Automaation edistyminen case-virastossa 2015–2019

Case-viraston automaation edistymisen seuranta ajoittuu vuodesta 2015 vuoden 2019 kesäkuuhun. Vuosien 2015–2018 menotositteiden käsittelyn

automaatiotie-dot ovat tuolloin käytössä olleen Rondo-järjestelmän mukaisia. Case-virasto siir-tyi Handi-palvelun käyttöön vuoden 2018 marraskuussa, joten kyseisen tarkaste-luvuoden viimeinen kvartaali sisältää siirtymisen Rondo-järjestelmästä Handi-pal-veluun. Tarkasteluvuosien 2015–2018 analysoinnissa on eritelty automaation piiriin luettavien tilauksellisten, sopimuksellisten sekä tiliöintiviitteellisten tosittei-den osuus ostolaskuista. Kokonaisautomaatioaste muodostuu edellä mainittujen osuuksien summasta. Näiden tietojen lisäksi on eritelty täysin automaattisesti kohdistuneiden menotositteiden osuus. Täysin automaattisesti kohdistuneeksi menotositteeksi on laskettu ne tositteet, jotka ovat kohdentuneet automaattisesti eli erillistä asiatarkastusta ja hyväksymistä ei ole tarvittu. Tähän erittelyyn ei si-sällytetä siis myöskään tiliöintiviitteellisiä laskuja, sillä automaattisesta tiliöinnin muodostumisesta huolimatta tällaiset tositteet joudutaan asiatarkastamaan ja hy-väksymään erikseen. (Valtiokonttori 2016.)

Handi-palvelun käyttöönoton myötä automaatiotietoja on saatu 2019 vuoden alusta suoraan Handi-palvelusta. Automaatiotiedot esitetään kuukausittaisina ra-portteina kirjanpitoyksikkötasolla. Handi-palvelun myötä automaatiotason kasvua tavoitellaan yhä voimakkaammin ja haasteellisemmin. Handi-palvelun aikaisessa automaatioseurannassa automaattisesti käsitellyksi laskuksi huomioidaan sellai-set menotositteet, jotka ovat kohdentuneet automaattisesti joko tilaukseen tai so-pimuksen tekniseen kansilehteen perustuen. Mukaan luetaan automaattisen koh-distuksen jälkeen vahvistetut laskut. Mikäli lasku on kohdistettu tilaukseen tai sopimuksen tekniseen kansilehteen käyttäjäavusteisesti, sitä ei lasketa auto-maattisesti käsitellyksi laskuksi. Näin ollen Handi-seurannassa ei oteta huomioon myöskään tiliöintiviitteellisiä laskuja. Automaation piiriin sisällytetään vain ne las-kut, joihin ei tarvitse kohdistaa lainkaan manuaalisia työvaiheita niin Palkeissa kuin virastossakaan. (Friman 2019.)

Vuonna 2015 case-viraston tilauksellisten laskujen osuus ostolaskuista on ollut ensimmäisen kvartaalin aikana 15,5 prosenttia, toisen kvartaalin aikana 11,1 pro-senttia, kolmannen kvartaalin aikana 13,5 prosenttia ja neljännen kvartaalin ai-kana 13,3 prosenttia. Vuositasolla tarkasteltaessa viraston tilauksellisten lasku-jen osuus on ollut 13,4 prosenttia. Sopimuksellisia ja tiliöintiviitteellisiä laskuja ei

ole ollut kolmen ensimmäisen kvartaalin aikana ja viimeisenkin kvartaalin koh-dalla niiden osuus on ollut vähäinen: sopimuksellisten menotositteiden osuus on ollut 1,5 prosenttia ja tiliöintiviitteellisten menotositteiden osuus puolestaan 0,2 prosenttia. Kokonaisautomaatioasteeksi koko vuoden osalta muodostuu 13,8 prosenttia (kuvio 1). Täysin automaattisesti käsiteltyjen menotositteiden osuus ostolaskuista on ollut vuositasolla 3,4 prosenttia. (Valtiokonttori 2015.)

Kuvio 1. Menotositteiden käsittelyn automaatiotaso case-virastossa vuonna 2015.

Vuonna 2016 tilauksellisten laskujen osuus on kasvanut. Ensimmäisen kvartaalin osalta niiden osuus on ollut 16,7 prosenttia, toisen kvartaalin aikana 13,7 pro-senttia, kolmannen kvartaalin aikana 19,2 prosenttia ja viimeisessä kvartaalissa 16,0 prosenttia. Sopimuksellisia laskuja on alettu hyödyntämään samoin kuin tili-öintiviitteen käyttöä. Sekä sopimuksellisten että tiliöintiviitteellisten laskujen osuu-det ovat nousujohteisia. Kokonaisautomaatioasteeksi koko vuoden osalta muo-dostuu 27,0 prosenttia. Kolmannen kvartaalin kokonaisautomaatioaste on lähdemateriaalissa ilmoitettu olevan 36,5 prosenttia. Kyseinen lukema on korjattu opinnäytetyössä prosenttiluvuksi 32,8 sillä automaatioastetta kuvaavien prosent-tilukujen tarkistamisessa käytettiin systemaattista laskukaavaa ja havaittiin tämä virheellinen luku. Vuoteen 2015 verrattuna kokonaisautomaatioaste on kasvanut

13,3 %

Menotositteiden käsittelyn automaatiotaso case-virastossa v.

2015

Tilauksellisten osuus Sopimuksellisten osuus Tiliöintiviitteellisten osuus Kokonaisautomaatioaste

13,2 prosenttiyksikköä (kuvio 2). Täysin automaattisesti käsiteltyjen menotosittei-den osuus ostolaskuista on vuositasolla ollut 11,1 prosenttia. (Valtiokonttori 2016.)

Kuvio 2. Menotositteiden käsittelyn automaatiotaso case-virastossa vuonna 2016.

Vuonna 2017 tilauksellisten laskujen osuus on hieman laskenut viime vuoteen verrattuna. Ensimmäisessä kvartaalissa niiden osuus on ollut 12,2 prosenttia, toi-sessa kvartaalissa 15,4 prosenttia, kolmannessa kvartaalissa 16,4 prosenttia ja neljännessä kvartaalissa 16,3 prosenttia. Sopimuksellisten ja tiliöintiviitteellisten laskujen osuudet ovat puolestaan kasvaneet edelliseen tarkasteluvuoteen peilat-tuna. Kokonaisautomaatioasteeksi muodostuu vuositasolla 33,1 prosenttia ja kasvua edelliseen vuoteen verrattuna on ollut 6,1 prosenttiyksikköä (kuvio 3).

Täysin automaattisesti käsiteltyjen laskujen osuus on ollut vuodessa 12,2 pro-senttia. (Valtiokonttori 2017.)

Menotositteiden käsittelyn automaatiotaso case-virastossa v.

2016

Tilauksellisten osuus Sopimuksellisten osuus Tiliöintiviitteellisten osuus Kokonaisautomaatioaste

Kuvio 3. Menotositteiden käsittelyn automaatiotaso case-virastossa vuonna 2017.

Vuonna 2018 tilauksellisten laskujen osuus on ollut ensimmäisen kvartaalin ai-kana 15,1 prosenttia, toisen kvartaalin aiai-kana 16,3 prosenttia, kolmannen kvar-taalin aikana 18,9 prosenttia ja neljännen kvarkvar-taalin aikana 14,1 prosenttia. Au-tomaatiotaso on pysynyt kokonaisuudessaan lähestulkoon samalla tasolla.

Tilauksellisten ja tiliöintiviitteellisten laskujen osuudet ovat kasvaneet maltillisesti, kun taas sopimuksellisten laskujen osuus on hieman laskenut. Kokonaisauto-maatioasteeksi koko vuoden osalta muodostuu 34,8 prosenttia ja kasvua edelli-seen vuoteen on tullut 1,7 prosenttiyksikköä (kuvio 4). Vuositasolla täysin auto-maattisesti käsiteltyjen menotositteiden osuus ostolaskuista on ollut 10,2 prosenttia. (Valtiokonttori 2018.)

12,2 %

15,4 % 16,4 % 16,3 %

11,7 %

8,9 % 9,7 %

7,4 %

7,8 % 6,5 % 8,4 %

11,7 %

31,7 % 30,8 %

34,5 % 35,4 %

0,0 % 5,0 % 10,0 % 15,0 % 20,0 % 25,0 % 30,0 % 35,0 % 40,0 %

Q1 Q2 Q3 Q4

Menotositteiden käsittelyn automaatiotaso case-virastossa v.

2017

Tilauksellisten osuus Sopimuksellisten osuus Tiliöintiviitteellisten osuus Kokonaisautomaatioaste

Kuvio 4. Menotositteiden käsittelyn automaatiotaso case-virastossa vuonna 2018.

Vuoden 2019 tarkastelu ulottuu tammikuusta kesäkuuhun. Tällä aikavälillä sopi-muksellisten ostolaskujen osuus on ollut huomattavasti suurempi verrattuna ti-lauksellisiin ostolaskuihin (taulukko 2). Automaattisesti kohdistuneiden sopimuk-sellisten laskujen prosentuaalinen osuus sopimuslaskuista on ollut tarkastelujakson aikana 67,3 prosenttia. Vastaavasti automaattisesti kohdistunei-den tilauksellisten laskujen osuus ostotilauslaskuista on ollut 9,7 prosenttia. Sen lisäksi että case-virasto on pystynyt hyödyntämään enemmän sopimuslaskuja, ne ovat myös kohdistuneet automaattisesti sopimuksiin huomattavasti paremmin kuin ostotilauslaskut. (Palkeet 2019.)

Ensimmäisen kvartaalin aikana (tammikuu^–maaliskuu) tilauksellisten laskujen osuus on ollut 2,3 prosenttia ja sopimuksellisten laskujen osuus on ollut 16,7 pro-senttia. Automaattisesti kohdistuneiden osuus laskuista on ollut 10,5 propro-senttia.

Toisen kvartaalin aikana (huhtikuu–kesäkuu) tilauksellisten laskujen osuus on ol-lut 3,6 prosenttia, sopimuksellisten 16,1 prosenttia ja automaattisesti kohdistu-neiden osuus laskuista on ollut 12,6 prosenttia.

15,1 % 16,3 %

Menotositteiden käsittelyn automaatiotaso case-virastossa v.

2018

Tilauksellisten osuus Sopimuksellisten osuus Tiliöintiviitteellisten osuus Kokonaisautomaatioaste

Taulukko 2. Menotositteiden käsittelyn automaatiotaso case-virastossa vuonna

Täysin automaattisesti kohdistuneiden laskujen osuus on ollut vuositasolla 2015 3,4 prosenttia, 2016 11,1 prosenttia, 2017 12,2 prosenttia ja 2018 10,2 prosenttia (kuvio 5). Vuonna 2019 automaatiotietoja on tutkittu opinnäytetyössä kahden kvartaalin osalta. Ensimmäisen kvartaalin osalta täysin automaattisesti kohdistu-neiden laskujen osuus on 10,5 prosenttia ja toisen kvartaalin osalta 12,6 prosent-tia. Vuodesta 2015 vuoteen 2018 täysin automaattisesti käsiteltyjen laskujen osuus on kasvanut, lukuun ottamatta 2018 vuoden pientä automaatiotason las-kua. Vuoden 2016 kolmannessa kvartaalissa case-viraston automaatiotaso on ollut korkeimmillaan (13,9 prosenttia). Vuonna 2019 automaatiotaso on ollut mal-tillisen nousujohteinen, vaikka nopeaa kehitystä ei ole tapahtunut.

Kuvio 5. Täysin automaattisesti käsiteltyjen tositteiden osuus case-virastossa vuosina 2015–2019.