Organisaatio avoimena järjestelmänä

Organisaatiotutkimuksessa on 50–60-luvulta lähtien esiintynyt lähestymistapoja, joissa organisaatioita tarkastellaan ns. systeemiteorian avulla (ks. esim. Katz &

Kahn 1966). Systeemiteorian mukaan organisaatio muodostuu osajärjestelmistä ja sillä on tavoite, johon se pyrkii. Toiminnot ovat energiavirtoja ja toimintojen onnistumisesta saadaan palautetta takaisinkytkennän avulla (ks. kuva 2).

Kuva 2. Yksinkertaistettu malli systeemistä.

Turvallisuuskriittisillä alueilla systeemiteoreettista lähestymistapaa on hyödyn-netty muun muassa virhemallien laajentamiseen. Lähtökohtana on tuolloin, että ihmisen ja organisaation toiminnan epäonnistumiset ovat seurausta siitä, että järjestelmä on kokonaisuutena muodostunut niin monimutkaiseksi ja erilaisissa toimintatilanteissa käytettävissä oleva tieto on niin epävarmaa että sitä, osuuko

ympäristö

sosiaalinen järj.

input output

järjestelmä

tekninen järj.

palaute

toimenpide oikeaan, on vaikea hahmottaa. Vaikka ensimmäinen toimenpide olisikin välittömästi tilanteen ratkaisemisen kannalta riittävä, sillä voi olla seura-uksia systeemin muissa osissa myöhemmin. Samoin osasysteemien väliset vuo-rovaikutukset voivat monimutkaistaa vaikutussuhteiden ymmärtämistä ja arvi-ointia. Erilaiset riskianalyysit ja todennäköisyyspohjaiset turvallisuusanalyysit, kuten PSA, voivat tuottaa tietoa ongelmien ennaltaehkäisyä varten. Monet tahot yhdistävätkin systeemin analysoinnin ja virheiden ehkäisemisen turvallisuuden kehittämisessä (Reason & Hobbs 2003, ks. myös Wilbert 2004). Virhelähtöisissä tutkimuksissa oletuksena on kuitenkin systeemiteoriaa vahvemmin, että oikea toimenpide on ennalta määriteltävissä, ja siksi toiminnan tarkka ohjeistaminen ja ihmisten kuuliaisuus nähdään suurina haasteina.

Monimutkaisuuden ja epävarmuuden hallitsemisen ympärille muodostunut tut-kimus korostaa melko erilaisia piirteitä kuin edellä kuvatut virhelähtöiset lähes-tymistavat, joissa pyritään rajoittamaan ihmisen toiminnan vaihtelevuutta. Sys-teemiteoriasta lähtöisin olevat tutkimukset ovat kiinnostuneet mm. siitä, miten organisaation palautejärjestelmiä, tiedon teknisiä esittämistapoja ja jakamis-kanavia voitaisiin kehittää siten, että ihmisten olisi helpompi tehdä oikeaan osu-via toimenpiteitä. Näitä lähtökohtia on sovellettu mm. valvomoihin ja ohjaamoi-hin kohdistuvissa tutkimuksissa, joita käsittelemme tarkemmin seuraavassa koh-dassa. Paljon käytetty työkalu on tehtäväanalyysi, jonka avulla työn vaatimuksia, työnjakoa ihmisen ja teknologian välillä sekä informaation kulkua erilaisissa tilanteissa on pyritty mallintamaan. Osoituksena tämän lähestymistavan suosios-ta professori Erik Hollnagelin toimitsuosios-tamassa, äskettäin ilmestyneessä artikkeli-kokoelmakirjassa on noin 30 lähestymistapaa, menetelmää ja tapaustutkimusta tehtäväsuunnittelusta (Hollnagel 2003, ks. myös Rasmussen & Vicente 1989).

Niin ikään nykyisin muodissa olevissa oppiva organisaatio tai organisaation oppiminen -tutkimuksissa, joissa hyödynnetään esimerkiksi tapahtumaraportoin-teja, on usein systeemiajattelun lähtökohta (Wilbert 2004). Lähtökohtana on ajatus, että virheet ovat palautetta systeemin toimivuudesta, ja palautteen avulla toimintaa voidaan mukauttaa.

Perrow esittää kuuluisassa kirjassa ”normaaleista onnettomuuksista” (Normal Accidents 1984) näkemyksen, että tietyt organisaatiot toimivat sellaisessa ympä-ristössä, jossa järjestelmän monimutkaisuus ja keskinäiset kytkökset ovat niin vaikeasti hallittavia, ettei toimintaa niissä voi täysin suunnitella ja ennustaa.

Tiukat ja ennustamattomat, monesti ”käsittämättömät” kytkökset eri

osajärjes-telmien välillä aiheuttavat sen, että onnettomuudet ovat väistämättömiä, ja siinä mielessä normaaleja tapahtumia. Eri teollisuudenalat eroavat kuitenkin Perrowin mukaan kytkösten hahmotettavuuden ja teknologian monimutkaisuuden suhteen toisistaan (ks. kuva 3). Näin ne ovat myös eri lailla alttiit onnettomuuksille. Mitä lähempänä järjestelmä on oikeaa ylänurkkaa, sitä alttiimpi onnettomuuksille se Perrowin mukaan on.

suoraviivainen monimutkainen

ydinvoimalaitos

kemiantehdas lentokone

avaruuslennot

kaivos

tutkimus ja kehitysyritys tavallinen valmistava

teollisuus

meriliikenne voimalinjat padot

raideliikenne

lentoyhtiö

liukuhihnatuotanto

yliopisto tiukka

löysä Kytkentöjen laatu

Vuorovaikutusten laatu

Kuva 3. Organisaatioiden luokittelu toiminnan monimutkaisuuden ja kytkentöjen laadun suhteen (Perrow 1984).

Perrow ei tee mallissaan eroa teknisen monimutkaisuuden ja organisaation ra-kenteen tai toiminnan monimutkaisuuden välillä. Toisin sanoen sekä teknisten järjestelmien vaikutus toisiinsa että eri organisaatioiden välinen vuorovaikutus voivat olla suoraviivaista tai monimutkaista. Myös kytkentöjen laatu sisältää sekä sosiaaliset että tekniset kytkennät. Esimerkiksi yliopistossa löysillä

kytken-nöillä viitataan professorien ja tuntiopettajien näkemysten ja opetusmenetelmien riippumattomuuteen toisistaan. Eli professorin näkemyksistä ei voi päätellä, mitä mieltä tuntiopettaja on asiasta. Valmistavassa teollisuudessa taas kytkentöjen löysyydellä voidaan viitata esimerkiksi eri tuotantolinjojen riippumattomuuteen.

Keskeinen systeemiajattelusta peräisin olevissa organisaatiokäyttäytymisen mal-leissa esiintyvä heikkous on melko samanlainen kuin aikaisemmin esitetyissä virhelähtöisissä malleissa. Monimutkaisuus ja epävarmuus ovat liian yleisiä käsitteitä antamaan toimivia työkaluja erilaisten työtilanteiden kanssa painivalle henkilöstölle tai organisaation kehittäjille. Barley (1996) kritisoi sitä, että erilai-sia tehtäviä, kuten johtaminen, lääkärin työ tai ydinvoimalaitoksen valvonta, vertaillaan ja etsitään yhteisiä piirteitä vain siksi, että ne ovat kaikki monimut-kaisia ja sisältävät epävarmuuksia. Hänen mukaansa ei ole hedelmällistä yrittää löytää yhteyksiä jotka pätisivät toimialalta toiselle (Barley 1996, s. 405). Olem-me tästä pitkälle samaa mieltä. Organisaation toimintaa kehitettäessä on tärkeä muistaa se, että ihmiset suorittavat sisällöllisesti erilaisia töitä eri toimialueilla, joilla on kaikilla omat ominaispiirteensä.

Toinen heikkous on se, että toisinaan systeemiajattelu korostaa liikaa organisaa-tion tehtävään suuntautuneisuutta ja pyrkimystä sopeutua ympäristön vaatimuk-siin. Käytännössä jokaisen organisaation toimintaan sisältyy paljon epärationaa-liselta vaikuttavaa toimintaa – politikointia, valtataistelua ja ”ajanvietettä”. Täl-lainen toiminta on jälkikäteen ajateltuna saattanut johtaa hyödyllisiin uusiin nä-kemyksiin tai ongelmallisen tilanteen ratkaisuun. Toisinaan taas organisaatio ajautuu ongelmiin siksi, että se käyttää sellaisia keinoja ja ajatusmalleja, jotka ovat siihen mennessä toimineet hyvin, mutta ovat ympäristön muututtua epätar-koituksenmukaisia. Siksi organisatorisen toiminnan ”epärationaalisia” puolia ei tulisi jättää analyyseissä ja johtamisfilosofioissa huomioimatta. Systeemiajatte-lua on hyödynnetty lähtökohtana esimerkiksi organisaatiokulttuuri-lähestymistavassa, jossa kiinnitetään enemmän huomiota organisaation sisäiseen dynamiikkaan (Schein 1985). Myöhemmin kulttuurinäkökulmaa on laajennettu entisestään kyseenalaistamalla organisaation kyky ja halu havainnoida ympäris-töään objektiivisesti (Weick 1995). Kulttuurilähestymistapaa tarkastellaan tar-kemmin luvussa 3.8.1.

Toisaalta systeemitutkimuksen pohjalta on noussut vahva kiinnostus yksilöiden ja tiimien tilannekohtaisen toiminnan lainalaisuuksien tunnistamiseen

monimut-kaisissa työympäristöissä. Yleisiä lainalaisuuksia on pyritty tunnistamaan erityi-sesti päätöksentekotutkimuksissa, joita käsitellään seuraavassa luvussa.