Asiakirjahallinnon tilaa KUUMA-seudulla arvioitiin SWOT -analyysistä tutun nelikentän avulla. Nelikenttä koostuu vahvuuksista, heikkouksista, mahdollisuuksista ja uhista.
Vahvuudet
Ensimmäiseksi haastateltavilta kysyttiin heidän näkemyksiään kuntansa asiakirjahallinnon vahvuuksista. Ylivoimaiseksi vahvuudeksi koettiin asiakirjahallintoa hoitavien henkilöiden ammattitaito. Henkilöstö koettiin kehittämishaluiseksi ja innostuneeksi asiakirjahallinnon sähköistämisestä. Vahvuuksiksi nähtiin myös hyvä ohjeistus, joka helpottaa asiakirjahallinnon mahdollisimman hyvää hoitoa sekä ylemmän johdon tuki, joka tuo asiakirjahallinnon hoitamiseen varmuutta ja mielekkyyttä.
Heikkoudet
Kysyttäessä asiakirjahallinnon tilan haasteita tai vaikeuksia joiden nähdään heikentävän kunnan asiakirjahallinnon tilaa, selvimmäksi vastaukseksi esiin nousi asiakirjahallintoa
hoitavan henkilöstön resurssipula. Tämä on yleistä monessa kunnassa ja vaikuttaa siihen, että kunnissa tehdään asiakirjahallinnon osalta vain välttämätön, mutta kehittämiselle ei jää aikaa. Henkilöstön resurssipula vaikuttaa myös siihen, että arkistoinnin hoitoon ei jää aikaa. Päätearkistotyö on retuperällä ja arkistonhoitoa tehdään vain jos kaikelta muulta työltä jää aikaa.
Toiseksi isoksi heikkoudeksi koettiin myös sähköisen arkistoinnin tämän hetkinen tila.
Vastaajien mielestä sähköinen arkistointi ja asiointi toteutuvat liian hitaasti ja muutoinkin ne ovat kovassa käymistilassa tällä hetkellä. On vaikea tietää mitä on odotettavissa ja millä aikataululla. Koettiin myös, että paperisen ja sähköisen maailman välillä vallitsee välitila, jossa toimintaa ei ole riittävästi ohjeistettu.
Heikkoudeksi koettiin myös sähköpostiviestintä. Sen vaarana on, että joitakin tärkeitä viestejä tai niiden liitteenä olevia virallisia asiakirjoja ei saada talteen. Ja vaikka tänä päivänä sähköpostiviestintä on niin kovin runsasta, niin oikeanlainen tiedonkulku on siitä huolimatta heikentynyt.
Haasteita tuntui olevan kovin monia, mutta ne voidaan nähdä myös mahdollisuuksina, sillä kysyttäessä heikkouksia ja mahdollisuuksia, niin tulokseksi saatiin samoja vastauksia.
Eräs mielenkiintoinen seikka, joka tuli tämän kysymyksen yhteydessä ilmi ja joka esiintyi vain yhdessä keskisuuren kunnan vastauksessa, oli oikeinkirjoittamisen ongelma. Vastaaja koki, että on vaikea löytää haluttua tietoa, jos esimerkiksi vierasperäiset nimet kirjoitetaan väärin. On yllättävää, että tämä asia tuli ilmi vain yhdessä vastauksessa. On varmasti yleisempää, että tietoa on vaikea löytää, jos oikeat hakusanat eivät toimikaan.
Mahdollisuudet
Asiakirjahallinnon tilan mahdollisuuksia kysyttäessä vastausten kirjo oli hyvin laaja.
Parhaimmaksi mahdollisuudeksi koettiin sähköisen asioinnin, arkistoinnin ja allekirjoituksen kehittyminen tulevaisuudessa. Joissakin kunnissa odotetaan kokonaan paperittomaan asiakirjahallintoon siirtymistä, mutta tähän liittyy myös pelko siitä, että miten sitten toimitaan, jos tulee valtakunnallisesti isompikin sähkökatkos.
Nyky-yhteiskunnassa lähes kaikki toiminnot riippuvat sähköstä ja jos sähköntuotanto lakkaa voidaan yhdessä jos toisessa asiassa olla täysin halvaantuneita.
Monessa kunnassa sähköiseen asiointiin ollaan vasta siirtymässä, mutta se sähköinen palvelu, joka on jo monessa kunnassa käytössä, on Lupapiste-palvelu, jossa rakennuslupien hakeminen on siirretty sähköiseen palveluun. Tässä yhteydessä puhuttiin myös SAPA:sta, joka on viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus. Kuntien asiakirjahallinnossa SAPAa odotetaan kuin kuuta nousevaa, mutta samalla myös vähän epäillään.
Yksittäisiä tai korkeintaan muutaman kunnan vastauksissa esiin nouseviksi mahdollisuuksiksi koettiin myös keskitetty kirjaaminen, uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönotto, tiedonohjaussuunnitelman eli TOS:sin laatiminen sekä joissakin kunnissa tulossa olevat sisäiset organisaatiouudistukset.
Uhat
KUUMA-seudulla asiakirjahallinnon tilaa uhkaaviksi tekijöiksi nähtiin selviten tulossa oleva SOTE -uudistus sekä valtakunnallinen SAPA -arkisto. Nämä eivät varsinaisia uhkatekijöitä ole, mutta niihin tuntuu asiakirjahallinnon ammattilaisten mielestä liittyvän niin paljon erilaisia epävarmuustekijöitä, kun ei tiedetä mihin päin ne lähtevät viemään kunnissa hoidettavaa asiakirjahallintoa.
Muita uhkatekijöitä, tai voitaisiinko ennemmin puhua epävarmuustekijöistä, tuntuivat olevan tulossa olevat henkilöstövaihdokset sekä lähitulevaisuudessa yhä enenevässä määrin sähköiseen asiointiin ja arkistointiin siirtyminen. Tämä sähköisyys luo myös uhkakuvan isoista tietoliikennekatkoksista jos ja kun kaikki aineisto on vain sähköisessä muodossa.
Yhtenä epävarmana asiana, jossa myös tunnuttiin näkevän riskejä, oli uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönotto. Pelättiin, että mitä jos kaikki ei onnistukaan niin kuin on suunniteltu. Yksittäisiksi uhiksi koettiin myös kuntia jatkuvasti vaivaava resurssipula sekä epävarma taloustilanne.
6.3 Sähköinen asiointi ja arkistointi
Sähköisen asioinnin ja arkistoinnin tila on kunnissa selkeästi kahtia jakautunutta.
Toisissa kunnissa sähköistymiselle ei ole vielä tehty yhtään mitään ja toisissa kunnissa sähköistymisen tielle on jo lähdetty. Tämä kahtiajako ei ole mitenkään riippuvainen kuntien koosta. On sekä pieniä että isoja kuntia joissa sähköistä asiakirjahallintoa ei ole vielä mitenkään aloitettu. Ne kunnat puolestaan joissa sähköistymiseen ollaan jo enemmän tai vähemmän siirrytty ovat yleisesti isoja kuntia.
Sähköisistä palveluista se mikä eniten on otettu käyttöön, on rakennusvalvonnan puolella oleva Lupapiste-palvelu. Tutkimusta tehdessä sai sen käsityksen, että jotenkin tästä palvelusta sähköistäminen on helpointa aloittaa. Eräässä suuressa kunnassa rakennusvalvonnan lisäksi Lupapiste-palvelun käyttöön on otettu myös maankäyttö ja kaupunkitekniikan osuus. Myös talous- ja henkilöstöhallinnon osalta ollaan muutamassa kunnassa siirrytty sähköiseen asiakirjojen säilytykseen. Kunnat ovat antaneet nämä tehtävät KuntaPro -konsernin hoidettavaksi. Tutkimuksen tekemisen jälkeen myös muutama muu KUUMA-kunta on siirtynyt käyttämään KuntaPron palveluita.
Eräässä suuressa kunnassa kommentoitiin, että sähköiseen arkistointiin siirtyminen ei ole ihan ykkösjuttu, sillä ennen sitä olisi tärkeää tiedonhallinnan yleisen tason parantaminen, joka heidän kunnassa aloitetaan uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönotolla.
Sähköiseen arkistointiin liittyy myös digitointi. Tässäkin asiassa kunnat ovat hyvin eri tasolla. Ne kunnat joissa tämän asian suhteen ollaan pisimmillä, ovat kyllä niitä suurimpia kuntia. Eräässä suuressa KUUMA -kunnassa tässä ollaan kaikkein pisimmällä. He ovat takautuvasti digitoineet kaupunginhallituksen ja valtuuston vanhoja pöytäkirjoja sekä palkkakortteja ja luottamushenkilökortiston, jotka sitten tallennetaan Triplanin Tweb-järjestelmään.
Myös täällä tuli esiin tuo edellä mainittu SAPA. Sekä suuret että pienet kunnat toivoivat tämän arkistointipalvelun toteutumista.