Edellä esitetyt CRM-järjestelmät ovat nousseet viime vuosikymmeninä markkinoinnin ja myynnin merkittävimmiksi työkaluiksi. CRM-järjestelmien lisäksi markkinoille on tullut useita järjestelmiä ja työkaluja, joiden avulla myyntityötä ja myyntiprosesseja voidaan tehostaa entisestään. (Kurvinen & Seppä 2016, 271–272) Teknologian avulla pystytään vähentämään manuaalista työtä, parantamaan myynnin tehokkuutta ja kokonaisuudessaan sen avulla pystytään klousaamaan enemmän kauppoja. Tämän päivän moderni myyjä hyödyntää teknologiaa lisäämään ymmärrystä hänen asiakkaistaan, ketä tulee tavoittaa milloinkin ja mistä asioista asiakkaiden kanssa tulisi keskustella. Oikeiden työkalujen avulla myyjän aikaa säästyy toistuvista toiminnoista ja resurssit voidaan ohjata sinne, missä niitä todellisuudessa tarvitaan, arvon tuottamiseen. (Vainu, 2020)
Myynnin automaation avulla pystyttään automatisoimaan sellaisia myyntiprosessin vaiheita, jotka toistuvat prosessista toiseen. Myynnin automaatiosta on erityisesti hyötyä myyntiprosessin alkuvaiheessa uuden asiakkaan tunnistamisen jälkeen. Myyjä pystyy rakentamaan automaation juuri hänen tarpeisiinsa sopivaksi ja tätä pystytään hyödyntämään esimerkiksi prospektoinnissa ja liidien käsittelyssä. Myyjä pystyy myynnin automaation avulla esimerkiksi asettamaan järjestelmän lähettämään myyjän määrittelemän viestin liidille tietyn ajan kuluttua. Tämän avulla pystytään pitämään yritys asiakkaan mielessä, vaikka myyntimielessä asia ei vielä ole ajankohtainen. Näin myyjältä ei kulu aikaa liidien hoitamiseen, vaan hän voi ohjata resurssit muihin asioihin. Myynnin automaation on todistettu tuovan merkittäviä aikasäästöjä myyntitiimeissä. Myynnin automaation avulla säästetty aika pystytään käyttämään muihin tuottavampiin tehtäviin. (Kurvinen & Seppä 2016, 273–274)
Puhelin on ollut pitkään myyjien pääasiallinen yhteydenottokanava, mutta digitalisoitumisen myötä chat-palvelut eli digitaaliset keskustelukanavat ja sosiaalinen media ovat nousseet
tärkeiksi myynniinin työkaluiksi. (Gerdt ym. 2018, 27) Erityisesti verkkomyynnin osalta chat-palvelut ovat nousseet merkittävään rooliin ja lähes jokaiselta nettisivulta löytyy tänä päivänä chat-ikkuna. (Kurvinen & Seppä 2016, 276; Gerdt ym. 2018, 27) Chat-palvelut tarjoavat asiakkaille matalamman kynnyksen yhteydenottomahdollisuuden verrattuna esimerkiksi soittamiseen tai soittopyynnön jättämiseen. Chat laskee merkittävästi asiakkaan kynnystä kysyä lisää palvelusta tai tuotteesta. Lisäksi se mahdollistaa paremmin dialogin muodostumisen asiakkaan ja yrityksen välillä. On kuitenkin tärkeää, että chat on integroitavissa yrityksen CRM- ja markkinoinninautomaatiojärjestelmiin, jotta chat-palveluita pystytään tehokkaasti hyödyntämään. (Kurvinen & Seppä 2016, 276) Sosiaalinen media on myös yksi myynnin tärkeimmistä työkaluista. Sosiaalisen median avulla myyjä pystyy kasvattamaan näkyvyyttä ja laajentamaan verkostoaan. Lisäksi myynti pystyy sosiaalisen median kautta saamaan uusia yhteydenottoja ja täten kasvattamaan myyntiä. (Pääkkönen 2017, 102–105)
Monissa yrityksissä markkinointi ei pysty tuottamaan myynnille tarpeeksi uusia liidejä ja myynti tekee itse prospektointia. Tänä päivänä markkinoilla on kuitenkin olemassa erilaisia ohjelmia helpottamaan tätä työtä. (Kurvinen & Seppä 2016, 273–274) Modernit prospektointityökalut tarjoavat yritykselle dataa, jonka perusteella myyjät voivat tunnistaa ketä heidän tulee kontaktoida ja milloin. Markkinoilla on useita erilaisia prospektointityökaluja, joista osa keskittyy keräämään yritystietoja ja toiset tarjoavat yritysten päättäjien yhteystietoja.
(Helander, 2018) Esimerkiksi Vainu tarjoaa yrityksille avointa dataa myynnin tueksi. He keräävät yrityksille dataa yrityksen asettamien kriteerien mukaan ja tämän avulla yrityksen on helpompi löytää tärkeimmät ja potentiaalisemmat asiakkaat juuri kyseiselle yritykselle.
(Kurvinen & Seppä 2016, 273–274) Muita prospektointityökaluja ovat muun muassa Crystal, Data.com, Datanyze, Infer, LinkedIn Sales Navigator ja Outreach. (Helander, 2018)
Sales intelligencen hyödyntäminen myyntityössä on vielä melko uusi asia, mutta yhä useampi yritys hyödyntää näitä ratkaisuja myyntityössä. Sales intelligencellä tarkoitetaan teknologioita, joiden avulla yritykset voivat kerätä, analysoida ja esittää tietoa prospekteista ja asiakkaistaan.
Tämä auttaa myyjiä löytämään, seuraamaan ja ymmärtämään dataa, joka kertoo asiakkaiden ja prospektien päivittäisestä liiketoiminnasta. Tämän tiedon yhdistäminen ajantasaiseen CRM-järjestelmään voi tuoda yritykselle suuria etuja ja parhaimmillaan tiedon avulla pystytään myös ennakoimaan asiakastarpeita. Sales intelligencen avulla myynti pystyy tunnistamaan ketä heidän tulisi tavoittaa, mistä asioista heidän tulisi keskustella ja milloin asiakasta tulisi
tavoitella. Myynti voi saada ilmoituksia organisaatiomuutoksista, uusista investointikohteista, potentiaalisista kaupoista sekä uusista yrityksistä, jotka soveltuvat yrityksen asiakasprofiiliin.
(Vainu, 2020) Sales intelligence perustuu suureen määrään dataa ja erityisesti paikallisen datan merkitys on suuri. Tämän takia markkinoilla on paljon paikallisia tarjoajia, sillä esimerkiksi Suomessa toimiva yritys tarvitsee viimeisintä tietoa suomalaista yrityksistä. Poikkeuksena tässä on kuitenkin LinkendIn, joka on käytössä maanlaajuisesti. (Helander, 2018)
Tänä päivänä myynnin analytiikasta on tullut tärkeä osa myyntiraportointia. Myynnin analytiikalla tarkoitetaan työkaluja ja järjestelmiä, joiden avulla myyjät ja johtajat voivat seurata, arvioida ja parantaa myyntitoimintojensa tehokkuutta sekä samalla ennustaa trendejä ja mahdollisia tuloksia. Myynnin analytiikka tarjoaa tarkan kuvan myyntitilanteesta, jonka avulla nähdään, mikä toimii ja mitä tulisi vielä kehittää. Analytiikan avulla voidaan esimerkiksi tarkastella myyntiä myyjittäin, tuotteittain tai sen avulla pystytään tunnistamaan mitkä kampanjat toimivat ja mitkä vaativat vielä kehittämistä. Myynnin ja markkinoinnin muuttuessa dataohjautuvammaksi, tietojen analysoinnin ja suositusten esittämisen lisäksi nämä työkalut tulevat tarjoamaan kokonaisvaltaisempia ratkaisuja tulevaisuudessa. On siis odotettavissa, että markkinoille tulee uusia ratkaisuntarjoajia sekä uusia innovaatioita, jotka palvelevat kokonaisvaltaisemmin kaikkia toimintoja myyntiprosessin aikana. (Vainu, 2020)
Myyntityössä voidaan hyödyntää erilaisia digitaalisia työkaluja ja materiaaleja, joiden avulla yritys voi esitellä yrityksen ratkaisuja asiakkailleen myyntitilanteessa. (Mora Cortez &
Johnston 2020, 129) Yritykset käyttävät pääosin PowerPointia esitysmateriaalien tekemiseen, mutta myyntitilanteessa esittelyyn voidaan käyttää myös monia muita työkaluja. Tänä päivänä netistä on saatavilla ilmaisia esityspohjia, joiden avulla viesti pystytään visualisoimaan nykyaikaisesti. Esityksiä voidaan luoda PowerPointin lisäksi esimerkiksi Canva- ja Prezi-ohjelmilla. (Shuman, 2019)
Esitystä rakentaessa tulee huomioida, että esitys ei keskity yrityksen ja sen tarjonnan esittelyyn.
Esityksen tulisi keskittyä asiakkaaseen ja siihen, minkä takia asiakkaan kannattaisi toimia yrityksen kanssa. On tärkeää, että esitysmateriaali on muokattu juuri kyseiselle asiakkaalle sopivaksi. Esitysmateriaalin määrä kannattaa pitää pienenä tai isompi kokonaisuus jakaa osiin.
Tämän avulla asiakas pystyy paremmin vastaanottamaan tietoa ja erottamaan tärkeät asiat.
Usein asiakkaita erityisesti kiinnostaa, kuinka yritys pystyy vastaamaan heidän tarpeisiinsa. On
tärkeää, että esitykset ovat myös visuaalisesti miellyttäviä ja ammattimaisen näköisiä.
Esityksessä ei saisi olla liikaa tekstiä ja esitysgrafiikan tulisi olla yksinkertainen. Kaiken viestin ei tarvitse aina olla pelkässä tekstimuodossa, vaan se voidaan myös esittää visuaalisesti asiakkaalle eri menetelmin. On tärkeää, että esitysmateriaaleja ylläpidetään, jotta niissä oleva tieto on ajantasaista ja esitykset ovat nykyaikaisia. (Shuman, 2019; Sorri, 2018)
Tuotteiden ja palveluiden esittelyssä pystytään tänä päivänä hyödyntämään erilaisia virtuaalisia showroomeja, joiden avulla tuotetta tai palvelua voidaan esitellä asiakkaalle. Tällaisten virtuaalisten showroomien avulla voidaan tuoda paremmin esille tuotteen tai palvelun ominaisuuksia, joka puolestaan auttaa yritystä erottumaan kilpailijoista. Virtuaalisten showroomien kautta voidaan parantaa myyjän ja asiakkaan välistä viestintää ja helpottaa uusien keskustelujen muodostamista, kun kysymyksiä ja vastauksia voidaan jakaa alustan kautta. Kun keskustelu on avattu asiakkaan kanssa, sitä voidaan jatkaa esimerkiksi sähköpostin tai puhelimen välityksellä. (Mora Cortez & Johnston 2020, 129)
Teknologian kehitys on tuonut mukanaan uusia muutosvaikuttimia ja esimerkiksi virtuaalitapaamiset ovat tulleet osaksi yritysten välistä kommunikointia ja myyntitilanteita.
(Singh ym. 2020, 47) Nykyään kauppojen päättämistä ei tarvitse tehdä enää kasvotusten, sillä oikeilla työkaluilla tuotteita ja palveluita voidaan myydä tehokkaasti myös etänä. Teknologia on mahdollistanut sopimusten tekemisen etänä verkkokokousten, videoneuvottelujen ja sähköisen allekirjoituksen ansiosta. (Vainu, 2020) Vaikka globalisaatio ja digitalisaatio ovat tehneet tiimityöstä hajautetumpaa, digitaaliset työkalut mahdollistavat työn tekemisen ajasta ja paikasta riippumatta. (Nieminen & Tomperi 2008, 16) Myyntitiimit työskentelevät yhä enemmän virtuaalisesti ja tätä varten tiimit hyödyntävät erilaisia virtuaalisia työkaluja yhteistyön mahdollistamiseksi. Myyntitiimin hyödyntävät tässä esimerkiksi digitaalisia valkotauluja, jaettavia taulukoita, virtuaalitiimien muodostamisen mahdollistavia alustoja, pilvipohjaisia esitysmateriaaleja sekä virtuaalitapaamisia. (Vainu, 2020)
Virtuaalitapaamistyökalujen käyttö on lisääntynyt yrityksissä huomattavasti ja se onkin yleisimpiä työkaluja etätyössä työskenteleville tiimeille. (Vainu, 2020) Maailmalaajuinen koronapandemia on ajanut monia ihmisiä etätyöhön, joka on myös lisännyt digitaalista kommunikaatiota ja erilaisten virtuaalitapaamisten pitämistä. Erilaisten virtuaalialustojen, kuten Google Meetin, Zoomin ja Microsoft Teamsin käyttö on lisääntynyt pandemia aikana,
mutta näitä samoja työkaluja on käytetty myyntityössä hyödyksi jo aikaisemmin. (Mora Cortez
& Johnston 2020, 129) Perinteisen videoneuvottelun lisäksi eri työkalut tarjoavat erilaisia ominaisuuksia yhteistyön helpottamiseksi ja tuottavuuden lisäämiseksi. Tällaisia ominaisuuksia ovat muun muassa tiedostojen jakaminen, erilaiset yhteistyötaulut ja näytön jako. Jotkut toimittajat tarjoavat integraatioita markkinoinnin automaatioon ja CRM-järjestelmiin kriittisten tietojen tallentamiseksi, yhteystietojen ylläpitämiseksi sekä seurantaviestien virtaviivaistamiseksi. (Vainu, 2020)
Ei epäilystäkään, etteikö teknologian avulla voitaisi tehostaa myyntityötä ja myyntiprosesseja.
On kuitenkin tärkeä tunnistaa, mitkä ovat oikeat työkalut juuri kyseiselle yritykselle. Oikeiden työkalujen tunnistaminen on välttämätöntä, mikäli työkalujen avulla halutaan tehostaa myyntiä ja päästä työkalulla tavoiteltaviin tavoitteisiin. Oikeiden työkalujen tunnistamiseksi ja prosessien kehittämiseksi yrityksen tulee tehdä yhteistyötä eri toimintojen välillä työkaluja valittaessa. (Vainu, 2020) Ohjelmia hankkiessa on tärkeä määritellä mitattavat tavoitteet sille, mitä ohjelmilla halutaan saavuttaa. Tämän avulla pystytään mittamaan, onko työkalun avulla todella saavutettu se hyöty, mitä sillä haetaan. (Helander, 2018)
5 TUTKIMUKSEN TOTEUTUS
Tämä työ on toteutettu laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena, jonka avulla ilmiöstä saadaan syvällinen näkemys. Kanasen (2014) mukaan laadullista tutkimusmenetelmää tulee käyttää tutkimusmenetelmänä silloin, kun tutkittavalle ilmiölle ei löydy valmiita teorioita eikä ilmiö ole vielä hyvin tunnettu. Laadullisen tutkimuksen tavoitteena on ilmiön ymmärtäminen, kuvaaminen sekä merkityksen ja tulkinnan antaminen sanallisessa muodossa, kun taas määrällisessä tutkimuksessa pyritään yleistyksiin ja tulokset pohjautuvat lukuihin. (Kananen 2014, 16–18; Pitkäranta 2014, 13) Laadullisessa tutkimuksessa aineistoa kerätään tarvittava määrä ilmiön ymmärtämiseksi ja tutkimusongelman ratkaisemiseksi, joten etukäteen ei voida määritellä kuinka paljon havaintoja ja aineistoa tarvitaan. Tutkimuksessa havaintojen pienestä määrästä johtuen, tulokset pätevät vain tutkimuksen kohteena olleissa tapauksissa. (Kananen 2014, 18–19)
Anttilan (2006) mukaan laadullisessa tutkimuksessa yleisimmät aineistonkeruumenetelmät ovat kysely, haastattelu, havainnointi ja erilaisiin dokumentteihin pohjautuva tieto. Näitä
voidaan käyttää yksittäin, rinnakkain tai yhdisteltynä tarpeen mukaan. Laadullisessa tutkimuksessa yleisin tapa kerätä aineistoa on haastatteluiden kautta, sillä ne sopivat moniin eri tutkimustarkoituksiin joustavuutensa anisosta. (Pitkäranta 2014, 90) Tässä työssä ensisijaisena aineistonkeruumenetelmänä toimii teemahaastattelut, jonka lisäksi hyödynnetään olemassa olevia dokumentteja aiheeseen liittyen.