Heikkoudet

79

80

hankalaa. Ajanhallinnan validointisääntöjen puute tuo virheitä myös jakopalkkalaskentaan.”

Asiantuntija 3: ”Yhtenäisessä toimintamallissa ei voida ottaa huomioon virastojen vanhojen toimintamallien erikoisuuksia, joita vanhoissa järjestelmissä on voitu tukea räätälöidyillä toimintamalleilla. Näiltä osin on voitu joutua aiempaa työllistävämpään prosessiin, prosessin joiltakin osin.”

Asiantuntija 4: ”Kieku-tietojärjestelmän käyttöönotossa kirjanpitoyksiköt voivat joutua luopumaan niistä erikseen räätälöidyistä toiminnallisuuksista, jotka on rakennettu aiempaan taloudenohjausjärjestelmään. Joissakin tapauksissa täysin vastaavaa Kieku toiminnallisuutta ei ole saatavilla ja näissä tapauksissa joudutaan arvioimaan kaikkien Kieku käyttäjien näkökulmasta onko kannattavaa toteuttaa muutosta Kieku -tietojärjestelmään vai muuttaa kirjanpitoyksikön toimintatapaa. Lisäksi osalla kirjanpitoyksiköistä on ollut käytössä useita taloushallinnon esijärjestelmiä, joista kaikista ei välttämättä ole ollut mahdollisuutta luoda liittymää Kieku -tietojärjestelmään. Tässä on saattanut olla syynä resurssien puute tai kustannukset, mutta kuitenkin kirjanpitoyksiköt voivat kokea tämän Kiekun puutteena verrattuna aiemmin käytettyyn taloudenohjausjärjestelmään.”

Asiantuntija 5: ”Vetovastuussa on kolme organisaatiota ja toimijoita on neljä eli virasto, toimittaja, Valtiokonttori ja Palkeet. Vaikeutena niin sanottu hampurilaismalli eli päällekkäisyys joka näkyy muun muassa siinä, että kuka on edustettuna missäkin. Mielestäni Palkeiden soisi olevan enemmän edustettuna ja Palkeiden asiantuntemusta voisi tuoda enemmän esiin, muttei se ole aina niin yksinkertaista kun on monta toimijaa. Virastot on jätetty aika yksin, muutos vaatii ennen kaikkea kovaa johtamista usealla taholla. Myös palvelukeskusmallin muutosjohtaminen olisi voinut olla kovempaa. Kun muutosjohtamista ei

81

ole tehty hankkeen päässä, niin se näkyy koko toiminnassa muutosvastarintana.”

Asiantuntija 6: ”Hankkeen massiivisuudesta johtuen muutosten läpivienti ja kehittäminen on hitaampaa.”

Kysymys: Millaisia epäonnistumisia, vaikeuksia ja negatiivisia asioita Kieku projekti on tuottanut edustamallesi taholle? Havainnollista esimerkein ja perustele.

Asiantuntija 1: ”Järjestelmän käyttöönotossa mennään järjestelmä edellä.

Organisaatiot pitäisi ensin muuttaa rakenteellisesti Kieku-malliin sopiviksi ja sitten ottaa järjestelmä käyttöön. Ohjaavat ministeriöt ja kpy:n johto pitäisi sitouttaa käyttöönottoon ja saada ymmärtämään, että Kiekun käyttöönotto tulee muuttamaan prosesseja sekä toimintatapoja.

Meidän käyttöönottoaika oli vain 10 kk, johon sisältyi myös hankkeen viiden viikon kesälomat. Tämä oli aivan liian lyhyt aika tehdä huolellisesti valmisteltua käyttöönottoprojektia. Palkeiden toimintatavat ovat edelleen joiltain osin kaupunkikohtaisia. Palkeet ovat

”ylipalvelleet” osaa virastoja ennen Kiekun käyttöönottoa. Kun Kieku otetaan käyttöön, osa tehtävistä siirtyy takaisin virastolle ilman, että asia on käyty läpi viraston kanssa. Tämä etenkin niiden virastojen kohdalla, jotka eivät olleet VKPK:n asiakkaita ennen Palkeita.”

Asiantuntija 2: ”Valtion virastojen toimintakenttä on hyvin vaihteleva, ja osassa virastoja on koettu haasteellisena uuden taloushallinnon toimintamallin ja tietojärjestelmän kytkeminen osaksi viraston ydinprosesseja.

Virastoissa on jouduttu räätälöimään uusia toiminnallisuuksia ydinprosesseja tukeviin järjestelmiin.”

82

Asiantuntija 3: ”Osa kirjanpitoyksiköistä kokenut, että uusilla prosessi- ja toimintatapamalleilla työmäärä on lisääntynyt kirjanpitoyksikössä.

Omalla osa-alueellani nämä arviot eivät välttämättä ole vertailukelpoisia, ellei kirjanpitoyksikkö ole käyttänyt järjestelmää useamman vuoden. Uusien toimintatapojen ja prosessien tehokas käyttö saattaa viedä pidemmän ajan käyttöönottavilla kirjanpitoyksiköillä.”

Asiantuntija 4: ”Alkuvaiheessa investoinnin hinta verrattuna aikaisempiin järjestelmiin, prosessien yhtenäistämisen tietynlainen kankeus ja virastosuuntaan viestiminen ja pakottaminen yhtenäiseen malliin ovat herättäneet keskustelua ja siitä tulee välillä palautetta. Kieku-tietojärjestelmän toimimattomuus alkuvaiheessa, joskin tämä on parantunut ajan saatossa. Projektiheikkoutena liian monta toimijaa, tiedonkulku ja ratkaisukyvykkyys ei ole vielä riittävällä tasolla. 2017-vuoden alusta Kiekun omistajuus siirtyy Palkeille, niin siinä on paljon potentiaalia, että mainitut jäykkyyden ketteröityvät huomattavasti. Suurimmat ongelmat ovat olleet lähinnä henkilöstöhallinnon puolella, jonka kehittämiseen on kulutettu paljon rahaa, joskin saatu myös parannuksia.

Herättää kysymyksen, että mihin Kiekun määrärahat ovat kuluneet projektin alkuvaiheessa, alku ollut hidas ja verkkainen, joka osaltaan varmasti kuluttanut myös rahallisia resursseja.”

Asiantuntija 5: ”Uuden järjestelmän käyttöönoton alkuvaiheessa osaamiseen ja sen levittämiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Järjestelmämuutoksen lisäksi on syytä huomioida, että myös prosessit/toimintatavat saattavat muuttua/niitä on muutettava samanaikaisesti.”

Asiantuntija 6: ”Vaikeutena voimakas järjestelmätoimittaja, joka ei tee sovittuja korjauksia tai anna edes Palkeille oikeuksia tehdä niitä vaikka

83

osaamista löytyisi. Tämä hankaloittaa hyvää asiakaspalvelua, koska olemme niin riippuvaisia heistä. Epäonnistumisena näen sen, että kun toimittaja tekee esim. uusia validointisääntöjä, he tekevät ne ensin ns.

omaan hiekkalaatikkonsa (Sand box) ja sen jälkeen toteuttavat ne Kiekun testikantaan, jossa Palkeet testaavat ne tuotantoon siirtoa varten. Jostain syystä toimittaja ei kuitenkaan kopioi sääntöjä testikannasta vaan perustaa ne uudelleen (manuaalisesti?) tuotantokantaan, jolloin ne eivät välttämättä enää toimi kuten testauksessa (inhimillisiä virheitä voi sattua ja on sattunutkin).

Negatiivisena näen myös sen, että Kiekun koulutuskanta on todella huonosti ylläpidetty. Tämän kannan ylläpitovastuu on Kieku-hankkeella, Valtiokonttorissa. Niin Palkeiden palvelutuotannon kuin asiakasvirastojen järjestelmäkoulutukset eivät mielestäni ole kovin laadukkaita tämän takia. Kun esimerkiksi Palkeille pidetään koulutusta, kouluttaja joutuu perustamaan kaikki harjoituksiinsa liittyvät tiedot koulutuskantaan, ne eivät tule mistään valmiina kuten ei myöskään testikantaan. Lisäksi koulutuspuolella ei ole ylläpidetty kauden aikaisiakaan tehtäviä esim. saldonsiirtoajoja, tositelajien kopioimista tai käyttöomaisuuden tilinpäätösajoja. Nämä teettävät kouluttajalle lisätöitä ja kaikkia ei pysty myöskään noihin kantoihin tekemään vaan ne joudutaan tilaamaan järjestelmätoimittajalta.”

Kysymys: Kuinka Kieku projektissa on tullut esille sen heikkoudet? Onko havaitut puutteet saatu korjattua ja kuinka helppoa järjestelmän muutokset ovat olleet? Mitkä ovat olleet suurimmat epäonnistumiset tällä saralla? Havainnollista esimerkein ja perustele.

Asiantuntija 1: ”Tietojärjestelmän osalta parannuksia ja virhekorjauksia on tehty koko järjestelmän käyttöajan. Puutteista on saatu tietoa virastoista (Palkeiden kautta) sekä Palkeiden palvelutuotannosta. Puutteita on korjattu käytettävissä olevan ajan ja budjetin puitteissa. Tehtyjä havaintoja on pyritty analysoimaan (onko kyse esimerkiksi toimintatavasta vai järjestelmävirheestä), ja tämän perusteella priorisoimaan toteutettavat

84

muutokset. Priorisointi on paikoin hyvin vaikeaa, kun ei ole riittävän tarkkaa tietoa ehdotetun korjauksen vaikutuksista prosessiin.”

Asiantuntija 2: ”Kieku ratkaisun erot suhteessa kirjanpitoyksikön tarpeisiin tuodaan esille pääasiassa käyttöönottoprojektin valmistelu- tai määrittelyvaiheessa. Ensimmäisenä arvioidaan tuleeko erot ratkaista toimintatapamuutoksella kirjanpitoyksikössä vai vaaditaanko muutosta toteutettavaksi järjestelmään esimerkiksi lainsäädäntöön perustuen.

Tuotantokäytön aikana havaitut erot raportoidaan esimerkiksi suoraan palvelukeskukselle. Osa-alueellani on tunnistettu eroja sekä kehitysehdotuksia, jotka on toteutettu järjestelmään pääasiassa Kieku-tietojärjestelmän julkaisuaikataulun puitteissa. Tuotantokäytön aikana havaittujen erojen kohdalla kirjanpitoyksiköt saattavat kokea, että muutosten toteutusaikataulu on hidas, jos muutos sidotaan järjestelmän julkaisuaikatauluun (esimerkkinä laskutulosteiden poikkeavien asiakastietojen korjaus).”

Asiantuntija 3: ”Määrärahojen niukkuus järjestelmän kehittämisessä. Toki priorisointi on tällä hetkellä käyttöönotoissa ja edessä on vielä isoja ja vaativia käyttöönottoja . Tähän pitää vain mukautua ja toivottavasti vuonna 2017 olemme sitten tilanteessa, jossa voimme kehittää järjestelmää silloisten resurssien mukaisesti. Millainen tuo kehittämisrahoitus tulee olemaan vuonna 2017, niin se on vielä auki. Kieku-projektin raskas hallintamalli on lähinnä heikkouksien ydin ja tätä olisi pitänyt pohtia jo aiemmin, että onko mahdollista ketteröittää. Raskaaseen hallintamalliin on varmasti kulunut myös turhan paljon varoja varsinkin projektin alkuvaiheessa. Tarkkaa tietoa ei ole siitä koska Kieku tulee maksamaan itsensä takaisin. Toimittajan kanssa tehty sopimus ei mahdollista käyttöönoton aikaisia muutoksia kuin toimittajan toimesta muun muassa vastuukysymysten johdosta.”

85

Asiantuntija 4: ”Asiakaskohtaisiin muutoksiin ei ole pystytty reagoimaan niin nopeasti kuin olisi toivottu.”

Asiantuntija 5: ”Toimimaton järjestelmä näyttää melkein joka päivä heikkoutensa, tosin tämä näkyy enemmänkin henkilöstöhallinnon puolella. Havaittuja puutteita ei ole saatu korjattua eikä järjestelmän muutokset ole olleet helppoja, päinvastoin, joka korjausjulkaisussa on kova kädenvääntö tehtävistä korjauksista. Ja koska niille on tehty kuukausittainen budjetti (jota ei ole jaettu tahan ja hehan välille), se ylittyy melkein joka kerta.

Eli jos jotain korjausta ei saada tehtyä, se siirretään seuraavaan tai ehkä sitä seuraavaan julkaisuun. Pahimmillaan korjausta ei tehdä lainkaan. Myöskään ns. normaalia virheenkorjausta ei järjestelmätoimittaja enää meinaa tehdä vaan jos tarvitaan julkaisujen välillä korjausta järjestelmään, se tehdään melkeinpä aina paljon kalliimman MIM-prosessin kautta. Näiden lisäksi kun järjestelmään tehdään korjauksia tai niiden valmistelevia töitä, kenelläkään ei ole käsitystä kokonaisuudesta eli ei tiedetä, mikä vaikuttaa mihinkin.

Esimerkkinä SP-korotuksen valmistelevat työt Kiekun raportointipuolella (BI) vaikuttivat siihen, ettei keskuskirjanpitosiirtoja pystytty tekemään. Tällaisesta ei oltu tehty riskikartoitusta, eikä varmaan edes tiedetty, että näin voisi käydä.”

Asiantuntija 6: ”Ulkoisen laskennan osalta ei ole tullut esille isoja toimintaa huomattavasti haittaavia puutteita. Jakopalkkalaskenta ja –raportointi oli vielä vuonna 2014 hankalaa. Tämä asia on korjaantunut tälle vuodelle. Meidän osalta raportointi on toistaiseksi ollut tarpeeksi luotettavalla tasolla. Uusien validointisääntöjen toteutus vie pahimmillaan yli 6 kk. Tämä on liian pitkä aika, kun ennen säännöt saatiin käyttöön muutamassa päivässä. Kaikille yhteinen asiakasrekisteri on tuottanut jonkin verran ongelmia etenkin, jos sama asiakas on käytössä useammassa virastossa, mutta eri osoitteella.

Olemassa olevien lomakkeiden tms. korjaaminen on ollut melko helppoa,

86

mutta täysin uusien toiminteiden saaminen on vaikeaa. Järjestelmän ja prosessien kehittämistyö käynnistetään vasta, kun kaikki käyttöönotot on kokonaan tehty.”

4.3.2.1 Päätelmiä heikkouksista

Kieku järjestelmässä on valitettavasti myös heikkouksia. Päällimmäisenä tulee pettymys ontuvasta ideasta kaikille yhteisestä järjestelmästä jota ei vielä ole saatu kunnolla toimimaan. Järjestelmä itsessään on monilta osin keskeneräinen, joka näkyy toimimattomuutena. Lisäksi huono sopimus järjestelmätoimittajan kanssa aiheuttaa omat haasteensa ja esimerkiksi järjestelmän korjausbudjetti ylittyy jatkuvasti. Järjestelmä koetaan kalliiksi ylläpitää ja prosessit eivät ole toimivia kaikilta osin.

Paljon tehtäviä jää edelleen viraston vastuulla ja tämä näkyy tyytymättömyytenä tiettyjen osa-alueiden toimintaan Kiekussa. Osittain koetaan, että uudet prosessit ja toimintatavat ovat jopa lisänneet työmäärää. Sitoutumisen taso Kieku-toimintamalliin ei ole ollut riittävällä tasolla ja epäselvyyksiä on esiintynyt työnjaossa ja tiedottamisessa. Tiedonkulku ja ratkaisukyvykkyys eivät ole riittävällä tasolla. Järjestelmätoteutus ja –muutokset ovat hitaita ja asiakasvirastokohtaisten räätälöintien mahdottomuus on työllistänyt prosesseja. Kaikkia toimintoja sekä vastaavuuksia ei löydy Kieku-toiminnallisuuksista. Järjestelmämuutokset koskettavat kaikkia Kieku virastoja, eli jokainen muutos pitää olla perusteltu ja sen kustannushyödyt laskettu.

Substanssijärjestelmien liittäminen osaksi Kiekua on koettu hankalaksi ja kalliiksi. Lisähaastetta on tuonut vetovastuun jakautuminen usealle taholle joka osaltaan vaikeuttaa tehokasta yhteistoimintaa.

Muutosjohtamisen laatu hankkeessa ja palvelukeskuksessa on koettu riittämättömäksi ja monesti virastot on jätetty liian yksin. Tämä on näkynyt osaltaan voimakkaana muutosvastarintana.

Muutosten läpivienti ja kehittäminen ovat hidasta ja työlästä. Käyttöönotoissa mennään järjestelmä edellä ja palvelukeskuksessa on esiintynyt kaupunkikohtaisia eroja toimintatavoissa.

Taloushallinnon toimintamallin ja tietojärjestelmän kytkeminen osaksi viraston ydinprosesseja on koettu haasteelliseksi. Alkuvaiheen investoinnin hinta on koettu korkeaksi suhteessa aiempiin järjestelmiin. Henkilöstöhallintoon on kulutettu valtavasti määrärahoja suhteessa taloushallintoon.

Lisäksi määrärahojen kohdistaminen ja kuluttaminen on ollut leväperäistä ja epäselvää koko hankkeessa.

87

Osaaminen ja sen levittäminen käyttöönottojen alkuvaiheessa on ollut puutteellista. Voimakas järjestelmätoimittaja on osaltaan vaikeuttanut toimintaa. Toimittaja koetaan hyvin kalliiksi suhteessa vastineeseen mitä on saatu. Toimittaja ei ole hoitanut sovittuja tehtäviä ja ei suostu antamaan oikeuksia itseltään pois. Toimittajaa kohtaan on esitetty epäilyksiä rahastuksesta.

Järjestelmä on puutteellinen koulutus- ja testikantojen osalta. Käytettävissä oleva aika ja budjetti ovat haasteelliset sekä määrärahojen niukkuus kehittämiseen ovat koettu merkittäviksi heikkouksiksi. Puutteelliset tiedot korjausten vaikutuksista prosesseihin ja järjestelmään ovat haasteellisia sekä muutosten toteutusaikataulu on koettu hitaaksi ja kankeaksi. Kieku-prosessin raskas hallintomalli on heikkouksien ytimessä. Kiekussa ei ole mahdollisuuksia käyttöönoton aikaisiin muutoksiin kuin toimittajalla, lisäksi järjestelmämuutokset ovat hankalia, kalliita ja hitaita.

Kiekun riskikartoitus on koettu puutteelliseksi, lisäksi käsitys Kiekun kokonaisuudesta on puutteellinen.

4.3.2.2 SWOT heikkoudet

Oheisessa kuviossa 7. muodostetaan SWOT-analyysin heikkoudet osuus Kiekusta. Kenttään on koottu olennaiset osatekijät haastattelussa esiin tulleista näkökulmista, joita tarkastellaan tarkemmin tutkimuksen tutkimustuloksissa suhteessa tilaaja-tuottaja-malliin.

88 Kuvio 7. Kieku heikkoudet SWOT-analyysissä

89