Liiketoimintatiedonhallinta ja tieto/faktaperusteisuus

Tietoperusteisuus esitettiin teoriassa tosiasioihin perustuvaksi toiminnaksi ja johtami-sen työkaluksi (Sackett ym. 1995; ks. myös Prusak 2001). Hyötyä tuottava tietoperus-teisuus koostuu johtamis- ja tutkimustiedosta sekä hyvistä toimintamalleista ja koke-muksista (Hacman 2002). Learmont ym. (2006) jatkoivat että tietoperusteinen johta-minen yhdistää luotettavaa analysoitua tietoa päätöksentekoon. Eräs asiantuntija jat-kaa että pelastuslaitoksen tiedon tulee olla oikeaa ja oikeasta lähteestä. Nopeita

vas-tauksia saa halleista, mutta niiden lähdearvo ei täytä tiedon oikeellisuudelle asetettuja vaatimuksia. Tietolähde voi olla mitä tahansa kontakteista tietojärjestelmiin.

Raportointi ja dokumentaatio

Liiketoimintatiedonhallinnan yksi osa on tiedon kerääminen ja raportointi (Herring 1991). Päätöksenteon tukena käytettiin Azvine (ym. 2005) mukaan erilaisia raportteja ja analyysejä. Pelastuslaitoksissa noudatetaan asiantuntijoiden mukaan kunnallisia raportointimalleja joissa pääosassa ovat talous- ja toiminnalliset suoriteluvut. Nämä raportit käsitellään pelastuslaitoksen päätäntäelimissä määrävälein ja toimitetaan edelleen tiedoksi tarvittaville tahoille. Laitoksilla on käytössään sisäisiä raportointimal-leja joihin koostetaan vuosi- ja toimintasuunnitelmissa olevia toimenpiteiden toteutu-mia ja vertailuluja. Sisäiset raportit käsitellään määrävälein laitosten johtoryhmissä.

Laitoksissa tuotetaan perusraportoinnin lisäksi palvelusidonnaisia ja toimintatiedolli-sesti arvokkaita raportteja. Laihosen ym. (2013) mukaan tiedollitoimintatiedolli-sesti arvokas raportti tulee hyödyntää tai tiedon arvo menetetään. Eräs johtaja ilmaisee vahvasti, että jos kunnanjohtajalle ei toimiteta tiettyä palveluraporttia viipymättä ei tämä voi toimia johto-ryhmänsä kanssa asian vaatimalla tavalla.

pj3: jos ei se kunnan johtaja saa sitä raporttia, niin eihän se tiedä siitä mitään,. [haastattelu 5].

Hannulan (1999) mukaan mittaamisen tarkoituksena on koota tietoa erilaisiin tointi- ja seurantamenetelmiin. Pelastuslaitoksissa johtokunnille ja lautakunnille rapor-toidaan vakioidusti strategisen tason asioista. Johtokunta ohjaa ja heille raporrapor-toidaan asetettujen mittareiden mukaan. Johtokunnat keskittyvät erityisesti seuraamaan stra-tegian mukaisia vuositavoitteita tehden johtopäätöksiä pelastuslaitosten tuloksenteko-kyvystä. Asiantuntijoiden lausuntojen mukaan vakioitu raportointi tukee strategiatyötä.

p1: mut sitten ku me puhutaan näistä strategisen johtamisen välineis-tä, niin ne raportoidaan sitten johtokunnalle [haastattelu 1].

Järjestelmätieto / Rekisterit

Kalakotan ym. (2001, 349; ks. myös Moss & Atre 2003) mukaan liiketoimintatiedon-hallinnan käsitteessä informaatioteknologiset järjestelmät ja teknologinen lähestymi-nen ovat käsitteen tärkeimpiä ja hyödyllisimpiä piirteitä. Pelastuslaitoksen asiantuntijat huomauttavat että tieto tulee hallita jonkin järjestelmä kautta sen luotettavuuden var-mistamiseksi. Toiminnan erityispiirteinä ovat työnkuvien moninaisuus, työaikojen kirjo ja hajautettu organisaatio. Eräs pelastuslaitos on ratkaissut järjestelmähaastetta hyö-dyntämällä luovasti tietoteknistä ryhmätyötilaratkaisua. Eräs johtaja toteaa että tieto-teknisenratkaisun onnistuminen riippuu käyttöasteesta ja käytetystä materiaalista.

Abukarin ym. (2003, 15) mukaan liiketoimintatiedonhallinnan avulla voidaan tehok-kaasti yhdistää keskenään kommunikoimattomien järjestelmien tietoa. Pelastuslaitok-sen asiantuntijat näkivät järjestelmien etuna tilastolliPelastuslaitok-sen turvallisuustiedon laajemman saatavuuden. Järjestelmien avulla voidaan erottaa haluttu tieto massoista. Erään joh-tajan mukaan virkamiehen toimintaan on aina liittynyt tieto ja sen jalostus esitettäväk-si. Näkemykset tukevat Thierauffin (2001) ajatusta että tiedonhallintajärjestelmien avulla voidaan tehokkaasti hahmottaa kokonaiskuva päättäjille.

Kalakotan ym. (2000, 161) mukaan järjestelmien avulla tietoa voidaan jakaa ja muut-taa toiminnanohjaustiedoksi. Asiantuntijat näkivät järjestelmien etuna viestinnän te-hostumisen ja tiedon levittämisen helpottamisen. Tiedon säilyvyys ja oikeellisuus hel-pottuvat järjestelmien kautta. Laihosen ym. (2010) mukaan arvonluonnin kannalta on tärkeää että organisaation tietoresursseina ovat toimivat järjestelmät ja prosessit. Asi-antuntijoiden mukaan järjestelmiä tulisi ottaa laajemmin tehokkaaseen käyttöön palve-luiden sähköistyessä. Automatisoidun omavalvonnan avulla voidaan säästää monia tiedon koostamiseen ja analysointiin liittyviä työvaiheita. Pronto- järjestelmä on yhtä luotettava kuin sinne viety tieto. Asiantuntijoiden mukaan tiedon oikeellisuuteen vai-kuttaa motivoitunut ja vaikutusarvon tunteva henkilöstö.

p2: … et jos meillä Prontoo täytellään,. niin kyllä se Pronto on yhtä luotettava kuin sinne viedyt tiedot,. ja kyllä sen täyttäjän pitää tietää että mihin se vaikuttaa,. ja hän motivoidusti tekee sen ja et-tä hänen tekemisellään on ollut se vaikutus ja siet-tä pystyet-tään hyödyn-tämään, [haastattelu 2].

Tutkimus

Sisäasiainministeriön selvityksen (2014) mukaan pelastustoimen tutkimuksen resurs-sit ovat alimitoitetut. Tästä johtuen tutkimuksellisia katvealueita jää ja alan kehityksen haasteisiin voidaan vastata vain osittain. Tutkimuksen todetaan olevan myös haja-naista ja sen koordinaation olevan kansallisella tasolla puutteellista. Erään asiantunti-jan mukaan valtakunnallisesti voitaisiin alle kymmenen tutkiasiantunti-jan voimin analysoida pe-lastustoimen tehtävätiedot. Nykyiset 100 000 vuosittaista tehtävää analysoidaan jo nyt hyvällä tasolla seudullisesti. Tämä laskelma on selvästi vähemmän kuin ministeriön selvityksessä (2014) esitetty kaksikymmentä henkilöä. Tutkimuskeskus tarvitsee asi-antuntijoiden mukaan osaavaa tutkimushenkilöstöä.

Pelastustoimessa on asiantuntijoiden mukaan alkanut vasta viime vuosina olemaan uusin menetelmin tutkittua tietoa onnettomuuksien ennaltaehkäisystä. Pelastustoimen tutkimusohjelmassa 2011 - 2015 mukaan toimintavalmiuden ja resurssien

kehittämi-sen kannalta on tärkeää seurata ja ennakoida onnettomuuksissa ja onnettomuusris-keissä tapahtuvaa muutosta. Pelastustoimen strategia 2025 lähtee siitä että tietoa tehokkaasti keräämällä ja analysoimalla pystytään hoitamaan nykytehtävät ja kohden-tamaan resurssit tehokkaammin. Erään johtajan mukaan tutkimus on muutamien lai-tosten harteilla. Tutkimushalua olisi toimintavalmiuden kustannustehokkuudessa.

pj3: … nyt meillä on pelastustoimessa ensimmäisiä kertoja,. tai on ollut jo muutamia vuosia,. tämmöstä tutkittua tietoa,. joka menee tä-mänlaisten tietynlaisten tutkimusmenetelmien kautta,.

Analysointi ja jalostus

Liiketoimintatiedonhallinta on teorian mukaan organisaation systemaattista tietojen hankintaa, tallennusta ja analysointia (Gilad; Vitt; Collins; Negash; Azvine; Abukari).

Analysointi ja jalostus ovat keskeisessä osassa liiketoimintatiedonhallinnan prosessi-mallia. Laihonen ym. (2013) liittää analysoinnin laatuun, luotettavuuteen, käytettävyy-den arviointiin, tulosten luokitteluun ja varastointiin. Asiantuntijat tunnistavat proses-simallin vaiheet ja niiden osittaisen suorituksen laitoksissa. Pelastustoimi kokee ole-vansa aktiivinen tietojen kerääjä. Onnettomuustietoja on kerätty vuosikymmeniä alan tietojärjestelmiin. Tätä tilastotiedon keräystä ohjataan ministeriön ohjeella. Alueilla laitokset jäsentävät tietoja palveluita tukeviksi analyyseiksi.

Laitosten palveluita mitoitetaan toimintavalmiuden suunnitteluohjeen (2012) mukai-sesti riskianalytiikan avulla. Asiantuntijoiden mukaan pelastuslaitoksista puuttuu tie-don analysointiin erikoistunut yksikkö. Voimavarat ovat niukat ja eräs päällikkö toteaa-kin että ”nykyinen analysointitoiminta on kuin tilkkutätoteaa-kin kokoamista”. Tieto tulisi ottaa kokonaisvaltaisesti haltuun ja analysoida kriittisesti. Tätä helpottaisi jos käytössä olisi kehittyneimmät järjestelmien analysointityökalut.

yp1: ja miten sitä kokonaisuutta analysoidaan,. et tää on aika iso juttu,. eikä siihen ole mitään ratkaisua olemassa,. et ne kaikki rat-kaisut on ihan sairaan kalliita,.

Levitys ja jakaminen

Laihonen ym. (2013; ks. myös Herring 1991; Probst 2000, 30) mukaan yksi liiketoi-mintatiedonhallinnan tehtävä on jakaa ja levittää tietoa. Asiantuntijoiden mukaan ti-lannekuvalla ja tilannekeskusten kautta voidaan levittää ja jakaa tietoa tehokkaasti asiakkaan sekä muiden viranomaisten kesken. Johtokunnan edustajan mukaan jaet-tavan tiedon tulisi olla täsmennettyä. Tietoa voidaan jakaa tehokkaasti yksinkertaisilla keinoilla kuten sähköpostilla ja tekstiviesteillä. Pirttimäen (2007) mukaan päätöksen-tekijän tarvitsee nähdä tiedon jakaminen myös pitkän tähtäimen suunnittelun kautta.

Toiminnan kannalta keskeistä on saada tieto jaettua tehokkaasti. Asiantuntijoiden mukaan tässä auttavat luotettavat järjestelmät. Tämä tukee Moss ym. (2003) havain-toa jonka mukaan teknologiapohjaisilla järjestelmillä voidaan jakaa arvokasta tiehavain-toa.

Sydänmaanlakan (2001, 173) mukaan vain jaetulla tiedolla on arvoa. Millerin (2000) mukaan avoin organisaatiokulttuuri auttaa tiedonjakoa organisaatiossa. Pirttimäki (2007,111) jatkaa että systemaattisen tiedonjaon ja levittämisen puute mutkistaa or-ganisaation tietovirtoja. Asiantuntijat toivat esille että tiedon kulku eri tahojen välillä vaatii paljon keskustelua ja yhteistyötä sekä mahdollistavan organisaatiorakenteen.

pj1: se vaatii paljon keskustelua ja yhteistyötä ja organisaatio pi-täisi olla rakennettu niin että se mahdollistaa keskustelun ja yh-teistyön,. ja myös sen millai se tieto kulkee näiden eri tahojen vä-lillä,. [Haastattelu 3].