Yhteenveto

Tässä luvussa esiteltiin liiketoimintaprosessien hallinnan ja automaation käsit-teet ja perinteiset prosessiautomaation menetelmät kuten BPMS-järjestelmäautomaatio ja järjestelmäintegraatiot. Lisäksi esitettiin uudempia prosessiautomaation keinoja kuten esim. ohjelmistorobotiikka, minkä tutkimi-seen tässä tutkimuksessa keskitytään. Ohjelmistorobotiikalla tässä tutkimukses-sa tarkoitetaan sovellusohjelmaa, jonka avulla voidaan automatisoida tietyin valintakriteerein valitut liiketoimintaprosessit tai niiden osat. Lisäksi ohjelmis-torobotiikka asemoitiin osaksi organisaatioiden IT-ekosysteemiä. Ohjelmistoro-botiikalle tunnistettiin organisaation sisällä elinkaari, joka koostuu kehittämi-sestä, ohjelmistorobotin käytöstä ja ylläpidon hallinnasta. Organisaatiot voivat hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa useammassa eri tasossa, joista esiteltiin työ-asemataso, yritystaso ja IT-ammattilaisten taso. Lisäksi esiteltiin ohjelmistoro-botiikan toiminnalliset alueet: tietojen käsittely, järjestelmien integrointi ja pro-sessien parantaminen.

Liiketoimintaprosessien automatisoinnissa ohjelmistorobotiikka asemoi-tuu kevytrakenteiseksi IT-järjestelmäksi, jonka käyttö automatisointiteknolo-giana on nopeaa, ketterää ja uusien palvelujen kehittämiseen soveltuvaa. Tut-kimuksessa esitettiin, miten ohjelmistorobotiikka ja perinteinen liiketoiminta-prosessiautomatisoinnin menetelmä BPMS-järjestelmä eroavat automatisointi-menetelminä toisistaan. Organisaation tulisi suorittaa prosessien harmonisoin-tia ja standardisoinharmonisoin-tia ennen automatisoinharmonisoin-tia, koska ohjelmistorobotiikan ylläpi-tokustannukset voivat nousta automaatiolla saavutettavaa taloudellista hyötyä suuremmiksi. Varsinkin jos prosesseihin kohdistuu jatkuvia muutoksia esim.

monien muuttujien vuoksi. Ohjelmistorobotiikalle tunnistettiin ihmistä avusta-va rooli prosessin tehtävien suorittamisessa. Tällöin robotti hoitaa rutiinitehtä-vät ja ihminen kognitiivista päättelyä vaativat tehtärutiinitehtä-vät.

Tutkimuksessa esiteltiin aikaisemmissa tutkimuksissa toistuvasti esiinty-neet automatisoitavien prosessien valintakriteerit. Näistä tärkeimpiä olivat pro-sessin korkea volyymi, standardin mukaisuus, yhtäaikaisesti käyttävien järjes-telmien määrä ja prosessiin kuuluvien järjesjärjes-telmien vakaus. Lopuksi esitettiin ohjelmistorobotiikalla saavutettuja hyötyjä ja koettuja haittoja.

Systemaattinen kirjallisuuskatsaus ohjelmistorobotiikasta pohjautui ver-taisarvioituihin tieteellisiin julkaisuihin ja ei-verver-taisarvioituihin, mutta aikai-semmin viitattuihin tieteellisiin julkaisuihin. Julkaisuista kävi ilmi ohjelmisto-robotiikan tuoreus tieteellisen tutkimuksen alalla ja kirjallisuuskatsauksessa nousikin esille jatkotutkimuksen tarpeita, joita käsitellään kootusti tämän tut-kimuksen luvussa 7.

3 HANKINTATOIMI YRITYSTEN VÄLISESSÄ LII-KETOIMINNASSA

Tässä luvussa kuvataan tutkimuksen sovelluskontekstina olevan hankintatoi-men keskeisimpiä toimintoja ja prosesseja. Aluksi määritellään keskeisimpiä hankintatoimen käsitteitä ja esitellään tämän tutkimuksen kohteena oleva tieto-järjestelmä. Seuraavaksi esitetään hankintaprosessi ja tutkimukseen kuuluva hankintatoimen prosessin osuus. Sitten tarkastellaan digitalisaation vaikutusta hankintatoimeen ja käydään läpi aikaisempia tutkimustuloksia hankintatoimen ohjelmistorobotiikka-automaatiosta. Lopuksi esitetään yhteenveto. Hankinta-toimen ymmärtäminen sovelluskontekstin kautta luo pohjan tutkimuskysy-myksen empiiriselle tutkimukselle.

Tässä tutkimuksessa hankintatoimi (procurement) määritellään tarkoitta-maan yrityksen ulkoisten resurssien hallintaa siten, että organisaation toimin-nassa, ja sen johtamisessa, ylläpidossa ja kehittämisessä tarvittavat tuotteet ovat mahdollisimman edullisesti ja oikea-aikaisesti yrityksen saatavilla siten, että niiden saatavuus on turvattu (Weele, 2018; Nieminen, 2016). Tuotteilla tarkoite-taan tavaroita, palveluja, kyvykkyyksiä ja tietoja. Hankintatoimi (ks. kuvio 5) on yrityksen tukitoiminto, jonka tarkoituksena on varmistaa yrityksen ydintoimin-tojen sujuminen keskeytyksettä. Se kattaa kaikki hankintaan liittyvät toimet alkaen yrityksen sisäisen asiakkaan tarpeista aina toimittajahallintaan saakka (Weele, 2014). Kuvio 5 kokoaa hankintatoimeen liittyvät keskeiset toiminnot ja prosessit (kuviossa kursiivilla).

KUVIO 5 Hankintatoimen keskeiset käsitteet ja prosessit (Weele, 2018, s. 8, 32; Numminen, 2021 mukaillen)

Hankintatoimi voidaan jakaa strategisiin, operatiivisiin ja taktisiin hankintoihin.

Strategiset hankinnat (strategic procurement) liittyvät hankintojen johtamiseen ja kehittämiseen osana yrityksen liiketoimintastrategiaa (Nieminen, 2016). Weele (2018) esittää strategisten hankintojen olevan yrityksen hankintatoimen yksik-köä laajempi kokonaisuus, koko yrityksen läpi menevä toiminto. Siihen liittyy myös hankintojen hallinnan prosessi (procurement management process). Opera-tiivisten hankintojen (operational purchasing) avulla yritys hankkii käyttöönsä tuotteita tekemällä tilauksia, valvomalla toimituksia, maksamalla toimittajien laskut ja seuraamalla toimitusten ja yrityksen suorituskykyä. Operatiivisiin hankintoihin liittyy hankinnan tilauksesta-maksuun-prosessi (order-to-pay) (Weele, 2018). Taktinen hankinta puolestaan käsittää yrityksen toiminnot liitty-en tuotteliitty-en, prosessin ja toimittajan valintaan. Taktisiin hankintoihin liittyy hankinnasta-sopimukseen-prosessi (source-to-contract), mikä sisältää hankinnan kohteen toimittajan valinnan. Tässä prosessissa suoritetaan mm. hankinnan kil-pailutus ja sopimusneuvottelut (Nieminen, 2021). Hankintatoimen hallintaan (procurement management) liittyvät kaikki yrityksen toimittajasuhteiden hallin-taan liittyvät toiminnot siten, että nämä toiminnot ovat linjassa yrityksen liike-toimintastrategian ja etujen mukaisesti. Hankintatoimeen on rinnastettu osto-toiminnan (purchasing function) käsite. Se kattaa kaikki toiminnot alkaen han-kinnan kohteen määrittelystä aina ostotoiminnan prosessin loppuun, toimittaja-arviointeihin asti. Ostotoimintaan liittyy hankinnasta-maksamiseen (source-to-pay) aliprosessi (Weele, 2014). Tässä tutkimuksessa keskitytään tarkemmin edel-lä mainittuun hankinnasta-sopimukseen prosessiin, joka on korostettu kuviossa 6 vahvennetulla kehyksellä.

Yksi tapa luokitella hankintoja on jakaa ne suoriin ja epäsuoriin sekä in-vestointien hankintaan. Suorat hankinnat tarkoittavat valmistusteollisuuden raaka-aineiden ja tuotantovälineiden hankintoja ja ovat siten tuotannollisia hankintoja. Nämä hankinnat mahdollistavat yrityksen tuotantotoiminnan toteu-tuksen ja jatkuvuuden. Epäsuorat hankinnat tarkoittavat lähes kaikkia muita yrityksen hankintoja kuin tuotannollisia hankintoja. Investoinneissa on kyse tuotteista, joita yritys ei kuluta välittömästi hankinnan tehtyään. Ne ovat pitkä-aikaisia hyödykkeitä, joiden hankinta-arvosta yritys voi tehdä kirjanpidon pois-toja tuotteen elinkaaren aikana (Weele, 2018).

Sähköinen hankinta (E-Procurement) tarkoittaa hankintatoimen toimintoja ja tehtäviä, jotka suoritetaan tietojärjestelmien avulla. Tällaisia tietojärjestelmiä ovat esim. ERP-järjestelmät, sähköiset markkinapaikat (Electronic marketplaces), sähköiset huutokaupat (e-auctions) ja sähköiset hankintajärjestelmät (e-sourcing) (Bartezzaghi & Ronchi, 2005). Sähköiset hankinnat ovat syntyneet hankintatoi-men digitalisaation myötä ja niiden avulla on tehostettu hankintatoimintoja poistamalla manuaalisia, paperiin perustuneita hallinnollisia ja byrokraattisia hankinnan tehtäviä. Sähköisissä hankinnoissa koko hankinnan prosessi toimii sähköisesti vaatimusten määrittelystä aina tilauksen maksamiseen asti. Hankin-tojen sähköistäminen on mahdollistanut eri toimijoiden välisen yhteistyön (e-collaboration), mikä on muuttanut merkittävästi hankintatoimen toimialan

lä-pinäkyvyyttä ja tehokkuutta erityisesti yritysten välisissä hankinnoissa (Bartez-zaghi & Ronchi, 2005).

Tässä tutkimuksessa tutkittu S2C-järjestelmäkokonaisuus on esimerkki sähköisistä hankintajärjestelmistä, joiden avulla yritysten on mahdollista toteut-taa hankintatoimen toimintojaan (ks. kuvio 6).

KUVIO 6 S2C-järjestelmäkokonaisuuden yhteys hankintaprosessiin

Empiirisen tutkimuksen tulosten perusteella, oleva S2C-järjestelmäkokonaisuus sisältää neljä osajärjestelmää (ks. kuvio 6). Näiden osajärjestelmien sisältämien toimintojen avulla voidaan mahdollistaa hankinnasta-sopimukseen -prosessin (ks. liite 2) läpivienti yrityksessä. Suunnittelu -osajärjestelmällä hoidetaan hankinnan suunnittelua ja hanhankinnan kohteiden hallintaa hankintapyyntöjen ja -suunnitelmien avulla (Toimeksiantaja, 2019a). Kilpailutus -osajärjestelmällä voidaan tarkentaa hankinnan kohteen määrittelyn kriteereitä ja hoidetaan kil-pailutuksen, tarjousvertailun sekä toimittajavalinnan toimenpiteet. Kilpailutuk-sessa voidaan hyödyntää tieto- ja ratkaisupyyntöjä tarjouspyyntöä edeltävinä toimenpiteitä. Kilpailutus voidaan toteuttaa tarjouspyynnöllä ja/tai huutokau-palla. Toimittajavalinta tehdään tarjousvertailun jälkeen esim. vertailutauluk-koa hyödyntäen (Toimeksiantaja, 2019b). Sopimusten hallinta -osajärjestelmällä laaditaan sopimus valitun toimittajan kanssa. Tällä osajärjestelmällä on mah-dollista hoitaa kaikki sopimuksen elinkaarenhallinnan tehtävät. Toimittajien hallinta -osajärjestelmää hyödynnetään toimittajatietojen hallinnassa ja toimitta-jien kategorisoimisessa esim. tarjouskilpailutusta varten (Toimeksiantaja, 2019c).

S2C-järjestelmäkokonaisuuteen on mahdollista liittää yrityksen muita järjestel-miä esim. ERP -järjestelmä ulkoisten liittymien kautta. Tiedonsiirto S2C-järjestelmäkokonaisuuden sisällä ja ulkoisiin lähteisiin toimii tutkimushetkellä manuaalisesti käynnistettävinä tai ajastettuina siirtoina.