Tässä luvussa tarkastelen organisaation tiedonluontia ja tiedonrakentamisen tiloja. Tar-kastelen myös joitakin tekijöitä, jotka vaikuttavat organisaation tiedonrakentamiseen.
4.1 Tiedonrakentaminen ja tiedonrakentamisen tilat
Nonaka ja Takeuchi (1995) kehittivät tiedonluomisen prosessimallin (SECI-malli), joka kuvaa, kuinka erilaisiin välineisiin ja käytäntöihin valautunut ja eri ihmisten hil-jainen tieto muuntuu näkyväksi yhteiseksi tiedoksi ja, kuinka tätä ulkoistettua tietoa hyödynnetään uuden tiedon luomiseen.
Taulukko 10. Tiedonluominen SECI-mallissa (Nonaka & Takeuchi 1995, 62).
Hiljaiseksi tiedoksi Eksplisiittiseksi tiedoksi
Hiljaisesta tiedosta Sosialisaatio Ulkoistaminen
Eksplisiittisestä tiedosta Sisäistäminen Yhdistäminen
SECI (Socialization-Externalization-Combination-Internalization)-mallissa hiljainen tieto siirtyy työntekijältä toiselle yhdessä työskentelemällä sosialisaation vaiheessa. Ul-koistamisen vaiheessa hiljainen tieto muuntuu eksplisiittiseksi. Yhdistämisen vaiheessa ulkoistettu tieto yhdistetään vanhaan tietoon. Sen pohjalta rakennetaan organisaation uutta tietoa. Sisäistämisen vaiheessa yhdistämisen tulos sisäistetään ja se muuntuu työntekijöiden hiljaiseksi tiedoksi. Tiedonluominen on jatkuva kehä, tietospiraali. Tie-to ja oppiminen kasvavat syklisesti näiden neljän vaiheen kautta. (Nonaka & Takeuchi 1995.)
Tiedonluominen on yhteisöllinen prosessi. Nonakan ja Takeuchin (1995) mukaan hiljaisesta tiedosta tulee kollektiivista vain vuorovaikutuksen avulla. Tiedonjakamista ja tiedonrakentamista edistävässä organisaatiossa on paljon vuorovaikutusta ja yhdessä työskentelyä. Tiedonrakentaminen on tietoista. Tiedonjakamista ja -rakentamista voi-daan edistää myös miettimällä kuinka toimijoiden väliset suhteet tulisi järjestää, jotta
ne tukisivat tiedon tuottamista. Nonaka ja Takeuchi (1995) nostavat tilan käsitteen tässä suhteessa keskeiseksi. SECI-mallissa olennainen tiedon luomiseen kytkeytyvä ele-mentti on ba. Ba on tila, jossa luovaa vuoropuhelua syntyy. Japaninkielinen sana ”ba”
tarkoittaa tiedonmuodostuksen paikkaa. Ba voi olla fyysinen tila, virtuaalinen tila tai mielentila. Ba voi olla spontaani tai järjestetty, mutta olennaista on se, että siihen kuu-luu aina vuorovaikutus, jossa ajatuksia ja näkemyksiä vaihdetaan uuden tiedon synty-miseksi. (Nonaka & al. 2000.)
Tiedonmuodostuksen eri vaiheissa tarvitaan erilaisia tiloja. SECI-prosessissa uusi tieto liittyy tiedonluomisen prosessin aikana osaksi ba:ta. Ba puitteistaa ja stimuloi vuorovaikutusta, minkä ansiosta se mahdollistaa tiedon muuntumisen. Ba:lla on nel-jä muotoa, jotka esiintyvät tiedonmuodostuksen eri vaiheissa. Alullepanevassa ba:ssa työyhteisön jäsenet jakavat tunteitaan ja kokemuksiaan. Tässä vaiheessa tiedonluomi-seen sosiaalistutaan. Keskusteleva ba liittyy hiljaisen tiedon artikulointiin eli tiedon ulkoistamisen vaiheeseen. Järjestävä ba tulee mukaan tiedon yhdistämisen vaiheessa.
Toteuttava ba on mukana uuden tiedon sisäistämisen vaiheessa. (Nonaka & al. 2000.) Tiedonrakentaminen saattaa olla erilaista vakaissa yhteisöissä ja väliaikaisesti ra-kennetuissa yhteisöissä. Nykyisin tiedonrakentamisen vaatimukset ovat myös jälkim-mäisissä (esimerkiksi projektit ja hankkeet). Tuomi (1999) viittaa vakaisiin ja väliaikai-siin ryhmiin, jotka tarvitsevat erilaisia tiloja. Tilan käsitteen kautta voidaan tarkastella rajattujen ja avoimien yhteisöjen eroja ja tilan eri puolia. (Heiskanen 2006; Tuomi 1999.) Konkreettiset fyysiset tilajärjestelyt vaikuttavat siihen, kenen kanssa kommuni-koidaan (Parviainen 2006a). Organisaation fyysisiä, sosiaalisia ja mentaalisia tiloja voi-daan tarkastella hiljaisen tiedon ja tiedonmuodostuksen näkökulmasta. Fyysinen tila sisältää materiaalisten rakenteiden lisäksi muita työn tekemistä kehystäviä ja määrää-viä tekijöitä kuten esimerkiksi budjetti. Vuorovaikutuksessa syntyvät ja muodostuvat sosiaaliset suhteet, käyttäytymisnormit, identiteetti ja luottamus liittyvät sosiaaliseen tilaan. Mentaalinen tila on puolestaan ajattelun, merkitysten luomisen ja oppimisen tila ja sen edellytys on yhteinen ymmärrys. (Hernes 2004.) Mentaalinen tila voi esiin-tyä yksilötasolla ja yhteisöllisellä tasolla. Tutkimuksessani tarkastelen myös sitä, miten ikäjohtamisella voidaan vaikuttaa tiedonluomista edistävän sosiaalisen ja mentaalisen tilan rakentumiseen.
4.2 Tiedonrakentamista edistävä organisaatiokulttuuri
Minkälainen organisaatio sitten edistää hiljaisen tiedon artikulointia, toimintoihin ja käytäntöihin kiinnittyneen, valautuneen tiedon artikulointia, reflektointia ja kyseen-alaistamista?
Tiedonjakamista ja tiedonrakentamista edistäviä käytäntöjä on listattu kirjallisuu-dessa (esim. Hovila & Okkonen 2006; Viitala 2005). Tiedonluomisen edellytyksenä olevaa kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta edistäviä käytäntöjä ovat esimerkiksi perehdyttäminen, työnopastus, työkierto, parityöskentely, mestari-kisällimalli, tiimi-työ, kokoustyöskentely, yhdessä tekeminen, mentorointi ja kehityskeskustelut.
Strömmerin (1997) tekemän synteesin perusteella esimerkiksi seuraavilla seikoilla on merkitystä organisaation oppimiskyvylle, tiedonjakamiselle ja -rakentamiselle.
• Yhteistä näkemystä luova, oppimista suuntaava ja virittävä visio- ja strategiapro-sessi
• Visiolla johtavat ja jatkuvaan oppimiseen ja kehittämiseen innostavat johtajat
• Joustava ja tiimitoimintaa tehokkaasti hyödyntävä organisaatiorakenne
• Osallistava johtamiskulttuuri
• Kehittymistä ja oppimista virittävät ja suuntaavat mittarit
• Systemaattiset, oppimista tukevat käytännöt (benchmarking, toiminnan arvioin ti, ympäristön seuranta, ongelmanratkaisukäytännöt ym.)
• Prosessilähtöinen ja systeeminäkemykseen nojautuva tarkastelutapa
• Tehokas henkilöstön kehittämistoiminta
• Kannustava palkitsemisjärjestelmä
• Oppimista tukeva ilmapiiri
Vaikka organisaation yhteinen tiedonrakentaminen nähtäisiin toivottavana ilmiönä ja organisaation edun mukaisena ja jopa sille välttämättömänä asiana, se ei aina onnis-tu. Siihen vaikuttavia tekijöitä on hallinnollisten ja organisatoristen tekijöiden lisäksi asiantuntijoiden oma halu ja kyvykkyys jakaa tietoa muiden kanssa. Esteenä voi olla pelko oman osaamisen ja asiantuntemuksen hyväksikäytöstä. Esteenä voi olla myös organisaatiokulttuuri ja sen tavat ja käsitykset, jotka estävät sen jäsenten halua toimia yhdessä. Tiimityön yleistymisestä huolimatta saatetaan arvostaa asiantuntijoiden itse-näistä ja itseohjautuvaa toimintaa. (Parviainen 2006a.)
Parviaisen (2006a) mukaan asiantuntijoiden kollektiivisen tiedonmuodostuksen esteinä voivat olla myös organisaation hierarkiat ja valtapositiot. Edelleen esteenä voi olla ymmärtämättömyys toisten asiantuntija-aloista. Kieli ja ammatilliset terminolo-giat voivat olla myös esteenä. Sukupuoli, ikä ja etninen tausta, sekä emootiot voivat estää tiedonmuodostusta. Kielteiset tunteet estävät yhteistä tiedonmuodostusta. Luot-tamusta pidetään yhteisöllisesti rakennetussa tiedossa keskeisenä tekijänä. Sen puute yleensä ehkäisee yhteistä kommunikointia ja tiedonjakamista (Harisalo 2009; Iivonen
& Harisalo 1997). Liiallinen luottamus jonkun asiantuntijuuteen voi niin ikään eh-käistä tiedonluomista. Työpaikalla vallitseva kilpailu voi vaikuttaa siten, ettei omaa asiantuntijuutta anneta toisten käyttöön ja ettei tehdä yhteistyötä (Iivonen 2000). Kii-re ja aikapolitiikka voivat ehkäistä yhteisen työskentelyn.