analyysi-, suunnittelu-, rakennus- testaus, implementointi ja ylläpitovaiheet). Vesiputousmallissa projekti etenee lineaarisesti vaihe vaiheelta, jolloin esimerkiksi vaatimukset tulee olla projektin alussa jo tiedossa. (Balaji

& Sundararajan Murugaiyan, 2012.)

Kuva 2. Vesiputousmalli.

Kuten kuvasta 2 nähdään, vesiputousmallissa projektin eri vaiheet eivät osu päällekkäin vaan seuraava vaihe alkaa, kun edeltävä vaihe on päättynyt. Lisäksi vesiputousmallissa vaiheiden ja projektin dokumentointi on oleellisessa osassa laadunvarmistuksen osalta. Kyseisen

mallin huonona puolena voidaan pitää sen joustamattomuutta, jos asiakkaan tarpeet ja vaatimukset muuttuvat projektin aikana. (Balaji & Sundararajan Murugaiyan, 2012.) 2.1.5 Ketterät menetelmät

Ketterät menetelmät eroavat edellä esitellystä vesiputousmallista siten, että niissä lähtökohtana on inkrementaalinen ohjelmistokehitys. Ohjelmistoa kehitetään pienissä osissa, iteraatioissa, jotka julkaistaa noin 2-3 viikon välein. Ketterät menetelmät korostavat yhteistyötä asiakkaiden kanssa, ja usein kehitys tapahtuukin asiakkaan kanssa yhdessä.

Dokumentaatiota ei pidetä pääfokuksessa ja näin ollen se pyritäänkin pitämään mahdollisimman vähäisenä. (Sommerville, 2016, 74.) Ketterillä menetelmillä pyritään vastaamaan asiakkaan tarpeisiin joustavammin kuin vesiputousmallisessa ohjelmistokehityksessä. Asiakkaan muuttuneisiin tarpeisiin pystytään vastaamaan nopeasti.

(Balaji & Sundararajan Murugaiyan, 2012.) Alla olevasta kuvasta 3 nähdään ketterien menetelmien elinkaari.

Kuva 3. Ketterien menetelmien elinkaari.

Ketterien menetelmien käyttö soveltuu pienempii projekteihin paremmin kuin isoihin, sillä isoissa projekteissa työpanoksen ja projektiin vaaditun ajan arvioiminen on haastavaa.

(Balaji & Sundararajan Murugaiyan, 2012). Lisäksi ketterä kehittäminen soveltuu tilanteeseen, jossa ohjelmistosta halutaan rakentaa mahdollisimman kustomoitu.

(Sommerville, 2016).

2.1.6 Hybridimalli

Sekä vesiputousmalliin, että ketteriin menetelmiin liittyy omia haasteitaan.

Vesiputousmallin voidaan nähdä olevan joustamaton, sillä vaiheittain etenevässä projektissa esimerkiksi muutosten esiin tuominen on haastavaa. Projekteissa, joissa käytetään

vesiputousmallia, nähdään tulokset vasta projektin lopussa. Tämä voi johtaa siihen, että projektin lopussa huomataan, ettei lopputulos vastaakkaan asiakkaan tarpeita. (Oppia.fi, 2017.) Ketterissä menetelmissä haasteita aiheuttaa esimerkiksi suunnittelun, ennustettavuuden ja dokumentaation puute. (Kusters et al, 2017, 271). Hybridimallissa tarkoituksena on yhdistää vesiputousmallin ja ketterien menetelmien käytännöt organisaatiolle sopivalla tavalla. Menetelmien yhtenäistämisellä tavoitellaan toisiaan täydentävää ratkaisua ja innovatiivisempia tuotoksia. Hybridimalli voi kuitenkin aiheuttaa enemmän kustannuksia verrattuna esimerkiksi ketteriin menetelmiin, sillä siinä projektin dokumentaatio ja suunnittelu lisääntyvät. Hybridimallin hyötyinä voidaan nähdä parempi keskittyminen liiketoiminnan arvoon, eikä ainoastaan aikatauluun ja budjettiin, projektinhallinnan menetelmien mukauttaminen projektikohtaisesti ja korkeampi ohjelmiston laatu monimutkaisissa projekteissa. (Baird & Riggins, 2012, 245.)