Alihankkijoiden kapasiteetin hallinta ja raportointi
Case: Sammet Dampers Oy
Juuso Metsälä
Opinnäytetyö Joulukuu 2019 Tekniikan ala
Insinööri (AMK), logistiikan tutkinto-ohjelma
Kuvailulehti
Tekijä(t) Metsälä, Juuso
Julkaisun laji
Opinnäytetyö, AMK
Päivämäärä Joulukuu 2019 Sivumäärä
52
Julkaisun kieli Suomi
Verkkojulkaisulupa myönnetty: Työn nimi
Alihankkijoiden kapasiteetin hallinta ja raportointi Case: Sammet Dampers Oy
Tutkinto-ohjelma
Insinööri (AMK), logistiikan tutkinto-ohjelma Työn ohjaaja(t)
Juha Sipilä Toimeksiantaja(t) Sammet Dampers Oy Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantaja Sammet Dampers Oy valmistaa savukaasupeltejä laivateolli- suudelle sekä voimalaitoksille. Peltejä valmistetaan sekä täysin räätälöityinä tuotteina, että sarjavalmistuksena. Koska voimalaitosten tarpeisiin menevät tuotteet suunnitellaan lähes aina tilauskohtaisesti, saattaa se aiheuttaa haasteita projektinhallinnalle toiminnanohjaus- järjestelmässä. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää tulevan ERP-järjestelmän mahdolli- suuksia käsitellä täysin uniikkeja projekteja projektinhallinnan näkökulmasta ja kartoittaa mahdollisten avustavien projektinhallintajärjestelmien tarve. Tutkimuksessa selvitettiin, kuinka projektinhallinta on tällä hetkellä toteutettu ja kuinka nykyinen toimintamalli toimii yhdessä uuden järjestelmän kanssa. Opinnäytetyössä tutkittiin myös toiminnanohjausjär- jestelmän käyttöönoton vaikutuksia yrityksen sisäisiin prosesseihin. Tulevaksi toiminnan- ohjausjärjestelmäksi on valittu CGI:n tarjoama Powered -järjestelmä.
Aineistoa kerättiin osallistumalla toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessiin sekä keskustelemalla eri osastojen avainhenkilöiden kanssa. Aineistoa kertyi myös havain- noimalla, opinnäytetyön tekijän työskennellessä hyvin lähellä projektin- sekä kapasiteetin- hallinnan nykyisiä ongelmakohtia. Tutkimuksen tuloksena todettiin, että lähes kaikki pro- jektinhallinnan kannalta tarpeellinen data voidaan käsitellä Powered-ohjelmistolla, ainoas- taan tiedon visualisointiin ja raportointiin tarvitaan toiminnanohjausjärjestelmän ulkopuo- linen ohjelmisto. Tällaista ohjelmistoa tarvitsee myös talousosasto, joten raportointityöka- lun valintaan vaikuttavat suurelta osin myös muiden, kuin opinnäytetyössä käsiteltyjen, osastojen tarpeet. Tutkimuksen perusteella parhaiten projektinhallinnan tarpeita vastaava raportointityökalu olisi Microsoftin tarjoama Power BI -ohjelmisto.
Avainsanat (asiasanat)
Kapasiteetinhallinta, prosessi, toiminnanohjausjärjestelmä, Projektinhallinta Muut tiedot
Description
Author(s) Metsälä, Juuso
Type of publication Bachelor’s thesis
Date
December 2019 Number of pages
52
Language of publication:
Finnish
Permission for web publi- cation:
Title of publication
Reporting and capacity management of subcontractors Case: Sammet Dampers Oy
Degree programme
Degree Programme in Logistics Engineering Supervisor(s)
Juha Sipilä Assigned by
Sammet Dampers Oy Abstract
Sammet Dampers Oy, which ordered this thesis, manufactures clean flow dampers for ship industry and power plants. Clean flow dampers are manufactured both as a mass produc- tion and as a completely tailored product. As the products for power plants are almost al- ways completely tailored it might cause challenges with project management in ERP sys- tem.
The objective of this thesis was to discover the possibilities of a completely unique project processing ability of the incoming ERP system from the point of view of project manage- ment and to clarify the need for a contributory project management software. The aim of the research was to find out how the project management is executed currently and how the current operating model can co-operate with Powered. This thesis includes research how introduction of ERP system impacts the internal processes of the company. Powered- system by CGI was selected as the forthcoming ERP system.
The material was gathered by participating in an implementation process of ERP system and by having a discussion with key persons from different departments. The information was also gained by observation as the writer of the thesis worked very close by with the current problem points of project- and capacity management. The results of the research showed that almost all relevant data related in the project management can be processed with Powered-program, only visualization of the data and reporting will need a non-ERP software. Other departments, which are not considered in this thesis require this kind of non-ERP software and that affects the final decision for the suitable software. Based on the research most suitable reporting software for the needs of the project management would be Power BI -program by Microsoft.
Keywords (subjects)
Capacity management, Process, ERP, Project processing Miscellanous
Sisällys
1 Johdanto ... 4
2 Opinnäytetyön lähtökohdat ... 5
2.1 Lähtökohdat ... 5
2.2 Tavoite ja tarkoitus ... 6
3 Toimeksiantajan esittely ... 7
3.1 Sammet Dampers Oy ... 7
3.2 Alihankinta ... 9
3.3 Tuotteet ... 10
3.3.1 Marine ... 10
3.3.2 Industry ... 12
3.4 IMO-määräykset ... 15
4 Projektiliiketoiminta ... 16
4.1 Projektin määritelmä ... 16
4.2 Projektin hallinta ... 17
5 Tuotannonohjaus ... 17
5.1 Karkeasuunnittelu... 17
5.2 Valmistuksen ohjaus ja suunnittelu ... 18
6 Toiminnanohjausjärjestelmä ... 19
6.1 Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP ... 19
6.2 Toiminnanohjausjärjestelmän valinta ... 20
7 Tutkimuksen toteuttaminen ... 21
7.1 Lähtökohdat ... 21
7.2 Tutkimusmenetelmät ja -kysymykset ... 21
7.3 Aineistonkeruumenetelmät ... 22
8 Nykytila-analyysi ... 23
8.1 Projektit Sammetilla ... 23
8.2 Projektinhallinta Sammetilla ... 25
8.3 Sammetin sisäisten prosessien nykytila ... 28
8.3.1 Myyntitoimenpiteiden hallinta ... 29
8.3.2 Suunnitteluprosessi ... 31
8.3.3 Hankintaprosessit ... 32
9 Powered ... 33
9.1 Miksi Powered? ... 33
9.2 Projektinhallinta Powered-järjestelmässä... 35
10 Tulokset ... 37
10.1 Powered-järjestelmän haasteet ja mahdollisuudet ... 37
10.2 Powered-järjestelmän vaikutus yrityksen pääprosesseihin ... 42
10.3 Haasteet ... 43
10.4 Tutkimuksen analysointi ja luotettavuus ... 44
11 Pohdinta ... 45
Lähteet ... 47
Liitteet ... 49
11.1 Liite 1. Access tietokannan työnseuranta raportti ... 49
11.2 Liite 2. Alihankkijoiden viikkoraportointi lomake ... 50
11.3 Liite 3. Marine-puolen projektin seurantataulukko ... 51
11.4 Liite 4. Asiakkaalle lähetettävä edistymäraportti ... 52
Kuviot
Kuvio 1. Marine-puolen kaksitietiivistysilmapelti ... 11
Kuvio 2. Marine-puolen kolmitietiivistysilmapelti ... 12
Kuvio 3. Sälepelti säätö tarkoitukseen ... 13
Kuvio 4. Sälepelti sulku tarkoitukseen ... 14
Kuvio 5. Kellopelti ... 15
Kuvio 6. Myyntitoimenpiteiden hallinta prosessi ... 30
Kuvio 7. Tuotteiden suunnitteluprosessi ... 32
Kuvio 8. Komponenttien hankintaprosessi ... 33
Kuvio 9. Projektinhallinnan seurantavaiheet ... 39
1 Johdanto
Tässä opinnäytetyössä käsitellään Powered-toiminnanohjausjärjestelmän mahdolli- suuksia ja toimintaa projektinhallinnan näkökulmasta. Opinnäytetyön tekijä työsken- telee toimeksiantajayrityksessä ja opinnäytetyön tutkimus liittyy vahvasti päivittäisiin työtehtäviin. Näin ollen aiheesta on myös paljon olemassa olevaa tietotaitoa. Päivit- täisen työn helpottaminen toimii osaltaan myös motivaationa tutkimuksen tekemi- selle. Toiminnanohjausjärjestelmät yleistyvät kovaa vauhtia PK-yrityksien (pienet ja keskisuuret yritykset) keskuudessa ja niille asetettu vaatimustaso kasvaa. Myös eri- laisten toiminnanohjausjärjestelmien tarjonta on suuri. Eri liiketoiminta-alueiden väli- set vaatimukset toiminnanohjausjärjestelmille ovat hyvinkin erilaisia.
Opinnäytetyön toimeksiantaja, Sammet Dampers Oy, on savukaasupeltejä valmistava yritys, jonka kasvu on viime vuosina ollut kovaa (SAMMET Company Profile 2019).
Sammet pyrkii vastaamaan kasvun tuomiin haasteisiin ottamalla käyttöön uuden toi- minnanohjausjärjestelmän alkuvuodesta 2020. Uudeksi toiminnanohjausjärjestel- mäksi on valikoitunut CGI:n toimittama Powered-järjestelmä. Sammet toimii kahdella eri liiketoiminta-alueella, Industry- ja Marine-puolella. Opinnäytetyössä keskitytään Industry-puolen liiketoimintaan, joka on pääsääntöisesti projektiliiketoimintaa.
Industry-puolen projektit ja tuotteet ovat useimmiten täysin uniikkeja, eikä niitä sel- laisenaan tulla valmistamaan uudelleen. Marine-puolen toiminta puolestaan on lähes poikkeuksetta valmistusliiketoimintaa, jossa samoja tuotteita valmistetaan jatkuvasti.
Powered-järjestelmän tulisi toimia molemmilla liiketoiminta-alueilla, joka aiheuttaa haasteita järjestelmän rakentamiseen.
2 Opinnäytetyön lähtökohdat
2.1 Lähtökohdat
Toimeksiantajana opinnäytetyössä on Sammet Dampers Oy (myöhemmin Sammet).
Sammet on viime vuosina kasvanut todella nopealla tahdilla, joka aiheuttaa aivan uu- denlaisia vaatimuksia sekä työntekijöille, että heidän käytössään oleville työkaluille.
Koko Sammetin Industry-puolen liiketoiminta on käytännössä projektiliiketoimintaa.
Yrityksen on jatkuvasti kehitettävä projektinhallinnan osaamistaan, jotta se kykenee vastaamaan kasvun tuomiin haasteisiin.
Työmäärän kasvaessa myös työntekijöiden määrä on kasvanut runsaasti. Kun projek- teja ja niiden ympärillä työskenteleviä ihmisiä on runsaasti, on jokaisen tiedettävä oma vastuualueensa ja löydettävä työssään tavitsemansa informaatio helposti. Tä- hän haasteeseen Sammet pyrkii osittain vastaamaan ottamalla käyttöön uuden toi- minnanohjausjärjestelmän. Uusi ERP-järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön Suo- messa vuoden 2020 alussa. Nykyisin käytössä olevat useat Excel-tiedostot ja erinäiset tietokannat tulisi saada poistettua käytöstä ja tavoitteena olisi rakentaa yhtenäinen järjestelmä, jossa kaikki tieto olisi tarjolla luotettavasti ja helposti. Useiden järjestel- mien päällekkäinen käyttö ja datan siirtäminen manuaalisesti järjestelmästä toiseen aiheuttaa haasteita datan laadun ylläpitoon.
Sammetin uusi toiminnanohjausjärjestelmä on jo otettu käyttöön Sammetin tytäryh- tiön Sammet Shanghain kokoonpanotehtaalla Kiinassa, järjestelmän valintaan vai- kutti suurelta osin sen sopivuus Kiinan tehtaan toimintaan. Tällä hetkellä Sammetin nopean kasvun mahdollistaa Kiinan kokoonpanotehdas, kyseisen tehtaan toiminta on suurelta osin sarjatuotantomaista ja tämän tyyppistä tuotantoa uudessa ERP-järjes- telmässä pystytään hallitsemaan hyvin.
Opinnäytetyön mahdollista aihetta pohdittiin yrityksen sisällä useita kertoja, mutta kaikki esille nousseet aihe-ehdotukset liittyivät tavalla tai toisella uuteen toiminnan-
ohjausjärjestelmään. Nykyinen aihe liittyy hyvin läheisesti opinnäytetyön tekijän päi- vittäiseen työhön Sammetilla. Opinnäytetyön aihe nousi esille, koska Sammetin Eu- roopan valmistuksessa tuotetaan paljon räätälöityjä projekteja teollisuuden ja voima- laitoksien tarpeisiin. Tällaisten uniikkien ja räätälöityjen projektien hallitseminen ERP- järjestelmässä on huomattavasti haastavampaa (Ollikainen 2019). Tutkimuksen läh- tökohtana on selvittää, kuinka uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vai- kuttaa yrityksen sisäisiin toimintoihin, eli prosesseihin ja kuinka tällaisia aikaisemmin mainittuja uniikkeja projekteja kyetään hallitsemaan ERP:ssä. Yhtenä tärkeimpänä tutkimuskysymyksenä on, että tarvitaanko tulevan toiminnanohjausjärjestelmän rin- nalle jokin avustava järjestelmä, esimerkiksi mahdollistamaan alihankkijoiden edisty- misen ja aikataulun seuranta sekä raportointi.
2.2 Tavoite ja tarkoitus
Sammetin kaikki valmistus tapahtuu alihankintana, mikä hankaloittaa projektien- ja alihankkijoiden kapasiteetin hallintaa. Opinnäytetyön tarkoituksena on saada yrityk- selle ymmärrys siitä, millaisia työkaluja voi mahdollisesti käyttää ERP-järjestelmän rinnalla helpottamaan projektien hallintaa ja kommunikointia alihankkijoiden kanssa.
Tavoitteena on saada aikaan selvitys siitä, kuinka tällä hetkellä toimitaan, miten ny- kyinen toimintatapa onnistuu ERP-järjestelmän ollessa käytössä, mitä mahdolliselta rinnakkaiselta järjestelmältä vaaditaan ja kuinka se vaikuttaa nykyisiin prosesseihin.
Opinnäytetyön yksi keskeinen tavoite on saada aikaan nykytila-analyysi, jotta voidaan arvioida yrityksen tämänhetkisiä ja tulevia tarpeita.
Opinnäytetyössä pyritään ottamaan huomioon myös Kiinassa sijaitsevan tytäryhtiön toiminta ja prosessit. Sammet Shanghai on jo ottanut käyttöön saman toiminnanoh- jausjärjestelmän, jonka on tarkoitus rantautua Sammetille alkuvuodesta. Sammet Shanghai poikkeaa toiminnaltaan erityisesti oman kokoonpanotehtaansa osalta.
Tästä syystä kaikki opinnäytetyön tulokset ja kehitysehdotukset eivät ole hyödynnet- tävissä suoraan Kiinan tehtaalla.
Oman kokoonpanonsa ansiosta Sammet Shanghain tuotannonsuunnittelu on koko- naisvaltaisemmin hoidettavissa uuden ERP-järjestelmän sisällä. Tämä johtuu siitä,
että oma kapasiteetti on hyvin vakaa, toisin kuin alihankkijoiden kohdalla, joiden va- rattua kapasiteettia voidaan muokata tarpeen vaatiessa hyvinkin nopeasti. Vaikkakin ERP-järjestelmän käyttöönotto on onnistunut Kiinassa olosuhteisiin nähden hyvin, odottaa järjestelmää Euroopan päässä aivan uudenlaiset haasteet. (Kaukanen 2019.) Käyttöönottovaiheessa on mahdollisuus punnita vaihtoehtoja ja tehdä korjauksia, jo- ten on enemmän kuin tärkeää tiedostaa tulevat tarpeet ennen virallista käyttöönot- toa. (Ollikainen 2019.)
Tuleva toiminnanohjausjärjestelmä on CGI Suomi Oy:n tarjoama ERP-järjestelmä, Po- wered. Kyseessä on erityisesti teollisuuden tarpeisiin suunniteltu toiminnanohjaus- järjestelmä, jonka vahvuuksiin kuuluu luotettava toimivuus yritysrajojen sekä maan- osien välillä. (Toivanen 2019.) Opinnäytetyön tavoitteena on tarjota Sammetille selvi- tys siitä, kuinka Powered tulee vastaamaan Sammetin tarpeita Suomessa ja mitä yri- tyksen tulisi ottaa huomioon, jotta järjestelmä palvelisi yritystä mahdollisimmat kat- tavasti.
3 Toimeksiantajan esittely
3.1 Sammet Dampers Oy
Sammetin historia ulottuu 35 vuoden taakse. Alun perin se oli perheyritys, joka kes- kittyi erilaisten teräsrakenteiden valmistamiseen. Yksi Sammetin suurimmista tuotok- sista on Oulussa sijaitseva 326 metriä korkea tv-masto. Sittemmin yritys on muo- tounut enemmänkin insinööritoimistoksi, jolla on omat tuoteet. Nykyisin Sammet keskittyy teollisuuden savukaasuventtiileiden, eli niin sanottujen ”peltien” suunnitte- luun ja myyntiin. Yrityksen päätoimipiste sijaitsee Jyväskylässä, Ylistönmäellä. Sam- metista on vuosien saatossa tullut oman alansa markkinajohtaja ja sen valmistamia tuotteita löytyy yli 80 maasta ja jokaisesta maanosasta. (SAMMET Company Profile 2019.)
Sammetin historia alkoi vuodesta 1984, jolloin yrityksen nimi oli SAM-MET. SAM-MET valmisti teräsrakenteita laidasta laitaan asiakkaan tarpeiden mukaan, samaan aikaan yritys tarjosi myös huolto- ja ylläpitopalveluita teollisuuden tarpeisiin. (SAMMET Company Profile 2019.) Nimi Sammet muistuu mieleen tänäkin päivänä monille pa- periteollisuudessa työskennelleelle nimenomaan huolto- ja asennusyrityksenä (Sam- masmaa 2019).
1993 syntyi Sammet Dampers Oy, josta lähtien yritys on keskittynyt teollisuuden pel- tien valmistukseen ja suunnitteluun. Sammet Dampers Oy oli tuolloin osa Sammet Group nimistä konsernia. 90-luvun alussa Sammet Dampers Oy valmisti yhden suu- rimmista pelleistään koskaan, kyseessä oli 15m x 4m sälepelti. Tästä jatkui tasaisen ja vakaan kasvun vaihe aina vuoteen 2016 asti. Vuonna 2016 Sammet myytiin Addtech AB nimiselle yritykselle. (SAMMET Company Profile 2019.) Addtech on Ruotsalainen korkeateknologisiin tuotteisiin erikoistunut konserni, johon kuuluu tällä hetkellä 130 tytäryhtiötä eri liiketoiminta-alueilta. Addtech:n liikevaihto vuonna 2018 oli n. 950 miljoonaa Euroa ja se työllistää noin 2900 henkilöä. (Addtech n.d.)
Sammetilla ei nykyisellään ole enää omaa valmistusta Euroopassa, vaan kaikki toteu- tetaan alihankintana (SAMMET Company Profile 2019). Tällä hetkellä Sammet Dam- pers Oy työllistää yli 85 henkilöä, joista noin 30 työskentelee Suomessa ja loput Sam- met Shanghain palveluksessa. Tässä opinnäytetyössä Sammetilla tarkoitetaan Sam- met Dampers Oy:n Suomen toimintoja. Henkilömäärä on hyvä osoitus kasvusta, kun ajattelee, että puolitoistavuotta takaperin henkilömäärä oli kolmetoista. Samassa suhteessa henkilömäärän kanssa on kasvanut myös liikevaihto; maaliskuussa 2018 päättyneellä tilikaudella liikevaihto oli n. 5,3 miljoonaa euroa ja vuotta myöhemmin yli 11 miljoonaa euroa. (Laatujärjestelmä n.d.)
2018 Sammet perusti tytäryhtiön Sammet Shanghai Co:n, jonka tarkoituksena on toi- mia Sammetin kokoonpanotehtaana. Sammet Shanghai sijaitsee nimensä mukaan Shanghaissa, Kiinassa. Sammet Dampers Shanghai Co. työllistää suoraan noin 55 hen- kilöä sekä useita alihankkijoita. (SAMMET Company Profile 2019.) Kaikki Sammet Dampers Shanghain kapasiteetti käytetään Sammet Dampers Oy:n tuotantoon.
Sammet toimii kahdella eri liiketoiminta-alueella, niin sanotulla Industry- ja Marine- puolella. Industry-puolella tarkoitetaan pääosin voimalaitoksille ja teollisuuteen suunniteltuja ja räätälöityjä ratkaisuja, kun taas Marine tarkoittaa nimensä mukai- sesti laivateollisuuden ratkaisuja. Sammet Dampers Shanghain kokoonpanotehdas on syntynyt palvelemaan nimenomaan Marine-puolen tuotantoa. Maailman suurimmat telakat sijoittuvat suurelta osin Aasian maihin, joten paikallisen tuotannon ansiosta voidaan asiakkaille tarjota kustannustehokkaammat ja nopeammat toimitukset.
(Sammasmaa 2019.)
Yksi isoimmista Sammetin nopeaan kasvuun vaikuttaneista tekijöistä ovat uudet maailmanlaajuiset säädökset laivojen polttoaineiden käytöstä. Vuoden 2020 alusta kaikkien laivojen tulee käyttää polttoaineenaan vähärikkistä polttoainetta tai vaihto- ehtoisesti laivoihin on asennettava puhdistulaitteisto rikin poistamiseksi pakokaa- suista (Rikkidirektiivi voimaan 2015 alussa 2014). Nykyisiä ja tulevia laivojen ympäris- tömääräyksiä käsitellään lisää myöhemmin tässä opinnäytetyössä.
3.2 Alihankinta
Alihankinnalla tarkoitetaan omaan tuotantoon tulevien tuotteiden tai palveluiden hankintaa oman yrityksen ulkopuoliselta toimittajalta. Perinteisen käsityksen mukaan päähankkija osallistuu alihankittavien osien määrittelyyn. Tällä tarkoitetaan esimer- kiksi päähankkijan, eli asiakkaan, suunnittelemien tuotteiden valmistuttamista ulko- puolisella toimittajalla. (Haverila, Uusi-Rauva, Kouri & Miettinen 2009, 25-26.)
Sammetin koko Euroopan tuotanto tapahtuu alihankintana. Sammet määrittelee tuotteiden vaatimukset ja suunnittelee tuotteet, mutta alihankkija hoitaa tuotteiden varsinaisen valmistamisen. Industry-puolella lähes jokainen tuote joudutaan suunnit- telemaan asiakkaan tarpeisiin sopivaksi rakennetta ja materiaaleja myöten. Alihank- kijat ovat osittain erikoistuneet tietyn tyyppisten tuotteiden valmistukseen, tietyt ali- hankkijat ovat erikoistuneet ruostumattomiin materiaaleihin ja toiset suurikokoisiin kellopelteihin. Alihankkijoiden erikoistuminen hankaloittaa osaltaan tuotannon kapa- siteetin hallintaa, josta on kerrottu lisää myöhemmin tässä opinnäytetyössä.
Sammet on vuosien ajan toiminut samojen alihankkijoiden kanssa. Tällä on pyritty varmistamaan tuotteiden tasainen laatu, sekä molemminpuolinen joustavuus ongel- matilanteissa. Sammetin alihankkijat sijaitsevat Suomessa, Virossa sekä Puolassa.
3.3 Tuotteet
3.3.1 Marine
Kahden eri liiketoiminta-alueen tuotteet eroavat toisistaan suuresti. Marine-puolella tuotteet on pystytty suurelta osin standardisoimaan ja tuotanto onnistuu lähes sarja- valmistuksena. Marine-tuoteperhe koostuu käytännössä kahdesta eri tuotteesta; 2- ja 3-tie pelleistä. Uusien meriliikennemääräysten johdosta osaan laivoista asenne- taan rikkipesurijärjestelmä, eli niin sanottu Scrubber-järjestelmä. Scrubber-järjestel- mällä tarkoitetaan laivojen pakokaasukanavaan asennettavaa laitteistoa, jolla pako- kaasusta saadaan erotettua ilmastolle myrkyllisiä kemiallisiayhdisteitä. Marine-tuot- teet ovat osa tällaista järjestelmää. Myöhemmin opinnäytetyössä kerrotaan hieman tarkemmin uusista meriliikennemääräyksistä. (Marine-tuotteiden koulutusmateriaali n.d.)
Pellit sijoitetaan laivojen pakokaasujärjestelmiin ohjaamaan pakokaasunvirtausta ha- luttuun suuntaan. Pakokaasujen kemikaalit ja paine-ero aiheuttaa rakenteisiin erilai- sia kemiallisia- ja mekaanisia rasituksia, jotka tulee ottaa huomioon jo peltejä suunni- teltaessa. Tämä pätee sekä Marine- että Industry-puolen pelteihin. (Marine-tuottei- den koulutusmateriaali n.d.)
Marine-pellit muistuttavat ulkonäöltään Industry-puolen peltejä, mutta toiminnalli- suudeltaan ne eroavat välillä suurestikin. Mitoitus perustuu yleensä standardeihin DN- putkikokoihin. Yleisimmät koot asettuvat välille DN350 – DN1900. DN (Diameter Nominal) koosta voidaan jossain määrin päätellä putken halkaisija millimetreinä.
(Marine-tuotteiden koulutusmateriaali n.d.) SFS-ISO 6708:1995 -standardi määritte- lee DN-mitoituksen seuraavasti:
Nimelliskoko (DN): Numerollinen koon ilmaisu, joka on yhtenäinen kai- kille putkiston osille, paitsi osille, jotka merkitään ulkohalkaisijan tai kierteen koon mukaan. Se on viittaustarkoituksiin sopiva pyöreä luku ja on vain väljästi yhteydessä valmistusmittoihin.
DN- mitoitus DN350 – DN1900 peltien paino voi olla mitä vain 60 kilon ja 3000 kilon välillä, riippuen pellin varusteista ja materiaaleista. Materiaaleina voidaan käyttää esimerkiksi S355, AISI304, AISI316 ja AISI625 teräksiä. Kuvioissa 1 ja 2 on esitetty Marine-puolen yleisimmät peltityypit. (Marine-tuotteiden koulutusmateriaali n.d.)
Kuvio 1. Marine-puolen kaksitietiivistysilmapelti (Sammet Dampers Oy 2019b.)
Yllä olevassa kuviossa on esitetty Marine-puolen kaksitietiivistysilmapelti. Kyseinen nimitys tarkoittaa sitä, että pellissä on vain kaksi tietä, yksi sisään tulevalle virtauk- selle ja yksi ulos lähtevälle virtaukselle. Yksinkertaistettuna voidaan ajatella, että ky- seessä on lyhyt putki, jonka keskellä on kääntyvä lapa, joka tarvittaessa estää virtauk- sen. (Marine-tuotteiden koulutusmateriaali n.d.)
Kun puhutaan nimenomaan kaksitie tiivistysilmapellistä se tarkoittaa, että peltiin on haluttu saada parempi tiiveysaste asentamalla siihen tiivistysilmalaitteisto.
Tällä tarkoitetaan, että pellissä olevan lavan sisään tuotetaan ulkopuolisella puhalti- mella ylipaine, joka estää esimerkiksi kaasun virtaamisen pellin läpi. (Marine-tuottei- den koulutusmateriaali n.d.)
Kuvio 2. Marine-puolen kolmitietiivistysilmapelti (Sammet Dampers Oy 2019b.)
Kuviossa 2 on esitetty Marine-puolen kolmitietiivistysilmapelti. Kuten aikaisemmin kaksitiepellin kohdalla, nimitys kolmetie pelti tulee siitä, että virtauksella on kolme- tietä, yksi sisään ja kaksi ulos. Kyseinen kolmitiepelti on kasattu kahdesta aikaisem- min esitellystä kaksitiepellistä ja niiden välille on rakennettu niin sanottu T-runko. T- rungon nimitys tulee sen T:n mallisesta muodosta. Tässäkin tuotteessa peltiin on asennettu tiivistysilmavarustelu tiiveyden lisäämiseksi. (Marine-tuotteiden koulutus- materiaali n.d.)
3.3.2 Industry
Industry-puolella peltityyppejä on huomattavasti enemmän kuin Marine-puolella.
Asiakkaina voivat olla esimerkiksi voimalaitokset, erilaiset jalostamot tai kaivokset.
Jokaisella asiakkaalla on pelleille erilaisia käyttökohteita ja tarkoituksia. Monet asiak- kaista saattavat jopa käyttää täysin samaan tarkoitukseen eri tyyppisiä ratkaisuja.
Tästä syystä Industry-puolelta löytyy useita eri tuoteperheitä ja niiden sisältä satoja
eri variaatioita. Käytännössä lähes jokainen pelti joudutaan suunnittelemaan asiak- kaan vaatimuksien mukaan. Alla on esitelty kuvina erilaisia peltityyppejä havainnollis- tamaan niiden rakenne-eroja. Peltityypin valintaan vaikuttavat monet asiat, esimer- kiksi säätöpellillä voidaan nimensä mukaisesti säätää kanavan virtausta tarvittaessa ja sulkupellillä sulkea kanava. Myös erityisen likaisiin olosuhteisiin valitaan siihen so- piva rakenne. (Industry-tuotteiden koulutusmateriaali n.d.)
Kuvioissa 3-5 on esitetty erilaisia Industry-puolen peltityyppejä, nämä havainnollista- vat, että erilaisia variaatioita ja täysin toisistaan poikkeavia rakenteita on useita. Ku- vion 3. Sälepellillä voidaan virtauksen sulkemisen lisäksi säädellä virtausta. Sälepel- leissä on usein useampi lapa, jotka kääntyvät yhtäaikaisesti haluttuun suuntaan. Kun puhutaan säätö- tai sälepellistä, joka on tarkoitettu virtauksen säätöön, lapojen asen- toa voidaan säätää, eli ne voidaan halutessa jättää vain osittain auki. Tyypillistä sää- töpellille on usein se, että vierekkäiset lavat kääntyvät toisiinsa nähden vastakkaisiin suuntiin, jolloin virtauksen hallinta on helpompaa. (Industry-tuotteiden koulutusma- teriaali n.d.)
Kuvio 3. Sälepelti säätö tarkoitukseen (Sammet Dampers Oy 2019b.)
Kuviossa 4 puolestaan on esitetty sälepelti, joka aikaisemmasta poiketen on muodol- taan pyöreä. Pelti on tarkoitettu vain virtauksen sulkemiseen tai avaamiseen, eli
tämä on niin sanottu sulkupelti. Tämä voidaan nähdä siitä, että lavat aukeavat toi- siinsa nähden samaan suuntaan. (Industry-tuotteiden koulutusmateriaali n.d.)
Kuvio 4. Sälepelti sulku tarkoitukseen (Sammet Dampers Oy 2019b.)
Alla olevassa Kuviossa 5 on erittäin likaisiin ja vaikeisiin olosuhteisiin suunniteltu kel- lopelti. Tässä rakenteessa lavan tiivistyminen on suunniteltu niin, että se toimii erit- täin likaisissa ja hankalissa olosuhteissa. Kellopellit ovat usein kooltaan suuria ja vaa- tivat sekä suunnittelu- että valmistusvaiheessa eniten töitä. Suurin Sammetin valmis- tama kellopelti on kooltaan noin 4m x 4m. (Industry-tuotteiden koulutusmateriaali n.d.)
Kuvio 5. Kellopelti (Sammet Dampers Oy 2019b.)
3.4 IMO-määräykset
Vuonna 2015 voimaan astuneessa EU:n rikkidirektiivissä edellytetään vähärikkisen polttoaineen (0,1 %) käyttöä Itämeren, Pohjanmeren ja Pohjois-Amerikan mantereen valvonta-alueilla. (Rikkidirektiivi voimaan 2015 alussa 2014.)
IMO eli International Maritime Organization on antanut määräyksen, jonka mukaan 2020 vuoden alusta kaikkien laivojen on siirryttävä käyttämään polttoainetta, jonka rikkipitoisuus on alle 0,5%. Muutoksena edelliseen vuoden 2015 EU direktiiviin IMO2020 säädökset tulevat koskettamaan koko maailmaa. Laivayhtiöillä on kuitenkin valittavissaan vähärikkisen polttoaineen käytölle vaihtoehtoja, joilla rikkipäästöjä saadaan pudotettua vaaditulle tasolle. Aluksiin voidaan asentaa rikkipesureita, eli niin sanottuja ”scrubbereita”. Tällainen järjestelmä mahdollistaa pakokaasun puhdis- tamisen niin, että polttoaineena voidaan käyttää raskasta polttoöljyä. Vaihtoehtoi- sesti laivat voivat siirtyä käyttämään LNG:tä eli nesteytettyä maakaasua polttoainee- naan. (IMO 2020 n.d.)
4 Projektiliiketoiminta
4.1 Projektin määritelmä
Projekti voidaan määritellä hyvin monella eri tavalla, mutta yhteistä lähes kaikille määritelmille on, että projektilla on selkeä aloitus- ja lopetuspiste. Projekteja voi olla hyvin erilaisia riippuen eri liiketoiminta-alueista, yhteistä näillä kaikilla tulisi kuitenkin olla, että jokaisella projektilla on tavoite ja selkeä päämäärä. Hyvin yleistä on myös pitää määritelmänä sitä, että samanlaista projektia tai suoritusta ei sellaisenaan ole koskaan aikaisemmin toteutettu. (Artto, Martinsuo & Kujala 2006, 24-26.) Projektia pidetäänkin usein tilapäisenä tehtävä tai suorituksena (Ruuska 2007, 19).
Projekti on ennalta määritettyyn päämäärään tähtäävä, monimutkais- ten ja toisiinsa liittyvien tehtävien muodostama ajallisesti, kustannuksil- taan ja laajuudeltaan rajattu ainutkertainen kokonaisuus. (Artto ym.
2006, 26.)
Sammetin tapauksessa projektin lopputulos on yleensä asiakkaan tarpeisiin suunni- teltu ratkaisu, joka sisältää yhden tai useamman pellin. Projektin lopputuloksen ei kuitenkaan tarvitse olla mitään konkreettista vaan se voi hyvin olla esimerkiksi jokin tuotettu palvelu (Ruuska 2007, 20).
Projektiliiketoiminta on projekteihin liittyvää johdettua ja tavoitteellista toimintaa, joka palvelee yrityksen päämäärien saavuttamista (Artto ym.
2006, 17).
Projektiliiketoiminta on yksi liiketoiminnan muodoista, jossa yrityksen toiminta ja ta- voitteet perustuvat erilaisten projektien pohjalle. (Artto ym. 2006, 17-18). Projektilii- ketoiminnan muotoja on olemassa useita. Projektiliiketoiminta voi muodostua esi- merkiksi toimitusprojekteista, jolloin asiakkaalle tarjotaan jonkinlainen ratkaisu tai tuote. Projektiliiketoiminta voi tarkoittaa myös esimerkiksi kehitysprojektia, jolloin yritys pyrkii projektin avulla kehittämään omaa toimintaansa. (Artto ym. 2006, 18- 20.) Esimerkiksi tässä opinnäytetyössä mainitut Sammetin asiakkailleen tarjoamat
tuotteet ovat toimitusprojekteja, ja toisaalta uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on Sammetin sisäinen kehitysprojekti.
4.2 Projektin hallinta
Projektin hallinnalla tarkoitetaan niitä toimenpiteitä ja resursseja, joiden avulla pro- jektin päämäärä saavutetaan määräajassa ja oikean laatuisena. Projektinhallinta si- sältää projektista riippumatta yleensä samoja toimintoja. Projektin alkuvaiheessa sen toteutus, aikataulu ja budjetti tulisi suunnitella hyvin. Suunnittelun yhteyteen liittyy kiinteästi myös päätöksenteko. Kun projektilla on valmis suunnitelma ja rakenne, seuraavaksi koittaa toimeenpanovaihe. Toimeenpanolla Sammetin tapauksessa voi- daan tarkoittaa peltien suunnittelun aloittamista. Kun työt projektin päämäärän saa- vuttamiseksi ovat käynnissä, esimerkiksi tuotteiden valmistus, on sitä valvottava ja ohjattava haluttuun suuntaan. (Ruuska 2007, 28-31.)
Jotta projektin hallinta onnistuisi halutulla tavalla, on sillä oltava vastuuhenkilö.
Yleensä projekteilla on projektikohtainen projektipäällikkö. Projektipäällikkö on se henkilö, joka vastaa suunnittelusta, päätöksenteosta, ohjauksesta sekä valvonnasta (Artto ym. 2006, 273-274.)
5 Tuotannonohjaus
5.1 Karkeasuunnittelu
Karkeasuunnittelulla tarkoitetaan usein yrityksen tilauskannan tai valmistusbudjetin perusteella tehtävää resurssien käytön suunnittelua. Tarkoituksena on varmistaa, että tuotannon resurssit ja niiden tarve vastaavat toisiaan. (Haverila ym. 2009, 415.)
Karkeasuunnittelulla pyritään varmistamaan tuotannon kapasiteetin riittävyys. Kar- keasuunnittelu perustuu usein jo olemassa olevaan tilauskantaan. Usein karkeasuun- nitteluvaiheessa tehdyt päätökset vaikuttavat myös tuotannon kustannuksiin, joten
myös tavoiteltu kustannustaso vaikuttaa karkeasuunnitteluun. Jotta tuotannon kapa- siteetti saadaan riittämään, pyritään tässä vaiheessa suunnittelemaan tuotannon re- surssien käyttöä riittävällä tasolla. Tuotannon resursseihin kuuluu mm. koneaika ja henkilö kapasiteetti. Näiden vaiheiden jälkeen pyritään usein arvioimaan myös toimi- tuskyky. Tuotannon kapasiteetti ja priorisointi määrittävät milloin on seuraava ajan- hetki, jolloin uusia tilauksia voidaan tuotannossa valmistaa. (Haverila ym. 2009, 415- 426.)
5.2 Valmistuksen ohjaus ja suunnittelu
Valmistuksen ohjauksen tarkoituksena on seurata tuotannon aikataulujen ja resurs- sien riittävyyttä. Olennaisena osana valmistuksen ohjaukseen kuuluu myös valmis- tuksen yksityiskohtainen suunnittelu. Valmistuksen ohjaus muuttuu hankalammaksi mitä ainutkertaisempia tuotteet ovat, kun valmistus on toistuvaa, on sen suunnittelu ja ohjauskin yksinkertaisempaa. Valmistuksenohjaus tehdään yleensä tarkemmalla tasolla kuin karkeasuunnittelu, sillä valmistuksen ohjauksessa otetaan huomioon tuo- tannon eri vaiheiden ja esimerkiksi tuotantosolujen toiminta ja aikataulutus. Valmis- tuksen ohjausta tehdään lyhyemmällä aikavälillä kuin karkeasuunnittelua. (Haverila ym. 2009, 425.)
Valmistuksen ohjauksessa otetaan huomioon jokainen työntekijä tai kone erikseen, ja suunnitellaan tuotantoa niiden pohjalta. Haasteellisimpia ohjattavia ovat yksitellen valmistettavat tuotteet, joiden valmistus joudutaan suunnittelemaan erikseen. Täl- laisten tuotteiden valmistuksen ohjaus vaatii paljon työtä verrattuna sarjavalmistuk- sena valmistettaviin tuotteisiin. (Haverila ym. 2009, 425.)
6 Toiminnanohjausjärjestelmä
6.1 Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP
Toiminnanohjausjärjestelmä on tietokoneohjelmisto, jonka avulla pyritään hallitse- maan kaikkia yrityksen prosesseja yhdessä paikassa. Toiminnanohjausjärjestelmästä käytetään usein lyhennettä ERP, tämä tulee englanninkielisestä nimityksestä Enter- prise Resource Planning. Toiminnanohjausjärjestelmä on tarkoitettu yrityksen toimin- nan ohjaamiseen. Käytännössä siis toiminnanohjausjärjestelmä on tietokoneohjel- misto, johon kerätään ja muokataan kaikkien yrityksen osastojen tarvitsema tieto yh- teen järjestelmään. ERP-järjestelmään kerätään lähes kaikki yrityksen käyttämä data, kuten tarjoukset, tilaukset, hinnastot, tuoterakenteet jne. Kun kaikki tämä tieto sijait- see yhdessä järjestelmässä, on se kaikkien saatavilla ja muutokset päivittyvät kaik- kien järjestelmän käyttäjien ulottuville. (Haverila ym. 2009, 430-431.)
Aikaisemmin monella yrityksellä oli käytössään useita järjestelmiä eri toimintojen- ja prosessienhallintaan. ERP-järjestelmän tarkoituksena onkin tuoda nämä useat järjes- telmät yhteen, jotta kaikki tieto olisi helposti sitä tarvitsevien käytössä. Toiminnanoh- jausjärjestelmällä pyritään usein parantamaan yrityksen tehokkuutta, parantamalla liiketoimintaprosessien välistä yhteistyötä. (Mikä ERP on ja miksi sitä tarvitaan. n.d.) ERP-järjestelmien tavoitteena on automatisoida eri osastojen välinen tietoliikenne, jolloin päivittäisessä työnteossa ei kulu aikaa manuaaliseen tietojen syöttöön järjes- telmien välillä. (Toiminnanohjausjärjestelmä. n.d.)
ERP-järjestelmä ei itsessään usein kykene palvelemaan yrityksen yksittäisen osaston tarpeita kovin hyvin, vaan lähes aina sen ympärille tarvitaan aikaisemmin mainittuja erillisiä ohjelmistoja. Esimerkiksi tuotannonsuunnitteluun voidaan tarvita erillinen ohjelmisto. Tällaisia toiminnansuunnittelun avuksi tarkoitettuja ohjelmistoja kutsu- taan APS-järjestelmäksi, APS tulee englanninkielen sanoista Advanced Planning and Scheduling System. APS-ohjelmistojen tavoitteena on tehostaa koko toimitusketjun toimintaa ja ne tarjoavat asiakkaille ja toimittajille mahdollisuuden osallistua esimer-
kiksi aikataulujen suunnitteluun. Tällaista järjestelmää voidaan käyttää myös yrityk- sen sisäisenä työkaluna mahdollistamaan yksityiskohtaisempi tuotannonsuunnittelu.
ERP-järjestelmän tarkoitus on toimia yhdistävänä tekijänä kaikkien tällaisten rinnak- kaisten ohjelmistojen välillä, ei niinkään korvata niitä. (Chapman, Arnold, Gatewood
& Clive 2017, 39.)
Yhtenä toiminnanohjausjärjestelmän hyötynä on sen mahdollistama raportointi. ERP- järjestelmillä voidaan luoda kaikesta järjestelmän käsillä olevasta tiedosta raportteja sekä tilastoja. Jos yrityksellä on käytössä useita järjestelmiä, on raporttien luominen hankalaa ja vaatii paljon manuaalista työtä, kun tieto joudutaan keräämään useasta paikasta. Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa raporttien laatimisen vaivatto- masti tai jopa automaattisesti. (Haverila ym. 2009, 431.) Tämä luo tehokkuutta lähes kaikille yrityksen osastoille, kun aikaisemmin raporttien tekemiseen käytetty työ- määrä voidaan kohdistaa raporttien tai tilastojen analysointiin.
6.2 Toiminnanohjausjärjestelmän valinta
Erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä on tarjolla useita, mutta ne ovat poikkeuksetta erikoistuneet tietyille toimialoille. Toisin sanoen ei ole olemassa järjestelmää, joka toimisi aukottomasti kaikissa yrityksissä, vaan yrityksen tulisi pyrkiä valitsemaan juuri omaan tarpeeseensa ja toimialaansa parhaiten sopiva ratkaisu. (Mikä ERP on ja miksi sitä tarvitaan. n.d.) Kaikkien toiminnanohjausjärjestelmien perusidea on kuitenkin usein sama (Haverila ym. 2009, 432).
Toiminnanohjausjärjestelmän valintaan yrityksessä vaikuttavat monet asiat, tärkeim- pänä kriteerinä usein on tietyn ERP-järjestelmän sopivuus yrityksen toimialaan. Usein tärkeinä kriteereinä ovat myös hinta, ominaisuudet sekä integroitavuus muihin jär- jestelmiin. Toiminnanohjausjärjestelmä on lähes poikkeuksetta yritykselle investoin- tina suuri, ja sen takia päätös uudesta järjestelmästä tehdään harkiten. Ohjelmisto- toimittajasta tulee asiakasyritykselle kumppani, jonka kanssa yhteistyön on toimit-
tava. Valintavaiheessa kannattaa siis ottaa huomioon tulevan kumppanin tulevaisuu- den suunnitelmat. Esimerkiksi ERP-järjestelmän ylläpito ja päivitykset sekä ongelma- tilanteiden hoitaminen ovat harkinnan arvoisia asioita. (Toivanen 2019.)
7 Tutkimuksen toteuttaminen
7.1 Lähtökohdat
Tutkimuksen lähtökohta oli, että Sammetilla oli juuri otettu käyttöön uusi toiminnan- ohjausjärjestelmä. Tavoitteena oli toteuttaa nykytila-analyysi ja selvittää, kuinka uu- den toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tulee vaikuttamaan yrityksen sisäisiin toimintoihin ja tarvitaanko toiminnanohjausjärjestelmän rinnalle jokin avustava jär- jestelmä. Avustavan järjestelmän tarpeellisuutta tutkittiin nimenomaan projektinhal- linnan ja tuotannonohjauksen näkökulmasta.
Tutkimuksen tavoitteena oli saada käsitys siitä, kuinka hyvin uniikkeja projekteja ja tuotantoa kyetään seuraamaan ja hallitsemaan kyseisen toiminnanohjausjärjestel- män kautta ja tarvitaanko rinnalle avustavia järjestelmiä. Aiheeseen sisällytettiin myös toiminnanohjausjärjestelmän vaikutus yrityksen sisäisiin prosesseihin, koska yritys on tähän asti toiminut hyvin joustavien järjestelmien avulla ja nykyaikainen toi- minnanohjausjärjestelmä vaatii toimiakseen oikeanlaisia suhteita toimintojen välillä.
7.2 Tutkimusmenetelmät ja -kysymykset
Tämä opinnäytetyön tutkimusmenetelmä on tapaustutkimus. Kyseinen tutkimusme- netelmä soveltuu hyvin tämän tyyppisen aiheen, kuten prosessien, tutkimiseen. Omi- naista tutkimusmenetelmälle on, että sitä käytetään yksittäisten ja kertaluontoisten tapausten tai tilanteiden tutkimiseen. (Hirsjärvi, Remes & Sajavaara 2010.) Tutkimuk- sessa oli osittain myös toimintatutkimuksen piirteitä, sillä tutkimuksen tekijä oli osa tutkittavan yhteisön toimintaa, mutta tutkimus jäi vajaammaksi kuin perinteinen toi- mintatutkimus (Kananen 2010).
Opinnäytetyön tavoitteena on saada mahdollisimman laaja ymmärrys toiminnanoh- jausjärjestelmän käyttöönoton vaikutuksista yrityksen sisäisiin toimintatapoihin ja prosesseihin, sekä selvittää Powered-järjestelmän kyky vastata projektiympäristön mukanaan tuomiin haasteisiin. Näihin tavoitteisiin tähdätään etsimällä vastauksia seuraaviin tutkimuskysymyksiin:
1. Kuinka toiminnanohjausjärjestelmä vaikuttaa nykyisiin prosesseihin?
2. Joudutaanko nykyisiä prosesseja muokkaamaan?
3. Tarvitseeko Powered järjestelmä rinnalleen tukevia järjestelmiä?
4. Mitä tällaiselta tuki järjestelmältä vaadittaisiin?
7.3 Aineistonkeruumenetelmät
Opinnäytetyötä lähestytään kvalitatiivisesta näkökulmasta, koska tutkittavana koh- teena on suurelta osin yrityksen prosessien sujuvuus ja ihmisten toiminta (Hirsjärvi, Remes & Sajavaara 2010). Tällaisia tutkittavia aiheita on Sammetin tapauksessa han- kala mitata numeerisin suurein. Toisaalta opinnäytetyön aihe on sen luontoinen, että esimerkiksi kyselytutkimus ei sopisi aineistonkeruumenetelmäksi.
Aineistonkeruuta toteutetaan usealla eri menetelmällä. Yhtenä tärkeimpänä aineis- tonkeruumenetelmänä on keskustelut ja haastattelut. Enimmäkseen keskusteluilla toteutettu aineistonkeruu mahdollistaa ideoiden ja ajatuksien vapauden, jolloin esille saattaa tulla jotain, mitä ei ole itse tullut edes ajatelleeksi, eikä näin ollen osaa siitä suoraan kysyä. Pyrkimyksenä on käydä keskusteluja mahdollisimman laajasti ja saada mahdollisimman laaja kuva eri osastojen välisistä kytköksistä prosessien sisällä. Kes- kusteluihin pyritään osallistamaan muun muassa yrityksen projektipäälliköitä, laatu- päällikkö, hankintapäällikkö ja kehityspäällikkö. Keskusteluja voidaan käydä usein työn ohessa, koska monesti opinnäytetyöhön liittyviä asioita nousee esille päivittäis- ten keskustelujen aikana.
Aineistonkeruussa tullaan hyödyntämään myös hyvin paljon havainnointia, koska opinnäytetyön tekijä työskentelee itse kohdeyrityksessä hyvin lähellä tutkittavaa ai- hetta. Tämä menetelmä mahdollistaa aineistonkeruun työn ohessa.
Aineistonkeruumenetelmän hyödynnetään myös yrityksen sisäisiä dokumentteja.
Tuotteisiin sekä yrityksen sisäisiin toimintoihin liittyvää tietoa saadaan yrityksen sisäi- sistä koulutusmateriaaleista ja yrityksen käyttämästä laatujärjestelmästä. Aiheen luonteesta johtuen tällaisten dokumenttien määrä on kuitenkin hyvin rajallinen. Ai- heeseen perehdytään myös kirjallisuutta lukemalla, jota saadaan käyttöön muun mu- assa yrityksen muilta työntekijöiltä sekä kirjastosta.
8 Nykytila-analyysi
8.1 Projektit Sammetilla
Sammetin tapauksessa erityisesti Industry-puolen liiketoiminta on projektiliiketoi- mintaa, jossa asiakkaalle toimitettavat tuotteet ovat lähes aina ainutlaatuisia. Ma- rine-puolen toimintaa pyritään kehittämään koko ajan lähemmäksi valmistusliiketoi- mintaa, joka puolestaan perustuu enemmän sarjavalmistukseen ja jatkuviin materi- aalivirtoihin. Sammetin tapauksessa projektin lopputulos on yleensä asiakkaan tar- peisiin suunniteltu ratkaisu, joka sisältää yhden tai useamman pellin.
Industry-puolen liiketoiminta koostuu suurelta osin projekteista. Koska Industry-puoli palvelee enimmäkseen voimalaitoksia ja raskasta teollisuutta, projektit ovat melko pitkiä ja vaativat usein asiakkaille räätälöityjä ratkaisuja. Vuonna 2018 Sammet val- misti yli 200 projektia, toimitusvarmuuden ollessa n. 91%. Kokonaisläpimenoaika vaihtelee kahdesta kuukaudesta yli vuoteen, riippuen projektien laajuudesta ja kii- reellisyydestä. (Laatujärjestelmä n.d.)
Keskimääräinen projekti Sammetilla kestää noin 3-4 kuukautta tarjouksesta valmii- seen tuotteeseen, sisältäen mitoituksen, suunnittelun ja valmistuksen. (Laatujärjes- telmä n.d.). Yksi isoimmista ongelmista projektinhallinnan kannalta ovat usein muu- tokset, sekä asiakkaan- että Sammetin puolelta. Isoissa voimalaitosprojekteissa on mukana kymmeniä eri toimijoita, joiden tuotteiden tulisi loppujen lopuksi toimia yh- dessä. Osaltaan tämän takia muutoksia tulee paljon. Pienikin mitoitusmuutos saattaa vaikuttaa moneen projektin ympärillä toimivaan toimittajaan. Toisaalta usein myös voimalaitoksien prosessiympäristö, kuten lämpötila ja korrosoivuus vaihtelevat suu- resti, joten materiaaleja sekä tuotteiden rakenteita joudutaan optimoimaan olosuh- teisiin sopiviksi. (Korhonen 2019.)
Projekti rakentuu pääsääntöisesti kuitenkin samoista vaiheista. Usein aloite projek- tille tulee asiakkaalta, joka lähestyy Sammettia esimerkiksi tarjouspyynnöllä. Tarjous- vaiheessa pyritään määrittämään tekniset vaatimukset, kuten materiaalit ja pelti- tyyppi. Jos asiakas hyväksyy tarjouksen, avataan kyseiselle työlle projektinumero ja sitä myöten projektille määräytyy projektipäällikkö. Tässä vaiheessa voidaan usein aloittaa peltien suunnittelu, joka voi kestää tilanteesta riippuen viikosta useisiin kuu- kausiin. Suunnittelun eri vaiheissa projektiin liittyy mukaan esimerkiksi hankinta- ja laatuosastot. Suunnitteluvaiheen jälkeen valmistuskuvat toimitetaan alihankkijalle, joka aloittaa tuotteiden valmistuksen. Kapasiteetti alihankkijalta on usein varattu jo tarjousvaiheessa, joten alihankkija on valmis aloittamaan valmistuksen heti.
Valmistusvaiheen jälkeen tuotteet tarkastetaan Sammetin toimesta ja toimitetaan asiakkaalle. Projektin loppuvaiheessa kasataan vielä dokumentaatio projektiin liit- tyen, joka myös toimitetaan asiakkaalle. (Laatujärjestelmä n.d.)
Alihankkijat valmistavat pellit suurelta osin itse. Mikäli tuotteeseen tulee esimerkiksi koneistettavia osia, joita kyseisellä alihankkijalla ei ole mahdollista valmistaa, he hankkivat ne itsenäisesti omilta yhteistyökumppaneiltaan. Pelteihin tulee kuitenkin useita niin sanottuja kaupallisia osia, eli eri valmistajien valmiskomponentteja kuten laakeriyksikköjä, rajakytkimiä sekä toimilaitteita. Tällaiset komponentit Sammet tilaa projektille ja myyjä toimittaa ne alihankkijoiden tiloihin sovitussa aikataulussa. (Laa- tujärjestelmä n.d.)
8.2 Projektinhallinta Sammetilla
Projektinhallinnan tavoitteena on saada projektin kaikki osa-alueet valmiiksi määrä- ajassa oikeanlaatuisena. Sammetilla jokaisella projektilla on oma projektipäällik- könsä, joka toimii päävastuullisena tuotteiden suunnittelusta, muutoksenhallinnasta ja aikataulusta. Tällä hetkellä projektipäällikön työkaluna projektinhallintaan on käy- tössä Access-tietokanta sekä erilaisia Excel-taulukoita, joihin kaikki tarvittava infor- maatio pyritään päivittämään. (Minkkinen 2019.) Access on Microsoftin tarjoama so- vellus, jolla voidaan käsitellä erilaisia tietokantoja sekä muodostaa niistä erilaisia ra- portteja. (Microsoft Access 2019.)
Sammetin tuotanto perustuu alihankintaan, joten karkeasuunnitteluvaiheessa pyri- tään suunnittelemaan alihankkijan resurssien käyttöä. Käytännössä Sammet saa toi- mittajiltaan karkean arvion vapaasta kapasiteetista tiettynä ajanjaksona. Tähän arvi- oon perustuen Sammet pyrkii tarjoamaan asiakkaille parhaimman mahdollisen toimi- tusajan. Karkeasuunnittelua Sammetilla toteutetaan hyvin yleisellä tasolla, johtuen siitä, että Sammetilla ei ole käytössään tarkkaa tietoa alihankkijan henkilö- tai kone- kapasiteetista. Sopimuksissa on sovittu toimittajien kanssa tietty määrä esimerkiksi hitsauskapasiteettia kuukaudessa, jonka perusteella voidaan arvioida jossain määrin tuotannon kapasiteetin riittävyyttä. Tätä voidaan tarvittaessa pyrkiä lisäämään tar- peen mukaan. Myös tuotannon ainutkertaisuus hankaloittaa kapasiteetin laskentaa, sillä kaikki tieto tarvittavasta kapasiteetista perustuu kokemukseen ja arvioihin.
Sammet ei itse tee valmistuksenohjausta, vaan alihankkijat suunnittelevat oman tuo- tantonsa ja aikatauluttavat Sammetin tilaukset omaan tuotantoonsa sopiviksi. Tilaus- vahvistuksen yhteydessä alihankkija lähettää Sammetille aikataulusuunnitelman eri työvaiheista, joita tarkennetaan työn edetessä. Muutos- ja myöhästymistilanteissa Sammet pyrkii kuitenkin auttamaan alihankkijoita, esimerkiksi käyttämällä osako- koonpanojen valmistuksessa toista toimittajaa ja näin lisäämään vapaan kapasiteetin määrää. Vapaalla kapasiteetilla tarkoitetaan vapaana olevien resurssien eli esimer- kiksi työvoiman tai koneiden määrää. (Kaukanen 2019.)
Vaikka alihankkijat tekevätkin itse varsinaisen valmistuksenohjauksen, on heidän ra- portoitava työn edistymisestä Sammetille viikoittain. Sammet on tähän asti käyttänyt alihankkijoiden raportointiin määrämuotoista Excel-taulukkoa, johon alihankkijat päi- vittävät viikoittain ennalta määrättyjen työvaiheiden edistymistä. Tällä tavoin projek- tipäälliköt pysyvät ajan tasalla projektien edistymisestä ja valmiusasteesta. Nykyinen toimintatapa on toiminut tähän asti hyvin ja sillä on kyetty seuraamaan alihankkijoi- den valmistusta riittävällä tarkkuudella. (Minkkinen 2019.)
Liitteessä 1 on esitetty Access-tietokannassa oleva raportti, jonka avulla projektipääl- liköt seuraavat projektien etenemistä ennen varsinaista valmistusvaihetta. Käytän- nössä projektin hallinta jakautuu ennen valmistusta tapahtuvaan suunnitteluun ja seurantaan sekä valmistuksen aikaiseen seurantaan. Ennen valmistusta tapahtuvia vaiheita seurataan Access-tietokannan avulla. (Minkkinen 2019.) Projektipäälliköt kir- jaavat Access:iin aina kun tietty seurattava vaihe on valmis, tällaisia vaiheita ovat:
1. Suunnittelun aloitus 2. Asiakaskuvat
3. Kuvat kommentoitu 4. Valmistuskuvat 5. Kuvat valmistajalla 6. Hankintalista 7. Konekyltit 8. Dokumentit
Projektien määrä Sammetilla on kasvanut nopeasti, joka on aiheuttanut töiden ruuh- kautumista. Koska projekteja on jonossa odottamassa, on projektipäälliköillä oltava keino seurata keskeneräisiä sekä aloittamattomia projekteja. Ylläolevat vaiheet 1-5 on saatava valmiiksi ennen kuin alihankkija voi aloittaa tuotteiden valmistuksen. Vai- heessa 4 valmistuu alihankkijalle lähetettävät valmistuskuvat, joiden perusteella ali- hankkijat valmistavat tuotteet. Vaihe 5 on luotu varmistamaan, että valmiit valmis- tuskuvat muistetaan toimittaa alihankkijalle. (Korhonen 2019.)
Kun valmistuskuvat on lähetetty alihankkijalle, siirtyy vastuu aikataulussa pysymi- sestä osittain alihankkijalle. Alihankkijoiden valmistusprosessi on jaettu tiettyihin seurantapisteisiin työvaiheiden mukaan. Tilausvahvistuksen yhteydessä alihankkijat lähettävät Sammetille karkean suunnitelman eri tuotantovaiheiden aikataulusta. Sa- mojen vaiheiden edistymistä seurataan myöhemmin viikoittaisilla edistymärapor- teilla. Kuva alihankkijoiden käyttämästä viikkoraportista liitteessä 2.
Seurattavat työvaiheet ovat:
1. Materiaalien hankinta 2. Osien leikkaaminen 3. Rungon valmistus 4. Lapojen valmistus 5. Alikokoonpano 6. Pääkokoonpano 7. Esitestaus 8. Pintakäsittely
9. Testaus / laaduntarkastus (FAT=Factory Acceptance Testing) 10. Toimitus
Kaikkien näiden vaiheiden aikataulu tulee olla Sammetilla tiedossa etukäteen. Mah- dollisista muutoksista on alihankkijan ilmoitettava Sammetille.
Aikaisemmin mainittujen kaupallisten komponenttien hankintojen ja toimituksien seuranta on Sammetin vastuulla. Myös näitä pyritään seuraamaan Access-tietokan- nassa olevan raportin avulla. Kaupallisten komponenttien seuranta on tämän hetki- sillä toimintatavoilla haastavaa, koska tuotteet toimitetaan usein myyjän toimesta suoraan alihankkijoiden tiloihin, jolloin Sammetin on haastavaa ylläpitää tietoa toimi- tetuista ja toimittamattomista tilauksista. Käytännössä Sammetin on luotettava toi- mittajien tilausvahvistuksiin.
Kaupallisten komponenttien tarve on aikaisemmin tullut hankintaosaston tietoon projektipäällikön kautta. Kun valmistuskuvat ovat valmiina, niiden perusteella luo- daan tuotteista niin sanottu BOM-lista (Bill Of Material). BOM-listalla tarkoitetaan lis- taa kaikista komponenteista, joista tuote koostuu. BOM-listan pohjalta projektipäälli- köt muodostavat listan tarvittavista hankinnoista. Sammetilla tällaista listaa kutsu- taan hankintalistaksi. Hankintalista on seurantapisteiden listalla kuudentena. Seuran- tapisteen tarkoituksena on toimia muistutuksena hankintalistan luomiseen. (Kauka- nen 2019.)
Tulevaisuudessa Marine-tuotteiden BOM-lista voidaan syöttää Powerediin, jolloin näiden tuotteiden osalta projektipäällikön ei tarvitse erikseen muodostaa hankinta- listaa. Tämä toimii kuitenkin vain Marine-tuotteilla, joilla on standardirakenne. Stan- dardirakenteella tarkoitetaan, että tuote ei muutu, vaan sitä valmistetaan täysin identtisenä myöhemminkin. Räätälöityjen tuotteiden BOM-listoja ei ole järkevää syöttää Powerediin täydellisinä, koska niiden syöttäminen vaatii paljon työtä, eikä sa- manlaista tuotetta välttämättä valmisteta uudelleen. (Ollikainen 2019.)
8.3 Sammetin sisäisten prosessien nykytila
Uusi toiminnanohjausjärjestelmä tuo mukanaan useita muutoksia nykyisiin proses- seihin, koska aikaisemmin käytössä olleet hyvin joustavat toimintatavat tulisi saada toimimaan yhdessä Powered-järjestelmän kanssa. Sammet on vuosien ajan ollut per- heyritys, jonka henkilömäärä on ollut hyvin vakaa. Työntekijät ovat tehneet töitä yh- dessä jo vuosia ja tästä syystä kaikki toiminta on ollut omalla tavallaan hyvin helppoa.
Koska kaikki yrityksessä ovat tunteneet toistensa työn, toimintatavat ja yhteistyö kumppanit, on ollut helppoa hoitaa oman työn sivussa myös muiden tehtäviä. Hen- kilö- ja työmäärän lisääntyessä jokaisen on kuitenkin pystyttävä keskittymään entistä tehokkaammin omaan työhönsä ja omiin tehtäviinsä. Yrityksessä on tehty sisäinen päätös, että on helpompi lähteä muokkaamaan Sammetin sisäisiä prosesseja kuin räätälöidä järjestelmää sopivaksi nykyisille prosesseille.
Pääpiirteissään prosessit pyritään pitämään samanlaisina, mutta yrityksen kasvu sekä uusi toiminnanohjausjärjestelmä vaikuttavat väkisin omalta osaltaan yrityksen sisäi- siin toimintoihin. Seuraavissa kappaleissa esitellään Sammetin pääprosessit, niiden havainnollistamiseksi luodut uimaratakaaviot, sekä avataan ERP-järjestelmän muka- naan tuomia muutoksia.
8.3.1 Myyntitoimenpiteiden hallinta
Tässä luvussa perehdytään Sammetin myyntitoimintoihin ja sen prosesseihin. Aikai- semmin Sammetin myyntiosasto on koostunut käytännössä kahdesta henkilöstä. Mo- lemmat heistä ovat olleet Sammetin palveluksessa jo pitkään ja heidän omaamansa kokemus ja tietotaito ovat yksi Sammetin vahvuuksista.
Viime vuosina projektien määrä on moninkertaistunut ja samaan aikaan myös työn- määrä kaikilla osastoilla on kasvanut samassa suhteessa. Myyntiosastolla työskente- leekin tällä hetkellä viisi työntekijää. Uusien työntekijöiden myötä toimintatapoja on muokattava niin, että heidän olisi mahdollisimman helppo omaksua oma tehtävänsä ja vastuunsa yrityksessä. Uusilla työntekijöillä ei voi olla käytettävissään kokemuksen tuomaa tietotaitoa kaikista yrityksen toiminnoista. Jotta kaikki tekeminen olisi mah- dollisimman tehokasta, tulisi kaikkien voida keskittyä omiin vahvuusalueisiinsa.
(Minkkinen 2019.)
Kuviosta 6 saadaan parempi kuva siitä, kuinka myyntitoiminnot ja siihen liittyvien tu- kitoiminnot ovat yhteydessä toisiinsa. Kun asiakkaalta saadaan tarjouspyyntö, ottaa myynti sen käsittelyyn ja tekee päätöksen tarjouksen tekemisestä. Useimmiten tar- jouspäätös on myönteinen, mutta välillä voi tulla tilanteita missä asiakkaan tarve ei vastaa yrityksen tarjoamia tuotteita. Jo tässä vaiheessa voidaan tarvita muiden osas- tojen tukea, esimerkiksi suunnittelun teknistä osaamista. Mikäli tuotteita päätetään tarjota asiakkaalle, pidetään seuraavaksi niin sanottu tarjouskatselmus. Tarjouskat- selmuksella tarkoitetaan muiden osastojen osallistumista tarjouksen tekemiseen.
Tässä vaiheessa esimerkiksi suunnitteluosasto pääsee kertomaan oman näkemyk- sensä teknisistä vaatimuksista. Tarjousvaihe kestää yleensä useita tarjouskierroksia,
joiden välillä voidaan tarkentaa esimerkiksi teknisiä vaatimuksia. Mikäli asiakas hy- väksyy tarjouksen, siirtyy projekti seuraavaksi suunnitteluvaiheeseen. (Laatujärjes- telmä n.d.)
Kuvio 6. Myyntitoimenpiteiden hallinta prosessi (Laatujärjestelmä. n.d.)
Usein tarjousvaiheessa ilmenee tarve selvittää esimerkiksi pelteihin tulevien toimi- laitteiden saatavuutta tai varmistaa, että oikeanlainen toimilaite on saatavilla. Tällä hetkellä myyjät kysyvät usein itsenäisesti tarjouksia. Tämä on ollut aikaisemmin mah- dollista, koska projektimäärät ovat olleet pieniä, eikä esimerkiksi hankinnoissa olla päästy hyödyntämään vuosisopimuksien tuomia hinta etuja. Tilausmäärien kasvaessa Sammetilla olisi kuitenkin mahdollisuus saada kustannussäästöjä keskittämällä han- kintoja tietyille toimittajille. Kaikkien yrityksen osastojen tulisi siis keskittyä omiin tehtäviinsä. (Kaukanen 2019.)
8.3.2 Suunnitteluprosessi
Suunnitteluosaston henkilömäärä on kasvanut vähintään yhtä nopeasti kuin yrityskin.
Suunnitteluprosessi alkaa usein asiakaan tilauksesta. Heti tilauksen saavuttua myynti luo tilauksesta projektin, jolle määräytyy projektipäällikkö. Projektipäällikkö käy ti- lauksen läpi ja luo suunnitelman tuotteiden suunnittelusta. Projektimäärien ollessa pieniä, projektipäälliköt suunnittelivat suurimman osan tuotteista itse. Viime aikoina projektimäärien kasvaessa on suunnitteluosastolle palkattu useita henkilöitä suunnit- telemaan peltejä ja projektipäälliköiden tehtäväksi on muodostunut enemmänkin töiden jakaminen ja seuranta. (Korhonen 2019.)
Nykytilanteessa projektien määrä on niin suuri, että uusia projekteja ei päästä aloit- tamaan heti vaan tuotteiden toimitusajat pitkittyvät suunnitteluaikojen takia. Suun- nittelua voidaan pitää toimitusketjussa yhtenä pullonkaulana. Uuden toiminnanoh- jausjärjestelmän käyttöönoton tulisi vähentää tämän vaiheen työmäärää huomatta- vasti. Projektipäälliköiden aikaa kuluu tällä hetkellä turhaan esimerkiksi asiakasra- porttien tekemiseen. Monet asiakkaista vaativat viikoittaista raportointia projektin edistymisestä, tällaiset raportit joudutaan tällä hetkellä muodostamaan manuaali- sesti, joka vie aikaa. Jatkossa tällaiset raportit on mahdollista koostaa suoraan järjes- telmästä ilman manuaalista tietojenkäsittelyä. (Korhonen 2019.)
Projektipäälliköiden aikaa kuluu tällä hetkellä paljon myös kysymyksiin vastaamiseen.
Lähes kaikki projekteihin liittyvät yrityksen sisäiset kysymykset kohdistetaan projekti- päälliköille, vaikka sama tieto olisi kaikkien löydettävissä. Useiden järjestelmien pääl- lekkäisyys ja manuaalisen tietojenkäsittelyn inhimilliset virheet aiheuttavat paljon ky- symyksiä, koska tiedon löytäminen koetaan hankalaksi. Powered-järjestelmän yhtenä tavoitteena on tuoda kaikki tällainen tieto helposti saataville. Kuviossa 7. on esitetty tuotteiden suunnittelu prosessi uimarata-kaaviona. (Korhonen 2019.)
Kuvio 7. Tuotteiden suunnitteluprosessi (Laatujärjestelmä. n.d.)
8.3.3 Hankintaprosessit
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tulee helpottamaan myös hankin- taosaston työtä aikaisempaan verrattuna. Kuviossa 8 esitetty hankintaprosessi ei tule juurikaan muuttumaan Poweredin käyttöönoton myötä, mutta manuaalisen työn- määrä tulee vähenemään huomattavasti. Tällä hetkellä hankintatilaukset ja niiden seuranta tehdään täysin manuaalisesti. Tulevaisuudessa hankintatilaukset voidaan luoda Powered-järjestelmässä, joka tulee vähentämään manuaalisen työn määrää huomattavasti. Myös seuranta kehittyy, kun järjestelmä huomauttaa ostajaa esimer- kiksi tilausvahvistuksien puuttumisesta.
Powered-järjestelmän kautta tehtävät ostotilaukset onnistuvat jatkossa vain Marine- projektien kohdalla ja räätälöityjen tuotteiden hankinnat joudutaan jatkossakin hoi- tamaan manuaalisesti. Parantunut hankintojen seuranta pätee kuitenkin myös In- dustry-puolen projekteihin kohdistuneisiin hankintoihin.
Kuvio 8. Komponenttien hankintaprosessi (Laatujärjestelmä. n.d.)
9 Powered
9.1 Miksi Powered?
Sammetin uusi ERP-järjestelmä on CGI:n toimittama Powered (Ollikainen 2019). CGI on globaalisti toimiva IT-palveluja tuottava yritys, jonka historia Suomessa ulottuu yli 40 vuoden taakse. He ovat samalla myös yksi maailman suurimmista IT-palveluntarjo- ajista, joka työllistää globaalisti yli 77 000 henkilöä. CGI tarjoaa Poweredin lisäksi suu-
ren määrän muita IT-palveluja yrityksien käyttöön. Powered on CGI:n tarjoama toi- minnanohjausjärjestelmä, joka on suunniteltu pääsääntöisesti teollisuuden alalla toi- mivien yritysten käyttöön. Powered on kasattavissa erilaisista komponenteista, joka mahdollistaa sen räätälöinnin sopivaksi eri toimialoilla toimivien yritysten käyttöön.
(Powered-toiminnanohjausjärjestelmä 2019.)
Sammetin valitessa tulevaa toiminnanohjausjärjestelmää, oli selvää, että sen tulisi toimia saumattomasti yritysrajojen ylitse ja mantereelta toiselle. Päätöstä tehdessä oli jo tiedossa uuden kokoonpanotehtaan rakentaminen Kiinaan, joka tulisi alusta lähtien käyttämään uutta ERP-järjestelmää. (Toivanen 2019.)
Poweredin valintaa vahvisti aiemmat hyvät kokemukset Poweredin hyvistä etäkäyt- tötoiminnallisuuksista. Valintaa tehdessä haluttiin myös löytää toiminnanohjausjär- jestelmälle toimittaja, joka pystyisi opastamaan käyttöönotossa ja olemaan riittävän nopeasti ja helposti saavutettavissa. Vaikka tulee ottaa huomioon Sammetin nopea kasvu, täytyy silti tiedostaa, että Sammet on yrityksenä maailman mittakaavassa pieni. Sammet siis tarvitsi lähtökohtaisesti toiminnanohjausjärjestelmän, joka on suunniteltu PK-yritysten tarpeisiin. Kuitenkin CGI:n pitkä historia ja yrityksen suuruus koettiin positiivisena asiana luotettavuuden sekä toiminnan jatkuvuuden kannalta.
(Ollikainen 2019.)
Sammetin vaatimusmäärittelyissä otettiin jo valintavaiheessa huomioon järjestelmän integroitavuus sekä lisämoduulien saatavuus, joka helpottaa esimerkiksi raportointi ratkaisujen rakentamista Poweredin ympärille. On myös tiedossa, että CGI on panos- tanut Poweredin kehitykseen viime vuosina suuresti, tästä syystä myös päivityksiä sekä mahdollisesti uusia ominaisuuksia on odotettavissa jatkossakin. (Toivanen 2019.)
Sammet on vaiheittain ajanut sisään uutta toiminnanohjausjärjestelmää. Käyttöön- otto aloitettiin syksyllä 2018 ja ensimmäiset osastot saivat sen täydellä teholla käyt- töönsä huhtikuussa 2019. Kiinan kokoonpanotehdas Sammet Shanghai sai uuden ERP-järjestelmän käyttöönsä ensimmäisenä, koska heillä ei ollut aikaisempia järjes-
telmiä käytössä. Suomessa tehdään samaan aikaan työtä, jotta Suomen pään käyt- töönottovaihe sujuisi ongelmitta. Järjestelmään syötetään koko ajan uutta dataa, ku- ten myyntitilauksia ja tuoterakenteita, jotta käytössä olisi mahdollisimman kattavasti tietoa jo heti alusta lähtien. (Ollikainen 2019.)
9.2 Projektinhallinta Powered-järjestelmässä
Sammet Dampers Oy ja Sammet Shanghai eroavat valmistusnäkökulmasta katsot- tuna toisistaan täysin. Kiinan kokoonpanotehtaalla valmistuksenohjaukseen voidaan käyttää Powered-järjestelmää täysipainoisesti, koska omien resurssien ja kapasitee- tin seuraaminen ja kuormitus on mahdollista rakentaa toimimaan järjestelmässä.
Myös Kiinan tehtaalle pyritään löytämään ratkaisu alihankkijoiden seuraamiseen, koska kaikki kokoonpanoon tarvittavat teräsrakenteet ja komponentit ostetaan ali- hankkijoilta ja toimitetaan Sammet Shanghain tehtaalle lopullista kokoonpanoa var- ten. Toimitusten ja alihankintavalmistuksen seuraaminen on siis oman tehtaan toi- minnan kannalta välttämätöntä. (Kaukanen 2019)
Järjestelmään luodaan eri tuotantosoluille omat kuormitusryhmänsä, joita järjes- telmä kuormittaa tehtyjen tuotantotilausten perusteella. Tuotantotilaus sisältää tie- don valmistettavista tuotteista ja rakenteista ja rakenteet puolestaan koostuvat tuot- teeseen tulevista komponenteista ja niiden välisistä työvaiheista. Järjestelmä laskee sille annettujen tietojen ja kaavojen perusteella, kuinka paljon työtunteja tietylle tuo- tantosolulle on varattava, jotta jokin rakenteeseen sisältyvä työvaihe saadaan suori- tettua. Näiden annettujen tietojen pohjalta järjestelmästä voidaan seurata, kuinka suuri osa kapasiteetista kullakin ajanhetkellä on varattuna tai käytössä. (Ollikainen 2019.)
Sammet Shanghain kokoonpanotehdas käynnistettiin jo ennen kuin Powered saatiin täysin toimintaan. Alun perin oli tarkoitus saada se käyttöön mahdollisimman aikai- sessa vaiheessa, mutta Poweredin sekä tietoliikenneyhteyksien käyttöönotto kesti odotettua pidempään. Toisaalta Shanghain kokoonpanotehtaan käynnistäminen on-
nistui odotettua nopeammin. Tämä kuitenkin mahdollisti tuotannon vaihe- sekä läpi- menoaikojen kellottamisen. Powerediin saatiin heti alkuvaiheesta lähtien syötettyä todellisia arvoja tuotannon eri vaiheista, joka mahdollistaa tarkan kapasiteetin en- nustamisen ja seurannan. (Ollikainen 2019.)
Sammet voi käyttää Powered-järjestelmää oman toimintansa kuormittamiseen esi- merkiksi suunnitteluvaiheessa. Projektipäälliköt voivat kuormittaa suunnittelijoiden töitä Poweredissa ja tämä mahdollistaa oman sekä alaisten keskeneräisen työn seu- rannan. (Korhonen 2019.)
Poweredissa voidaan luoda myös tehtävänantoja toisille, eli niin sanottuja Taskeja.
Tämä voi olla esimerkiksi projektipäälliköille hyvä tapa jakaa töitä sekä seurata töiden etenemistä. Tässä piilee kuitenkin omat riskinsä. Tehtäviä voidaan Poweredissa antaa erilaisia tärkeysasteita käyttäen, esimerkiksi projektipäällikkö voi lisätä suunnittelijan Task-listaan tehtävän korkealla prioriteetilla, jolloin suunnittelija näkee, että tämä tu- lisi hoitaa ensi tilassa. (Korhonen 2019.)
Powerediin on suunniteltu otettavaksi käyttöön niin sanottuja Planning Group -kuor- mitusryhmiä, joita voitaisiin käyttää myynnin apuvälineenä tarjousvaiheessa. Näiden tarkoituksena olisi mahdollistaa alihankkijoiden kuormituksen seuranta ennen kuin varsinaisia myynti- tai tuotantotilauksia järjestelmään on luotu. Powered-järjestel- män hankaluus on siinä, että kapasiteetin kuormittaminen ennen tuotantotilauksen luontia on käytännössä mahdotonta. Päivittäisessä toiminnassa myyjät tarjoavat jat- kuvasti asiakkaille tuotteita jollakin toimitusajalla, käytännössä siis jo tarjousvai- heessa otetaan huomioon alihankkijoiden vapaa kapasiteetti ja arvioidaan toimitus- aika sen mukaan. Jotta alihankkijat kykenisivät toimittamaan tilaukset ajoissa, on jo- kaiselle tarjotulle tuotteelle varattava kapasiteetti, vaikka tarjouksesta ei välttämättä koskaan kauppaa muodostuisikaan. Planning Group -kuormitusryhmät on tarkoitus luoda kattamaan koko Euroopan tuotantokapasiteetti; ei siis ole tavoitteena seurata yksittäisten alihankkijoiden kuormitusta, vaan pyrkiä saamaan kokonaiskuva Euroo- pan kapasiteetin tilanteesta. Tällaisten Planning Group -ryhmien tarkoituksena olisi siis mahdollistaa kapasiteetin varaaminen ilman, että järjestelmään luodaan tilausta työlle. (Ollikainen 2019.)
Koko Euroopan kapasiteetin kattavat Planning Group -ryhmät voivat osoittautua haasteeksi, koska monet alihankkijat ovat erikoistuneet tiettyihin tuotteisiin, esimer- kiksi kaikki alihankkijat eivät valmista tuotteita ruostumattomista materiaaleista.
Näin ollen, jos seurataan kokonaiskapasiteettia, voi käydä niin että tietyn tyyppisten tuotteiden valmistuskapasiteetti on jo käytetty, mutta muille tuotteille vapaata kapa- siteettia löytyy hyvin.
10 Tulokset
10.1 Powered-järjestelmän haasteet ja mahdollisuudet
Opinnäytetyötä aloitettaessa oli tarkoitus selvittää erillisen projektinhallintaohjelmis- ton mahdollinen tarve. Tätä lähdettiin selvittämään tutkimalla, kuinka projektinhal- linta tällä hetkellä Sammetilla on hoidettu ja mitä asioita tulisi ottaa huomioon Powe- redissa. Ensimmäisenä keskusteluissa Poweredin käyttöönotosta törmättiin tosiasi- aan, että tämä aihe oli jossain määrin otettu huomioon jo tulevaa toiminnanohjaus- järjestelmää valittaessa. Toisin sanoen mitään kovin kriittisiä puutteita ei tutkimuk- sen tuloksena ollut odotettavissa.
Tutkimuksen edetessä myös Poweredin käyttöönottoprosessi eteni omaa tahtiaan ja järjestelmän mahdollisuuksiin päästiin paneutumaan entistä paremmin. Joitakin tut- kimuksen aiheena olleita ongelmia jouduttiin ajanpuutteen vuoksi ratkaisemaan ja rakentamaan järjestelmään jo tutkimuksen aikana. Powered-järjestelmän heikkouk- sien tutkiminen keskittyikin loppujen lopuksi pienempiin, mutta tärkeisiin yksityis- kohtiin, kuten kapasiteetinhallinta ja projektinhallinnan raportointi.
Tutkimuksen tuloksena saatiin varmuus siitä, että kaikki aikaisemmin mainitut, jo käytössä olevat, projektinhallinnan seurantavaiheet on mahdollista saada näkyviin Powered-järjestelmään. Aikaisemmin käytössä olleita projektinseurantavaiheita ja prosesseja ei tarvitse lähteä suurelta osin muokkaamaan. Käyttöönottovaiheessa,
kun kaikki rakennetaan järjestelmään alusta asti, on erinomainen mahdollisuus tehdä muutoksia nykyisiin toimintamalleihin, jos sellaiselle nähdään tarvetta. Projektipäälli- köiden kanssa käytyjen keskustelujen perusteella tällaista tarvetta ei kuitenkaan il- mennyt, vaan suurimpana ongelmana nähtiin manuaalisen tietojenkäsittelyn suuri määrä. Tietojenkäsittely useassa järjestelmässä aiheuttaa paljon työtä, joka ei varsi- naisesti tuota minkäänlaista lisäarvoa projektille. Projektinhallinnan seurantavaiheet tullaan siis rakentamaan sellaisenaan Powered-järjestelmään.
Nykyisissä järjestelmissä seurantavaiheita on mahdollista kuitata tehdyiksi ilman ra- joitteita. Seurantavaiheiden välillä on kuitenkin todellisuudessa olemassa sidonnai- suuksia, jolloin seuraavaa vaihetta ei voida aloittaa ennen edellisen valmistumista.
Powered-järjestelmään tulisi tällaisten vaiheiden välille rakentaa pakote edellisen vaiheen valmistumisesta, ennen kuin seuraavaa voidaan kuitata hoidetuksi.
Alla olevassa kuviossa 9 on esitetty projektin seurantapisteet ja ominaisuudet, jotka Powered-järjestelmässä tulisi olla. Oikealla puolella taulukkoa on merkitty, mitä vaa- dittavista ominaisuuksista on mahdollista rakentaa Powered-järjestelmään.
