Jotta organisaatio voi hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa, sillä täytyy olla taitoja ja ky-vykkyyksiä. Kypsyystasomallissa (Taulukko 5) ohjelmistorobotiikkaa voidaan tarkas-tella aloittelevan, teollistuvan ja vakiintuneen toiminnan kypsyystasoilla. Ohjelmisto-robotiikan hyödyntämistä aloitteleva organisaatio hankkii itselleen kyvykkyyksiä ja teollistuvassa vaiheessa oleva vakiinnuttaa hyviä käytäntöjä kokemuksiensa pohjalta.
Sekä kustannustehokkuuteen että erikoistumiseen päästään siinä vaiheessa, kun ohjel-mistorobotiikan hyödyntämiskyvykkyys on osa suorituksen johtamista. Esimerkiksi Xchanging saavutti vakiintuneen toiminnan vaiheen todella nopeasti eli he pystyivät nopeasti kasvattamaan robottien lukumäärää halutessaan useisiin satoihin, koska heillä oli liiketoiminta ja teknologinen arkkitehtuuri kunnossa (Lacity et al., 2015b).
34
Taulukko 5. Yrityksen RPA-kypsyysmalli (mukaillen Lacity et al., 2015b).
Aloitteleva Teollistuva Vakiintunut Organisaatio Määrittele
auto-matisoinnin ja virtuaalisen työ-voiman kesken ohjelmistorobotii-kan käytön maksimoin-tiin
Koulutus Julkaise standar-doitu koituneita hyötyjä laa-jemmalle yleisölle orga-nisaatiossa
Käytä saavutettuja hyö-tyjä uusien asioiden aja-miseen
Kyvykkyys Kouluta ohjelmis-torobotiikan ydin-tiimi
Käytä ydintiimiä uusien jäsenien kouluttamiseen arkkiteh-tuuri ja toimitus-malli
Vaihda täysin virtuali-soituun arkkitehtuuriin
35 Telefonica O2:lle osoitettiin Lacityn (2015a) mukaan kolme kysymystä, joiden poh-jalta arvioitiin ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa korvaamaan nykyinen liiketoimin-taprosessien hallintajärjestelmä:
- Integroituuko ohjelmistorobotti nykyisiin tiedonhallintajärjestelmiin rikko-matta niitä?
- Tarjoaako teknologia laadukasta palvelua?
- Onko teknologian ROI riittävä?
Liiketoiminnan esimerkki osoitti, että nykyinen liiketoimintaprosessien hallintajärjes-telmä kykeni suoriutumaan automatisoinnista, mutta ROI sen sijaan jäi huomattavasti ohjelmistorobotiikan toteutuksesta. Ohjelmistorobotiikan keinoin automatisointi mak-soi itsensä takaisin 10 kuukaudessa, mutta toiminnanohjausjärjestelmällä vastaava saa-vutettiin kolmessa vuodessa.
Telefonica O2 nosti viisi seikkaa, joita muiden automatisointia harkitsevien yritysten kannattaa ottaa huomioon (Lacity et al., 2015a):
− Ohjelmistorobotiikka on yksi työkalu muiden prosessityökalujen joukossa (“RPA is one tool along with process elimination, process improvement, and other business process tools”)
− Robotit tarvitsevat eksplisiittisemmät ohjeet kuin ihmiset (“Robots need more explicit instructions than humans”)
− Pidä huoli, että sisäinen infrastruktuuri pysyy automatisoinnin vaatimusten mukana (“Make sure your own internal infrastructure grows in pace with au-tomation”)
− Mieti tarkkaan paras ulkoistusmalli (“Consider carefully the best sourcing op-tion”)
− Jos haluat olla ohjelmistorobotiikan edelläkävijä, niin sinun täytyy ottaa myös riskejä (“To be an RPA pioneer, you will need to take some risks”)
Ohjelmistorobotiikka on yksi työkalu muiden prosessityökalujen joukossa. Vaikka Te-lefonica O2 on ohjelmistorobotiikan kannattaja, niin se pitää silti ohjelmistorobotiik-kaa työkaluna muiden työkalujen tavoin. He eivät aio korvata liiketoimintaprosessien
36 hallintajärjestelmää ohjelmistorobotiikalla, vaan he aikovat jatkossa käyttää molempia työkaluja rinnakkain.
Robotit tarvitsevat eksplisiittisemmät ohjeet kuin ihmiset. Ihmiset tekevät päätökset perustuen järkeilyyn, jota robotti ei osaa tehdä. Siksi robotille pitää yksiselitteisesti sanoa, mitä tehdä missäkin tilanteessa.
Pidä huoli, että sisäinen infrastruktuuri pysyy automatisoinnin vaatimusten mukana.
Telefonica O2:sen infrastruktuuri koki suuria haasteita ohjelmistorobottien käyttöön-otossa, jonka vuoksi he joutuivat päivittämään koko infrastruktuurin vastaamaan oh-jelmistorobotiikan vaatimuksia.
Mieti tarkkaan paras ulkoistusmalli. Telefonica O2 lähestyi omaa palveluntarjoajaa selvittääkseen minkälaisia automatisointi mahdollisuuksia heillä oli, mutta päätyivät kuitenkin Blue Prism:iin.
Jos haluat olla ohjelmistorobotiikan edelläkävijä, niin sinun täytyy ottaa myös riskejä.
Telefonica O2 koki myös ongelmia ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa, josta he op-pivat ja pystyivät kehittämään omia prosessejaan.
37 Moni organisaatio voi olla kiinnostunut ja halukas automatisoimaan omia prosessejaan kuultuaan kustannusten pienentymisestä. Kustannussäästöt voivat olla hyvinkin mer-kittäviä, mutta organisaation täytyy olla kypsä sekä teknisesti että prosessin puolesta ottamaan ohjelmistorobotti käyttöön.
Organisaatiot voivat arvioida omaa kypsyyttään yksinkertaisilla kysymyksillä, joita tutkielman tekijä on laatinut perustuen Lacityn kypsyysmalliin (Taulukko 6).
Taulukko 6. Ensimmäisen tason kysymykset perustuen Lacityn kypsyysmalliin.
Taso 1
Onko prosessien automatisoinnin tavoitteet määritelty?
Onko organisaatiolle perustettu ohjelmistorobotiikan hallintoryhmä?
Onko automatisoitavat prosessit määritelty?
Onko organisaatiolle koulutettu ohjelmistorobotiikan ydintiimi?
Onko automatisoinnille määritelty keskeiset suorituskykymittarit (key performance indicators, KPIs)?
Mikäli organisaatio pystyy vastaamaan kaikkiin edelliseen ”Kyllä”, niin organisaatio on erityisen valveutunut ja ottanut itse selvää mitä ohjelmistorobotiikan käyttöönotto vaatii. Tämän jälkeen voidaan esittää lisäkysymyksiä (Taulukko 7), joiden avulla kar-toitetaan mahdollisia kehityskohteita organisaation ohjelmistorobotiikan käytössä.
38
Taulukko 7. Toisen tason kysymykset perustuen Lacityn kypsyysmalliin.
Taso 2
Onko ohjelmistorobotiikka keskeinen komponentti käytettävissä tek-nologioissa?
Perustuvatko päätökset ohjelmistorobotiikan käytön hyödyntämi-seen?
Onko henkilöstölle kannustimia automatisoitavien prosessien tunnis-tamiseksi tai ehdottunnis-tamiseksi?
Hyödynnetäänkö ohjelmistorobotiikan ydintiimiä ohjelmistorobotii-kan kouluttamiseksi?
Onko ohjelmistorobotiikan parhaat käytännöt määritelty?
Mikäli organisaatio kykenee vastaamaan tason 2 kysymyksiin ”Kyllä”, tällöin organi-saatio on jo omaksunut ohjelmistorobotiikan organiorgani-saation sisällä ja kykenee itse ke-hittämään omaa prosessiaan haluamaansa suuntaan. Lacityn mallin mukaan tason 2 kysymyksiin vastattuaan organisaatio on teollistuvalla kypsyystasolla, mutta ei välttä-mättä vielä vakiintunut. Tason 1 ja 2 kysymykset ovat tarkoitettu kartoittamaan orga-nisaation nykyistä tilannetta ohjelmistorobotiikan hyödyntämiset suhteen, mutta ei ar-vioimaan organisaation kypsyyttä. Kysymyksillä ei ole tarkoitettu arvioida tai kehittää jo pitkään ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäneiden organisaatioiden tasoa, vaan auttaa ohjelmistorobotiikkaa aloittelevien organisaatioiden hahmottamaan nykytilannetta or-ganisaatiossa.
39
5 Teknologisten trendien, kuten ohjelmistorobotiikka, poh-dintaa
Monilla toimialoilla tulee ja menee trendejä, mutta IT-ala on yksi ala, joilla noita tren-dejä tulee ja menee enemmän kuin monella muulla toimialalla. Osa trendeistä tulee jäädäkseen ja osa poistuu yhtä nopeasti käytöstä ja tietoisuudesta kuin se oli tullutkin.
Viime vuosina on noussut todella mielenkiintoisia ja merkittäviä trendejä kuten ohjel-mistorobotiikka, robotiikka ja virtuaalitodellisuus:
• Ohjelmistorobotiikasta uutisoitiin muutama vuosi sitten tulevan rutiinitehtä-vien poistajaksi, mutta aivan siihen se ei ole yltänyt. Ohjelmistorobotiikalla voidaan automatisoida manuaalisia usein toistettavia yksiselitteisiä tehtäviä, jotta ihmisille jää enemmän aikaa tehdä loogista päättelykykyä vaativia tehtä-viä (Lacity et al., 2015a).
• Robotiikka on noussut isoksi asiaksi hoitoalalla - esimerkiksi vanhustenhoi-toon on suunniteltu ja kehitetty erilaisia robotteja. Robotit hoitavat yksinker-taisia tehtäviä ja ovat erityisesti seuraksi vanhuksille. Varsinkin suomessa suurten ikäluokkien siirryttyä eläkkeelle ja vanhainkoteihin, ei riitä hoitohen-kilökuntaa hoitamaan, joten robotit ovat erittäin tervetulleita lisäyksiä. Vielä hoivarobotit eivät ole alaa vallannut, mutta ne tulevat varmasti olemaan suuri mullistus, kun teknologia ja ohjelmistot saadaan tiettyyn pisteeseen.
• Virtuaalitodellisuus on noussut näistä viimeisimpänä otsikoihin ja on saanut myös todella paljon huomiota. Virtuaalitodellisuuden ympärille suunnitellaan jatkuvasti uutta ja sitä voidaan jo hyödyntää toimivissa sovelluksissa. Esimer-kiksi rakennusalalla virtuaalitodellisuus on osoittautunut äärimmäisen hyväksi lisäykseksi. Virtuaalitodellisuuden avulla voidaan mallintaa valmiita raken-nuksia ja ”viedä” kyseiset rakennukset niille suunniteltuun fyysiseen paikkaan virtuaalisena, jolloin voidaan havaita mahdollisia virheitä jo suunnitteluvai-heessa. Tämä mahdollistaa myös asiakkaille vierailla tulevassa talossaan ennen kuin talo on valmistunut ja havaita mahdollisia muutoksia tai kehityskohteita.
40 Tässä luvussa pohditaan teknologisia trendejä kuten ohjelmistorobotiikkaa. Luvussa 5.1 pohditaan organisaatioiden suhtautumista teknologisiin trendeihin ja niistä lähtö-kohdista luvussa 5.2 pohditaan trendien lähestymistä. Lopuksi luvussa 5.3 pohditaan trendien vaikutusta organisaatioon.