Tärkeimmäksi hankintapäätökseen vaikuttavaksi seikaksi vastaajat kertoivat ohjelmiston helppokäyttöisyyden. Helppokäyttöisyys voidaan todentaa parhaiten vain testaamalla, mutta se on yksi tekijä, joka yleisesti ottaen vaikuttaa ohjelmiston käyttäjän tyytyväisyyteen (Doll 1988). Se kuuluu kuitenkin ei-toiminnallisten vaatimusten listaan, jotka on jätetty tämän työn ulkopuolelle ja alla on kuvattu lähinnä toiminnalliset määrittelyt lyhyesti. Alla on esitelty haastattelujen ja kyselytutkimuksen perusteella koostettu lista toiminnallisista vaatimuksista, joita taloyhtiöpäättäjillä ohjelmiston osalta on.
Taulukko 3. Toiminnalliset vaatimukset
Taloyhtiöpäättäjä voi seurata huoltotyön etenemistä
Taloyhtiöpäättäjä voi katsella yksittäisen huoltotyön tietoja ja seurata, miten taloyhtiössä tehtävät huoltotyöt etenevät. pääsee niitä selaamaan ja lataamaan.
Taloyhtiöpäättäjä voi lisätä palveluun
kokouspöytäkirjoja. Niitä pitää myös voida poistaa.
Taloyhtiön asukkaat voivat lähettää
Taloyhtiön käyttämä ohjelmisto ei saa nostaa ainakaan kohtuuttomasti palveluntarjoajien erillisveloituksia.
Käytännössä siis tiedon pitää siirtyä huollon ja isännöinnin käyttämistä järjestelmistä suoraan taloyhtiön hankkimaan järjestelmään.
Näistä taulukon vaatimuksista ohjelmisto täyttää nykyisellään jo suurimman osan. Ainoa täysin puuttuva vaatimus on taloyhtiön dokumenttien selaus, jota ei vielä ole olemassa.
Toinen puuttuva vaatimus on tämä rajapinta eri järjestelmien välillä.
Ei-toiminnallisista määrittelyistä esiin nostettu helppokäyttöisyys on myös arvioitava erikseen hallitusjäsenen näkökulmasta; nykyisellään KiinteistöVELI on saanut kiitosta helppokäyttöisyydestään, mutta se on tullut nimenomaan kiinteistöhuollon asiakkailta.
Käytännössä sama näkymä ja ominaisuus näyttäytyvät erilaisilta käyttäjästä riippuen – osa näkee enemmän tietoa ja osa puolestaan vähemmän. Vaikka siis useat ominaisuudet ovatkin olemassa, on niiden käytettävyyteen kiinnitettävä huomiota myös taloyhtiökäyttäjien näkökulmasta.
10 POHDINTA JA TULEVAISUUS
Taloyhtiön hallitukset ovat halukkaita kehittämään toimintaansa ja he tuntuvat ajavan aidosti taloyhtiön etuja tilanteessa kuin tilanteessa. Silti kyseessä on edelleen amatööriorganisaatio, joka voidaan rinnastaa vapaaehtoistoimintaan ja se näkyy toiminnassa. Kiinteistöliitto tekee voimakkaasti työtä koulutusten, neuvonnan ja oppaiden avulla, ja niitä hyödyntämällä taloyhtiö pääsee käsiksi erilaisiin taloyhtiön johtamistyökaluihin. Mikäli taloyhtiön hallitustyöskentelystä ei kuitenkaan saa kunnollista korvausta, jää johtaminen usein taloyhtiöpäättäjän henkilökohtaisen motivaation varaan ja hallitus jää valvovaan rooliin.
Kun tässä tutkimuksessa selvitettiin kunnossapitotietojen säilytystä taloyhtiön näkökulmasta, olisi mielenkiintoista tietää, miten isännöitsijät ja kiinteistöhuoltoyhtiöt näihin samoihin kysymyksiin suhtautuvat. Toisaalta olisi mielenkiintoista kuulla isännöitsijöiden näkemys kiinteistöjohtamisesta ja siitä, miten sitä pitäisi heidän mielestään kehittää.
Tekemieni haastattelujen yhteydessä jotkin taloyhtiöpäättäjät ehdottivat minulle tällaista konsultointiroolia, jossa ajaisin taloyhtiön etuja olematta kuitenkaan isännöitsijä.
Kiinteistöliiton pääekonomisti puolustaa vahvasti nykyistä hallintomallia, mutta onkohan nykyisessä suomalaisessa taloyhtiömalli rako jollekin uudelle ammattimaiselle toimijalle isännöitsijän ja hallituksen välissä? Jos isännöitsijä toimii vain hallinnollisena hahmona, kenties taloyhtiöt kaipaisivat enemmänkin ammattilaisia, jotka kehittäisivät taloyhtiötä sen osakkaiden haluamaan suuntaan. Jonkin verran on taloyhtiömaailmassakin ollut jo puhetta hallitusammattilaisista – olisiko se ratkaisu tähän johtamisvajeeseen?
LÄHTEET
Asunto-osakeyhtiölaki 2009/1599. Annettu Helsingissä 22.12.2009.
Azahar, N.F. and Mydin, M.A.O. 2014. Potential of Computerized Maintenance Management System in Facilities Management. Analele Universitatii 'Eftimie Murgu', 21(1), pp. 51-59.
Doll, W.J. 1988. The Measurement of End-User Computing Satisfaction. MIS Quarterly, 12(2), pp. 259-274.
Duffuaa, S.O. 2015. Computerized Maintenance Management Systems. In: A. Raouf, ed, Planning and Control of Maintenance Systems. Springer International Publishing: Springer International Publishing, pp. 223-243.
Durán, O. 2011. Computer-aided maintenance management systems selection based on a fuzzy AHP approach. Advances in Engineering Software, 42(10), 821-829.
Fraser, K. 2014. Facilities management: the strategic selection of a maintenance system.
Journal of Facilities Management, 12(1), pp. 18-37.
Hegazy, T., Shipra, S.A. and Attalla, M. 2010. Two condition indicators for building components based on reactive‐maintenance data. Journal of Facilities Management, 8(1), pp. 64-74.
Heinimäki, S., & Puhto, J. 2001. Kiinteistöjohtamispalvelujen markkinat Suomessa.
Teknillinen korkeakoulu.
Inha, M. & Hiltunen, H. 2017. Kansan osake – Suomalaisen asunto-osakeyhtiön vaiheet. Helsinki: Suomen Kiinteistöliitto ry.
Jones, K. 1996. Computerized maintenance management systems. Property Management, 14(4), pp. 33-37.
Kero, Jukka. 2019. Sähköpostikirjeenvaihto Kiinteistöliiton pääekonomistin Jukka Keron kanssa 15.3.2019.
Khazraei, K., 2011. A strategic standpoint on maintenance taxonomy. Journal of Facilities Management, 9(2), pp. 96-113.
KiinteistöVELI. 2018. KiinteistöVELI-palvelun verkkosivut. Viitattu: 14.06.2018.
Saatavilla: https://kiinteistoveli.fi.
Kiinteistöliitto. 2018. Kiinteistöliiton kotisivu. Viitattu 25.10.2018.
Saatavilla: https://www.kiinteistoliitto.fi/kiinteistoliitto/.
Kullolli, I., 2008. Selecting a computerized maintenance management system. Biomedical Instrumentation & Technology, 42(4), pp. 276-278.
Kyngäs, H., Elo, S., Pölkki, T., Kääriäinen, M. & Kanste, O., 2011. Sisällönanalyysi suomalaisessa hoitotieteellisessä tutkimuksessa. Hoitotiede, 23(2), pp. 138-148.
Lai, J.H.K. 2011. Comparative evaluation of facility management services for housing estates. Habitat International, 35(2), 391-397.
Lehtinen, E., Nippala, E., Jaakkonen, L. & Nuuttila, H. 2005. Asuinrakennukset vuoteen 2025: Uudistuotannon ja perusparantamisen tarve. Tampere: VTT Rakennus-ja
yhdyskuntatekniikka.
Lempinen, Tytti. 2011. Asunto-osakeyhtiön hallinto ja talous. Opinnäytetyö.
Kymenlaakson ammattikorkeakoulu.
Maanmittauslaitos. 2018. Huoneistotietojärjestelmä (ASREK-hanke) -verkkosivut. Viitattu 15.12.2018. Saatavilla: https://www.maanmittauslaitos.fi/hankkeet/asrek.
McGaughey, R.E. 2007. Enterprise Resource Planning (ERP): Past, Present and Future.
International Journal of Enterprise Information Systems, 3(3), pp. 23.
Muyingo, H. 2016. Property management and maintenance in the multifamily housing sector in Sweden. Diss: KTH Royal Institute of Technology.
Nenonen, S. & Sarasoja Anna-Liisa. 2014. Facilities management research in Finland – state-of-art about current Finnish PhD-projects. Facilities, 32(1), pp. 58-66.
Nurmi, E., Puro L., Lujanen M. 2017. Kansan osake – Suomalaisen asunto-osakeyhtiön vaiheet. Helsinki: Suomen Kiinteistöliitto ry.
Patentti- ja rekisterihallitus. 2018. Yritysten lukumäärät Kaupparekisterissä. Viitattu 15.09.2018. Saatavilla: https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri/yritystenlkm/lkm.html.
Patentti- ja rekisterihallitus. 2004. Esiselvitys asunto-osakkeiden omistuksen sähköisestä rekisteröinnistä. Helsinki: Patentti- ja rekisterihallitus.
Pathirage, C., Haigh, R., Amaratunga, D. and Baldry, D. 2008. Knowledge management practices in facilities organisations: a case study. Journal of Facilities Management, 6(1), pp. 5-22.
Quinn, B. 2002. From preventative to condition-based maintenance. Pollution Engineering, 34(8), 38-38.
Rakennusteollisuus. 2018. Asuntoaloitukset talotyypeittäin. Viitattu 15.9.2018.
Saatavilla: https://www.rakennusteollisuus.fi/tietoa-alasta/talous-tilastot-ja-suhdanteet/kuviopankki/asuntomarkkinat/.
Roper, K.O. 2017. Facility management maturity and research. Journal of Facilities Management, 15(3), pp. 235-243.
Sanastokeskus TSK. 2012. Kiinteistöliiketoiminnan sanasto, 2. laitos. Helsinki, RAKLI ry.
Scupola, A. 2012. Managerial perception of service innovation in facility management organizations. Journal of Facilities Management, 10(3), pp. 198-211.
Suomen virallinen tilasto (SVT). 2017. Asunnot ja asuinolot [verkkojulkaisu] - Yleiskatsaus 2017. Helsinki: Tilastokeskus. Viitattu 27.3.2019. Saatavilla:
http://www.stat.fi/til/asas/2017/01/asas_2017_01_2018-10-10_tie_002_fi.html?ad=notify Tietosuojavaltuutetun toimisto. 2019. EU:n tietosuoja-asetus – Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut. Viitattu: 01.04.2019. Saatavilla: https://tietosuoja.fi/gdpr.
Tilastokeskus. 2015a. Asunnot ja asuinolot. Viitattu 14.10.2018. Saatavilla:
https://tilastokeskus.fi/til/asas/2014/01/asas_2014_01_2015-10-14_tie_002_fi.html.
Tilastokeskus. 2015b. Oma asunto keskeisin kotitalouksien varallisuuserä. Viitattu 15.9.2018. Saatavilla: http://www.stat.fi/til/vtutk/2013/vtutk_2013_2015-04-01_kat_002_fi.html.
Tilastokeskus. 2018a. Asuntokunnot ja asuntoväestö. Viitattu 17.05.2018.
Saatavilla: http://pxnet2.stat.fi/pxweb/sq/9d73b2bc-5362-4424-b40c-ba4570aeb4d3.
Tilastokeskus. 2018b. Kotitalouksien varat, velat ja tulot. Viitattu 06.06.2018.
Saatavilla: http://pxnet2.stat.fi/pxweb/sq/b832f5b3-2977-43bd-b04e-82771d627451.
Tilastokeskus. 2018c. Rakennus- ja asuntotuotanto. Viitattu 15.10.2018.
Saatavilla: http://www.stat.fi/til/ras/2018/05/ras_2018_05_2018-07-24_tie_001_fi.html.
Tilastokeskus. 2018d. Rakennuskanta 2017. Viitattu 14.10.2018.
Saatavilla: http://www.stat.fi/til/rakke/2017/rakke_2017_2018-05-25_kat_002_fi.html.
Tretten, P. & Karim, R. 2014. Enhancing the usability of maintenance data management systems. Journal of Quality in Maintenance Engineering, 20(3), pp. 290-303.
Valen, M.S. & Olsson Nils O.E. 2012. Are we heading towards mature facilities
management in Norwegian municipalities? Journal of Facilities Management, 10(4), pp.
287-300.
Wilhelmsson, M. 2008. House price depreciation rates and level of maintenance. Journal of housing economics, 17(1), pp. 88-101.
LIITE 1. Kyselytutkimus
(jatkuu)
LIITE 1. (jatkoa)
(jatkuu)
LIITE 1. (jatkoa)
(jatkuu)
LIITE 1. (jatkoa)