Projektiryhmä laati asianhallintajärjestelmän tekstimuotoiset käyttöohjeet yhtenäisiksi MitenVideo-opasteiden kanssa. Linkit tukikäyttäjä-, käsittelijä- ja selaajarooleissa (tiedon lukijat) olevien käyttäjien ohjeisiin on sijoitettu asianhallintajärjestelmän ko-tisivulle. (Kuva 10.) Käyttöohjeiden pohjana käytettiin kuvankaappauksia ja tekstejä, jotka tehtiin pääosin opastevideoiden käsikirjoitusta laadittaessa. Kuvankaappaukset
Dynasty 360-asianhallintajärjestelmän ohjeisiin otettiin hyväksyntätestausympäristös-tä (mhmoss60).
KUVA 10. Asianhallintajärjestelmän ohjeet ja linkit
Innofactor Oyj toimitti Dynasty 360 -järjestelmän yleiset, englanninkieliset käyttöoh-jeet asianhallintajärjestelmän sisään. Innofactor Oyj:n Metsähallitus-projektityötilassa (extranet) on myös suomenkielisiä ohjeita projektiryhmää varten. Näitä ovat esimer-kiksi pääkäyttäjille laadittu 360 Käyttäjähallinnan pikaohje.
Asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjät ja muut Tietopalvelut-toimintoon kuuluvat tukevat asianhallintajärjestelmän käyttäjiä Microsoft Office Communicator -pikaviestintävälinettä (OC) ja joskus myös LiveMeeting-sovellusta käyttäen. OC on-kin hyödyllinen ja kustannustehokas sovellus myös päivittäisissä kahdenvälisissä asianhallintajärjestelmän neuvontatilaisuuksissa. Tavanomaista puhelinyhteyttä (Met-sähallituksessa matkapuhelimet) käytetään toisia tuettaessa enää harvoin.
Asianhallintajärjestelmään liittyviä tietoiskuja, niin kutsuttuja ”Roadshow”-tilaisuuksia suunniteltiin järjestettäviksi Metsähallituksen suurimmissa toimipaikoissa, joita ovat Tikkurila, Jyväskylä, Kuopio, Oulu ja Rovaniemi. Aikataulullisista syistä ja Tietopalvelujen henkilöresurssien niukkuuden vuoksi ne eivät ole vielä toteutuneet.
Asianhallintajärjestelmän ajankohtaisasioista kerrotaan Metsähallituksen Loimu-intranetissä tiedotteina. Niitä lisätään jatkossa. Tarkoitus on myös esitellä järjestelmää Tietopalvelujen asiakaspäivien yhteydessä ja mahdollisuuksien mukaan sisäisten asi-akkaiden omissa tiimi- ja muissa kokouksissa. Yksi asiakkaille järjestettävistä tilai-suuksista pidetään marraskuussa 2013 Oulussa.
7 PEREHDYTYKSEN PALAUTETUTKIMUS
Opinnäytetyön pienimuotoinen tutkimus perehdyttämistilaisuuksiin osallistujille teh-tiin pääosin Sirkka Hirsjärven ym. (2001) Tutki ja kirjoita -kirjan mukaisesti kvalita-tiivisena kyselytutkimuksena. Hirsjärvi ym. (2001, 152 ja 155) kirjoittavat, että laadul-lisessa tutkimuksessa kuvataan todellista (työ)elämää. Siinä aineisto on usein ainut-laatuista, koska kulloisetkin olosuhteet vaikuttavat tutkimukseen. Tutkimuksen kohtei-ta pyritään kohtei-tarkastelemaan kokonaisvalkohtei-taisesti. Hirsjärvi ym. toteavat, että tutkimus-suunnitelma muuttuu tutkimuksen mukaisesti.
Tässä opinnäytetyötutkimuksessa ei aikataulullisista syistä tehty varsinaista tutkimus-suunnitelmaa, vaikka se on Hirsjärvi ja Hurmeen (2011, 54) mukaan suositeltavaa ja tehostaa aineiston myöhempää käsittelyä. Tutkimuksella haluttiin selvittää, millaista tukea osallistujat tilaisuuksista saivat ja miten tilaisuuksia jatkossa voitaisiin heidän mielestään kehittää.
Kvantitatiivista tutkimusta (Hirsjärvi ym. 2001, 167) palautetutkimuksessa muistuttaa ehkä hieman tietyn perusjoukon käyttäminen tutkimuksen kohteena. Osallistujaryh-mät, joukot, edustavat kaikkia Dynasty 360 -asianhallintajärjestelmän perehdyttämisti-laisuuksiin osallistujia. Osallistujista voidaan näin tehdä yleistäviä päätelmiä.
Tutkimusaineisto kerättiin lähettämällä Dynasty 360 -asianhallintajärjestelmän pereh-dyttämistilaisuuksiin osallistujille välittömästi tilaisuuden jälkeen sähköpostitse muu-taman avoimen kysymyksen sisältänyt palautepyyntö. Kysymykset olivat kaikille sa-mat. Niihin pyydettiin vastaamaan omin sanoin. (Hirsjärvi ja Hurme 2011, 47.) Erään-laisen teemahaastattelun tutkimuksesta tekee se, että kyselyn aihepiiri oli osallistujille yhteinen: perehdyttämistilaisuus.
Sähköpostitse lähetettyyn kyselyyn päädyttiin, koska sen ajateltiin olevan tässä tapa-uksessa tehokkain ja nopein tapa kerätä mahdollisimman laaja tutkimusaineisto. Kyse-ly on menetelmänä helppo. Sähköpostissa vastaajat voivat kertoa mielipiteensä va-paasti. Lyhyillä, helpoilla kysymyksillä pyrittiin selkeyteen. Tavoitteena oli tosiasioi-den selvittäminen. (Hirsjärvi ja Hurme 2011, 106.) Myös vastaukset pyydettiin lähet-tämään sähköpostitse. Määräaikaa niille ei annettu. Koska perehdyttämistilaisuuksia on ollut helmikuusta 2013 alkaen jo useita ja niitä järjestetään paljon myös jatkossa, pyydettiin palautetta ainoastaan viikon 15 tilaisuuksista. Palautepyyntöviestin saate-osassa kerrottiin lyhyesti tutkimuksen tarkoituksesta:
”Jotta saisitte jatkossa itsellenne paremmin sopivaa tietoa Assista, pyydän palautetta-si tämänpäiväisestä perehdytyksestä. Vastaatko, ole hyvä, näin sähköpostitse vapaa-muotoisesti muutamaan kysymykseeni. Käytän saamiani vastauksia oman kehittymise-ni motivaattorina ja opinnäytetyökehittymise-ni laadullisena tutkimusaineistona. Vastaajan henki-löys ei tule opinnäytetyössäni näkyviin.”
Kaikki viikon 15 tilaisuudet oli varannut Metsätalous-tulosalue. Kolme tilaisuuksista koski asiakaslogistiikka- ja yksi metsäomaisuudenhoito-tiimiä. Metsätalouspainottei-suutta ei suunniteltu. Viikko 15 sattui vain olemaan tutkimusajankohdaksi siten sopi-va, että tuolloin saman perehdyttäjän tilaisuudet sattuivat peräkkäisille päiville. Tut-kimus tehtiin palautteista, jotka koskevat Metsätalouden neljää tilaisuutta ajalla 8.-10.4.2013.
Palautepyynnöt lähetettiin kolmena eri sähköpostiviestinä kaikille 31 henkilölle, jotka osallistuivat mainittuihin neljään tilaisuuteen. Palautteita kerättiin aikataulullisista syistä reilun viikon ajan: 8.-17.4.2013. Ensimmäinen palaute saatiin maanantaina 8.4.2013. Palautteista viimeinen saapui tiistaina 17.4.2013. Palautepyyntöjen ja saatu-jen palautteiden määrä esitetään taulukossa 3. Koska palautteiden antamisen toivottiin perustuvan vapaaehtoisuuteen, ei niistä palautepyynnön lähetyksen jälkeen erikseen myöhemmin muistutettu.
TAULUKKO 3. Palautepyynnöt ja niihin saadut vastaukset
Naiset, kpl Miehet, kpl Yhteensä, kpl
Palautepyynnöt 5 26 31
Saadut palautteet 3 13 16
Palautteita tulkittaessa johtopäätökset tehtiin koko aineistosta eikä eroteltu, mistä kaikkiaan neljästä tilaisuudesta ne oli annettu. Tämä johtui siitä, että tilaisuudet oli pyritty pitämään samansisältöisinä. Jokaiseen tilaisuuteen osallistui asianhallintajär-jestelmän käytössä käyttöoikeuksiltaan ja -kokemuksiltaan eritasoisia henkilöitä.
Kaikki saadut palautteet otettiin mukaan tutkimukseen. Ne on koottu tämän opinnäy-tetyön liitteeseen 1.
Hirsjärvi ja Hurme (2011, 135) mukaan analysointitapaa on mietittävä jo silloin kun palauteaineistoa kerätään. Käsittely aloitetaan heti kun aineisto on saatu kerätyksi.
Tämän tutkimuksen analyysivaihe alkoi välittömästi 17.4.2013. Palautteet koottiin sähköpostiviesteistä Excel-taulukkoon.
Palautetutkimuksessa esitettiin seuraavat kysymykset:
1. Oliko tilaisuuden kesto ja perehdytyksen tahti sopivia Sinulle?
2. Auttaako perehdytys Sinua työssäsi?
3. Vastasiko sisältö odotuksiasi? Jollei, mitä olisit toivonut käsiteltävän, ja mi-ten?
4. Kehitysehdotuksesi, ideasi ja muu avoin palaute
Ensimmäiseen kysymykseen tilaisuuden kestosta ja perehdytyksen tahdista saadut vastaukset analysoitiin niin, että myönteiset vastaukset merkittiin plus- ja kielteiset miinusmerkillä. Vastauksen puuttuminen merkittiin nollalla. Tilaisuuden keston sopi-vuuteen vastasi 12 henkilöä 16:sta. Kaikki vastaajat pitivät kestoa sopivana. Tahdin sopivuuteen vastasi 14 vastaajaa 16:sta. Siihenkin oltiin pääosin tyytyväisiä. Kaksi vastaajaa toivoi, että tahti olisi ollut hitaampi. Yksi henkilö piti tilaisuutta itselleen liiankin hitaana.
Toisella kysymyksellä haluttiin selvittää, onko tällaisista perehdytyksistä hyötyä vas-taajille. Tähän 14/16:sta vastasi myönteisesti. Kielteisen palautteen antanut lupasi ot-taa myöhemmin yhteyttä jonkin todellisen rekisteröinti- tai tiedonhakutapauksen läpi-käymiseksi. Yksi vastauksista ei ollut tulkinnan kannalta selkeä myönteiseen eikä kielteiseen suuntaan.
Kolmannessa kysymyksessä selvitettiin, miten hyvin tilaisuus vastasi osallistujien odotuksia. Tarkennuksena esitettiin lisäkysymykset siitä, mitä olisi haluttu käsiteltä-vän ja millä tavoin. Kysymykseen vastasi 15 henkilöä 16:sta. Vastaukset olivat kahta ensimmäistä pitemmät ja vivahteikkaammat. Neljän vastaajan mielestä tilaisuus vasta-si odotukvasta-sia eivätkä he evasta-sittäneet toiveita kävasta-siteltävistä aiheista tai kävasta-sittelytavoista.
Neljässä vastauksessa toivottiin parempaa kohderyhmän huomioon ottamista. Myös esimerkkitapaukset tulisi valita kohderyhmäkohtaisesti. Muutamassa vastauksessa katsottiin, että rekisteröintiä ohjaavan tiedonhallintasuunnitelman ja muiden taustatie-tojen esittely vei varsinaiselta asianhallintajärjestelmän esittelyltä liikaa aikaa. Kah-della osallistujalla ei ollut tilaisuuksiin liittyviä ennakko-odotuksia. Vastauksista il-menee positiivisesti, että asianhallintajärjestelmän käyttöä aiotaan itse kokeilla ja tu-kea pyytää myöhemmin, jos sitä tarvitaan.
Neljäs kohta antoi mahdollisuuden kehitysehdotuksiin, ideointiin ja muuhun avoimeen palautteeseen. Siihen vastasi 11 henkilöä 16:sta. Palaute oli yksilöllistä. Se voidaan kuitenkin jaotella osallistujiin, sisältöön ja perehdyttäjään kohdistuvaksi. Parissa pa-lautteessa kiinnitettiin huomiota ryhmien heterogeenisyyteen. Yhtenäisemmät ryhmät voisivat olla tilaisuuksien sisällön ja osallistujien kannalta tehokkaampia. Muutamassa vastauksessa tuotiin esiin se, että asianhallintajärjestelmää tullaan käyttämään harvoin.
Selkeämpää runkoa, käytännön harjoituksia ja perusasioiden esittelyä toivottiin kol-messa palautteessa. Kahdessa palautteessa annettiin tunnustusta selkeistä esityksistä.
Kaiken kaikkiaan saatu palaute oli varsin rakentavaa. Kritiikki kohdistui oikeilta tun-tuviin, jatkossa paremmin huomioon otettaviin seikkoihin. Sellaisia ovat yhtenäisem-mät osallistujaryhyhtenäisem-mät, tähänastista selkeämpien aiherunkojen laatiminen ja kohde-ryhmien parempi huomioiminen valittaessa esiteltäviä asianhallintajärjestelmän omi-naisuuksia ja käytännön esimerkkejä.
8 POHDINTA
Opinnäytetyössä tutkittavat kysymykset olivat, miksi Metsähallituksessa on asianhal-lintajärjestelmä ja miten käyttäjiä sen käytössä tuetaan. Kun asianhalasianhal-lintajärjestelmän tarpeellisuutta tarkastellaan Metsähallitusta valtion liikelaitoksena ja julkishallinnon organisaationa ohjaavien keskeisten lakien näkökulmasta, vastaa arkistolaki tähän niin, että tietojen käytettävyys varmistetaan rekisteröimällä ne asianhallintajärjestel-mään, ja julkisuuslaki niin, että asiakirjojen ja tietojen laatu varmistetaan asianhallin-tajärjestelmien avulla. Julkisuuslain Hyvä tiedonhallintatapa lisää, että asiakirjojen ja tietojen laatu varmistetaan hallintotoiminnan ja tietojärjestelmien avulla. Se mainitsee tiedon luottamuksellisuuden ja virheettömyyden. Yhdessä arkistolaitoksen monista määräyksistä korostetaan asioiden käsittelyvaiheiden seurantamahdollisuutta asianhal-lintajärjestelmissä.
Tietoon liittyviä määreitä ovat siis käytettävyys, laatu, luottamuksellisuus, virheettö-myys, alkuperäisyys, eheys, saatavuus ja säilyminen. Organisaation, jonka tiedot täyt-tävät nämä määreet, toiminta on korkeatasoista.
Kun tarkastellaan asianhallintajärjestelmää Metsähallituksen kannalta, sitä käytetään toiminnassa, oikeusturvassa ja tutkimuksessa keskeisen asiakirjallisen tietoaineiston rekisteröintiin, käsittelyyn ja tiedonhakuihin. Koska pääosa Metsähallituksenkin tie-doista syntyy ja on koko elinkaarensa ajan jo sähköisessä muodossa, on ymmärrettä-vää, että myös sen hallinnoimiseen tarvitaan sähköistä tietojärjestelmää.
Tietohallintolaki tehostaa julkishallinnon toimintaa säätämällä, että organisaatioiden on suunniteltava kokonaisarkkitehtuurinsa tietojärjestelmien yhtenäisyyden edistämi-seksi. Niiden on myös saatettava tietojärjestelmänsä vastaamaan yhteentoimivuuden kuvauksia. Metsähallituksessa ei ole vielä suunnitelmallista kokonaisarkkitehtuuria, mutta tapauskohtaisesti rakentuva ja satunnainen sillä on. Niinpä tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja samalla koko Metsähallituksen toimintaa kehitetään keskittymäl-lä käyttämään toisiinsa integroitavissa olevia, nykyaikaisia Microsoft-tuotteita. Nämä edellytykset Dynasty 360 -asianhallintajärjestelmä täyttää.
Uusi asianhallintajärjestelmä on osoittautunut tehokkaaksi tietojärjestelmäksi. Sähkö-posti- ja muut asiakirjat saadaan sen avulla helposti talteen. Se on nykyaikainen, se-lainkäyttöinen, toimintavarma ja selkeä. Se täyttää arkistolaitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset. Sen avulla Metsähallituksen tiedot säilyvät ja ovat käytettävissä, niin että erilaiset tiedon tarpeet voidaan täyttää. Dynasty 360 -asianhallintajärjestelmän tavoit-teiksi on määritelty yhtenäistää Metsähallituksen toimintaprosesseja ja edistää säh-köistä asiainkäsittelyä, asiointia ja tietojen säilyttämistä.
Tiedon hyvään laatuun ja toiminnan korkeaan tasoon tarvitaan kuitenkin muutakin kuin nykyaikainen tietojärjestelmä. Tarvitaan motivoituneet, osaavat, järjestelmän ominaisuudet hyödyntämään pystyvät käyttäjät ja yhtenäiset toimintatavat. Tähän liit-tyy opinnäytetyön toinen kysymys, miten käyttäjiä Dynasty 360 -järjestelmän käytös-sä tuetaan.
Viimeisen vuoden aikana projektiryhmä laati Consulo Oy:n kanssa MitenVideo-opasteet ja tekstimuotoiset käyttöohjeet asianhallintajärjestelmän käyttäjien itsenäisen opiskelun tueksi. Perehdytystilaisuuksiin, joita alettiin pitää heti asianhallintajärjes-telmän ensimmäisen käyttöönottovaiheen jälkeen, tehtiin yhteinen esitysrunko. Tilai-suudet on pidetty ja muuta tukea on annettu pääosin etäyhteyksin OC:lla.
Asianhallintajärjestelmän uusimisprojektin valvontaryhmä päätti järjestelmää hankit-taessa käyttöoikeuslisenssimääristä, joita aluksi kustannussyistä rajoitettiin. Nyttem-min on päätetty, että lukuoikeudet asianhallintajärjestelmän sisältämään julkiseen tie-toon annetaan kaikille Metsähallituksessa. Samalla tarkennetaan käsittelijä- ja lukuoi-keuksien keskinäistä jakautumista. Lukuoilukuoi-keuksien lisäys vaikuttaa siihen, että pereh-dyttämistilaisuuksien määrä ja asianhallintajärjestelmän muun tuen tarve kasvaa.
Perehdyttämistilaisuuksista saadussa palautteessa toivottiin osallistujien ja heidän työ-tehtäviensä parempaa huomioon ottamista. Esimerkiksi työpöytäjaoin näytettävät käyttöesimerkit tukisivat heitä paremmin. Toivomus on ymmärrettävä ja sitä pyritään noudattamaan. Olipa henkilöiden kokemuspohja millainen tahansa, kaikki perehdy-tyksiin osallistuneet ovat olleet motivoituneita asianhallintajärjestelmän käyttöönot-toon ja sen uusien toimintojen hyödyntämiseen. Voitaneen päätellä, että perehdytysti-laisuuksien järjestämisessä on tähän asti onnistuttu. Projektiryhmä on saanut
ensim-mäisen raportin MitenVideo-opasteiden käytöstä, mutta johtopäätökset siitä ovat vielä tekemättä.
Asianhallintajärjestelmän uusimisprojektin toinen vaihe alkaa syksyllä 2013. Käyttöön otetaan uusia, kehittyneitä järjestelmäominaisuuksia. Siinä vaiheessa on tarkasteltava nykyisten tukimuotojen toimivuus ja riittävyys.
LÄHTEET
Arkistolaitos 1995. Kirjaaminen valtion virastoissa ja laitoksissa 1995. WWW-dokumentti. http://www.arkisto.fi/fi/kirjaaminen-valtion-virastoissa-ja-laitoksissa.
Muutettu 4.9.1998. Luettu 2.3.2012.
Arkistolaitos 2003. Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin tai niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvi-en asiakirjojsisältyvi-en ja tietosisältöjsisältyvi-en rekisteröinnistä 195/40/2003. WWW-dokumsisältyvi-entti.
http://www.arkisto.fi/fi/asiakirjojen-ja-tietojen-rekisteroeinti-asiankaesittelyjaerjestelmissae. Ei päivitystietoa. Luettu 14.4.2012.
Arkistolaitos 2005. Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa KA 1486/40/2005. SÄHKE1-normi.
http://www.arkisto.fi/fi/asiankaesittelyjaerjestelmiin-sisaeltyvien-tietojen-saeilyttaeminen. WWW-dokumentti. Ei päivitystietoa. Luettu 7.4.2012.
Arkistolaitos 2009. Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttämi-nen AL/9815/07.01.01.00/2008. SÄHKE2-määräys 2009. WWW-dokumentti.
http://www.arkisto.fi/fi/saehke2-maeaeraeys. Ei päivitystietoa. Luettu 7.4.2012.
Arkistolaitos 2013. Julkisen hallinnon sähköiset palvelut. WWW-dokumentti.
http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/julkisen-hallinnon-saehkoeiset-palvelut.html. Ei päi-vitystietoa. Luettu 19.3.2013.
Arkistolaki 831/1994. WWW-dokumentti. http://www.finlex.fi. Ei päivitystietoa. Lu-ettu 2.3.2012.
Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999. WWW-dokumentti. http://www.finlex.fi. Ei päivitystietoa. Luettu 2.3.2012
Hallituksen esitys Eduskunnalle arkistolaiksi HE 187/1993. WWW-dokumentti.
http://www.edilex.fi/virallistieto/he/19930187. Ei päivitystietoa. Luettu 17.3.2013.
Hirsjärvi, Sirkka, Remes, Pirkko & Sajavaara, Paula 2001. Tutki ja kirjoita. Vantaa:
Kustannusosakeyhtiö Tammi. Tummavuoren kirjapaino Oy.
Hirsjärvi, Sirkka & Hurme Helena 2011. Tutkimushaastattelu. Teemahaastattelun teo-ria ja käytäntö. Tallinna: Raamatutrükikoda.
Innofactor Oyj 2012. Dynasty 360. Metsähallituksen Assi-tukikäyttäjien koulutus 11.12.2012 -aineisto.
JUHTA – julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2004. JHS 156 Asiakirjo-jen ja tietoAsiakirjo-jen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa.
WWW-dokumentti. http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs156. Muokattu 5.10.2012.
Luettu 15.4.2012.
JUHTA – julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2010. JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. WWW-dokumentti.
http://www.jhs-suositukset.fi/web/guest/jhs/recommendations/176. Muokattu 5.10.2012. Luettu 10.1.2013.
JUHTA – julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2011. JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen. WWW-dokumentti.
http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs179. Muokattu 5.10.2012. Luettu 10.1.2013.
Kangas, Pirkko & Hämäläinen, Juha 2010. Perehdyttämisen suunnittelu ja toteutus.
Työturvallisuuskeskus TTK, palveluryhmä.
Kauhanen, Juhani 2006. Henkilöstövoimavarojen johtaminen. WSOY Oppimateriaalit Oy.
Koivulahti-Ojala, Mervi 2001. ATK-opettajan opas. Jyväskylä: Talentum Media Oy.
Gummerus Kirjapaino Oy.
Koli, Hanne 2008. Verkko-ohjauksen käsikirja. Saarijärvi: Saarijärven Offset Oy.
Laki Metsähallituksesta 30.12.2004/1378. WWW-dokumentti.
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2004/20041378. Luettu 11.5.2013.
Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2003/13. WWW-dokumentti.
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030013. Muutettu 1.12.2010. Luettu 2.3.2012.
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621. WWW-dokumentti.
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621. Muutettu 1.11.2011. Luettu 2.3.2012.
Lybeck, Jari, Pirilä, Pirkko, Rosberg, Harri & Vappula, Jorma 2006. Arkistot yhteis-kunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja.
WWW-dokumentti.
http://www.arkisto.fi/uploads/Palvelut/Julkaisut/asiakirjahallinnon_oppikirja.pdf. Lu-ettu 19.3.2013. Helsinki. Arkistolaitos.
Metsähallitus 2009a. Metsähallituksen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen periaatteet 21.12.2009. WWW-dokumentti.
http://loimu.metsa.fi/toimintatapa/Normit/Tiedon%20hallinta/Sivut/asiakirjahallinnon periaatteet.aspx. Ei päivitystietoa. Luettu 3.12.2012.
Metsähallitus 2009b. Metsähallituksen tietohallintoperiaatteet 21.12.2009. WWW-dokumentti.
https://polku.metsa.fi/toimintatapa/Normit/Tiedon%20hallinta/Sivut/,DanaInfo=loimu.
metsa.fi+tietohallintoperiaatteet.aspx. Ei päivitystietoa. Luettu 29.11.2012.
Metsähallitus 2010a. Metsähallituksen konsernistrategiaan perustuva henkilöstöoh-jelma 2010-2015, 1.1.2010. Konserniohje. WWW-dokumentti.
http://loimu.metsa.fi/toimintatapa/konserniohjeet/henkilostoasiat/Sivut/Henkilostoohje lma.aspx. Ei päivitystietoa. Luettu 29.11.2012.
Metsähallitus 2010b. Metsähallituksen uusi toimintamalli. WWW-dokumentti.
http://loimu.metsa.fi/page.asp?Section=1439&Item=20749&print=1. Ei päivitystietoa.
Luettu 17.5.2010.
Metsähallitus 2012a. Koulutuksen yleiset periaatteet. WWW-dokumentti.
http://loimu.metsa.fi/henkilostoasiat/koulutus/koulutuksenperiaatteet/Sivut/Default.as px. Luettu 29.11.2012.
Metsähallitus 2012b. Metsähallituksen konsernistrategia. WWW-dokumentti.
http://loimu.metsa.fi/toimintatapa/Johtaminen/Strategia/Sivut/strategia.aspx. Ei päivi-tystietoa. Luettu 28.11.2012.
Metsähallitus 2012c. Metsähallituksen organisaatio. WWW-dokumentti.
http://www.metsa.fi/sivustot/metsa/fi/Konserni/Metsahallituslyhyesti/Organisaatio/Siv ut/Metsahallituksenorganisaatio.aspx. Päivitetty 5.2.1013. Luettu 18.8.2012.
Metsähallitus 2012d. Metsähallitus lyhyesti. WWW-dokumentti.
http://www.metsa.fi/sivustot/metsa/fi/Konserni/Metsahallituslyhyesti/Sivut/Metsahalli tuslyhyesti.aspx. Ei päivitystietoa. Luettu 18.8.2012.
Metsähallitus 2013a. Metsähallituksen henkilöstö. WWW-dokumentti.
http://www.metsa.fi/sivustot/metsa/fi/Konserni/Henkilosto/Sivut/Metsahallituksenhen kilosto.aspx. Ei päivitystietoa. Luettu 11.5.2013.
Metsähallitus 2013b. Metsätalouden organisaatio. WWW-dokumentti.
https://polku.metsa.fi/yritysinfojaviestinta/Organisaatio/metsatalouden%20organisaati o/Sivut/,DanaInfo=loimu.metsa.fi+Default.aspx. Ei päivitystietoa. Luettu 11.5.2013.
Metsähallitus 2013c. Toimihenkilöiden keski-iät ja ikärakenne 2012. WWW-dokumentti.
https://polku.metsa.fi/yritysinfojaviestinta/Tilastot%20ja%20tutkimukset/Henkilsttilas tot/Forms/,DanaInfo=loimu.metsa.fi+AllItems.aspx. Ei päivitystietoa. Luettu
5.4.2013.
Piili, Marjut 2006. Esimiestyön avaimet. Ihmisen kohtaaminen ja ohjaaminen. Jyväs-kylä: Gummerus Kirjapaino Oy.
Pirskanen, Paula 2012a. Metsähallitus Asianhallinta, opastevideot. Alustava projekti-suunnitelma 9.10.2012. Consulo Oy.
Pirskanen, Paula 2012b. Sähköpostiviesti 9.10.2012. MitenVideon avaaminen. Consu-lo Oy.
Pirskanen, Paula 2012c. Miten Video – Integrointiohje 3.9.2012. Consulo Oy.
Pirskanen, Paula 2012d. Sähköpostiviesti 9.10.2012. Painikekuva. Consulo Oy.
Ruusuvuori, Johanna & Tiittula, Liisa (toim.) 2005. Haastattelu: tutkimus, tilanteet ja vuorovaikutus. Tampere: Gummerus Kirjapaino Oy.
Suomen Standardisoimisliitto ry 2007. SFS ry. Standardi SFS-ISO 15489-1. Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä. PDF-dokumentti. Ei päivitystietoa.
Luettu 22.3.2013.
Suomen Standardisoimisliitto ry 2012. SFS ry. Mikä on standardi?
WWW-dokumentti. http://www.sfs.fi/julkaisut_ja_palvelut/usein_kysyttya#Mikonstandardi.
Ei päivitystietoa. Luettu 22.3.2013.
Valtioneuvosto 2012. Valtioneuvoston tiedote. Metsähallituksesta valmistellaan eri-tyisliikelaitosta. WWW-dokumentti.
http://valtioneuvosto.fi/ajankohtaista/tiedotteet/tiedote/fi.jsp?oid=358109. Ei päivitys-tietoa. Luettu 31.5.2012.
Valtiovarainministeriö 2000. Hyvän tiedonhallintatavan määritys. WWW-dokumentti.
http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/04_hallinnon_kehitta minen/4127/name.jsp. Päivitetty 10.1.2002. Luettu 1.3.2012.
Valtiovarainministeriö 2012. Kokonaisarkkitehtuuri. WWW-dokumentti.
http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/Kokonaisarkkit ehtuuri.pdf. Ei päivitystietoa. Luettu 6.1.2013.
Varila, Juha & Rekola, Hilkka 2003. Mitä on työssä oppiminen. Teoreettisia ja empii-risiä näkökulmia työssä oppimiseen. Joensuun yliopisto. Kasvatustieteiden tiedekun-nan tutkimuksia N:o 83. Joensuu: Joensuun yliopistopaino.
Viitala, Riitta 2005. Johda osaamista! Keuruu: Otavan Kirjapaino Oy.
LIITE 1(1).
Palautetutkimuksen vastaukset
Assi-perehdytykset (Dynasty 360) 8.-10.4.2013 1/2
Metsätalous, Metsäomaisuuden hoito (1 ryhmä) ja Asiakaslogistiikka (3 ryhmää) 1. Oliko tilaisuuden kesto ja perehdytyksen tahti sopivia Sinulle?
Kesto ja tahti olivat sopivia. Pitkät OC-palaverit on puuduttavia, tämä ei ollut liian pitkä.
Kyllä.
Tilaisuus oli sopivan mittainen, mutta tahti olisi saanut olla vähän hitaampi.
Tahti oli passeli. Tosin olin juuri perehdytyksen alla pari viikkoa lomalla ja en ollut kerinnyt tekemään yhtään pohjatyötä, joten lähtökohta oli vähän omalta osaltani heikko.
Sopiva oli.
Tahti ja kesto olivat minulle varsin sopivia, koska olin muutaman lyhyen perehdytyksen saanut jo aikaisemmin ja jonkin verran Assia käyttänyt.
Kesto ihan sopiva. Aika nopeaa mentiin ja liikaa pompittiin asiasta toiseen.
Koulutuksen kesto oli sopiva.
Perusteisiin riittävä, ylipäätään OC-koulutuksena ei pitäisikään olla pitempi. Tarvittaessa sitten useampia kertoja.
Yksi tauko paikallaan, tahti sopiva.
Ok.
Kyllä.
Tahti oli pääosin hyvä. Jossain kohtaa joku asian osa saattoi jäädä vähemmälle huomiolle, kun kirjoitti itselle muistiinpanoja edellisestä asiasta/sen osasta.
Tahti ja kesto oli ok, aamusta olisin ehkä ollut paremmin hereillä.
Tahti oli minulle hieman liian hidas. Putosin kärryiltä muutaman kerran siksi, että omat ajatukseni laukkasivat jo edempänä.
Kesto sopiva. Tahti hyvä uudelle asialle ja samoin määrät.
2. Auttaako perehdytys Sinua työssäsi?
Tämä perehdytys ei kuitenkaan vielä hirveästi auta minua työssäni, otan varmasti lähiaikoina yhteyttä että voit perehdyttää minua "kädestä pitäen" vähän lisää.
Käyttämällä sitten varmaan oppii kunnolla.
Kyllä, ei oppi ojaan kaada ja kertaus on aina tarpeen.
Kyllä.
Ilman muuta.
Auttaa.
Muutama perehdytyksessä esiin tullut asia auttaa paljon, lisäksi kertaaminen sujuvoittaa jatkokäyttöä.
Auttoi, tietää nyt, mistä alkaa asioita kaivelemaan.
Kyllä.
Kyllä.
Auttaa.
Varmasti.
Ehdottomasti auttaa. Minulla tosin on myös käsittelijän oikeudet, joten ensimmäisen kerran, kun joku asiakirja pitää viedä Assiin,
joutunee sitä miettimään jonkun aikaa. Varsinkin kun niitä "epäonnistumisia/vääriä vientejä" ei saa poistaa, niin ei viitsisi hirveästi tehdä virheitä.
Auttaa, joskus pitää laittaa asiakirjoja arkistoon, vaikkakin niin harvoin, että mitään rutiinia hommaan ei saa aikaiseksi.
Kyllä auttaa. Tosin olen tekemisissä asianhallinnan kanssa varmasti sen verran harvoin, että seuraavan kerran käyttäessäni joudun järkeilemään kaiken alusta alkaen. Mutta kuten jälkikäteen puhuimme, Assi vaikuttaa olevan käytettävyydeltään meidän ohjelmista helpoimmasta päästä, joten sen omaksumisessa tuskin tulee ongelmia.
Toki auttaa.
LIITE 1(2).
Palautetutkimuksen vastaukset
3. Vastasiko sisältö odotuksiasi? Jollei, mitä olisit toivonut käsiteltävän, ja miten? 2/2
Perehdytyksessä olisi voinut käsitellä muutaman erilaisen tapauksen meiltä osallistujilta. Oma vika siis oikeastaan, kun minäkään en ollut miettinyt esimerkkitapausta, mikä käsittely olisi voitu käydä yhdessä läpi.
Kyllä, peruskäyttö käytiin läpi ja kuten mainitsit vierihoitoa tarvittaessa.
Kyllä, peruskäyttö käytiin läpi ja kuten mainitsit vierihoitoa tarvittaessa.