6.1.1 Ulkoasun merkitys
Rakenteellisessa osiossa tarkastelen kirjattuja asiakaskertomuksia ulkoasullisesta näkökulmasta sekä asiakaskertomusten rakennetta ja sisältöä yleisemmin, paneutumatta vielä varsinaisiin tutkimuskysymyksiin. Tämän rakenteellisen tarkastelun tavoitteena on löytää yhteneväisyyksiä sekä eroavaisuuksia lastensuojelun asiakaskertomuksesta. Tarvittaessa nostan esille mielestäni kömpelöitä ratkaisuja ja vastaavasti tuon esille hyviä kirjaamiskäytäntöjä liittyen esimerkiksi ulkoasuun ja luettavuuteen.
.
Tarkastelen rakenteellisia tekijöitä myös siitä näkökulmasta, että tekstejä ei kirjoiteta pelkästään sosiaalityöntekijöitä varten. Vaikka Kääriäinen (2006, 22) tuokin esille, että tekstejä ei kirjoiteta instituutioille, lakimiehille tai oikeuslaitoksille, palvelee asiakirjateksti parhaimmillaan kaikkia osapuolia tarvittaessa. Asiakirjoja saattavat lukea esimerkiksi hallinto-oikeuden jäsenet tai poliisi, joille nimet ja lyhenteet eivät avaudu samalla tavalla kuin paikalla olleille asiakkaille ja sosiaalityöntekijälle. Näin ollen hyvän dokumentoinnin mukainen kirjaaminen on asiakkaan edun mukaista myös tilanteissa, joissa asiakirjatekstit tulevat muiden kuin asiakkaan tai sosiaalityöntekijän luettavaksi.
Rakenteellinen tekstin tarkastelu kertoo osaltaan dokumentoinnin kulttuurista joka työyhteisössä vallitsee. Yhtenäiset säännöt ja ohjeistukset kertovat siitä, että dokumentointiin panostetaan ja sitä halutaan pitää yhdenmukaisena. Se tuo myös selkeyttä ulkoasuun ja antaa lukijalle mahdollisuuden löytää nopeammin eri teksteistä tarvittavan tiedon. Silmä harjaantuu nopeasti hakemaan olennaiset tiedot näyttöruudulta.
Kovin erilaiset ja sekavat käytännöt vaikeuttavat lukemista. Jos ulkoasu on kovin poikkeava tavanomaisesta, on olennaisten tietojen hakeminenkin hitaampaa. Erilaiset käytännöt vaikeuttavat
41
myös uuden työntekijän perehdyttämistä ja tämän myötä myös oikean kirjaustavan oppimista.
Vaikka laki ei ohjaakaan kirjaamisen rakenteellisia tekijöitä, olisi suotavaa työpaikoilla pysähtyä miettimään, mitä ja millaisia ohjeita kirjaamiseen annetaan.
Kääriäinen (2006, 18–20) pitää tärkeänä, että asiakaskertomuksista selviää ketkä toimivat, milloin ja missä tapahtui sekä mitä sovittiin jatkosta. Kääriäinen jatkaa, että sosiaalialalla on asiakastyön dokumentointiin vähän ohjeita. Tästä syystä monet työntekijät ryhtyvät laatimaan asiakirjoja joko omin neuvoin tai kollegan opastuksella sekä lisäksi perehtymällä aikaisempiin asiakirjateksteihin.
Näistä syistä kirjaamiseen saatu ohjeistus ja perehdytys jäävät usein hyvin sattumanvaraiseksi.
Lisäksi aikaisemmat asiakirjatekstit saattavat luoda väärää kuvaa oikeanlaisesta kirjaamisesta.
6.1.2 Perustiedot
Tutkimuksessa olevan kaupungin lastensuojelun kirjoittamattoman ohjeistuksen mukaan asiakaskertomus aloitetaan otsikoinnilla Asiakaskertomus/Lastensuojelu, jonka jälkeen kirjataan lapsen nimi kokonaisuudessaan ja henkilötunnus. Vanhempien yhteystiedot on myös toivottu kirjattavan asiakaskertomuksen etusivulle ennen varsinaisen asiakaskertomuksen alkamista.
Asiakkaiden (vanhempien) yhteystiedot on haastavaa pitää ajan tasalla. Puhelinnumerot muuttuvat joillakin useaan kertaan jo pelkästään lastensuojelutarpeen selvityksen aikana. Akuuteissa tilanteissa puhelinnumerot ovat tarpeen, varsinkin jos vanhempi tai vanhemmat pitää tavoittaa mahdollista kiireellistä sijoitusta mietittäessä. Tällöin mahdollisimman ajan tasalla pidetty asiakaskertomus myös yhteystietojen osalta on kultaakin kalliimpaa. Malliesimerkki:
ASIAKASKERTOMUS Lastensuojelu
Virtanen Ville 010101-0101
Äiti Virtanen Tiina p. 050-0505 Isä Virtanen Väinö p. 040-0404
Kuudesta asiakaskertomuksesta löytyi ”oppien” mukaiset kirjaukset lapsen henkilötiedoista eli asiakirjasta selvisi kuka lapsi on kysymyksessä ja henkilötunnuksen perusteella myös ikä. Kolmen asiakaskertomuksen alussa oli lisäksi vanhempien puhelinnumerot ja näistä kahdessa lisätty myös vanhemman koko nimi puhelinnumeron yhteyteen. Osassa asiakaskertomuksia ei ole koko
42
kirjaamistapahtumaan kirjoitettu kertaakaan isän tai äidin nimeä. Jos nimeä ei lue asiakaskertomuksen alussakaan, täytyy mennä Effica-tietojärjestelmässä eri ”ruutuun” eli perhetietoihin, josta vanhempien tiedot voi halutessaan tarkistaa. Välttämättä tätä vanhempien henkilötietoja ei löydy sieltäkään, koska käytännössä on ollut epäselvyyttä siitä, voiko perhetiedot lisätä lapsen kohdalle. Syy tähän on siinä, että aikuissosiaalityö käyttää samaa tietokantaa ja saadun palautteen mukaan he ovat toivoneet, että perhetietoja ei muuteta lastensuojelun toimesta. Monet lastensuojelun asiakkaat ovat myös toimeentulotukiasiakkaita.
6.1.3 Tiedot tapahtumasta
Kirjaus alkaa lähes aina ja poikkeuksetta päivämäärällä, joka on korostettu bold-toiminnolla.
Päivämäärän alta alkaa suoraan kirjaus. Ensimmäinen lause tai kirjaus kertoo yleensä mikä tapahtuma (tapaaminen, kotikäynti, puhelu, neuvottelu, ilmoitus) on kysymyksessä. Lisäksi kirjaus tarkentaa esimerkiksi missä on tavattu ja minkälainen tapaaminen on kysymyksessä. Joissakin kirjauksissa on tuotu myös esille, onko tapaaminen yllättävä vai sovittu.
Pääasiassa lastensuojelutarpeen selvityksen aikana tapaamiset ovat sovittuja, mutta kysymyksessä saattaa olla myös yllätyskotikäynti tai päivystysluonteinen tapaaminen toimistolla. Tätä ei ole välttämättä aina kirjattu asiakaskertomukseen. Vastaavasti teksti ”Toimistolla sovitusti...” (tapaus 7) kertoo lukijalleen sen, että tapaaminen on ennalta sovittu ja kertoo siis osaltaan suunnitelmallisuudesta. Kun tekstissä nostetaan tämä esille, on lukijankin helppo ymmärtää tapahtumien kulku. Vain yhdessä kirjauksessa on kirjattu päivämäärän perään pelkästään
”Tapaaminen” eikä kirjauksesta käy ilmi missään vaiheessa, missä tapaaminen on ollut.
Lukija voi tosin päätellä seuraavasta kirjauksesta, jossa mainitaan alussa ”Kotikäynti”, että sana- tapaaminen viittaisi pelkästään toimistotapaamiseen.
Kirjaamistavoissa on eroavaisuuksia ja kirjavuutta jo näinkin pienessä aineistossa. Osa on erottanut kirjauksen tapahtuman luonteesta eri riville, osa on ”boldannut” tapahtuman ja osa taas kirjannut sen samalla riville normaalilla fontilla. Asiakaskertomuksia lukiessani erottuivat joukosta ne jotka olivat kirjanneet päivämärän alle korostetusti tapahtuman. Esimerkiksi näin:
22.2.2012
Ilmoituksen käsittely/tsto:
43 Paikalla...
Edellä mainittu esimerkki helpottaa lukijaa löytämään joskus suurestakin tekstimassasta etsimänsä tai oleellisen tiedon juuri sillä hetkellä. Päivämäärän alla lyhyt kirjaus tapahtuman luonteesta helpottaa esimerkiksi sen tiedon hakemista, onko perheeseen tehty kertaakaan kotikäyntiä tai onko perhettä tavattu ylipäätään muutoin kuin erilaisten neuvottelujen yhteydessä.
6.1.4. Paikallaolijat
Seuraava rakenteellinen asia, jonka nostan esille, on kirjaukset koskien tavattavia henkilöitä.
Teksteistä löytyi eroavaisuuksia kirjauksissa. Asiakkaista saatetaan mainita vain nuoren tai lapsen nimi, mutta vanhemmat on nimetty isänä ja äitinä, mainitsematta nimiä lainkaan. Koko asiakaskertomus saattaa olla kirjoitettu siten, että vanhempien nimiä ei ole mainittu kertaakaan tekstissä. Käytännössä tämä hankaloittaa muiden kuin lapsen oman vastuusosiaalityöntekijän työskentelyä, koska nimitiedot on haettava toisesta paikasta. Vastuusosiaalityöntekijälle perhe saattaa olla niin tuttu, että hän muistaa perheenjäsenet ilman kirjaamistakin. Sama huomio koskee myös soitettuja puheluita. Merkintä saattaa alkaa päivämäärällä ja kirjauksella ”Puhelu äidille”.
(tapaus 1). Tämä merkintä ja muuten puutteelliset henkilötiedot jättävät kertomatta, kuka tämä äiti on, kenelle on soitettu. Vaikka on oletettavaa, että kysymys on lapsen äidistä, olisi nimi jokaisen tapahtumakirjauksen alussa paikallaan.
Nimien ja perhesuhteen mainitseminen joka tapahtuman alussa helpottaa työtä myös siksi, että nykyään perheet ovat paljon ns. uusioperheitä, lasten elämässä saattaa olla eronneiden vanhempien lisäksi nykyisiä puolisoita. Siksi nimi ja perhesuhde on syytä kirjata lapsen tietoihin kokonaisvaltaisemman näkemyksen mahdollistamiseksi.
Myös muiden tapaamisia koskevien kirjausten kohdalla jää kaipaamaan tarkempia tietoja. Kirjaus 15.5.12 (tapaus 1, s.7) ”Tavattu perheneuvolassa”, jonka jälkeen kirjaus jatkuu puhutuista asioista.
Tekstistä ei ilmene, keitä paikalla on. Edellinen tapaaminen perheneuvolassa on ollut 17.4.12, joten kirjoittaja saattaa pitää osallistujien nimiä itsestään selvänä, koska edellisen tapaamisen kirjauksessa osallistujat on kirjattu tekstiin. Tämä edellinen kirjaus antaakin hienosti tietoa myös siitä, että lastensuojelun työntekijä kutsuttu tapaamiseen, joka on perheneuvolassa.
44
”Tavattu perheneuvolassa perheneuvolan aloitteesta...”, kirjaus jatkuu läsnäolijoilla. Tämän jälkeen vielä jatkuu ”Perheneuvolan ajatuksena oli sovitella vanhempien välejä ja päästä tapaamisasiassa sovintoon”.
Hyvään dokumentointiin kuuluu virka- tai työnimikkeen liittäminen nimeen, koska silloin lukijan on mahdollista tietää missä asemassa työntekijä on asiakasta tavannut. Joissakin teksteissä on mainittu työntekijöiden etu- ja sukunimen yhteydessä, että työntekijät ovat lastensuojelusta, mutta sen tarkemmin roolia ei ole välttämättä tuotu tekstissä esille. Joissakin teksteissä on sen sijaan kirjoitettu nimikkeet sosiaalityöntekijä ja sosiaaliohjaaja etu- ja sukunimen eteen. Joissakin teksteissä on unohtunut mainita viranomaisten nimike (titteli) ja työpaikka, mutta suurimmaksi osaksi ne on muistettu kirjata hyvin tekstiin. Suurimmaksi osaksi unohdukset koskevat lastensuojelun työntekijöitä. Sen sijaan muiden kuin lastensuojelun työntekijöiden nimikkeet on kirjoitettu liki poikkeuksetta selventämään, kenen kanssa on keskusteltu, esimerkiksi kuraattori, psykiatrinen sairaanhoitaja ja päiväkodin johtaja. Näissä kaikissa ei ole kuitenkaan nimen ja nimikkeen lisäksi kerrottu, missä yksikössä kyseinen henkilö on. Yksikkö saattaa käydä ilmi asiakaskertomuksen tekstistä jossain aiemmassa kohdassa, mutta vaatii lukijalta tekstin selaamista.
Esimerkiksi seuraavanlainen kirjaus (nimet muutettu) ”Paikalla Milla, äiti, Teija Kaski, Matti Ronkainen, Jenni Savioja ja Minna Pietilä...” ei kerro vieraalle henkilölle, keitä nämä paikallaolijat ovat ja mikä heidän roolinsa on. Kirjauksessa tämä ei käy myöhemminkään ilmi.
6.1.5 Suunnitelmallisuus ja tavoitteet
Asiakaskertomusteksteistä ei selvinnyt rakenteellisella tarkastelulla, onko lastensuojelutarpeen selvityksestä tehty suunnitelma esimerkiksi tapaamisista ja niiden sisällöistä. Joissakin tapauksissa oli kirjattu asiakaskertomukseen esimerkiksi sovitusta kotikäynnistä tai muusta tapaamisesta. Voi olla, että suunnitelma lastensuojelutarpeen selvityksen etenemisestä on kirjattu toisaalle, esimerkiksi perheelle lähetettävään kutsuun. Asiakaskertomuksesta olisi hyvä käydä ilmi vähintään se, milloin seuraava tapaaminen on sovittu. Lastensuojelutarpeen selvitysten aikana perheessä saattaa kuohua ja myös muut kuin vastuussa oleva sosiaalityöntekijä toimivat perheen kanssa.
Tällöin myös esimerkiksi päivystävien sosiaalityöntekijöiden on helppo tarkistaa asiakaskertomuksesta, mitä perheen kanssa on sovittu ja suunniteltu.
45