Tuotannonsuunnittelijan huomio on, että Nestixiä kannattaa mieluummin käyttää osien ohjauksessa. Nestixissä on selkeät määränpäätunnukset (MP) ja jatkavan työkortin (JTK) numero näkyvissä. MARSissa ei ole juuri ollenkaan osaohjausta. Esimerkkinä profiili, joka pitäisi ohjata ensin sahaukseen ja sitten taivutukseen. Ensin tuotannonsuunnittelu tekee MARS-varastomääräimen profiilista sahaajalle, jolloin profiili menee sahaukseen.
Samaa osaa ei voida poimia osaluettelosta kahteen kertaan eli ei voida tehdä toista varastomääräintä, jolla taivuttaja voisi saada sahatun profiilin taivutukseen. Nykyään tämä hoituu sisäisenä tiedonkulkuna eli tuotannonsuunnittelija kirjoittaa sahausvaiheen työkorttiin, että tämä sahattu osa taivutetaan. Tuotanto hoitaa osan siirtämisjärjestelyt oikeaan määränpäähän ilman varastomääräintä. On tilanteita, että tavaraa menee isoissa projekteissa paljon hukkaan varastosta haun jälkeen, kun osaohjausta yritetään hoitaa MARSin kautta.
Nestixin hyvänä puolena on, että sieltä näkee jatkavan kortin perusteella mitkä osat kuuluu kullekin työlle. Hyvänä asiana pidetään myös, että levyosaluettelo kerää Nestix -ohjelmassa nestit listalle. Huono ominaisuus on kuitenkin Nestixin listauksen
epäloogisuus, sillä nestit näkyvät listalla epäloogisessa järjestyksessä. Yleisesti olisi hyvä, että esimerkiksi saman lohkon tiedot olisivat listalla peräkkäin.
3.4 Kuvaus varaston toimintarutiineista ja työvaiheista
Haastatteluaineiston mukaan varaston tarvitsemalle tietovirralle ei ole olemassa selkeää toimintamallia, jonka tuloksena varaston tarvitsemat tiedot välittyisivät automaattisesti varastolle. Varasto saa talon sisällä tietoja ja asiakirjoja lähinnä pyytämällä oikeita asioita oikeilta tahoilta. Varaston tarvitsemat projektin tuottamat asiakirjat ovat: projektin proseduurit ja kopiot materiaali- sekä tavaratilauksista. Tilanteiden ennakointiin varasto kaipaisi selkeitä listoja projektiin suunnitelluista toimituksista ja niiden ennusteajoista.
Tilanteiden ennakointiin voisi olla apuna myös esimerkiksi tunti- tai tonnimääräinen työnkuormituskuvaaja. Kuormituskuvaaja antaisi suuntaa siitä millaiseen ajankohtaan suurimmat materiaalin vastaanotot ajoittuvat. Varaston vastaanottamat asiakirjat ovat yleensä sähköisessä muodossa. Varastohenkilöstö ei nykyisen käytännön mukaan osallistu päivittäisen johtamisen aamupalavereihin.
Varastokirjanpito ja inventointi-toimintaohje (GEN-FAB-005) ohjeistaa, että vastaanottokirjaukset tulee suorittaa viiden työpäivän aikana materiaalin vastaanottamisesta. Kirjaukset tehdään MARS-järjestelmään, joka on kohdeyrityksessä käytössä oleva materiaali- ja toiminnanohjaustietojärjestelmä (ERP-järjestelmä). MARS-järjestelmän kautta toteutetaan standarditavarana tilattujen materiaalien ohjaus.
Osaluettelon pohjalta tehdyt tilaukset, jotka käsittelevät niin kutsuttuja projektimateriaaleja, siirtyvät vastaanoton jälkeen Nestixiin, jossa näiden materiaaliohjaus toteutetaan. Vastaanotetun tavaran tulouttamisen jälkeen varasto laatii MRR -raportin (Material Receiving Report). Saapuneesta tavarasta lähetetään sähköpostitse ilmoitus projektin vastuuinsinöörille.
Talon ulkopuolelta vastaanotettavia tärkeitä asiakirjoja ovat rahtikirjat ja lähetyslistat.
Kun tavaratoimitus vastaanotetaan varastoon, vastaanotettuja määriä verrataan rahtikirjan kollimääriin ja lähetyslistaan. Nämä dokumentit vastaanotetaan tavaran mukana paperiversioina. Tämän jälkeen vastaanotettuja määriä verrataan järjestelmässä oleviin tilauksiin. Materiaalin vastaanotto-toimintaohjeessa (GEN-FAB-001) mainitaan rahtikirjan asianmukainen kuittaus ja kollilukupoikkeamien sekä havaittujen vaurioiden kirjaaminen rahtikirjaan, johon otetaan vielä kuljettajan kuittaus. Kolleihin merkitään saapumispäivä ja varmistetaan vastaanotetun tavaran identifiointi jonkun tunnisteen kuten tilaunumeron tai tuotekoodin avulla. Vastaanotetun tavaran tunnuskoodien tarkastus ja mahdollinen merkkaus suoritetaan vastaanoton yhteydessä Materiaalin jäljitettävyys-toimintaohjeen (GEN-MTR-102) mukaan.
Jos tavaroiden tilaajana on ollut joku muu taho kuin oman talon osto tai muu henkilökunta, silloin tilauksia ei löydy järjestelmästä. Tällaisista tavaroista pitää tehdä niin sanottu haamutilaus. Varasto tekee haamutilauksen tuloerittäin järjestelmään, osto
vahvistaa ja vapauttaa tilauksen tuloutettavaksi. Vastaanotettuja tavaroita verrataan tilauksiin, joko todellisiin tai haamutilauksiin. Vastaanotto kirjataan tilauksittain ja tuloerittäin. Varastolle tuottaa päänvaivaa mikäli esimerkiksi toimitettavan laitteen, josta ei ole asianmukaisia papereita, mukana on paljon erilaisia osia. Varastolla ei välttämättä ole tietoa kuuluuko kaikki toimituksessa olevat osat yhteen laitteeseen tai yhteen työvaiheeseen. Toimitettavien tuotteiden yksilöivät tiedot eivät ole aina heti käytettävissä.
Materiaalin vastaanotto-toimintaohje kertoo, että materiaalit vastaanotetaan keskusvarastoon, jonne materiaali varastoidaan tai josta materiaali ohjataan muille varastopaikoille kuten esimerkiksi teräsvarastoon tai ulkovarastoalueille.
Toimintaohjeessa luetellaan vastaanottotarkistuksessa tarvittavat asiakirjat, jotka ovat:
rahtikirja
pakkauksen sisällysluettelo
proformalasku (ei virallinen lasku, joka ilmaisee miltä lasku tulee näyttämään)
todistukset (jos saatavilla)
tilaukset
erittelyt
saapumisilmoitus eli MRR-raportti (projektikohtainen)
poikkeamaraportti eli OSD-raportti (projektikohtainen)
muut mahdolliset projektikohtaiset erikoisohjeet
materiaalin hallinta-toimintaohje (GEN-MTR-101)
materiaalin jäljitettävyys-toimintaohje (GEN-MTR-102)
Mikäli toimituksissa on havaittu puutteita tai poikkeamia, joko tilauksiin tai rahtikirjoihin nähden, varasto laatii OSD-raportin (Overage-Shortage-Damage) eli poikkeamaraportin.
Ei ole poikkeuksellista, että terästehdas lähettää materiaalia useampia kappaleita kuin mitä on tilattu. Esimerkiksi projektiin on tilattu tuhat ”rautakankea” ja tehdas on lähettänyt kaksi ylimääräistä. Kohdeyritys ottaa ylimääräiset toimitukset vastaan, mutta tämä edellyttää, että projekti-insinööri käy päivittämässä tilausehdotuksen järjestelmään ja osto käy päivittämässä tilauksen, jotta varasto voi tulouttaa ylimääräiset kappaleet.
Järjestelmä ei anna tulouttaa enempää kuin mitä on tilattu
Poltetut osat ja osavalmisteet toimitetaan varastoon saattokortin kera.
Osavalmistetunnukset pitää luoda järjestelmään etukäteen, jotta varastoon toimitetut osat voidaan kirjata järjestelmämielessä oikeiden tunnusten alle. Haastattelusta nousee esiin odotus ohjelmapäivityksestä, joka helpottaisi materiaaliseurantaa, vastaanottokirjauksia ja varastosaldojen ylläpitoa.
Materiaalin otto varastosta –toimintaohjeen (GEN-FAB-003) mukaan materiaalin tilaus varastosta tulee suorittaa kirjallisesti varastomääräimellä, DRL-listalla, materiaalihakulistalla tai muulla vastaavalla tositteella. Toimintaohjeen mukaan tositteet kokoaa työnsuunnittelu tai materiaalin tarvitseva tuotanto-osasto ja tilauksen varastoon tekee tuotanto-osaston työnjohtaja tai hänen esimiehensä. Toimintaohjeen mukaan
materiaalien varastosta otot kirjataan MARS- tai Nestix-järjestelmään päivittäin.
Materiaalihaun jälkeen teräslevyt lähetetään esikäsittelyyn. (GEN-FAB-003)
Varastomääräimellä, DRL-listalla tai materiaalihakulistalla suoritettu tilaus on tarkasti määritelty suunnitelmallinen varastosta otto. Tavaran tilaajan tulee tarkistaa, että lomakkeesta löytyvät seuraavat tiedot, jotka luetellaan Materiaalin otto varastosta-toimintaohjeessa (GEN-FAB-003):
työnumero/korttinumero
noudettava määrä ja yksikkö
tavaran yksiselitteinen nimitys (esimerkiksi koodi)
allekirjoitus
toimitusosoite (tapauskohtaisesti)
ohjeet esimerkiksi pintakäsittelystä (projektikohtaisesti)
toimitusaika (tapauskohtaisesti)
Haastattelussa käy ilmi, että varastosta tehdään myös suunnittelemattomia ottoja, eli kiireisissä tilanteissa voidaan joutua ohittamaan normaali prosessi ja projektipäällikön tai projekti-insinöörin toimesta kuvan tai muun hyväksytyn dokumentin avulla voidaan tavaraa noutaa varastosta.
Kuva 22. Käsivarastomääräin -kortti, joka tulisi jättää varastoon tavaraa