Hankintaprosessi ja hankinnan määrittely yleisellä ta

lä tasolla

Tehdyissä haastatteluissa oli kolme käsiteltävää teemaa: hankintaprosessi, hankinnan määrittely ja vaatimukset sekä käytettävyyden huomioiminen.

Tässä kappaleessa käsitellään kahta ensimmäistä teemaa. Näiden avulla saa­

daan yleiskuvaa Luottokunnan hankinnoista ja voidaan suhteuttaa käytettä- vyysnäkökulma tähän kokonaisuuteen.

Hankintaprosessin lisäksi tässä kappaleessa käsitellään yleisellä tasolla han­

kinnan määrittely, mitä siinä tulee huomioida ja seikat, jotka vaikuttaa sen tasoon. Nämä asettavat reunaehtoja määrittelylle, jossa käytettävyysvaati­

mukset ja muu käytettävyyteen liittyvä määrittely hankintavaiheessa teh­

dään.

Hankinta Luottokunnassa ja yhteistyö Accenturen kanssa

Luottokunnan projekteissa käytetään vaiheistusta, johon kuuluu erillinen vaatimusmäärittely vaihe. Tämä vaihe voidaan tarvittaessa ulkoistaa, jolloin Luottokunnassa tehdään vain hankintaa tukevat määrittelyt tai toteuttaa sisäisesti, jolloin määrittely toteutetaan tarkemmalla tasolla, Luottokunnan edustajat kertoivat. Kaikissa tutkittavissa projekteissa tämä vaihe on ulkois­

tettu kokonaan tai osittain Accenturelle, jolloin hankintaa edeltävää määrit­

telyä ei ole kummankin osapuolen haastateltavien mukaan tarvinnut viedä niin pitkälle kuin hankittaessa pelkkää toteutusta.

Haastatellut Accenturen edustajat kertoivat, että yhdessä hankkijan kans­

sa tehtävä vaatimusmäärittelyvaihe on yleinen käytäntö myös Accenturella ja se tarjotaan yleensä ensimmäisenä uutena alkavaan projektiin. Vasta sen jälkeen ja sen tulosten avulla kiinnitetään varsinainen IT-toteutusprojekti.

Tällä erillisellä vaiheella varmistetaan, että hankkija ja toimittaja molem­

mat ymmärtävät, mitä järjestelmältä halutaan ja sen avulla voidaan arvioi­

da myös paremmin projektin laajuus ja työmääräarvio. Tämän menettelyn etuna on myös se, että se vähentää riskejä niin hankkijan kuin toimittajan

näkökulmasta. Esimerkiksi laajuus saadaan varmemmin kattavaksi tai pro­

jekti voidaan tarvittaessa lopettaa tähän, jos etenemisen edellytykset eivät täyty.

Kysyttäessä missä vaiheessa projektin elinkaarta Accenture on tullut mu­

kaan, molempien osapuolien edustajat kertoivat, että Luottokunnan ja Accen­

turen yhteistyösopimukseen kuuluu, että Accenture on mukana projekteissa heti alusta alkaen. Lisäksi yhteistyösopimus ja Accenturen konsulttien Luot­

tokunnan tarpeiden ja prosessien ymmärrys mahdollistavat sen, ettei han­

kinnan määrittelyjä ole tarpeen viedä niin pitkälle, kuin toiselle toimittajal­

le tulisi tehdä. Kuten yksi Luottokunnan edustaja vastasi kysyttäessä oliko hankinnan määrittelyn taso riittävä: “No tässä hankintamallissa nyt ei ollut tarvetta oikeastaan niinku ihan siihen alkuvaiheeseen ollakkaan tarkempaa pakettia, kyllä niitä (vaatimuksia) saatiin hyvin tarkennettua sitten matkan varrella ihan aikataulun mukaisestikin...” Kummankin osapuolen haastatel­

tavat eri projekteista kertoivat, että yhteistyösopimus mahdollistaa kevyen hankintamenettelyn. Projektien etenemisen kannalta hankinta on toiminut sujuvasti, koska missään projektissa ei jouduttu paikallaan olevaan sopimus- neuvottelutilaan.

Projektit, joissa vaatimusmäärittely toteutetaan yhdessä toimittajan kanssa, ovat Luottokunnalle tuttuja ja hyvin hallinnassa. Kuitenkin eräs Accenturen haastateltava kritisoi, että Luottokunnan kyvykkyys hankkia IT-rat,kaisuja ilman osallistumista sen tuottamiseen on vaillinainen. Tällaisissa tapauksissa pitäisi määritellä tarkkaan etukäteen mitä ollaan ostamassa, mitä halutaan ja mikä on lopputulos, kun taas kaikissa esimerkkiprojekteissa ja haastatelta­

vien kuvaamissa tapauksissa on lähdetty liikkeelle epävarmemmalta pohjalta.

Toisaalta tämä voi olla Luottokunnan tietoinen valinta ulkoistaa myös vaati­

musmäärittely toimittajille, mutta haastateltavan mukaan tulisi varoa liikaa riippuvuutta toimittajan toteuttamasta vaatimusmäärittelystä ja tärkeiden päätösten siirtämistä ulkopuolisille.

Hankinnan määrittelyyn vaikuttavat tekijät

Kysyttäessä hankinnan määrittelystä ja sen sopivasta tasosta, haastateltavat aloittivat usein sanoilla “riippuu tapauksesta”. Haastateltavien mukaan han­

kinnan määrittely ei ole yksioikoista, vaan riippuu useista tekijöistä. Näitä ovat haastateltavien mielestä muun muassa projektin sopimusmain, toimit­

tajan aikaisempi kokemus ja hankittavan järjestelmän tyyppi.

Tässä projektin sopimusmallilla tarkoitetaan kahta perustyyppiä, jotka ovat kiinteähintainen tai kuluperusteinen. Kiinteähintaisessa projektissa hankkija

ja toimittaja sopivat tietyn hinnan etukäteen, kuluperusteisessa projektissa toimittaja laskuttaa hankkijaa kertyvän työmäärän mukaisesti. Jos projekti on kuluperusteinen, haastateltavien mielestä hankinnan määrittelyn ei tar­

vitse olla niin tiukka erityisesti toimittajan näkökulmasta.

Jos projekti on kiinteähintainen, silloin kahden Accenturen edustajan mu­

kaan määrittelylle tarvitaan tarkempi taso. Tämä tarvitaan projektin hin­

nan arvioimiseksi, koska muuten toimittajan on pakko laittaa laskelmiinsa niin paljon epävarmuuskerrointa, ettei hinta ole enää kilpailukykyinen. Kiin­

teähintaisessa projektissa määrittelyn tarkempi taso estää myös raskaaseen muutospyyntöprosessiin joutumisen. Jos projekti halutaan lähteä tekemään kiinteähintaisena ilman tarkentavaa määrittelyä, tulee toimittajan ja hank­

kijan kuvata, miten työn laajuus sovitaan. Esimerkiksi paljonko vaatimuksia kootaan ja mitä työhön voidaan ottaa. Työn tulee olla jollakin tasolla ai­

na kiinnitetty, jotta voidaan puolin ja toisin ymmärtää, mitä toimitukseen sisältyy.

Yksi kummankin osapuolen haastateltava totesi, että jos sama toimittaja on aikaisemmin ollut tekemässä projektin edellistä vaihetta, mahdollistaa tämä kevyemmän hankinnan määrittelyn. Tällöin toimittajalla on jo ymmärrys ja hiljaista tietoa siitä, mitä halutaan, jolloin kaikkea ei tarvitse dokumentoi­

da niin tarkkaan. Tähän ei kuitenkaan tulisi mennä, jos vaiheet halutaan kilpailuttaa eri toimijoilla.

Yksi Luottokunnan edustaja nimesi hankinnan määrittelyyn vaikuttavaksi tekijäksi myös ostettavan IT-järjestelmän tyypin eli onko se hankkijalle rää­

tälöitävä sovellus vai valmistuote. Räätälöidyissä tuotteissa hankinnan vaati­

muksiin ja määrityksiin voidaan jättää enemmän vapausasteita ja toteutusta tehdä iteratiivisemmin, koska Luottokunnan edustajat voivat olla mukana ohjaamassa ja varmistamassa järjestelmän etenemistä oikeaan suuntaan. Pa- kettiohjelmistoissa hankinnan vaatimukset ja määrittelyt tulee tehdä laajasti ja tarkasti, jotta ohjelmiston soveltuvuus haluttuun tehtävään saadaan käy­

tyä kattavasti läpi, haastateltava kertoi.

Hankinnan määrittely

Tässä kappaleessa käsitellään hankinnan määrittelyä, sen hyviä käytäntöjä ja sen toivottua tasoa, kun ulkopuolinen toimittaja otetaan mukaan projektiin.

“Perinteinen suurin ongelma on se, että ostaja ei ihan tiedä mitä haluaa ja myyjä ei ihan tarkkaan tiedä mitä on myymässä ja sitten kun siitä yritetään se yhdistelmä rakentaa niin siinä on aika paljon mahdollisuuksia, jossa se menee vähän pieleen. Sen takia se pohjatyö, mitä pitäis tehdä ennen sitä,

ennenkuin lähtee edes toimittajia valitsemaan se on kuitenkin se joka on aika keskeinen ”, eräs Luottokunnan edustaja painottaa. Hankkijan itsenäisesti tekemä pohjatyö on perusta, jolla hyvä hankinta lähtee liikkeelle.

Yksi kummankin osapuolen edustaja nimesi hankinnan suunnittelun ensim­

mäiseksi askeleeksi sisäisten sidosryhmien tunnistamisen, jotka tulee ottaa mukaan hankinnan määrittelyyn. Tällä vähennetään riskiä, että määritte­

lyistä jäisi jokin olennainen osa tai näkökulma puuttumaan. Toinen haasta­

teltava lisäsi, että erityisesti Luottokunnassa harvat henkilöt tuntevat koko liiketoiminnallisen prosessin, jolloin tarvittavien osa-alueiden edustajat tu­

lee huomioida tarkemman tiedon saamiseksi. Esimerkiksi IT-, arkkitehtuuri, hankinta- ja liiketoimintanäkökulmat tulisi huomioida lähdettäessä hankki­

maan uutta IT-järjestelmää.

Yksi kummankin osapuolen edustaja totesi, että hankinnan määrittelyssä tärkeämpää kuin tarkka vaatimusten taso, on ymmärtää tavoitetila, johon hankinnalla pyritään pääsemään. Tällöin hankinnan määrittelyyn voidaan jättää joustoa siihen, miten tähän tavoitetilaan päästään ja eri toimittajat voivat tarjota omia ratkaisujaan. Esimerkiksi, jos kyseessä on tekninen pro­

jekti, teknistä arkkitehtuuria ei ole välttämätöntä määritellä, vaan keskity­

tään haluttuun toiminnallisuuteen, kumpikin haastateltava kertoo. Tähän teemaan eräs Accenturen haastateltava lisäsi, että hankinnan määrittelyssä tulee antaa selkeä linjaus siitä mitä halutaan. Tämä on aina hankkijan vas­

tuulla ja sitä ei tulisi siirtää ulkopuoliselle. Jo hankintavaiheessa tulisi olla hankkijan puolelta nimettynä henkilöt, joilta vaatimuksia voidaan tarkentaa epäselvissä tapauksissa ja heillä riittävät valtuudet ratkaisujen tekemiseen, haastateltava jatkaa.

Toimittajalle tulee selkeästi osoittaa hankintaan käytettävät lähtödokumen- tit muusta dokumentaatiosta, eräs Accenturen haastateltava toivoi. Jos nämä sisältävät vaatimuksia, tulisi niiden olla yksiselitteisiä ja mitattavia. Vaati­

mukset, jotka sisältävät epämääräisyyttä, ovat hankalia niin hankkijalle kuin toimittajalle, koska viimekädessä ei voida määrittää ovatko ne toteutuneet.

Jos hankinnan määrittelyssä on ei-mitattavia vaatimuksia, niin toimittajan ja asiakkaan tulisi yhdessä sopia, miten niiden toteutuminen varmistetaan työn aikana.