Tutkimustulokset kuvataan tutkimuskysymyksittäin. Ensimmäiseksi kuvataan kokemuksia muu-toksesta ja sen onnistumisesta haasteineen sekä tekijöistä, jotka tukivat muutoksessa. Tämän jälkeen kuvataan kokemuksia Apotti-potilastietojärjestelmän vaikutuksista esihenkilötyöhön ja johtamiseen sekä lopuksi kuvataan muutoksien johtamisessa tarvittavaa osaamista ja sen kehittämisen tarpeita. Tuloksien kuvaamista selkiyttämään tutkimustuloksittain luotiin tau-lukko, jossa teemoittelun osa-alueet on luokiteltu tutkimuskysymyksiin vastaaviin pääteemoi-hin, joita puolestaan kuvataan niihin kuuluvien alateemojen avulla (liite 4).
7.1 Muutoksen mahdollisuudet ja haasteet
Tässä osiossa kuvataan tuloksia ensimmäiseen tutkimuskysymykseen, millaisia kokemuksia te-hostetun palveluasumisen osastonhoitajilla on Apotti-käyttöjärjestelmämuutoksen käyttöön-otosta ja sen muutosjohtamisesta. Tämän lisäksi kuvataan ensimmäistä tutkimuskysymystä tarkentavien apukysymysten mukaisesti sitä, millaisia haasteita osastonhoitajat kokivat Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönottamisessa ja tekijöitä, mitkä tukivat Apotin käyt-töönottamisessa. Pääteemaksi muodostui muutoksen mahdollisuudet ja haasteet sekä tätä ku-vaaviksi alateemoiksi puolestaan muodostuivat muutoksen kokeminen, muutoksesta selviyty-minen, muutoksen johtaminen ja tuen kokeminen muutoksessa.
Pääsääntöisesti koettiin, että itse käyttöönotto sujui ongelmitta suunnitellun mukaisesti.
Käyttöönottoa oli siirretty kertaalleen puolella vuodella, joten koettiin, että siihen oli ollut riittävästi aikaa valmistautua ja sopeutua.
”Itse käyttöönotto konkreettisesti, jos ajatellaan ohjelmiston käyttöönottoa niin mun mielestä sujui yllättävänkin hyvin. Siinä ei tullut mitään sellaisia
stoppeja, järjestelmä lähti toimimaan ihan, kun pitikin. Ja henkilökunta pääsi kirjautumaan, osasi kirjautua ja saatiin käyntiin se homma. Mutta tämä koski vaan sitä konkreettista käyttöönottoa”
Hyväksi koettiin se, että kaikki työntekijät olivat kerenneet käydä Apotti-koulutuksen ennen käyttöönottoa. Haasteita koulutuksien järjestämiseen kuin yleensäkin Apottiin valmistautumi-seen omalta osaltaan oli tuonut korona pandemia ja sen vaatimat toimenpiteet. Koulutukset koettiin tiivistahtisiksi, koettiin, että pienessä ajassa tuli kyetä omaksumaan suuri määrä tie-toa. Toisena haasteena koettiin se, että koulutuksista oli Apotin käyttöönoton siirtymisen vuoksi kulunut pitkä aika eikä korona mahdollistanut ryhmissä tapahtuvia kertauskoulutuksia esimerkiksi oman talon sisällä. Koulutuksien koettiin olleen kohdennettuja sairaalamaailmaan, eikä täten vastannut sosiaalihuollon ja tarkemmin tehostetun palveluasumisen tarpeita. Kou-lutukset koettiin huonosti palvelevaksi myös siksi, että kaikki kävivät saman koulutuksen, eikä näitä ollut kohdennettu tehtävien mukaisesti. Varsinkin erityistyöntekijöiden kuten terapeut-tien saama tuki koulutuksista Apotin käyttöönottamiseen ja käyttämiseen koettiin hyvin vailli-naiseksi.
”Ois pitäny personoida ja räätälöidä niitä koulutuksia, jotta tehostetun palve-luasumisen hoitajakoulutuksissa olisi käyty ne toiminnot, mitä hän työssään tulee aktiivisesti käyttämään”
”Mä oon ihan samaa mieltä tosta valmistautumisesta, kun koulutetaan monta kuukautta aikaisemmin ja olisin itse kaivannut niihin koulutuksiin enemmän mikä koskee mitäkin hoitajaryhmää, että käydään läpi, mikä koskee ainoas-taan sairaaloita, miksi kuormiteainoas-taan meidän hoitajiamme tiedolla mikä ei kos-keta heitä millään tavalla”
Apottitukihenkilöiden määrä koettiin hyväksi. Molemmissa haastatteluryhmissä Apottitukihen-kilöiden resursoiminen koettiin olleen merkittävässä roolissa Apotti muutoksen toteutumi-sessa. Tukihenkilötyön mahdollistamiseksi oli palkattu Apottisijaisia ja näitä koettiin olleen riittävästi. Apottisijaisten avulla mahdollistui Apottitukihenkilöiden irrottaminen perustehtä-vistä avustamaan ja tukemaan henkilöstöä niin Apotin käyttöönotossa kuin käyttöönoton jäl-keen kolmen viikon ajan. Apottitukihenkilöiden vaikutuksen koettiin olleen merkittävä Apotin käyttöönotossa sekä käytön jälkeisinä viikkoina asiakaskirjausten onnistumisessa.
”No mulla on ainakin ollut huikean hyvät tukihenkilöt. Ilman niitä en olisi sel-vinnyt täytyy sanoa. Tulin keskelle kummallista tilannetta silloin kun tässä aloitin. Kyllä on ollut ihan huikean oma-aloitteiset tukihenkilöt. Niiden avulla on tosi hyvin päästy eteenpäin. Kun en itse ole siinä päivittäisessä työssä tie-tenkään samalla tavalla mukana niin on ihanaa, että voi mennä rohkeasti heiltä kysymään, et anteeksi miten tämä tehdään ja sillä he osaavat kertoa”
Koettiin, että käyttöönoton yhteydessä tehtiin paljon tikettejä toiminnanongelmista ja puutoksista. Myös muutostarpeet, minkä vuoksi tikettejä tehdään, koetaan korjaantuvan vä-lillä hyvin hitaasta. Osa muutoksista korjaantuu hyvinkin nopeasti ja osaan jo käyttöönoton yhteydessä tehtyihin muutostarpeisiin ei ole vieläkään saatu korjauksia. Apotin kehittämiseen ja korjauksiin liittyviä ohjeistuksia tulee edelleen paljon, mutta varsinkin käyttöönoton yhtey-dessä ohjeet muuttuivat jopa saman päivän aikana ja usein osastonhoitajat joutuivat korjaa-maan juuri jakamiaan ohjeita useaan kertaan.
”Lopulta hyvin sekavaa ohjeistaminen. Saatto aamulla tulla ohjeet ja oli jo il-tapäivällä toiset. Se vaati tosi paljon sellaista valmiutta tehdä muutosta ja siinä itse oppi sen et älä lähde heti tiedottamaan, jos tulee joku asia vaan odota”
Apotin käyttöönoton jälkeen päivittäin toteutetun eskalaatiomallin johtamisen koettiin epä-onnistuneen. Osastonhoitajat kokivat, että ylemmältä johdolta ei ollut tullut riittävää infor-maatiota ja ohjausta heidän omille esihenkilöilleen ja näiden tietämättömyys siirtyi edelleen osastonhoitajien johtamiseen ja eskalaation toteuttamiseen.
”Olin konkretian ja käytännön ihmisenä pallo hukassa esimerkiksi kuuluisan es-kalaatiomallin toteuttamisessa. Ei ollut mitään olemassa olevaa suunnitelmaa, miten kerätään tietoa ja mitä tietoa ja mitkä kirjataan, mitkä tikettinä ja mitkä kehittämisehdotuksina, se oli kesken koko paketti”
Rakenteinen kirjaaminen on yksi suurimmista Apotin tuomista muutoksista arjen perustyöhön.
Rakenteinen kirjaaminen nousi selvästi esille molempien ryhmien haastatteluissa paljon mieli-piteitä ja tuntemuksia nostattavana aiheena. Rakenteisen kirjaamisen koetaan soveltuvan pa-remmin sairaalamaailmaan kuin sosiaalihuoltoon ja tehostetun palveluasumisen yksiköiden asukkaiden toimintakykyä ja voimavaroja kuvailevaan kirjaamiseen. Koetaan, että rakentei-sen kirjaamirakentei-sen myötä on siirrytty asiakaslähtöisestä kirjaamisesta objektiiviseen ja kliiniseen kirjaamiseen. Haasteena on, että kirjaamisesta ei välity riittävästi asiakkaan voimavarat ja toimintakyky. Osastonhoitajia huolestuttaa, että kirjaamisessa käytetään lähinnä valmiita va-lintoja eikä näiden toimintojen jo viedessä paljon enemmän aikaa kuin aikaisemmin kirjaami-sen kului, jää kuvailevan tekstin osuus kapeaksi tai sitä ei opita käyttämään riittävästi valitta-vien valmiiden osioiden lisänä ja kuvailevana kirjaamisen osa-alueena.
”Sellaiseen kuvailevampaan kirjaamiseen ja se on hyvin rakenteista, sieltä vaan napataan, siellähän voi kuvailevaakin kirjaamista tehdä, mutta se aiheut-taa lisätyötä”
”Monelle, jotka on vuosia tehny tätä työtä ja tottunut asiakaslähtöiseen kir-jaamiseen niin nyt se on jotenkin hirveen objektiivista, kliinistä, sitä ei näy
siitä tekstistä sitä asiakasta niinku ennen, kyllä sen nytkin näkee mutta hyvin kliinisellä tavalla”
”Eikä asukkaan voimavarat esimerkiksi tuu näkyviin, jos mietitään voimavara-lähtöistä kirjaamista… Sä vaan napsautat rastin ruutuun, söi itsenäisesti avus-tettuna. Se ei kerro sen asukkaan osallistumisesta muuta, kun sen oliko se avustettu vai itsenäinen ja hänen voimavarojen ja toimintakyvyn kuvaaminen jää tosi ohueksi”
Kirjaamisen lisäksi aikaa kuluu paljon tiedon löytymiseen Apotista. Tiedon koetaan olevan monen toiminnon takana ja samaa tietoa löytyvän useasta eri paikasta eri muodossa. Lääki-tysosio koetaan monimutkaiseksi ja hyvin erilaiseksi mihin on aikaisemmin totuttu. Potilastur-vallisuus mietityttää varsinkin lääkitysosion vuoksi.
”Potilasturvallisuutta jos ajattelee lääkehoitoa, siinä täytyy olla todella tarkka, että se tulee oikein. Se näkymä on niin erilainen. Apottia perusteltiin, että se on sateenvarjo, joka kerää kaiken tiedon ja sieltä pääsee näkemään kaikkea mahdollista… mutta niinku sä sanoit (viittaa toisen haastateltavan ai-kaisempaan kommenttiin) se on niin vaikeasti haettavissa ja se on niin vaikean matkan takana, se logiikka ei oo mulle selvinnyt, et miten Apotti niinku peri-aatteessa toimii, mä en loogisesti pysty hakemaan sieltä tietoa”
Haasteiksi Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönoton muutosjohtamisessa koettiin liian mo-net samanaikaiset ja Apotin kanssa päällekkäin menevät muutokset ja tehtävät. Omalta orga-nisaatiolta toivottiin jämäkämpää asennetta viemään lävitse yhtä muutosta kerrallaan ja kau-punkitasolla yhteispuhelua sekä muutosten toteuttamisen aikatauluttamista päällekkäisyyk-sien sijaan.
”Joskus vähän kritisoin kaupunkia siitä et laitetaan isoja muutosprojektia päällekkäin. Kaikki työstää omaa agendaa, on maailman tärkein juttu. Vois kaupungilla toisinaan olla yhtenäinen linja mikä ois painopiste, kaikkea ei aina jysäytetä päälle kerran vuodessa, että parannetaan näitä asioita meidän toi-minnassa”
Osatonhoitajat kokivat, että käyttöönottoon oli panostettu paljon, mutta käyttöönoton jälkei-seen aikaan, kun ollaan muutoksen alussa ja on tarve oppia Apotti-järjestelmän syvällisempää käyttöä niin ollaan omillaan, ei ole resursseja lisäkoulutukseen, ohjataan etsimään ohjeita ja ratkaisuja tukiportaalista ja käsikirjasta, ”katsokaa sieltä”. Osastonhoitajia mietityttää miten muutos onnistuu ja sen kehittyminen jatkuu? Miten käy Apotin syvällisemmän osaamisen ke-hittymisen vai epäonnistuuko Apotti muutos riittämättömään seurannan ja tuen puutteeseen.
Koetaan, että käyttöönoton jälkeisten vaiheiden arvioinnit ja mahdolliset korjausliikkeiden vaiheet puuttuvat kokonaan.
”Sitä vaan tulee, tulee, tulee ja on et oikeasti joskus vähempikin riittäisi, hoi-detaan mallikkaasti joku asia loppuun ja sitten taas mennään eteenpäin niin se tuottaa paljon enemmän, jos se tehdään kunnolla. Muutokset ei tuota mitään, jos asiat suoritetaan hirveällä kiireellä läpi eikä niihin liity mitään seurantaa”
Osastonhoitajat kokivat itse onnistuneensa Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönoton läpi viemisen heidän työtään ohjanneiden tehtävälistojen avulla. Kollegoiden tuki koettiin tär-keimmäksi tueksi muutoksessa. Osastonhoitajien työtä muutoksessa tukivat myös Apottituki-henkilöiden tuki tiimeissä Apotin käyttöönottamisessa sekä sen jälkeen.
Strateginen johtaminen ja tuki koettiin puuttuvan osastonhoitajien johtamisessa muutoksessa ja käyttöönotossa. Koettiin, että osastonhoitajien esihenkilöiltä puuttui myös itseltä keinot johtaa alaisiaan muutoksessa, heillä ei ollut tietoa jaettavaksi mitä tehtäviä osastonhoitajalle kuuluu Apotissa käyttöönoton jälkeen.
”Johtaminen oli semmoinen niinku resurssit on ja niiden avulla voidaan ottaa Apotti käyttöön, mutta semmoista mitä meidän työnkuvaan kuuluu niin ei sieltä varmaan pystytty siinä vaiheessa antamaan. On ollut hyvin itsenäistä”
”Meidän esihenkilöillä ei ole ollut niitä työkaluja millä he olisivat meitä oh-janneet, et ne niinku puuttu kokonaan”
Käyttöönottoon liittyvissä organisaation omissa koulutuksissa koettiin ilmapiirin olleen käskyt-tävä. Tulevaan Apotti-potilastietojärjestelmä muutokseen ja sen käyttöönottamiseen sekä johtamiseen koettiin olleen hyvin vähän vaikutusmahdollisuuksia, jos ollenkaan.
”Oli vielä aikaa siihen käyttöönottoon ja meillä oli koulutuksia ja siellä käytiin asioita läpi. Tietenkin silloin oli ihmisillä paljon kysymyksiä ja sitä muutoksen pelkoa ja tällaista. Niin se oli lähes semmoista käskyttävää tai ilmapiiri niissä tilaisuuksissa ei ollut ihan keskusteleva. Tai oli se oikeastaan keskusteleva, mutta siinä ei ollut niinku vaikutusmahdollisuuksia. Tällaista tulee ja tätä ja näin ja näin, ei silloin tukea saanut”