Pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän implementointiprosessi on haastava ja tietotaitoa vaativa projekti, joka tarvitsee vahvaa omistautumista organisaation johdolta sekä sen IT-yksiköiltä (Winkler, Brown 2013, s. 24). Uusien järjestelmien käyttöönottohankkeet yritysten sisällä ovat aina monimutkaisia ja aikaa vieviä. Niiden aikana organisaatiot kohtaavat valtavia riskejä, joiden välttämiseksi on tarpeellista olla tietoinen niistä tekijöistä, jotka vaikuttavat onnistuneeseen järjestelmän asennukseen ja käyttöönottoon. Kyseiset tekijät tunnetaan niin sanottuina kriittisinä menestystekijöinä. Ne ovat erittäin tärkeässä roolissa, kun uusi järjestelmä tai tekniikka on tarkoitus ottaa käyttöön. Olemalla tietoinen menestystekijöistä yritys voi positiivisesti vaikuttaa järjestelmähankkeen onnistumiseen ja täten minimoida sen epäonnistumiseen liittyvät riskit. (Hentschel et al. 2019, s. 7342)
Hentschel et al:n (2019) tehdyssä tutkimuksessa on koottu kirjallisuudessa esiintyvien pilvipohjaisten järjestelmien implementointiin liittyviä kriittisiä menestystekijöitä. 28:sta tieteellisestä tutkimuksesta löydettiin 26 kriittistä menestystekijää, jotka on esitetty taulukossa 3. Viisi tärkeintä menestystekijää, jotka empiirisen tutkimuksen mukaan vaikuttivat eniten pilvipohjaisten järjestelmien onnistuneeseen implementointiin ja integrointiin pk-yrityksissä ovat:
1) Vaatimusten kokoonpano ja määrittely 2) Yrityskulttuuri ja ympäristö
3) Järjestelmän saatavuus
4) Järjestelmän yhteensopivuus liiketoiminnan tavoitteiden kanssa 5) Tietoturva
Myös Gupta et al:n (2018) tutkimus havaitsi ulkoisten tekijöiden, kuten järjestelmän yhteensopivuuden, verkon sekä turvallisuuden olevan tärkeässä roolissa onnistuneen pilvipohjaisen ERP-järjestelmän käyttöönotossa. Organisaatioiden tulisi lisäksi painottaa palvelutasosopimusten laatimista siten, että pk-yritysten on helppoa purkaa sopimus toimittajan
kanssa ja vaihtaa toiseen lyhyessä ajassa. Tutkimus painotti myös, että onnistunut pilvipohjaisen ERP-järjestelmän implementointi vaatii sekä pk-yrityksiä koskevien kriittisten menestystekijöiden että palveluntarjoajien huolenaiheiden yhteensovittamisen. (Gupta et al.
2018, s. 96)
Taulukko 3 Kriittiset menestystekijät (Hentschel et al. 2019, s. 7346) Kategoria Menestystekijä
Projektin organisointi • Selkeät projektin tavoitteet ja näkökulmat
• Projektinhallinta
• Projektiryhmän kokoonpano
• Projektin johtaminen
• Resurssien käytettävyys
• Pilvipalvelujen käyttäjien ja sidosryhmien osallistuminen
• Käyttäjien valmennus
• Järjestelmän testaus
• Palveluntarjoajan tuki
• Ulkoiset konsultit Organisaatio • Ylimmän johdon tuki
• Yrityskulttuuri ja ympäristö
• Pilvipalvelun hyväksyntä/vastustus
• Muutosten hallinta
• Kommunikointi
Yritys • Liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu
• Yhteensopivuus liiketoiminnan tavoitteiden ja vision kanssa
• Tekninen osaaminen ja IT-kokemus käyttäjäyrityksessä Teknologia • Vaatimusten ja kokoonpanon määrittely
• Pilvipalvelujen yhteensopivuus IT-infrastruktuurin kanssa
• Tiedon tuonti/siirto
• Pilvipalvelujen joustavuus ja kehitysmahdollisuudet
• Tietoturva
• Järjestelmän käytön sekä suorituskyvyn seuraaminen
• Pilvipalvelun huollon saatavuus
• Sopimuksen hallinta
5 YHTEENVETO JA JOHTOPÄÄTÖKSET
Tässä kandidaatintutkielmassa selvitettiin kirjallisuuskatsauksen avulla pk-yrityksen pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän valintaan ja implementointiin vaikuttavia tekijöitä.
Työn motivaationa oli selvittää, mitä pilvipohjaiset toiminnanohjausjärjestelmät ovat, miten ne hyödyntävät pk-yrityksiä ja miten pk-yritykset ajautuvat niiden pariin. Tutkimuksessa selvisi miten nykyiset toiminnanohjausjärjestelmät ovat kehittyneet alkeellisista varastonohjausjärjestelmistä moderneiksi koko liiketoimintaa ohjaaviksi ohjelmistoiksi ja miten nykyisin toiminnanohjausjärjestelmiä on karkeasti kahdenlaisia, perinteisiä sekä pilvipohjaisia. Ne noudattavat molemmat Esteves ja Pastorin (1999) kehittämää toiminnanohjausjärjestelmien elinkaarimallia, jonka kolmeen ensimmäiseen vaiheeseen tässä työssä keskityttiin ja joihin työn tutkimuskysymykset ovat myös kytköksissä.
Työn päätavoitteena oli selvittää, mitä pk-yritysten tulee huomioida valitessaan sekä implementoidessaan pilvipohjaista toiminnanohjausjärjestelmää. Tähän tavoitteeseen työssä päästiin vastaamalla työn päätutkimuskysymykseen:
”Mitkä tekijät vaikuttavat pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän valintaan sekä implementointiin pk-yrityksissä?”
Pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän valinta ja implementointi jakautuvat ERP-järjestelmien elinkaarimallin mukaan vaiheisiin kaksi ja kolme. Ensimmäisenä vuorossa on järjestelmän valinta, joka kuuluu hankintavaiheeseen. Vastauksena kysymykseen valintaosioon havaittiin, että pk-yrityksen pilvipohjaisen ERP-järjestelmän valintaan vaikuttavat tekijät jakautuvat kolmeen eri kategoriaan:
1) Järjestelmätoimittaja
• Maine
• Asiakastuki ja -palvelu
• Arvon yhteisluonti
2) Järjestelmäteknologia
• Järjestelmän yleiset hyödyt
• Kuukausiperusteinen järjestelmämaksu
• Ohjelmiston muokattavuus
3) Organisaatio
• Organisaation ja järjestelmän yhteensopivuus
• IT-valmius
• Muutoksenhallintakyky
Pk-yritysten valintaan vaikuttaa merkittävästi minkälainen maine järjestelmätoimittajalla on, miten toimittajat pystyvät tarjoamaan kattavaa asiakastukea ongelmatilanteissa sekä millaista yhteistyötä osapuolten välillä voisi olla. Hyvin ymmärrettävästi valintaan vaikuttaa myös ne hyödyt, joita järjestelmä lupaa tuottaa pk-yritykselle. Yksi keskeisimmistä hyödyistä onkin pilvipalvelupohjaisen järjestelmän edellyttämä kuukausiperusteinen järjestelmämaksu. Pk-yrityksen ei tarvitse sitoa suurta pääomaa kiinni toiminnanohjausjärjestelmäänsä, vaan se voi maksaa palvelun käytöstä kuukausittain. Myös pilvijärjestelmän muokattavuus vastaamaan yrityksen liiketoimintaprosesseja on keskeisiä tekijöitä järjestelmän valinnassa. Järjestelmän on toimittava juuri halutulla tavalla tai se voi päinvastoin heikentää pk-yrityksen toimintaa.
Kenties keskeisimpänä tekijänä on pk-yrityksen oma reflektointi liiketoimintansa prosesseista, IT-valmiudesta ja kyvystä hallita uuden järjestelmän aiheuttamaa muutosta. Pk-yrityksen tulee olla vakuuttunut siitä, että valittu järjestelmä tuottaa yritykselle lisäarvoa.
ERP-järjestelmän valintaa seuraa järjestelmän implementointi, joka on haastava ja suurta osaamista vaativa prosessi. Implementointi epäonnistuu herkästi, mikäli tärkeisiin implementointiin vaikuttaviin tekijöihin ei olla varauduttu. Implementointiprosessin onnistuminen voidaan varmistaa olemalla tietoisia siihen liittyvistä kriittisistä menestystekijöistä. Viisi kriittisintä menestystekijää pk-yrityksen pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän onnistuneen implementoinnin varmistamiseksi ovat:
1) Vaatimusten kokoonpano ja määrittely 2) Yrityskulttuuri ja ympäristö
3) Järjestelmän saatavuus
4) Järjestelmän yhteensopivuus liiketoiminnan tavoitteiden kanssa 5) Tietoturva
Tärkeää pk-yritykselle implementoinnin kannalta on projektin vaatimusten selkeä kokoonpano ja määrittely. Joustavan ja muutoksia hallitsevan organisaation lisäksi tulee järjestelmän yhteensopivuudesta ja saatavuudesta olla myös varmoja. Myös implementoinnissa on tärkeää, että järjestelmä palvelee organisaatiota tarkoitetulla tavalla ja että palveluntarjoaja kykenee jatkuvaan järjestelmäntarjoamiseen verkon välityksellä. Lisäksi järjestelmän tietoturva tulee varmistaa ja sopia sen ehdoista palveluntarjoajan kanssa.
Työssä pyrittiin myös selvittämään mitä konkreettisia hyötyjä pilvipohjaisista toiminnanohjausjärjestelmistä on pk-yritykselle verrattuna perinteisiin ERP-järjestelmiin.
Tästä muovautui työn ensimmäinen apututkimuskysymys:
”Mitä hyötyjä pilvipohjaisesta toiminnanohjausjärjestelmästä on pk-yritykselle?”
Perinteisten ja pilvipohjaisten ERP-järjestelmien hyötyjen vertaaminen liittyy elinkaarimallin ensimmäinen vaiheeseen eli hankintapäätösvaiheeseen. Hankintapäätösvaiheessa yritys päättää aikooko se hankkia uuden toiminnanohjausjärjestelmän vai ei. Keskeisin päätös ennen spesifimpää järjestelmän valintaa on päättää perinteisen tai pilvipohjaisen järjestelmän välillä.
Molempien järjestelmätyyppien hyötyjä voidaan verrata keskenään, jolloin järjestelmätyyppien välinen valinta selkeytyy. Keskeisimmät pilvipohjaisten toiminnanohjausjärjestelmien tuomat hyödyt pk-yrityksille ovat:
1) Pienemmät implementointikustannukset 2) Pienemmät käyttökustannukset
3) Nopea käyttöönotto 4) Muokkautuvuus
5) Ydinosaamisen erikoistuminen 6) Nopeat päivitykset
7) Parempi liikkuvuus, käytettävyys ja saavutettavuus 8) Pienemmät kokonaiskustannukset
9) Tiedon turvallisuus ja eheys
Suurin konkreettinen hyöty pilvipohjaisille toiminnanohjausjärjestelmille on pienemmät implementointi- ja käyttökustannukset. Pk-yrityksen ei tarvitse investoida fyysisiin palvelimiin ja laitteistoihin, joita vaadittaisiin perinteisen järjestelmän pyörittämiseksi. Myös virhetilat ja niistä koituvat kustannukset ovat palveluntarjoajan vastuulla. Järjestelmä on myös suhteellisen nopea ottaa käyttöön ja integroida yrityksen liiketoimintaan. Ulkoinen palveluntarjoaja mahdollistaa käytännössä pk-yrityksen aineellisten ja aineettomien resurssien kohdentamisen liiketoiminnalle kriittisimpiin toimintoihin ja kuitenkin samalla hyötymisen toiminnanohjausjärjestelmän eduista.
Viimeisenä työssä pyrittiin selvittämään mikä pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän palvelumalli sopii pk-yritykselle kaikkein parhaiten. Työn toisena apututkimuskysymyksenä toimii:
”Mikä pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän palvelumalli sopii parhaiten pk-yritykselle?”
Kirjallisuudessa kiistatta paras pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän palvelumalli pk-yritykselle on SaaS-malli. Se on todettu kaikista malleista kätevimmäksi ja joustavimmaksi palvelumalliksi pk-yrityksille, sillä mallissa vuokrataan haluttu ERP-ohjelmisto, jonka ylläpitämisestä tai ohjaamisesta ei pk-yrityksen itse tarvitse huolehtia. Palveluntarjoaja varmistaa järjestelmän toimivuuden ja veloittaa pk-yritykseltä järjestelmästä käytön perusteella. Pk-yrityksillä harvemmin on ylimääräisiä resursseja, joten SaaS-malli mahdollistaa resurssien kohdentamisen niille tärkeimmille liiketoiminnan osa-alueille eikä sido resursseja IT-järjestelmien ylläpitämiseen. Lisäksi pk-yrityksen on kaikista helpoin vaihtaa ERP-järjestelmän palveluntarjoaja, kun toiminnanohjausjärjestelmä toimii SaaS-ympäristössä.
LÄHTEET
Arab Momeni, M., Yaghoubi, S. & Ebrahimi Arjestan, M. 2018. Technical performance evaluation of Erp packages with two-stage DEA approach. Journal of Industrial Engineering and Management Studies. Vol. 5, nro 2, s. 61–83.
Armbrust, M., Fox, A., Griffith, R., Joseph, A.D., Katz, R., Konwinski, A., Lee, G., Patterson, D., Rabkin, A., Stoica, I. & Zaharia, M. 2010. A view of cloud computing. Communications of the ACM. Vol. 53, nro. 2, s. 50–58.
Beleţ, T. & Purcărea, A. 2017. The Evolution of Enterprise Resource Planning Systems.
International Journal of Advanced Engineering, Management and Science (IJAEMS). Vol. 3, nro. 12, s. 1091–1095.
Benlian, A. & Hess, T. 2011. Opportunities and risks of software-as-a-service: Findings from a survey of IT executives. Decision Support Systems. Vol. 52, nro. 1, s. 232–246.
Bhadra, S., Sanyal, M.K. & Biswas, B. 2019. Cloud ERP Adoption Pitfalls and Challenges – A Fishikawa Analysis in the Context of the Global Enterprises. Communications in Computer and Information Science. Vol. 1031, nro. 1, s. 331–342.
Bharathi, S.V. & Mandal, T. 2015. Prioritising and ranking critical factors for sustainable cloud ERP adoption in SMEs. International Journal of Automation and Logistics. Vol. 1, nro 3, s. 294–316.
Bhatia, S.S. & Gupta, V. 2016. Principles and practises for the implementation of Cloud based ERP in SMEs. Matec Web of Conferences. Vol. 57, nro. 1, s. 1–4.
Bjelland, E. and Haddara, M. 2018. Evolution of ERP systems in the cloud: A study on system updates. Systems. Vol. 6, nro. 2, s. 1–26.
Bond, B., Genovese, Y., Miklovic, D., Wood, N., Zrimsek, B. & Rayner, N. 2000. ERP Is Dead – Long Live ERP II. Gartner Group. s. 1–5.
Caserio, C. & Trucco, S. 2018. Enterprise Resource Planning and Business Intelligence Systems for Information Quality An Empirical Analysis in the Italian Setting. Rome, Springer. 142 s.
Chen, C.-S., Liang, W.-Y. & Hsu, H.-Y. 2015. A cloud computing platform for ERP applications. Applied Soft Computing Journal. Vol. 27, nro. 1. s. 127-136.
Demi, S. & Haddara, M. 2018. Do cloud ERP systems retire? An ERP lifecycle perspective.
Procedia Computer Science. Vol. 138, nro. 1, s. 587–594.
Duan, J., Faker, P., Fesak, A. & Stuart, T. 2013. Benefits and drawbacks of cloud-based versus traditional ERP systems. Proceedings of the 2012–13 Course on Advanced resource Planning. s. 1–17.
Elragal, A. & Haddara, M. 2012. The Future of ERP Systems: look backward before moving forward. Procedia Technology. Vol. 5, nro. 1, s. 21–30.
Esteves, J. & J. Pastor. 1999. An ERP Life-cycle-based Research Agenda. 1st international workshop in enterprise management & resource planning. s. 1–12.
Existek. 7.11.2019. ERP Modules: Main Features, Functionality, and Workflows. [WWW-dokumentti]. [viitattu 3.4.2021]. Saatavissa: https://existek.com/blog/erp-modules-main-features-functionality-and-workflows/
Gartner, Inc. 1.11.2020. Gartner Forecasts Worldwide Public Cloud End-User Spending to grow 18% in 2021. [WWW-dokumentti]. [viitattu 13.4.2021]. Saatavissa:
https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-11-17-gartner-forecasts-worldwide-public-cloud-end-user-spending-to-grow-18-percent-in-2021
Gupta, S., Misra, S.C., Kock, N. & Roubaud, D. 2018. Organizational, technological and extrinsic factors in the implementation of cloud ERP in SMEs. Journal of Organizational Change Management. Vol. 31, nro. 1, s. 83–102.
Habadi, A., Samih, Y., Almehdar, K. & Aljedani, E. 2017. An introduction to erp systems:
Architecture, implementation and impacts. International of Computer Applications. Vol. 167, nro. 9, s. 1–4.
Haddara, M. & A. Elragal. 2011. ERP Lifecycle: When to Retire Your ERP System?
International Conference on ENTERprise Information Systems. s. 168–177.
Haddara, M., Fagerstrøm, A. & Mæland, B. 2015. Cloud ERP Systems: Anatomy of Adoption Factors & Attitudes. Journal of Enterprise Resource Planning Studies. Vol. 2015, nro. 1, s. 1–
24.
Haselmann, T. & G. Vossen. 2011. Software-as-a-service in small and medium enterprises: an empirical attitude assessment. International Conference on Web Information Systems
Engineering. s. 1–14.
Haverila, M., Uusi-Rauva, E., Kouri, I. & Miettinen, A. 2009. Teollisuustalous. 6. p. Ylöjärvi:
Infacs johtamistekniikka.
Heart, T. 2010. Who is out there? Exploring the effects of trust and perceived risk on SaaS adoption intentions. ACM SIGMIS Database: the DATABASE for Advances in Information Systems. Vol. 41, nro. 3, s. 49-68.
Hentschel, R., Leyh, C. & Baumhauer, T. 2019. Critical Success Factors for the
Implementation and Adoption of Cloud Services in SMEs. Proceedings of the 52nd Hawaii International Conference on System Sciences. s. 7324–7351.
Hustad, E., Olsen, D.H., Jørgensen, E.H. & Sørheller, V.U. 2019. Creating Business Value from Cloud-Based Erp Systems in Small and Medium-Sized Enterprises. Conference on e-Business, e-Services and e-Society. s. 691–703.
Jaffa, S. & Salim, S.A. 2020. A Review of Cloud-Based ERP Systems in SMEs. International Journal of Integrated Engineering. Vol. 12, nro. 7, s. 113–120.
Johansson, B., Alajbegovic, A., Alexopoulos, V. & Desalermos, A. 2014. Pre-ECIS 2014 Workshop” IT Operations Management”. s. 1–13.
Johansson, B. & Ruivo, P. 2013. Exploring factors for adopting ERP as SaaS. Procedia Technology. Vol. 9, nro. 1, s. 94–99.
Karabek, M.R., Kleinert, J. & Pohl, A. 2011. Cloud Services for SMEs–Evolution or Revolution? Business Innovation. s. 26–33.
Koç, T., Ekren, G., Oberer, B. & Erkollar, A. 2018. Defining the Pros and Cons of Cloud ERP Systems: A Turkish Case. The International Symposium for Production Research. s. 367–378.
Madanhire, I. & Mbohwa, C. 2016. Enterprise Resource Planning (ERP) in Improving Operational Efficiency: Case Study. Procedia CIRP 40. s. 225–229.
McCue, I. 9.9.2020. ERP Modules: Types, Features & Functions. [WWW-dokumentti].
[viitattu 3.4.2021]. Saatavissa: https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-modules.shtml
Nitu, M. 2009. Configurability in SaaS (Software as a Service) Applications. Proceedings of the 2nd India Software Engineering Conference. s. 19–26.
Parthasarathy, S. & Sharma, S. 2016. Efficiency analysis of ERP packages – A customization perspective. Computers in Industry. Vol. 82, nro. 1, s. 19–27.
Ramachandran, M. & Chang, V. 2016. Towards performance evaluation of cloud service providers for cloud data and security. International Journal of Information Management. Vol.
36, nro. 4, s. 618–625.
Rani, B.K., Rani, B.P., Babu, A.V. 2015. Cloud Computing and Inter-Clouds – Types, Typologies and Research Issues. Procedia Computer Science. Vol. 50, nro. 1, s. 24–29.
Saini, I., Khanna, A. & Peddoju, S.K. 2014. Cloud and Traditional ERP systems in Small and Medium Enterprises. 2014 International Conference on Information Systems and Computer Networks (ISCON). s. 138–141.
Salum, K.H. & Rozan, M., 2016. Exploring the challenge impacted SMEs to adopt cloud ERP. Indian Journal of Science and Technology. Vol. 9, nro. 45, s. 1–8.
Sarker, S., Sarker, S., Sahaym, A. & Bjørn-Andersen, N. 2012. Exploring value cocreation in relationships between an ERP vendor and its partners: a revalatory case study. MIS Quarterly.
Vol. 36, nro. 1, s. 317–336.
Scholtz, B. & Atukwase, D., 2016. An analysis of the perceived benefits and drawbacks of cloud ERP systems: a South African study. Information Technology in Environmental Engineering. Springer Proceedings in Business and Economics. s. 75–87.
Seethamraju, R. 2015. Adoption of software as a service (SaaS) enterprise resource planning (ERP) systems in small and medium sized enterprises (SMEs). Information Systems
Frontiers. Vol. 17, nro 3. s. 475–492.
Sharma, R. & Keswani, B. 2013. Study & analysis of cloud based ERP services. International Journal of Mechatronics, Electrical and Computer Technology. Vol. 3, nro. 9, s. 375–396.
Shukla, S., Agarwal, S. Shukla, A., 2012. Trends in Cloud-ERP for SMB’s: A Review.
International Journal of New Innovations in Engineering and Technology (IJNIET). Vol. 1, nro. 1, s. 7–11.
Suomen virallinen tilasto (SVT): Tietotekniikan käyttö yrityksissä [WWW-dokumentti].
ISSN=1797–2957. 2020, 3. Pilvipalvelut. Helsinki: Tilastokeskus [viitattu: 12.4.2021].
Saatavissa: http://www.stat.fi/til/icte/2020/icte_2020_2020-12-03_kat_003_fi.html
Suomen virallinen tilasto (SVT): Tietotekniikan käyttö yrityksissä [WWW-dokumentti].
ISSN=1797–2957. 2019, 5. Liiketoiminnan sähköistyminen. Helsinki: Tilastokeskus [viitattu:
2.4.2021]. Saatavissa: http://www.stat.fi/til/icte/2019/icte_2019_2019-12-03_kat_005_fi.html
Srivastava, D. & Batra, A. 2010. ERP Systems. New Delhi, I. K. International Publishing House. 306 s.
Tongsuksai, S., Mathrani, S. & Taskin, N. 2019. Cloud Enterprise Resource Planning
Implementation: A systematic Literature Review of Critical Success Factors. 2019 IEEE Asia-Pacific Conference on Computer Science and Data Engineering (CSDE). s. 1–8.
Winkler, T.J. & Brown, C.V., 2013. Horizontal allocation of decision rights for on-premise applications and software-as-a-service. Journal of Management Information Systems. Vol. 30, nro. 3, s. 13–48.
Yasiukovich, S. and Haddara, M., 2020. Tracing the Clouds. Scandinavian Journal of Information Systems. Vol. 32, nro. 2, s. 237–304.
Zadeh, A.H., Akinyemi, B.A., Jeyaraj, A. & Zolbanin, H.M. 2018. Cloud ERP systems for small-and-medium enterprises: A case study in the food industry. Journal of Cases on Information Technology (JCIT). Vol. 20, nro. 4, s. 53–70.