Kommunikointi ja kumppanuussuhteet

Toimeksiantajien mukaan laatu, luotettavuus, hinta ovat ratkaisevassa roolissa freelancer- palveluita hankittaessa. Erityisesti aikatauluissa pysyminen on ykköskriteereitä, kun arvioidaan freelancereita. Kommunikoinnissa ja viestinnässä oli lähes kaikkien haastateltujen perusteella paljon erimielisyyksiä. Syyksi nousikin usein kiire, huono suunnittelu ja huonosti laaditut ohjeistukset ja briiffit. Toimeksiantajat myös nostivat keskusteluissa esiin, että useimmiten syynä huonoille ohjeistuksille oli se, ettei loppuasiakas tiedä mitä tilaa, tai ei osaa kertoa mitä hän haluaa, ennen kuin projekti on valmis.

75

Toimeksiantajayrityksien isommilla asiakkailla on omat markkinointitiimit, joiden rooli saattaa sotkea toisinaan luovien toimistojen tekemistä, mutta parhaimmissa tapauksissa ne tukevat projektia. Lähtökohtaisesti ostajan pitäisi osata kertoa mitä hän haluaa. Usein kun luova palvelu on myyty kiireellä, eikä asiakas osaa kertoa tarkkaan mitä haluaa, niin freelancerin on hankala tietää, mitä lopullinen asiakas haluaa. Kuten Vitasek & Keith (2012, 20) ulkoistamismallin 5 sääntö sanoo, niin tulisi luoda sopimus, joka perustuu selkeään molemminpuoliseen ymmärrykseen, mutta tämä tuntuu olevan erittäin haastavaa, jos ostaja ei osaa tarkkaan kuvailla, mitä haluaa. Tästä voimmekin päätellä, että kaikkia toimitusketjun palasia olisi hyvä tarkastella ja miettiä voisiko jotain tehdä paremmin omalta osaltaan.

Toimeksiantojen puutteelliset ja kesken projektin muuttuvat ohjeistukset nousivat esille lähes jokaisessa freelancer- ja toimeksiantajahaastattelussa. Hätäisesti laaditut ohjeistukset aiheuttavat päänvaivaa niin freelancereille, kuin toimeksiantajille. Usein kiire ja asiakkaan huono hankintaosaaminen johtaa huonojen tai puutteellisten ohjeistuksien laatimiseen.

Syynä voi olla, myös se, että asiakas ei edes tiedä mitä hän on tilaamassa. Freelancerit kokevat myös välillä, että mainostoimisto on niin sanottuna välikätenä projekteissa ja aina mainostoimistoillakaan ei ole käsitystä, mitä heidän asiakkaansa haluaa. Saattaisi olla tehokkaampaa, että ammattilainen, joka on yleensä tilatun palvelun erikoisosaaja, olisi mukana palavereissa, joissa on mukana kaikki projektin tärkeimmät osapuolet. Osa freelancereista myös harmittelee sitä, että mainostoimistot juhlivat yleensä onnistuneilla projekteilla ja ottavat kaiken kunnian itselleen, esimerkiksi alan kilpailujen voitosta. Siitä huolimatta videoalalla freelancer-ohjaaja/tuottaja on tehnyt sen kaikista näkyvimmät työt.

Mainostoimisto antavat freelancereiden mukaan harvemmin palautetta projektien jälkeen, kun taas alalla palautetta tulee herkemmin. Freelancerien mukaan tapahtuma-alalla yleensä hyvä henki, kommunikointi ja yhteistyö on sujuvampaa kuin mainostapahtuma-alalla.

Freelancerit toivoisivat enemmän palautetta projekteista, jotta he voisivat kehittää omaa toimintaa ja osaamistaan.

Moni haastateltavista freelancereista kokee, että pitkäaikaiseen kumppanuussuhteeseen kannattaisi panostaa, koska silloin kommunikointi ja yhteistyö olisi helpompaa sekä syntyisi rutiineita. Se olisi myös toimeksiantajille arvokas lisä, silloin he tietäisivät minkälaisia lisäpalveluita voisi myydä asiakkailleen. Myös toimeksiantajat kokivat, että

76

kumppanuussuhteeseen on hyvä panostaa pitkällä aikavälillä, mutta myös uusia freelancereita tulisi käyttää säännöllisesti, jos halutaan luoda jotain uutta.

Toimeksiantajien kokemuksien perusteella kommunikoinnissa on usein erittäin paljon haasteita, vaikka freelancer olisikin oman alansa huippua. Toimeksiantaja 2 mukaan heidän tuottajien pitäisi osata toimia myös hankalampien ihmistyyppien kanssa ja vetää raja siihen, kuinka paljon kommunikoinnin haasteita on siedettävä. Toimeksiantaja 3 tiedostaa myös haasteet kommunikoinnissa, mutta hän ei pidä näitä haasteita merkittävinä, kunhan työjälki on laadukasta ja freelancer ymmärtää mitä häneltä on tilattu. Kommunikoinnin haasteet ovat päivittäisiä, mutta erityisesti nyt etätöiden lisäännyttyä, kommunikoinnin haasteet ja ongelmat ovat korostuneet entisestään.

Freelancerit kokevat, että hyvä toimeksiantaja on sellainen, joka luottaa freelanceriin, osaa antaa rakentavaa palautetta ja ymmärtää mitä he tilaavat. Hyvä toimeksiantaja laatii selkeät ohjeistukset, osaa varata riittävästi rahaa tuotantoon ja antaa työrauhan freelancerille.

Toimeksiantajan olisi myös hyvä ilmoittaa koko projektiryhmälle minkälaiseen lopputulokseen tähdätään. Toimeksiantajat ovat myös yhtä mieltä siitä, että ohjeistuksien selkeys vaikuttaa kommunikoinnin sujuvuuteen. Myös tuttujen freelancereiden kanssa yhteistyö sujuu mutkattomammin kuin uusien tekijöiden.

Toimeksiantajan tulisi myös ilmoittaa etukäteen mahdolliset korjauskierrokset ja mahdolliset muuttujat. Lisätyöt ja turhan työn tekeminen vaivaavat usein freelancereita. Lisäksi freelancerit toivoisivat, että palkkiot maksettaisiin ajallaan, koska usein pientenkin töiden maksut venyvät kohtuuttoman pitkiksi. Kiire ja huonosti suunniteltu aikataulu on myös iso ongelma, joka vaivaa toimeksiantoja. Usein työn tekemiseen ei ole varattu riittävästi aikaa ja osalla freelancereista työolosuhteet eivät ole parhaimmat mahdolliset kustannussyistä.

77

• Ohjeiden selkeys (ohjeet usein puuttuvat etukäteen) > (osittain freelancerin vastuulla selvittää ohjeistuksen puutteet ennen keikkaa).

• Ohjeistusta tulee usein kesken projektin, mikä ei ole toivottavaa

• Luottamus (kesken projektin tulevat ohjeet ja neuvot, luottamuksen puute tilattuja freelancereita kohtaan)

• Liian tiukka aikataulu ja huonosti suunniteltu projekti vaikuttaa suoraan laatuun negatiivisesti

• Heikko toimeksiantajan kiinnostus freelanceria kohtaan

• Arvostus, kunnioitus ja välinpitämättömyys (Joskus freelancer kokee olevansa vain työkalu toimeksiantajalle)

• Laadun merkitys toimeksiantajalle ja asiakkaalle (heikko freelancerien mielestä)

• Tapahtumatuotannon- projekteissa ja taide projekteissa kommunikointi toimii paremmin, kuin mainosalalla, vaikka rahaa ei ole niin paljon käytettävissä

• Pitkäaikainen yhteistyö kannattaa

• Luovan työn ymmärryksen puute haittaa kommunikointia

• Toiminnan läpinäkyvyys

• Kommunikointi on erilaista toimitusketjun eri osissa, ja loppupään ongelmat vaikuttavat myös alkupään kommunikointiin

Taulukko 9. Haastattelutulokset: Yhteistyö ja kommunikointi

Yksi haastatelluista freelancereista on siirtynyt toimeksiantajansa palkkalistoille vakituiseen työsuhteeseen. Hän koki, että hänellä on mahdollisuus kehittää itseään paremmin, kun pääsee tekemään omaa osaamistaan isommassa mittakaavassa ja myös projekteihin on helpompi saada tukea. Osa freelancereista olisi valmiita siirtymään toimeksiantajan palkkalistoille, jos vastaavaa työtä olisi riittävästi tarjolla ja siinä olisi jokin taloudellinen kannustin. Moni haastateltavista kokee, että vakituista työtä ei ole riittävästi tarjolla yhdeltä työnantajalta tai tällaisia työsuhteita on harvoin tarjolla. Työsuhteeseen siirtymisen motiivina voi olla freelancereille myös jonkin uuden asian oppiminen, itsensä kehittäminen tai uudenlaisten projektien tekeminen.