Asiakastietojen tallennus aloitetaan ottamalla kantaa ensin asiakastiliryh-mään, yritykseen, myyntiorganisaatioon ja malliasiakkaaseen. Uutta asia-kasta perustettaessa Asiakas -kenttä jää aina tyhjäksi.
Myyntiorganisaatio kentässä voi olla hieman eri numero kuin Yritys -ken-tässä koska joillain kirjanpitoyksiköillä on käytössään useampia myyntior-ganisaatioita.
Jakelutiet ja sektori ovat vakiot (01).
Kuva 8. Asiakastietojen perustaminen: aloitus
Asiakkaan yleiset tiedot, joihin kuuluu mm. laskutusosoitetiedot, Y-tunnus ja verkkolaskuosoitetiedot ovat kaikille yhteisiä tietoja, joiden lisäämi-nen/muuttaminen vaikuttaa kaikkiin virastoihin, joilla ko. asiakas on käy-tössä.
Yritysasiakkaan nimi tallennetaan YTJ:n mukaisesti. Maksimi merkkimäärä per nimi-kenttä on 35 merkkiä. Nimen jatko-osan voi kirjoittaa toiseen nimi kenttään ja myös c/o asiakkaiden nimitiedot tallennetaan ko. kenttään.
Muutoin Nimi2 kenttään ei saa lisätä mitään.
Hakuperuste 1 -kenttään kirjoitetaan asiakkaan nimen 10 ensimmäistä kir-jainta. Hakuperuste 2 kentässä on Duns-koodi aikaisemmasta järjestel-mästä, eikä tähän kenttään tule tehdä muutoksia.
Katu/talonumero kenttään tulee asiakkaan koko lähiosoite (katu + talonu-mero + huoneiston tunnus, esim. Helsinginkatu 1 A 15) tallennetaan tähän kenttään. Lähiosoite on pakollinen tieto, muuten lasku jää virheeseen las-kujen välityspalvelussa OpusCapitassa. Osoitteen maksimi merkkimäärä on 45 merkkiä. Muut kentät -painikkeella saat tarvittaessa näkyviin Katu 2 -kentän, johon voit vielä kirjata osoitteen jatkon, mutta nämä kentät eivät kuitenkaan tule laskupohjalle näkyviin. Postinumero ja toimipaikka tulee olla täytettynä ennen kuin saat lisäkatuosoitekentät näkyviin. Talonumero (kenttä katuosoitteen jälkeen) ei välity laskulle, joten koko lähiosoite tulee tallentaa Katu/talonumero kenttään ja jättää tämä kenttä tyhjäksi.
Järjestelmä tarkistaa postinumeron muodollisen oikeellisuuden maakoh-taisesti määritysten perusteella. Postinumero on pakollinen tieto, muuten lasku jää lähetettäessä virheeseen laskujen välityspalvelussa. Postinumero
vaihtelee maittain, esim. ruotsalaisissa asiakkaissa postinumero merkitään 123 45 jättämällä kolmannen numeron jälkeen välin. Postitoimipaikka on myös pakollinen tieto.
Maaksi tulee malliasiakkaan mukainen maa, joka on normaalisti FI (Suomi) tai ulkomaalaisilla DE (Saksa). Maa tulee vaihtaa perustamispyynnön mu-kaiseksi.
Asiakkaan postilokeron voi lisätä katuosoitteen lisäksi. Postilokero tieto tallennetaan ilman PL etuliitettä. Jos asiakkaalla on vain postilokero-osoite, voit lisätä sen tähän kenttään, mutta postinumero ja postitoimipaikka lisä-tään katuosoitteen alla oleviin kenttiin. Asiakkaan postilokero-osoitteen postinumero lisätään vielä erikseen, jos se poikkeaa katuosoitteen posti-numerosta.
Poikk. paikkak. -kentän saat näkyviin painamalla postilokero-osoite laati-kon Muut kentät -painiketta. Kenttään kirjataan postitoimipaikka, jos se poikkeaa katuosoitteen postitoimipaikasta.
Kieleksi tulee malliasiakkaan mukainen kieli. Käytössä olevat kielet ovat suomi, ruotsi ja englanti. Kieli tulee vaihtaa perustamispyyntölomakkeen mukaiseksi.
Kuva 9. Asiakastietojen perustaminen: osoitetiedot
Kaupungeilla saattaa olla käytössään useampia OVT-tunnuksia. Näiden kohdalla on huomioitava, että tällöin asiakasrekisteriin Nimi2 tietoon voi-daan tallentaa OVT:n tarkenne. Alla esimerkki:
Kuva 10. Asiakastietojen perustaminen: Nimi2
Osoitetietojen jälkeen siirrytään ohjaustietoihin. Kumppaniyhtiö on käy-tössä vain valtion virastoilla. Kenttään tulee perustettavan valtion asiak-kaan kirjanpitoyksikkötunnus.
Sijaintitunnus -kenttään kirjataan 01000000 (paperilasku), 20000000 (verkkolasku) 00010000 (suora arkistointi, käytetään vain poikkeustilan-teessa), 00001000 (kuluttajaverkkolasku) ja 00001200 (suoramaksu) riip-puen lähetetäänkö lasku asiakkaalle paperisena vai verkkolaskuna.
Veronumero 1 -kenttään kirjataan tunnus. Suomalaisilla asiakkailla y-tunnus tallennetaan muodossa 1234567-1. Järjestelmä tarkastaa ytunnuksen muodollisen oikeellisuuden maakoodiin verraten. Veronumero 1 -kentässä y-tunnustieto on ensisijainen hakutieto eikä sitä saa muuttaa. Jos y-tunnus ei ole voimassa, perustetaan uusi asiakas ja merkitään vanha asia-kas ÄLÄ KÄYTÄ-asiakkaaksi, ohjeen mukaan.
Veronumero 2 -kenttään tulee henkilöasiakkaan syntymäaika. Henkilötun-nus tallennetaan erilliseen kenttään asiakkaan yritystasoisissa tiedoissa li-sätiedot kohdassa.
Veronumero 3 on käytössä vain kerta-asiakkailla OVT-tunnusta/verkkolaskuosoitetta varten.
Veronumero 4 -kenttään kirjataan verkkolaskunvälittäjäntunnus, mikäli laskun lähetystapana käytetään verkkolaskua.
Veronumero 5 -kenttään tulee OVT-tunnus/verkkolaskuosoite, jos se on perustamispyyntölomakkeella ilmoitettu.
ALV-tunnus on asiakkaan ALV-rekisterinumero. ALV-tunnus alkaa kaksikir-jaimisella maatunnuksella, esim. suomalainen ALV-tunnus on muotoa FI12345671 (maakoodi FI + y-tunnus ilman väliviivaa). Järjestelmä tarkistaa ALV-tunnuksen muodollisen oikeellisuuden maakohtaisesti. Ulkomaalai-silla asiakkailla mahdollinen VAT-numero tallennetaan myös tähän kent-tään. Merkitsemistavat saattavat vaihdella maittain. EU-raportointi perus-tuu tähän kenttään ja samoin EPR-liittymä (ennakkoperintärekisteri). ALV-tunnuksella on myös vaikutusta siihen, kääntyykö EU:ssa tehty myynti yh-teisömyynniksi tai käänteiseksi verovelvollisuudeksi. Jos ulkomaalaisella yrityksellä ei ole VAT-tunnusta, EU:ssa tehty myynti kääntyy kotimaan myynniksi.
Ulkomaalaisilla asiakkailla täydennetään vain sijaintitunnus (01000000, paperilasku) ja jos virasto on ilmoittanut asiakkaan VAT-tunnuksen, se kir-jataan ALV-tunnus kenttään.
Kuva 11. Asiakastietojen perustaminen: ohjaustiedot
Markkinointi-välilehdelle kirjataan päivityslomakkeella ilmoitettu asiakas-luokka. Jos asiakas on yksityinen elinkeinonharjoittaja, lisätään Yritys-muoto kenttään 01 (Yksit. elink.harjoit).
Kuva 12. Asiakastietojen perustaminen: asiakasluokka Maksuliikenne ja yhteyshenkilö -välilehdille ei lisätä tietoja.
Jos perustettava asiakas on henkilöasiakas, tulee viraston ilmoittama hen-kilötunnus lisätä lisätiedot -välilehdelle. Henkilötunnuksen oikeellisuus on viraston vastuulla eikä sitä tarkisteta VTJ:stä.
Kuva 13. Asiakastietojen perustaminen: henkilötunnus Seuraavaksi siirrytään asiakkaan yritystietoihin.
Kuva 14. Asiakastietojen perustaminen: yritystiedot
Tilitiedot-välilehdelle muutoksia ei tarvitse tehdä vaan tarvittavat tiedot tulevat malliasiakkaalta.
Täsmäytystili kentässä on laskulla käytettävä myyntisaamistili. Tili vaihto-ehtoja on esim. 17000100, 17000200, 17470100 tai 17490100. Kassan suun.ryhmä E1 on vakiotieto. Korkotunnus Z1, Z2 tai Z9 vaikuttaa siihen lasketaanko myöhästyneestä maksusta korkoa ja muodostuuko se korko-luettelolle. Tällä hetkellä kaikilla tuotannossa olevilla kirjanpitoyksiköillä on käytössä korkotunnus Z1. Valtionvirastoille ei tehdä korkolaskuja, joten tunnus on Z9 ei korkoa.
Kuva 15. Asiakastietojen perustaminen: tilitiedot
Myös maksuliikenne välilehdelle siirtyvät tiedot malliasiakkaalta.
Valtiokonttorin ohjeistama maksuehto on 21 pv netto (ZM21). Muita mak-suehtoja käytetään vain poikkeustapauksissa. Haluttu maksuehto tulee tarkistaa viraston toimittamalta perustamislomakkeelta ja tulee muuttaa asiakkaalle, jos maksuehto on eri kuin malliasiakkaan takaa tuleva.
Kuva 16. Asiakastietojen perustaminen: maksuliikenne
Kirjeenvaihto-välilehdelle muutoksia ei tarvitse tehdä tarvittavat tiedot tu-levat malliasiakkaalta.
Kuva 17. Asiakastietojen perustaminen: kirjeenvaihto Lopuksi siirrytään asiakkaan myyntialuetietoihin.
Kuva 18. Asiakastietojen perustaminen: myyntialuetiedot
Myynti-välilehdelle ei tule muutoksia vaan tarvittavat tiedot Vakiotiedot kentissä Valuutta ja As.hintakaavio tulevat malliasiakkaalta.
Kuva 19. Asiakastietojen perustaminen: myynti
Lähetys-välilehdelle ei myöskään tule muutoksia vaan tarvittavat tiedot tu-levat malliasiakkaalta. Tilausten yhdistely on määritelty kaikille asiakkaille.
Kuva 20. Asiakastietojen perustaminen: lähetys
Lasku -välilehdelle tiedot tulevat malliasiakkaan takaa. Maksuehtoken-tässä tulee olla sama tieto kuin Yritystiedoissa Maksuliikenne välilehdellä.
Maksuehto tulee muuttaa päivityslomakkeen mukaiseksi, jos se on eri kuin malliasiakkaan takaa tuleva. Asiakkaan tiliöintiryhmän ja nimikkeen tiliöin-tiryhmän yhdistelmästä syntyy laskulla käytettävä liikekirjanpidontili. Ve-roluokitus kenttään lisätään arvo 1 veronalainen. Ainoastaan valtion viras-toilla käytetään 0 verosta vapautettu. Koodia 2 Sisäinen, ver.vapaut ei saa käyttää ja lasku jää virheeseen lähetettäessä OpusCapitassa veromääritys-ten vuoksi.
Kuva 21. Asiakastietojen perustaminen: maksuehto ja veroluokka
Kumppanin roolit ja verkkolaskutiedot –välilehdille ei muuteta tietoja.
Verkkolaskutiedot-välilehdelle siirtyvät pankista tulevat kuluttajaverkko-laskutiedot eikä tähän kenttään manuaalisesti lisätä tietoja.
Kun kaikki tiedot on täytetty, voi painaa tallenna ja alareunaan tulee pe-rustetun asiakkaan numero. Yritys, henkilö ja ulkomaalaiset -asiakkaat ovat eri asiakasnumerosarjassa (yritys 2… alkuiset, henkilöt 1… alkuiset ja ulkomaalaiset 25… alkuiset).
Kuva 22. Asiakastietojen perustaminen: asiakasnumero perustettu
Kun asiakkaan tiedot on tallennettu järjestelmään, ilmoitetaan päivitys-pyynnön lähettäjälle tehdystä asiakkaan perustamisesta tai muutoksesta samalla palvelupyynnöllä tai muulla tavoin riippuen miten päivityspyyntö on saapunut. Suurempien asiakasmäärien perustamisissa AT-pyynnön liit-teenä oleva Excel-päivityslomake tulee tallentaa itselle ja täydentää suo-raan lomakkeelle perustetut asiakasnumerot. Kun kaikki asiakkaat ovat pe-rustettu, päivityslomake liitetään uudelleen palvelupyynnölle täydennet-tynä.
4 TOIMINTAMALLIEN VERTAILU
Vertailu tehdään hajautetun (nykyisen toimintamallin) ja keskitetyn toi-mintamallin välillä. Nykyisestä toimintamallista siis halutaan päästä eroon ja keskittää asiakasrekisterin prosessi yhteen ryhmään.