Hankintastrategia ja suunnitelmien kehittyminen hankintaprosessin

Toteutussuunnittelussa suunnitelma-asiakirjat laaditaan sovitun suunnitelmajaon mukaisina suunnitelmapaketteina ja toimitetaan lopulta noudattaen hankkeen hankinta-strategian mukaista hankintajakoa sekä päätettyjä hankintojen muotovalintoja. [12, s. 6]

Hankintastrategia käsittää siis hankintajaon ja niiden ajoituksen sekä hankintojen muotovalinnat. Hankintastrategiaan vaikuttavat sekä hankkeen ominaisuudet kuten tila-päätösten ajoitus (esim. vuokrasopimukset), aikataulun kireys sekä markkinoilla vallitseva kilpailu (esim. mahdollisten toimittajien lukumäärä ja kapasiteetti). [12, s. 38]

Kun hankinta ja rakentaminen on limitetty, perustuu rakennustöiden teettäminen osit-tamiselle eli hankintajaolle, jolle luovat pohjan yksityiskohtainen kustannusarvio sekä työmaan yleisaikataulu. Hankintajaottelu perustuu ensisijaisesti ammatti- ja toimi-aloihin, joiden tuotteita tai palveluita on hankittavissa markkinoilta. Toinen pääerittely on paikka, lohko tai tila-alue. Lohkojaolla voidaan aikataulua lyhentää, saada käyttöön

valmista ja luovutettua tilaa, parantaa suunnitelmia seuraaviin lohkoihin sekä lisätä hankkeelle johtamisresursseja. Lohkottamalla kohde pienempiin osiin voidaan myös lisätä kilpailua saamalla mukaan pienempiäkin urakoitsijoita. Samalla toimialan toimi-joiden suurempi lukumäärä vähentää riippuvuutta yksittäisistä toimittajista. Hankinta-jaossa on lisäksi otettava huomioon sekä suunnitelmien saanti että rakentamisen edistyminen. Jako tehdään rakentamisvaiheittain eritellen perustukset, runko, julkisivut, tilarakenteet ja aluetyöt suunnitelmapakettien mukaisesti. Näin samalle toimialalle (esim. muuraus) voi olla useampia tarjouspyyntöjä ja toimituksia. Erityisen tärkeää on eritellä avoimen rakentamisen periaatteen mukaisesti käyttäjän myöhään päättämät tilaosat jo aikaisin kiinnittyvästä perusrakennuksesta. Hankintajaolla tuetaan hankkeen tavoitteita joita ovat aikataulun kireys ja varmuus, kustannusten taso ja varmuus, suunnitteluratkaisujen laatutaso ja toteutuksen laadunvarmistus sekä suunnitelma-muutosten joustavuus. Aikatauluvarmuutta tukee työn edistymistä noudattava pilkko-minen. Aikataulun kireyttä torjutaan lohkojaolla. Laajaa pilkkomista toimialoittain perustellaan yleisesti hinnan alentamisella, kun taas hinnan varmuutta tuetaan kokonais-vastuulla tai sopimalla pääosa toimituksista ennen rakennustyön aloitusta. [12, s. 38]

Hankintojen muotovalinnoissa on kolme suunnittelun valmiuden kannalta erilaista hankintamuotoa:

- Toteutussuunnitelmin tapahtuva hankinta - Alustavin suunnitelmin tapahtuva hankinta

- Suunnitelmavaatimuksin tapahtuva hankinta (tuoteosakauppa). [12, s. 38]

Toteutussuunnitelmin tapahtuvassa hankinnassa tarjouspyyntö sisältää kaikki ko.

osaurakan toteutussuunnitelmat, jolloin suunnitteluaineistossa ei saa olla merkittäviä puutteita. Toimittajilta voidaan tarvittaessa edellyttää asennussuunnitelmia, mutta tämä kuitenkin edellyttää, että markkinoilla on riittävästi kilpailua ja tuotantokapasiteettia.

Suunnitteluratkaisujen on sovelluttava useiden valmistajien tuotantoon. Kiinteä-hintaisten urakoiden solmiminen on mahdollista ja lisä- ja muutostöiden määrä jää yleensä pieneksi, jos muutoksia ei tehdä. Sopimus voidaan tehdä myös yksikkö-hintaisena. Tällöin tarvitaan toteutussuunnitelmien tasoiset ratkaisut rakennusosista, mutta ei niiden tarkkaa sijoittelua eikä täsmällistä määrää. Ratkaisut voivat myös olla osin avoimia, jolloin puhutaan optiohinnoista. [12, s. 38-39]

Alustavin suunnitelmin tapahtuvassa hankinnassa pyydetään tarjouksia ohjeellisilla suunnitelmilla, jolloin tarjouspyynnöt myös saadaan liikkeelle nopeasti ja toimittajat sidottua projektiin jo aikaisessa vaiheessa varaten heidän tuotantokapasiteettinsa.

Suunnitelmia voidaan täydentää laskenta-aikana ja kehittää sopimusneuvotteluissa toimittajien esitysten pohjalta. [12, s. 39] Näin toimittajien ehdotuksia suunnittelu-ratkaisuiksi voidaan hyödyntää tehokkaammin ja vältetään suunnitelmien laadinta useampaan kertaan (uudelleen suunnittelu). Hankinnalle toimitettavat tarjouspyyntöjen suunnitelmat laaditaankin yleensä alustavina suunnitelmina, ellei muuten ole ohjeistettu.

[12, s. 33] Yhteistyö toteutussuunnittelussa on tärkeää. Tilaajan suunnittelijat osallis-tuvat teknisiin neuvotteluihin, tarkastavat toimittajien tarjoamien tuotteiden soveltuvuu-den ja sovittavat ne liittyviin rakenteisiin päivittäen suunnitelmat toimittajan hyväksyt-tyjen kehitysideoiden perusteella. Suunnitelmat on pyrittävä täsmentämään neuvottelu-vaiheessa toimittajien ehdotusten perusteella niin, että sopimuksiin liitetään toteutus-suunnitelmat. [12, s. 39]

Suunnitelmavaatimuksin tapahtuvassa hankinnassa tarjouksia pyydetään toiminnallisilla ja esteettisillä vaatimuksilla. Esteettiset tavoitteet voidaan kuvata myös ohjeellisin havainnepiirustuksin. Tuoteosakaupan tavoite on saada toimittaja ottamaan vastuu tuot-teen toteutussuunnittelusta ja tuottuot-teen täydellisestä toimituksesta paikalleen asennettuna teknisine ratkaisuineen sekä sitoutumaan aikaisin kokonaishintaan ja toimitus-aikatauluun. Muotoa puoltaa myös halu hyödyntää toimittajien innovaatioita. Huomion arvoista on, että tuoteosakaupat tulee ajoittaa erikseen, jotta niitä varten hankkeessa olisi varattu riittävästi aikaa (toimittajille varattava aikaa myös tarjouksen edellyttämään suunnitteluun). [12, s. 16] Liittymissä vastuuta ”vyörytetään eteenpäin” eli liittyvä toimitus rakentaa liittymät edellisiin toimituksiin, jolloin ainakin liittymät toimittajan hyväksytyistä ratkaisuista siirretään tilaajan suunnitelmiin. [12, s. 9, 39] Toimittaja vastaa suunnitteluratkaisujen toimivuudesta. Hankinnan lopullinen sisältö, erityisesti liittymät ja täydentävän suunnittelun suoritus, tarkennetaan urakkaneuvotteluissa.

Tilaajan on huolehdittava, että tuoteosasuunnitelmien tarkastus-, hyväksymis- ja yhteen-sovitusvelvoite sisällytetään hankkeen suunnittelijoiden sopimukseen, jolloin toimittajan laatimat suunnitelmat hyväksytetään tilaajan suunnittelijoilla. Tämä lisää tarvittavien tarjousneuvottelujen määrää. Usein myös tarjouksen täsmennyksiä tarvitaan paljon, jotta voidaan varmistua, että tarjottu tuote täyttää tekniset ja esteettiset

vaatimukset. [12, s. 39] Toimittajan ja suunnittelijoiden tiedonvaihtoa ja suunnitelmien laadintaa on ohjeistettava ja valvottava. Valvonta ja dokumentointi voi tapahtua esimer-kiksi toteutussuunnitelmien valvontalokin avulla, johon merkitään toimittajalta saadut suunnitelmat ja niiden hyväksyntätilanne. [12, s. 42] Suunnitelmilla on sopimuksessa hyvä olla vähintään alustava valmius. [12, s. 39]

Kuva 11. Lasiseinän eri hankintamuotojen tarjouspyyntösuunnitelmat. [12, s. 41]

Markkinoiden toimintaa ei voida kuitenkaan etukäteen ennakoida yksityiskohtaisesti, joten tarjouspyynnön suunnitelmat eivät suoraan määrää kaupan muotoa.

Toteutus-suunnitelmin tapahtuvassa kyselyssä voidaan päätyä vaihtoehtoiseen ratkaisuun, jossa alkuperäisiä suunnitelmia käytetään kuvaamaan hankinnan sisältöä joko ohjeellisina tai suunnitelmavaatimuksina. [12, s. 39] Hankkeissa pitääkin omaksua toteutus-suunnitelmille selkeästi kaksi valmiutta: hankintaa palveleva suunnitelmavalmius sekä toimitusta ja rakentamista ohjaava toteutussuunnitelma. Lopullisissa toteutussuun-nitelmissa otetaan huomioon toimittajan ratkaisut ja kehitysehdotukset. [12, s. 6]

Suunnittelijoiden onkin aina varauduttava suunnitteluratkaisujen täsmentymiseen tai muuttumiseen hankintavaiheessa. [12, s. 34] Suunnitelmien kehittyminen hankinta-prosessissa esitetty kuvassa 12.

Kuva 12. Suunnitelmien kehittyminen hankintaprosessin aikana. [12, s. 40]

Myös toteutussuunnitelmin tapahtuvassa hankinnassa halutaan korostaa suunnitelmien läpikäymistä toimittajaehdokkaan kanssa ennen urakoitsijavalintaa, jotta voidaan varmistua toimittajan sitoutumisesta kohteen rakentamiseen annettujen suunnitelmien mukaisesti. [12, s. 40] Suunnitelma-asiakirjojen riittävä sisältö onkin aina varmistettava ennen kunkin hankinnan sopimista. Tarkoitus on ohjata osapuolet ennakoimaan

ongel-mia ja minimoimaan häiriöt ennen rakennustöiden aloitusta ja myös kehittää toteutus-suunnitelmia näiltä osin yhteistyössä suunnittelijoiden ja toimittajien kesken. [12, s. 42]

Viimeistään urakkaneuvottelussa selvitään:

- Miten toimittajan ratkaisu poikkeaa tarjouspyyntösuunnitelmista - Mitä kehitysehdotuksia toimittajalla on tarjouspyyntösuunnitelmiin - Mitä lisäsuunnitelmia toimittaja tarvitsee suunnittelijalta

- Mitä asennussuunnitelmia toimittaja laatii

- Onko toimittajan takuu voimassa esitetyillä ratkaisuilla - Miten loppupiirustukset laaditaan. [12, s. 42]