Apotti-hankkeen osaamisen ekosysteemin kehittyminen

Apotissa nähtiin, että laajassa tietojärjestelmän hankintaprosessissa ja toiminnan muutoshankkeessa vaadittiin neljänlaista osaamista: (1) Sekä hankinnan laajuudesta että hankkijaorganisaatioiden koosta johtuen sisältöosaamista vaadittiin laajasti. Piti kattaa erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon eri osa-alueiden toiminta. (2) Hankkeessa tuli olla myös yleisen IT-osaamisen lisäksi erityistä sosiaali- ja terveydenhuollon IT-osaamista. (3) Tarvittiin kokemusta sote IT-palveluiden tuottamisesta, koska piti ymmärtää sisältö ja sen vaatimukset sekä toimialueen lainsäädäntö, joka tuo erilaisia rajoitteita tiedon käsittelylle ja tietoturvavaatimuksia yms. Lisäksi tarvittiin (4) johtamisosaamista, erityisesti muutosjohtamista, hankejohtamista ja projektijohtamista.

Tyytyväiset käyttäjät oli yksi Apotin päätavoitteista. Jo hankinnan alussa aloitettiin erilaisten loppukäyttäjäryhmien tunnistaminen. Perusteena käytettiin paitsi ammattiryhmiä, mutta ennen

kaikkea toiminnallisuuksien ja käyttöympäristöjen vaativuutta tietojärjestelmänäkökulmasta. Tällä pyrittiin välttämään keskustelu eri erikoisalojen tai toimintaympäristöjen varsinaisen substanssin tärkeyden arvottamisesta. Vaikka Apotti on sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen toiminnan kehittämishanke ja mukana oli myös sosiaalihuollon asiantuntijoita, seuraavassa keskitytään terveydenhuollon loppukäyttäjiin sekä käytettävyysarvioinnin osalta kansalaisiin. Tulevista loppukäyttäjistä ei myöskään käsitellä teknologian asiantuntijoiden osallistamista hankintaan.

Keskeisten toimintaympäristöjen ja käyttäjäryhmien tunnistaminen

Yksi keskeisistä ja ensimmäisistä hahmotettavista asioista oli keskeisten toiminta- ja käyttöympäristöjen sekä käyttäjäryhmien tunnistaminen ja valinta tietojärjestelmänäkökulmasta (Schumacher et al., 2009) lähtevät suosituksessaan eri ammattiryhmien ja toimintaympäristöjen toiminnallisesta erilaisuudesta, mutta tällä lähestymistavalla monimutkaisessa sosiaali- ja terveydenhuollon hankinnassa olisi helposti päädytty jopa tuhanteen erilaiseen keskeiseen loppukäyttäjärooliin. Loppukäyttäjät onkin valittava niin, että esim. vaatimusmäärittelyitä tehdessä voidaan kuulla satoja eri alojen asiantuntijoita mutta valintaprosessissa on pystyttävä rajaamaan asiantuntijaroolit joihinkin kymmeniin, sillä samaa roolia varten tarvitaan useimmiten useampi asiantuntija arviointiprosessin mahdollistamiseksi. Kansainvälisestä kirjallisuudesta oli tämän prosessin helpottajana varsin vähän apua, sillä ammattiryhmien toimenkuvat poikkeavat huomattavasti toisistaan: esim. Yhdysvalloissa on erikseen ajanvarauksia, sisäänkirjauksia ym.

hallinnollisia tehtäviä tekevä ammattiryhmät, mutta Suomessa näitä tehtäviä tekevät myös hoitajat.

Tietojärjestelmänäkökulman korostaminen oli olennaista siksi, että näin pyritään välttämään arvolataus eri ammattiryhmien, erikoisalojen tai palvelutehtävien tekemisen sisällön suhteen.

Ammattiryhmät

Vaatimusmäärittelyiden keräämiseen osallistui noin 400 tulevaa loppukäyttäjää laajasti eri ammattiryhmistä. Vaatimusmäärittelyitä oli tuottamassa laajasti eri ammattiryhmien edustajia, mutta varsinaiseen tuotevertailuun päädyttiin valitsemaan arvioijat terveydenhuollon osalta lääkäreistä ja hoitajista, koska arvioitiin, että muiden suurempien terveydenhuollon ammattiryhmien tietojärjestelmän käyttötavat eivät merkittävissä määrin poikkea näistä kahdesta ryhmästä. Katsottiin lisäksi, että käyttäjätarinoiden perusteella tapahtuva tuotteiden arviointi olisi voinut hankaloitua kun esimerkiksi lääkitystoiminnallisuutta, joka on yksi keskeisimmistä terveydenhuollon tietojärjestelmätoiminnallisuuksista, ei voi arvioida kuin sellaisten ammattiryhmien edustajat, jotka työkseen lääkitystä käsittelevät.

Loppukäyttäjäasiantuntijat pyydettiin keskeisiksi katsotuista tietojärjestelmäympäristöistä, mutta alusta asti pidettiin tärkeänä riittävää organisatorista edustuksellisuutta eli HUSin silloisten tulosyksiköiden ja hankinnassa mukana olevien kuntien kattavaa mukanaoloa.

Tietojärjestelmäympäristöt

Keskeisten tietojärjestelmän käyttöympäristöjen valinnan perusteiksi valittiin toiminnan suuret volyymit ja/tai haasteellisuus tietojärjestelmänäkökulmasta. Suuria käyttövolyymejä edustivat toiminnallisuuksista vuodeosasto ja vastaanotto sekä lääkitys ja ajanvaraus. Haasteellista tietojärjestelmäympäristöä katsottiin kuvastavan sen, että nykyisten perusjärjestelmien ei oltu aiemmin katsottu suoriutuvan kyseisistä toiminnoista vaan oli päädytty hankkimaan erillisjärjestelmiä.

Tällaisia olivat mm. päivystys, leikkaussali, leikkaussalin toiminnanohjaus, teho-osasto, kotihoito, suun terveydenhuolto ja synnytyssali.

Hankintaan valmistautuminen

Ennen varsinaisen hankintaprosessin alkua loppukäyttäjäryhmien edustajille järjestettiin tietojärjestelmädemonstraatioita noin kymmenestä eri ohjelmistosta. Aivan alkuun mukana oli pääosin tietojärjestelmähankkeissa aikaisemmin mukana olleita ammattilaisia. Hankinnan laajuus ei ollut päätettynä, joten paitsi tuleville loppukäyttäjille mutta myös hanketoimiston edustajille oli tärkeää saada kuva markkinoilla olevista moderneista tietojärjestelmätuotteista ja niiden kyvykkyyksistä. Eri tuotteista demonstroitiin eri toiminnallisuuksia, jotta mahdolliset tulevat vaatimusmäärittelyt eivät painottuisi jonkin tietyn tuotteen ominaisuuksien kuvaamiseen.

Hankinnan alussa harvalla tulevalla loppukäyttäjällä oli käsitystä kehittyneempien potilastietojärjestelmien tarjoamista mahdollisuuksista. Osalla oli taas kokemusta potilastietojärjestelmien kehittämisryhmiin osallistumisesta ja jopa vaatimusmäärittelyiden tekemisestä. Heille kaikille piti selvittää, että nyt haetaan mukautettavaa järjestelmää neuvottelumenettelyllä, jolloin vaatimusmäärittelyillä ei haluta sitoa toiminnallisten vaatimusten toteutustapaa vaan kuvataan tehtäviä, mitä pitää saada suoritetuksi ja sellaisia tietojärjestelmävaatimuksia, jotka mahdollistavat tämän.

Vaatimusmäärittelyt

Apotti-hankkeen käynnistyessä ei riittävän laadukkaita ja kattavia potilastietojärjestelmien vaatimusmäärittelyitä ollut julkisesti saatavilla. Ennen vaatimusmäärittelyiden työstämistä yhdessä loppukäyttäjien kanssa oli hahmotettava, minkälaisista mukautettavista toiminnallisuuskokonaisuuksista moderni potilastietojärjestelmä koostuu. Lisäksi katsottiin, että loppukäyttäjien on helpompi alkaa tuottaa ja kommentoida vaatimuksia, jos heillä on jo aluksi käytettävissään pohjamateriaalina 15-100 asiantuntijatyönä tehtyä vaatimusmäärittelyriviä / toiminnallisuuskokonaisuus. Toiminnallisuuskokonaisuuksia olivat esimerkiksi lääkitys, kertomus, ajanvaraus, järjestelmänäkymät, päätöksentuki ja raportointi. Eri toimintaympäristöjen tietojärjestelmätarpeiden katsottiin muodostavan näistä toiminnallisuuskokonaisuuksista.

Tässä vaiheessa katsottiin, että operatiivinen ja konservatiivinen toiminta eroavat myös vuodeosasto- ja polikliinisen toiminnan osalta toisistaan niin paljon, että vaatimusmäärittelyitä kannatti käsitellä alkuun erillään. Samoin perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon

asiantuntijat käsittelivät vaatimusmäärittelyjä eri työpajoissa. Tämä jaottelu katsottiin järkeväksi myös siksi, että haluttiin mukaan myös muiden ammattiryhmien kuin lääkärien ja hoitajien edustajia, ja yksittäisten työpajojen osanottajamäärä olisi kasvanut liian suureksi. Eri alojen näkemykset tuli huomioiduksi, koska samat toiminnallisuuskokonaisuudet käsiteltiin 2-4 eri työpajassa. Työpajoihin osallistuvat saivat vaatimusmäärittelyt etukäteen tutustuttaviksi, mutta katsottiin, että ulkopuolisten intressitahojen (esim. hankkeeseen osallistuvien tietojärjestelmätoimittajien tai myöhemmin muuta mahdollista taloudellista etua saavien tahojen) välillisenkään vaikutuksen minimoimiseksi vaatimuksia ei voinut käsitellä esim. työtovereiden kanssa. Myöhemmin hankinnassa ei eroteltu operatiivisia ja konservatiivisia aloja tai perusterveydenhuoltoa ja erikoissairaanhoitoa toisistaan.

Vaatimusmäärittelytyöpajojen avulla huomattiin, että eri alojen edustajien tietojärjestelmätarpeet eivät poikenneet niin paljoa toisistaan kuin he olivat etukäteen olettaneet. Noin kahden määrittelykierroksen jälkeen tuli hyvin vähän uusia vaatimuksia. Täysin vastakkaisia näkemyksiä ei juurikaan tullut. Vaatimusmäärittelyistä keskustelu toimi myös hyvänä keinona oppia ymmärtämään, miksi eri toimintaympäristöissä toimitaan eri tavoin. Tosin varsinaista tilastotietoa tästä ei ole käytettävissä. Lopputuloksena oli noin 5500 toiminnallista vaatimusta, joiden painoarvo lopullisessa pisteytyksessä oli 6%; osa näistä vaatimuksista oli pakollisia eikä niitä pisteytetty.

Käyttäjätarinat

Usein suositellaan (Aaltonen ja muut, 2014; Schumacher et al., 2009; Katsma et al., 2007) asiantuntijahaastatteluja tai ammattilaisten observointia ensisijaisena menetelmänä toimintaympäristön kuvaamisessa. Apotissa tulevat loppukäyttäjät osasivat kuitenkin ohjattuna itse kuvata toimintaansa myös tietojärjestelmänäkökulmasta fasilitoiduissa työpajoissa. He selittivät toisilleen ja hanketoimiston edustajille, mitä tapahtuu milloinkin ja miksi, kun liikuttiin osalle vieraalla alueella. Näin pystyttiin esimerkiksi käyttämään vastaanottotapahtumaa kuvaavassa käyttäjätarinassa psykoosi- ja diabetespotilastapausta, vaikka suurin osa arvioijista oli muilta erikoisaloilta. Loppukäyttäjillä on kuitenkin koulutuksensa ja työhistoriansa tuoma ymmärrys hyvin erilaisista toimintaympäristöistä, mitä alan ulkopuolisilla ei luonnollisesti ole eikä ole mahdollistakaan synnyttää riittävässä laajuudessa. Jokaisen erilaisen käyttökontekstin kuvausta, esim. lääketieteen 50 erikoisalan osalta ei pidetty tarkoituksenmukaisena eikä edes mahdollisena hankinnan aikataulun puitteissa.

Käytettävyys

Käytettävyyden arviointi tehtiin pääosin käytettävyysasiantuntijatyönä, sillä terveydenhuollon asiantuntija ei ole käytettävyyden asiantuntija. Tulevat loppukäyttäjät antoivat subjektiiviset arvionsa vastaamalla käytettävyyskyselyihin (pohjautuen olemassa oleviin käytettävyyskyselyihin kuten SUS-kysely) käyttäjätarinademonstraatioiden yhteydessä sekä osallistuivat käytettävyystestauksiin testihenkilöinä. Käytettävyystestausta varten keskeisten tehtävien tunnistaminen tehtiin hanketoimiston toimesta sen perusteella, mitä tulevat loppukäyttäjät olivat hankinnan aikaisemmissa vaiheissa toiminnastaan kertoneet. Samoin käyttäjätarinoiden heuristisen asiantuntija-arvioinnin keskeisten toiminnallisuusalueiden valinnassa hanketoimiston asiantuntijat hyödynsivät

korostamista alueista. Tätä voidaankin pitää lähimpänä Schumacherin ym. (2009) kuvaamaa haastatteluiden ja observoinnin perusteella tapahtuvaa asiantuntijatyönä tapahtuvaa keskeisten käyttökontekstien ja tehtävien valintaa. Käytettävyystesteissä käytettiin ammattilaisten osalta osin ja kansalaisten osalta täysin sellaisia tulevia loppukäyttäjiä, jotka eivät olleet koskaan tutustuneetkaan testattaviin tuotteisiin.

Ns. valmissisällöt eli muiden organisaatioiden loppukäyttäjät

Potilastietojärjestelmissä on muiden käyttäjäorganisaatioiden kanssa yhteistyössä tehtyjä sisältöjä eli määräyspaketteja, hoitoprotokollia, näkymiä, raportteja, päätöksentuen herätteitä, mikä on sopimuksenteon jälkeen asiakasorganisaation hyödynnettävissä. Tämän käyttäjäyhteisön tuottaman sisällön laajuutta, laatua ja hyödynnettävyyttä arvioitiin ns. Valmissisältöarvioinneissa.

Koska hoitosuositukset Suomessakin perustuvat pitkälti kansainvälisiin tieteellisiin tutkimuksiin, on odotettavaa, että myös tietojärjestelmästä löytyvät hoitokäytänteet ovat helposti hyödynnettävissä Suomen oloihin. Arviointia varten valittiin tavallisten sairauksien tai toimintaympäristöjen kuten HIV:n hoidon, invasiivisten sydäntutkimusten, aivoinfarktin, synnytyskomplikaatioiden raportoinnin, rintasyövän ja tehohoidon laatumittarien toteutuksen olemassaoloa ja laadun arviointia. Arviointiin osallistui 76 asiantuntijaa HUSista ja kunnista; näistä arvioijista osa ei osallistunut muuhun tuotevertailuun vaan arvioi tuotteiden soveltuvuutta nykytoimintaan sellaisenaan.

Tuotevertailu A ja B

Tuotevertailuun osallistui kokonaisuudessaan 215 eri asiantuntijaa, joista 178 oli hankintarenkaan organisaatioista, 26 hanketoimiston edustajia ja 11 kansalaiskäyttäjiä. He osallistuivat yhteensä 80 arviointitilaisuuteen. Asiantuntijoista 76 (43%) tuli HUSista, 58 (33%) Helsingistä, 29 (16%) Vantaalta, 10 (6%) Kirkkonummelta ja 5 (3%) Kauniaisista.

Loppukäyttäjäasiantuntijoiden työajan käyttö

Tietojärjestelmien kehittämistyöhön osallistumisen keskeiseksi esteeksi on katsottu kansainvälisessä kirjallisuudessa varsinkin lääkäreiden (Høstgaard et al., 2011) osalta muodostuvan sen, että tehtävään ei allokoida työaikaa vaan se on tehtävä kliinisen työn ohessa. HUSissa perustettiin tämän vuoksi virkapohjia, jotka mahdollistivat sijaisten palkkaamisen hankintaan osallistuville loppukäyttäjäasiantuntijoille.