3 AQAP 2110 JA KULJETUSVARIKON HANKINTATOIMINTA
3.6 Johtopäätökset
Jotta joku järjestelmä on mielekäs ottaa käyttöön, täytyy sen mielekkyys ja hyödyt nähdä.
Näiden asioiden näkemiseen oiva työkalu on nelikenttäanalyysi, eli SWOT-analyysi.
Seuraavassa taulukossa (Taulukko 1) on määritelty AQAP:n käyttöönoton vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat.
Taulukko 1: AQAP:n käyttöön liittyvät SWOT-analyysi
Vahvuudet Heikkoudet
• ostajan rooli ja oikeudet AQAP 2110:ssa on erittäin vahva
• riskien havaitseminen
• laatusuunnitelman esiintulo
kokoamaan vaatimuksia (mm riskien osalta)
• nykyiset Itä-Euroopan toimittajat tunnetaan huonosti
• toimittajilla ei ole juuri laatujärjestelmiä käytössä
• kaikkien maiden kanssa, joiden kanssa Kuljetusvarikko tekee kauppaa, ei ole MOU-sopimuksia, joka mahdollistaisi GQA- menettelyn
• Kuljetusvarikko sekä tuotteiden ostajana, että toimittajana joutuu AQAP:ssa kahteen rooliin: ostajan ja toimittajan rooliin, joka vaikeuttaa järjestelmän hallittavuutta
Mahdollisuudet Uhat
• GQA-menettelyn käyttö laadunvarmistuksessa
• sotavarustekaluston länsimaistuessa AQAP:n käyttö yleistyy
• mahdollisuus olla edelläkävijä ja osaaja
• vaadittaessa Itä-Euroopan
toimittajilta AQAP:n käyttöä jäädään kokonaan ilman tuotteita
• toimittajat kokevat järjestelmän liian raskaaksi
• lisääntyvä NATO-byrokratia tunkeutuu omaan järjestelmäämme
Johto on saatava vakuutettua AQAP:n merkityksestä erityisesti ostajan työkaluna.
standardeilla tulee jatkossa siirryttäessä yhä enemmän länsikalustoon ja NATO-yhteensopivuuteen, olemaan entistä merkittävämpi rooli ostajan
laadunvarmistusvä lineenä. Seuraajakseni tulevan hankintapäällikön on erityisesti kiinnitettävä huomiota siihen, miten AQAP :n mahdollisuudet käytetään hyväksi.
Erityisesti GQA-menettelyn käyttö ulkomaan hankinnoissa tuo selvää hyötyä. Myös ostajan vahva rooli kannattaa sisäistää. On kuitenkin huomattava, ettei rooli ole hyödynnettävissä ilman AQAP:n riittävää osaamista.
Vaikka hankintastrategian tai – menetelmien kehittäminen ei ole ollut tämän tutkintotyön pääasiallisena tarkoituksen, ei niiden roolia saa jatkossa unohtaa. Kappaleessa 2.1
Kuljetusvarikon hankintatoimi tänään on tuotu merkittäviä näkökohtia esiin, jotka vaativat kehittämistä. Resursseja jaettaessa on muistettava, että hankintatoimi on merkittävä osa-alue varikon ydintoimintoja. Kappaleessa 2.1 Kuljetusvarikon
hankintatoimi tänään todettiin mittareiden tai tunnuslukujen puuttuminen ongelmaksi.
Liittenä 5. on kehittämisen pohjaksi erään työryhmän työn tulos hankintamittareista ja niiden käytöstä.
LÄHTEET
Painetut lähteet
1. Puolustusvoimien laatusanomat (aikakauslehti) nro 2/2004 2. Puolustusvoimien laatusanomat (aikakauslehti) nro 3/2004 3. Puolustusvoimien laatusanomat (aikakauslehti) nro 1/2005 4. Pääesikunta, Sotatalousosasto, ohje Kahdenvälinen
laadunvarmistustoiminta puolustusvoimissa, 17.1.2005
5. Pouri, Reijo, Kauppalehden Johtamisen Käsikirjat sarjan Osto ja logistiikkajohtamisen kirjan osuus tuotteiden hankintastrategiat, 2004 6. Pääesikunta, materiaaliosasto, asiakirja R719/14.1/D/III/, 15.02.05 Painamattomat lähteet
7. Talja, Jari, FT, luennot, Laatupäälliköiden neuvottelupäivä, Puolustusvoimien Materiaalilaitoksen esikunta, 21.4.2005
8. Koski, Tapani, laatuinsinööri, PvMatLEsuli-os, haastattelu 21.4.2005 Sähköiset lähteet
9. Kuljetusvarikko. [intranet sivut]. [luettu 5.4.2005]
PvMatLE MOK KAUP 01:03 ja MOK KAUP 01:04
KuljV MOK-LATY1.1:3 sopimuskatselmus AQAP 2110 -julkaisu
Julkisten hankintojen ympäristöopas, Suomen Ympäristökeskus 2004
KuljV MOK-LATY4.1:10 PEstal-os:n PAK 2:9
Voimassaolo: 31.12.2005 asti (tarkistettava uuden luottokort-tiohjeistuksen osalta)
Kumoaminen: Kumoaa 03.06.2004 päivätyn ohjeen 67/1.3/D/I “Hankintaohje MOK KAUP 1.1:1”
1. TARKOITUS
1.1 MÄÄRITTÄÄ ohjeen tarkoituksena on määrittää varikon hankintatoiminnan johtosuhteet, tehtäväjako ja hankintojen ratkaisuoikeudet.
1.2 TÄSMENTÄÄ hankintojen suunnitteluun, valmisteluun, toteuttamiseen ja valvontaan liittyviä yleisiä
menettelytapaohjeita.
1.3 ANTAA varikon hankintamenettelyä koskevat toimialakohtaiset erityisohjeet.
2. SOVELTAMISALUE
Ohjetta sovelletaan materiaalivarauksiin liittyvissä, kotimaasta ja ulko-mailta tapahtuvissa hankinnoissa. Hankinnoissa noudatetaan Pääesi-kunnan hankintoihin liittyviä menettelyohjeita PAK A ja PAK B.
2.1 Hankintalainsäädäntö
Julkisten Hankintojen Yleisiä Sopimusehtoja (JYSE 1994) käytetään tavaroiden hankinnoissa ja soveltuvin osin palveluiden hankinnoissa, ellei sopijapuolten välillä toisin sovita. Maininta ehdoista tulee liittää tar-jouspyyntöön/tilaukseen. Tietotekniikkahankintoihin sovelletaan Valtion Yleisiä Tietotekniikkahankintojen Sopimusehtoja (VYSE 1998).
Uudelle toimittajalle on lähetettävä aina JYSE1994 (tai VYSE 1998) ehdot kokonaisuudessaan.
R:\MATERIAALI\HANKINTAJAOS\OHJEET\HANKINTA_MOK\MOK_KAUPP_111.LWP 27.4.2005 15:31 KULJV
3. VASTUUT JA VALTUUDET
Määritellään varikon työjärjestyksessä, asiakirjan ylläpidosta vastaa materiaalipäällikkö.
4. HANKINTATOIMEN JOHTAMINEN JA TOTEUTTAMINEN
Varikon hankintamenettelyssä noudatetaan työjärjestyksen mukaisia materiaalitoimintojen johtosuhteita. Hankintojen kaupallisesta asianhoi-tamisesta VASTAA hankintajaos.
Hankintojen teknillisenä asianhoitajana TOIMII ao. jaospäällikkö, tsto-pääll, työnjohtaja tai muu hankittavan tuotteen teknisesti tunteva henki-lö. Teknisen ja kaupallisen asianhoitajan tehtävät voidaan myös yhdis-tää yhdelle henkilölle, mikäli se on tarkoituksenmukaista.
5. RATKAISUOIKEUDET
Toimintavuoden hankintasuunnitelmanmukaisten hankintojen ratkaisu-oikeudet, kun hankinnan kokonaisarvo ilman tullia, arvonlisäveroa, rah-ti-, huolinta-, kuljetus- sekä kaikkia muita kustannuksia ovat seuraavat:
varikon päällikkö enintään 340.000,00 EUR osastopäällikkö enintään 15.000,00 EUR hankintajaoksen pääll
ja palvelukesk. pääll enintään 7.500,00 EUR hankintajaoks hankkijat enintään 2.000,00 EUR
Toimintavuoden hankintasuunnitelman mukaiset pienhankinnat (2000 EUR) toteutetaan kustannuspaikan johtajien hyväksymien hankintaesi-tysten / Hansel-korttiostojen mukaisesti. Ko hankintoja ei esitellä erik-seen.
Muilla henkilöillä ei ole hankintojen ratkaisuoikeutta.
Hankintojen lisäksi varikon päällikkö ratkaisee:
- Monivuotisen, mahdollisiin hankintasitoumuksiin ainoastaan yhdeltä yritykseltä johtavan yleissopimuksen tai kumppanuussopimuksen ja sen nojalla suoritettavien kaupallisten toimenpiteiden arvioidaan sopi-muksen voimassaoloaikana olevan enintään 340.000 euroa
- Irtaimen omaisuuden vuokralle- ja lainaksioton kotimaasta, jos vuok-rauksen arvo on enintään 340.000 euroa ilman arvonlisäveroa
- Muun irtaimen omaisuuden kuin asemateriaalin (PLM:n ohje hankinta-toimesta ja hallinnollinen määräys hankintatoimen ratkaisuoikeuksista 182/106K -18.10.2000) luovuttamisen kotimaahan (myynti, vuokralle-anto ja lainaksivuokralle-anto) ulkopuoliselle valtion talousarvioasetuksen (Asetus valtion talousarviosta 11.12.1992/1243) 72a ja 72b pykälien ja sen mukaan, mitä puolustusvoimien huoltopäällikkö on erikseen määrännyt ja milloin ko luovuttamisen arvo on enintään 340.000 euroa
R:\MATERIAALI\HANKINTAJAOS\OHJEET\HANKINTA_MOK\MOK_KAUPP_111.LWP 27.4.2005 15:31 KULJV
- Irtaimen omaisuuden muun kuin yllämainitun myynnin, vuokrallean-non ja lainaksinanvuokrallean-non siten, kuin puolustusvoimien huoltopäällikkö erik-seen käskee.
5.1 Tilauksen varmentaminen Kuljetusvarikolla
- Yli 15 000,00€ hankinnat esitellään varikon päällikölle, tilauksen var-mentaa kaupallinen asianhoitaja
- Yli 7500,00€ mutta alle 15 000,00€ hankinnat hyväksyy asianomainen osastopäällikkö. Tilauksen varmentaa kaupallinen asianhoitaja
- Yli 2000,00€ mutta alle 7 500,00€ hankinnat hyväksyy hankintajaok-sen päällikkö tai palvelukeskukhankintajaok-sen päällikkö. Tilaukhankintajaok-sen varmentaa kau-pallinen asianhoitaja
- Alle 2000,00€ hankinnat varmentaa toinen hankintojen kaupallinen asianhoitaja.
Yli 340 000,00€ hankinnat esitellään Materiaalilaitoksen Esikunnan menettelyohjeen MOK 01:04 mukaisesti
6. HANSEL-KORTTI
Kattava ohjeistus on annettu pysyväisasiakirjassa PEKAUP-OS PAK B 01:02 Liite 02
Tarkemmat ohjeet kortin käytöstä Kuljetusvarikolla on esitetty liitteessä 6 ja Hansel ostolomake liitteessä 7.
7. PIENHANKINNAT
Ohjeistus annettu pysyväisasiakirjassa PEKAUP-OS PAK B 01:02 Arvoltaan vähäisissä eli alle 2000,00 EUR hankinnoissa sekä kiireelli-sissä hankinnoissa voidaan tarpeen vaatiessa hankintamenettelyä yksinkertaistaa PEKAUP-OS PAK B 01:02:n mukaisesti. Ensisijaisesti käytetään Hansel-korttia ja sopimusta.
8. KYNNYSARVON YLITTÄVÄT TAVARA- JA PALVELUHANKINNAT
Ohjeistus annettu pysyväisasiakirjassa PEKAUP-OS PAK B 01:05 sekä PEKAUP-OS:n ilmoituksessa R13/12.4/D/II, 08.01.2004.
Asiakirjassa annetaan puolustusvoimien hankintayksiköille Euroopan unionin laajuisesti kilpailutettavia hankintoja koskevat ohjeet. Ohjeistus koskee Valtion keskushallintoviranomaisten: tavarahankintoja joiden arvonlisäveroton arvo ylittää 154 014,00 euroa, palveluhankintoja joi-den arvo ylittää 236 945,00 euroa.
R:\MATERIAALI\HANKINTAJAOS\OHJEET\HANKINTA_MOK\MOK_KAUPP_111.LWP 27.4.2005 15:31 KULJV
9. HANKINTOJEN VALVONTA JA TARKASTAMINEN
Hankintojen ylin valvoja varikossa on varikon päällikkö.
Hallintopäällikkö TARKASTAA vähintään kerran vuodessa osastojen hankinnat.
Osastopäälliköt VALVOVAT osastojensa hyväksytyn hankintasuunnitel-man toteuttamista.
Talouspäällikkö VALVOO ja TARKASTAA, että hankinnoista aiheutu-neet maksutoimenpiteet on suoritettu asianmukaisesti.
Lisäksi hankintojen valvonta ja tarkastus sisältyy osana Materiaalin val-vonta tarkastuksiin (MATVO).
Yli 50.000 euron arvoisen hankinnan tarjouspyyntö on lähetettävä PvMatLE:n kaupallisen sektorin tarkistettavaksi ennen tarjouspyynnön lähettämistä toimittajaehdokkaille.
9.1 Pääesikunnan tarkastusyksikölle lähetettävät tiedot
Ohjeistus annettu PEKAUP-OS PAK B 01:01 Hankintatoiminnan ohjaus, liite 10 ja Kuljv työohje 2007 Pääesikunnan tarkastusosastolle tiedoksi lähetettävät asiakirjat.
10. HANKINTA-ASIAKIRJOJEN TALTIOINTI 10.1 Päättynyt hankinta
Loppuun viedyn hankinnan asiakirjat taltioidaan kaikki yhdessä.
Ne siirretään vuosittain arkistoon, jossa ne säilytetään erillisten ohjei-den mukaan.
Loppuunsaatettu hankinta-asiakirja käsittää:
- hankintaehdotuksen, - tarjouspyynnön, - saadut tarjoukset,
- avauspöytäkirjan ja/tai tarjousten vertailun, - hankintaesityksen
- jäljennöksen tilauksesta,
- kuormakirjan (vast) vastaanottomerkinnöin, - laskun
- muut mahdolliset ao. hankintaan liittyneet asiakirjat 10.2 Tiedosto
Hankinta-asiakirjat muodostavat tiedoston, jonka ylläpitäjä on taloustoi-misto
R:\MATERIAALI\HANKINTAJAOS\OHJEET\HANKINTA_MOK\MOK_KAUPP_111.LWP 27.4.2005 15:31 KULJV
Ohjeistus PEkaup-os:n PAK B 3:1, jonka mukaan toimitaan. Erityistä huomiota on kiinnitettävä salassapitoperusteisiin. Varikon päällikkö vas-taa suoritettujen hankintojen tiedottamisesta. Hankintojen kaikki asiakir-jat ovat hankintapäätöksen teon jälkeen julkisia, ellei ole perustavaa aihetta pitää asiakirjoja salaisina. Valmiissa hankinta-asiakirjassa hinta ei ole missään muodossa salaisuus.
12. LAATU HANKINTATOIMESSA
12.1 Toimittajan valinta
Osavalmistajat ja tavaran toimittajat valitaan tarjouspyynnössä mainittu-jen ehtomainittu-jen perusteella. Perusteissa huomioidaan mm. miten toimittajat kykenevät täyttämään osavalmistus- tai hankintasopimuksen vaatimuk-set, mukaanlukien ympäristö- ja laatuvaatimukset. Ympäristöasiat han-kinnoissa huomioidaan Julkisten hankintojen ympäristöoppaan mukai-sesti (Suomen ympäristökeskus, 2004).
Toimittajien laaduntuottokykyä valvotaan reklamaatio-, asiakaspalaute-menettelyllä. Em mainitut menettelyt todennetaan ao. laatutiedostossa / -tallenteessa. Lisäksi laaduntuottokykyä valvotaan aikaisempien samankaltaisten toimitusten tarkastus- ja testaustietojen avulla.
12.3 Laatuerimielisyyksistä sopiminen toimittaja kanssa
Noudatetaan JYSE 1994 tai muita yhdessä sovittuja määräyksiä.
12.4 Vastaanottotarkastuksen ohjeistus
Vastaanottotarkastukset suorittaa kunkin hankinnan kohdalla hankin-nan tekninen asianhoitaja, noudattaen Kuljetusvarikon menettelyohjet-ta MOK MATE 1.1:2.
12.5 AQAP 2110 Kuljetusvarikon hankinnoissa
Kuljetusvarikon hankintojen tulee täyttää AQAP 2110:n sisältämät NATO:n vaatimukset laadulle. Hankinnoissa käytettävät osapuolet osta-ja, toimittaosta-ja, käyttäjä ja GQA -henkilöstö on määritetty menettelyoh-jeessa MOK LATY 4.1:10.
Vaatimus hankintojen AQAP 2110 mukaisuudesta on liitettävä toimitta-jaehdokkaille lähetettävään tarjouspyyntöön. AQAP -vaatimus liitetään sellaisiin hankintoihin, joiden katsotaan sisältävän riskin. Hankinnan sisältämä riski määritellään menettelyohjeen liitteen 12 mukaisesti.
R:\MATERIAALI\HANKINTAJAOS\OHJEET\HANKINTA_MOK\MOK_KAUPP_111.LWP 27.4.2005 15:31 KULJV
van laatusuunnitelman. Ostaja arvio em. Suunnitelman riskejä käyttäen apuaan asiakirjaa PEturv-os:n PAK 1:3 ja arvioida sen perusteella tar-vittavia laadunvarmistustoimenpiteitä. Ostajan näkökulmasta AQAP-vaatimus täyttyy, kun tuote on AQAP-vaatimusten mukaista. Tarjoukseen on AQAP -hankinnoissa saatava myös yhdenmukaisuustodistus (CoC = Certificate of Conformity). Toimittajan on laadittava myös konfiguraa-tionhallintasuunnitelma.
Ulkomaanhankintojen laadunvarmistuksessa käytetään ensisijaisesti GQA -menettelyä. Menettely on ohjeistettu asiakirjassa PEstal-os:n PAK 2:9. Kuvaus lähtevästä GQA -delegointipyynnöstä on tämän menettelyohjeen liitteenä 13
13. YLEISIÄ OHJEITA JA MÄÄRÄYKSIÄ
Sen lisäksi, mitä tämän hankintaohjeen antamisen perusteasiakirjoissa on määrätty, täsmennetään KuljV:n hankintaohjetta seuraavasti:
13.1 Kaikki hankinnat tulee tehdä valtion kannalta
kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla, eikä hankittaville raaka-ja tarveaineille, puolivalmisteille sekä valmiille tavaroille tule asettaa suurempia laatuvaatimuksia kuin niiden käyttötarkoitus kohtuudella edellyttää.
Jokaisesta hankinnasta tehdään hinta- tai kokonaistaloudellisuusvertai-lu, vertailu on vapaamuotoisesti laadittu.
13.2 Hankinta, joka ilman alv:a ja rahti- ym kuluja on yli 2000,00 eur esitellään ratkaisijalle
esittelylomakkeella (Liite 8)
13.3 Hankintaehdotus pyritään tekemään kokonaistaloudellisimman vaihtoehdon mukaan.
13.4 Pienhankintakulujen välttämiseksi käytetään ensisijaisesti
Hansel-korttia (ohjeistus liitteessä 6) ja toissijaisesti käteistä rahaa.
13.5 Kaupalliset toimenpiteet tehdään MySAP.com järjestelmällä erillisen ohjeistuksen mukaan, vain Hansel-kortilla tehtäviä hankintoja ei viedä MySap.comiin.
13.6 Hankinnan kaupallinen asianhoitaja PYYTÄÄ tarvittaessa
tekniseltä asianhoitajalta lausunnon tuotteen soveltuvuudesta, jos tar-jous poikkeaa halutusta tai jos tartar-jous muuten ei ole teknisesti yksi-selitteinen.
13.7 Hankinnan esittelee ratkaisijalle varikon päällikkö,
osastopäällikkö, tekninen asianhoitaja, kustannuspaikan johtaja tai hankkijat.
13.8 Tarjousten avauksen tekevät ja avauspöytäkirjan laativat HankJ:n päällikkö tai asiaa hoitava hankkija yhteistyössä teknisen asianhoitajan kanssa.
R:\MATERIAALI\HANKINTAJAOS\OHJEET\HANKINTA_MOK\MOK_KAUPP_111.LWP 27.4.2005 15:31 KULJV
jaoksen työnjohtaja tai varastonhoitaja, joka INFORMOI kaupallista asianhoitajaa tilanteesta jo silloin kun näyttää ilmeiseltä, että toimitus viivästyy, tällöin kaupallinen
asianhoitaja ottaa yhteyden myyjään, jos myyjä ei ole ottanut yhteyttä viivästyksestä.
Viivästyssakkokysymykset hoidetaan pääsääntöisesti JYSE 1994 mukaan.
13.10 Tavaran vastaanoton tekee se jaos (vast), jonka toimialaan
hankittu tavara kuuluu. Vastaanottotarkastuksessa on tavaran määrä ja laatu viipymättä todettava. Mikäli vastaanotto edellyttää laboratorio- tai muita kokeita, on ne tehtävä mahdollisimman pian.
Koneiden, laitteiden ja niihin verrattavien tavaroiden tarkastus
ja koe-käyttö on tehtävä ennen vahinkovastuun siirtymistä puolustus-voimille.
13.11 Mikäli myyjä on syyllistynyt virheelliseen tai sopimuksen
vastaiseen tavaran toimittamiseen, on puutteista heti tehtävä kirjallinen moiteilmoitus, reklamaatio.
13.12 Kuljetusvaurioista, rikkoutuneista pakkauksista ja päällysteistä on tehtävä heti muistutus.
13.13 Reklamoinnin tai muistutuksen myyjälle TEKEE hankintajaos.
Kuljetusvauriosta MUISTUTTAA tavaran vastaanottaja heti tavaran tuo-jaa paikan päällä ja INFORMOI hankintajaosta, joka ryhtyy asian vaati-miin toimenpiteisiin. Reklamointi on ohjeistettu Kuljetusvarikon menet-telyohjeessa KORJAAVAT TOIMENPITEET MOK LATY 1.1:11
13.14 Vakuudet
Hankinnoissa joissa luovutetaan Puolustusvoimien omistamaa materi-aalia ulkopuolisen yrityksen tai yhdistyksen korjattavaksi, jalostettavaksi tai modifoitavaksi, on yritykseltä tai yhdistykseltä vaadittava voimassa-oleva vakuutusyhtiön todistus vakuutuksesta, joka kattaa Puolustusvoi-mien omistaman materiaalin täydestä arvostaan tai yrityksen tai yhdis-tyksen on asetettava materiaalin arvon kattava pankkitakaus siksi aikaa kun materiaali on heillä lainassa.
14. HANKINNAT VALMIUTTA KOHOTETTAESSA
Valmiutta kohotettaessa noudatetaan Pääesikunnan ohjetta PEKAUP-OS PAK B 01:09, joka tulee voimaan erillisellä käskyllä.
R:\MATERIAALI\HANKINTAJAOS\OHJEET\HANKINTA_MOK\MOK_KAUPP_111.LWP 27.4.2005 15:31 KULJV
15. TYÖSUHDE JA TYÖKORVAUS
Tehtäessä sopimusta palvelusten ostoista yksityiseltä henkilöltä on var-mistauduttava siitä, ettei tällöin osapuolten välille muodostu työsuhdetta ja siihen liittyen puolustusvoimille työnantajan velvoitteita. Palvelun ostosta tehdään työurakka, siis sopimus valmiista työtuloksesta, jolloin ostajan johto- ja valvontaoikeus rajoittuu vain sen tarkistamiseen, vas-taako työtulos sovittua.
LIITTEET Liite 1: Avauspöytäkirja ja tarjousten vertailu Liite 2: Kumottu
Liite 3: Kumottu
Liite 4: Toimittajan arviointi Liite 5: Kumottu
Liite 6: Hansel-kortin käyttö Liite 7: Hansel-osto-lomake Liite 8: Esittelylomake Liite 9: Kumottu Liite 10: Kumottu Liite 11: Kumottu
Liite 12: Riskin määrittely hankinnoissa
Liite 13: Kuvaus lähtevästä GQA-delegaatiopyynnöstä
R:\MATERIAALI\HANKINTAJAOS\OHJEET\HANKINTA_MOK\MOK_KAUPP_111.LWP 27.4.2005 15:31 KULJV
Tuote ja määrä Tarjouspyyntö nro
Jättöaika
Tarjous
Nro Myyjä Hintavertailu Toimitusehto Toimitusaika Maksuehto pvm Saap. Voim.
Paikka, aika ja avauspöytäkirjan laatija Paikka, aika ja avauspöytäkirjan laatija
Paikka, aika ja hintavertailun laatija
Huomautuksia
Erillinen hintaverailu ks.liite Kokonaistaloudellisen edullisuuden ks. liite
Lomake Hall/46/21.08.2000 Korvaa lomakkeen Hall/46/27.06.1996
Nokia HYVÄKSYTTYJEN TOIMITTAJIEN KATSELMOINTI Toimittajan tiedot
1. Hyväksytty toimittaja
Nimi: Puh:
Osoite: Fax:
Yhteyshenkilö:
Kontaktipvm:
2. Sertifikaatti
sertin nro myöntäjä voimassaoloaika laajuus (esim 9001, 14001)
Laatusertifikaatti:
Ympäristösertifikaatti:
3. Päätuotteet tai palvelut, joita kyseinen yritys tuottaa Kuljetusvarikolle
4. Arviointikohde/ Arvio (esim tuotanto, materiaalipalvelut tai jokin pätevöitetty prosessi ja arvio sen toimivuudesta, täyttääkö laatu- ja ympäristöjärjestelmän vaatimukset) Arvioitavat alueet:
-Jätehuollon järjestelyt - Kemikaalien merkinnät ja varastointi
- Yleinen siisteys - Henkilöstön pätevyys kyseiseen tehtävään - Käytössä olevat laitteet - Käytössä olevat toimitilat
Ohjeen tarkoituksena on:
1.1 MÄÄRITTÄÄ varikon Hansel-kortin käyttöoikeudet,
1.2 OHJEISTAA Hansel-kortin käyttöön, hankintojen toteuttami-seen ja valvontaan liittyviä yleisiä menettelytapaohjeita,
Jokaisen Hansel-kortti hankintoja suorittavan henkilön on tunnet-tava PE-kaup-os:n hallinnollinen pysyväisohje HANSEL-KORTIN HANKINTA JA KÄYTTÖ (PEkaup-os PAK B 01:02. Liite 02)
2. SOVELTAMISALUE
Ohjetta sovelletaan HANSEL-kortilla tapahtuvissa hankintasuunnitel-man mukaisissa hankinnoissa, joiden kokonaisarvo on alle 1680,00 EUR ilman arvonlisäveroa. Hansel-korttia käytetään erikseen määrä-tyissä sopimusliikkeissä. Hansel-korttia ei saa käyttää käyttöomaisuus-hankintaan.
3. YLLÄPITO
Tämän asiakirjan ylläpidosta VASTAA materiaalipäällikkö.
4. KORTIN SÄILYTTÄMINEN JA KÄYTTÖ
Varikolla on käytössä yksi kortti. Kortin käytön vastuuhenkilönä on han-kintajaoksenpäälliikkö (Petteri Lähdeniemi), sijaisena toimii hankkija Kai Laine
Korttia säilytetään hankinjaoksessa, johon kortti käytön jälkeen palaute-taan. Kortti luovutetaan kuittausta vastaan käyttäjälle.
5. VALTUUDET JA VASTUUT
Hankintojen teknillisenä sekä kaupallisena asianhoitajana TOIMII kus-tannuspaikan johtaja. Hankinnat tehdään hankintasuunnitelman mukai-siin kustannukmukai-siin.
6. HANKINTOJEN VALVONTA JA TARKASTAMINEN
Hankintojen ylin valvoja varikossa on varikon päällikkö.
Talouspäällikkö VALVOO, TARKASTAA JA HYVÄKSYY hansel-kortilla suoritetuilla hankinnoilla syntyneet laskut.
Osastopäälliköt VALVOVAT osastojensa hyväksytyn hankintasuunnitel-man toteuttamista.
Kustannuspaikan johtaja valvoo, tarkastaa ja hyväksyy hansel-kortilla suoritetuilla hankinnoilla syntyneet laskut.
Loppuunviedyn hankinnan asiakirjat arkistoidaan kaikki yhdessä.
Loppuunsaatettu hankinta-asiakirja käsittää:
- Hansel-ostolomakkeen työtilausnumeroineen
- kuitin
8. HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Asiasta on olemassa PEkaup-os:n (PAK B 3:1) hallinnollinen pysyväisohje “HANKINTOJEN JULKISUUS”, jonka mukaan toimi-taan.
10. YLEISIÄ OHJEITA JA MÄÄRÄYKSIÄ
Sen lisäksi, mitä tämän hankintaohjeen antamisen perusteasiakir-joissa on määrätty, täsmennetään KuljV:n hansel-kortti ohjetta seuraavasti:
10.1 Kaikki hankinnat tulee tehdä siitä toimittajajoukosta, joka on tehnyt HANSEL-kortti sopimuksen. Hankinnat tulee tehdä valtion kannalta edullisimmalla tavalla, eikä puolivalmisteille sekä valmiille tavaroille tule asettaa suurempia laatuvaatimuksia kuin niiden käyttötarkoitus kohtuu-della edellyttää.
10.2 Pääsääntöisesti hankinnan noutaa kuriiri. Hankinnan suorittaja selvittää kuriirille Hansel-lomakkeella ostettavan tuotteen sekä liikkeen mistä se noudetaan. (Liite 7)
10.3 Hansel-ostolomake työtilausnumeroineen ja ostotosite toimitetaan talo-ustoimistoon odottamaan Hanselin laskua.
10.4 TALOUSPÄÄLLIKKÖ hyväksyy laskut.
10.5 Hankintajaos päivittää EJ / Kuljetusvarikon epäviralliset / hankinnat / hankinta tiedottaa liikeluettelon joihin hansel-kortti käy.
HANSEL -osto
Noutajan kuittaus Tilaajan allekirjoitus
ja päivämäärä
Määrä Tuote ja työtilausnumero
Myyjän puh numero Myyjä + yhteyshenkilö
Huom. Liitä ostokuitti lomakkeeseen
LWP97/R:\MATERIAALI\HANKINTAJAOS\OHJEET\HANKINTA_MOK/LIITE_7_HANSELOSTO_LOMAKE.LWP .LWP 27.4.2005 15:34:01
7550-448-8711/Esikuntakoulu 1.99
TIEDOT EDELLISESTÄ VERTAILUKELPOISESTA HANKINNASTA PUOLLOT
Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena huomioidaan tavaran tai palvelun Kokonaistaloudellinen edullisuus
Halvin hinta
HANKINNAN VALINTA JA -VERTAILUPERUSTEET
Tarjous voimassa
Analyysi suoritetaan hankintaesitysvaiheessa yhteistoiminnassa teknisen ja kaupallisen asianhoitajan kanssa. Seuraavassa kuvassa on esitetty hankinnan riskianalyysimalli ja sen värikoodien merkitys
Vähäinen riski = Ei AQAP 2110 vaatimusta
Merkityksellinen riski = toimittajalta vaadittava AQAP 2110 noudattamista
Tuotteen saatavuudenvaikeus ja vaikutus
Hankinnan kokonaisarvo Pullonkaulatuotteet
• alhainen hankintahinta
• vaikutusta huomattavasti oman toiminnan laatuun
• heikko saatavuus
Strategiset tuotteet
• korkea hankintahinta
• vaikuttaa ratkaisevasti ydintoimintoihin
• heikko saatavuus
Volyymituotteet
• merkittävä hankintahinta
• ei ratkaisevaa vaikutusta toiminnalle
• saatavuus hyvä.
Tavalliset tuotteet
• alhainen hankintahinta
• ei ratkaisevaa vaikutusta toiminnalle
• saatavuus hyvä.
Kuva: Hankintaesitysvaiheen riskikartoitus, jolla määritellään, vaaditaanko toimittajalta AQAP 2110:n noudattamista.
Vaaka-akselin jako:
Punainen arvo ylittyy määritellyn hankinnan kynnysarvon ylittyessä (myös
puolustusmateriaalihankinnat). Kynnysarvo 1.1.2004 oli 154 014 euroa. Kynnysarvon ylittäminen merkitsee puolustusmateriaalihankintojen ulkopuolisissa hankinnoissa aikaa vievää EU-kilpailutusta. Loppu hintajana jaetaan lineaarisesti yhdeksään osaan yhden ”laatikon ollessa n. 17 100 €. Hankinnan kokonaisarvo on ilman
arvonlisäveroa, tulleja yms. kustannuksia.
lähempänä vaaka-akselia ollaan, on tuotteen saatuuvuus helpompaa ja sen
puuttumisella vähemmän merkitystä.. Akseliin saadaan helposti lukuarvot kymmenen pisteen välein, kun arvioidaan tuotteen saatavuutta antamalla sille pisteet 1 – 10 ja saatavuuden vaikutusta samoin pisteillä 1 – 10. Kerrotaan arviopistemäärät keskenään saaden esim. saatavuus 4 x vaikuttavuus 9 = 36 pistettä. Esimerkkituote sijoittuu pystyakselilla tuolloin neljänteen laatikkoon alhaalta lukien.
Mikäli matriisissa päädytään molempien akselien tarkastelun seurauksena punaiselle alueelle, on tarjouspyyntöön liitettävä vaatimus hankinnan AQAP 2110
mukaisuudesta.
Pystyakseli ei ole absoluuttinen, vaan sen tulos perustuu subjektiiviseen näkemykseen.
Asiaa on kuitenkin muistettava punnita eri suunnilta:
o potentiaaliset toimittajamaan olosuhteet ja toimintakulttuuri o aiemmat kokemukset vastaavanlaisista hankinnoistas
o sisältyykö hankintaan tuotekehitystä, vai onko kysymys ns. perustason tuotteesta, jossa sekä ostaja, että toimittaja ymmärtävät toimitettavalla tuotteella samaa asiaa
o arvioitava tuotteen puutteen vaikutukset omalle tuotannolle tai suoraan asiakkaille
o tuotteen korvattavuus ja sen nopeus näyttelee myös merkittävää osaa
(Edition 1)
I ORIGINAL
NATO QUALITY ASSURANCE REQUIREMENTS FOR DESIGN, DEVELOPMENT AND PRODUCTION
AQAP 2110 (Edition 1)
(June 2003)
II ORIGINAL Page blank
III ORIGINAL NORTH ATLANTIC TREATY ORGANIZATION
NATO STANDARDISATION AGENCY (NSA) NATO LETTER OF PROMULGATION
June 2003
1. AQAP-2110(Edition 1) – NATO QUALITY ASSURANCE REQUIREMENTS FOR DESIGN, DEVELOPMENT AND PRODUCTION is a NATO/PFP UNCLASSIFIED publication. The agreement of interested nations to use this publication is recorded in STANAG 4107.
2. AQAP-2110(Edition 1) is effective on receipt.
3. It is permissible to distribute copies of this publication to Contractors and Suppliers and such distribution is encouraged.
Jan H ERIKSEN Rear Admiral, NONA Chairman NSA
IV ORIGINAL Page blank
V ORIGINAL Record of Changes
Change Date Date Entered Effective Date By Whom Entered
VI ORIGINAL Table of Contents
Section Page number
1.0 General... 1 1.1 Introduction... 1 1.2 Purpose... 1 1.3 Applicability... 1 2.0 Compliance with this Publication... 1 2.1 Organisational compliance... 1 2.2 Contractual compliance ... 1 3.0 Composition of requirements in AQAP 2110... 2 3.1 Composition ... 2 3.2 Re ferences ... 2 3.3 Definitions ... 3 4.0 Quality Management System... 4 4.1 General requirements ... 4 4.2 Documentation requirements ... 4 5.0 Management responsibility... 4 5.1 Management commitment ... 4 5.2 Customer focus ... 5 5.3 Quality Policy ... 5 5.4 Planning ... 5 5.5 Responsibility, authority and communication... 5 5.6 Management review... 6 6.0 Resource management... 6 6.1 Provision of resources ... 6 6.2 Human resources ... 7 6.3 Infrastructure ... 7 6.4 Work environment ... 7 7.0 Product realisation... 7 7.1 Planning of product realisation... 7 7.2 Customer-related processes ... 7 7.3 Design and development ... 7 7.4 Purchasing ... 8 7.5 Production and service provision... 9 7.6 Control of monitoring and measuring devices ...10 7.7 Configuration Management ...10 7.8 Reliability and Maintainability (R&M)...10 8.0 Measurement, analysis and improvement...11 8.1 General ...11 8.2 Monitoring and measurement...11 8.3 Control of non-conforming product...12 8.4 Analysis of data ...12 8.5 Improvement ...12 9.0 NATO additional requirements...12 9.1 Access to Supplier and Sub -suppliers and support for GQA activities...12 9.2 Products for release to the Acquirer...13
1
1.0 General
1.1 Introduction
1.1.1 AQAP 2110 contains the NATO requirements for Quality. A system needs to be established, documented, applied, maintained, assessed and improved, and/or evaluated, in accordance with requirements contained in the subsequent sections.
1.2 Purpose
1.2.1 This publication contains the requirements, which, if applied appropriately, provide confidence in the Supplier’s capability to deliver products that conform to Acquirer contract requirements.
1.3 Applicability
1.3.1 This publication is primarily intended for use in a contract between two or more parties.
1.3.2 When referenced in a contract, this publication shall apply to all of the processes necessary for the Supplier to fulfil the contractual requirements.
1.3.3 This publication may also be used internally by a Supplier or a potential Supplier to cover the Quality aspects of the Management System (MS).
1.3.4 Where identified by the Acquirer this publication can be used in conjunction with
1.3.4 Where identified by the Acquirer this publication can be used in conjunction with