Positiiviset asiat implementoinnin jälkeen

Kaikki järjestelmän käytössä ei kuitenkaan ollut vaivalloista. Esimerkiksi inventointi helpottui huomattavasti, kun se pystyttiin syöttämään massatoiminnolla. Tämä oli selvästi nopeampaa kuin aikaisemmat toteutustavat, joissa nimike piti paperilistojen kokoamisen jälkeen etsiä järjestelmästä ja tämän jälkeen saldo korjata yksittäisellä manuaalikorjauksella. Hyöty oli merkittävä, kun inventaarin yhteydessä tarkisteltiin tuhansien nimikkeiden saldotietoja. Samalla saatiin varastojen arvot, määrät tulostettua suoraan ERP –järjestelmästä. Oikein tehtynä ERP -järjestelmästä saatiin myös inventaarierolistat arvoineen. Ajan myötä ongelmana oli kuitenkin vanhojen nimikkeiden kerääntyminen. Nämä näkyivät edelleen inventointilistoissa, ja ellei niitä poistellut yksitellen järjestelmästä. Ongelma oli pahinta alihankintateollisuudessa, jossa uusia nimikkeitä tuli vuosittain ellei tuhansia niin ainakin satoja. Näiden kaikkien poistaminen manuaalisesti olisi turhan raskasta. Järjestelmä löytyi kyllä manuaalisia poistotoimintoja, mutta näitä ei saa rajattua halutuilla tavoilla eikä niitä näin ollen uskallettu käyttää. Pelkona oli, että poiston yhteydessä menetettäisiin jotain tärkeää eikä nopeaa tukea ollut asiaan saatavissa. Lopputuloksena ongelman kanssa vain opittiin elämään, sillä järkeviä ratkaisuja ei ollut näköpiirissä, eikä uusia räätälöintejä haluttu tehdä.

Kun nimikkeisiin ja tuotannon rakenneteisiin liittyvät tiedot saatiin osassa yhtiöitä kuntoon, pystyttiin eri koneiden tuotantosarjoille luomaan automaattisesti tarvittavan määrän tuotantotilauksia kaikkine alatöineen ja osatarvetietoineen. Enää tuotannon suunnittelijan ei tarvinnut käydä läpi kaikkia osatarpeita tuotannossa, vaan kyseiset tarpeet nähtiin suoraan järjestelmästä vyöryttämällä. Tuotannon rakenteiden kuntoon laitto mahdollisti automaattisen työlle laiton sekä työmääräintietojen tulostuksen työntekijöille massana. Ennen valvottiin kaikkea erikseen paperilla. Jopa saldoja seurattiin erillisillä Excel listoilla tai jopa paperille kirjatuilla listoilla. Lisäksi kaikkien tuotteiden ja alaosien piirustukset kopioitiin käsin mapeista. Nyt kaikkea pystytään katsomaan järjestelmästä ja tarvittaessa tuomaan nämä nopeasti paperille.

18 kuukauden jälkeen oli saavutettu osassa yhtiöitä jo huomattavia muita hyötyjä.

Yhdessä yhtiöissä oli mitattu myyntitilauksen vastaanottamisesta tuotannon työnlaittoon ja tästä materiaalien hankintaan lyhentyneen 10 päivästä 3 päivään. Aikaisemmissa ratkaisuissa tiedot eivät olleet reaaliajassa, vaan niitä jouduttiin päivittämään ristiin manuaalisella työllä esimerkiksi kerran viikossa. Nyt myynnin ja tuotannon välinen päällekkäinen kirjaaminen poistui. Riitti, että myynti kirjaisi tarvepäivämäärän järjestelmään, mikä puolestaan loi tuotannon tarpeen sen sijaan että molemmat katsoisivat asian manuaalisesti erikseen. Saman järjestelmän katsominen niin tuotannon myynnin kuin varastonkin kohdalla yksinkertaisti myös lähetys toimintaa. Tiedot olivat kaikkien käytettävissä heti syöttämisen jälkeen ja piti vain ilmoittaa seuraavalle henkilölle, että tiedot olivat nyt valmiina hänen työvaihettaan varten. Myös kustannustietoisuus parani. Tärkeämpää yksittäisen yhtiön onnistumisessa oli, että se todisti ERP –järjestelmän avulla olevan mahdollista saavuttaa selviä hyötyjä. Yhtiöiden toimintamallit kuitenkin erosi muista yhtiöistä merkittävästi ja heidän mallien suoraan toisiin yhtiöihin ei olisi ollut viisasta. Joitakin malleja kuitenkin siirrettiin suoraan toisiin yhtiöihin vaihtelevalla menestyksellä. Yhtiöissä myös automatisoitiin työntuntien siirto tuotannon tietojen ja palkanlaskennan välillä, mikä yksinkertaistui ja nopeutuu myös palkanlaskenta merkittävästi. Osassa yhtiöistä oli kuitenkin erillisiä osuuksia kuten erinäisien lisien tai bonuksien laskentaa, joiden suuruuksien määrittäminen piti edelleen tehdä osittain manuaalisesti.

Järjestelmästä tunnistettiin edelleen monia puutteita, joita ei kyetty ratkaisemaan omin voimin, mutta jotka olisivat olleet melko yksinkertaisesti ratkaistavissa ammattiavulla.

Räätälöinnit sekä muut konsulttien tekemät työt nähtiin kuitenkin kalliin, mistä johtuen suurin osa halutuista muutoksista jätettiin toteuttamatta. Pahimpana ongelmana nähtiin räätälöinneissä kustannusten toistuvuus ERP -järjestelmän version vaihdoissa sekä johdon uutisissa näkemät varoittavat esimerkit useiden viikkojen toiminnan lamaantumisista jopa suurempien ja varakkaampien yritysten kohdalla. Muutosten toteuttamatta jättäminen johti ajan myötä järjestelmän selkeyden ja käyttäjien tyytyväisyyden rapautumiseen. ERP –järjestelmä alettiin hyväksyttyä vikoineen.

Vaikka monet asiat olivat yksinkertaistuneet, monia asioita tehtiin edelleen Excelissä.

Tämä koski myös monia tehtäviä, joille löytyisi ratkaisu suoraan toiminto ERP -järjestelmän sisältä. ERP -ratkaisujen käyttö koettiin yksinkertaisesti liian kankeaksi tai sillä ei päästy juuri haluttuun ratkaisuun eikä räätälöintiin haluttu siirtyä. Osa työntekijöistä ei puolestaan edes tiennyt puutteellisten ratkaisujen olemassaolosta.

Tarvittavien laskentojen ynnä muissa tehtävissä käytettiin ajoittain hyödyksi järjestelmästä saatavaa tietoa, mutta tätä seurasi tietojen manuaalinen käsittely. Kaikilla yhtiöillä oli kyllä käytettävissään suuri määrä tietoa, mutta ne olivat kaikki tallennettu hieman eri tavoilla ja ne olivat eri paikoissa eikä niihin päästy kunnolla käsiksi.

Organisaation emoyhtiölle tarvittava raportointi kerättiin päällekkäisillä raporteilla.

Koska yksikön paikallinen tapa seurata asioita erosi emoyhtiön tavasta seurata niitä, yhtiöissä ylläpidettiin väkisinkin päällekkäisiä raportointeja. Käytännöt haluttujen

raporttien luomisien välillä saattoivat erota rajusti. Suurin osa emoyhtiöille tehdyistä raporteista vaati useassa vaiheessa manuaalisyöttöjä ja tarkasteluja erinäisiin taulukkoihin. Jokainen yritys syötti ensin omia tietojaan, jotka niputettiin vielä konsernissa yhdeksi raportiksi. Manuaalinen työ siis kertautui useammassa vaiheessa, mikä lisäsi riskiä tiedon vääristymistä ennen lopputuloksen saavuttamista. Kun tapa kirjata asioita erosi lähtökohtaisesti emoyhtiön ja tytäryhtiöiden välillä, oli asia vielä monimutkaisempi. Samojen tietojen vertailu ei ollutkaan aina vertailukelpoista.

Lukuihin ei lisäksi päässyt porautumaan sisälle, vaan jokainen rivi sisälsi vain numero arvon. Näin ollen eroavaisuuksia ei voinut nähdä suoraan luvuista. Erikoistapauksissa solussa saattoi löytyä kommentti yksittäiseen syötteeseen liitettynä selittämään poikkeavaa tilannetta. Normaalitilanteissa näitä apuja ei kuitenkaan ollut. Erinäiset raportit eivät pyörineet pelkästään Excelin päällä, vaan samasta asiasta saattoi olla kansioissa lukuisia eri versioita eri henkilöiden tekemänä, joiden toteutustavasta ei ollut jälkeenpäin tietoa muualla kuin raporttien tekijöillä. Tieto pystyi siis helposti muuttumaan matkan varrella.

BI –JÄRJESTELMÄN IMPLEMENTOINTI CASE