6. JOHTOPÄÄTÖKSET
6.3. Jatkotoimenpiteet
Tämä tutkimus toteutettiin suomeksi, sillä kohderyhmänä oli Suomen palvelupis-teiden kierrätysosaston henkilökuntaa. ERP-projekti on kuitenkin osa laajempaa kansainvälistä hanketta, joten tutkimuksen tulokset voidaan kääntää englanniksi ja niitä voidaan hyödyntää muiden maiden ERP-järjestelmän käyttöönottoa suunnitel-taessa. Huolimatta siitä, että tutkimus suoritettiin lähtökohtaisesti Case-yrityksen tarpeet huomioiden, voidaan tuloksia hyödyntää myös muutoin yhteiskunnallisesti.
Tutkimustulokset antavat hyvät lähtökohdat sekä teoreettisen että empiirisen ai-neiston pohjalta lähteä suunnittelemaan onnistunutta tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönottoa johtamisen näkökulmasta. Vastaavanlaisissa projekteissa Case-yrityksessä voidaan jatkossa panostaa enemmän taulukkoon 8 koottuihin ehdo-tuksiin muutosprosessin johtamisessa. Kehitysehdotukset perustuvat henkilöstön vastauksista koottuihin havaintoihin. Ehdotuksia käydään tarkemmin läpi seuraa-vassa kappaleessa.
Taulukko 8. Kehitysehdotukset muutosjohtamiseen jatkossa Kehitysehdotukset
Henkilöstön osallistaminen. Esimerkiksi järjestelmän pääkäyttäjät suunnitteluun mukaan.
Johdon vahvempi ja avoimempi esimerkki.
Avoin, monipuolinen ja selkokielinen viestintä.
Henkilöstön mielipiteiden huomioiminen.
Koulutusten suunnittelu kohderyhmittäin sekä käytännönläheisemmin.
Henkilöstön osallistamista osaksi ERP-järjestelmän käyttöönoton suunnittelua tuli-si lisätä. Erityisesti sellaiset järjestelmäkäyttäjät, jotka ovat avainasemassa käyttä-jinä. Tällöin olisi mahdollista räätälöidä teknisiltä ominaisuuksiltaan soveltuvampi järjestelmä tai ennakoida valmiin järjestelmän mukanaan tuomat haasteet ja va-rautua niihin. Myös jatkossa järjestelmän käyttöönoton jälkeen, henkilöstön asian-tuntemusta olisi syytä hyödyntää, sillä vastaajat esittivät, että parhaimmat käytän-teet järjestelmän käytössä tulisi saada laajemmin käyttöön organisaatiossa.
Henkilöstö toi esille myös, että heidän mielipiteisiin tai kritiikkiin on suhtauduttu välinpitämättömästi johdon toimesta. Henkilöstön mielipiteillä on kuitenkin suuri merkitys paitsi muutosvastarinnan minimoinnin ja muutokseen sitoutumisen suh-teen myös järjestelmän jatkokehitystä ajatellen. Kuten aiemmin esitettiin, järjes-telmää työssään pääasiassa käyttävät omaavat asiantuntemuksen, jota kannattaa hyödyntää. Heillä on käytännönläheistä näkemystä siitä, minkälaiset ominaisuudet järjestelmässä soveltuvat parhaiten juuri heidän työhönsä. Henkilöstön mielipitei-den huomioiminen sekä positiivisen ja negatiivisen palautteen avoin vastaanotta-minen voi myös vakuuttaa henkilöstön siitä, että johto seisoo muutoksen takana.
Johdon tulisikin omalla esimerkillään saada henkilöstö vakuutettua muutoksen tarpeellisuudesta, tuoda muutoksen hyötyjä esille, olla avoimia myös haasteiden ilmaantuessa sekä ennen kaikkea olla itse sitoutunut muutokseen.
Teoriassa painotettiin viestinnän merkitystä koko muutosprosessin ajan, sillä vies-timättä jättäminen on myös viestimistä. Ellei muutosprosessista saada aika ajoin tietoa, voi muutosta kohtaan nousta epävarmuutta. Empiriasta saadut tulokset osoittivat, että viestinnässä käytettiin monipuolisia viestintäkeinoja. Kuitenkin myös muita viestintään liittyviä haasteita voi esiintyä, muun muassa viestinnän laatuun ja ymmärrettävyyteen liittyen, kuten kyselyn tulokset osoittivat. Ainoastaan se ei riitä, että projektista tiedotetaan runsaasti vaan tiedottamisen tulee olla avointa ja käyt-täjäystävällistä. Tällä tarkoitetaan sitä, että lukija ymmärtää lukemaansa eikä joudu lukemaan ”projektikieltä”. Tulisi myös varmistaa, että jokainen henkilöstön jäsen tietää, mistä löytää tietoa.
Koulutuksen suhteen sekä teoriassa että empiriassa korostui huomioitavana asia-na koulutuksen käytännöllisyys. On selvää, että kun koulutus järjestetään mahdol-lisimman käytännönläheisesti, se edistää oppimista tehokkaammin. Suurissa or-ganisaatioissa koulutusta ei ole usein kuitenkaan mahdollista järjestää osana työssä oppimista. Tällöin tulisi koulutustilanteet luoda mahdollisimman hyvin käy-tännöntyötä vastaaviksi erilaisten tapausesimerkkien turvin. On kuitenkin muistet-tava, että käytännössä voi esiintyä aina sellaisia haasteita ja virhetilanteita, joita ei ole vain pystytty ennakoimaan.
Jatkotutkimus
ERP-järjestelmien sekä -projektien tutkimuskenttä on hyvin laaja. Niin laaja, että pohditaan aiheen joiltakin osin jopa kyllääntyneen. Käyttöönoton onnistumista voidaan kuitenkin tutkia sekä arvioida useasta eri näkökulmasta. Tutkimuksissa voidaan keskittyä arvioimaan esimerkiksi kannattavuutta, teknisiä ominaisuuksia, koulutusta, resurssienkäyttöä tai vaikka riskienhallintaa. On kuitenkin syytä pohtia, missä vaiheessa mikäkin näkökulma tutkimukselle on kannattavin toteuttaa.
Tätä tutkimusta lähdettiin tekemään vajaa vuosi ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeen, joten järjestelmän varsinaisten käyttäjien koettiin olevan avainasemassa arvioimaan sitä, kuinka järjestelmän käyttöönotossa on onnistuttu. Tutkimusote on laaja, sillä haluttiin saada mahdollisimman paljon tietoa tutkittavasta ilmiöstä.
Tutkimuksesta olisi saanut entistä syvällisemmän, mikäli vastaajien taustatietoja olisi lähdetty selvittämään, sillä tuloksista oli luettavissa että eri toimipisteissä tai eri työntekijäryhmissä olisi vastausten välillä mahdollista hajontaa. Tässä tutkimuksessa haluttiin säilyttää vastaajien anonymiteetti, mutta jatkossa voitaisiin selvittää tarkemmin, mitä eroja toimipisteiden välillä on havaittavissa järjestelmän käytössä.
Järjestelmän käyttöönoton onnistumista voitaisiin jatkossa tehdä pidemmällä tähtäimellä esimerkiksi taloudellisesta näkökulmasta tai arvioida tarkemmin jär-jestelmän teknistä soveltuvuutta organisaation liiketoimintaprosesseihin.
Tutkimuksen investoinnin kannattavuutta on relevanttia tutkia kuitenkin vasta sit-ten, kun järjestelmä on ollut käytössä jo hyvän aikaa, jolloin todellisia laskelmia sen tuottavuudesta on saatu muodostettua.
Tämän tutkimuksen ERP-järjestelmän käyttöönoton onnistumisesta Case-yrityksessä voidaan sanoa olevan onnistumisen arviointia vasta lyhyellä tähtäimellä. Täysi hyöty järjestelmästä voidaan saavuttaa, kun projektille annetaan täysi panostus vielä itse järjestelmän käyttöönoton jälkeen. (Willis & Willis-Brown 2002, 36) Case-yrityksessä ei siten tulisi ajatella ERP-projektin varsinaisesti
päät-tyneen vaan ajatella pidemmällä tähtäimellä matkan kohti kehitystyötä ja inno-vatiivisuutta vasta alkavan.
Aladwani, A. M. 2001. Change management strategies for successful ERP imple-mentation. Business Process Management Journal, vol. 7, nro 3, sivut 266–275.
Al-Ghamdi, A. S. 2013. Change management Strategies and Processes for the suc-cessful ERP System Implementation: A Proposed Model. International Journal of Computer Science and Information Security, vol. 11, nro. 2, sivut 36-41.
Antonacopoulou, E. & Gabriel, Y. 2001. Emotion, learning and organizational change: Towards an integration of psychoanalytic and other perspectives. Journal of Organizational Change Management, vol. 14, nro. 5, sivut 435-451
Appelbaum, S. H. 1997. Socio-technical systems theory: an intervention strategy for organizational development. Management Decision, vol. 35, nro 6, sivut 452–463.
Burnes, B. 2004. Kurt Lewin and the Planned Approach to Change: A Re-appraisal.
Journal of Management Studies 41:6, sivut 977–1002.
By, T. R. 2005. Organizational Change Management: A Critial Review. Journal of Change Management, vol.5, nro 4, sivut 369–380.
Clegg, C. W. 2000. Sociotechnical principles for system design. Applied ergonomics 31, sivut 463–477.
Cummings, T. G. & Worley, C. G. 2014. Organization Development and Change.
10th edition. Stamford: Cencage learning.
Davenport, T. H. 1998. Putting the Enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Review, sivut 1-12.
DeLone, W. H. & McLean, E. R. 2003. The DeLone and McLean Model of Informati-on Systems Success: A ten-Year Update. Journal of Management InformatiInformati-on Sys-tems, vol. 19, nro 4, sivut 9-30.
Dexter, D. 1996. Organizational Change in Corporate Settings. Human Relations, vol. 49, nro 5, sivut 541–552.
nal of Information Systems, sivut 14:1-5.
Duck, J. D. 1993. Managing Change: The Art of Balancing. Harvard business review, sivut 109–118.
El Sayed, M., Hubbard, N. J. & Tipi, N. S. 2013. Evaluating enterprise resource plan-ning (ERP) post implementation problems in Egypt: Findings from case studies of governmental, multinational and private Egyptian organisations. LRN Annual Confe-rence and PhD Workshop 2013, 4th-6th September, Birmingham, UK.
Esteves, J. M & Pastor, J. A. 1999. An ERP Life-cycle-based Research Agenda. En-terprise Management and Resource Planning: Methods, Tools and Architectures – (EMRPS), Venice, Italy 1999.
Fulla, S. 2007. Change management: ensuring success in your ERP implementation.
Government Finance Review, sivut 34–40.
Gotsill, G. & Natchez, M. 2007. From Resistance to Acceptance: How to Implement Change Management. Training and Development, vol 61, nro 11, sivut 24–27.
Grover, V., Jeong, S. R. & Segars, A. H. 1996. Information Systems effectiveness:
The Construct Space and Patterns of Application. Research paper, The Center for International Business Education and Research, sivut 1-32.
Hatch, M. J. & Cuncliffe, A. L. 2006. Organization theory. 2.painos. New York: Oxford University Press.
Hallituskatsaus 2011. Case-yrityksen hallitukselle esitetty aineisto ERP-projektista, elokuu 2011.
Henkilöstöinfo 2011. Case-yrityksen toimitusjohtajan info henkilöstölle, nro 4, joulu-kuu 2011.
Hirsjärvi, S., Remes, P. & Sajavaara, P. 2007. Tutki ja kirjoita. 13.painos. Helsinki:
Tammi.
Computer and Information Science, vol 219, sivut 290-299.
Ifinedo, P. 2008. Impacts of business vision, top management support, and external expertise on ERP success. Business Process Management Journal, sivut 551–568.
Juuti, P. & Virtanen, P. 2009. Organisaatiomuutos. Helsinki: Otava.
Kananen, J. 2013. Case-tutkimus opinnäytetyönä. Jyväskylä: Jyväskylän ammatti-korkeakoulun julkaisuja 143.
Kemp, M. J. & Low, G. C. 2008. ERP innovation implementation model incorporating change management. Business Process Management Journal, vol 14, nro 2, sivut 228–242.
Kettunen, J. & Simons, M. (toim) 2001. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto pk-yrityksessä – teknologialähtöisestä ajattelusta kohti tiedon ja osaamisen hallintaa.
Espoo: Valtion teknillinen tutkimuskeskus (VTT). Julkaisuja 854.
Klarner, P., By, R. T. & Diefenbach, T. 2011. Employee emotions during organiza-tional change – Towards a new research agenda. Scandinavian Journal of Manage-ment, sivut 332–340.
Koskinen, I., Alasuutari, P. & Peltonen, T. 2005. Laadulliset menetelmät kauppatie-teissä. Tampere: Vastapaino.
Kotter, J. P. 1996. Leading change. Boston: Harvard Business School Press
Kotter, J. P. 2007. Leading change. Why transformation efforts fail. Harvard Business Review, sivut 96–103.
KvantiMOTV 2010. [verkkodokumentti]. (Viitattu 27.7.2015) Saatavilla http://www.fsd.uta.fi/menetelmaopetus/kyselylomake/laatiminen.html#vastausvaihtoe hdot.
Kvist, H. & Kilpiä, T. 2006. Muutosaskeleita. Jyväskylä: Gummerus.
Information Systems (ICIS), 2004, sivut 939–954.
Levasseur, R. E. 2001. People Skills: Change Management Tools -Lewin’s Change Model. INTERFACES 31: 4 July–August, sivut 71–73.
Li, Y., Liao, X. W. & Lei, H. Z. 2006. A Knowledge Management System for ERP Im-plementation. Systems Research and Behavioral Science. Research paper, sivut 157–168.
Mattila, P. 2011. Johdettu muutos – avaimet organisaation hallittuun uudistumiseen.
Helsinki: Talentum.
Molleman, E. & Broekhuis, M. 2001. Sociotechnical systems: towards an organiza-tional learning approach. Journal of engineering and technology management, vol 18, sivut 271–294.
Moran, J. W. & Brightman, B. K. 2000. Leading organizational change. Journal of Workplace Learning: Employee Counselling Today, vol 12, nro 2, sivut 66–74.
Nurmi, K. 2012. Kipeän muutoksen lääkkeet – kohti parempia muutoksia. Helsinki:
Infor.
Paton, R. A. & McCalman, J. 2008. Change Management: A Guide to Effective Im-plementation. 3rd edition. London: Sage.
Projektiryhmän jäsen 2015. Lisäkysymyksiä ERP-projektin etenemisestä [sähköpos-tiviesti]. 4.8.2015.
Reijonen, I., Reiman, T. & Airola, M. 2001. Toiminnan muutos ja työssä oppiminen tietojärjestelmähankkeissa. Teoksessa Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto pk-yrityksessä – teknologialähtöisestä ajattelusta kohti tiedon ja osaamisen hallintaa.
Espoo: Valtion teknillinen tutkimuskeskus (VTT). Julkaisuja 854.
Salmimaa, T. & Vilpola, I. Sosiotekninen lähestymistapa ottaa organisaation huomi-oon järjestelmiä suunniteltaessa.
47.
Stenvall, J. & Virtanen, P. 2007. Muutosta johtamassa. Helsinki: Edita.
Tiirikainen, V. 2010. IT ja parempi bisnes. Helsinki: Talentum.
Tilastokeskus 2015. [verkkodokumentti]. [Viitattu 19.6.2015] Saatavilla https://www.stat.fi/
Valkeakari, S. & Hyppönen, H. 2009. Muutosvalmennus terveydenhuollon sähköisten palvelujen käyttöönoton tukena – case Oulun omahoito. Raportti 34/2009, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos.
Valpola, A., Kvist, H., Heimonen, J., Niutanen, K., Lillkåll, L., Masalin, L. & Kalin, R.
(2010) Strategia toimeksi – muutosvoimana ihmiset. Espoo: Painotalo Redfina.
Vilpola, I & Kouri, I. 2006. Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta C-CEI-menetelmän avulla. Helsinki: Teknologiateollisuus.
Vilpola, I & Terho, K. 2008. Tehokkuutta tuotannon tietojärjestelmiin – loppukäyttäjät mukaan määrittelyyn. Helsinki: Teknologiateollisuus.
Weick, K. E. & Quinn, R. E. 1999. Organizational change and development. Annual Reviews Psychology, sivut 361–386.
Williams, M. D. & Williams, J. 2007. A change management approach to evaluating ICT investment initiatives. Journal of Enterprise Information Management, vol. 20, nro 1, sivut 32 – 50.
Willis, T. H. & Willis-Brown, A. H. 2002. Extending the value of ERP. Industrial Man-agement & Data Systems, vol. 102, nro. 1, sivut 35-38.
Yu, C-S. 2005. Causes influencing the effectiveness of the post-implementation ERP system. Industrial Management & Data Systems, vol. 105, nro. 1, sivut 115-132.
Opiskelen Lappeenrannan teknillisen yliopiston kauppakorkeakoulussa ja osana opintojani teen tällä hetkellä Pro gradu – tutkielmaa ********** Oy:lle. Työni käsittelee muutosjohta-mista uuden toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönotossa. Osana empiiristä tutkimus-ta, kartoitan henkilöstön mielipidettä siitä, miten muutosjohtamisessa on onnistuttu ERP-projektin osalta.
Kysely toteutetaan Suomessa ********** Oy:n kierrätysosastolla työskenteleville palvelupis-tepäälliköille, asiakaspäälliköille sekä assistenteille. Pyydän teitä ystävällisesti osallistumaan kyselyyn ja edesauttamaan osaltanne tutkimukseni edistymistä sekä antamaan organisaati-on johdolle ja projektitiimille arvokasta tietoa ERP-projektissa organisaati-onnistumisesta. Mielipiteenne on tärkeä.
Kysely on osallistujien osalta täysin luottamuksellinen. Vastaukset käsitellään anonyymeina, joten yksittäisiä vastauksia ei voida liittää vastaajaan.
Pyydän teitä vastaamaan kyselyyn 31.1.2015 mennessä. Kyselyyn vastaaminen tapahtuu sähköisesti ja se kestää noin 15 minuuttia. Annan tarvittaessa mielelläni lisätietoja tutkimuk-seen tai kyselyyn vastaamitutkimuk-seen liittyen.
Vastauksistanne kiittäen Teija Uotila
teija.uotila@lut.fi