6. CONCLUSIONS
6.4 Future research
The literature review and the empirical data revealed some potential topics for future research. These proposals include the following:
• The most significant portfolio uncertainties influencing innovation project portfolios. A larger sample of companies with different characteristics could re-veal further information on the typical portfolio uncertainties influencing the inno-vation project portfolios. Although some qualitative studies already exist around this topic, a quantitative approach could be adopted to compliment these findings.
• The key actors practicing innovation project portfolio uncertainty manage-ment in large companies. As this study focused on middle-sized companies, future research could aim to identify the key actors in large companies. Such research could reveal how the company size influences the count and type of the key actors.
• Typical practices of portfolio reconfiguration in different sized companies and across various industries. This study reveals typical portfolio reconfigura-tion practices in two medium-sized companies. As the sample size is relatively small, future research could compare these reconfiguration practices across mul-tiple different industries and study different sized companies to get a more com-prehensive picture on the subject. After all, studying the practices after the initial selection and screening of the portfolio could broaden the perspective towards a more dynamic approach of portfolio management.
REFERENCES
APM (2012) Body of knowledge. 6th Ed. Association for Project Management, UK.
Archer, N. P. and Ghasemzadeh, F. (1999) An integrated framework for project portfolio selection. International Journal of Project Management, 17(4), pp. 207–216.
Artto, K. and Kujala, J. (2008) Project business as a research field. International Journal of Managing Projects in Business, 1(4), pp. 469–497.
Artto, K., Martinsuo, M. and Kujala, J. (2006) Projektiliiketoiminta. 2nd ed. WSOY Oppimateriaalit Oy, Finland.
Benko, C. and McFarlan, F. W. (2003) Connecting the dots: Aligning projects with objectives in unpredictable times. Harvard Business School Press, USA.
Beringer, C., Jonas, D. and Kock, A. (2013) Behavior of internal stakeholders in project portfolio management and its impact on success. International Journal of Project Management, 31(6), pp. 830–846.
Bernardes, E. S. and Hanna, M. D. (2009) A theoretical review of flexibility, agility and responsiveness in the operations management literature: Toward a conceptual
definition of customer responsiveness. International Journal of Operations and Production Management, 29(1), pp. 30–53.
Bessant, J. and Tidd, J. (2007) Innovation and Entrepreneurship. John Wiley & Sons Ltd, UK.
Blichfeldt, B. S. and Eskerod, P. (2008) Project portfolio management - There’s more to it than what management enacts. International Journal of Project Management, 26(4), pp. 357–365.
Blomquist, T. and Müller, R. (2006) Practices, roles, and responsibilties of middle managers in program and portfolio management. Project Management Journal, 37(1), pp. 52–66.
Brown, S. and Eisenhardt, K. (1998) Competing on the edge – strategy as structured chaos. Harvard Business School Press, USA.
Christiansen, J. K. and Varnes, C. (2008) From models to practice: Decision making at portfolio meetings. International Journal of Quality and Reliability Management, 25(1), pp. 87–101.
Ciric, D. et al. (2018) Agile Project Management in New Product Development and
Innovation Processes: Challenges and Benefits beyond Software Domain. TEMS-ISIE 2018 - 1st Annual International Symposium on Innovation and Entrepreneurship of the IEEE Technology and Engineering Management Society.
Cleden, D. (2009) Managing project uncertainty. Ashgate, UK.
Cobb, C. G. (2015) The project manager’s guide to mastering agile: principles and practices for an adaptive approach. 7th Ed. John Wiley & Sons Ltd, UK.
Cooper, R. G., Edgett, S. J. and Kleinschmidt, E. J. (1997) Portfolio management in new product development: Lessons from the leaders - I, Research Technology Management, 40(5), pp. 16–28.
Cooper, R. G., Edgett, S. J. and Kleinschmidt, E. J. (1999) New product portfolio management: Practices and Performance. Journal of Product Innovation Management, 16(4), pp. 333–351.
Cooper, R. G., Edgett, S. J. and Kleinschmidt, E. J. (2001) Portfolio management for new products. 2nd Ed. Basic Books, USA.
Eisenhardt, K. M. and Martin, J. A. (2000) Dynamic capabilities: What are they?
Strategic Management Journal, 21(10–11), pp. 1105–1121.
Elonen, S. and Artto, K. A. (2003) Problems in managing internal development projects in multi-project environments. International Journal of Project Management, 21(6), pp.
395–402.
Engwall, M. and Svensson, C. (2001) Cheetah Teams. Harvard Business Review, 79(2), pp. 20–21.
Engwall, M. and Svensson, C. (2004) Cheetah teams in product development: The most extreme form of temporary organization? Scandinavian Journal of Management, 20(3), pp. 297–317.
Geraldi, J. G., Lee-Kelley, L. and Kutsch, E. (2010) The Titanic sunk, so what? Project manager response to unexpected events. International Journal of Project Management, 28(6), pp. 547–558.
Graves, S. B., Ringuest, J. L. and Case, R. H. (2000) Formulating optimal R&D portfolios. Research Technology Management, 43(3), pp. 47–51.
Hällgren, M. and Maaninen-Olsson, E. (2005) Deviations, ambiguity and uncertainty in a project-intensive organization. Project Management Journal, 36(3), pp. 17–26.
Hamel, G. and Välikangas, L. (2003) The quest for resilience. Harvard Business Review, 81(9), pp. 52–63.
Hobday, M. (2000) The project-based organisation: An ideal form for managing complex products and systems? Research Policy, 29(7–8), pp. 871–893.
Jonas, D. (2010) Empowering project portfolio managers: How management
involvement impacts project portfolio management performance. International Journal of Project Management, 28(8), pp. 818–831.
Kettunen, J., Ilomäki, S.-K. and Kalliokoski, P. (2008) Making Sense of Innovation Management. Teknologiainfo Teknova Oy, Finland.
Killen, C. P. and Hunt, R. A. (2010) Dynamic capability through project portfolio management in service and manufacturing industries. International Journal of Managing Projects in Business, 3(1), pp. 157–169.
Killen, C. P., Hunt, R. A. and Kleinschmidt, E. J. (2008) Learning investments and organizational capabilities: Case studies on the development of project portfolio
management capabilities. International Journal of Managing Projects in Business, 1(3), pp. 334–351.
Knight, F. H. (2006) Risk, uncertainty and profit. Dover Publications, Inc., USA.
Kock, A. and Gemünden, H. G. (2016) Antecedents to Decision-Making Quality and Agility in Innovation Portfolio Management. Journal of Product Innovation Management, 33(6), pp. 670–686.
Kock, A., Heising, W. and Gemünden, H. G. (2016) A Contingency Approach on the Impact of Front-End Success on Project Portfolio Success. Project Management Journal, 47(2), pp. 115–129.
Korhonen, T., Laine, T. and Martinsuo, M. (2014) Management control of project portfolio uncertainty: A managerial role perspective. Project Management Journal, 45(1), pp. 21–37.
Krebs, J. (2008) Agile Portfolio Management. 7th Ed. Sebastopol: Microsoft Press, USA.
Krishnan, V. and Ulrich, K. T. (2001) Product development decisions: A review of the literature. Management Science, 47(1), pp. 1–21.
Levon, I. (2018) Innovation Governance in Project-based Organizations. Master of Science Thesis, Tampere University of Technology.
Loch, C. (2000) Tailoring Product Development to Strategy: Case of a European Technology Manufacturer, European Management Journal, 18(3), pp. 246–258.
Lundin, R. A. et al. (2015) Managing and Working in Project Society: Institutional
Challenges of Temporary Organizations. Campridge University Press, UK.
Martinsuo, M. (2013) Project portfolio management in practice and in context.
International Journal of Project Management, 31(6), pp. 794–803.
Martinsuo, M., Korhonen, T. and Laine, T. (2014) Identifying, framing and managing uncertainties in project portfolios. International Journal of Project Management, 32(5), pp. 732–746.
Martinsuo, M. and Vuorinen, L. (2019) Actors’ agency in the routines of innovation project portfolio management. Paper for EURAM European Academy of Management conference, pp. 1–26.
McDonough, E. and Spital, F. (2003) Managing project portfolios. Research Technology Management, 46(3), pp. 40–46.
McNally, R. C. et al. (2009) Exploring new product portfolio management decisions:
The role of managers’ dispositional traits. Industrial Marketing Management, 38(1), pp.
127–143.
De Meyer, A., Loch, C. and Pich, M. (2002) Managing Project Uncertainty: From Variation to Chaos MITSloan Management Review. MIT Sloan Management Review, 43(2), pp. 60–67.
OECD (2018) Oslo Manual 2018: Guidelines for Collecting, Reporting and Using Data on Innovation. 4th Ed. OECD, France.
Olsson, R. (2008) Risk management in a multi-project environment: An approach to manage portfolio risks. International Journal of Quality and Reliability Management, 25(1), pp. 60–71.
Pellegrinelli, S. (1997) Programme management: Organising project-based change.
International Journal of Project Management, 15(3), pp. 141–149.
Petit, Y. (2012) Project portfolios in dynamic environments: Organizing for uncertainty.
International Journal of Project Management, 30(5), pp. 539–553.
Petit, Y. and Hobbs, B. (2010) Project Portfolios in Dynamic Environments: Sources of Uncertainty and Sensing Mechanisms. Project Management Journal, 41(4), pp. 46–58.
PMI (2008) The Standard for Portfolio management,. 2nd Ed. Project Management Institute, USA.
PMI (2013) A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).
5th Ed. Project Management Institute, USA.
De Reyck, B. et al. (2005) The impact of project portfolio management on information technology projects. International Journal of Project Management, 23(7), pp. 524–537.
Saunders, M., Lewis, P. and Thornhill, A. (2016) Research Methods for business students. 7th Ed. Pearson Education Limited, UK.
Steffens, W., Martinsuo, M. and Artto, K. (2007) Change decisions in product development projects. International Journal of Project Management, 25(7), pp. 702–
713.
Teece, D. J. (2007) Explicating dynamic capabilities: the nature and microfoundations of (sustainable) enterprise performance. Strategic Management Journal, 28(13), pp.
1319–1350.
Teece, D. J., Pisano, G. and Shuen, A. (1997) Dynamic capabilities and strategic management. Strategic Management Journal, 18(7), pp. 509–533.
Teller, J. et al. (2012) Formalization of project portfolio management: The moderating role of project portfolio complexity. International Journal of Project Management, 30(5), pp. 596–607.
Teller, J. (2013) Portfolio risk management and its contribution to project portfolio success: An investigation of organization, process, and culture. Project Management Journal, 44(2), pp. 36–51.
Teller, J. and Kock, A. (2013) An empirical investigation on how portfolio risk management influences project portfolio success. International Journal of Project Management, 31(6), pp. 817–829.
Teller, J., Kock, A. and Gemünden, H. G. (2014) Risk management in project portfolios is more than managing project risks: A contingency perspective on risk management.
Project Management Journal, 45(4), pp. 67–80.
Turner, J. R. (1999) The Handbook of Project-Based Management : Improving the Processes for Achieving Strategic Objectives. 2nd Ed. McGraw-Hill, UK.
Voss, M. and Kock, A. (2013) Impact of relationship value on project portfolio success - Investigating the moderating effects of portfolio characteristics and external turbulence.
International Journal of Project Management, 31(6), pp. 847–861.
Ward, S. and Chapman, C. (2003) Transforming project risk management into project uncertainty management. International Journal of Project Management, 21(2), pp. 97–
105.
Yin, R. K. (2009) Case Study Research - Design and Methods. 4th Ed. SAGE
Publications, Inc., UK.
APPENDIX A: THE INTERVIEW STRUCTURE
1. Haastateltavan tausta ja rooli organisaatiossa
Oma taustasi ja tehtäväsi
• Miten asemasi organisaatiossa liittyy a. projektien
b. portfolioiden
c. ohjelmien hallintaan?
Tässä haastattelussa keskitytään juuri sinun kannaltasi relevantteihin innovaatioprojekti-portfolioihin. Halutessanne voitte kuitenkin kommentoida myös muita organisaationne projektiportfolioita.
2. Organisaation innovaatiotoiminta ja strategia
Innovaatiotoiminnan luonne ja portfolion linkittyminen organisaation strategiaan
• Mitä innovaatio tarkoittaa teidän organisaatiossanne?
a. Voitko antaa joitain esimerkkejä innovaatioista organisaatioissanne?
• Mitkä ovat organisaationne prioriteetit ja/tai strategiat liittyen innovaatioihin?
a. Onko olemassa virallista innovaatiostrategiaa?
i. Onko teillä dokumenttia ja/tai esitystä, jota voisitte jakaa?
ii. Miten kyseinen innovaatiostrategia näkyy organisaationne toiminnassa?
b. Mitä hyötyjä organisaationne hakee innovaatioista?
• Hallitaanko organisaationne innovaatio- ja tuotekehitysprojekteja koordinoidusti yhtenä tai useampana portfoliona?
a. Millaisia organisaationne innovaatioprojektiportfoliot ovat?
i. Minkälaisista komponenteista portfolio koostuu?
ii. Kuinka monesta komponentista portfolio koostuu?
iii. Kuinka monta innovaatioprojektiportfoliota organisaatiossanne on?
iv. Kilpailevatko projektit samoista resursseista?
b. Kuka tai ketkä päättävät innovaatioprojektiportfolioiden sisällöstä?
c. Miten rahoitus ja resurssit jaetaan innovaatio- ja tuotekehitysprojektien kesken?
i. Onko innovaatioprojektiportfolioille omat rahastot ja/tai budjetit?
ii. Onko rahan käytön osalta erilaisia valtuuksia?
iii. Tehdäänkö portfolioille vuosittainen budjetti?
iv. Kuinka paljon jouston varaa innovaatiorahoituksessa on vuoden kuluessa?
• Voitko lyhyesti selittää menettelytavat, joilla innovaatioprojektiportfoliota ohjataan ja opastetaan? Menettelytavat, järjestelmät, määritellyt roolit ja vastuut, proseduurit ja käytänteet, portfolion säännöllinen tarkastelu?
(VALINNAINEN: Jos auttaa selventämään asiaa → seurataan projektia prosessin kautta)
a. Jotta saadaan ymmärrys prosessista, tuleeko sinulle mieleen
yrityksenne viimeaikaista projektia, jossa on tuotettu joku innovaatio ja joka meni prosessina tyypillisten prosessivaiheiden ja
päätöksentekokohtien läpi?
i. Mistä idea sai alkunsa? (Mistä ideoita yleensä saadaan? Mikä on ideoiden alkuperä?)
ii. Keitä oli mukana?
iii. Miten rahoitus jaettiin? Käsiteltiinkö se osana yrityksen jotakin projektiportfoliota?
iv. Miten innovaatioprojekti eteni? Mitkä olivat avaintapahtumat?
Muuttuivatko jotkin suunnitelmat matkan varrella? Jos niin kävi, niin miten ja miksi? Miten muutoksia johdettiin/hallittiin?
v. Mitä innovaatioprojekti tuotti, lopputuotteena ja hyötyinä (tai mikä on nykytila, jos vielä käynnissä)? Miten innovaation onnistumista arvioitiin?
• Miten luonnehtisit organisaationne toimintaympäristöä (toimiala, asiakaskunta, kilpailijat, toimijat)?
a. Kuinka dynaaminen organisaationne toimintaympäristö on?
b. Miten tämä vaikuttaa innovaatioprojektiportfolioihin?
c. Mitä ulkoisia riskejä tai epävarmuuksia innovaatioprojektiportfolioon liittyy? Entä organisaation sisäisiä riskejä tai epävarmuuksia?
i. Mitkä näistä epävarmuuksista ovat mielestäsi olennaisimpia juuri teidän innovaatioprojektiportfolionne kannalta?
d. Kuinka innovatiivisina pidätte kilpailijoitanne? Entä kuinka radikaalia innovatiivisuutta keskeiset asiakkaanne vaativat organisaatioltanne?
i. Kuinka innovatiivinen organisaationne on verrattuna kilpailijoihinne?
3. Portfolion sidosryhmien vastuualueet ja roolit
• Ketkä toimijat ja/tai mitkä toiminnot te koette innovaatioprojektiportfolion kannalta keskeisimmiksi sidosryhmiksi?
a. Onko teillä esimerkiksi innovaatioryhmää tai -yksikköä? Vai liittyvätkö useat/kaikki yksiköt innovaatioprojektiportfolioon?
b. Etsittekö ulkoisia (tieto)lähteitä portfolion suuntaamiseen?
i. Miten? Keneltä? Mistä? (sidosryhmät: alihankkijat, palveluntarjoajat, kumppanit, asiakkaat)
• Kuka tai ketkä ovat vastuussa innovaatioprojektiportfolioiden hallinnasta teidän organisaatiossanne?
a. Onko organisaatiossanne nimitetty yhtä tai useampaa portfoliopäällikköä?
i. Jos on, mitä portfoliopäällikön vastuualueelle tyypillisesti kuuluu?
b. Osallistuvatko innovaatioprojektiportfolion projekti- tai ohjelmapäälliköt innovaatioprojektiportfolioiden hallintaan?
i. Jos kyllä, miten?
ii. Mitä projekti- ja ohjelmapäällikön vastuualueelle tyypillisesti kuuluu?
c. Entä mikä on teidän organisaatiossanne ylimmän johdon rooli liittyen innovaatioprojektiportfolioihin?
d. Onko organisaatiossanne nimettynä erityinen
projektitoimisto/projektinhallintatoimisto (project office, project management office)? Jos on, mikä sen tehtävä/rooli on suhteessa innovaatioprojektiportfolioon?
e. Miten teidän organisaatiossa jaetaan vastuualueet näiden eri toimijoiden kesken?
• Hallitaanko teidän organisaatiossanne epävarmuuksia portfoliotasolla (eli epävarmuuksia, jotka vaikuttavat koko portfolion tavoitteiden saavuttamiseen)?
Jos kyllä, kuka tai ketkä epävarmuuksien hallintaan osallistuu?
a. Kenen tai keiden vastuulla on tunnistaa innovaatioprojektiportfolion kannalta olennaisimmat riskit ja epävarmuudet?
b. Kuka tai ketkä ovat vastuussa epävarmuuksien hallintaan liittyvästä päätöksenteosta?
i. Kuinka vakiintuneita/selkeitä vastuualueet ovat?
ii. Onko mielestäsi relevanttien sidosryhmien panos (mielipiteet, ohjeet, vinkit) huomioitu asianmukaisesti epävarmuuksiin liittyvässä päätöksenteossa?
iii. Koetko voivasi itse vaikuttaa tähän päätöksentekoon? Jos voit, miten?
4. Epävarmuuksien hallintaan liittyvät käytännöt ja toimenpiteet portfoliotasolla
• Miten muuttuvat olosuhteet huomioidaan innovaatioprojektiportfolion hallinnassa?
a. Minkälaisia prosesseja, käytäntöjä ja/tai rutiineja epävarmuuksien hallintaan liittyy?
b. Kuinka formaaleja nämä prosessit mielestäsi ovat?
c. Liittyykö näihin prosesseihin dokumentaatiota tai ohjeistusta, jota voisitte jakaa?
• Kuinka joustavana koette teidän organisaationne innovaatioprojektiportfolion hallinnan?
a. Hyödynnetäänkö organisaatiossanne leanin ja/tai agilen mukaisia ketteriä lähestymistapoja ja metodeja? Mitä, miten?
b. Kuinka usein portfolion sisältöä muutetaan?
• Tuleeko teille mieleen viimeaikaista esimerkkiä, jossa
innovaatioprojektiportfolion sisältöä olisi muovattu tai uudelleenjärjestelty?
a. Miten kuvailisit innovaatioprojektiportfolion muovaamiseen tai uudelleenjärjestelyyn liittyvää päätöksentekotilannetta?
i. Miksi nämä toimenpiteet tehtiin?
ii. Ketkä osallistuivat päätöksentekoon? Entä toimenpiteiden toteuttamiseen?
iii. Mitä käytännön toimenpiteitä tarvittiin muutosten
toteuttamiseksi portfolioissa ja yksittäisten projektien tasolla?
iv. Mitä hyötyjä näistä toimenpiteistä koettiin saavutettavan?
Saavutettiinko niitä?
v. Olivatko toimenpiteet omasta mielestänne tarpeellisia? Entä oliko toimenpiteiden ajoitus mielestänne oikea?
b. Liittyikö sisällön muovaamiseen portfolion komponenttien uudelleenpriorisointia ja/tai resursointia?
5. Haastattelun yhteenveto ja lopettaminen
• Miten sinä kehittäisit innovaatioprojektiportfolioon kohdistuvien epävarmuuksien hallintaa teidän organisaatiossanne?
a. Mikä mielestäsi toimii hyvin? Entä huonosti?
b. Ovatko vastuualueet mielestäsi selkeät eri sidosryhmien kesken?
• Tuleeko sinulle mieleen muita asioita innovaatioprojektiportfolion hallintaan tai siihen kohdistuviin epävarmuuksiin liittyen, joita ei vielä käsitelty tässä
keskustelussa?
• Saammeko ottaa yhteyttä sinuun, jos huomaamme näkökulmia, joista haluaisimme enemmän tietoa tai selvennyksiä?
a. Haluatteko yhteydenotot mieluummin puhelimitse vai sähköpostilla?