3.5 SWOT- analyysi asiakkuudenhallintaohjelmiston
3.5.3 Mahdollisuudet
Kunhan asiakkuudenhallintaohjelmisto on täysipainoisesti käytössä, ja työntekijät oppineet käyttämään sitä täysipainoisesti, voidaan varmasti todeta ja osoittaa yleisen tehokkuuden parantuneen merkittävästi.
Työntekijöiden tulevat ymmärtämään ohjelmiston tehokkuuden sekä hyödyt ja samalla ymmärtämään sen positiiviset vaikutukset.
Asiakastietojen hallinta parantaa markkinointitoimia huomattavasti ja samanaikaisesti tiedon kulku ja – saatavuus paranevat merkittävästi.
Tiedon jakamisen tehostaminen on merkittävä mahdollisuus. Mikäli tieto saadaan tasapuolisesti kaikkien saataville, voidaan tarkkailla asiakkaiden ostokäyttäytymistä ja sen perusteella suunnitella tulevia markkinointitoimia eri sesonkien välillä.
Ohjelmiston käyttäminen antaa mahdollisuudet myös yhteisten myynti- ja markkinointitavoitteiden saavuttamiseksi sekä edesauttaa jo päällekkäisen tiedon poistamista ja ylimääräisen työn vähentämistä. Parhaassa tapauksessa myyntihenkilöstö voi auttaa toisiaan ja näin yrityksen yhteishenkeä saadaan nostatettua tehokkaaksi kokonaisvaltaiseksi CRM-kulttuuriksi. Tämä tarkoittaa ajantasaista ja käyttäjäystävällistä asiakastietoa koko yrityksen henkilöstön saataville.
50 3.5.4 Uhat
Asiakkuudenhallintaohjelmiston käyttöönottamisen suurimmat uhat ovat toiminnalliset etäisyydet ja erilaisuudet, kasvavat kustannukset, tietosuojakäytännöt ja täysin uuden käyttöliittymän omaksuminen.
CASE-yrityksen tapauksessa toiminnallisilla erilaisuuksilla ja etäisyyksillä tarkoitetaan eri käyttäjien maantieteellistä sijaintia sekä heidän eri käyttäjätyylejään. Henkilöstöä on monen ikäistä ja – kykyistä, minkä vuoksi tulisi pitää huoli siitä, että jokainen työntekijä saa samanlaisen koulutuksen ja perehdytyksen aiheeseen. Työntekijöiden kouluttamista on jatkettava niin kauan, kun jokainen työntekijä kokee osaavansa ohjelmiston käytön riittäväksi.
Ohjelmiston käyttöönottaminen aiheuttaa yritykselle paljon suoria ja epäsuoria kustannuksia, jotka tulee ottaa huomioon ennen ohjelmiston käyttöönottamista. CASE-yrityksen tapauksessa suurin kustannus on jo käsitelty, sillä Jeeves on varsin kattavasti käytössä yrityksen sisällä.
Lisäkustannuksia aiheutuu koulutus- ja opetustilaisuuksista jotka syövät henkilöstön tehokasta työaikaa. Lisäksi kustannuksia tulee matkoista, joita kouluttajat tai koulutuspaikalle ajavat myyjät aiheuttavat. Jeeves-ohjelmiston räätälöiminen vie työtunteja myös Jeeves-ohjelmiston toimittajalta, jotka laskuttavat luonnollisesti oman työmääränsä. Tämän vuoksi yrityksen tulisi lähetä ohjelmiston jalkauttamiseen täysin voimin, etteivät ponnistelut jää turhiksi ja panostetut kustannukset valuvat hukkaan.
Asiakastietojen tietosuojakäytännöt on selvitettävä tarkasti, ettei järjestelmään syötetä väärää tai liian luottamuksellista tietoa. Näin vältetään ylimääräiset selkkaukset asiakastietojen osalta. Harmaita hiuksia voi aiheuttaa myös yleiset tietotekniset ongelmat, eli miten verkkoresurssit saadaan riittämään, ja tarvitaanko esimerkiksi ohjelmistoon lisää lisenssejä.
51
Suurimpana haasteena voidaan pitää uuden käyttöliittymän omaksumista.
Käyttöliittymän erilaisuus on suuri kynnys etenkin vanhempien työntekijöiden keskuudessa. Jeeves on käyttöliittymältään hyvinkin erilainen perinteiseen Windows – pohjaiseen käyttöliittymään verrattuna ja tämä aiheuttaa omanlaisensa haasteen. Muutosvastarintaa tulee varmasti olemaan, mutta tehokkaalla perustelulla ja koulutuksella tämä saadaan oletettavasti kitkettyä.
52
4 KÄYTTÄJÄTUTKIMUS: MYYNTIHENKILÖSTÖN VAL-MIUDET CRM-KÄYTTÄJINÄ
Kappaleessa 4 käsitellään ja analysoidaan Jeeves – käyttäjähaastattelun tuloksia. Haastattelun tarkoituksena oli selvittää myyntityötä tekevien työntekijöiden valmiuksia ohjelmiston käyttäjänä, heidän toiveitaan ohjelmiston ominaisuuksien suhteen sekä selvittää työntekijöiden nykyisiä asiakashallintakeinoja. Tieto kerättiin haastattelemalla koko CASE-yrityksen työkonemyyntihenkilöstöä. Haastateltavat esitellään analyysin aikana aakkosittain A-K- kirjaimin. Tämä sen vuoksi, että käyttäjille luvattu anonyymiys säilytetään.
4.1 Tiedonkeruumenetelmät ja laadullinen tutkimus
Tiedonkeruu toteutettiin kokonaisuudessaan kenttätutkimuksena käyttämällä kahta eri metodia; henkilökohtaisia haastatteluja sekä haastatteluja videoneuvottelulaitteiden välityksellä. Haastattelut valittiin käytettäväksi otantajoukon koon takia, 11 työntekijää, sekä varmistukseksi, että kaikkiin kysymyksiin käytettiin riittävästi aikaa eikä kysymyksiin jätetty vastaamatta. Tässä tutkimuksessa käytetään apuna kvalitatiivista tutkimusta ja työssä noudatetaan kvalitatiiviselle tutkimukselle tyypillisiä piirteitä.
Kvalitatiivisen eli laadullisen tutkimuksen perusajatuksena on pyrkiä kuvaamaan kohdetta ja aktuaalista elämää mahdollisimman todenmukaisesti. Kvalitatiiviselle tutkimukselle ominaista on myös ihmisen suosimista tiedonkeruukohteena mikä mahdollistaa aineiston moninaisen sekä yksityiskohtaisen tarkastelun. Laadullisen tutkimuksen metodeina käytetään esimerkiksi teema-, yksilö- ja ryhmähaastatteluja. (Hirsijärvi, Remes ja Sajavaara, 2009)
53 4.2 Tavoitteet
Haastattelututkimuksen tavoitteena oli selvittää mahdollisimman tarkasti käyttäjien nykyiset asiakastiedon hallintakeinot sekä henkilökohtaiset tarpeet uutta ohjelmistoa koskien. Huomiota kiinnitettiin myös käyttäjien omiin valmiuksiin ja henkilökohtaiseen motivaatioon tulevan järjestelmän käyttäjinä. Jokainen käyttäjä on vähintäänkin kokeillut Jeeves - ohjelmistoa ja heillä oli jo käsitys miltä ohjelmisto näyttää ja miten sitä pääpiirteittäin käytetään. Tätä käytettiin apuna muutamissa käyttöliittymään sidonnaisissa kysymyksissä.
4.3 Kysymysten suunnittelu
Haastattelututkimuksen kysymykset suunniteltiin vastaamaan mahdollisimman tarkasti tämän työn tutkimuskysymyksiin ja niiden avulla pyrittiin saamaan lisätietoa ohjelmiston tarpeesta, työntekijöiden käyttöhalukkuudesta sekä tarvittavista ominaisuuksista. Otantaryhmänä tutkimukselle toimi koko työkonemyynnin henkilöstö. Otanta oli suhteellisen pieni, vain 11 henkilöä, mutta sitä vastoin saatiin hyvää ja tarkkaa tietoa vastaajilta vastausprosentin ollessa erinomainen 100 %.
Jokainen vastaajista on käyttänyt ohjelmistoa vähintään kolmen koulutuspäivän verran, joten kosketuspintaa ohjelmiston käyttöön oli kaikilla. Osa vastaajista käyttää ohjelmistoa lähes päivittäin, osa hieman vähemmän ja osa ei käytännössä lainkaan. Noin puolet vastaajista olivat käyttäneet CRM- ohjelmistoa aikaisemmin edellisen työnantajan palveluksessa ja etenkin heiltä saatiin hyvin käyttökelpoisia kehitysehdotuksia ohjelmiston jalkauttamiseksi.
54 4.4 Vastausten analysointi
Vastausten analysoiminen kerää yhteen ja tiivistää annetut vastaukset sekä esittää osan vastauksista myös taulukoina. Vastaajilla oli hyvin samankaltainen kanta esitettyihin kysymyksiin, joskin jokaisella vastaajalla oli myös jotain uutta annettavaa. Uusia ilmenneitä asioita käydään läpi tulevien kappaleiden aikana. Kaikki vastaajat esimerkiksi kokivat tarvitsevansa apua asiakkuuksien hallitsemiseen, mutta harva kuitenkaan osasi sanoa miten omia asiakkuuksien hallintaansa tehostaisi. Eri työtehtävien välillä olevia eroavaisuuksia vastauksiin ei tällä kertaa voitu mitata, koska otantaryhmässä oli vain samaa työtä tekeviä kollegoita. Iän osalta sen sijaan näkyi pientä hajontaa vastauksissa ja esimerkiksi vanhemmat työntekijät eivät kokeneet olevansa yhtä valmiita käyttämään uutta ohjelmistoa, kuin nuoret kollegansa.
Vastauksia analysoidessa huomio kiinnittyi negatiivisten vastausten suureen lukumäärään. Jatkoa ajateltaessa pitää kuitenkin muistaa niiden hyötykäyttöön tehokkaana voimavarana järjestelmää kehitettäessä.
4.4.1 Vastaajien ikäjakauma
2
30-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 60+
Luku-määrä
Vastaajien ikäjakauma
TAULUKKO 5 Vastaajien ikäjakauma
55
Tärkeänä seikkana uutta ohjelmistoa käyttöönottaessa on pidettävä uusien käyttäjien valmiuksia ohjelmiston käyttäjinä. Käyttäjien ikä oli suoraan verrannollinen heidän kokemiinsa henkilökohtaisiin valmiuksiin ohjelmiston käytössä.
Kuten taulukko 5 osoittaa, 37 % vastaajista on iältään välillä 41-45 vuotta.
Alle 30- eikä 46-50 – vuotiaita ollut otannassa lainkaan.
”Jätetään nämä tietokonehommat nuoremmille. Itselläni alkaa eläkeikä lähestymään, joten jos jotain uutta aion opiskella, tarvitsisin sitä varten huomattavan määrän aikaa tai sitten oman sihteerin”
Haastateltava J koki, ettei omalla oppimiskyvyllään ole enää kykenevä uutta ohjelmistoa opettelemaan. Samaan aikaan haastateltava kuitenkin arvioi, että asiakkuudenhallintaohjelmiston avulla voisi tehostaa työtänsä merkittävästi.
4.4.2 Asiakkuudenhallinnan tietämys
7
0 1 2 3 4 5 6 7 8
Tuntee
Ei tunne
Asiakkuudenhallinta - käsitteen tunnettuus
TAULUKKO 6 Asiakkuudenhallinta - käsitteen tunnettuus
56
Haastattelututkimuksessa pyrittiin selvittämään myös vastaajien tietämys CRM- käsitteestä ja asiakkuudenhallinnasta yleensä. Kuten taulukko 6 osoittaa, vastaajista 64 prosenttia tunnisti entuudestaan termin ja vastaisesti 36 prosenttia ei tiennyt mitä asiakkuudenhallinnalla tai CRM:llä tarkoitetaan. Suhteessa vastaajien ikään ei termin tunnistamisessa ollut eroavaisuuksia. Moni termin tunnistanut oli käyttänyt vastaavanlaista ohjelmistoa aikaisemmin.
Tutkimuksessa kysyttiin myös, ovatko vastaajat käyttäneet CRM-ohjelmistoa aikaisemmin. Vastausprosentit ovat samat kuin asiakkuudenhallinnan käsitteen tunteminen eli 64 % ja 36 %. Tutkittaessa paljastui siis varsin luonnollinen seikka; eli työntekijät jotka eivät ole käyttäneet ohjelmistoa eivät myöskään tunteneet käsitteistöä.
Aikaisemmin ohjelmistoa käyttäneistä 64 prosentista 88 prosenttia ovat käyttäneet ohjelmistoa työskennellessään kilpailevassa yrityksessä.
Kilpailevissa yrityksissä ohjelmistoa käytettiin pääasiassa asiakastietojen hallinnointiin, laskutukseen, koneiden ja vaihtokonetietojen käsittelyyn sekä tarjouksien tekemiseen. Yhdessä yrityksessä ohjelmistoa käytettiin myös informaatiotietopankkina, johon syötettiin tuotetietoa ja esitteitä henkilöstön käyttöön.
Vastaajat kokivat ohjelmiston hyödylliseksi, vaikkakin alkuun hieman työlääksi, tulevaisuuden käytön kannalta. Yksi vastaajista on työskennellyt aikaisemmin autokaupan alalla, missä CRM -ohjelmisto on vastaajan mukaan ”myyjän tärkein työkalu”. Autokaupassa ohjelmistoa käytettiin kaiken informaation ja osto- sekä myyntitapahtumien ylläpitoon.
4.4.3 Asiakkuudenhallinnan hyödyllisyyden kokeminen
Vastaajilta kysyttiin kokevatko he asiakkuudenhallintaohjelmiston käytön tarpeelliseksi omassa työssään ja miksi. Kaikki vastaajat tunnistivat selvän
57
tarpeen ohjelmiston käyttöönottamiseksi, mutta monikaan ei osannut antaa perusteluita vastaukselleen.
”Edellisen työnantajan palveluksessa käytimme CRM- ohjelmistoa osto- ja myyntihintojen, tuotetietouden ja varastotilanteiden seuraamiseen. Ohjelmistoon oli myös mahdollista liittää tuotekohtaisesti esimerkiksi käyttöohje- ja varaosakirjoja”
”Autokaupassa käytimme CRM-ohjelmistoa aivan pikkutarkkojenkin asioiden kirjaamiseen. Asiakasta voitiin miellyttää muun muassa ohjelmiston mahdollistamilla syntymäpäivätoivotuksilla ja säännöllisillä kuulumisien kyselemisellä.”
Käyttäjät A ja C olivat käyttäneet asiakkuudenhallintaohjelmistoa varsin kattavasti edellisten työnantajiensa palveluksessa. Kokemuksia ohjelmistosta oli monella muullakin ja yleisesti niiden käyttäminen koettiin positiivisena.
CRM- ohjelmisto katsottiin erittäin tarpeelliseksi etenkin myynnin tukityökaluna, sillä näin saataisiin seurattua asiakkaiden ostokäyttäytymistä tarkemmin. Mitä enemmän volyymi- ja sesonkituotteita myydään, sitä enemmän tarvitaan seurantaa tuotemäärille ja ostokäyttäytymiselle. Vastaajat myös kokivat, että CRM-ohjelmisto on ainoa keino hallita isoa informaatiomäärää järjestelmällisesti etenkin, kun nykyisin asiakkaita ja asiakastietoja saatavilla paljon. Järjestelmän käyttöönottamisella voitaisiin myös välttää ristiriitatilanteet, joissa myyjistä useampi on tarjonnut samaa tuotetta samalle asiakkaalle.
58 4.4.4 Asiakastietojen hallinta
Vastaajilta kysyttiin heidän tämänhetkisiä keinojaan asiakastietojen hallinnasta ja tarkemmin pyrkimyksenä oli selvittää millä keinoin myyntihenkilöstön edustajat hallitsevat asiakastietojaan. Taulukossa 7 on merkittynä vastaajien keinot asiakastietojen hallitsemiseksi. Yhdeltä vastaajalta on kerätty useampi keino, mikäli vastaaja on näin ilmoittanut.
Käyttäjät käyttivät kohtalaisen tasaisesti kaikkia muistikeinoja, mutta näistä kuitenkin selviten erottui lehtiön käyttö.
8
TAULUKKO 7 Asiakastietojen hallinta
Taulukko 7:n osoittamalla tavalla suosituin keino asiakastietojen hallitsemiseksi oli kynän ja paperin käyttö 8 käyttäjän osuudella. Suurin osa vastaajista piti aina työtä tehdessään mukanaan kynää ja lehtiötä, jonne kirjoitettiin tarkemmat asiakastiedot. Osat työntekijöistä jopa piti vihkoissa tallessa tarjouksia ja käytyjä keskusteluja.
”Asiakastietoja hallitsen kynällä ja paperilla, kuten aina ennenkin tähän asti. Nykyisin olen opetellut käyttämään apuna myös sähköpostia ja kännykkää”
59
”Käytän apuna kynää ja vihkoa. Vihkosta löytyy kaikki tarpeellinen tieto ja tietoja voi tarkastaa sieltä myös jälkikäteen.”
Esimerkiksi vastaajat D ja I olivat vannoutuneita perinteisen kynän ja paperin käyttäjiä. Haastateltavat kokivat vanhan ja tutun menetelmän olevan varma ja helppokäyttöinen.
Muistilapuilla tarkoitetaan erillisiä lappusia, joita henkilöt pitävät nähtävillään asioiden muistamiseksi. Nämä voivat olla esimerkiksi post-it-lappuja tai pieniä vihkoista revittyjä sivuja. Muistilaput muodostivat osaltaan myös merkittävän osan tietojen hallinnoimisesta.
Taulukko-ohjelmat – kohta tarkoittaa tietoteknisillä välineillä, kuten esimerkiksi Microsoft Excelillä tai Wordilla tehtyjä erillisiä taulukoita tai kirjoitelmia. Vastaajista 5 kappaletta käyttivät Microsoftin sovelluksia apunaan.
Moni vastaajista oli asiakastiedon kohdalla oman muistinsa varassa.
Huomattavaa kuitenkin oli, ettei yksikään vastaajista luottanut täysin omaan muistiinsa, vaan kaikilla oli muita apukeinoja tietojen muistamiseksi. Vastaajista 5 kappaletta ilmoittivat käyttävänsä apunaan ulkomuistia.
Mobiililaitteet sisältävät matkapuhelimen kalenterin, kannettavien tietokoneiden ja tablettien muistilapputoiminnot sekä sähköpostin. 5 vastaajaa ilmoittivat käyttävänsä sähköpostia tai matkapuhelimen kalenteri- tai hälytystoimintoa apunaan muistinsa tukemiseksi.
”Lähetän asiakkaille tehdyt tarjoukset itselleni sähköpostiin, mistä voin tarpeen vaatiessa niitä tarkastella.”
60
Vastaaja F käytti apunaan sähköpostia, jonka turvin muistutti itseään tehdyistä tarjouksista, kaupoista sekä muistettavista asioista.
Sähköpostissa tiedot pysyivät tallessa ja niiden hakeminen sieltä on yksinkertaista.
4.4.5 Oman asiakkuudenhallinnan arvioiminen
Kohderyhmältä kysyttiin miten he omasta mielestään selviytyvät asiakkuuksien hallinnasta tällä hetkellä. Jatkokysymyksiksi kysyttiin käyttäjien omia valmiuksia ohjelmiston käyttäjänä sekä mielipidettä pystyisivätkö he tekemään työnsä paremmin asiakkuudenhallintaa parantamalla. Näiden kysymysten tarkoituksena oli selvittää epäsuorasti miten kohdehenkilöt kokevat omat tietonsa ja taitonsa tietoteknisten apuvälineiden parissa sekä saada mielipide sille, onko heidän osaltaan asiakkuuksien hallinnassa parannettavaa. Kahteen ensimmäiseen kysymykseen annettiin vastaus asteikolla 1-5 ja kolmanteen haastateltava vastasi avoimella vastauksella.
1
TAULUKKO 8 Selviytyminen asiakkuuksien hallinnasta
61
Taulukko 8 osoittaa vastaajien oman näkemyksensä omasta asiakkuuksien hallinnastaan. Keskiarvoltaan koko otanta arvioi hallitsevansa asiakkuuksiaan hieman kohtalaista paremmin. Vain yksi koki osaavansa asiakastietojen käsittelyn erinomaisesti, mutta samalla kukaan ei kokenut omaa hallintaansa huonoksi. Kohtalaisesti asiakastietoja mielestään käsittelee 36 % vastaajista ja melko hyvin tai melko huonosti 27 % vastaajista.
”En koe, että omassa asiakastietojen hallinnassani on parantamisen varaa. Tämä taktiikka on toiminut aikaisemmin ja toimii jatkossakin”.
”Varmasti pystyisin parantamaan. Mikäli löytyisi helppokäyttöinen järjestelmä (suomenkielinen) niin se helpottaisi työtä kovasti. Asiakasrekisteriin perustuva esimerkiksi asiakkaille kootusti tekstiviestejä lähettävä palvelu olisi hyvä.”
Kysymykseen annettiin lyhyitä vastauksia, mutta vastaajat I ja J kuvailivat näkemystään hieman tarkemmin. Yllä olevat lainaukset kertovat hyvin erilaisesta näkemyksestä omaan asiakashallintaan kohtaan. Molemmat vastaajat ovat ikäluokaltaan vanhimmasta päästä ja molemmilla on pitkä työura alalla takana.
62
TAULUKKO 9 Omat valmiudet ohjelmiston käyttäjänä
Taulukko 9 esittelee kohderyhmän valmiuksia ohjelmiston käyttäjinä.
Kysymykseen saatiin vastauksia kaikkiin vastausluokkiin. Yksin työntekijä oli sitä mieltä, että hänen valmiutensa ovat huonot uutta ohjelmistoa opiskeltaessa, kun taas kaksi vastaajaa piti valmiuksiaan hyvinä.
Keskiarvoltaan vastaajat kokivat kuitenkin valmiutensa olevan melko hyvät. Kuusi vastaajaa piti valmiuksiaan hyvänä tai melko hyvänä, kun vain kolme vastaajaa piti valmiuksiaan huonona tai melko huonona.
Vastaajilta kysyttiin myös pystyisivätkö he omasta mielestään tekemään työnsä paremmin asiakkuudenhallintaansa parantamalla. Yhtä lukuun ottamatta kaikki olivat sitä mieltä että omassa työmallissa olisi parannettavaa. Yksi vastaajista oli sitä mieltä, että nykyinen malli toimii hyvin, eikä parantamisen varaa ole. Kaksi vastaajista huomautti, että nykyinen malli toimii hyvin, mutta parannettavaa varmasti on.
63
4.4.6 JEEVES – toiminnanohjausjärjestelmä
Haastattelussa pyrittiin selvittämään myös miten kohderyhmä kokee nykyisin käytössä olevan JEEVES – toiminnanohjausjärjestelmän.
Kysymyksiä esitettiin järjestelmän yleisilmeeseen, käyttöliittymään, järjestelmän käyttöön sekä varsinaiseen käyttöön liittyviä kysymyksiä.
Kysymysten tarkoituksena oli selvittää, minkälaisena välineenä käyttäjät kokevat nykyisen järjestelmän ja kuinka usein ja mitä ominaisuuksia he käyttävät.
Nykyistä toiminnanohjausjärjestelmää koskevista kysymyksistä ensimmäinen selvitti järjestelmän yleisilmettä asteikolla 1-5, jossa numero 1 on helppo ja 5 on haastava. Toinen kysymys edelleen samalla asteikolla kysymyksenään minkälaiseksi vastaajat kokivat järjestelmän käyttöliittymän.
TAULUKKO 10 Nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän yleisilme
Taulukko 10 osoittaa, että kaikki vastaajat pitivät yrityksen nykyisin käytössä olevan toiminnanohjausjärjestelmän yleisilmettä vähintään melko haastavana. 11:sta vastaajasta kuusi piti järjestelmään melko haastavana ja 4 haastavana. Helpoksi tai melko helpoksi järjestelmää ei koettu lainkaan.
64
TAULUKKO 11 Nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöliittymä
Taulukko 11 esittää, että nykyistä toiminnanohjausjärjestelmää haastavana piti kolme yhdestätoista vastaajasta ja melko haastavana kuusi vastaajaa. Neutraalin mielipiteen antoi kaksi vastaajista. Yksikään vastaajista ei pitänyt järjestelmää helppona tai melko helppona.
1 1
Päivittäin Viikoittain Kerran kahdessa viikossa Kerran kk Harvemmin
Käyttöaste
TAULUKKO 12 Nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöaste
65
Kuten kuvaaja 12 puolestaan kertoo, että vastaajista ainoastaan yksi käyttää nykyistä toiminnanohjausjärjestelmää päivittäin. Viikoittain järjestelmää käyttää myös yksi käyttäjä sekä kerran kahdessa viikossa kaksi käyttäjää. Kerran kuukaudessa tai harvemmin järjestelmää käyttää seitsemän vastaajaa 11:stä ja neljä heistä käyttää järjestelmää harvemmin kuin kerran kuukaudessa.
4
7
0 1 2 3 4 5 6 7 8
Hyvin todennäköisesti Todennäköisesti Ei osaa sanoa Epätodennäköisesti Hyvin epätodennäköisesti
Kiinnostusaste
TAULUKKO 13 Vastaajien kiinnostus nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän käyttämiseksi asiakkuudenhallinnan työkaluna
Vastaajien kiinnostuksen käyttää yrityksen nykyistä toiminnanohjausjärjestelmää asiakkuudenhallinnan työkaluna selviää taulukosta 13. 11:sta vastaajasta neljä piti hyvin todennäköisenä, ja seitsemän vastaajaa todennäköisenä, että käyttäisivät nykyistä järjestelmää nimenomaan asiakkuudenhallinnan työkaluna. Vastaajista yksikään ei osannut sanoa, eivätkä pitäneet epätodennäköisenä etteivätkö käyttäisi järjestelmää.
66
Vastaajilta kysyttiin myös heidän mielipidettään ohjelmiston omakohtaiseen käyttöön ja sen hyötyyn. Kaikki vastaajat olivat yksimielisiä siitä, että nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän käytöllä he voisivat tehostaa nykyistä toimintaansa samalla parantaen tiedonkulkua ja – hallintaa.
Viimeinen nykyiseen järjestelmään liittyvä kysymys esitettiin vastaajille avoimena. Vastaajilta kysyttiin mitä järjestelmätoimintoja tai ominaisuuksia he useimmiten käyttävät. Vastauksissa kävi ilmi, että kaikki nykyistä järjestelmää käyttävät vastaajat tarkkailivat järjestelmän avulla tuotteiden varastosaldoja tai asiakastietoja.
Asiakastiedoista haettiin pääasiassa asiakkaiden osoitteita ja puhelinnumeroita. Myös henkilö- tai y-tunnuksia käytettiin luottotietojen tarkastamiseksi. Vastaajista kolme kappaletta selaili järjestelmää, jotta saisivat pidettyä käyttöliittymän tuttuna.
”Käytän ohjelmistoa enimmäkseen asiakastietojen hakemiseen. Tarkastan myös aika ajoin onko asiakas aktiivinen, eli vilkaisen viimeaikaiset kauppatapahtumat. Muun muassa fonecta-calleria käytän siltikin enemmän yhteystietojen hakemiseksi”.
Ohjelmiston toimintoja käytetiin lähinnä asiakkaan perustietojen tarkasteluun. Osoite- ja yhteystiedot olivat haetuimmat tiedot, mutta käyttäjä K tarkasteli myös asiakkaan ostoaktiivisuutta ohjelmistoa apuna käyttäen.
”Käytän ohjelmistoa välillä paljonkin esimerkiksi kesäaikaan, kun sijaistan varaosamyyjäämme. Silloin teen ohjelman kautta tilauksia sekä tarkastelen asiakaslistoja”.
67
Käyttäjä E puolestaan oli jo tottunut ohjelmiston käyttäjä ja käyttää ohjelmistoa jo tuottavaan työhön esimerkiksi varaosatilauksia ja asiakaslistoja tutkittaessa.
Yhteenvetona nykyiseen toiminnanohjausjärjestelmään liittyvistä kysymyksistä voidaan todeta, etteivät vastaajat kokeneet nykyisen järjestelmän käyttöliittymää tai yleisilmettä houkuttelevina. Järjestelmän käyttö nykyisellään on varsin vaatimatonta, sillä 11:sta vastaajasta ainoastaan kaksi käyttää järjestelmää useammin kuin kerran viikossa.
Käyttäjistä neljä käyttää järjestelmää harvemmin kuin kerran kuukaudessa, eli käytännössä ei lainkaan. Positiivista on kuitenkin se, että kaikki vastaajat ovat innostuneita käyttämään järjestelmän CRM – ominaisuutta tilaisuuden tullen ja kaikki olivat sitä mieltä, että tehostamalla järjestelmän käyttöä olisi heillä mahdollista vaikuttaa positiivisesti omiin työtuloksiinsa.
Vastaajien kiinnostuksesta nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän käyttämiseksi asiakkuudenhallinnan työkaluna saadut tiedot ovat ristiriitaisia käyttöliittymän saaman palautteen kanssa. Käyttäjät pitivät järjestelmän ulkoasua ja käyttöliittymää sekavana, paikoin jopa luotaantyöntävänä, mutta ovat silti valmiita käyttämään järjestelmää oman työnsä tukena.
4.4.7 Oman työn kehittäminen asiakkuudenhallintaa parantamalla
Haastateltavien halukkuus asiakkudenhallinnan tehostamiseen tuli varsin selkeäksi tutkimusta tehdessä ja yksi kysymyksistä liittyikin siihen, millä keinoin vastaajat olisivat valmiita omaa asiakkuudenhallintaa parantamaan.
”Pyrkisin tekemään rekisterin, jossa asiakkaat olisivat suuruusjärjestyksessä liikevaihdolla mitattuna. Tämän jälkeen eriteltynä tarkemmin tilatyyppeihin, eli tuottaako yritys maito-,
68
liha- vai viljatuotteita. Kolmantena kriteerinä olisi listaus mitä koneita tilalla on tällä hetkellä. Tärkeää olisi myös tietää mitkä kaupat on hävitty ja mitkä voitettu.”
”Kehittäisin asiakkuudenhallintaa järjestelmällisyyttä lisäämällä ja asiakaskontakteja parantamalla. Vaikka kauppa ei syntyisikään heti, löytyvät tiedot järjestelmästä. Mikäli järjestelmä muistuttaisi tekemättömistä töistä ja asiakasyhteydenotoista käyttäisin sitä aktiivisesti.”
Yllä vastaajien A ja B mietteitä liittyen oman asiakkuudenhallintansa parantamiseen. Haastateltavat kokivat järjestelmällisyyden puutteen suurimmaksi heikkoudekseen ja siihen toivottiin löytyvän apukeinoja.
Vastaajat olivatkin varsin yksimielisiä siitä, että työteho paranisi merkittävästi järjestelmällisyyttä lisäämällä.
”Ajantasainen tieto ja aktiivinen yhteydenotto asiakkaisiin erittäin tärkeää. Työni tehostamiseksi tekisin systemaattisen suunnitelman, kuinka usein otan yhteyttä asiakkaisiin.
Ohjelmisto pitäisi esim. aakkosittain huolen, että joka päivä soitetaan joillekin asiakkaille. Tärkeää olisi myös olla yhteydessä jo olemassa oleviin asiakkaisiin, sillä yhteistyö alkaa kaupan teosta eikä pääty siihen.”
Haastateltava K toi esille myös seikan ajantasaisen tiedon ja säännöllisten yhteydenottojen tärkeydestä. Samaa mieltä olivat myös käyttäjät E ja G, jotka korostivat henkilökohtaisen myyntityön merkitystä. Alla haastateltavan G näkemys asiaan.
”Kerätä enemmän tietoa asiakkaista ja heidän potentiaalistaan tulevaisuudessa. Asiakkaisiin olisin enemmän yhteydessä ja keräisin enemmän taustatietoa heidän tulevaisuuden
69
hankintatarpeistaan. Henkilökohtainen myyntityö on erittäin tärkeää.”
Yhteenvetona voidaan todeta, että kaikki käyttäjät löysivät omasta asiakashallinnastaan parannettavaa. Tärkeimmäksi nousi jo edellä mainittu järjestelmällisyys, yhteydenpito sekä tietojen löytymisen helppous.
4.4.8 Asiakkuudenhallintaohjelmiston halutut ominaisuudet
Haastattelututkimuksen viisi viimeistä kysymystä liittyivät vastaajien mielipiteisiin asiakkuudenhallintaohjelmiston nykyisitä ominaisuuksista.
Haastateltavilta kysyttiin mitä ominaisuuksia he pitävät keskeisimpinä ja mitä ominaisuuksia he toivoisivat ohjelmiston tarjoavan. Viimeinen kysymys koski yleistä palautetta ja siihen haastateltavat antoivatkin paljon näkemyksiä ja ehdotuksia järjestelmän käyttöönottamiseksi sekä ehdotuksia toivotuiksi ominaisuuksiksi.
Tärkeimpinä ominaisuuksina vastaajat pitivät uuden järjestelmän käyttäjäystävällisyyttä, ominaisuuksia sekä liitännäisyyttä muiden ohjelmistojen kanssa. Haastateltavat K ja H kommentoivat kysymykseen seuraavasti:
”Jouhevan käytön varmistamiseksi järjestelmän linkittyvyys kalenterin ja sähköpostin kanssa olennaista. Tieto pitää päästä syöttämään tien päällä heti ja sen tulisi synkkautua itsestään jeeveksen kanssa. Liikaa vaivaa palata ”toimistolle”
ja kirjautua ohjelmistoon syöttämään tietoa.”
”Informaatio pitäisi päästä heti syöttämään koneelle. Muuten unohtuu helposti.”
70
Eritystoiveena oli CRM- ohjelmiston saaminen iPad- tablettitietokoneeseen, jotta nykyisiä IT-työkaluja saataisiin hyödynnettyä mahdollisimman tehokkaasti.
Tärkeänä pidettiin myös muistutus- sekä kalenteritoimintoa siten, että CRM- ohjelmisto saataisiin synkronoitua eri laitteiden välille. Esimerkiksi iPadiin ilmestyvät CRM-muistutukset olivat erittäin toivottuja. Näin myyntihenkilöstö voisi muistuttaa itseään asiakkaiden kanssa käymistään keskusteluista ja sillä keinoin kehittää asiakassuhteitaan. Haastateltava I, kuvaa mietteitään seuraavasti:
”Asiakastietojen yhdistäminen eri kaavakkeille ja lomakkeille olisi tärkeää. Ei käytettäisi useita eri ohjelmistoja.
Muutoksien tekeminen tarjouksiin ja asiakastietoihin päivittyisi
Muutoksien tekeminen tarjouksiin ja asiakastietoihin päivittyisi