Suurien yritysten innovaatioprosessit ovat huonoimmillaan erittäin hitaita ja jäykkiä.
Muutosten tekeminen prosessin käynnistymisen jälkeen voi olla vaikeaa tai jopa mahdotonta ilman koko prosessin uudelleen aloittamista. Innovaatioprosessin tehostamiseksi voisi olla mahdollistaa käyttää ohjelmistokehityksessä käytettyjä ketteriä menetelmiä, joiden tarkoituksena on integroida asiakas mukaan kehitykseen ja tehdä kehitysprosessista muutosvalmiimpi jakamalle se lyhempiin iteraatioihin.
3.1 Ketterät menetelmät
Ketterät menetelmät kehittyivät ohjelmistotuotantoon 1990 -luvun taitteessa vastauksena moniin hitaisiin ja jäykkiin menetelmiin, kuten ISO 9000:teen. (Hannola et al. 2013) Ketterien menetelmien päätarkoituksena on mahdollistaa ohjelmistonkehitysprosessissa lyhyet iteraatiot, jotta mahdollisiin muutoksiin, esimerkiksi asiakkaan toimesta, on helpompi reagoida, ja jotta ohjelmiston ympärillä työskentelevä tiimi voi tavata yhdessä jokaisen iteraation jälkeen keskustelemaan ohjelmiston sen hetkisestä tilasta ja työskentelyn etenemisestä. Kun iteraatiot ovat lyhyitä, niin niiden välissä on huomattavasti vaivattomampaa vastaanottaa palautetta ja mahdollisia muutosvaatimuksia asiakkailta.
Abrahamsson et al. (2002) mukaan ohjelmistokehitys menetelmä on ketterä silloin, kun sillä on seuraavat ominaisuudet: Inkrementaalisuus (pieniä lisäyksiä nopealla syklillä), Yhteistyö (kehittäjät ja asiakkaat työskentelevät läheisesti yhdessä ja heidän välillään käydään jatkuvaa keskustelua), Suoraviivaisuus (menetelmä itsessään on helppo oppia ja muokata omiin tarpeisiin sekä dokumentaatio on selkeää) ja Mukautuvuus (menetelmä mahdollistaa nopeiden ja viime hetken muutosten tekemisen). Ketterät menetelmät mahdollistavat siis asiakkaiden kanssa läheisen työskentelyn, oman tiimin työskentelyn tarkan seuraamisen ja nopeat muutokset tarvittaessa. Eräs kohtuullisen yleinen ohjelmistotuotannossa käytetty ketterä menetelmä on Scrum.
3.2 Scrum
Scrum on ohjelmistotuotannossa käytetty ketterä menetelmä/malli. Scrum on syklinen prosessi, joka koostuu karkeasti kolmesta eri osasta: Suunnittelusta, toteutuksesta ja
palautteesta. Scrum -prosessissa on kolme eri pääroolia jotka ovat tuotteen omistaja (asiakas), Scrum -mestari (projektipäällikkö) ja Scrum -tiimi. Normaalin Scrum -tiimin koko projektipäällikön lisäksi on noin seitsemän henkilöä. Yhden pyrähdyksen pituus on noin kahdesta neljään viikkoa. Scrumin tärkeimpiä piirteitä ovat työskentelyn etenemisen seuranta päivittäisissä palavereissa ja läheinen työskentely asiakkaan kanssa. Tuotteen omistajan eli asiakkaan kanssa tulisi tavata vähintään jokaisen pyrähdyksen lopussa, jotta tiimi voi käydä asiakkaan kanssa läpi pyrähdyksen aikana tehdyn työn ja saada näin myös palautetta asiakkaalta. Pyrähdyksen aikana etenemistä seurataan tehtävätaulun avulla, jossa näkyvät aloittamattomat tehtävät, työn alla olevat tehtävät ja jo valmistuneet tehtävät. (Haikala &
Mikkonen, 2011)
Kuva 10 Scrum -prosessin rakenne
Scrum -prosessin perusrakenne on esitetty kuvassa 10. Prosessi lähtee liikkeelle siitä, kun asiakas toimittaa Scrum -tiimille vaatimuslistan tuotteen ominaisuuksista. Tiimi päättää vaatimuslistan pohjalta, mitä ominaisuuksia seuraavalle pyrähdykselle otetaan tehtäväksi ja jakaa tehtävät tiimin kesken. Pyrähdyksen aikana valmistuvien ominaisuuksien tarkoituksena on muodostaa pyrähdyksen lopuksi kokonaisuus, joka on mahdollista esitellä asiakkaalle.
Pyrähdys kestää kahdesta neljään viikkoa, jonka aikana sen etenemistä seurataan tehtävätaulun ja päivittäisten palaverien avulla.
Tehtävätaululle kerätään tehtävät, joiden pitää valmistua pyrähdyksen aikana. Tehtävät jaetaan kolmeen eri kategoriaan: Valmiisiin tehtäviin, keskeneräisiin tehtäviin ja vielä aloittamattomiin tehtäviin. Taululta tiimin jäsenet voivat nähdä, kuinka pyrähdys etenee ja
mitä tehtäviä on vielä aloittamatta. Päivittäisissä palavereissa tiimin jäsenet kokoontuvat yhteen keskustelemaan pyrähdyksen etenemisestä ja mahdollisista ongelmista. Ryhmänä tiimi voi ratkaista yksittäisten tehtävien ongelmia, joita yksi tiimin jäsen ei ole osannut ratkaista.
Palaverien pääasiallinen tarkoitus on ratkaista potentiaalisia ongelmia ennen kuin ne tulevat varsinaisiksi ongelmiksi ja pitää pyrähdys aikataulussaan.
Pyrähdyksen lopussa tarkoituksena olisi olla jonkunlainen valmis kokonaisuus esitettävissä asiakkaalle. Pyrähdyksen lopputulokset esitetään asiakkaalle, jonka jälkeen asiakas antaa palautetta pyrähdyksen aikana valmistuneista tehtävistä ja kokonaisuudesta. Tämän jälkeen asiakas muokkaa Scrum -mestarin kanssa tarvittaessa vaatimuslistaa uusien toiveiden ja vaatimuksien mukaisesti. Pyrähdyksen ja asiakaspalautteen jälkeen Scrum -tiimi pitää retrospektiivin, jossa käydään läpi, miten pyrähdys meni ja miten toimintaa voidaan parantaa seuraavaan pyrähdykseen. Retrospektiivin jälkeen sykli alkaa alusta valitsemalla tehtävät kokonaisuudet seuraavalle pyrähdykselle.
3.3 Ketterien menetelmien soveltaminen innovaatioprosessiin
Ketterien menetelmien avulla yrityksen on mahdollista tehostaa ja selkeyttää innovaatioprosessiaan, sekä lisätä tiedon liikkumista organisaation sisällä. Ketterien menetelmien metodien avulla yrityksen innovaatioprosessi on myös muutosvalmiimpi, eli muutoksia voidaan tehdä huomattavasti helpommin kuin hitaassa ja jäykässä innovaatioprosessissa. Taulukossa 3 on listattuna yritysten innovaatioprosessien ongelmia sekä ketterien menetelmien tarjoamia ratkaisuja näihin ongelmiin.
Taulukko 3. Ketterien menetelmien ratkaisuja innovaatioprosessin ongelmiin (Hannola et al., 2013)
Innovaatioprosessin ongelma/tehostettava toiminto Ketterä ratkaisu ongelmaan
Raskas dokumentaatio Kevyet käyttäjäkertomukset. Asiakkaiden tarpeet muutetaan käyttäjäkertomuksiksi niin, että sekä asiakkaat, että kehittäjätiimi ymmärtävät ongelmat ja tarpeet samalla tavalla
Asiakkaiden tarpeiden ymmärtäminen ja niiden muuttaminen tuotteiden ominaisuuksiksi Aikataulutus ja resurssien jakaminen tuotekehitysprojektissa
Laajojen suunnitelmien korvaaminen asiakkaiden ja kehitystiimin läheisellä yhteistyöllä mahdollistaa inkrementaalisen tuotekehitysprosessin
Tiedon ja osaamisen siirtäminen tiimien välillä Väärinymmärrykset ja kommunikaatio-ongelmat
Ketterissä menetelmissä käytettävät käytännöt, jotka parantavat tiedon siirtymistä, esimerkiksi SCRUM -prosessin päivittäiset tiimipalaverit ja tehtävätaulu, josta löytyy kaikki tehtävät ja muu projektiin liittyvä data
Alhainen ”hiljaisen” tiedon siirtyminen organisaatiossa Ketterien menetelmien käytäntöjen käyttöönotto yrityksessä lisää ”hiljaisen” tiedon siirtymistä organisaation sisällä
Innovaatioprosessi etenee pelkästää go/no-go päätöksillä
Korvataan go/no-go päätöspalaverien sisältö niin, että niissä käytäisiin läpi myös jo implementoidut ominaisuudet ja seuraavien asiakastarpeiden priorisointi
Fuzzy front endin ja tuotekehityksen sujuva yhdistäminen
Ketterien menetelmien iteratiivinen prosessi integroi Fuzzy front endin ja tuotekehityksen paremmin yhteen siten, että kuluttaja pääsee osallistumaan prosessiin, iteraatiot ovat lyhyitä ja prosessi on valmiimpi muutoksille
Taulukon 3 yhteenvetona voidaan todeta, että ketterien menetelmien metodit tarjoavat monia ratkaisuja jäykkien ja hitaiden innovaatioprosessien ongelmiin. Ketterien menetelmien implementointi osaksi innovaatioprosessia tuo prosessiin iteratiivisuuden, joka mahdollistaa lyhyemmät kehityssyklit ja nopeamman asiakaspalautteen saannin. Läheinen työskentely asiakkaiden kanssa tekee itse prosessista muutosvalmiimman, sillä palautetta tulee asiakkailta lyhemmissä sykleissä, jolloin siihen on helpompi reagoida.
Ketterien menetelmien tiimipalaverit auttaisivat innovaatioprosesseissa tiedon ja osaamisen siirtymistä henkilöltä tai tiimiltä toiselle. Palaverit auttavat myös prosessia ja tiimiä pysymään aikataulussa, sekä käymään yhdessä lävitse mahdollisia tulevia ongelmia. Päivittäiset palaverit lisäävät siis tiimin tehokkuutta ja tiedonsiirtoa tiimin sisällä. Ketterien menetelmien iteraatiosyklien avulla on mahdollista yhdistää Fuzzy front end ja tuotekehitysprosessi yhdeksi jatkumoksi, joka on valmis muutoksiin ja johon myös asiakkailla on mahdollisuus osallistua.
4 INNOVAATIOTOIMINNAN MERKITYS YRITYKSEN