Operatiivisessa osiossa otetaan huomioon kuinka tapahtuma toteutetaan ja
resursoidaan, mikä on sen sisältö ja ohjelma ja kuka kantaa vastuun eli toimii isäntänä.
Pohdittavat kysymykset ovat siis miten, millainen ja kuka. Näiden kolmen kysymyksen selvittämisen tuloksena näkyy tapahtuman teema, joka on erittäin keskeinen asia tapahtuman järjestämisessä.
3.2.1 Tapahtumaprosessi
Hyvän tapahtuman aikaansaamiseksi tarvitaan aikaa noin kaksi kuukautta ja siihen kuuluu suunnitteluvaihe, toteutus sekä jälkimarkkinointi. Lyhyemmällä ajalla tapahtuma
on vaarassa koska siihen sisältyy liian moni muuttuja. Tapahtuman suunnittelussa sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitää paikkansa. Tämän vuoksi kaikki, jotka osallistuvat tapahtumaan järjestäjinä, kannattaa ottaa mukaan jo alkuvaiheessa.
Näin taataan, että tapahtuma saa usean eri näkökulman. Suunnitteluvaihe on hyvin tärkeä tapahtuman onnistumisen kannalta ja tilojen varaaminen ja muut toteutukseen vaikuttavat osiot kannattaa varata ja varmistaa hyvissä ajoin ennen tapahtuman toteutuspäivää. (Vallo & Häyrinen 2008, 147–148)
Toteutusvaihe on kriittinen vaihe koko projektin onnistumisen kannalta. Jokaisen tapahtuman järjestäjistä on oltava selvillä omista osa-alueistaan, ja heidän tulee ymmärtää omat roolinsa kokonaisuudessa. Tapahtumaa voidaan kuvata näytelmänä joka kestää vain hetken ja siihen kuuluukin toteutuksen lisäksi myös muita vaiheita.
Rakennusvaihe on vaihe, jolloin kaikki esivalmistelut tehdään. Kun tämä vaihe tehdään hyvin, tulee itse toteutuksen kulusta vaivattomampi. Viimeisen asiakkaan poistuttua paikalta alkaa purkuvaihe, jolloin paikat puretaan niin että ne jäävät entiseen kuntoonsa.
Toteutusvaiheeseen kuuluu vielä erikseen useita eri osa-alueita, jotka myös riippuvat tapahtuman laadusta ja tyypistä: kenraaliharjoitukset, turvallisuus, kuljetukset ja paikoitus, materiaalin ja ohjelman jako, musiikki ja äänimaailma, tekniikka,
ilmoittautuminen, istumajärjestyksen hoitaminen, rytmitys ja yllätyksellisyys. (Vallo &
Häyrinen 2008, 147-148)
3.2.2 Jälkimarkkinointi
Jälkimarkkinointivaiheen tarkoitus on osoittaa osallistujille kiitosta paikalle
saapumisesta. Jälkimarkkinointiin kuuluu usein myös palautteen kerääminen ja sen avaaminen. Palautteesta järjestäjät oppivat ja saavat arvokasta tietoa ja kokemusta tapahtuman järjestämisestä. Palaute kerätään myös tapahtuman henkilökunnalta ja heitä palkitaan tai muistetaan samalla lailla kuin itse osallistujiakin. Palautetta tulee verrata tapahtuman alkuperäiseen tavoitteeseen, sillä palaute kertoo onko tavoitteeseen päästy.
Palautteesta näkee mitä asioita olisi voinut tehdä paremmin ja mitä osaa osallistujat arvostivat tapahtumassa. Palaute voidaan kerätä paikanpäällä, sähköpostilla, puhelimitse tai muuten internetiä käyttäen. Mikäli palaute kerätään paikan päällä, on mukava lisä arpoa vastaajien kesken jokin pieni palkinto. (Vallo & Häyrinen 2008, 147–176)
3.2.3 Sisältö ja ohjelma
Tapahtuman perimmäinen tarkoitus on itsessään ylittää osallistujan odotukset. Kun osallistuja kutsutaan tapahtumaan, täytyy sen ehdottomasti vaikuttaa mielenkiintoiselta ja houkuttelevalta, sekä herättää asiakkaassa uteliaisuutta. Kutsussa ei kuitenkaan saa paljastaa kaikkea, vaan pitää muistaa säilyttää yllätyksellisyys. (Vallo & Häyrinen 2008, 179-182)
Esiintyjät kannattaa miettiä tarkkaan niin, että ne sopivat juuri järjestettävään
tapahtumaan. Isojen julkimoiden käyttö ei välttämättä ole paras vaihtoehto, vaan myös jokin tuntematon lahjakkuus voi olla yhtä tehokas houkutin tapahtumassa tai
mahdollisesti jopa parempi vaihtoehto. Kun tapahtumalle pohditaan esiintyjää, ei kannata miettiä aina taloudelliselta kannalta, vaan mieluummin siltä pohjalta, kuka sopisi parhaiten. Saattaa olla piristävää ottaa esiintyjiä niin omasta organisaatiosta kuin ulkopuoleltakin. Tärkeintä kuitenkin on miettiä esiintyjiä kohderyhmän kannalta. (Vallo
& Häyrinen 2008, 183-188)
Aktiviteetit sopivat joissakin tapauksissa tapahtumiin, sillä ne voivat lisätä tapahtumassa elämyksellisyyttä. Missä tahansa tapahtumassa aktiviteetit voivat olla hyvä lisä, mutta kun aktiviteetteja otetaan käyttöön, on tärkeää muistaa niiden vapaaehtoisuus.
Aktiviteettien tulee myös luonnollisesti sopia tapahtuman teemaan ja niitä
järjestettäessä on ensisijaista pohtia tarkkaan turvallisuusseikkoja. (Vallo & Häyrinen 2008, 195-201)
Tapahtuman avaus ja päätös ovat oleellisia, sillä kun tapahtuma avataan virallisesti esimerkiksi puheella, saa se ryhtiä ja lähtee selkeästi käyntiin. Päätös tarkoittaa
tapahtuman lopussa hetkeä, jolloin osallistujia kiitetään. Samalla osallistujille voidaan informoida kyydeistä ja siitä kuinka tästä eteenpäin jatketaan. Juuri ennen päätöstä voidaan arpoa palkintoja tai kerätä osallistujilta palautetta. (Vallo, Häyrinen 2008, 203–
205)
3.2.4 Vastuuhenkilöt
Vastuuhenkilöt, eli tapahtuman organisoijat ovat vastuussa siitä kuinka itse tapahtuma, sekä kaikki ulkoistetut palvelut sujuvat; on muistettava, että ulkoisiin palveluihin turvauduttaessa pitää kaikkia osapuolia informoida mahdollisimman hyvin ja tehdä selväksi tapahtuman tavoite. Koska tapahtuman onnistuminen on aina tärkeää, on jokaiselle tapahtumalle hyvä määritellä projektipäällikkö, jonka tehtävänä on delegointi, päätöksenteko ja tehtävien jako. Projektipäällikön tulee järjestää tasaisin väliajoin kokoontumisia ja tapahtumia, jotta hän saa projektin edistymisestä selkeän kokonaiskuvan ja pystyy toimimaan näiden tietojen perusteella. Projektipäällikön tärkein tehtävä onkin projektin jokaisen osa-alueen sujuvuuden varmistaminen.
Projektiryhmä on joukko henkilöitä, jotka tekevät töitä projektin eteen. Tehtävät jaetaan projektiryhmälle ja he tekevät parhaansa tavoitteeseen päästäkseen ja pitävät projektipäällikön ajan tasalla tilanteen sujumisesta. (Vallo, Häyrinen 2008, 207-213)
Tapahtumassa tulee olla myös isäntiä jotka toimivat toteutuspäivänä tapahtuman
”vetäjinä” asiakkaiden silmissä. Isäntinä olisi hyvä toimia henkilöitä, jotka ovat siihen tehtävään ”luotuja”, sillä kaikki eivät pysty isäntinä toimimaan ja heitä tulisi olla yksi jokaista 3-5 osallistujaa kohtaan. Isännät ovat henkilöitä jotka ovat tapahtumassa esillä ja heidän puoleensa käännytään, mikäli jokin askarruttaa osallistujia. Tapahtuman isäntien tulee olla sosiaalisesti lahjakkaita, olla kiinnostuneita ihmisistä, asioista ja tapahtuman onnistumisesta, sekä osata kysyä ja kuunnella. (Vallo, Häyrinen 2008, 215–
221)
Kuvio 3. Tapahtuman teemaa pohdittaessa huomioitavat kysymykset (Vallo &
Häyrinen 2008, 95.)
Onnistunut tapahtuma pitää siis sisällään nämä kaikki edellisissä kappaleissa mainitut kuusi kysymystä, jotka liitettiin kuvioissa 2. ja 3. tapahtuman ideaan ja teemaan: mitä, miksi, kenelle, sekä millainen, miten ja kuka. Jotta tapahtumasta tulisi ammattimainen ja tasapainoinen, pitää näitä kaikkia osia tarkastella ja toteuttaa tasapuolisesti. Mikäli kaikkia osioita ei oteta huomioon, havaitaan tapahtumasta sen ammattitaidottomuus eikä kokonaisuus ole tasapainossa. (Vallo & Häyrinen 2008, 97.) Toinen ajattelutapa on rajata asia hieman yksinkertaisemmin. Tällöin tapahtuman palveluajatuksena on neljä osa-aluetta joihin kuuluvat miksi, mitä, kenelle ja kuinka. Tämä kaava toimii
yksinkertaisena peruspalvelupakettina, joka ei kuitenkaan kerro mitään siitä, kuinka asiakas palvelun kokee, miten palvelut tarjotaan, tai kuinka asiakasta kohdellaan.
(Iiskola-Keskonen 2004, 18-19)
4 Ryhmäytyminen
Yksi projektitapahtuman teemoista on opiskelijoiden ryhmäytyminen kansainvälisessä hengessä. Sosiaalipsykologi Morton Deutsch on Saara Repo-Kaarennon teoksen mukaan erotellut ryhmän toiminnan kahteen eri muotoon, joista toinen on
yhteistoiminnallinen ja toinen kilpailullinen. Nämä ryhmien eri muodot perustuvat jäsenten tavoitteisiin; yhteistoiminnallisissa ryhmissä jäsenillä on yhteinen tavoite, eikä kilpailua näin ollen ole, vaan jokainen jäsen on joko voittaja tai häviäjä. (Repo-Kaarento 2007, 33)