uudistaminen Case: Asokodit
Saarinen, Joni
2009 Laurea Kerava
Asumisoikeusmaksujen kirjanpitojärjestelmän uudistaminen
Case: Asokodit
Joni Saarinen
Liiketalouden koulutusohjelma Opinnäytetyö
Toukokuu 2009
Joni Saarinen
Asumisoikeusmaksujen kirjanpitojärjestelmän uudistaminen Case: Asokodit
Vuosi 2009 Sivumäärä 44
Tämän opinnäytetyön tarkoitus on selvittää Asokodit Oy:n uuden kirjanpitojärjestelmän käyt- töönottoprojektin toteutusta, kehitystä ja onnistumista kirjanpidon kannalta. Työn tavoittee- na on antaa näkemys asumisoikeusmaksujen käsittelystä yrityksessä sekä kuvata, miten kysei- nen prosessi käytännössä muuttui uuden järjestelmän johdosta. Tarkasteltavana on lisäksi uuden käsittelyprosessin tehokkuus, sujuvuus ja luotettavuus.
Uusi selainpohjainen kirjanpitojärjestelmä otettiin Asokodeissa käyttöön 2.5.2008 ja samalla asumisoikeusmaksujen käsittely muuttui sähköiseksi. Kirjanpitojärjestelmän uudistamisella Asokodit pyrki tehostamaan ja yhtenäistämään asumisoikeusmaksujen käsittelyprosessia. Ta- voitteena oli saada koko prosessin kesto noin tuntiin. Asumisoikeusmaksujen palautusproses- sista oli tarkoitus vähentää turhia ja päällekkäisiä vaiheita. Uusi järjestelmä integroitui Aso- kotien intraan Asotietoon, tämän tarkoituksena oli parantaa sisäistä viestintää myynnin ja taloushallinnon välillä.
Teoriaosuudessa kirjallisina lähdemateriaaleina käytettiin pääasiassa sähköiseen taloushallin- toon ja kirjanpitojärjestelmien kehittämiseen liittyvää kirjallisuutta. Tarkastettavuuden kan- nalta teoriaosuudessa käsiteltiin sisäisen tarkastuksen teoriaa sähköisen taloushallinnon kan- nalta.
Projektin arviointimateriaali saatiin suoraan kohdeyrityksen kirjanpidosta, sähköpostikeskus- teluista ja työpäiväkirjasta. Kaikki virheet ja puutteet kirjattiin ylös. Virheet löydettiin täs- mäyttämislistan avulla ja systemaattisella etsimisellä. Uuden järjestelmän luotettavuutta ja toimivuutta testattiin käytännön toiminnan lisäksi erilaisin kokeiluin. Projektin loppuvaiheessa saatuja tuloksia arvioitiin ja verrattiin asetettuihin tavoitteisiin. Vertailua tehtiin myös uuden ja vanhan järjestelmän välillä. Projektin tuloksilla pyrittiin osoittamaan projektista saatu hyöty itse prosessissa.
Uuden järjestelmän käyttöönotto sujui pääasiassa hyvin. Mitään suurempia ongelmia ja yllä- tyksiä ei ilmennyt projektin aikana. Virheitä toki löytyi ja kehitettävää riittää vielä jatkossa- kin. Asiakkaisiin uuden järjestelmän käyttöönotto ei juuri vaikuttanut. Projektin tulokset osoittivat, että asumisoikeusmaksuprosessi tehostui huomattavasti kirjanpidollisesta laadusta tinkimättä. Projektin osapuolet olivat tyytyväisiä projektin kulkuun.
Asiasanat: sähköinen taloushallinto, kirjanpitojärjestelmä, asumisoikeus, paperiton kirjanpito
Joni Saarinen
Renewing the Accounting System for Right-of-Occupancy Payments Case: Asokodit
Year 2009 Pages 44
The meaning of this Bachelor's thesis is to find out the success of the adaption of Asokodit Oy's new accounting system. The purpose is also to follow up the execution and development of the new system from the accounting point of view. This thesis gives an outlook of how the right-of-occupancy payments are handled in Asokodit Oy in general and how that process was changed in practice during this renewing project. The aim is also to observe the efficiency, fluency and reliability of the management process.
The new browser-based accounting system was introduced at Asokodit Oy on the 2nd of May 2008 and at the same time the right-of-occupancy payment process moved to an era of elec- tronic accounting. By renewing the accounting system Asokodit Oy aims to boost and simplify the management process of the right-of-occupancy systems. The goal of this operation was to decrease the duration of the whole process by several hours. The new refund process of right- of-occupancy payments is meant to have less unnecessary and overlapping phases. The new system is also going to be integrated to Asokodit Oy's intra net, named Asotieto. Thanks to the integration, Asokodit Oy's internal communication between the sales department and the financial management will improve.
The source material for this thesis consists mainly of books, which deal with electronic ac- counting and development of accounting systems. From an inspection's point of view there is also a brief introduction for internal auditing and how it works in electronic accounting.
Materials for project’s assessment were received directly from the accounting resources of Asokodit Oy. Other used material was got from E-mail conversations and from accountant's diary. All errors and deficiencies of the new system were recorded. The main methods for finding system's errors were by balancing the books to an Excel file and by systematically searching for them. The reliability and functionality of the new system were tested in prac- tice and also with different kinds of test methods. At the end of this project the received results were compared to the set targets. Comparisons were also made between the new and old system. The meaning of the project’s results was to indicate the benefit to the process itself.
The adaption of the new system went mainly well. During the project there did not occur any bigger problems or surprises. There were many errors in the system’s book entries and devel- opment of the system surely should continue in the future. The adaption process did not have any effects on the customers. According to the results, the process became more effective and faster without losing the high quality of the accounting process. All parties of the project were satisfied with the progress of this project.
Key words: electronic accounting, accounting system, right-of-occupancy
2 Tausta, lähtötilanne ja tavoitteet ...6
2.1 Case-yritys Asokodit Oy ...6
2.2 Asumisoikeus ...6
2.3 Projektin lähtökohdat ja rajaus ...7
2.4 Kehittämistarpeet ja perustelut projektille...8
2.5 Projektin ja opinnäytetyön tavoitteet...9
3 Projektiin liittyvä teoria ja keskeiset käsitteet ... 11
3.1 Sähköinen taloushallinto ... 11
3.1.1 Sähköiset tositteet ja kirjausmerkinnät... 12
3.1.2 Osakirjanpito ja kirjausketju... 13
3.1.3 Täsmäytys ... 14
3.1.4 Sisäinen tarkastus sähköisessä taloushallinnossa ... 15
3.2 Paperiton kirjanpito ja aineiston säilytys... 16
3.3 Taloushallinnon prosessien kehittäminen... 17
3.4 Asumisoikeusmaksut Asokodeissa... 18
3.4.1 Yleistä asumisoikeusmaksuista ja Asotieto ... 18
3.4.2 Asumisoikeusmaksuissa käytettävät kirjaustilit ja vaihdot ... 19
3.4.3 Pankkitilien täsmäytys ja kirjaustilien kuukausitäsmäytys ... 20
4 Projektin suunnittelu ja toteutus ... 21
4.1 Riskit... 21
4.2 Organisaatio, eri osapuolien tehtävät ja tiedonkulku ... 21
4.3 Aikataulu, päävaiheet ja osatavoitteet ... 22
4.4 Oma toiminta projektissa... 23
4.4.1 Suunnittelu ja valvonnassa käytetyt menetelmät ... 24
4.4.2 Toteutus ... 26
5 Projektin arviointi... 27
5.1 Laadullinen onnistuminen ... 27
5.2 Ajallinen ja taloudellinen onnistuminen ... 31
5.3 Toteutuksen ongelmat ja toimenpide-ehdotukset ... 31
5.4 Toiminnan ja oman oppimisen arviointi... 32
5.5 Yhteenveto ja jatkotoimenpiteet ... 33
Lähteet ... 35
Kuvaluettelo ... 37
Taulukkoluettelo ... 38
Liitteet... 39
Asokodit Oy:ssä. Opinnäytetyö on projektimuotoinen ja sen tavoitteena on antaa kuvaus Aso- kotien kirjanpitojärjestelmän uudistusprojektista kirjanpidon kannalta: miten projekti toteu- tettiin sen eri vaiheissa sekä erityisesti projektin onnistumisen arviointi. Oma osuuteni pro- jektissa oli valvoa asumisoikeusmaksujen kirjanpidon laatua sekä olla mukana sovelluksen kehitystyössä etsimällä virheitä ja tekemällä kehitysehdotuksia sovelluksenvuokraajalle.
Kirjanpidon kannalta on oleellista, että tiedot ovat oikein projektin kaikissa vaiheissa. Uudis- tamisen johdosta yrityksen koko tarkastusprosessia ja menetelmiä piti muuttaa. Avainmene- telmiä koko projektin aikana olivat täsmäyttäminen ja systemaattinen tarkastus. Toteutusvai- heessa kuvataan tarkemmin, miten nämä menetelmät käytännössä toteutettiin. Menetelmien avulla saatiin materiaali projektin arviointiin.
Asokodit pyrkii vuosittain kehittämään toimintojaan ja yrityksessä käynnistetään erilaisia ke- hittämisprojekteja, joilla luodaan tehokkuutta toimintaan tai lisäarvoa asiakkaille. Myös yri- tyksen taloushallintoa pyritään kehittämään mahdollisuuksien mukaan. Keinoina tähän on aikaisemmin käytetty niin ulkoistamista kuin järjestelmien kehittämistä tai prosessien koko- naisvaltaista uudistamista. Asumisoikeusmaksujen kehitysprojektiin ryhdyttiin, koska yrityk- sessä koettiin uudistuksen lisäävän tehokkuutta prosessiin huomattavasti. Tämän lisäksi tar- koituksena oli poistaa turhia vaiheita asumisoikeusmaksujen palautusprosessista ja yhdistää uusi sovellus Asokotien intraan Asotietoon.
Valitsin tämän projektin opinnäytetyön aiheeksi, koska se liittyy suoraan suuntautumisopin- toihini. Vaikuttavana tekijänä oli lähes vuoden kokemus asumisoikeusmaksuista ennen projek- tin alkua, joten minulla oli kapasiteettia onnistua projektissa kiitettävästi ja koin tuovani lisäarvoa osaamisellani projektiin ja sen eri vaiheisiin. Opinnäytetyö on tarkoitettu Asokotien käyttöön tulevien projektien varalle ja kaikille, jotka ovat aiheesta kiinnostuneita.
2 Tausta, lähtötilanne ja tavoitteet 2.1 Case-yritys Asokodit Oy
Asokodit Oy eli virallisemmin Suomen Asumisoikeus Oy on Suomen suurin asumisoikeusasunto- jen omistaja ja asumisoikeuksien välittäjä. Yhtiön omistuksessa on vajaa 14 000 asuntoa 33 paikkakunnalla, mikä on 43 prosenttia Suomen kaikista asumisoikeusasunnoista. Suurin osa asunnoista sijaitsee pääkaupunkiseudulla ja kasvukeskuksissa. Asuntojen käyttöaste vuonna 2008 oli tilinpäätöksen mukaan 99,48 prosenttia. Asokodit Oy:n liikevaihto vuonna 2008 oli 110 miljoonaa euroa. Tilikauden 2008 tulos oli 542 579,86 euroa, josta asumisoikeuslain (1990/650) 11a. luvun mukaan on jakokelvotonta 448 394,62 euroa. Tällä hetkellä Asokotien palveluksessa on 41 työntekijää. Tämä koostuu enimmäkseen hallinnon, myynnin ja isännöin- nin työntekijöistä. Suurin osa isännöintipalveluista on ulkoistettu, lukuun ottamatta osaa pää- kaupunkiseutua. Asokodit Oy:n omistajina ovat Sato- ja VVO-konserni, joilla molemmilla on 50 prosenttia omistuksesta. Asokodit Oy:n hallinto ja myynti toimivat Pasilassa, jonne muutettiin helmikuun 2009 alussa. (Asokodit Oy Tilinpäätös 2008; Asokoti-lehti 2009, 35-36.)
Asokodit Oy on yleishyödyllinen asuntoyhteisö. Yleishyödyllisyyttä tulee hakea erikseen, jos yritys täyttää tuloverolain (1992/1535, 3:22-23) täyttämät kriteerit yleishyödyllisyydestä.
Yleishyödyllinen asuntoyhteisö on sitoutunut noudattamaan yleishyödyllisyyden ehtoja. Asu- misen rahoitus ja kehittämiskeskus (ARA) valvoo, että kyseisiä ehtoja noudatetaan. Yleis- hyödyllisyys tuo siihen kuuluville yhteisöille esimerkiksi verohelpotuksia ja -vapauksia. Huo- mioitava on esimerkiksi tämän projektin kannalta se, että asumisoikeusmaksut eivät sisällä arvonlisäveroa ollenkaan. (Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 2008.)
2.2 Asumisoikeus
Asumisoikeusmaksu on yksi oleellisemmista käsitteistä asumisoikeusjärjestelmässä. Asumisoi- keuslaki (1990/650) määrittelee tarkasti, miten asumisoikeusmaksu määräytyy ja miten niitä tulee käsitellä. Lain 11. luku määrittelee tarkemmin, mitä tietoja tilinpäätöksen tulee sisäl- tää koskien asumisoikeustoimintaa.
Asumisoikeusjärjestelmä syntyi vuonna 1990, kun laki asumisoikeuksista tuli voimaan. Järjes- telmän tarkoituksena oli luoda vaihtoehto omistus- ja vuokra-asumisen väliin. Sillä pyrittiin helpottamaan erityisesti lapsiperheiden ja nuorten asemaa asuntomarkkinoilla 1990-luvun vaihteessa, jolloin omistusasumisen hintataso oli nousemassa ja vapaarahoitteisten vuokra- asuntojen määrä vähenemässä. Malli Suomen järjestelmään otettiin Ruotsin asumisoikeusjär- jestelmästä. Eroavaisuuksia on omistuspohjassa, joka Suomessa on suuremmilla yleishyödylli- sillä asuntoyhteisöillä, kun taas Ruotsissa pienemmillä asumisoikeusyhdistyksillä. Asunnot
rakennetaan valtion tuella ja asuntorahaston tehtävänä on valvoa kohteiden hintoja ja laatua.
Rahasto myös myöntää lainan tai korkotuen 85 prosentille asumisoikeusasuntohankkeen kus- tannuksista. (Asumisoikeuslaki 1990/650; Laurinkari 2003, 3-7.; Ympäristöministeriö 2007.) Asumisoikeuden saa maksamalla asumisoikeusmaksun eli 15 prosentin pääomaosuuden asun- non hankinta-arvosta. Sen lisäksi maksettavan vakuuden määrä on kahden kuukauden käyttö- vastikkeen summa. Käyttövastiketta maksetaan kuukausittain ja vastikkeen hintatason pitää olla alhaisempi kuin samanveroisten huoneistojen vuokra samalla paikkakunnalla. Asumisoi- keusasunnon asumisturva on verrattavissa omistusasuntojen vastaavaan. Hakuprosessi asumis- oikeusasuntoon alkaa hankkimalla kunnallisen asumisoikeusjärjestysnumeron. Kyseisen nume- ron saa sen kunnan asuntotoimistosta, josta asiakas haluaa asunnon. Kun järjestysnumero on saatu, voidaan asuntohakemus lähettää Asokodeille internetin kautta. Hakemuksen voi myös postittaa tai tuoda myyntitoimistoon. Asunnon hankinnassa ei huomioida tulorajoja, mutta varallisuusrajat koskevat alle 55-vuotiaita hakijoita. Asukkaalla on myös laajat mahdollisuudet remontoida asuntoaan, kunhan niistä sovitaan kohteen isännöitsijän kanssa. Osa näistä muu- tostöistä on hyvitettäviä, jotka huomioidaan mahdollisen muuton yhteydessä. Asumisoikeus- sopimus käy hyväksytysti lainan vakuudeksi ja asumisoikeusasuntoa varten otetun lainan korot ovat verotuksellisesti vähennyskelpoisia. Jos asukas muuttaa asumisoikeusasunnosta pois, palautetaan asumisoikeusmaksu takaisin indeksillä ja aikaisemmin mainituilla muutostöillä korjattuna. (Asokodit Oy 2008.)
2.3 Projektin lähtökohdat ja rajaus
Asokodit pyrkii jatkuvasti kehittämään toimintojaan mahdollisuuksien mukaan. Myös yrityksen taloushallinto on kehittynyt ja muuttunut useasti viime vuosina. Asumisoikeusmaksut olivat suhteellisen pitkään sivussa eri kehitysprojekteista ennen tätä projektia. Sen johdosta aikai- semmilla Asokotien taloushallinnon projekteilla ei ole juuri yhteistä tämän projektin kanssa tai ne ovat niin vanhoja projekteja, että tiedot ovat auttamattomasti vanhentuneita. Ainoa huomattava yhtäläisyys eri projektien välillä on Asotieto, jonne liitettiin vastikereskontraso- vellus vuonna 2007 ja nyt sinne liitetään asumisoikeusmaksut. Nämä molemmat ovat omia erillisiä ohjelmiaan erikoistoimintoineen. Kohdetietokanta on molemmilla sama ja pidätykset asumisoikeusmaksuista voidaan siirtää tietona reskontraan. Muita yhteisiä tekijöitä sovelluk- silla ei ole.
Lähtötilanteena on siis asumisoikeusmaksujen vanhempi käsittelyjärjestelmä Economa Winti- me, joka on perinteinen kirjanpito-ohjelma. Tositteisiin tehdään kirjaukset tositenumerojär- jestykseen samalla tavalla kuin Wintimeen siten, että tiedot täsmäävät kirjatussa tositteessa ja Wintimessa. Kaikki kirjaukset tehdään käsin, joten se vie suuren osan ajasta tässä kirjaus- prosessissa. Kaikki tositteet tulostetaan sähköpostista. Sen jälkeen asumisoikeustositteet laji-
tellaan aakkosjärjestykseen ja varausmaksut viitenumerojärjestykseen käytännön syistä, jotta ne olisivat helposti löydettävissä. Palautustositteet tulevat sähköpostiin samana päivänä kuin itse palautuskin.
Kirjanpitosiirtoja eri ohjelmien välillä ei ole paljon, koska Wintime toimii Asokotien pääkir- janpitona. Asumisoikeusmaksujen ainoa tiedonsiirto tapahtuu maksuliikenteestä Wintimeen päivittäisten maksuliikenteen tiliotteiden ja viitteiden muodossa. Tilien täsmäytykset tehdään Exceliin pääkirjan avulla vähintään kerran kuussa. Kaikki viitteelliset ja viitteettömät suori- tukset kirjataan erikseen Asotietoon, josta myyjät voivat tarkkailla suorituksia. Asumisoi- keusmaksujen käsittelyyn menee Wintimella keskimäärin neljästä kuuteen tuntia päivässä eli suuri osa yhden työntekijän työpäivästä. Asumisoikeusmaksujen tositemappeja kertyy kuu- kaudessa keskimäärin kaksi kappaletta ja vuodessa noin 30, jos mukaan lasketaan lisäksi asu- misoikeusmaksujen tiliote- ja maksuliikennemapit. (Nuutinen 2007.)
Opinnäytetyö liittyy Asokotien asumisoikeusmaksujärjestelmän kehittämisprojektiin ja keskit- tyy erityisesti kirjanpitoon. Tietotekniikkaan ei juuri keskitytä, ellei se ole oleellista juuri kirjanpidon kannalta. Opinnäytetyö käsittelee kehittämisprojektia kokonaisuutena ja siitä ei ole esimerkiksi jätetty mitään vaiheita pois. Toisin sanoen kaikki asumisoikeusmaksuprosessiin liittyvät asiat on huomioitu projektin käsittelyssä ja arvioinnissa.
2.4 Kehittämistarpeet ja perustelut projektille
Kehittämistarpeita ovat erityisesti kirjausten automatisointi ja siirtyminen paperittomaan kirjanpitoon. Nämä lisäisivät asumisoikeusmaksuprosessin tehokkuutta huomattavasti, koska kirjauksiin kuluu tässä prosessissa eniten aikaa. Kirjausten automatisoinnilla vähennetään inhimillisten erehdysten aiheuttamia virheitä kirjauksissa. Tosin kirjanpidon laatu on ollut kiitettävä jo aiemminkin, joten painopiste projektissa on tehostamisessa. Asokotien talous- osastolla toimii viisi henkilöä, joten yhden työntekijän toiminnan tai yksittäisen prosessin tehostaminen näkyy yrityksen taloushallinnon kokonaiskuvassa ja toiminnan laadussa.
Viestintää halutaan parantaa integroimalla uusi järjestelmä Asotietoon. Aikaisemmin tiedot lisättiin käsin Asotietoon, kun kaikki oli ensin kirjattu kirjanpitoon. Uuden järjestelmän ansi- osta viitteelliset suoritukset kirjautuvat kohteille heti automaattisesti tiedonsiirron jälkeen.
Viitteettömät suoritukset kirjataan kuitenkin edelleen manuaalisesti. Tiedot ovat siis aikai- sempaa nopeammin myyjien käytössä ilman turhia tiedusteluita. Taloushallinto myös löytää tarvittavat tiedot aiempaa nopeammin sähköisen arkistoinnin ja hakukomennon avulla. Aikai- semmin tiedot piti kaivella tositemapeista. Tämä parantaa yrityksen asiakaspalvelua erityises- ti ongelmatapauksissa, joissa tarvitaan tietoa mahdollisimman nopeasti.
Kuva 1. Uuden ja vanhan palautusprosessin vertailua.
Palautusprosessista halutaan poistaa turhia ja päällekkäisiä vaiheita pois kuvan 1 prosessikaa- vion mukaisesti. Erityisesti palautustenhoitajan tehtävistä saadaan vaiheita karsittua. Uudessa sovelluksessa asuntomyyjät kirjaavat palautukset suoraan kirjanpitoon, jossa palautusaineisto on. Aineisto siirretään iltapäivällä maksuliikenteeseen, josta se siirretään muiden maksujen kanssa pankkiin. Asumisoikeusmaksujen käsittelijä tarkastaa seuraavana päivänä palautusten onnistumisen. Kuvan 1 mukaan uudessa prosessissa on kolme vaihetta vähemmän kuin vanhas- sa palautusprosessissa, joten tältä kannalta uudistus on kannattava.
Kun otetaan huomioon aikaisemmin mainitut kehitystarpeet Asokotien taloushallinnossa ja projektin tavoitteellisen tuloksen kautta saavutettava suora ja epäsuora hyöty, on projekti ehdottomasti kannattavaa ja perusteltua tehdä. Projektin riskit ovat hallittavissa. Asumisoi- keusmaksujen kirjanpito ja erityisesti palautusprosessi ei ole missään vaiheessa vaarassa.
2.5 Projektin ja opinnäytetyön tavoitteet
Asokotien kannalta projektin tarkoitus on nopeuttaa asumisoikeusmaksujen kirjanpitoproses- sia, selkeyttää palautusprosessia ja integroida koko prosessi Asotietoon. Näillä parannuksilla Asokotien sisäinen viestintä nopeutuu ja parantuu. Sovelluksesta tulee selainpohjainen ja samalla siirrytään paperittomaan kirjanpitoon. Itse projektia voidaan Kunowin ja Litken (2004, 16) mukaan arvioida projektinhallinnan taikakolmion avulla. Sen mukaan projektissa tulee huomioida kolme tavoitetta: laatu, aikataulu ja kustannukset. Jos yksi asetetuista ta-
1. Myyjä tekee palautustositteen
2. Myyjä lähettää tositteen asomaksut-sähköpostiin
3. PH tulostaa tulleen palautuksen
4. PH kirjaa tositteen tiedot maksuliikenteeseen
1. Myyjä kirjaa palautuksen Asotietoon
5. Klo 14-15 PH tulostaa maksuliikenteestä maksuaineis- ton, jossa ovat kaikki erääntyvät palautettavat maksut
6. PH vie aineiston maksatukseen
7. Maksatuksesta aineisto siirretään pankkiin
8. Seuraavana aamuna AK tarkastaa, että kaikki maksut ovat menneet ja kirjaa palautukset kirjanpitoon
2. Klo 14-15 PH luo asomaksujen palautusai- neiston erääntyvistä maksuista ja tulostaa sen
3. PH vie aineiston maksatukseen
4. Maksatuksesta aineisto siirretään pankkiin
5. Seuraavana aamuna AK tarkastaa, että kaikki maksut ovat menneet
Palautustenhoitaja = PH Asumisoikeusmaksujen käsittelijä = AK
Vanha palautusprosessi Uusi palautusprosessi
voitteista vaarantuu, se vaikuttaa vääjäämättä muihinkin tavoitteisiin. Projektin onnistumista arvioidaan siis laadullisesti, ajallisesti ja taloudellisesti.
Laadullisesti arvioidaan, miten paljon virheitä sovellukseen tulee kuukausittain, ja ovatko ne helposti manuaalisesti korjattavissa. Kaikki virheet kirjataan ylös, joten niistä voidaan selvit- tää, miten niiden määrä on kehittynyt kuukausittain. Tarkastelun kohteena on erityisesti au- tomaattisten kirjausten kehitys: toistuvatko samat virheet, onko ne korjattu, muuttuuko jokin muu asia korjauksen takia automaatiologiikassa ja onko joitain tapauksia, joita ei voida au- tomatisoida. Sovelluksen virheet vaikuttavat suoraan ajalliseen arviointiin, koska mitä enem- män virheitä on korjattavana, sitä enemmän menee aikaa prosessin läpiviemiseen. Tietojen luotettavuus varmistetaan päivittäisten tarkastusten ja vähintään kerran viikossa tehtävien täsmäytysten muodossa. Tarkkailun kohteena ovat myös uuden palautusprosessin onnistumi- nen, tiedonsiirrot ja kirjausketju. Materiaali palautusprosessin onnistumisesta saadaan myyji- en tekemistä vikailmoituksista. Uuden sovelluksen käytettävyyttä, tehokkuutta, tarkoituk- senmukaisuutta ja luotettavuutta seurataan ja arvioidaan erityisesti sisäisen tarkastuksen kannalta.
Tärkein syy koko projektille on asumisoikeusmaksuprosessin tehostaminen. Tämän johdosta sekä projektia että erityisesti prosessia arvioidaan ajallisesti. Kun prosessi on tehostetun tarkkailun aikana päivittäin suoritettu, merkitään päättymisaika ylös. Kaikista päättymisajois- ta lasketaan keskiarvo. Keskiarvon avulla saadaan vastaus, kuinka kauan prosessi kesti keski- määrin tarkkailtavana ajankohtana. Prosessin päättymisajoissa ei oteta huomioon mahdollisia häiriötekijöitä työpäivien aikana. Häiriöitä uskotaan tulevan niin vähän, että niiden vaikutus tuloksiin ovat todella vähäisiä juuri esimerkiksi keskiarvoa laskettaessa. Tavoitteena on saada asumisoikeusmaksuprosessin kesto noin tuntiin, aikaisemmin prosessi vei aikaa noin neljästä kuuteen tuntia päivässä. Ajallisesti arvioidaan aikaisemman lisäksi projektin aikataulun pitä- vyyttä. Rinnakkaisen siirtymän on suunniteltu kestävän kaksi kuukautta, jonka jälkeen uusi sovellus on tarkoitus ottaa käyttöön. Rinnakkainen siirtymä on koko projektin aikataulun kan- nalta kriittisin vaihe. Tehostetun tarkastuksen suunniteltu kesto on viisi kuukautta.
Yhteenvetona voidaan ilmaista projektin tavoitteeksi kirjausprosessin huomattava tehostami- nen kirjanpidollisesta laadusta tinkimättä. Taloudellinen arviointi tapahtuu tarkkailemalla projektin pysymistä budjetissa. Projektin tuloksia vertaillaan asetettuihin tavoitteisiin sekä aikaisempaan järjestelmään.
Opinnäytetyön tavoite on kuvata läpikäytyä projektia, sen päävaiheita ja arvioida projektin onnistumista. Tarkoitus on osoittaa projektista saatu hyöty tulosten avulla. Tässä työssä ana- lysoidaan tuloksia ja virheiden aiheuttajia tarkemmin kuin itse uudistusprojektin aikana ja tuodaan mukaan sisäisen tarkastuksen näkökulma. Työn lopussa on tarkoitus esittää kehitys-
ehdotuksia projektin eri ongelmiin. Teoriaosuuden on tarkoitus sisältää kaikki olennaisimmat käsitteet, jotka liittyvät tähän uudistusprojektiin.
Oma tavoitteeni on käyttää oppimiani tietoja ja taitoja käytännössä sekä tarkkailla koko pro- jektia kehittävästi. On mielenkiintoista nähdä, miten asumisoikeusmaksuprosessi muuttuu uudistuksen myötä. Minusta on motivoivaa päästä vaikuttamaan projektin kulkuun omalla osaamisellani, varsinkin kun tunnen asumisoikeusmaksujen käytännön. Tämä on ensimmäinen kerta, kun olen mukana tämäntapaisessa työelämän kehittämisprojektissa.
3 Projektiin liittyvä teoria ja keskeiset käsitteet
Teoriaosuudessa esitellään projektin kannalta olennaisimmat asiat. Tarkoitus on käsitellä teoriaa erityisesti sähköisen taloushallinnon kannalta. Teoria pyritään yhdistämään lyhyesti tähän kehittämisprojektiin. Luvun lopussa esitellään tarkemmin keskeisiä termejä ja toimin- toja Asokodit Oy:ssä koskien asumisoikeusprosessia.
Yrityksen taloushallinnon vastuulla on tuottaa yrityksen taloudesta tietoja. Taloushallinto käyttää apunaan kirjanpitoa, jonka tarkoitus on tuottaa esimerkiksi tilinpäätös ja muita ta- loudellisia raportteja. Kirjanpito ja tilinpäätös ovat yrityksille lakisääteisiä velvollisuuksia.
Niihin perustuvat perussäännökset ovat kirjattu kirjanpitolakiin (1997/1336) ja -asetukseen (1997/1339). (Kinnunen, Laitinen, Laitinen, Leppiniemi & Puttonen 2004, 11-12.)
Tilinpäätös on taloushallinnon raporteista merkittävin ja tärkein. Tilinpäätöksestä voidaan seurata yrityksen tilikauden tulosta tuloslaskelman avulla ja yrityksen taloudellista asemaa taseen avulla. Tilinpäätökseen tiedot saadaan tilikauden aikaisista tapahtumista, jotka on kirjattu tositteille kirjanpitoon. Kirjanpito on siis yrityksen taloudellisten tietojen muistiin merkitsemisjärjestelmä ja yhteenveto yrityksen taloudellisista tapahtumista, joissa se on ollut mukana. Muistiin merkitseminen ja yhteenveto tehdään tarkoin säädettyjen ja sovittujen periaatteiden mukaisesti. Keskeisimmät periaatteet sisältyvät kirjanpitolainsäädäntöön. Käy- tännön periaatteet nojautuvat pitkälti kirjanpitolautakunnan hyvään kirjanpitotapaan. (Kin- nunen ym. 2004, 11-13.)
3.1 Sähköinen taloushallinto
Sähköiseen taloushallintoon kuuluvat verkkolaskutus, sähköinen maksuliikenne ja tiedonsiirto, sähköinen laskujen kierrätys ja hyväksyntä sekä kaikki taloushallinnon toiminta, jossa käyte- tään sähköisiä apumenetelmiä. Internetin käyttö on yleistynyt sähköisessä taloushallinnossa ja sen seurauksena kirjanpitojärjestelmien sovellusvuokraus. Sähköiseen taloushallintoon kuuluu oleellisesti automatisointi eri prosesseissa. Sähköisen taloushallinnon tarkoituksena on tehos-
taa ja parantaa taloushallinnon eri prosesseja sekä tehdä taloushallinnosta entistä kustannus- tehokkaampaa. (Tomperi 2007, 137-142.)
Nykyään taloushallinnosta tulevan informaation on siis tultava nopeasti, virheettömästi ja täsmällisesti. Samaan aikaan taloushallinnon on oltava kustannustehokasta. Näihin vaatimuk- siin voidaan vastata vain käyttämällä tietojärjestelmiä taloushallinnon apuvälineinä. Tietojär- jestelmiltä vaaditaan virheettömyyttä ja käytännön toimivuutta. Jos tietojärjestelmät eivät toimi moitteetta, ei taloushallinto pysty tuottamaan oikeaa ja nopeaa informaatiota vaaditul- la tavalla. Informaatiojärjestelmää tulee voida tarkastella monilta eri yleisyystasoilta. (Gran- lund & Malmi 2004, 16; Mäkinen & Vuorio 2002, 31.)
Maksuliikenne on Suomessa maailman edistyksellisintä. Maksut voidaan lähettää sähköisesti ja tieto tulevista maksuista voi tulla sähköisesti. Maksujen vastaanotto ja kohdistus voidaan teh- dä viitteen avulla, joka helpottaa esimerkiksi automatisointia. Suomalaisissa tietojärjestel- missä viitteiden avulla kohdistus on nykyään melko tavallista. Tiliotteet, josta näkyvät viit- teettömät suoritukset, noudetaan tietoliikenteen kautta. (Mäkinen & Vuorio 2002, 107-108, 139.)
Sähköinen taloushallinto tuo paljon etua yrityksille, mutta samalla se muuttaa taloushallinnon tehtäviä ja vaatimuksia. Tiukentuvat vaatimukset taloushallintoa kohtaan vaativat siellä toi- mivan henkilöstön jatkuvaa kouluttamista. Tietojärjestelmien tulee toimia moitteetta ja ta- loushallinnon henkilöstön tulee osata käyttää niitä moitteetta. Asokodeissa useat toiminnot ovat olleet jo aiemmin sähköisiä ja niiden tuomia mahdollisuuksia pyritään hyödyntämään mahdollisimman tehokkaasti. Tämän projektin kannalta uutta yritykselle on selainpohjainen kirjanpito. Syksyllä 2008 Asokotien ostoreskontra siirtyi myös selainpohjaiseen kirjanpitoon.
3.1.1 Sähköiset tositteet ja kirjausmerkinnät
Tositteen avulla merkitään rahoitustapahtuma tai sen korjaus kirjanpitoon. Tositteet ovat kirjanpidon oikeellisuuden ja luotettavuuden kannalta tärkein todistusaineisto. Niihin on kir- jattu kaikki yksittäiset liiketapahtumat ja niihin liittyvät tiedot. Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen. Tällä tavalla voidaan todentaa liiketapahtuma. Kir- janpitomerkintöjen pitää olla aina selväkielisessä muodossa tai ainakin olla helposti saatetta- vissa luettavaan muotoon. Liiketapahtumat on kirjattava niin, että kirjausketju on vaikeuksit- ta todettavissa. Tositteita voidaan käsitellä sähköisesti monella eri menetelmällä. Tiedonsiir- rossa saa käyttää mitä tahansa tiedonsiirtoon tarkoitettua sanomastandardia. Vaikka sähköisiä menetelmiä on monia, on kaikkien kirjanpidossa käytettävien tietojärjestelmien pystyttävä tulostamaan tosite tietokoneen näytölle. Näytöllä näkyvän tositteen sisällön on täytettävä
kaikki kirjanpitolain edellyttämät sisältövaatimukset. (Ihantola, Kuhanen, Leppänen & Sivo- nen 2008, 213-214.)
Kirjanpitolain (1997/1336) mukaan kirjausten on oltava oikeita ja riittäviä niin juoksevan kirjanpidon kuin tilinpäätöksen laadinnan aikana, jotta kirjanpitovelvollisen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta saataisiin oikea ja riittävä kuva. Hyvään kirjanpitotapaan kuuluu olennaisuus tositteen ja kirjausten tiedoissa. Kaikkea tietoa ei kannata eikä tarvitse käsitellä ehdottoman tarkasti, varsinkaan, jos tieto on merkityksetöntä prosessin kannalta. Kannattaa muistaa kuitenkin, että taloushallinnossa informaation laatu on ensiarvoisen tärkeää ja siihen tulee panostaa vaaditulla tarkkuudella. Informaation pitää olla käyttökelpoista, ajantasaista ja luotettavaa sekä sen pitää olla helposti saatavilla. Jotta taloushallinnon tuottama infor- maatio täyttää nämä vaatimukset, on tositteiden ja kirjausten oltava oikein tallennettu ja kirjattu. (Leppiniemi & Leppiniemi 2005, 24-25; Mäkinen & Vuorio 2002, 20, 23-24.)
Internet-pohjaisessa kirjanpito-ohjelmassa saman kauden tositteita voidaan korjata samalle tositteelle, johon alkuperäinen virhekirjaus on tehty. Tällöin alkuperäinen virhemerkintä ei jää näkyviin. Jos virhe havaitaan vasta kauden päättymisen jälkeen, on korjaus tehtävä kor- jausviennillä. Tällöin alkuperäinen tosite säilyy muuttumattomana ja korjausvienti tehdään erilliselle tositteelle. (Ihantola ym. 2008, 218.)
Kun kirjanpidon tietojärjestelmiä vaihdetaan tai uudistetaan, on yrityksen taloushallinnon huomioitava, miten se täyttää kyseisessä poikkeustilanteessa vaatimukset tositteiden ja kir- jauksien oikeista ja riittävistä tiedoista. On tärkeää suunnitella etukäteen, miten projektin aikainen tarkastus tehdään ja miten paljon siihen on aikaa resurssien puitteissa. Huomioon pitää ottaa myös järjestelmän mahdolliset puutteet. Itse tämän kehitysprojektin kannalta tositteet, kirjaukset sekä niiden oikeellisuus ovat merkittävässä asemassa varsinkin arvioinnin kannalta. Tositteissa ilmeneviä virheitä myös tarkkailtiin tarkasti. Kaikki virheet pyrittiin myös kirjaamaan ylös tämän projektin eri vaiheissa, jotta kyseisten virheiden kehitystä pys- tyttiin seuraamaan.
3.1.2 Osakirjanpito ja kirjausketju
Osakirjanpidolla tarkoitetaan kirjanpitoa, josta tiedot siirretään esimerkiksi koneellisesti pää- kirjanpitoon joko liiketapahtumina tai niiden yhdistelminä. Käytettävä tietojärjestelmä muo- dostaa siirrettävän osakirjanpitoaineiston, jos tietoja siirretään pääkirjanpitoon koneellisesti.
Osakirjanpito pitää täsmäyttää vähintään tilikausittain, mutta usein niitä tarkkaillaan useam- min. Sivukirjanpidoksi kutsutaan sellaista tietojärjestelmää, josta tiedot siirretään liiketapah- tumakohtaisesti. Tässä tapauksessa siirrettävän aineiston kirjausketjun on oltava aukoton varsinaiseen kirjanpitoon. (Ihantola ym. 2008, 215.)
Kirjausketjulla tarkoitetaan kirjatun liiketapahtuman yhteyttä tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä siitä eteenpäin tuloslaskelmaan ja taseeseen. Kirjausketjun pitää olla kirjanpitolain (1997/1336, 2:6) mukaan vaikeuksitta todettavissa. Kirjausmerkintöjen pitää osoittaa selvästi, mille tilille ja miten tapahtuma on kirjattu. Tarkoituksena on varmistaa kirjanpidon tarkistettavuus. Kirjausketjuun tulee kiinnittää erityistä huomiota, jos peruskir- janpitoja on useita. Esimerkiksi osa- ja sivukirjanpidot kuuluvat peruskirjanpitoihin. (Tomperi 2007, 134.)
Jos tositteet ja kirjanpitomerkinnät säilytetään koneellisella tietovälineellä, on kirjausketjun oltava aukoton. Keinona tähän voidaan käyttää esimerkiksi linkittämistä, jolloin tositteen sekä osa- ja pääkirjanpidon merkinnät linkitetään toisiinsa. Tätä linkittämistä voidaan jatkaa myös tuloslaskelmaan tai tase-eriin asti. Hyvän kirjanpitotapa edellyttää, että kirjausketju toteutetaan tositenumeron ja pääkirjatilin lisäksi muilla tositteen ja kirjanpitomerkinnän tiedoilla. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi osapuolten nimet ja kaupparekisteritiedot sekä tositteen päiväys ja loppusumma. (Ihantola ym. 2008, 214.)
Projektin kannalta olennaista on asumisoikeusmaksujen siirtyminen osakirjanpidoksi, jonka seurauksena kirjausketjuun tulee kiinnittää erityistä huomiota. Kirjausketjun toimivuus on tämän johdosta mukana tämän opinnäytetyön laadullisessa arvioinnissa.
3.1.3 Täsmäytys
Täsmäytysten tarkoitus on varmistaa pääkirjanpidon tietojen oikeellisuus. Täsmäyttämisellä tarkoitetaan liiketapahtumien ja summien vertailua osakirjanpidon ja pääkirjanpidon välillä.
Hyvän kirjanpitotavan mukaan koneellisen kirjanpidon täydellisyyttä ja oikeellisuutta tulee seurata säännöllisesti oleellisella tarkkuudella. Osakirjanpito tulee täsmäyttää pääkirjanpi- toon vähintään tilikausittain. Pankkitilien täsmäytys voidaan tehdä päivittäin tai viikoittain, riippuen rahatapahtumien määrästä. Jos täsmäytys eroaa, on kirjanpidossa virhe ja se pitää korjata tilanteen vaatimalla tavalla. Pankkitilien täsmäytys on perusta kaikille kirjanpidon muille täsmäytyksille, joten pankkitili kannattaa täsmäyttää ensimmäisenä. Tietojärjestelmis- sä voi olla lisäksi erilaisia täsmäytystoimintoja, jotka helpottavat täsmäyttämistä. Toiminto- jen tulee olla tarkkoja ja kattavia. Kaikkea ei voida kuitenkaan täsmäyttää automaattisesti.
Manuaalisesti pitää edelleen tehdä aineiston jatkojalostus ja muokkaus sekä itse aineiston tulkinta, jotta siitä saadaan tarpeellista ja ymmärrettävää tietoa eteenpäin esimerkiksi yri- tyksen johdolle. (Kirjanpitolautakunta 2000, 8. luku; Mäkinen & Vuorio 2002, 41-43, 154-157.) Laadun varmistamiseksi taloushallinnossa voidaan luoda manuaalisia tai automatisoituja kont- rollimenetelmiä, joiden avulla kirjanpidon luotettavuutta voidaan parantaa. Kontrollimene- telmien määrä ja muoto riippuvat toiminnan sisällöstä ja laadusta sekä organisaation raken-
teesta. Kirjanpitolaki ei vaadi sisäisen valvonnan järjestämistä. Tässä projektissa käytettiin itse tehtyä täsmäyttämislistaa, jonka avulla virheitä pyrittiin löytämään. Projektin toteutus kappaleessa on kyseisestä listasta enemmän tietoa. Projektin aikana täsmäytyksestä tuli tär- kein tekijä laadun varmistamiseksi. (Kirjanpitolautakunta 2000, 1. luku.)
3.1.4 Sisäinen tarkastus sähköisessä taloushallinnossa
Sisäinen tarkastus on yrityksen sisäistä riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus- toimintaa, jonka tarkoituksena on parantaa yrityksen toimintoja sekä luoda lisäarvoa yrityk- selle. Sisäisen tarkastuksen tarkoitus on tukea yrityksen organisaatiota ja johtoa tavoitteiden saavuttamisessa. Keinoina tähän käytetään järjestelmällistä arviointia ja kehittämistä yrityk- sen eri prosesseihin. Tarkoituksena on valvoa johdon asettamien tavoitteiden ja odotusten toteutumista organisaatiossa. Sähköisessä taloushallinnossa sisäisen tarkastuksen tavoitteena on varmistaa tietojärjestelmän toiminta tehokkaasti ja taloudellisesti. Tietojärjestelmän pro- sessien osalta tarkastellaan niiden tarkoituksenmukaisuutta. Järjestelmätarkastus käsittää kaikki ne tehtävät, joilla tutkitaan tietojenkäsittelyn toimintaa, johtamista ja valvontaa.
(Holopainen ym. 2006, 15-16, 325.)
Holopaisen ym. (2006, 325) mukaan tarkastuksessa määritellään tietojärjestelmän käsittely- toiminnan kyky:
turvata yrityksen tiedot ja omaisuus
varmistaa tietojen oikeellisuus, saatavuus ja toiminnan jatkuvuus säilyttää tietovarastojen eheys
saavuttaa organisaation päämäärät sekä käyttää resursseja mahdollisimman tehok- kaasti ja taloudellisesti
Sovelluskehityksen laadunvalvonta on toimintona osittain lähellä sisäisen tarkastuksen tehtä- viä. Sovelluksen laadulla mitataan, miten sovellus palvelee tehtäväänsä ja sitä, kuinka virhee- tön sovellus on. Sovellusten laadusta huomioidaan erityisesti, miten ne palvelevat tarkoitus- taan sekä miten luotettavia ja kustannustehokkaita ne ovat. (Holopainen ym. 2006, 333.) Taloushallinnon henkilöstön, jotka toimivat päivittäisissä prosesseissa, kannattaa miettiä toi- mintoja kriittisesti ja kehittävästi erityisesti muutosvaiheessa. Jos virheitä ja puutteita löy- tyy, niistä kannattaa kertoa eteenpäin. Näin prosessi voi kehittyä jatkossa entisestään. Virhei- tä ei kannata pelkästään korjata, vaan miettiä mistä ne johtuvat ja miten ne voidaan korjata pysyvästi. Yleensä juuri prosessin käsittelijä tietää puutteista ensimmäisenä ja eniten. Pro- jektin johdosta omaan työhöni tuli elementtejä juuri sisäisestä tarkastuksesta. Tämä johtui juuri sovelluskehityksen laadunvalvonnannasta.
3.2 Paperiton kirjanpito ja aineiston säilytys
Paperiton kirjanpito on ohjelma, joka käyttää sähköisten tositteiden tietoja hyväksi tulos- taakseen kirjanpitolain edellyttämiä tulosteita tietokoneen näytölle. Itse tulosteita ei tallen- neta tietokantaan, vaan ne muodostetaan aina uudestaan tietokannan tiedoista. Paperitto- man kirjanpitojärjestelmän pitää pystyä tallentamaan tositteita myös paperiseen muotoon.
Kirjanpitolaissa todetaan, että tositteet ja kirjanpitomerkinnät saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle eli toisin sanoen paperittomaan muotoon. Tämä koskee esimerkiksi päivä- ja pääkirjaa. Tarvittaessa tiedot on saatava selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Laki mahdollis- taa myös aineiston ja merkintöjen säilytyksen koneellisessa muodossa. Poikkeus tästä on tase- kirja, joka pitää säilyttää paperimuotoisena. (Kirjanpitolaki 1997/1336, 2:8; Mäkinen & Vuorio 2002, 143-144.)
Kirjanpitoaineiston säilytys tilikauden aikana on sallittua sähköisesti, jos järjestelmän tietoja voidaan tallentaa uudestaan. Jos alkuperäinen tositemateriaali säilytetään, voidaan säilytys hoitaa yhdellä koneellisella tietovälineellä. Kun säilytys on yhdellä tietovälineellä, tulee siitä ottaa varmistus riittävän usein luotettavalla menetelmällä. Kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kahdella eri tietovälineellä, jos tositteita ei säilytetä paperilla. Tällöin kirjanpito laaditaan tietovälineellä olevan tositeaineiston mukaan. Tässä tapauksessa tietojen oikeellisuus pitää tarkastaa ja varmistaa. Kun säilytysmenetelmää valitaan, on kiinnitettävä huomiota erityisesti tietovälineen toimintavarmuuteen. Tietovälineen oikeellisuuden tarkistus voidaan automati- soida tai tehdä manuaalisesti. Tämä tapahtuu siten, että testataan tietovälineen lukukelpoi- suus esimerkiksi tietokoneen näytöltä. Jos tarkastuksessa ilmenee, että kirjanpitoaineistoa ei voida käsitellä lain vaatimalla tavalla, tiedot on siirrettävä toiselle tietovälineelle. (Kirjanpi- tolautakunta 2000, 10. luku.)
Pysyvästi säilytettävän kirjanpitoaineiston säilytys on tehtävä siten, että kirjanpitotietoja ei pystytä muuttamaan enää jälkikäteen. Tähän on keinona esimerkiksi tilikauden lukitseminen, jos tietokannasta on otettu kopio toiselle koneelliselle tietovälineelle. Asumisoikeusmaksu- prosessissa kirjauskausi lukitaan aina kuukausittain, kun kaikki kirjaukset ovat tehty ja täs- mäytetty. Lisäksi tietovälineen tekniikkaa voidaan käyttää hyödyksi, jotta kirjanpitotietoja ei pysty enää muokkaamaan halutun vaiheen tai ajankohdan jälkeen. Kun kirjanpitoaineisto siirretään pysyvää säilytystä varten, on tietojen oikeellisuus tarkastettava molemmista ko- neellisista tietovälineistä, joita kirjanpitolaissa (2:10) vaaditaan. Kirjanpitovelvollisen tulee olla varma siitä, että kaikki tositteet ja kirjanpitomerkinnät on siirretty pysyvään säilytyk- seen. (Kirjanpitolautakunta 2000, 11.luku.)
Asokodeissa osa kirjanpitoprosesseista on jo ollut paperitonta, joten yrityksellä on kokemusta aiheesta jo ennen tätä projektia. Tämän seurauksena paperittomuuden hyödyt ovat tiedossa
omien kokemuksien kautta. Saman asian johdosta säilytysjärjestelyt ovat hyvin selvillä. Niihin ei tässä projektissa sen suuremmin keskitytä, koska projektin aikataulun aikana ei tehdä tilin- päätöstä. Tosin jo aiemmin mainittu kirjausketju osakirjanpidosta pääkirjanpitoon otetaan siis huomioon arvioinnissa.
3.3 Taloushallinnon prosessien kehittäminen
Taloushallinnon toimintojen kehittäminen on ollut erityisesti tällä vuosikymmenellä suosittua.
Kehitystä on vetänyt erityisesti toimintojen sähköistyminen, automatisointi ja siirtyminen internetiin. Kirjanpitolain (1997/1336) uudistus vuonna 1997 mahdollisti paperittoman kirjan- pidon ja sähköisen taloushallinnon, jonka jälkeen kehitys on edennyt suurin harppauksin eteenpäin. Yritykset pyrkivät luomaan kustannussäästöjä kaikkiin toimintoihinsa kilpailun kiristyessä. Nykyiset taloushallinnon uudistukset ovat lisänneet kustannussäästöjä varastotilan vähenemisen, eri toimien automatisoinnin ja tehostamisen johdosta. (Mäkinen & Vuorio 2002, 9-18, 80.)
Kehitystarve tai muutos alkaa yrityksessä havaitsemisella tai tarpeella, että jonkun toiminnon tai prosessin voi tehdä paremmin. Tietotekniikka on yleensä keskeinen osa tätä kehitystä, koska se luo usein mahdollisuudet kehittymiselle. Tietotekniikkaa voidaan käyttää apuna muutosprosessin aikana. Esimerkiksi prosessin onnistumista voidaan mitata ja arvioida hel- pommin tietotekniikan avulla. Tämä auttaa huomattavasti projektin arvioimista, koska tärkei- tä tietoja on mahdollista saada enemmän ja tarkempana kuin aiemmin. Projektin aikanakin osallistujat voivat saada paremmin tietoja siitä, missä mennään ja täten tehdä mahdollisia korjausliikkeitä projektin onnistumisen kannalta. (Martola & Santala 1997, 23, 33, 83-84.) Taloushallinnon siirtyminen internetiin on mahdollistanut sovellusvuokrauksen, jossa yritys vuokraa palveluntarjoajalta vuokraoikeuden ohjelmistoon. Tämän johdosta ohjelmisto on käytettävissä mistä tahansa internetin välityksellä. Sovellusvuokrauksen hyöty on erityisesti sen vaivattomuudessa. Tarvitaan vain tavallinen internet-selain. Jotta käyttöpalvelu olisi te- hokasta, tulee tietoliikenteen olla nopeaa ja turvallista. Vastuita myös siirretään enemmän sovelluksenvuokraajalle, jonka vastuulla voi olla lähes kaikki käytännön järjestelyt koskien sovellusta. Tämän johdosta käyttäjäyritys voi keskittyä olennaiseen työntekoon. Tietojärjes- telmien käyttö ja aineiston säilytys siirtyy usein palvelinkeskukseen, jossa turvallisuustaso vastaa paremmin lisääntyvien tietomurtojen ja virusvaarojen aiheuttamaa tarvetta. Palveli- met myös vastaavat paremmin paperittomuuden aiheuttamiin vaatimuksiin. Tässä projektissa Asokodit hyödyntää juuri sovellusvuokrausta. (Granlund & Malmi 2004, 21-22; Mäkinen & Vuo- rio 2002, 34-35, 54; Tomperi 2007, 138.)
Taloushallinnon henkilöstön näkökulmasta tapahtunut kehitys on muuttanut taloushallinnon tehtäviä enemmän tarkastajan ja kehittäjän rooliin Taloushallinnon tehtäviä pystytään myös hajauttamaan laajemmalle organisaatioon nykytekniikan ansiosta. Esimerkiksi taloustietojen syöttämiseen järjestelmään voi osallistua toimihenkilöitä eri puolilta organisaatiota. Samalla toki kyseisten toimihenkilöiden tietotaito taloushallinnosta tulee olla aikaisempaa korkeampi.
Tarve taloushallinnon erityisosaamiselle ei vähene kuitenkaan tämän johdosta. Asumisoikeus- prosessiin nämä aiemmin tässä luvussa mainitut kehitysmuutokset tulevat vaikuttamaan oleel- lisesti. Prosessin odotetaan nopeutuvan ja työtehtävät tulevat muuttumaan enemmän valvon- taan ja tarkastustyöhön. Asuntomyyjät pääsevät tarkkailemaan omien vastuukohteittensa kirjauksia rajoitetuilla oikeuksilla. (Granlund & Malmi 2004, 14-17.)
3.4 Asumisoikeusmaksut Asokodeissa
Asumisoikeusmaksujen esittelyssä pyritään keskittymään niiden käsittelyyn ja prosessiin liitty- viin käsitteisiin Asokodit Oy:ssä. Tarkoitus on esitellä käytännön toimintaa sekä miten kyseiset toiminnot ovat yrityksessä järjestetty.
3.4.1 Yleistä asumisoikeusmaksuista ja Asotieto
Ennen asumisoikeusmaksua tuleva asukas maksaa yleensä varausmaksun, joka yhdistetään myöhemmin itse asumisoikeusmaksuun. Varausmaksu on aina 170 euroa. Varausmaksun voi- massaolo on kolme kuukautta ja kahden kuukauden jälkeen pitää selvittää, onko varaus vielä voimassa. Jos asiakas maksaa varausmaksun, mutta ei lunasta asuntoa, jää varausmaksu Aso- kodeille ja se siirretään varausmaksutuottoihin. Joissain tapauksissa varausmaksu palautetaan asiakkaalle. Näitä ovat esimerkiksi kunnan kieltävä päätös asumisoikeushakemuksessa, epä- selvyys tarjouskierroksessa tai kunnallisessa järjestysnumerossa. (Nuutinen 2007.)
Asumisoikeusmaksu jakautuu alkuperäiseen asumisoikeusmaksuun, indeksi- ja muutostyöosuu- teen. Asumisoikeusmaksu on yleensä 15 prosenttia asunnon myyntiarvosta, yleensä noin 5 000 - 35 000 euroa. Jos asukas muuttaa pois asunnosta, asumisoikeusmaksu palautetaan kokonai- suudessaan takaisin indeksillä tarkistettuna kolmen kuukauden kuluessa vastuitten päätyttyä.
Joissain tilanteissa asumisoikeusmaksusta ei palauteta koko summaa, vaan siitä pidätetään osuus. Tällaisia pidätyksiä voivat olla esimerkiksi vakuusrästit, sarjoitus tai jokin muu asunnon kunnostus, joka on johtunut asukkaasta johtuvasta syystä. (Nuutinen 2007.)
Asotieto on Asokotien intra. Asotietoa käyttävät Asokotien kaikki työntekijät ja suuri osa yh- teistyökumppaneista. Sitä käytetään sisäisenä tietokanavana. Asotiedossa on omat osionsa myyntireskontralle, isännöinnille ja asumisoikeusmaksuille. Asotieto on tietopankki, joka si- sältää kaikki tarvittavat tiedot kaikista Asokotien kohteista. Uusi sovellus liitetään Asotietoon
niin, että kirjanpito-ohjelma toimii Asotiedon kautta. Aikaisemmin asumisoikeusmaksut kirjat- tiin käsin Asotietoon. Uuden sovelluksen ansiosta viitteelliset suoritukset kirjautuvat auto- maattisesti tietokantaan samaan aikaan, kun päivittäinen siirtotiedosto on haettu palvelimel- ta. Asokotien toinen omistaja Sato-konserni on tehnyt sovelluksenkehittäjän eli Agenteqin kanssa yhteistyötä useamman vuoden ajan kiinteistöalan Tampuuri-ohjelman kanssa. Asotieto on tehty tämän ohjelman pohjalta. Agenteqin aikaisemmat kokemukset kiinteistöalasta ja samankaltaisista projekteista ovat varmasti hyödyksi myös tälle kehitysprojektille. (Agenteq Solutions Oy 2008.)
3.4.2 Asumisoikeusmaksuissa käytettävät kirjaustilit ja vaihdot
Asumisoikeusmaksuihin käytetään enimmäkseen kuutta kirjaustiliä: asumisoikeusmaksujen saamiset, lunastetut asumisoikeusmaksut, asumisoikeusmaksujen indeksit ja muutostyöt, va- rausmaksut, etukäteen maksetut asumisoikeusmaksut ja asumisoikeusmaksujen velat. Näillä tileillä on vain asumisoikeusmaksuihin liittyviä varoja. Välillä kirjauksissa käytetään muitakin tilejä. Näitä harvemmin käytettäviä kirjaustilejä ovat korkotili, varausmaksutuotot ja pyöris- tyserot. Liitteessä 1 on yksinkertaisia esimerkkejä asumisoikeusmaksujen suorituksista ja pa- lautuksista. Saamiset-tilillä on yleensä asumisoikeusmaksujen osasuorituksia tai vaihtolaskel- miin liittyviä suorituksia. Saamisissa näkyy lisäksi varausmaksun maksamatta jättäminen. Ve- lat-tilillä on yleisimmin uuden asukkaan asumisoikeusmaksun ja vanhalle asukkaalle palaute- tun osasuorituksen erotukset. Tällä tilillä näkyvät kaikki asiakkaille palauttamattomat liika- suoritukset. (Nuutinen 2007.)
Lunastetuissa asumisoikeusmaksuissa ovat ainoastaan vuokralla olevat ja myymättömät koh- teet. Tämä tili on käytetyistä tileistä tärkein. Asumisoikeuslaki (11a:51a) vaatii asumisoikeus- toiminnan ja siitä eroavan toiminnan pistämistä erilleen tilinpäätökseen. Vuokraus ei kuulu asumisoikeustoimintaan. Kirjanpito pitää järjestää niin, että kaikki vuokratut kohteet ovat tiedossa ja listattuna erikseen muista lunastuksista. Myöhemmin ne käsitellään lain vaatimalla tavalla. Tämän johdosta tili tarkastetaan ja täsmäytetään useimmin. Tilillä ei saa olla osasuo- rituksia. Tällä tilillä saa olla vain alkuperäinen asumisoikeusmaksu. Mahdolliset indeksi- ja muutostyöerot kirjataan asumisoikeusmaksujen indeksiero- ja muutostyötilille. Tämän tilin tiedot oikaistaan tilinpäätökseen asumisoikeuksien lunastusrahastoon, joka merkitään omaksi eräksi vapaaseen omaan pääomaan. Lunastusrahastossa näkyy vain alkuperäinen asumisoi- keusmaksu. Eroavat osuudet siirtyvät muille tileille, koska rahastoa ei tällä hetkellä kartute- ta. Käytännössä tilikauden aikana käytettävä tili on saamistili. (Nuutinen 2007.)
Etukäteen maksetuissa asumisoikeusmaksuissa on suorituksia uudelta asukkaalta, koska van- halle asukkaalle ei ole vielä palautettu hänen maksuaan. Tämä johtuu yleensä siitä, että pa- lautus suoritetaan silloin, kun vanhan asukkaan vastuut asunnosta päättyvät. Uuden asukkaan
tulee maksaa asumisoikeusmaksu ennen kuin hänen vastuunsa asunnosta alkavat. Uusi asukas suorittaa yleensä maksun hyvissä ajoin, joten tällä tilillä on suorituksia keskimäärin 40 - 120 kappaletta. Kuukauden vaihteessa tilillä on vähiten suorituksia, koska suurin osa palautuksista suoritetaan kuun lopussa. Kirjanpidollisesti tämä on velkatili. (Nuutinen 2007.)
Asukkaat voivat vaihtaa asumisoikeusasunnosta toiseen. Kyseessä voi olla esimerkiksi asukkai- den keskinäinen vaihto tai vaihto vapaaseen asumisoikeusasuntoon. Vaihdoissa asumisoikeus- maksu suoritetaan vaihtolaskelmalla, josta selviää uuden ja vanhan asunnon arvon erotus. Jos uusi asunto on arvokkaampi kuin vanha, tulee vaihtajalle lisämaksua erotuksen verran. Jos taas vanha asunto on arvokkaampi, niin asukkaalle palautetaan erotus. Vaihtolaskelmista voi- daan pidättää samat pidätykset kuin tavallisesta palautuksesta. Vaihtolaskelmien avulla voi- daan siirtää vanhan asunnon vakuus uuteen. Päivittäisissä kirjauksissa on otettava erityisesti huomioon se, että uuden ja vanhan asunnon kaikki kirjaukset ja tilien tiedot on huomioitu tositteessa. Ongelmia voivat aiheuttaa mahdolliset indeksi- ja muutostyöerot, jolloin yhdellä tositteella voi olla lähes kymmenen eri kirjausmerkintää. Liitteessä 2 on kaksi yksinkertaistet- tua esimerkkiä vaihtojen kirjauksista. Esimerkit ovat vaihtojen lisäsuorituksia. Vaihtopalau- tukset toimivat käytännössä samalla tavalla, vain pankkitilin puoli vaihtuu debetistä kreditiin.
(Nuutinen 2007.)
3.4.3 Pankkitilien täsmäytys ja kirjaustilien kuukausitäsmäytys
Asumisoikeusmaksujen kaikki kirjaustilit täsmäytetään kuun vaihteessa tai useammin, jos siihen on tarvetta. Täsmäytysten tarkoituksena on varmistaa kirjausten ja tilien saldojen oi- keellisuus ja luotettavuus ennen kuin ne lukitaan ja siirretään eteenpäin. Pankkitilit täsmäy- tetään päivittäin ja tämän tarkoitus on varmistaa, että kaikki päivittäiset tulot ja menot ovat kirjattu järjestelmään. Täsmäytykset tehdään Excel-tiedostoon. Uuteen sovellukseen tulee uusi ominaisuus, joka luo suoraan halutun tilin tiedot päivämäärän tarkkuudella muokattavak- si Excel-tiedostoksi. (Nuutinen 2007.)
Kuukausitäsmäytyksessä tulee huomioida asumisoikeusmaksuista pidätettävät osuudet, jotka kirjataan omalle välitililleen ja siirretään pois asumisoikeusmaksuista. Pidätykset kuuluvat vastikereskontran vastuualueisiin ja he tekevät siitä oman täsmäytyksensä. Lopuksi asumisoi- keusmaksujen ja vastikereskontran pidätysvälitilien saldoja verrataan ja niiden tulee täsmätä, koska pidätys siirtyy asumisoikeusmaksuista heidän välitililleen. Jos saldoissa on eroja, on virhe yleensä johtunut puutteellisesta tiedonkulusta vastikereskontraan. Tämän johdosta he eivät ole tehneet tarvittavaa kirjausta omaan reskontraansa. Tiedonkulku pitää aina tehdä kirjallisesti, jotta mahdollisia ongelmia on helpompi selvittää.
4 Projektin suunnittelu ja toteutus 4.1 Riskit
Oleellisia riskejä projektissa ovat aikataulun venyminen ja siitä johtuva kustannusten kasvu.
Aikataulu voi venyä esimerkiksi, jos järjestelmän laatu ei vastaa odotuksia. Riskinä pidetään kirjanpidon laadun heikkenemistä, jota pyritään ehkäisemään henkilöstön koulutuksella uuden järjestelmän asettamien vaatimusten seurauksena. Projektiorganisaation pienuuden johdosta mahdollisia avainhenkilöiden poissaoloja on vältettävä, koska osaavia sijaisia ei ole välttämät- tä saatavilla. Lyhytaikaiset poissaolot eivät vaikuta projektin etenemiseen.
Riippuvuus tietoliikenneyhteyksistä on suuri riski projektin aikana sekä sen jälkeenkin. Jos yhteydet katkeavat, ei selainpohjainen kirjanpitosovellus toimi. Aikaisemmin tietoliikenneon- gelmat ovat olleet lyhytkestoisia ja ne eivät ole esimerkiksi uhanneet asumisoikeusmaksujen palautusprosessia. Tämä onkin lähinnä kiusallista enimmäkseen prosessin käsittelijälle, joka joutuu odottamaan toimettomana yhteyksien korjaamista. Tämän riskin ehkäiseminen vaatii henkilöstöltä joustavuutta, jotta viivästykset eivät uhkaisi esimerkiksi palautuksia.
4.2 Organisaatio, eri osapuolien tehtävät ja tiedonkulku
Projektin osapuolina ovat minun lisäkseni Asokotien pääkirjanpitäjä sekä sovelluksenvuokraa- ja Agenteq. Agenteqin vastuulla oli kaikki tietotekninen osaaminen ja kehitys uudessa sovel- luksessa. Tehtävänäni oli valvoa kirjausten oikeellisuutta ja luotettavuutta sekä tehdä tarvit- tavat korjaukset kirjanpitoon. Tutkin lisäksi järjestelmän toimivuutta. Ilmoitin kehitystarpeis- ta ehdotuksen Agenteqille. Yleensä kyseessä oli automaatiokirjauksiin liittyvä ehdotus. Vai- keissa tapauksissa apunani oli pääkirjanpitäjä ja yhdessä mietimme sopivia ratkaisuja ongel- miin. Asokotien pääkirjanpitäjä vastasi projektin onnistumisesta ja hän päätti tärkeimmistä projektiin liittyvistä kysymyksistä. Rinnakkaisen siirtymän aikana projektiin tuli mukaan asun- tomyyjät. Myyjät testasivat palautusprosessin toimivuutta käytännössä.
Tästä projektista on sen alkaessa tiedotettu kaikille Asokotien palveluksessa oleville ja yhteis- työkumppaneille Asotiedon kautta. Projektin osapuolille muutoksista ilmoitetaan yleensä säh- köpostilla, puhelimitse tai mahdollisesti Asotiedon uutisten kautta. Agenteq on yhteydessä vain Asokotien taloushallintoon eli joko minuun tai pääkirjanpitäjään. Jos myyjillä on ongel- mia palautusten kanssa, ilmoittavat he siitä ensin taloushallintoon. Taloushallinnosta otetaan tarvittaessa vielä yhteyttä Agenteqiin. Eli pääasiallinen informaatioväylä on Asokotien talous- hallinnon ja Agenteqin välillä.
Pienen organisaation etu on tiiviissä yhteistyössä. Osapuolet voivat helposti oppia toisten toimintatavat, jonka johdosta yhteistyöstä voi tulla hyvinkin tehokasta. Eri osapuolien tehtä- vät ovat selkeitä, joten sen osalta ei pitäisi tulla sekaannuksia. Tiedonkulun väylät ovat sel- keät, jonka ansiosta turhia vikailmoituksia ei pitäisi esiintyä.
4.3 Aikataulu, päävaiheet ja osatavoitteet
Projekti jaettiin neljään osaan taulukon 1 mukaan: projektin aloitus, rinnakkainen siirtymä, tehostettu tarkastus ja projektin päätös. Projektin kokonaiskesto oli kymmenen kuukautta.
Aloitusvaihe ja rinnakkainen siirtymä kestivät molemmat kaksi kuukautta. Tehostettu tarkas- tus kesti viisi kuukautta. Projektin päätökselle varattiin aikaa kuukausi. Vaiheet suunniteltiin niin, että aikaa oli riittävästi projektin läpiviemiseen.
Päävaiheet Aikataulu Kesto
Projektin aloitus ja valmistelu 1.1.-28.2.2008 2 kk Rinnakkainen siirtymä (testaus) 1.3.-30.4.2008 2 kk Uuden sovelluksen käyttöönotto 2.5.2008 1. päivä Tehostettu tarkastus 1.5.-30.9.2008 5 kk Projektin päätös 1.10.-31.10.2008 1 kk
Taulukko 1. Projektin aikataulu
.
Aloitusvaiheen tärkeitä osatavoitteita Asokodeille olivat uuden sovelluksen käytön oppiminen ja tietojen onnistunut siirto uuteen sovellukseen. Omalta osaltani oli tärkeää suunnitella ja päättää omista toimintatavoista tulevien vaiheiden varalle. Rinnakkaisen siirtymän tärkein tavoite oli saada uusi sovellus siihen kuntoon, että se pystyi toimimaan itsenäisesti ainoana järjestelmänä käsittelyprosessissa. Sovelluksen piti olla toiminnoiltaan luotettavassa kunnos- sa. Kirjauksien perussäännöt piti olla automaation kannalta kunnossa, mutta niissä sai olla vielä virheitä. Tämä vaihe oli projektin kriittisin vaihe. Jos aikataulu olisi viivästynyt, olisi se johtunut juuri tämän vaiheen epäonnistumisesta. Tässä vaiheessa projektin osapuolet tekivät myös eniten kehitys- ja tarkastustyötä.
2.5.2008 Asokodeissa siirryttiin paperittomaan kirjanpitoon asumisoikeusmaksujen osalta.
Kyseisestä päivästä eteenpäin kirjanpitoaineisto tallennettiin suoraan palvelimelle. Kirjaus- kuukausi lukitaan aina kuun vaihteen jälkeen, kun tilien tiedot ovat täsmäytetty. Tämän jäl- keen virheet voidaan korjata ainoastaan korjaustositteella. Kirjanpitoaineiston pysyvä tallen- nus järjestetään tallentamalla tilikauden kaikki aineistot, saldot, tositteet sekä kirjanpito- merkinnät cd-levylle. Toinen tallennusväline on palvelimella oleva lukittu aineisto. Uuden sovelluksen käyttöönoton jälkeen asumisoikeusmaksuprosessi ei tuota paperimateriaalia lä- heskään niin paljoa kuin aiemmin. On arvioitu, että kirjanpitomappeja kertyy vuodessa vain kolme kappaletta, aikaisemmin määrä on ollut jopa kymmenkertainen.
Tehostetun tarkastuksen tärkeimpiä tavoitteita olivat kehitystyön jatkaminen, sovelluksen valvonta ja aineistonkeruu arviointia varten. Projektin päätösvaiheessa kerätty aineisto käsi- teltiin ja analysoitiin. Tulosten pohjalta tehtiin projektin arviointi ja johtopäätökset.
4.4 Oma toiminta projektissa
Oma toimintani ja osuuteni projektin eri vaiheissa näkyy kuvan 2 Gant-kaaviosta. Alussa tein analyysin vanhan järjestelmän puutteista ja ne olivatkin täsmälleen samat kuin yrityksen ai- kaisemmassa analyysissä. Seuraavaksi sain enimmäkseen tietoja projektista ja sen puitteista, jonka jälkeen tein omat suunnitelmani projektin aikaisesta toiminnasta. Päätin myös tarkas- tusmenetelmistä, joita käytin projektin aikana. Seuraavana vaiheena oli uuden järjestelmän integroituminen yritykseen. Käytännössä se tarkoitti uuden järjestelmän käytön opettelua ja kirjanpitotietojen päivittämistä uuteen järjestelmään. Oma osuuteni oli tarkastaa, että kaikki tiedot oli siirretty. Testasin myös automaatiokirjausten toimintaa.
Kuva 2. Gant-kaavio projektista.
Rinnakkaisen siirtymän ja tehostetun tarkastuksen aikana alkoi varsinainen työni projektissa.
Osuuteni oli valvoa ja kehittää uutta järjestelmää ja sen automaatiokirjauksia. Testasin myös sovelluksen käytännön toimintoja. Rinnakkainen siirtymän ongelmana oli ajan puute. Suurin osa ajasta kului vielä vanhan prosessin toteuttamiseen ja sen johdosta kehitystyölle jäänyt aika oli vähäistä. Tätä pyrin ehkäisemään suunnittelulla. Tehostetun tarkastuksen aikana pro- jektissa jäi enemmän aikaa kehitystyöhön ja ongelmanratkaisuun, koska silloin oli vain yksi järjestelmä käytössä.
4.4.1 Suunnittelu ja valvonnassa käytetyt menetelmät
Projektin aloitusvaiheessa suunnittelin omat toimintatavat projektin eri vaiheille projektin asettamissa rajoissa. Suunnitelmat tehtiin sen jälkeen, kun uuteen sovellukseen oli tutustuttu ja opittu sen käytännön toimintoja. Myös koko projektin suunniteltu aikataulu oli jo tiedossa.
Suunnittelussa piti huomioida, että päivittäiset työrutiinit eivät suuremmin muutu projektin aikana. Tehostetun tarkastuksen aluksi vanha järjestelmä putoaa kokonaan pois, jolloin uuden sovelluksen kehitykselle jää enemmän aikaa. Tarkastusrutiinit pysyivät pääasiassa samana.
Sen sijaan ongelmien ja virheiden varalle ei pystytty rakentamaan ennakkoon toimintasuunni- telmaa. Ennakkoon ongelmien ja virheiden käsittelyyn pystyi varautumaan vain järjestämällä tarpeeksi aikaa kyseiselle vaiheelle. Tätä tavoitetta edesauttaa suunnittelu rutiinitöistä pro- jektin eri vaiheissa. Eli tavoite oli saada tehtyä tavalliset rutiinityöt mahdollisimman nopeas- ti, jotta aikaa jää ongelmanratkaisuun ja kehitystyöhön. Kuvassa 3 on Gant-kaavion oman projektisuunnitelmani tekovaihe tarkemmin esiteltynä. Liitteessä 3 on suunnittelemani päivit- täiset käsittelyprosessit rinnakkaisen siirtymän ja tehostetun tarkastuksen ajalle. Tein samalla täsmäytyslistapohjan valmiiksi uutta sovellusta varten.
Kuva 3. Gant-kaavion oma projektisuunnitelma tarkemmin.
Kirjanpidon laadun pohjana on kirjanpitolaki. Asokotien kirjanpitoaineiston tulee täyttää la- kiin asetetut vaatimukset esimerkiksi oikeista ja riittävistä tiedoista. Sama päti sekä siirtymän aikana että uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Täsmäyttämällä ja systemaattisella virheiden etsimisellä varmistetaan tietojen oikeellisuus. Käytin näitä menetelmiä joka päivä projektin aikana. (Kirjanpitolaki 1997/1336, 3:2.)
Rinnakkaisen siirtymän alussa minun piti testata, että uuden sovelluksen tarjoamat apumene- telmät toimivat. Tarkoitus oli varmistaa niiden luotettavuus. Tarkastuksen kannalta olennai- simmat apumenetelmät olivat pää- ja päiväkirja, eroavat tositteet -haku sekä saldolista. Päi- väkirjaa testattiin tutkimalla sen antamia tietoja. Esimerkiksi tarkkailtiin, ovatko kaikki kir- jauspäivän suoritukset näkyvissä ja näkyykö kaikki vaaditut tiedot näytöllä. Eroavat tositteet hakua testattiin muuttamalla jonkin tositteen debet ja kredit erisuuruisiksi, jonka jälkeen kokeiltiin, löytääkö toiminto virheen. Jos haku ei toiminut, virheen pystyi havaitsemaan päi- väkirjan kautta. Saldolistan toimivuutta testattiin vertailemalla sitä rinnakkaisen siirtymän aikana vanhan sovelluksen Excel-listoihin. Listojen piti täsmätä. Jos listalta puuttui joitain tietoja, virhe etsittiin ja korjattiin Agenteqin avustuksella. Pääkirjan luotettavuutta tutkittiin käytettävien tilien loppusaldojen avulla ja vertailemalla niitä Wintimen tilien vastaaviin tie- toihin.
Täsmäyttäminen tehtiin Excel-tiedostoon. Kaikki tiedot asumisoikeusmaksutileillä ovat mää- rältään sellaisia, että niitä voi täsmäyttää manuaalisesti kohtuullisessa ajassa. Itselläni kaik- kien tilien täsmäyttämiseen menee noin puoli tuntia. Tein projektin johdosta uuden täsmäy- tyslistapohjan (kuva 4), joka sopii yhteen uuden sovelluksen kanssa. Sovelluksen tiedot voi- daan kopioida saldolistalta suoraan Exceliin, jossa tietoja voidaan käsitellä ja järjestellä mo- nipuolisemmin. Täsmäytys oli mielestäni tärkein menetelmä laadun varmistamiseksi projektin kaikissa vaiheissa. Täsmäyttämällä löydettiin kaikki mahdolliset virheet kirjauksissa, jos niitä ei muilla menetelmillä löydetty. Päällekkäisyydet eri tileillä löytyivät vain täsmäytyksen avul- la, kun kaikkien tilien tiedot siirrettiin samalle Excel-listalle. Kuvassa 4 on keksitty esimerkki tapauksesta, jossa tilit täsmäyttämällä löydetään päällekkäisyyksiä (päällekkäisyydet värjätty keltaisella). Kuvan värjätyt kirjaukset kumoavat toisensa ja ne pitäisi korjata.
Kuva 4. Esimerkki kirjausvirheen löytämisestä täsmäyttämällä.
Systemaattinen virheiden etsintä tapahtui pääasiassa päiväkirjan kautta. Rinnakkaisen siirty- män aikana päiväkirjan tietoja verrattiin Wintimen kirjauksiin päivittäin. Tehostetun tarkas- tuksen aikana päiväkirjaa tarkkailtiin päivittäin etsimällä poikkeamia kirjausrutiineista. Kun
löysin virheen, ilmoitin ensin Agenteqille kehitysehdotuksen ja sen jälkeen korjasin virheen.
Agenteq yleensä vielä ilmoitti, kun he olivat korjanneet virheen sovelluksen kirjaussääntöihin.
Järjestelmän toimivuutta ja puutteita pyrittiin tutkimaan sisäisen tarkastuksen kannalta: onko järjestelmä tehokas, luotettava ja toimiva. Tietojen säilymistä ja pysyvyyttä seurattiin täs- mäytysten lomassa, myös kaikki täsmäytyslistat säilytettiin. Jos jokin tieto olisi sattunut pu- toamaan pois, se näkyisi ensin saldossa ja sen jälkeen puuttuvan tiedon löytää vanhemman täsmäytyslistan avulla. Järjestelmän eri toimintojen luotettavuutta ja tarkoituksenmukaisuut- ta piti arvioida. Toimintoja arvioitiin enimmäkseen käytännön toiminnan kautta ja erilaisin testausmenetelmin. Myös käyttöoikeuksia tarkkailtiin, eli kuka pystyi mitäkin prosesseja te- kemään. Asumisoikeusmaksujen kirjanpitoon oikeudet ovat kahdella henkilöllä, palautuksiin myyjillä omiin kohteisiinsa ja palautusaineiston tekoon kahdella henkilöllä talousosastolta.
Täsmäytyslistalla näkyy sen henkilön nimi, joka on tehnyt suorituksen tai kirjauksen.
4.4.2 Toteutus
Maaliskuun alusta lähtien alkoi siis kahden kuukauden testausvaihe, jolloin uusi ja vanha jär- jestelmä olivat käytössä rinnakkain. Tarkastin ja vertailin päivittäin, että kirjaukset ja saldot Asotiedossa ja Wintimessä täsmäävät suunnittelemillani tarkastusmenetelmillä. Kaikista vir- heistä lähetettiin tieto ja mahdollinen kehitysehdotus Agenteqille. Agenteq ilmoitti myö- hemmin tietoteknisen ratkaisuehdotuksen ongelmaan. Jos ongelma ei ratkennut heti, niin keskustelu sopivasta ratkaisusta jatkui. Asumisoikeusmaksujen palautukset tehtiin tässä vai- heessa ensimmäistä kertaa Asotiedon kautta. Jos palautuksissa olisi ollut ongelmia, vanha järjestelmä oli myös käytössä tältä varalta. Tällä olisi estetty mahdolliset palautusten viiväs- tymiset. Rinnakkaisen siirtymän aikainen työprosessi oli kaikkein vaativin vaihe, koska silloin piti ylläpitää vanhaa järjestelmää ja kehitellä uutta järjestelmää käytännössä. Vanhan järjes- telmän ylläpitoon meni päivässä neljästä kuuteen tuntia, joten uuden sovelluksen kehitykselle ei jäänyt paljoa aikaa. Prosessin vaiheet oli tehtävä mahdollisimman nopeasti, jotta kehitys- työlle jäi aikaa.
Tehostetun tarkastuksen aikana kehitystyötä jatkettiin, kun tarvittavia puutteita löytyi. Kor- jausprosessi eteni samalla tavalla kuin rinnakkaisessa siirtymässä, mutta kehitettävää ei tullut odotetusti niin paljoa kuin rinnakkaisen siirtymän aikana. Prosessin nopeutumisen ja vanhan järjestelmän poisjäännin johdosta tässä vaiheessa pystyin keskittymään enemmän prosessin yksityiskohtiin ja yksittäisiin virheisiin. Kirjasin edelleen kaikki virheet ylös ja niiden kehitystä seurattiin koko tarkastusvaiheen ajan. Kirjausprosessin tehostumista tarkkailin ottamalla päättymisajat ylös, kun prosessi oli päivittäin suoritettu. Tässä vaiheessa kirjauksia siis tark- kailtiin edelleen päivittäin ja tilien täsmäytykset tehtiin viikoittain.
Projektin päätösvaiheessa analysoin projektista saatuja tuloksia ja niiden pohjalta tehtiin johtopäätökset projektista. Tämän jälkeen tulokset raportoitiin johdolle ja sovittiin jatkotoi- mista. Tämän jälkeen projekti päätettiin. Asumisoikeusmaksujen seuranta ja tarkastus palau- tuivat normaalitasolle. Tilien täsmäytykset tehdään vähintään kerran kuussa. Pankkitilit tulee täsmäyttää päivittäin ja päiväkirjan tarkastus tehdään ainakin kerran viikossa.
5 Projektin arviointi
Projektin arvioinnissa huomioitiin projektin tuloksena syntyneen järjestelmän toimivuus, käy- tettävyys ja laatu. Samalla tarkasteltiin myös asetettujen tavoitteiden täyttymisen onnistu- mista. Arvioinnista vastasin pääasiassa minä, koska minulla on yrityksessä eniten kokemusta järjestelmästä. Lisäksi huomioin pääkirjanpitäjän mielipiteet projektista ja uudesta järjes- telmästä, jonka avulla sain arviointiin eri näkökulmia.
Laatua arvioitiin ohjelman tuottamien virheiden analysoinnilla ja tarkkailemalla virheiden määrän kehitystä kuukausittain sekä rinnakkaisessa siirtymässä että tehostetussa tarkkailussa.
Oleellista oli, että kaikki virheet huomattiin ja ne korjattiin, jotta asumisoikeusmaksujen kirjanpidon hyvä laatu säilyi. Ajallisessa onnistumisessa arvioitiin projektin pysymistä aikatau- lussa sekä uuden järjestelmän kirjausprosessin kestoa verrattuna asetettuun tavoitteeseen ja aikaisempaan järjestelmään.
5.1 Laadullinen onnistuminen
Liitteessä 4 on taulukko kaikista uuden sovelluksen kirjanpidollisista virheistä rinnakkaisen siirtymän ja tehostetun tarkastuksen ajalta. Arvioinnissa viitataan kyseisen taulukon lukuihin.
Virheet ovat lähtöisin tositteista tai Asotiedon tietokannasta, jolloin tosite on kirjautunut väärin tai tositetta ei ole voitu luoda järjestelmään. Eli virheiksi on luettu myös kaikki ne tilanteet, joissa asumisoikeusmaksujen käsittely ja kirjaaminen sekä tositteen luominen ovat vaatineet Agenteqin apua. Sovelluksen käytettävyys- ja luotettavuusongelmat eivät sisälly liitteessä 4 oleviin virheisiin, vaan ne arvioidaan erikseen tässä luvussa.
Virheiden ja tositteiden määrän kehitys kuukausittain
136 103
51 58 43 44 39
434
645
562 641 601 585
502
0 100 200 300 400 500 600 700
maalis huhti touko kesä heinä elo syys
KK
KPL
Virheet Tositteet
Kuva 5. Virheiden ja tositteiden määrän kehitys kuukausittain.
Kirjauksissa oli lukuisia virheitä, kuten etukäteen arveltiin. Kirjausautomaation kehitys näkyy selvästi, jos verrataan rinnakkaisen siirtymän ja tehostetun tarkastuksen tuloksia keskenään (kuva 5). Rinnakkaisessa siirtymässä virheiden osuus tositteiden kokonaismäärästä oli 22,15 prosenttia. Tehostetun tarkastuksen aikana vastaava luku oli laskenut 8,13 prosenttiin. Tehos- tetun tarkastuksen aikana kehitys näkyy vähäisenä: alkuvaiheessa virheprosentti on ollut yli yhdeksän prosenttiyksikköä, kun loppuvaiheessa kyseinen prosentti on alle kahdeksan yksik- köä. Tämä ero voi johtua sattumasta, koska virheiden lukumäärä oli melko pieni. Esimerkiksi muutama vaihtosuoritus lisää olisi nostanut loppuvaiheen virheprosentteja. Luvuista voidaan todeta virheiden lukumäärän olevan pääsääntöisesti alle kymmenen prosenttia. Kuvasta 5 näkee virheiden kokonaismäärän laskevan kehityksen.
Virheiden eri syiden jakautuminen tehostetun tarkastuksen aikana
54 23 %
117 50 % 36
15 % 28 12 %
Excel-lista Vaihto
indeksikirjaukset Muut
Kuva 6. Virheiden eri syiden jakautuminen tehostetun tarkastuksen aikana.
