Budjettisuunnittelumalli ja sen hyväksikäyttö aikakauslehtiyhtiön budjetoinnissa

'øvf0

BUDJETTISUUNNITTELUMALLI JA SEN HYVÄKSI­

KÄYTTÖ AIKAKAUSLEHTIYHTIÖN BUDJETOINNISSA

HELSINGIN

kauppakorkeakoulun KIRJASTO

Ltt: systeemit laudaturtutkielma

Helsingin Kauppakorkeakoulu 1979-04-28

laatija: Timo Välinen

Aikakauslehti on tuotteena varsin yleinen suomalaisessa taloudessa. Kuitenkin sitä on tutkittu vähän. Tehdyt tutkimukset eivät kuitenkaan ole tarkastelleet aikakaus­

lehteä laskentatoimen näkökulmasta. Tässä tutkimuksessa on eräänä osatavoitteena ollut antaa kuva aikakauslehdestä nimenomaan laskentatoimen näkökulmasta.

Tutkimuksen käsikirjoitukseen ovat talousjohtaja Heikki Ojala ja laskentapäällikkö Antti Lahtinen tehneet arvokkaita huomautuksia. Heidän lisäkseen ovat myös useat muut Yhty- neiden Kuvalehtien palveluksessa olevat henkilöt esittä­

neet arvokkaita huomautuksia työni eri vaiheissa.

Työni puhtaaksikirjoittamisesta ovat huolehtineet Orvokki Laine ja Tarja Ojanen.

Kiitän lämpimästi kaikkia edellä mainittuja henkilöitä.

Lopuksi kiitän Yhtyneet Kuvalehdet Oy:tä, joka on antanut puitteet työni laatimiselle.

Helsingissä huhtikuussa 1979 Timo Välinen

Sisällysluettelo

sivu 1. Johdanto

1.1. Aikakauslehtimarkkinat 1

1.2. Esimerkkiyritys 3

1.3. Tutkimuksen tarkoitus ja rajaus 4

2. Lehtikustannusyhtiön reaali- ja rahaprosessit 6 2.1. Lehtikustannusyhtiön reaali- ja rahapro­

sessin vaiheet 6

2.1.1. Aikakauslehden tuotot 6 1.1.1.1. Lehden myynti 6 2.1.1.2. Ilmoitustilan myynti 7 2.1.2. Aikakauslehden kustannukset 8 2.1.2.1. Toimituskustannukset 8 2.1.2.2. Valmistuskustannukset 9 2.1.2.3• Lähetyskustannukset 10 2.1.2.4* Markkinoin!ikustannukset 10

2.2. Yhteenveto 10

2.3* Rahaprosessi rahoituksen kannalta 11

3• Esimerkkiyrityksen budjetointijärjestelmä 13

3.1. Budjetoinnin toimeenpano 13

3.1.1. Budjetoinnin toimeenpanon ajoitus 13 3.1.2. Budjettitietojen keruu ja käsittely 14 3.1.3. Budjettiseurannan toimeenpano 16 3.1.3 • 1. Seurantaraporttien ajoitus ja

niiden sisältö l6

3.1.3 • 2. Seurantaraportit l8

3.1.3 • З. Bud jetti vastuu 2 3

4. Budj ettisuunnittelumalli 26

4.1. Miksi mallia tarvitaan 26

4.2. Mallin rakenne 27

4.2.1. Syöttötiedot ja niiden muotoilu

mallissa 2 8

4.2.1.1. Tilausmyynti 2 9 4.2.1.2 . Irtonumeromyynti 31 4.2.1.3• Ilmoitusmyynti 32 4.2.I.4• Välittömät myyntikulut 34 4.2.1.5. Vapaakappaleet, palautus­

prosentit ja postitse lähe­

tettävien lehtien määrä 34 4.2.1.6. Tariffin mukainen valmistus 36 4.2.1.7. Ei tariffin mukainen valm. 4I 4.2.1.8. Lähetyskustannukset 4I 4.2.1.9- Toimituskustannukset, kus­

tannus so pimusmak sut ja toi­

mit uspalve lui den kustannuks. 4 2

4.3. Mallin tulostus 43

4.4. Yhteenveto mallista 49

5. Mallin hyväksikäyttö budjetoinnissa 50

5.1. Vuosibudjettien laadinta 50

5.2. BUdj ettianalyysit 51

5-3- Keskipitkän tähtäyksen budjetti 53

6. Mallin hyväksikäyttö budjettiseurannassa 55 6.1. Miten ja miksi eroanalyysia käytetään 55

6.2. Eroanalyysin laskeminen 59

6.3. Esimerkkianalyysi 6 5

6.4- Eroanalyysi raportin käyttäjien koulutus 70

7. Yhteenveto tutkimuksesta 72

Lähdeluettelo 74

Liitteet :

Liite 1: Budjetointiin liittyvien käsitteiden

määrittelystä 75

Liite 2: Esimerkkilehden kateraportti 77 Liite 3 : Esimerkkilehden syöttötiedot 78 Liite 4 : Mallin syöttötietoihin liittyvien kysy­

mysten kulkukaavio 91

Liite 5 : Yhtyneet Kuvalehdet Oy : n julkaisut 96

1.

JOHDANTO

1.1. Aikakauslehtiinarkkinat

Suomessa ilmestyi vuonna 1974 yli 1000 aikakauslehteä.

Maailman tilastoissa Suomi oli kuudentena aikakaus­

lehtien nimiketarj onnassa. Koko aikakauslehdistön liikevaihto oli

1974 470 mil

Suhteellisen hyvät markkinat olivat houkutelleet alal­

le useita yrittäjiä. Nämä ovat kuitenkin karsiutuneet kovassa kilpailussa. Jo 70-luvun alussa alkanut aika­

kauslehtien omistussuhteissa tapahtunut keskittymi­

nen ja tästä seurannut kiristyvä kilpailu on jatkunut ja jatkuu edelleen voimakkaana. Toimialan kireää tilan­

netta on tarkasteltu myös muissa tiedotusvälineissä (sanomalehdet, televisio) poikkeuksellisen usein viime aikoina. Tähän on antanut aihetta erilaiset lehti­

kaupat ja lehtikuolemat.

Kustantajien välillä tapahtuvia lehtikauppoja voitai­

siin hyvin kuvata pakon sanelemiksi toimialan "sanee- raustoimenpiteiksi". Saneerausta on kuitenkin hai­

tannut se, että alalla on kolme suurta kustantajaa (Apulehdet Oy, Lehtimiehet Oy ja Yhtyneet Kuvalehdet).

Kilpailu käydään varsinaisesti lehtitasolla. Samoista lukijoista kilpaillaan samantyylisillä lehdillä. Myös ilmoitusmyynnissä käydään kilpailua. Lukijamäärissä tapahtuneet muutokset heijastuvat myös ilmoitusmyyn­

tiin. Koska markkinoiden kokonaiskysyntä on pysynyt

suunnilleen ennallaan on

havaittavissa melko pian ilmoitusmyynnissä.

Esimerkkeinä alalla tapahtuneista, yleistä keskustelua aiheuttaneista tapahtumista tämän vuoden alkupuolella voidaan mainita esimerkiksi Jaana-lehden myynti Lehti­

miehillä Apulehdelle, Yhtyneiden Kuvalehtien uuden nais­

tenlehden, Hopeapeilin, julkaiseminen ja Uusi Maailma-

lehden (Apulehdet) lakkauttaminen.

Aikakauslehdistön kustannuskehitys on suoraan riippu­

vainen keskeisten kustannustekijöiden hinnoissa tapah­

tuvista muutoksista. Tärkein osatekijä on painopaperi.

Sen osuus lehtityypistä riippuen on 40-60 lehden kustannuksista. Paperin hinta on viime vuosien aikana entistä tiukemmin sidottu kansainväliseen hintakehi­

tykseen. Lehtien kuljetuskustannukset (lähetyskulut) ovat viime vuosien aikaan nousseet huomattavasti muita kustannuksia voimakkaammin (taulukko 1).

Aikakauslehtien liitto onnistui viime vuonna neuvot­

teluteitse aikaansaamaan muutoksen aikakauslehtien kuljetusmaksuihin aiottuihin korotuksiin. Taloudel­

lisesti saavutetulla tuloksella ei ollut paljon mer­

kitystä mutta sen periaatteellista luonnetta ci voi väheksyä.

Vallitsevassa tilanteessa lehdet eivät ole kuitenkaan kyenneet hinnoittelussa kompensoimaan nousseita kus­

tannuksia. Siitä on ollut seurauksena kustannuspai­

neen jatkuva nousu. Tämä on ollut osaltaan vaikut­

tamassa edellä kuvattuihin "saneeraustoimenpiteisiin".

1974 1975 1976 1977 1978 Painatus 100 125.0 156.3 179-7 195.9 Työvoima 100 118.00 142.8 159.9 171.1 Kulj etusmaksut

aikakauslehdet 100 133.3 190.0 373.3 ^466.6 Kul jetusmaksut

sanomalehdet 100 125.0 150.0 233.3 254.З

Taulukko 1. Kustannuskehitys vuosina 1974-78 (Aikakauslehtien Liitto)

x)

Aikakauslehtien liitto

з.

1.2. Esimerkkiyritys

Tutkimuksessa on esimerkkiyrityksenä ollut Yhtyneet Kuvalehdet Oy. Yhtiö on kahden suuren kirjakustan­

tamon, Otavan ja Werner Söderströmin yhdessä omis­

tama aikakauslehtikustannusyhtiö. Yhtiö on toimialal­

laan suurin yhtiö Suomessa.

Yhtiön julkaisutoimintaan kuuluu tällä hetkellä kaksi­

toista julkaisua. Julkaisut kattavat skaalan yleis- aikakauslehdistä erillisiin erikoislchtiin (liite 5).

Tuotevalikoiman tarkoituksena on ollut kattaa suoma­

laisen perheen erilaiset lukutarpeet.

Yhtiön liikevaihdon ja markkinaosuuden kasvua kuvaa taulukko 2

-74 -75 -76 -77 -78 -74 -75 -76 -77 -78

Taulukko 2. Yhtyneet- Kuvalehdet Oy liikevaihto ja markkinaosuus vuosina 1974-78

Vuosikertamyynnin osuus yhtiön liikevaihdosta oli vuonna 197 8 noin 63 prosenttia. Irtonumeromyynnin osuus oli 14

ja ilmoitusmyynnin 23

•

Julkaisutoiminnan suotuisaan kehittymiseen on vai­

kuttanut journalistisen panoksen lisääminen. Tuote- uudistuksia on jouduttu tekemään nopeasti muuttu­

vien kilpailutilanteiden aiheuttamien tuotekohtais­

ten kannattavuusongelmien ratkaisemiseksi.

Yhtiön henkilökunnan määrä oli vuoden 1978 lopussa 260 henkilöä. Toimitushenkilöstöä oli kaikkiaan 102 henkilöä.

1.3. Tutkimuksen tarkoitus ja rajaus

Tutkimuksen tarkoitus on kuvata aikakauslehtikustannus- yhtiön budjetoinnin apuvälineeksi kehitettyä budjetti-

suunnittelumallia, sen hyväksi käyttöä budjettien laa­

dinnassa ja budjettiseurannassa.^

Koska yrityksen toimiala, aikakauslehtien kustantami­

nen, sisältää laskentatoimen näkökulmasta hyvin eri­

laisia tuottoja ja kustannuksia, on tutkimuksen alku­

osassa kuvattu yrityksen raha- ja reaaliprosessia.

Tämän jälkeen on kuvattu esimerkkiyrityksen budjetoin­

tijärjestelmää, jotta saataisiin tarkempi kuva siitä ympäristöstä, jota varten malli on kehitetty.

Budjettisuunnittelumalli on kuvattu käyttäjän näkö­

kulmasta seuraten ketjua: syöttötietojen kerääminen - tietojen sisäänsyöttö - mallin toiminta - mallin tulos­

tus. Lisäksi on kartoitettu mallin erilaisia hyväksi­

käyttömahdollisuuksia budj etoinnissa.

Mallin hyväksikäyttöä budjettiseurannassa eli eroana- lyysin suorittamista on käsitelty omana kokonaisuutena.

Eroanalyysin suorittamista on havainnollistettu myös numeerisen esimerkin puitteissa.

1) budjetointiin liittyvien käsitteiden määrittelystä

tässä tutkimuksessa katso liite 1

Tutkimus on rajattu koskemaan esimerkkiyrityksen budjetointijärjestelmän "teknistä” puolta. Tutki­

muksen ulkopuolelle on rajattu järjestelmän luonne ohjaavana välineenä, vaikkakin tähän on tutkimuk­

sessa muutamissa kohdin viitattu.

Tutkimuksen näkökulma on lähinnä budjetointijärjes­

telmän keskeisen informaation tuottajan ja koordi­

noijan eli budjettiosaston näkökulma. Tutkimuksen

lähtökohtana onkin ollut talousjohdon tarve pystyä

vastaamaan sekä ajallisesti että määrällisesti

kasvaneisiin johdon informaation tarpeisiin.

2. AIKAKAUSLEHTIYHTIÖN REAALI- JA RAHAPROSESSIT

2.1. Lehtikustannusyhtiön reaali- ja rahaprosessin vaiheet

Lehtikustannusyhtiön reaaliprosessi voidaan jakaa kolmeen osaan kuvan 1 osoittamalla tavalla

LEHDEN

VALMISTAMINEN (PAINAMINEN)

Kuva 1. Lehtikustannusyhtiön reaaliprosessin osat

Jotta osat voitaisiin liittää yhteen on ensin tutkit­

tava sitä, mistä ja miten aikakauslehden tuotot ja kustannukset syntyvät.

2.1.1. Aikakauslehden tuotot

Aikakauslehti saa tuottonsa kahdelta eri taholta.

Tuottoja syntyy lehden myynnistä. Toisaalta lehteä käytetään ilmoitusvälineenä, joten se saa tuottoja riiyös ilmoitustilan myynnistä.

LEHDEN

TOIMITTAMINEN

LEHDEN

MARKKINOINTI

2.1.1.1. Lehden myynti

Lehden myynti tapahtuu kahdella eri tavalla:

myyntinä ennakkotilausten perusteella eli vuosikerta- myyntinä, ja yksittäisten numeroiden myyntinä eli irto­

numeromyyntinä .

Vuosikertamyynti tapahtuu pääasiassa asiamiesten väli­

tyksellä. Lehtiyhtiö antaa voimakasta markkinointitukea asiamiesmyynnille erilaisten valtakunnallisten markki­

nointitoimenpiteiden avulla (TV-mainonta, tarjoukset ym Lehden kustantaja on sitoutunut sopimuksessa vuosikerta

7.

tilaajien kanssa toimittamaan heille tietyn määrän lehden numeroita vuodessa. Vuosikertamyynnissä on

lehti luonteeltaan kestokulutushyödyke. Vuosikertojahan ei myydä yksittäisillä "jutuilla", vaan lehden yleisellä linjalla ja toimituspolitiikalla.

Lehden irtonumeromyynti tapahtuu Lehtipisteiden ja

Rautakirjan myyntipisteiden "* ^ välityksellä. Irtonumero­

myynnin markkinointi on jaettu myyjän ja kustantajan välillä siten, että myyjä huolehtii varsinaisesta myyn­

nistä ja jakelusta^ sekä kustantaja mainonnasta.

Se millainen lehden irtonumero on luoteeltaan tuotteena riippuu paljon lehden sisällöstä. Jos se sisältää pääasi­

assa edellisten viikkojen tapahtumien ja uutisten kuvaa­

mista ja aialysointia on se lähinnä kertakulutushyödyke.

Toisaalta monet erikoisaikakauslehdet ovat luonteeltaan kestokulutushyödykkeitä. Ne sisältävät paljon sellaisia ohjeita ja artikkeleita, jotka eivät sisällöltään vanhene ja lukija saadaan säilyttämään lehden numerot. Tämä ei kuitenkaan muuta vanhan sanonnan viisautta: "mikään ei ole niin vanha kuin viikon (päivän) vanha aikakauslehti

(sanomalehti)".

Lehden irtonumeromyynnissä riski on lehden kustantajalla.

Lehden myyntipisteillä on vapaa palautusoikeus lehtien suhteen. Koska palautus tapahtuu vasta kun ko. numeron myyntikausi on ohi, on lehti auttamattomasti vanhentunut sen tullessa takaisin kustantajalle. Näin ollen palaute­

tuilla kappaleilla on arvoa enää jätepaperina.

2.1.1.2. Ilmoitustilan myynti

Lehteä voidaan tarkastella tuotteena myös ilmoitus- myynnin kannalta. Lehden ilmoitusmyynti riippuu monista tekijöistä.

1)

yhteensä n. 8000 myyntipistettä

Näistä tärkeimpinä voidaan luetella scuraavat:

- lehden levikki ja lukijamäärä - lehden ilmoitustilan hinta

- edellisestä saatavat kontaktipinnat eri lukijaryhmissä

- kilpailijoiden hinnat, levikit ym.

- erilaiset "ilmoituspaketit" ja tarjoushinnat eri kustantajilla - ilmoitustilan myyjä

_ lukijoiden laadulliset piirteet

Vaikka vaikuttavia tekijöitä on paljon on kaikilla

mahdollisuus saada tietoonsa tärkeimmät seikat. Kahdesti 2

)

vuodessa julkaistava Kansallinen media tutkimus

antaa mahdollisuuden tarkkojen vertailujen tekemiseen"'1 )

Ilmoitusmyynti on siis lehden myynnistä riippuva myynti- laji. Lehden kustantaja huolehtii täysin lehtiensä

ilmoitustilan markkinoinnista. Ilmoitustilan markkinoin­

tiin liittyy useia asiakkaiden mediavalintaa tukevan tutkimustoiminnan ylläpitäminen.

2.1.2. Aikakauslehden kustannukset

Aikakauslehdellä voidaan katsoa olevan neljänla kustannuksia: toimitus-, valmistus-, lähetys- j kinointikustannuksia. Näiden lisäksi tulevat ti yhtiön hallinnolliset ja muut yleiskustannukset ei ole kohdistettu lehdille.

isiä a mark- etysti

, joita

2.1.2.1. Toimituskustannukset

Aikakauslehden toimituksen suurimmat laiteinvestoinnit ovat ilmeisestikin puhelimet ja kirjoituskoneet.

2)

3)

aiemmin Puolueeton tutkimus

nykyään voidaan myös keskitetysti päätteen avulla suorittaa mediavalintaa avustavia laskelmia

9.

Suurimpana kustannuseränä onkin investointi "henkiseen pääomaai" eli toimituksen henkilökuntaan. Toimituskus­

tannukset muodostuvat pääosin palkoista ja palkkioista sekä muista henkilösivukustannuksista. Toimituskustan­

nukset ovat lehden kustannuksista vaikeimmin hallitta­

vissa. Toisaalta se johtuu juuri "henkisen työn" suu­

resta osuudesta toisaalta ulkopuolisten avustajien suuresta määrästä.

Vaikka toimituskustannukset ovat vaikeasti hallittavissa, ovat ne kuitenkin kustannuserä, johon lehti voi vaikuttaa.

Tämä aiheuttaa tietysti ristiriitoja lehden taloudesta vastaavien ja lehden toimittamisesta vastaavien hen­

kilöiden välillä. Vastakkain ovat taloudellinen ja journalistinen ajattelutapa. Optimaalisen ratkaisun on oltava jonkinasteinen kompromissi, sillä pitkällä tähtäimellä kummatkin ovat toisistaan riippuvaisia.

2.1.2.2. Valmistuskustannukset

Aikakauslehden valmistuskustannukset ovat suhteellisen hei posti määriteltävissä. Lehtien painatus suoritetaan

yleensä ulkopuolisissa kirjapainoissa, tai omalla paino-osastolla, joka veloittaa toimituksia suoritta­

mastaan työstä. Painopaikka on kuitenkin harvoin täysin ulkopuolinen, vaan yleensä kustantaja ja kirjapaino ovat jonkinasteisessa konsernisuhteessa toisiinsa nähden^.

Valmistuskustannusten suuruuteen vaikuttaa sekä lehden sivu- että painosmäärä. Lehden sivuista osa on yleensä värillisiä. Niiden kustannukset mustavalkoisiin sivuihin nähden saattavat olla jopa kolminkertaiset. Valmistuskus­

tannusten lopulliseen määrään vaikuttaa paljon myös lehden taitto erilaisten lisäkustannusten kautta (lisä- värikuvat, yhdistämiset ja upotukset ym.).

Yhtyneiden Kuvalehtien lehdet painetaan pääosin omis­

tajayhtiöissä (OTAVA ja WSOY7) . Lehtimiesten ja Apu- yhtiöiden lehdet painetaan pääosin Helprintissä, josta em. yhtiöt omistavat yhteensä 90 %.

2.1.2.3• Lähetyökustannukset

Lä he t y sk us tunnukset, syntyvät pääosin lehtien lähettä­

misestä postin välityksellä vuosikertatilaajille.

Postimaksu määräytyy osaksi kappalemäärän ja osaksi lehden painon mukaan. Postitaksan määrää valtio vuo­

sittain meno- ja tuloarvioissaan.

2.1.2.4• Markkinoin!ikustannukset

Markkinointikustannukset voidaan jakaa lehden markki­

nointi- ja ilmoitusmarkkinoinnin kustannuksiin. Myynnin edistämis- ja mainoskustannukset vaihtelevat tietysti lehdittäin hyvinkin paljon, riippuen lehden luonteesta, ilmestymistiheydestä ym. Toimialan kireä kilpailu kohot­

taa tuntuvasti näitä kustannuksia.

2.2. Yhteenveto

Kuvassa 2 on esitetty lehtikustannusyrityksen reaali- prosessi.

Asia­

miehet

Vsk- tilaajät Posti

Lehden markkin.

Toimitus

Ilm.markk. Kirja­

paino

Jakelu­

kanava piste

Ilmoittajat Mainostoimistot

Kuva 2. Lehtikustannusyhtiön reaaliprosessi

11.

2.3* Rahaprosessi rahoituksen kannalta

Lehtikustarmusyhtiön rahaprosessi on joustava rahoi­

tuksen kannalta. Tähän vaikuttaa myyntilajien erilainen luonne rahoituksen suhteen. Vuosikertamyynti perustuu ennakkotilauksiin. Näin ollen siitä on olemassa hyvinkin tarkkaa tietoa etukäteen. Vuosikertatilausten maksu

tapahtuu joko ennen varsinaista tilausjaksoa tai ko.

jakson alkupuolella. Kuvassa 3 on kuvattu kalenteri­

vuodelle kohdistuvan vuosikertamyynnin maksujen kumu­

latiivista kertymistä.

Kuva 3- Vuosikertamyynnin maksujen (mk) kumulatiivinen kertyminen.

Kun lisäksi arvioidaan että noin 75-95 lehden

markkamääräisestä kokonaismyynnistä on vuosikertamyyntiä, on selvää, että rahoitusbudjetti on hyvin <5s t upa i n o Then..

Muiden tuotto- ja kustannuserien voidaan katsoa olevan lähellä suoriteperustetta.

Vuosikertamyynti tapahtuu pääosin asiamiesten välityk­

sellä. Näiden saama palkkio riippuu siitä, mitä kautta

5)

Sitra s. 15

lehden tilaaja maksaa tilauksensa. Irtonumeromyynnissä olevan lehden hinnasta muodostavat jakelutien ja myyn­

tipisteen palkkio ja liikevaihtovero lähes puolet.

Ilmoitusmyynnin bruttotuotöistä lehti saa itselleen noin 80 %• Suurin osa ilmoituksista tulee mainostoimis­

tojen kautta.

Toimitus-, valmistus- ja lähetyskustannukset ovat pää­

osin ajallisesti kiinteistä. Toimituksen palkat ja sosiaalikulut, kirjapainon laskut ja postin laskut on maksettava määräpäivinä. Markkinointikulujen ajoittumi­

nen riippuu paljon erilaisten mainoskampanjoiden ym.

markkinointitoimenpiteiden ajoittamisesta.

Rahoitusbudjetin etupainoisuus ratkaisee maksuvalmius- ongelman. Toisaalta riittävä maksuvalmius lyhyellä tähtäimellä voi aiheuttaa rahan käytön lisääntymistä ja heikentää yrityksen tulosta.

13.

3. ESIMERKKIYRITYKSEN BUDJETOINTIJÄRJESTELMÄ

3.1. Budjetoinnin toimeenpano

3.1.1. Budjetoinnin toimeenpanon ajoitus

Esimerkkiyrityksen budjettikauden pituus on yksi vuosi.

Tähän on päädytty lähinnä vuosikertamyynnin takia.

Lehtien vuosikerrat ovat pääosin kalenterivuoteen sidottuja, joten yrityksen budjettikausi on kalenteri­

vuosi .

Budjetoinnin toimeenpanon ajoitusta voidaan kuvata kuvassa 4 esitetyllä tavalla.

TAPAHTUMA AIKA

"karkea" vuosibudj.

vuodelle x

Budj ettiseurannan aloittaminen

Kuukausikohtainen vuosibudj etti vuodelle x

"tarkistus"-laskel­

man

vuoden x jälkipuo­

liskolle

toukokuu vuosi x—1

loka-marraskuu vuosi x—1

vuoden x alusta

toukokuu vuonna x

Kuva 4• Budjetoinnin toimeenpanon ajoitus

Budjetointi alkaa siis jo edellisvuoden toukokuussa, jolloin talousosasto tekee karkean vuosibudjetin, joka perustuu edellisen vuoden budjettiin. Samaan aikaan tehdään myös kuluvaa vuotta koskeva "tarkis­

tuslaskelma", joka on myös suuntaa antava rakennet­

taessa seuraavan vuoden karkeaa budjettia. "Tarkis­

tuslaskelmaa" käytetään ainoastaan tuloksen enna- kointilaskelmana. Budjettiseuranta tapahtuu jatku­

vasti samaan syksyllä tehtyyn syysbudjettiin perustuen.

3.1.2. Budjettitietojen keruu ja käsittely

Budjetit perustuvat talousosaston ja ylimmän johdon kesän aikana tekemiin kustannusten kehitysennusteisiin sekä myyntijohdon seuraavaa vuotta varten tekemiin hintapäätoksiin. Nämä ennusteet koskevat lähinnä palkkoja ja valmistus- ja lähetyskustannuksia. Bud- jettivastuussa olevat henkilöt tekevät osabudjetit yhteistyössä oman toimintonsa johdon ja muiden leh­

destä vastuussa olevien henkilöiden kanssa.

Osabudjetit kootaan talousosastolle jatkokäsittelyä

7 )

varten. Jatkokäsittely tapahtuu ATK : ta hyväksikäyttäen budjettisuunnittelumallin avulla. Malli muokkaa myyn- titiedot suoriteperusteisesti kuukausitasolle, sekä laskee valmistus- ja lähetyskustannukset myynnin

sekä vaimistusbudjettien avulla ja jakaa ne kuukausi- tasolle suoriteperusteella. Mallin avulla tuotetut lehtikohtaiset budjetit kootaan yhteen ja niihin liitetään kiinteiden kustannusten budjetit kuvan 5 mukaisesti.

6) , .

budjett1vastuuta on käsitelty budjettiseurannan yhteydessä tarkemmin s. 23

niiden sisällöstä tarkemmin suunnittelumallin yhteydessä s• 26-.

7 )

Vuosikerta- myynnin budjetti

Irtonumero­

myynnin budjetti

Ilmoitus- myynnin budjetti

Valmistus- budjetti

Toimitus- kulujen- budjetti

Lehden kate- bud.etti

Ilmoitus markkin.

budjetti Lehden mark- ■ kinointi budjetti Budjetti-

suunnit- telu- malli

Toimitus- palveluide^_

budjetti

Katebudj kaikki leit det yht.

Sivutuot­

teiden net

Tulos-

totuotot budjetti

Markkin. ATK ja tila •

kiinteät ustenkäsitt.

kust.budj. budjetit

Kuva 5 • Esimerkkiyrityksen budjettijärjestelmä

Tulosbudjetti, joka edellä kuvatulla tavalla koo­

taan, selvittää myös koko toiminnan ennakoidun

tuloksen. Ennakoitua tulosta verrataan ylimmän johdon asettamaan tulostavoitteeseen. Mikäli ennakoitu tulos ei ole tyydyttävä tulostavoitteen kannalta muutetaan ja tarkistetaan lehtikohtaisia toimintasuunnitelmia.

Tämä budjettien muokkausvaihe on koko budjetoinnin kannalta eräs tärkeimpiä vaiheita. Koska yrityksen toiminta on tavoitteellista, ei ensimmäistä tulos- budjettia hyväksytä ilman muuta sellaisenaan, miksi se eri osabudjeteistä koottujen tuottojen ja kustan­

nusten perusteella muodostuu. On kyse eräänlaisesta kaupankäynnistä ylemmän johdon ja operatiivisen johdon välillä. Kaupankäynnin kohteena on toiminnan

"väljyys". Kiristynyt tulostavoite kaventaa operatii­

visen johdon liikkuma-alaa ja ohjaa sen toimintaa ylimmän johdon haluamaan suuntaan. Näin budjeteilla on sekä tavoitteellinen että ohjaava luonne.

Kun tulosbudjetti on saatu tavoitteen kannalta tyy­

dyttäväksi, talousosasto tekee rahoitusbudjetin.

Varsinaista omaisuustase ennustetta ei tehdä, mutta myyntisaamisten ja ostovelkojen suuruus vuoden

lopussa arvioidaan erikseen.

3.2. Budjettiseurannan toimeenpano

3.2.1. Seurantaraporttien ajoitus

Budj ettiseuranta on aina kompromissi ajan ja tarkkuuden suhteen. Harvoin yrityksellä on varaa odottaa niin

kauan, että jokainen kulu ja tuottolaji on tiedossa pennin tarkkuudella. Yrityksen toiminnan luonne ratkaisee hyvin pitkälle tarkkailukauden pituuden ja raportointiajankohdan.

17.

Lehtikustannusyhtiön toiminta on osittain hyvin lyhytjännitteistä. Viikkolehtiä julkaiseva yritys elää eräin osin "numeron kerrallaan". Tämä viikko- jaksoisuus korostuu nimenomaan sen takia, että nämä viikkolehdet ovat yrityksen pääartikkeleita ja niiden paino kokonaisuuden kannalta on erittäin merkitsevä.

Seurannan kannalta viikko on kuitenkin aivan liian lyhyt jakso. Ensinnäkin raporttien määrä paisuisi aivan kohtuuttomaksi. Toisaalta tietojen saatavuus asettaa esteen näin lyhytjännitteiselle seurannalle.

Tietojen saatavuus onkin esimerkkiyrityksen budjetti- seurannan "pullonkaula".

Tarkkailujakson pituus on esimerkkiyrityksessä yksi kuukausi. Raportointi tapahtuu noin 3-4 viikon kulut­

tua tarkkailujakson päättymisestä.

Myyntitietojen osalta "pullonkaulana" on nimenomaan

8

irtonumeromyynti. Vuosikertamyynti ja ilmoitusmyynti ovat yrityksen tiedossa jo ennenkuin tuote (=lehden numero) ilmestyy. Irtonumeromyynti alkaa vasta sen jälkeen kun lehti on ilmestynyt ja jatkuu seuraavan numeron ilmestymiseen saakka. Toisaalta myyntipis­

teiden suuri määrä aiheuttaa sen, että tarkkojen myyntimäärien selvittäminen saattaa kestää jopa

2-3 kuukautta.

Aikakauslehtien suurin jakelukanava Rautakinja on kehittänyt tilastolliseen myynnin ennakointiin perustuvan järjestelmän , jonka avulla voidaan 9) irtonumeromyynnin toteutuneita tuottoja ennakoida.

Esimerkkiyrityksen budjettiseurannassa käytetään

tätä koemyyntiverkon avulla saatua ennustetta hyväksi.

g \

toteutunut vuosikertamyynti on jaettu suoriteperus­

teella kuukausille, kuten budjettikin on tehty

9) ...

myyntipisteistä osa kuuluu ns. koemyyntiverkkoon, jonka myynti saadaan tarkasti ja jonka avulla arvioidaan koko myyntimäärä

Arvioita korjataan myöhemmin tarkkojen määrien selvittyä.

Valmistuskustannukset saadaan helposti las tee]la. Lähetyskustannukset saadaan myös ( laskun perusteella, mutta huomatt avan myöli heessa. Muut kustannustajit saadaankin pää pidon avulla.

3-2.2. Seurantaraportit ja niiden sisältö

Yrityksen tuotepolitiikan mukaan jokaista lehteä pidetään itsenäisenä tuotteena. Myös raportoinnissa on lähdetty liikkeelle siitä, että jokaista lehteä on pystyttävä seuraamaan itsenäisenä tulosyksikkönä, jottei tuotevalikoimaan sisältyisi kannattamattomia tuotteita.

Yrityksen päätoiminnot ovat lehtien toimittaminen ja niiden markkinointi. Näitä kumpaakin pyritään seuraa­

maan lehtikohtaisesti. Toimitusten osalta tämä onkin helppoa, koska toimituksilla on vain vähän yhteisiä toimintoja. Markkinoinnin osalta pystytään lehtikoh­

taisesti seuraamaan vain osaa kustannuksista. Leh­

dille kohdistamattomia markkinointikustannuksiä seu­

rataan toimintokohtaisesti.

Lehtikohtaisena yhteenvetona on lehden kateraportti.

Kateraportissa on lehden myyntituloista aluksi

vähennetty eri myyntilajeihin kohdistuvat välittömät markkinointikustannukset. Näin saadusta myyntikat­

teesta vähennetään valmistus-, lähetys- ja toimitus­

kustannukset. Näiden lisäksi vähennetään eräiden lehtien osalta kustannussopimusmaksut^'. Lisäksi vähennetään toimituspalvelujen kustannukset^^.

kun perus- postin)

äisessä vai- osin kirjan-

10

)

kustannussopimusmaksut ovat lehden lehden julkaisuoikeudesta maksamia

kustantajan korvauksia 11)

toimituspalvelut ovat keskitetyistä toimituksel­

lisista toiminnoista (kuvapalvelu, laboratorio, kirjasto, taiteilijakeskus ym.) maksettuja kor­

vauksia

19.

Kateraportit ovat koko tarkkailun tärkein osa, koska siinä on sekä panos että tuotos näkyvissä.

Kateraportin keskeisen aseman takia on siitä pyritty saamaan mahdollisimman paljon irti. Kateraportin analysointi kohdistuu sekä tulevaisuuteen, että menneisyyteen.

Tulevaisuuteen kohdistuva analyysi tapahtuu trendi- budjetin avulla. Trendibudjetissa on tämänhetkinen kumulatiivinen ero pyritty heijastamaan vuoden lopun tilanteeseen. Trendibudjetin laskeminen tapahtuu seuraavasti :

- kuukaudelle i budjetoitu mk-määrä on Xi - kuukautena i toteutunut mk-määrä on Yi - koko vuodelle budjetoitu summa on

12

i = l

- trendiarvo (T) saadaan kertomalla tämän hetken (t) kumulatiivisella toteutuneen ja budjetoidun mk-määrän suhteella koko vuoden budjetoitu mk-määrä eli:

t

i = l

Trendiarvon laskeminen näinkin yksinkertaisella menetelmällä on puolustettavissa lähinnä kahdesta syystä. Ensinnäkin menetelmä pyrkii korostamaan suu­

ria suhteellisia eroja. Näin se hyvin "dramaattisesti esiintuo tämänhetkisen tilanteen vaikutuksen ja

pyrkii ohjaamaan vastuuhenkilöitä" ’.12)

12)

talousjohtaja H.Ojala

oikeaan lukuun eli

1 ?

kun t —» 12, niin T —> y^

i = 1

Loppuvuoden lähetessä trendiarvo antaa yhä tarkemman kuvan lopullisesta tilanteesta.

Trcndibudjetit lasketaan siis lehtien katebudjeteistä ja tulosbudjetista, jota käsitellään myöhemmin.

Menneisyyteen kohdistuva kateraportin analyysi on erojen tarkempi selvittäminen. Tätä, eroanalyysin suorittamista, selvitetään tutkimuksessa omana kappaleena (6).

Kuten jo aiemmin kävi ilmi lehdille kohdistamattomia markkinointikuluja seurataan (markkinoinnin) toiminta kohtaisesti. Samoin hallinnon eri osastoja seurataan osastokohtaisesti. Näiden lisäksi seurataan omina toimintoinaan ilmoitusosastoa, tilaustenkäsittelyä ja ATK-osastoa.

Yhteenvetoraportteina toimivat kateraportti, jossa on kaikki lehdet laskettu yhteen ja tulosraportti, jossa yhteisestä lehtikatteesta on vähennetty eri osastojen kiinteät kulut. Myös häistä kummastakin tehdään trendibudjetti. Erillisenä yhteenvetona voidaan tarvittaessa tehdä myös kirjanpitolain mukainen tuloslaskelma.

Yhteenveto koko raportoinnista on kuvissa 6 a ja 6 b.

LEHTIKO H TÄISET

RAPORTIT

LEHDEN

MARKKINOINNIN MUUTTUVAT KULUT

VSK-MAINONTA IRTONUM.MAINONTA VÄLILIITTEET

SUORA MAINONTA MUUT MUUTTUVAT

KATERAPORTTI

TOIMITUSKULUT

PALKAT PALKKIOT AVUSTAJAT VALOKUVAT PIIRROKSET MATKAKULUT EDUSTUSKULUT AUTOKULUT YM.

YHTEENSÄ

SUOMEN KUVAPALV.

LABORATORIO KUVA-OSASTO KIRJASTO

TAITEILIJAKESKUS

TILAUSMYYNTI IRTONUM.MYYNTI ILMOITUSMYYNTI MYYNTI YHTEENSÄ

./. LEHDEN MARKKINOINTI ./. VAL I OL. VEL.

./. ILM.Tl LAN MARKKIN.

MYYNTIKATE VALMISTUS

LÄHETYS

TOIMITUSKUST.

KUST.SOP.MAKSUT TOIMITUSPALV.

Kuva. 6 a

LU О l- 03

О Ш

<C VU

Kuva

-1 H O t/) 2

НОШ

_J vo H H

O

h О. X

ш o H

< < Ш

LU O H

O H

23

Liitteessä 2 on esimerkki kateraportista. Raportit laaditaan ATK:ta hyväksikäyttäen. Tietojen syöttö tapahtuu tällä hetkellä etäispäätteen kautta. Koska

kirjanpito tapahtuu pienoistietokoneella on tulevai­

suudessa mahdollista siirtää osa raportoinnin vaati­

mista tiedoista suoraan pienoistietokoneelta rapor­

tointijärjestelmään .

3.2.3* Budjettivastuu

Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän tehtävänä on selvittää erot suunnitelmien ja todellisten tapahtu­

mien välillä. Mutta pelkkä syiden selvittäminen ei riitä, vaan on aikaansaatava toimenpiteet, joihin erot mahdollisesti antavat aiheen. Toimenpiteiden aikaansaamiseksi on jonkun oltava vastuussa niistä.

Vastuuhenkilöllä on kuitenkin pystyäkseen hoitamaan tehtävänsä, oltava myös toimivaltaa tehtävänsä suhteen.

Toimivaltaan liittyy myös mahdollisuus vaikuttaa jo tehtävän suunnitteluun13 )

Budjetti edellyttää toimiakseen myös vastuun jakamista.

Budjettivastuuseen joutuvien henkilöiden on saatava osallistua budjetin laatimiseen niiltä osin kuin se koskee heidän saavutettavaksi asetettuja tavoit­

teita. Heidän on myös hyväksyttävä nämä tavoitteet^^.

Esimerkkiyrityksessä jokaista lehteä käsitellään tulos vastuullisena yksikkönä. Tulosyksikön päätoiminnot

ovat lehden toimittaminen, lehden markkinointi ja ilmoitustilan myynti. Näistä vastaavat henkilöt ovat päätoimittaja, markkinointipäällikkö ja ilmoituspääl- likkö.

Il)J Ahlstedt-Jahnukainen s.70-71 14) Riistämä-Jyrkkiö s. 295

Koska yksikön (lehden) johdossa ei ole henkilöä, joka vastaisi kokonaistuloksesta eli yksikön tuotta­

masta katteesta on vastuu siitä yksikön "johtoryh­

mällä". Tämän "johtoryhmän" muodostavat edellä mai­

nitut eri toiminnoista vastaavat henkilöt (päätoi­

mittaja, markkinointipäällikkö, ilmoituspäällikkö).

Kuvassa 7 on edelläkuvattua "johtoryhmä" ajattelua pyritty selventämään. Seurantavailleessa raportit teh­

dään budjettiosastoila ja ne jaetaan eri vastuuhen­

kilöille. Lehden "johtoryhmän" jäsenien vastuu on tavallaan kaksijakoinen : tulosvastuu ja kannattavuus- vastuu. Ilmoitusmyyntipäällikkö on esimerkiksi vas­

tuussa ilmoitusosaston johtajalle tietyn suuruisen myyntitavoitteen saavuttamisesta. Toisaalta hän on lehden "johtoryhmän" jäsenenä vastuussa lehden koko­

naiskannat! a vuudest a koko yrityksen johdolle.

osasto

myynti pääl­

likkö

Zjohto ryhmä

(t j)

dflm.

myynti-.

päälik..

ilm.

myynti joht.

Aehden myynti- Vjoht.

pää- V toimit-]

taja

)

Kuva 7. Lehden "johtorylimän" toimintaan, päätöksiin ja käyttäytymiseen vaikuttavat henkilöt (henkilö­

ryhmät )

25.

Tulosvastuuta voidaan pitää pelkästään vastuuna

tietyn tavoitteen saavuttamisesta taloudellisuudesta välittämättä. Toisaalta kun kannattavuus nimenomaan perustuu taloudellisuuteen, saattavat nämä kaksi lähtö­

kohtaa olla ristiriidassa keskenään. Tämä tavoitekon­

flikti ratkeaa yksilötasolla kunkin yksilön tavoitteiden (esim. tuloksesta riippuva palkkaus) mukaisesti. Ryhmän keskuudessa konflikti ratkeaa sen mukaan, kumpi on

sillä hetkellä primäärimpi tavoite, tietyn osan tulos vai kokonaiskannat!.avuus. On selvää, että pitkällä tähtäimellä kannattavuus on primäärimpi tavoite. Mutta lyhyellä tähtäyksellä voivat ratkaisuun vaikuttaa

useatkin tekijät, kuten kilpailutilanne tai tuotteen elinvaihe (esim. lanseeraus) ym.

Esimerkkiyrityksessä pyritään edellä kuvattuja kon­

flikteja selvittämään nimenomaan lehden "johtoryhmän"

keskuudessa. Tämän "johtoryhmän" tärkeyttä korostaa eri toimintojen riippuvuus toisistaan, jolloin päätök­

set ovat toisiinsa sidottuja. Esimerkiksi ilmoitussi­

vujen lisääntyminen lisää koko lehden sivumäärää, joka taas lisää toimituksellisten sivujen määrää, koska sivumääriä ei voidan lisätä portaattomasti. Tämä taas aiheuttaa lisäyksen valmistus- ja lähetyskustannuksiin

15)

eroanalyysin yhteydessä on näitä riippuvuuksia selvitetty enemmän (s> 55-.)

BUDJETTISUUNNITTELUMALLI

Miksi mallia tarvitaan

Yrityksen kasvaessa kasvaa myös suunnittelun ja tarkkailun tarve. Näiden tarpeiden tyydyttäminen pelkästään manuaalisin toimin voi aiheuttaa ratkai­

sevia viivytyksiä sekä suunnittelu- että tarkkailu- vaiheessa .

Esimerkkiyrityksen myynnin kehitystä kuvaa taulukko 1.

Markkamääräinen myynti on kasvanut viidessä vuodessa yli kolminkertaiseksi. Kun päälehtien (3 kpl) levikit ovat yhteensä nousseet lähes 100.000 kpl samassa

ajassa, on selvää, että budjettiosasto on joutunut vastaamaan sekä ajallisesti, että määrällisesti kas­

vaneisiin ylimmän johdon informaatiotarpeisiin.

Talousosasto on lähtenyt hakemaan vastausta eniten aikaa vievien toimintojen siirtämisestä automaattisen tietojenkäsittelyn piiriin. Näitä toimintoja olivat lähinnä budjettien kokoaminen sekä seurantaraporttien laatiminen.

Seurantaraporttien kohdalla vapautunut aika on käy­

tetty osittain raportoinnin nopeuttamiseen ja osittain tarkempaan analysointiin. Koska seuranta on kuukau­

sittain toistuvaa on kokonaishyöty ATK:n hyväksikäy­

töstä todella merkittävää luokkaa. Manuaalisen käsit­

telyn aikana raporttien laadintaan käytettiin kuukau­

sittain lähes 1.5 miestyöviikkoa. Tähän sisältyy tietojen keruu, raporttien laskutoimitusten suoritta­

minen , puhtaaksikinjoitus ja monistaminen. Nykyisessä järjestelmässä, jossa raportit laaditaan etäispäätteen^

avulla, raporttien laadinta kestää noin 2 päivää.

Suunnitteluvaiheen "pullonkaulana" oli tarpeeksi tark­

kojen kokoomabudjettien laatiminen. Nimenomaan eri­

laisten vaihtoehtojen laskeminen on aiemmin jäänyt

16)

IBM-palvelukcskuksen APLSV-suorakäyttöjärjestelmä

joko epätarkaksi tai kokonaan suorittamatta. Näiden vaihtoehtolaskelmien suorittaminen on ollutkin bud­

jetti suunnittelumallin primäärinä kehitystarpeena.

Suurimpana epätarkkuuden aiheuttajana on ollut val­

mistus- eli painatuskustannusten laskeminen. Paina- tuslaskut perustuvat tiettyyn sivumääristä, värisyy- destä, painosmäärästä ym. tekijöistä riippuvaan las-

] 7 )

kelinään ' . Tämän laskelman pohjana on niin kutsuttu

"painatustani!fi". Laskelman suorittaminen manuaalisesti vie rutinoidultakin henkilöltä aikaa n. 5-Ю minuuttia.

Nopea laskutoimitus kertoo, että, jos yhtä vuosikertaa kohti joudutaan suorittamaan 6-8 erilaista 18 ) laskelmaa ja tariffi perusteisiä lehtiä on n. 10 kappaletta, joudutaan laskelmia suorittamaan yhtä budjettikier-

rosta kohti n. 6O-8O kappaletta ja tähän kuluu aikaa teoriasi 5-13 tuntia. Kun tähän lisätään erilaiset myynnin ja

valmistuksen riippuvuudesta johtuvat ongelmat venyy yhden budjettikierroksen vaatimien laskelmien suorit­

tamiseen käytetty aika useiksi päiviksi.

Lähtökohtana on siis ollut budjettien kokoamisen nope­

uttaminen, niiden tarkkuuden lisääminen ja erilaisten vaihtoehtojen ja "mitä-jos"-laskelmien joustavampi suorittaminen.

4.2. Mallin rakenne

Lähtökohtana mallin rakentamisessa on ollut kolme seikkaa.

Ensinnäkin se, että syöttötiedot mallia varten annetaan mahdollisimman "raakoina" eli käsittelemättöminä,

jotta niissä oleva informaatio pystyttäisiin hyödyntämään mahdollisimman tarkasti. Toisena lähtökohtana on ollut mahdollisimman joustavan, vaihtoehtoisten toiminta­

tapojen huomioivan mallin rakentaminen. Kolmantena seikkana, edelliseen liittyen, on ollut budjetoinnin ja seurannan koordinointi. Jotta seurantavaiheessa

17)

laskelmien erilaisuudesta enemmän s.3$

27.

voidaan eroja laskea, pitää budjettilukujen ja toteu­

tuneiden lukujen olla yhteismitallisia. Tämä koordi­

nointi on tapahtunut selvittämällä esim. myynnin

osalta se, missä muodossa myyntitiedot tällä hetkellä saadaan ja mitä muutoksia tähän on odotettavissa

tulevaisuudessa.

Malli käsittelee yhden lehden kerrallaan. Lehtien määrän vaihdellessa lähes vuosittain, on mallin riip­

pumattomuus niiden lukumäärästä tärkeää. Toisaalta alalla tapahtuvat muutokset ovat hyvin nopeatempoisia.

Tästä johtuen ei läheskään kaikkia tuoteuudistuksia (tai uusia tuotteita) pystytä huomioimaan varsinaisen vuosibudjetpinnin yhteydessä. Kuitenkin näitäkin on pys tyttävä budjetoimaan ja seuraamaan.

Mallin eri osien riippuvuuksia on käsitelty seuraa- vassa kappaleessa tarkemmin esimerkkibudjetin avulla.

Samaa esimerkkiä on käytetty pohjana myös tutkimuksen loppuosassa käsiteltäessä eroanalyysiä.

4.2.1. Syöttötiedot ja niiden muotoilu mallissa

Syöttötiedot annetaan malliin päätteen avulla . Kun l6 ) budjettia kootaan ensimmäistä kertaa syötetään tiedot vastaamalla päätteen tekemiin kysymyksiin. Syötettä­

essä tiedot tallentuvat koneen muistiin. Haluttaessa myöhemmin ajaa malli, siten että joitakin syöttötie­

toja on muutettu, tapahtuu se helposti muuttamalla ensin muistissa olevia syöttötietoja. Tämän jälkeen voidaan malli ajaa niin, että se lukee syöttötiedot suoraan koneen muistista.

Vaihtoehtobudjettien teko vaatii siis vain muuttuvien tietojen sisäänsyötön. Niiden viemä aika on vain

murto-osa siitä ajasta, mitä kuluu syötettäessä budjet­

tia ensimmäistä kertaa.

29.

Seuraavissa kappaleissa on eri käsitelty erikseen selvitettäe muotoa ja niiden muotoilua mal lopussa on liitteenä (liite 3) jettiä varten annetut tiedot, käsiteltäessä viitataan.

myynti- ja kululajit ssä syöttötietojen lissa. Tutkimuksen

esimerkkilehden bud- joihin esimerkkilehteä

4-2.1.1. Tilausmyynti

Tilausmyynti eli vuosikertamyynti on oletettu budje­

toitavan myyntikausittain. Myyntikaudella tarkoitetaan ajanjaksoa, jolloin myydään tietyn pituista ja hin­

taista tilausta, joka ajoittuu määrättyyn hetkeen.

Jokaista inyyntikautta kohti on siis budjetoitava hin­

nan ja kappalemäärien lisäksi tilausten pituus ja alkamisaj ankohta.

Tilausmyynnin perustan muodostavat varsinaiset koko­

naisten vuosikertojen (12 kuukauden tilausten) myynti.

Koska nämä kohdistuvat yleensä kalenterivuosille, al­

kavat niitä vastaavat myyntikaudet jo kesällä . Näin ollen näiden myyntikausien tuloksistakin on jo suuri osa tiedossa budjetointivaiheessa.

Näiden tilausten lisäksi tulevat niin kutsutut "pät­

kät", eli erilaisiin lehden markkinoinnin kampanjoihin perustuvat lyhytaikaiset (3-8 kk) tilaukset. Lisäksi on budjetointivaiheessa otettava huomioon peruutukset.

Tilausmyynti selvitetään neljällä kysymyksellä. Malli kysyy ensiksi tilausmyynnin määrä (kpl) myyntikausit­

tain ja tilaushintoja myyntikausittain. Sen jälkeen malli kysyy myyntikausien pituutta (kk) ja niiden alka­

misajankohtaa (kk). Kysymyksiin vastataan siten, että ensimmäisenä annettu luku vastaa ensimmäistä myyntikautta jokaisessa vastauksessa, toisena toista jne.

Tilausmäärät annetaan sellaisinaan ja hinnat anne- taan nettohintoina . Myyntikausien tilausten pituus 19 ) annetaan täysinä kuukausina ja niiden voimaantulo ajan­

kohta myös kuukautena (esim. jos tilaus kestää koko vuoden (=12) ja alkaa vuoden alusta (=1).

Malli laskee myyntikaudesta saadun markkamäärän (kpl x mk/kpl) ja jakaa sen voimassaolo kuukausien määrällä ja sijoittaa ne oikeille kuukausille. Lasket­

tuaan jokaisen myyntikauden, se laskee kuukausisummat yhteen taulukon 2 esimerkin osoittamalla tavalla.

1. 2. 3. 4. 5. 6. ... 12 my-kausi 1 . 100 100 100 100 100 100 . . . 100

_ tl _ 2 . ^- - 50 50 50 - ... —

3. - - ^- - ^CC

'O 80

O

_ tl _ n - - -5 -5 -5 -5 ... - 5

yht. 100 100 145 145 225 175 ... 175

my-kaud . pituus(

12 3

8

8

Taulukko 2. Vuosikertamyynnin jakaminen kuukausille

Kyseinen laskentatapa ei vastaa täysin suoriteperus­

tetta, koska kuukausittain ilmestyvien lehtien luku­

määrä ei ole vakio kaikilla lehdillä, vaan esimerkiksi viikkolehdillä saattaa kuukaudessa ilmestyvien nume-

. 20 )

roiden määrä vaihdella kolmesta viiteen . Koska

kuitenkin seurantavaiheessa saadaan tieto toteutuneista luvuista juuri esitetyllä tavalla jaksotettuna on bud­

jetoinnissakin päädytty samanlaiseen laskentatapaan.

Myyntikausien lukumäärää ei ole mallissa rajoitettu, vaan budjetointi voi tapahtua hyvinkin tarkasti, esi­

merkiksi myyntikanavittain.

19) myynti tapahtuu pääosin asiamiesten välityksellä, Heidän palkkionsa vaihtelevat. riippuen siitä miten tilitys tapahtuu. Nettohinta on näistä prosenteista arvioidun keskiarvon avulla laskettu hinta.

20)

kaikki lehdet eivät ilmesty joka kuukausi

7?CD

31.

Jos tilausmyynti halutaan antaa joka kuukausi erik­

seen, tapahtuu se seuraavasti. Kun malli kysyy myynti- määriä annetaan kuukausittaiset myyntimäärät. Tilaus­

hinnat annetaan samoin kuukausittain. Kun malli kysyy myyntikausien tilausten pituutta, annetaan 12 kappaletta ykkösiä. Voimaantulokuukaudet ovat vastaavasti 12 3 4 5 6... jne. (lyhyesti: jokainen kuukausi = yhden myyntikauden tilaus, jonka pituus on yksi kuukausi).

Esimerkkilehti on kahdesti kuussa (24 numeroa) ilmes­

tyvä yleisaikakauslehti. Sen tilausmyynti on budje­

toitu 19 myyntikauden avulla. Tilausmyynnin pääosan sisältää ensimmäinen myyntikausi (syysmyyntikausi), joka on siis jo melko tarkkaan tiedossa budjetointi vaiheessa. Seuraavat seitsemän ovat talvimyyntikausia, niitä vastaavat tilaukset alkavat vuoden alkupuolis­

kolla. Seuraavat tilaukset ovat kevätmyyntikaudelle budjetoituja ja niitä vastaavat tilaukset alkavat syk­

syllä. Neljä viimeistä ovat peruutuksia. Ne vastaavat tilauksia, joista ei saada maksua, mutta joiden perus­

teella on jo ehditty lähettää tilaajalle lehden nu­

meroita .

4.2.1.2. Irtonumeromyynti

Irtonumeromyynti budjetoidaan pumerokohtaisesti. Malli kysyy aluksi irtonumeromyynnin kappalemääriä. Ne

annetaan peräkkäin jokaiselle numerolle. Sen jälkeen malli kysyy normaalia irtonumerohintaa. Tätä hintaa malli käyttää kaikkien niiden numeroiden kohdalla, joille ei ole annettu erikoishintoja. Tämän jälkeen malli kysyy onko irtonumeroilla erikoishintoja. Jos vastaus on positiivinen malli kysyy erikoishintaa ja numeroita, joilla erikoishinta on voimassa. Tämän jälkeen malli kysyy uudestaan onko olemassa muita erikoishintoja. Erikoishintojen määrää ei mallissa ole rajoitettu.

Kun irtonumeromyynti on saatu budjetoiduksi nume- roittain on se jaksotettava kuukausille suoritekoh- taisesti. Tätä varten on mallissa alirutiini, johon on jo aiemmin syötetty lehden ilmestymisbudjetti.

Tätä ilmestymisbudjettiä hyväksikäyttäen malli jak­

sottaa kaikki nuinerokohtaisesti budjetoidut myynti- ja kululajit kuukausille.

Esimerkkilehden irtonumeromyynti on budjetoitu lähes samansuuruisena joka numerolle. Poikkeuksen muodos­

tavat numerot, joille on budjetoitu erikoishinta.

Markan alemman irtonumerohinnan on uskottu kaksinker­

taistavan kappalemääräisen irtonumeromyynnin. Hinta­

jousto on siis melkoinen. Tämä johtuu siitä, että irto­

numeromyynnissä kilpailevat tuotteet koetaan melko homogeenisiksi. Tällöin hinnan merkitys ostopäätöksen motiivina kasvaa. Budjetoinnin onnistumiseen vaikuttaa tietysti kilpailijoiden "erikoistarjousten" ajoittu­

minen.

4-2.1.3. Ilmoitusmyynti

Ilmoitusmyynti budjetoidaan myös numerokohtaisesti.

Aluksi annetaan ilmoitussivujen määrä desimaalilukuna.

Ilmoitussivut sisältävät sekä mustavalkoiset, että neliväriset ilmoitussivut. Ilmoitushinta (sivun hinta) annetaan niin sanottuna keskihintana ’. Tämä keskihinta 21 ) on saatu mustavalkoisten ja neliväri-ilmoitusten paino­

tettuna keskiarvona. Ilmoitusmyynnissä saattaa myös esiintyä "tarjoushintoja" ja näiden selvittämiseksi malli kysyy myös muita ilmoitushintoja. Koska ilmoitus- myynnissä tarjoukset ovat voimassa tietyn ajanjakson

(ei siis numerokohtaisesti), kysyy malli "muun ilmoitus- hinnan" voimassaolo kuukausia. Jos poikkeavia hintoja on useampia tehdään uusi kierros. On huomattava,

keskihinta on nettomääräinen, eli erilaiset alen­

nukset (mainostoimisto-, paketti- ym.) on jo huo­

mioitu

21 )

зз.

että poikkeava hinta voi johtua myös. mustavalkoisten ja neliväristen ilmoitusten erilaisesta painottumi­

sesta tiettyinä ajanjaksoina.

Malli jaksottaa numerokohtaisest-i annetun ilmoitus- myynnin kuukausille ilmestymisbudjetin mukaisesti.

Esimerkkilehden budjetoidut ilmoitussivut ovat malli­

esimerkki ilmoitusmyynnin kausivaihtelusta (kuva 8)•

Tämän kausivaihtelun tasoittaminen on hyvin vaikeaa.

Ilmoittajat ajoittavat mainoskampanjansa kevääseen ja

syksyyn omien tuotteittensa myyntikampanjoidensa määrääminä Ainoa keino, jolla lehti voi yrittää muuttaa kampanjan

ajankohtaa, on ilmoitustilan hinnan alentaminen esi­

merkiksi kesäkuukausina. Tämän hinnanalennuksen

olisi kuitenkin oltava erittäin suuri, jotta se todella otettaisiin huomioon kampanjan ajankohtaa määrättäessä.

Esimerkkilehden budjetoidut ilmoitussivut.

Kuva 8.

4.2.1.4• Välittömät markkinointikulut

Välittömiä markkinointikuluja ovat eri myyntilajien suoraan lehdille kohdistettavissa olevat markkinointi­

kulut. Markkinointikulut voidaan antaa malliin kahdella tavalla. Jos mal]iin annetaan yksi luku malli käsittelee sitä koko vuoden summana ja jaksottaa sen tasan kuukau­

sille. Vaihtoehtoisesti kulut voidaan antaa kuukausi- summina. Koska budjettien laadinnan alkuvaiheessa ei kuukausijaksotuksella ole merkitystä, vaan tarkastelu

keskittyy koko vuoden tulokseen, voidaan alkuvaiheessa markkinöintikustannukset antaa kokonaissummina. Varsi­

nainen kuukausijaksotus tapahtuu myöhemmin eri osabud- jettien sisällä ja tämän jälkeen voidaan luvut antaa

tarkasti kuukausisummina.

Esimerkkilehden budjetissa ovat lehden ja ilmoitustilan markkinoinnin kustannukset annettu kuukausittain.

22

)

Valioiehtien veloitukset on sen sijaan annettu koko vuoden summana.

4.2.1.5• Vapaakappaleet, palautusprosentit ja postitse lähe­

tettävien määrä

Vapaakappaleet ovat ilmoittajille ja asiamiehille jaet­

tuja työkappaleita. Ne aiheuttavat valmistuskulujen lisäksi myös lähetyskuluja. Vapaakappaleet syötetään malliin numerokohtaisesti. Malli kysyy aluksi vapaa­

kappaleiden perusmäärää. Tämän perusmäärän malli olettaa olevan voimassa kaikilla niillä numeroilla, joille ei ole annettu muuta määrää. Jos vapaakappaleiden bud­

jetissa on poikkeavia määriä annetaan poikkeavat mää­

rät ja niiden voimassaolonumerot. Poikkeavat määrät saattavat johtua esimerkiksi myyntikampanjoista ym.

Poikkeavien vapaakappaleiden lukua ei ole rajoitettu.

22)

Valioiehtien veloitukset sisältävät Yhtyneiden Kuvalehtien jako-osuuden markkinointiyhtiön kuluista.

35

Esimerkkilehden vapaakappaleiden määrä on budjetoitu saman suuruisiksi joka numerolle (8000 kpl).

Irtonumeromyynnin palautusprosentti on irtonumero­

myynnin budjetoinnissa erittäin keskeinen tekijä.

Palautusprosentilla tarkoitetaan sitä prosenttilukua, jonka verran irtonumeromyyntiin painetuista (irtonumero painoksesta) lehdistä budjetoidaan palautuviksi. Tämän eräänlaisen "varmuusvaraston" suuruus johtuu myyntipis­

teiden suuresta määrästä (n. 8000 kpl) ja jakelutien jäykkyydestä. Jakelutien jäykkyys johtuu siitä, ettei jakelukanava pysty reagoimaan myynnin paikallisiin vaihteluihin. Jopa silloin kun lehden painos on käytän­

nöllisesti katsoen loppuunmyyty, tulee palautuksia vielä n. 5-10 % verran. Palautusprosentit annetaan malliin numeroittain. Jos annamme vain yhden luvun malli olettaa sen koskevan kaikkia lehden numeroita.

Esimerkkilehden palautusprosentiksi on budjetoitu 20 prosenttiyksikköä kaikille numeroille. Kun irto­

numeromyynniksi oli budjetoitu 26.000 kappaletta lähes kaikille numeroille, saadaan irtonumeropainok- seksi näille numeroille

—-6 000 x 100 = 32 500 kappaletta 100-20

Lähetyskustannoksia laskettaessa tarvitaan postin kautta lähetettävien kappaleiden lukumäärä. Postin kautta lähetettäviä kappaleita ovat tilausmyynti- ja vapaakappaleet. Näiden lisäksi lähetetään osa irto­

numeroista myyntipisteisiin postin kautta. Postin kautta lähetettävien irtonumeroiden määrä annetaan prosentteina numerokohtaisesti. Jos annamme vain yhden luvun olettaa malli sen koskevan taas kaikkia numeroita. Koska lähetyskuluja syntyy myös muuten kuin postin kautta lähetettäessä on nämä "muut lähe- tyskustannukset" myös budjetoitava. Tämä tapahtuu mallissa antamalla kiinteä markkamäärä, joka on voi­

massa kaikilla numeroilla.

Esimerkkilehden budjetissa on postitse budjetoitu lähetettävän 30.3 prosenttiyksikköä (prosenttiluku on saatu edellisten vuosien tietojen pohjalta) irto- numeropainoksesta. Voimme nyt laskea ko.lehden ensim­

mäisen numeron postitse lähetettävien kappaleiden lukumäärän.

Tilausmyynti (100 ^%) 195650 kpl Vapaakappaleet ( 1 00 %) 8000 1!

Irtonumerot (30.3 ^%) 9847 Il 213497 kpl

2.1.6. Tariffin mukainen valmistus

Tariffin mukaiseksi valmistukseksi kutsutaan niiden lehtien valmistusta, jotka valmistetaan omistayhtiöiden painoissa tietyn laskutuskaavan mukaisesti. Tariffin mukaiset valmistuskulut voidaan esittää seuraavassa muodossa.

F (x, s, l)=f1 (s) + f 2 (x, s) + 1 s - lehden sivukombinaatio, eli vä

ja mustavalkoisten sivujen mää x = painosmäärä

1 = lisäveloitukset ja alennukset

Seuraavassa läpikäydään lyhyesti ne kysymykset, malli tekee selvitettäessä tariffin mukaista va tusta. Kysymysten perässä on lyhyt selvitys sii mitä kukin osa pitää sisällään ja mihin osaan ( kustannusfunktiota ko. kohta vaikuttaa.

- kokokerroin: lehden sivun koko (pinta-ala) tiettyyn yksikkökokoon nähden (vaikuttaa sekä fi että f2)

j otka lmis- tä osiin) , jossa

risivuj en rä

37.

lisäveloitukset ja alennukset: 1isäväriku-

vista, upotuksista ja kuvaliitoksista (lisävel.) sekä 11 pas te-up" -ym . alennuksista ( 1 )

painatuksen muut kiinteät kustannukset : esim. vedostus ( f^ )

painoksesta riippuvat kust./lOOO kpl :

esim. erottelu (muut paitsi itse painaminen)

(f2>

montako ajoa : ajojen lukumäärä ilman kaava-arkki ja laaka-paino ajoja (s)

n : s ajoa : sivumäärät annetaan seuraavassa

järjestyksessä : mustavalkoiset sivut (l/l), puolivärj sivut (4/1) ja 4-värisivut (s).

värisivut: kaikki värisivut myös kannet ja laa- kapainon sivut (tekstin ja kuvan valmistus) (f^ ) mustavalkoiset sivut samoin

tiettyjen (ennalta määrättyjen) lehtien koh­

dalla malli kysyy onko lehdessä liimakannet, kaavaliite tai 8 lisäsivua laakapainossa

(f ^{1, Ja f2}}

samoin se kysyy kaavaliitteen paperin ja laa- kapainon käyttämän paperin hinnat (f ja f )

1

painopaikka : joka ajoa kohti annetaan koodi- numero, joka kertoo missä painolaitoksessa ajo suoritetaan (f f )

1 L 2

paperin painot annetaan grammoina/m (järjes­

tyksessä l/l, 4/I, 4/4), (f ja f2).

paperin hinnat: annetaan kaksi hintaa, l/l paperin hinta ja 4/I- ja 4/4-paperin yhteinen hinta (f f„)1 2

arkkikoko : peruskoko (= pinta-ala), jota ei ole kerrottu sivumäärillä (f ja f„)

1 ¿

tämän jälkeen malli ilmoittaa teoreettisen painon, jonka se laski yhdelle lehdelle

seuraavaksi malli kysyy, mitä painoa jatkossa halutaan käyttää lehden painona (vaikuttaa lähetyskustannuksiin).

Olemme nyt läpikäyneet yhden lehden painatuksen. Nii­

den tietojen pohjalta malli laskee ko. lehden valmis­

tuksen muuttuvat ja kiinteät kustannukset. Kiinteä osuus sisältää painatuksen osalta tekstin, kuvan ja painopinnan valmistuksen sekä painokuntoon laiton, lisäveloitukset ja alennukset. Paperin osalta kiinteä osuus sisältää kuntoonlaittohylyn. Muuttuva osuus sisältää painamisen ja siihen kuluvan paperin.

Malli olettaa ensimmäisenä annetun lehden olevan voimassa kaikilla niillä numeroilla, joille ei ole annettu muun laatuista lehteä. Näiden lehtien osalta valmistuskulut vaihtelevat ainoastaan painosmäärän suhteen.

Jos vastaamme myönteisesti kysymykseen, onko muunlaisia lehtiä, malli läpikäy uudelleen kaikki painatus!arif- fiin liittyvät kysymykset. Tämän jälkeen malli kysyy mitkä lehden numeroista ovat tämän laatuisia, ja

sijoittaa niiden valmistuskustannukset oikeille kohdin.

Erilaisten lehtien lukumäärää ei mallissa ole rajoi­

tettu .

On huomattava, että lehtien erilaisuus ei merkitse ainoastaan niiden sivukombinaatioiden erilaisuutta, vaan erilaisen laadun kriteerinä voi olla esimerkiksi seuraavat seikat :

- erilaiset lisäveloitukset ja alennukset - painatuksen muut kiinteät ja muuttuvat

kustannukset

- erilaiset sivukombinaatiot

- kaavaliitteet, laakapainon lisäsivut - eri paperien hinnat

- eri painopaikka - ym.

Tärkeimpinä näistä mahdollisuuksista budjetoinnin yhteydessä ovat erilaiset sivukombinaatiot, paperin hinnan muutokset ja kaava-arkit.

39.

Yhteenvetona valmistuskustannusten laskemisesta voidaan esittää kuva 9. Siinä on esitetty ne riippuvuudet,

jotka malli ottaa huomioon, valmistuskustannuksia las­

kiessaan (yhtenäinen viiva). Katkoviivalla on osoitettu ne riippuvuudet, jotka huomioidaan budjetoinnissa

mallin ulkopuolella.

Tilat ismyynt i Irtonumero

kappaleet myynti- Ilmoitus-

kappaleet sivut

/

Vapaa-

_____ ie_____

Irtonumero Palautus-

kappaleet painos prosentti

/ /

/ /

Lisäveloit.

ja alennuk­

set

Valmistus- kustannukse ;

Kuva 9• Valmistuskustannusten laskeminen

Painosmäärää laskiessa malli laskee yhteen tilausmyynti- kappaleet, vapaakappaleet ja irtonumeropainoksen, ja pyöristää summan ylöspäin seuraavaan täyteen satalukuun.

Näin pyöristetyt kappaleet oletetaan niin kutsutuiksi työkappaleiksi toimituksia varten.

Esimerkkilehden valmistuskulut on budjetoitu 11 erilai­

sen lehden avulla taulukon 3 mukaisesti.

Sivumää­

rä yht.

Kaava­

liite

(i/o)

Paperin- hinta

Lehden numero

96 0 1 1,2,3,11,12

112 0 1 10

128 0 1 5

128 1 1 4

144 0 1 7,8,9

144 1 1 6

96 0 2 13,14

96 1 2 15

120 0 2 16

128 0 2 17,18,19,21,22,23,24

128 1 2 20

Paperin hinta 1=alkuvuoden

hinta

2=loppuvuoden hinta

Taulukko 3- Esimerkki]eliden budjetoidut sivukombinaatiot

Jotta sivukombinaatioiden riippuvuus ilmoitussivuista nähtäisiin on kuvassa 10 laitettu rinnakkain budjetoidut ilmoitussivut ja budjetoitu lehden koko sivumäärä.

sivumäärä

numerot

Kuva 10. Esimerkkilehden kokonaissivumäärät ja ilmoitussivut.

41.

Ainoan poikkeuksen esimerkkilehdessä muodostaa lehden numero 24, johon on budjetoitu vain 10 ilmoitussivua.

Suhteellisesti suurempi kokonaissivumäärä johtuu il­

mestymisajankohdasta (joulunumero).

4 • 2.1.7 . Ei tariffin mukainen valmistus

Ei tariffin mukaiseksi valmistukseksi kutsutaan

valmistusta, joka tapahtuu täysin ulkopuolisissa paino­

laitoksissa. Valmistuskustannukset perustuvat yleensä silloin kaavaan, jossa on vain kappalemäärän mukaan muuttuvat kustannukset sekä kiinteät kustannukset.

Kun nämä syötetään malliin on huomattava, että niiden pitää sisältää kaikki valmistukseen liittyvät kulu- erät (painatus, paperi, ylimääräiset lähetys- ja käsit­

telykulut). Muu logiikka on täysin sama kuin tariffin mukaisessa valmistuskulujen selvittämisessä.

4.2.1.8 Lähetyskustannukset

Postin kautta lähetettävien lehtien lähetyskulut las­

ketaan kaavalla, joka vuosittain valtion tulo- ja meno­

arvioesityksessä vahvistetaan. Kaava voidaan esittää seuraavassa muodossa (koko lähetyksen kust.):

max ,missä

a = vuosittain vahvistettavat lähetysmaksut (penniä) i

X = lähetettävä kappalemäärä (kpl)

y = lähetettävien lehtien yhteispaino (kg) (a i) = vähimmäishinta)

max 3 + a

3 * ,missä

p = yhden lehden paino kiloina

Jälkimmäistä kaavaa on myös mallissa käytetty hyväksi.

Kun malli laski valmistuskuluja selvitettiin myös lehden paino. Kun tämä huomioidaan kaavassa, päästään pelkästään lähetysmäärästä riippuvaan kaavaan. Postitse lähetettävät kappaleet laskettiin jo aiemmin (luku

4.2.I5.). Lopullisissa lähetyskuluissa on kuitenkin olemassa kiinteä osuus, joka sekin budjetoitiin jo

aiemmin. Malli laskee joka numerolle muuttuvan osuuden, kertoo sen postitse lähetettävien lehtien lukumäärällä ja lisää kiinteät kulut.

Esimerkkinä voidaan laskea esimerkkilehden ensimmäisen numeron lähetyskulut. Postitse lähetettävien lukumäärä oli jo aiemmin laskettu (x = 213497 kpl). Olimme bud­

jetoineet ko. lehden painoksi 205 grammaa.

max

V-=o-

33 + a_. p = O.II6+I.57 • 0.205 = О.43785

a

- 0.43785

213497 X 0.43785 = 93480

10000 л л\

IO348O mk“^

Toimituskustannukset, kustannussopimusmaksut ja

toimituspalveluiden kustannukset

Toimitus- ja toimituspalveluiden kustannukset annetaan kuukausi summina tai koko vuoden summana, jonka malli

lehden kolme ensimmäistä numeroa (ilmestyvät kaikki tammikuussa) ovat samanpainoisia ja lähetysmäärät ovat samat joten tammikuun lähetyskulut ovat yhteensä

3x103480,-=310440,-

(vrt. mallin tulostukseen) 23)

43.

jakaa tasan kuukausille. Kustannussopimusmaksu oletetaan maksettavaksi toukokuussa. Toimituskustannusten riippu­

vuutta lehden koosta ym. on vaikea selvittää, koska toimituksissa tehdään samanaikaisesti useita lehden numeroita.

Esimerkkilehden toimitus- ja toimituspalveluiden kustan­

nukset on annettu kuukausisummina osabudjettien perus­

teella. Lehden julkaisuoikeuden omistaa Yhtyneet Kuva­

lehdet Oy, joten mitään kustannussopimusmaksua ei lehdellä ole.

4.3- Mallin tulostus

Malli tulostaa budjetit katelaskelman muodossa. Tässä vaiheessa budjetit ovat markan tarkkuudella. Kuukausi­

kohtaisten katebudjettien lisäksi tulostuu koko vuoden katebudjetti (kuva 11a). Markkamääräisten budjettien lisäksi malli tulostaa seuraavat kappalemääräiset bud­

jetit (kuva 11b) numeroittain.

- tilausmyynnin kpl:t - irtonumeropainos - vapaakappaleet - painosmäärät

- postitse lähetettävät kappaleet

Näiden lisäksi tulostuu eri myyntilajien keskihinnat ja kokonaiskappalemäärät. Tilausmyynnin osalta tulostuu ns. vuosikertakappaleet. Nämä saadaan muuntamalla vuotta lyhyemmät tilaukset ajan suhteen vuoden pituisiksi.

Esimerkiksi 5000 kappaletta 3 kuukauden tilauksia on 3 • SOCO = I25O vuosikertakappaletta

12

Tunnusluvuista, jotka malli tulostaa, mielenkiintoi­

simmat ovat toimituskustannukset per toimitukselliset

sivut ja ilmoitussivut per kokonaissivumäärä. Edellisen tunnusluvun avulla pystytään seuraamaan toimituskustan­

nusten tasoa, ja jopa vertaamaan eri lehtiä keskenään.

Jälkimmäinen tunnusluku antaa kuvan lehden profiilista.

Kullakin lehdellä on tietty raja ilmoitussivujen suhteen, jonka jälkeen lehti alkaa lukijasta tuntua enemmän

ilmoitusjulkaisulta kuin aikakauslehdeltä. Tämä raja vaihtelee paljon lehden tyypistä riippuen. Erikoisleh- dissä, joissa ilmoitukset liittyvät kiinteästi lehden aihepiiriin, voi ilmoitussivuja olla suhteessa huomat­

tavasti enemmän kuin yleisaikakauslehdissä.

Vakiotulostuksen lisäksi voidaan mallista tulostaa eräitä lisätietoja (kuva 1]_ c). Näitä ovat budjetoidut kokonais-, ilmoitus- ja toimitussivut numeroittain.

Tulostuksessa saadaan myös ilmoitussivujen osuus kolco- naissivuista numeroittain. Näiden kappalemääräisten budjettien lisäksi saadaan sekä valmistuksen, että

lähetyksen rajakustennukset numeroittain. Niiden avulla pystytään arvioimaan lisäkappaleiden aiheuttamat kus­

tannukset .

Koska lopulliset budjetit tehdään 100 markan tarkkuudella, voidaan kuukausibudjetit muuntaa tuhansiksi markoiksi

(yhden desimaalin tarkkuudella). Ohjelma huolehtii siitä, että pyöristysten jälkeenkin kaikki laskutoimitukset

pitävät paikkansa (li d). Nämä muunnetut budjetit siir­

retään seurantavaiheessa raportointijärjestelmän käyt­

töön .