Henkilöstön suhtautuminen teknologian käyttöön ja opetteluun

Teknologian käytöstä kieltäytyminen ja sen käyttö toisin kuin se on suunniteltu ovat Leonardin (2011) mukaan kaksi yleisintä toimintamallia, kun henkilö ei osaa käyttää teknologiaa. Tästä syystä teknologian hyväksymisellä on hyvin suuri rooli teknologian käyttöönoton onnistumisesta (Thomas, 2008). Oppimista suunniteltaessa onkin tärkeää ymmärtää minkälaiset tekijät vaikuttavat

taustal-la yksilön oppimiseen. Teknologian käyttöön ja käytön oppimiseen vaikuttaa henkilön suhtautuminen yleisesti tähän. Positiivisesti teknologiaan suhtautuvil-la on suurempi motivaatio oppia teknologian käyttöä, eikä heidän toimintaansa haittaa pienet haasteet (Venkatesh, Thong ja Xum 2012). Gallivan, Spitler ja Koufaris (2005) tunnistavat tutkimuksessa, että yksilön motivaatioon teknologi-an käytön oppimisessa työympäristössä vaikuttaa vahvasti tämän työympäris-töön liittyvät tekijät kuten työkaverit, osasto tai johtohenkilöstö. Tämä havainto tukee Venkateshin ja muiden (2012) Unified Theory of Accenptance and Use of Technology 2 (UTAUT2) sosiaalisten tekijöiden vaikutuksen teknologian käyt-töön eli miten olennaisena yksilö kokee muiden näkevän käytön tärkeyden.

Venkateshin, Morrisin Davisin ja Davisin (2003) luoman yhtenäisen tekno-logian hyväksymisen mallin (UTAUT) (kuvio 3) tarkoituksena on ymmärtää kokonaisvaltaisesti syitä, mitä vaikuttavat teknologian hyväksymiseen. Mallissa teknologian hyväksymiseen nähdään vaikuttavan seuraavat neljä päätekijää:

odotus suorituskyvystä, odotus käytön vaivattomuudesta, sosiaalinen vaikutus ja mahdollistavat olosuhteet. Näiden taustalla vaikuttavat kuviossa alarivillä mainitut käyttäjänä sukupuoli, ikä, kokemus ja käytön vapaaehtoisuus. Mallis-sa koulutuksen näkökulmasta korostuu käytön vaivattomuus, joka pitää luon-taisesti mukanaan käytön helppouden, mutta myös käytön opettelua tukevat elementit kuten koulutuksen ja avun saatavuuden. (Venkatesh ja muut, 2003).

Davisin, Bagozzin ja Warshawin (1989) kehittämä, teknologian hyväksymismal-liin, Technology Acceptance Model (TAM), nostaa yksilön kokemuksen järjes-telmän vaikeudesta vaikuttavana tekijänä halukkuuteen käyttää järjestelmää, tukee Venkateshin ja muiden esille nostamaa käytön vaivattomuutta ja tukee sen relevanttiutta järjestelmän käyttöön vaikuttavista tekijöistä. Vuonna 2012 Venkatesh, Thong ja Xu julkaisivat jatkokehitetyn mallin, UTAUT2, joka sovel-tuu paremmin kuluttajakontekstiin, eikä siksi ole relevantti tämän tutkimuksen näkökulmasta.

KUVIO 3, UTAUT (mukaillen Venkatesh ja muut, 2003)

Wun ja Rocheleaun (2001) toteuttamassa määrällisessä tutkimuksessa, luvussa 3.1 kuvattujen formaalien ja epäformaalien koulutusmetodien tehokkuudesta

julkisissa- ja yksityisissä organisaatiossa selvisi, että molemmissa tilanteissa kaikista tehokkaimpana menetelmänä vastaajat pitivät vertaisten kanssa opis-kelua. Tämä korostaa sosiaalisen näkökulman vaikutusta oppimiseen positiivi-sesti, joka tulee myös esiin Venkateshin ja muiden (2003) UTAUT mallissa.

Venkateshin ja Speierin (1999) pitkittäistutkimuksen mukaan henkilön po-sitiivinen asenne koulutustilanteessa vaikuttaa positiivisesti tämän haluun ja kykyyn oppia uuden teknologian käyttöä. Positiivinen vaikutus kuitenkin hä-viää kuuden viikon kuluttua koulutuksesta, joka voi aiheuttaa teknologian käy-tön vähenemistä, jos käytöstä ei ole tullut luontevaa tänä aikana (Venkatesh &

Speier, 1999).

Koulutuksia suunnitellessa on tärkeää tunnistaa yksilöiden eroja suhtau-tumisessa teknologiaan ja pystyä tukemaan tämän oppimista tarvittavalla taval-la. Tämä vaatii kuitenkin hyvin paljon resursseja organisaatiolta, koska koulu-tettavia henkilöitä on usein paljon. Henkilöstöstä itsestään nousevan yksilön oppimista tukevan ilmapiirin avulla pystytään poistamaan negatiivista lähes-tymistä uuden oppimiseen. Yleisesti oppimiseen kannustava ilmapiiri työyhtei-sössä helpottaa erilaisten järjestelmien käyttöönottoa.

4 KIRJALLISUUSKATSAUKSEN YHTEENVETO

Tämä luku tuo yhteen aiempien lukujen sisältöä, käsitellen IT-osaamisen tär-keyttä strategian jalkauttamisen näkökulmasta. Luku toimii yhteenvetona kir-jallisuuskatsaukselle ja esittää alustavia ratkaisuja johdannossa esitettyyn tut-kimuskysymykseen, jonka tarkoituksena on tunnistaa, miten henkilöstön IT-osaaminen vaikuttaa IT-strategian jalkauttamiseen ja kuinka IT-osaaminen on otet-tava huomioon strategian jalkauttamisessa.

Huolimatta siitä, että julkishallinnon päätavoitteena ei ole liikevoiton saa-vuttaminen, on julkishallinnon IT-strategian tavoitteena tehostaa organisaation prosesseja sekä parantaa palveluja ja tuloksellisuutta (Valtiovarainministeriö, 2013). Informaatioteknologian tuottama hyöty, jota IT-strategian avulla tavoitel-laan, saavutetaan sen käyttäjien avulla (McCormack, 2010). Tästä syystä henki-löstön IT-osaamisen kehittämiseksi ja järjestelmien tehokkaan käytön mahdol-listamiseksi, organisaation on suunniteltava strategisella tasolla jatkuva henki-löstön osaamisen koulutus, tiedon kehittäminen ja tunnistaa yksilöiden vah-vuudet sekä heikkoudet näissä (Henderson & Venkatraman, 1999). Tässä onnis-tuakseen organisaation on ensin tunnistettava sen eri yksiköiden ja käytettyjen järjestelmien tuottamat vaatimukset osaamiseen. IT-osaamisvaatimukset tun-nistamalla organisaatio voi kartoittaa henkilöstön osaamista näiden saralla ja saatujen tulosten perusteella tunnistaa puutteet osaamisessa.

Kun IT-strategian käytännön toteutuksessa otetaan huomioon organisaa-tion henkilöstön koulutustarpeet, voidaan varmistaa, että henkilöstön osaami-sen kehittäminen on huomioitu erilaisten koulutusmahdollisuuksien avulla ja kannustamalla jatkuvaan oppimiseen. Esimerkiksi uuden järjestelmän käyt-töönotto tai uuden henkilön koulutus hänen toimenkuvaansa, on helppo suun-nitella etukäteen ja ottaa huomioon jo IT-strategiassa. Tärkeässä osassa on kui-tenkin myös epäformaali ja jatkuva oppiminen, joka syntyy organisaation kult-tuurista.

Kirjallisuuskatsauksessa nousi esille, että vaikka henkilöstöltä vaaditaan tänä päivänä yhä enemmän IT-osaamista, osaamisen vaikutusta organisaation toimintaan on käsitelty hyvin vähän tutkimuskirjallisuudessa. Organisaation IT-osaamista on käsitelty paljon jo useamman vuosikymmenen ajan

tietohallin-non henkilöstön osalta. Järjestelmien käytössä näiden henkilöiden osaamisella ei ole kuitenkaan niin suurta vaikutusta, koska järjestelmiä käyttävät työntekijät työtehtävissään. Tämä järjestelmien käytön osaamisen puute työllistää organi-saation IT-tukiresursseja ja tällöin vie näiden työaikaa esimerkiksi tiedonhallin-nan kehittämisestä. Tästä syystä organisaation laajuiseen IT-osaamiseen tulisi keskittyä tutkimusaiheena ja ottaa se huomioon organisaatiossa prosessien te-hostamiseksi sekä myös kustannussäästöjen näkökulmasta.

Kirjallisuuskatsauksen löydöksenä on tunnistettu, että organisaation hen-kilöstön IT-osaaminen vaikuttaa IT-strategian jalkauttamisen onnistumiseen.

Tunnistamalla osaamisen vaatimukset ja tason, pystytään koulutuksen avulla parantamaan organisaation tehokkuutta. Kirjallisuuskatsauksesta voidaan yh-teenvetona myös tunnistaa, miten koulutus on osa IT-strategian luontia ja miten se näkyy IT-strategian jalkauttamisessa (kuvio 4). Kirjallisuuskatsauksen teemo-jen pohjalta muodostettu kuvio 4 kuvaa tämän tutkimuksen kontekstiin olen-naisesti liittyviä osa-alueita ja näiden suhdetta toisiinsa. Kuvio jakautuu osaamiseen koulutuksen näkökulmasta strategian suunnitteluun ja IT-strategian jalkauttamiseen ja käytännön toimenpiteisiin. IT-IT-strategian suunnit-telu keskittyy Strategic alignment modelissa (Henderson & Venkatraman, 1993) tunnistettuun järjestelmien elinkaareen eli käytössä olevien ja tulevaisuudessa hankittavien järjestelmien tunnistamiseen sekä näiden kautta koulutusresurs-sien määrittämiseen. IT-strategian jalkauttamisen osiossa kaiken taustalla on Venkateshin ja muiden (2003) kehittämä UTAUT, jonka avulla haetaan ymmär-rys teknologian käyttöön vaikuttavista syistä. Koulutuksen suunnitteluun ja toteutukseen rakenteen antaa ADDIE (Mayfield, 2011), jonka avulla tunniste-taan koulutustarpeet, suunnitellaan koulutukset sekä toteutetunniste-taan ja arvioidaan onnistuminen. Koulutusten suunnittelua toteutetaan läpi IT-strategian vaiku-tusajan, kunnes organisaatio luo uuden IT-strategian ja jalkauttamisen vaihe aloitetaan uudelleen.

KUVIO 4, IT-strategian suunnittelu ja käytännön toteutus tutkielman kontekstissa

Käytännössä kuviota 4 voitaisiin hyödyntää yhtenä osana tai näkökulmana or-ganisaation IT-strategian suunnittelussa ja jalkauttamisessa. Kuviossa lähdetään IT-strategian suunnittelusta, jonka pohjana toimii liiketoimintastrategian tavoit-teiden tunnistaminen ja kuinka IT:n avulla pystytään tukemaan näitä. Näiden avulla pystytään määrittämään IT-strategian tavoitteita ja tunnistaa käytössä olevien järjestelmien elinkaarta, miten olemassa olevat järjestelmät tukevat lii-ketoimintatavoitteita, tullaanko näitä tulevaisuudessa korvaamaan uusilla tai tarvitaanko täysin uusia järjestelmiä. Näiden tietojen perusteella määritetään koulutusresurssit.

Kuvion toisen osio keskittyy IT-strategian käytännön toteutukseen ja sii-hen kuuluviin prosesseihin osaamisen näkökulmasta. Pohjatietona onnistunee-seen osaamisenhallintaan organisaatiossa on oltava ymmärrys osaamionnistunee-seen vai-kuttavista tekijöistä, jotka näkyvät motivaatiossa käyttää järjestelmiä sekä siten myös IT-osaamisessa. Mitä paremmin organisaatiolla on kyky ymmärtää näitä syitä, sitä paremmin se pystyy vaikuttamaan näihin ja täten myös vahvista-maan osaamista. Henkilöstön IT-osaamisen kehittämisessä Mayfieldin (2011) ADDIE viitekehys luo pohjan koulutusten suunnittelulle ja auttaa tunnistamaan osaamisen nykytilaa sekä näiden perusteella määrittelemään osaamisvaatimuk-sia, näihin sopivat koulutusmenetelmät. Tässä koulutusten suunnittelu on osa jatkuvaa IT-strategian toteuttamista ja siksi ADDIE:n viitekehyksen prosessia hyödynnetään jatkuvasti, kunnes organisaatio määrittelee uuden IT-strategian ja koko kuvion asettama prosessi lähtee alusta.

Tutkielman kirjallisuuskatsaus strategian jalkauttamiseen ja IT-osaamiseen merkitykseen organisaatiossa luo pohjan empiirisellen tutkimuksel-le. Tutkimus toteutetaan laadullisena tapaustutkimuksena, jonka avulla luo-daan pohja IT-osaamisen kartoittamiseen Hämeenlinnan kaupungin organisaa-tiossa. Näkökulma empiirisessä tutkimuksessa keskittyy henkilöstön IT-osaamisen ylläpitämiseen ja kehittämiseen päivittäisiin työtehtäviin liittyvissä tietojärjestelmissä ja miten näiden käytön osaamista voidaan tukea. Tapaustut-kimus keskittyy erityisesti kuvion 4 kohtaan ”vaatimusten tunnistus”, joka toi-mii Mayfieldin (2011) ADDIE viitekehyksen mukaisesti ensimmäisenä askelee-na koulutusten suunnittelussa. Tämän lisäksi haastatteluissa selvitetään osaa-miseen vaikuttavia tekijöitä, joita teoreettisesta näkökulmasta tutkittiin luvuissa 3.1 ja 3.3 sekä kartoitetaan näkemyksiä erilaisiin koulutusmenetelmiin, joita kä-siteltiin luvussa 3.2.

5 Tutkimuksen lähtökohta ja menetelmät

Tässä luvussa käsitellään empiirisen tutkielman lähtökohtaa sekä valittua tut-kimusmenetelmää. Tutkimuksen lähtökohdan ja hyödynnetyn tutkimuskirjalli-suuden avulla perustellaan valitun tutkimusmenetelmän käyttö tutkielman kontekstissa. Ennen tätä esitellään tutkimuksen toimeksiantaja sekä tämän tarve tutkielman toteutukselle, jotka luovat pohjan sopivan tutkimusstrategian valin-taan.