ASIAKASKOHTAISEN NIMIKKEEN MUODOSTAMINEN
Prosessin kehittäminen Bodycote Lämpökäsittely Oy:ssä
Jenni Mäkinen
Opinnäytetyö Kesäkuu 2015 Liiketalouden koulutusohjelma
TIIVISTELMÄ
Tampereen ammattikorkeakoulu Liiketalous
JENNI MÄKINEN:
Asiakaskohtaisen nimikkeen muodostaminen
Prosessin kehittäminen Bodycote Lämpökäsittely Oy:ssä Opinnäytetyö 63 sivua, joista liitteitä 7 sivua
Kesäkuu 2015
Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Bodycote Lämpökäsittely Oy. Työ toteutettiin Tampereen karkaisimolle, mutta lisäksi sen kohteena olivat kolme muuta Suomessa toimivaa Bodycoten karkaisimoa. Lähtökohta opinnäytetyölle oli konsernin valitsema uusi ERP-järjestelmä Microsoft Dynamics Ax, joka otetaan Suomen karkaisimoissa käyttöön vuoden 2015 aikana. Opinnäytetyössä tutkittiin Suomen karkaisimojen toimistosihteereiden toimintatapoja muodostaa asiakaskohtaisia nimikkeitä yrityksen ERP-järjestelmään tavoitteena yhdenmukaistaa toimintatapoja karkaisimojen välillä.
Tavoitteena oli lisäksi etukäteen tehdyn pohjatyön ansiosta lyhentää järjestelmän vaihtoon kuluvaa aikaa nimikekirjastojen siirtämisen osalta.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin toimistosihteerien puhelin- ja sähköpostihaastatteluja sekä benchmarkingia, joka toteutettiin kahdelle satunnaisesti valitulle yritykselle.
Haastattelujen pohjalta luotiin Excel-tiedostoon yhteenveto nykytilasta, jota analysoitiin ja verrattiin benchmarkingista saatuihin tuloksiin. Konkreettisena työn tuloksena opinnäytetyössä toteutettiin kaikkia neljää karkaisimoa koskeva ohjeistus asiakkaan nimikkeen muodostamisesta ERP-järjestelmään prosessin kehittämisen näkökulmasta.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, ettei benchmarking antanut nimikkeenmuodostus- ohjeistuksen luomiseen käyttökelpoista tietoa, mutta se avasi uusia näkökulmia toimintatapojen kehittämiseen tulevaisuudessa ERP-järjestelmän ja nimikkeistön hallinnan osalta. Nimikkeenmuodostusohjeistusta ei ole vielä otettu käyttöön, joten sen vaikutuksia ei ole pystytty toteamaan käytännössä, eikä tavoitteen nimikekirjastojen siirron nopeuttamisesta voida siten sanoa toteutuneen.
Tavoitetta tukevana kehitysehdotuksena esitettiin, että kaikki karkaisimot siirtyisivät käyttämään Tampereen karkaisimon tavoin toimintatapaa, jossa asiakkaan nimikkeitä ylläpidetään ERP-järjestelmän lisäksi erillisessä dokumenttienhallintaohjelmassa Excel- tiedostona. Lisäksi benchmarkingin tulosten pohjalta ehdotettiin, että tulevan järjestelmän sallimissa rajoissa nimikkeiden muodostaminen tapahtuisi vain nimettyjen henkilöiden toimesta, jolloin asiakkaan nimikkeet olisivat aina yhteneväisessä muodossa.
Asiasanat: Bodycote, nimike, toiminnanohjaus, ERP, toimintatapa, ohje, benchmarking, prosessin kehittäminen
ABSTRACT
Tampereen ammattikorkeakoulu
Tampere University of Applied Sciences Business Administration
JENNI MÄKINEN:
Creating Customer Items in an ERP System
Process Improvement at Bodycote Heat Treatments Ltd Bachelor's thesis 63 pages, appendices 7 pages
June 2015
This thesis was commissioned by Bodycote Heat Treatments Ltd. The starting point for the thesis was the new ERP Microsoft Dynamics Ax system, which will be introduced in the company’s plants in Finland in 2015. The aim of this thesis was to investigate different ways in which customer items can be created in the ERP system by Bodycote Finland’s office secretaries located in four plants. The main objective was to standardize the working methods throughout all the plants. Another objective was to utilize the groundwork effectively, so as to shorten the period of time needed to create the customer items.
Background knowledge for the development work was obtained by interviewing the office secretaries. The interviews consisted of phone and e-mail conversations, which had been preceded by an e-mail explaining the thesis and the upcoming interviews. The other research method used was benchmarking. On the basis of the interviews, a summary of the current state was created in an Excel file; this information was analyzed and compared with the results obtained from benchmarking. As a concrete result of the work, a standardized set of instructions for creating customer items in the ERP system was drawn up, using the process improvement approach.
Because the instructions have not been put into operation, the results cannot be evaluated yet. Unfortunately, the benchmarking was not as efficient as expected, but it definitely revealed some new perspectives on improving joint working practices in ERP and item management. As a conclusion, the development ideas suggested in the thesis can be considered potentially valuable for utilizing the new ERP system’s functions efficiently in the future.
One of the improvement suggestions presented is that all plants should start using the method which is currently used in the Tampere plant, where a list of customer items is maintained in a separate Excel spreadsheet as well as in the ERP system. Moreover, on the basis of the benchmarking, it was suggested that new customer items should only be created by appointed individuals, so as to avoid differences between items.
Key words: Bodycote, item, ERP, method, instructions, benchmarking, process improvement
SISÄLLYS
1 JOHDANTO ... 7
1.1 Toimeksiannon tausta ... 7
1.2 Tavoite, tarkoitus ja rajaus ... 8
1.3 Tutkimustyyppi ja tiedonhankintamenetelmät ... 9
1.4 Työn rakenne ... 10
2 TOIMEKSIANTAJAN ESITTELY ... 11
3 TOIMINNANOHJAUS ... 14
3.1 Toiminnanohjauksen käsite ... 14
3.2 Toiminnanohjausta tukevat järjestelmät ... 15
3.2.1 Tietonovo Express ... 16
3.2.2 Microsoft Dynamics Ax ... 18
3.3 Tuotetieto ja sen hallinta ... 19
4 NIMIKKEISTÖ ... 22
4.1 Nimikkeistön hallinta ... 22
4.2 Nimikkeen tunniste ... 23
5 NYKYTILANTEEN KUVAUS ... 25
5.1 Nimikkeiden rakenne Tietonovo Express:ssä ... 25
5.2 Asiakkaan nimikkeen perustaminen karkaisimoittain ... 27
5.2.1 Tampere... 28
5.2.2 Vantaa ... 29
5.2.3 Vaasa ... 29
5.2.4 Pieksämäki ... 30
6 PROSESSIN KEHITTÄMINEN YRITYKSESSÄ ... 31
6.1 Prosessin kuvaus ... 31
6.2 Prosessin kehittäminen yrityksessä ... 33
6.2.1 Muutostarve ... 35
6.2.2 Nykytila ... 37
6.2.3 Vision ja menestystekijöiden täsmentäminen ... 38
6.2.4 Uuden toimintamallin määrittely ... 40
6.2.5 Uudistettujen toimintamallien käyttöönotto ... 41
6.3 Erilaiset mittarit muutosprosessin tukena ... 43
7 NIMIKKEISTÖN KEHITTÄMISEN VAIKUTUKSET ... 47
7.1 Virhemarginaalin pienentyminen tuotannossa ja laskutuksessa ... 47
7.2 Tehokkuuden ja tuottavuuden lisääntyminen ... 48
8 POHDINTA ... 49
LÄHTEET ... 53
LIITTEET ... 57
Liite 1. Bodycote Tampereen pääprosessikaavio. Jaakko Kilpi. ... 57
Liite 2. Tilauksen käsittely ja työkortin muodostaminen Tampereen karkaisimossa. Jaakko Kilpi. ... 58
Liite 3. Haastatteluihin johdatteleva sähköposti toimistosihteereille. ... 59
Liite 4. Yhteenveto. Asiakkaan nimikkeen muodostus karkaisimoittain. ... 60
Liite 5. Nimikkeen muodostusohje 2015. Jaakko Kilpi. 1(3) ... 61
Liite 5. Nimikkeen muodostusohje 2015. Jaakko Kilpi. 2(3) ... 62
Liite 5. Nimikkeen muodostusohje 2015. Jaakko Kilpi. 3(3) ... 63
LYHENTEET JA TERMIT
ERP Enterprise Resource Planning, toiminnanohjausjärjestelmä Nimike Systemaattinen ja standardi tapa yksilöidä ja nimetä fyysinen
tuote, tuotteen osa, komponentti tai materiaali PDM Product Data Management, tuotetiedonhallinta
ISO-sertifikaatti Menettely, jossa puolueeton sertifiointilaitos antaa kirjallisen todistuksen organisaation toiminnan, järjestelmän tai tuotteen täyttäessä ennalta määritellyt vaatimukset
Auditointi Yrityksen laadunvarmistuksessa käytettävä menetelmä Työmääräin Ostotilauksen tietojen mukaan toimistosihteerin muodostama
ohjeistus tuotannon työntekijöille
Karkeakuormitus Tuotannonsuunnittelun osa-alue, jossa määritellään alustavasti toimitusajat, tuotanto-ohjelma ja resurssitarpeet
1 JOHDANTO
”Oppiva organisaatio on organisaatio, jossa osaamista voidaan luoda, hankkia ja siirtää ja joka kykenee muuntamaan käyttäytymistään uuden tiedon ja näkemyksen mukaan. (Garwin, 1993.)” (Sydänmaalakka 2007, 57.)
Globalisaatio on johtanut siihen, että teknologiateollisuuden alalla kilpailu lisääntyy jatkuvasti, mikä antaa jokaiselle kasvuhakuiselle yritykselle aihetta tarkastella omaa toimintaansa ja keksiä uusia ratkaisuja ollakseen parempia kuin kilpailijansa.
Kilpailukyvyn vaaliminen kertoo, ei pelkästään ihmisten, vaan myös organisaation kyvystä oppia samalla kun toimintaympäristö, talous ja tekniikka muuttuvat.
Kiristyvän kilpailun myötä yrityksen tarve hallita kokonaisvaltaisesti sen prosesseja luo haasteita tietojärjestelmille. Niiden suorituskyky ja muunneltavuus ovat yhä tärkeämmässä osassa liiketoimintaa ja sen prosesseja, tarkoituksenaan pitkällä aikavälillä tehostaa yrityksen toimintaa ja parantaa palvelun tasoa kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla. Valinnanvaraa on markkinoilla paljon, mutta uusien järjestelmien ominaisuudet ovat yrityksen toiminnalle hyödyksi vain, kun se on kyvykäs uudistamaan toimintaansa ja järjestelmän investointien lähtökohtana ovat uudistettavat liiketoimintaprosessit (Saari & Oijennus 2004, 13). Tässä työssä syvennytään tuotetiedon ja erityisesti nimikkeistön merkitykseen metalliteollisuuden alalla toimivan yrityksen ERP-järjestelmässä.
1.1 Toimeksiannon tausta
Tämän opinnäytetyön lähtökohtana oli Bodycote-konsernin Tampereen karkaisimon karkaisimopäällikön, ja samalla esimieheni Veli-Pekka Nurmisen havaitsemat kehittämiskohteet uuden Microsoft Dynamics Ax ERP-järjestelmän implementointia edeltävissä toiminnoissa. Opinnäytetyöprosessia edeltänyt kesäharjoittelu yrityksessä tarjosi mahdollisuuden työskennellä Tampereen karkaisimon nimikekirjaston parissa, jolloin karkaisimolle luotiin käytännössä kokonaan uusi nimikekirjasto. Kesällä 2014 asetettiin minun toimeksiannokseni kehittämistehtävä, joka koskee kaikkia neljää Suomen karkaisimoa. Tämä opinnäytetyö käsittelee sellaisia ERP-järjestelmän
käyttöönottoa edeltäviä toimintoja, joiden on ajateltu tekevän järjestelmän käyttöönottoprosessista mahdollisimman sujuva nimikekirjastojen siirtämisen osalta.
Jokainen Suomessa toimiva Bodycoten karkaisimo on ajan saatossa omaksunut toisistaan poikkeavat tavat muodostaa yksittäisiä asiakkaan nimikkeitä sekä ylläpitää ERP-järjestelmässä sijaitsevaa nimikekirjastoa. Kaikkia neljää karkaisimoa koskeva ohjeistus tähän on olemassa, mutta siitä huolimatta nimikkeet poikkeavat rakenteeltaan toisistaan karkaisimotasolla. Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtuessa uuden ohjeistuksen luominen asiakkaan nimikkeen muodostamiselle on ajankohtaista ja samalla yhteisten toimintatapojen kehittämisen merkitys korostuu entisestään.
1.2 Tavoite, tarkoitus ja rajaus
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihdon yhteydessä monet yrityksen toimintatavat muuttuvat ja työntekijät tarvitsevat tähän ohjeistusta. Yksi merkittävin muutos on se, että nykyisen yleisnimikejärjestelmän sijasta siirrytään kesän 2015 aikana asiakas- ja tuotekohtaiseen nimikejärjestelmään uuden järjestelmän toimiessa täysin asiakas- ja tuotekohtaisen nimikejärjestelmän mukaan. Ensisijaisena tavoitteena on ennakoinnin ja etukäteen tehdyn pohjatyön ansiosta lyhentää järjestelmän vaihtoon kuluvaa aikaa nimikekirjastojen siirtämisen osalta. Tavoitteen onnistumiseksi esiselvityksiltä vaaditaan aikataulussa pysymistä sekä saumatonta yhteistyötä ja joustavuutta projektitiimin, haastateltavien, minun ja muiden konsernissa työskentelevien henkilöiden välillä.
Opinnäytetyön tarkoituksena on kartoittaa jokaisen neljän toimipisteen käyttämiä toimintatapoja nimikkeiden luomisessa ja nimikekirjastojen ylläpidossa. Tämä toteutetaan haastattelemalla nimikekirjastojen ylläpitäjiä ja luojia, eli toimistosihteereitä ja ERP-projektissa työskenteleviä henkilöitä. Nykytilan kartoituksen pohjalta toteutetaan kaikkia Suomen karkaisimoja koskeva ohjeistus asiakkaan nimikkeen muodostamiselle. Karkaisimojen nimikkeistöjen yhdenmukaistamisen lisäksi tässä opinnäytetyössä tarkastellaan muitakin toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa edeltäviä prosesseja ja niiden kehittämistä lähinnä toimistosihteerin näkökulmasta.
Lopuksi esitellään hyviksi todettuja toimintatapoja, joita uusien käytäntöjen vakiinnuttamiseksi voitaisiin ohjeistaa kaikkien karkaisimojen käytettäviksi, sillä toiminnanohjausjärjestelmän vaihtumisen lisäksi myös uusien toimintatapojen käyttöönottaminen on yritykselle aina haaste (Ponteva 2010, 10). Tämänkaltaisissa muutostilanteissa tuloshakuisen ja ennakkoluulottoman asenteen merkitys korostuu, mikä saattaa pienentää toimistosihteerien keskuudessa muutosvastarinnan mahdollisuutta. Suurin tekijä muutosvastarinnan ehkäisemiseksi ja muutoksen onnistumisen kannalta on kuitenkin viestintä johdon ja alaisten välillä (Stenvall &
Virtanen 2007, 66–67).
1.3 Tutkimustyyppi ja tiedonhankintamenetelmät
Tämä opinnäytetyö on kehitysprojektiluontoinen toiminnallinen opinnäytetyö.
Kehitysprojektiluontoiseen opinnäytetyöhön sisältyy tyypillisesti kehitettävä asia ja sitä tukeva teoriatieto. Työn lopputuloksena toimeksiantajalle pyritään tuottamaan tietoa sekä uusia käyttökelpoisia toimintamalleja. (Hakala 2004, 28–29; Ruuska 2007, 24).
Työn konkreettinen tuotos on toiminnallisena osuutena tehty ohjeistus asiakkaiden nimikkeen luomiselle sekä kehitysehdotus karkaisimojen välisten toimintatapojen yhtenäistämisestä.
Hakalan (2004, 106) mukaan hyvälle toiminnalliselle opinnäytetyölle ominaista on käytännön ja teorian yhdistäminen sopivassa suhteessa. Tämän kehittämistehtävän suorittamiseen hyödynnettiin kirjallisuutta, muuta aineistoa sekä yrityksen työntekijöiden ja omaa työkokemusta ja tietotaitoa. Teoreettinen aineisto kerättiin alan kirjallisuudesta, työpaikan sisäisistä materiaaleista sekä verkkojulkaisuista.
Tiedonhankinta tapahtui pääasiassa henkilöstön haastattelujen avulla, joita edelsi aiheeseen johdatteleva sähköpostiviesti tai puhelinsoitto. Haastattelut olivat vapaamuotoisia puhelinkeskusteluja, mutta samaa kysymysrunkoa hyödynnettiin kaikkien haastateltavien kohdalla, jotta kysymykset olivat loogisessa järjestyksessä ja samalla muistiinpanojen tekeminen helpottui.
Asioiden katsominen eri näkökulmista usein mahdollistaa paremmat edellytykset kehittämistyön hyviin tuloksiin. Lisäksi tietoisuus markkinoiden kilpailutilanteesta on tärkeää jokaiselle yritykselle (Karlöf, Lundgren & Edenfeldt Froment 2003, 40). Tämän
vuoksi työn yhtenä tiedonkeräysmenetelmänä käytettiin vertailukehittämistä, tunnetummin benchmarkkausta. Vertailuanalyysien saamiseksi kerättiin satunnaisesti toimijoita yritysmaailmasta, jotka olivat valmiita osallistumaan haastatteluun. Lisäksi benchmarkkauksen tuomia näkökulmia syvennettiin myös konsernin sisältä saaduilla tiedoilla. Bodycoten toimipisteillä on kaikille yhteisten yritysarvojen lisäksi muotoutunut omat tavat toimia, joten on tärkeää olla unohtamatta erilaisuuden ja hiljaisen tiedon hyödyntämistä kehittämistehtävässä.
1.4 Työn rakenne
Aluksi esitellään opinnäytetyön kehittämistehtävän toimeksiantaja, Bodycote Lämpökäsittely Oy. Konserni ja lämpökäsittelyala esitellään ensin yleisellä tasolla, mikä on kokonaisuuden hahmottamisen kannalta lukijalle tärkeää. Tämän jälkeen kerrotaan tarkemmin toimeksiantajasta, Tampereen liiketoimintayksiköstä. Luvussa kolme syvennytään toiminnanohjaukseen ja siihen liittyviin tietojärjestelmiin, mutta lähemmässä tarkastelussa keskitytään vain yrityksen nykyiseen ja tulevaan ERP- järjestelmään sekä niiden ominaisuuksiin. Samassa luvussa pohjustetaan luku neljä kertomalla lyhyesti tuotetiedosta.
Luvussa neljä käsitellään nimikkeistön hallintaa ensin teoreettisesti, josta siirrytään loogisessa asiajärjestyksessä luvussa viisi kartoitettavaan nykytilan kuvaukseen nimikkeiden osalta. Tämän jälkeen käsitellään prosessien kehittämistä teorian kautta, jota tukena käyttäen nimikkeenmuodostusprosessiin syvennytään. Viimeisessä asialuvussa tarkastellaan nimikkeistön kehittämisen vaikutuksia eri osa-alueilla, ja lopuksi pohditaan työn tuloksia, joita peilataan alussa asetettuihin tavoitteisiin.
2 TOIMEKSIANTAJAN ESITTELY
Bodycote on maailman johtava lämpökäsittelypalveluita tarjoava konserni pääjohtajan, Stephen Harrisin johdolla. Se toimii maailmanlaajuisesti yli 190 toimipisteessä 26 maassa. Bodycoten kokonaismyynti vuonna 2014 oli 609,1 £m. Kuvassa 1 on otos vuosiraportista vuodelta 2014, josta nähdään, että konserni on vuoden 2010 jälkeen jatkuvasti kasvattanut tulostaan ja vuonna 2014 sen liikevoitto oli 111,1 £m, mikä on edeltävään vuoteen 2013 verrattuna 3,4 % kasvua.
KUVA 1. Liikevoitto 2010–2014 (Bodycote 2015)
Yhtiön lämpökäsittelyt ja palvelut koostuvat kolmesta pääalueesta, joita ovat;
lämpökäsittelyt ja metallisten materiaalien liittäminen, pintakäsittely (Surface Technology) sekä kuumaisostaattinen puristus (Hot Isostatic Pressing HIP). Käsittelyjen tavoitteena on parantaa metallien ja metalliseosten ominaisuuksia sekä tehdä niistä kestävämpiä. Lämpökäsittely on osa erilaisia valmistusprosesseja, jotka sisältävät lukuisia tekniikoita ja erikoisvalmistusprosesseja, ja sen osuus suurten, kuten puolustusteollisuus-, auto- ja konemarkkinoilla toimivien yritysten valmistusketjussa on merkittävä. (Bodycote 2015.)
Bodycoten suurimmat markkina-alat ovat auto- ja yleisteollisuus AGI (automotive &
general industrial) ja avaruus, -puolustus- ja energiateollisuus ADE (aerospace, defence
& energy). Tampereen karkaisimo kuuluu näistä ryhmään AGI, mikä tarkoittaa, että suurin osa sen asiakkaista toimii yleis- ja autoteollisuuden parissa. Kuvasta 2 nähdään, että konsernin liikevaihto AGI:n osalta vuonna 2014 oli yhteensä 346,1£m. Markkina- alojen välisestä ryhmittelystä huolimatta AGI:n ja ADE:n markkina-alat menevät hieman limittäin, mikä selittää AGI:n vuoden 2014 liikevaihdossa pienen osuuden (21,2
£m) avaruus, -puolustus- ja energiateollisuuden alalla toimivia asiakkaita. (Bodycote 2015.)
KUVA 2. Konsernin liikevaihto yleis- ja autoteollisuudesta 2014 (Bodycote 2015)
Bodycoten edustamia arvoja ovat laatu, ympäristö ja turvallisuus, joista kertovat myös sille myönnetyt ISO-sertifikaatit (Bodycote 2015). Sertifioinnilla tarkoitetaan menettelyä, jossa puolueeton sertifiointilaitos antaa kirjallisen todistuksen organisaation toiminnan, järjestelmän tai tuotteen täyttäessä ennalta määritellyt vaatimukset (Suomen standardisoimisliitto SFS ry 2015). Bodycoten ISO 9001-sertifikaatti on osoitus tarkasta prosessien kontrolloimisesta yksityiskohtaisen laatuohjeen mukaisesti, aina vastaanottotarkastuksesta toimitukseen saakka.
Bodycote Lämpökäsittely Oy
Suomalaisen lämpökäsittelyn toiminta Suomessa alkoi jo 1946, jolloin Bofors perusti Helsinkiin tytäryhtiön, Oy Bofors Ab:n. Toiminnan kasvaessa uusia toimipisteitä perustettiin Turkuun, Tampereelle ja Pieksämäelle. Matkalla Bodycote Lämpökäsittely Oy:ksi yrityksen toimintaa koetteli 1990–luvun lama. Sen karkaisimotoiminta oli vuoteen 1995 saakka Brukensin omistuksessa kunnes sijoitusyhtiö EQT osti tämän osakekannan. Vuonna 1997 englantilainen Bodycote International osti Brukensin EQT:ltä, ja vuonna 2000 Brukens Oy:n nimeksi vaihtui Bodycote Lämpökäsittely Oy.
(Ekberg, Bodycote historiikki 2015.)
Tänä päivänä Bodycoten toiminta-alue kattaa koko Suomen, toimipisteiden sijaitessa Vantaalla, Pieksämäellä, Vaasassa ja Tampereella. Lisäksi Suomen Bodycoten toiminnan talous ja hallinto sijaitsevat Vantaalla. Tampereella karkaisimo aloitti toimintansa jo 1969, ja uusiin nykyaikaisiin tiloihin siirryttiin vuonna 2009. Nykyään se
on pinta-alaltaan Suomen karkaisimoista suurin ja työllistää 20 työntekijää. Tampereen karkaisimon palveluvalikoima on laaja, mutta suurin osa sen liikevaihdosta koostuu hiiletyskarkaisusta, karkaisusta ja päästöstä, bainiittikarkaisusta sekä typetyskäsittelyistä.
Lämpökäsittelyyn saapuvien tuotteiden kanssa toimitaan aina systemaattisesti saman peruskaavan mukaan, minkä havainnollistaa Bodycoten pääprosessikaavio (liite 1).
Ensimmäinen vaihe alkaa käsittelyyn tulevan tavaran vastaanotosta, jossa sille tehdään laatuohjeen mukainen vastaanottotarkastus ja punnitus. Seuraavassa vaiheessa asiakastilaus menee työnsuunniteluun karkeakuormitusta sekä laadullista läpikäyntiä varten. Liite 2 sisältää tarkan menettelyohjeistuksen tilauksen käsittelystä sekä työmääräimen eli työkortin muodostamisesta. Ostotilauksen sekä työnsuunnittelun antamien lisätietojen mukaan toimistosihteeri muodostaa työkortin, josta käy ilmi kaikki tarpeelliset tiedot ja tilaajan vaatimukset lämpökäsittelylle. Tämän jälkeen työkortti viedään tuotantoon, jossa panossuunnitelman mukaisesti kootaan panos ja tehdään ensin mahdolliset esikäsittelyt ja suojaukset.
Toinen vaihe on itse lämpökäsittelyvaihe, jonka valmistuttua kolmannessa vaiheessa suoritetaan laadunvalvonta. Se sisältää käsiteltävän kappaleen ja asiakkaan vaatimusten mukaisesti kovuusmittauksen, kovuusprofiilin, mikrorakennetutkimuksen ja särötarkastuksen sekä mahdollisesti muun asiakaskohtaisen laadunvalvonnan.
Viimeisessä vaiheessa panos puretaan ja lämpökäsittely viimeistellään vaatimusten mukaisesti. Tämän jälkeen tavaran vastaanotossa pakataan ja lähetetään tavara edelleen asiakkaalle tai pakataan ja varastoidaan odottamaan kuljetusta. Tapahtumaketjun viimeiseksi toimistosihteeri laskuttaa asiakasta tavaran käsittelystä.
3 TOIMINNANOHJAUS
3.1 Toiminnanohjauksen käsite
Toiminnanohjauksessa käytettäviä tietojärjestelmiä kutsutaan yleisellä tasolla ERP- järjestelmiksi (Enterprice Resource Planning), mutta vastoin monia olettamuksia, toiminnanohjauksella ei tarkoiteta pelkästään ERP-järjestelmää. Usein yrityksen toiminnanohjaus käsittää sen eri prosesseja tukevia menetelmiä, jotka määrittävät niihin tarvittavat tietotekniset ohjelmistot. Tällaisia prosesseja ovat tyypillisesti tuotanto, - tilaus- ja toimitusprosessit sekä myynti ja laskutus. (Saari & Oijennus 2004, 11.)
Wallacen & Kremzarin mukaan (2001, 11–12) toiminnanohjaus ennakoi kysyntää ja tarjontaa. Se on yrityksen toimintoja laajasti kattava kokoelma työkaluja esimerkiksi suunnitteluun, valmistukseen ja aikataulutukseen. Toiminnanohjaus tukee yritystä päätöksentekoprosesseissa auttaen sitä olemaan tuottava pitäen samalla kulut mahdollisimman alhaisina, saavuttamaan korkean laadun ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä. Käytännössä toiminnanohjaus laatii suunnitelmia ja aikatauluttaa ne siten, että resursseja on käytettävissä oikea määrä oikeaan aikaan. (Wallace &
Kremzar 2001, 11–12.)
Liiketoiminta-ajattelussa strategia vastaa Saaren & Oijennuksen (2004, 15) mukaan kysymyksiin, mikä on yrityksen päämäärä ja miten se siihen pyrkii. Strategisesta näkökulmasta ajateltuna Bodycote-konsernin tavoite on yhtenäistää maailmanlaajuisesti sen kaikkien toimipisteiden toiminnanohjaus ottamalla käyttöön Microsoft Ax ERP- järjestelmä nykyisten maakohtaisten järjestelmien sijasta. Nyt jokainen toimipiste ylläpitää omassa ERP-järjestelmässä olevia tietoja omalla tavallaan, eivätkä esimerkiksi nimikkeistöt ole muiden toimipisteiden nähtävissä.
Toiminnoiltaan kattavamman järjestelmän vaihdos tuo mukanaan myös johdon raportointia helpottavia ja nopeuttavia työkaluja, mikä on yksi hyvän toiminnanohjauksen määrittävistä tekijöistä (Visma 2015). Viikko- ja kuukausimyyntiraportit on pitänyt manuaalisesti tulostaa ja lähettää myynnin johdolle, mutta yhteisen tietokannan johdosta sitä ei tarvitse järjestelmävaihdoksen myötä enää tehdä, vaan myynnin johto voi tarkastella omalta tietokoneeltaan toimipisteiden
tilastoja. Muutoksen myötä työn päällekkäisyyden pitäisi vähentyä, kun kaikkien konsernin toimipisteiden nimikkeistöt siirtyvät samaan tietokantaan ja näin ollen ovat kaikkien tarkasteltavissa ja käytettävissä, mikä helpottaa erityisesti toimipisteiden välistä kommunikointia ja yhteistyötä myös kansainvälisellä tasolla.
Konsernin vahvuus ja asiakkaalle lisäarvoa tuova ominaisuus on sen maailmanlaajuinen toimintaympäristö, kun se pystyy tarjoamaan aina paikallista palvelua. Toinen asiakkaalle lisäarvoa luova asia on mahdollinen saavutettava taloudellinen hyöty, kun laajan verkoston ansiosta kuljetuskustannuksia pystytään minimoimaan. (Bodycote 2015.) Tämän opinnäytetyön taustalla oleva toiminnanohjausjärjestelmän vaihtuminen ja sen seurauksena tavoitellut hyödyt, mahdollistavat edellä mainittujen seikkojen toteutumisen asiakkaan näkökulmasta aina parhaalla mahdollisella tavalla, kun saumattoman tiedonsiirron ansiosta tuotantoa voidaan tarvittaessa siirtää helposti toimipaikkojen välillä.
3.2 Toiminnanohjausta tukevat järjestelmät
ERP-järjestelmät ovat kehittyneet aina 1960–luvulta asti, jolloin yritysten käyttämät tietojärjestelmät olivat toisistaan irtonaisia. Silloin yritys saattoi tarvita useamman erilaisen järjestelmän tukemaan liiketoimintaa. Tuotannonohjaukseen kehitelty MRP (Material Requirements Planning) helpotti valmistuksessa käytettävien materiaalien ja komponenttien tilaamista, mutta se vaati edelleen kehittelyä. MRP2 (Manufacturing Resource Planning) sisälsi enemmän mahdollisuuksia kokonaisvaltaisempaan prosessien hallintaan, kuten kapasiteettilaskennan työkaluja, mutta esimerkiksi tuotannon ajoitukseen liittyviä puutteita sillä ei kyetty korjaamaan. 1990–luvulla alettiin puhua ERP-järjestelmistä, kun MRP2:n sisältämän materiaali- ja tuotantotiedon lisäksi sama tietojärjestelmä pystyi ohjaamaan myös talouteen, asiakkuuksiin ja henkilöstöhallintoon liittyviä toimintoja, jolloin toiminnanohjaus (ERP) nimensä mukaisesti ohjaa yrityksen toimintaa lähes kaikilla osa-alueilla. (Wallace & Kremzar 2001, 4–10.)
ERP-järjestelmän ensisijainen tarkoitus on tuottaa yritykselle tietoa päätöksenteon tueksi. Sen voidaan sanoa olevan yrityksen strategia, jonka avulla sen tavoite on tehdä liiketoimintaprosesseista toimivampia kokonaisuuksia ja parantaa kannattavuuttaan.
Järjestelmät auttavat organisaatioita hallitsemaan laajoja kokonaisuuksia ja liiketoimintaprosesseja yhteisessä tietokannassa ja yhteisiä johdon raportoinnin työkaluja käyttäen. (Monk & Wagner 2013, 1.) Kun kaikkia yrityksen toimintoja koskevat tiedot ovat samassa tietokannassa, mahdollistetaan myös tiedon siirtyminen reaaliajassa sekä yrityksen sisällä että niiden välillä, jolloin monet liiketoimintaprosessit voivat merkittävästi nopeutua asiakkaan eduksi.
Toiminnanohjausjärjestelmät ovat mukautettavissa kunkin yrityksen tarpeisiin, mikä on konkreettisesti mahdollista erilaisten moduulien kautta. Moduulilla tarkoitetaan yhtä tiettyä osiota järjestelmässä, joka sisältää vain siihen kuuluvat toiminnot (Kaseva, Merit Consulting Oy 2015). Kanelloun & Spathiksen toteuttamasta tutkimuksesta (2013) ilmenee, että yritysten käyttämiä suosituimpia ERP-järjestelmän moduuleja ovat taloushallintoon, asiakkuuksiin, kulujenhallintaan sekä myyntiin ja markkinointiin liittyvät osiot.
Uutta järjestelmää hankittaessa yhdeksi tärkeimmäksi valintakriteeriksi osoittautuu sen yhteensopivuus yrityksen liiketoiminnan kanssa. Kuitenkin lähes poikkeuksetta ERP- järjestelmää implementoitaessa yritys joutuu tilanteeseen, jossa huomataan järjestelmien toimivan eri tavoin eivätkä vanhat toimintamallit ole enää kannattavia. Tällaisessa tilanteessa järkevämpää on muuttaa yrityksen omia toimintamalleja ja prosesseja kuin yrittää mukauttaa järjestelmää vanhoihin toimintamalleihin (Karjalainen, Blomqvist &
Suolanen 2001, 19.)
3.2.1 Tietonovo Express
Konsernin Suomen karkaisimojen käytössä on vuodesta 2002 lähtien ollut suomalaisen Tietonovon valmistama ERP (kuva 3), joka on toimistosihteerien päivittäinen työkalu.
Kustakin karkaisimosta ollaan etäyhteydessä Bodycoten verkkoon VPN-palvelimen kautta, jonka pääserveri sijaitsee Vantaalla. Työskentelyssä tämä tarkoittaa, että käytännössä saman valmistajan ERP ei ole samanlainen kaikissa karkaisimoissa vaan sen sisältämä nimikkeistö on muotoutunut eri tavoin määriteltyjen nimikekoodien seurauksena.
KUVA 3. Tietonovo Express:n päänäkymä
Tietonovo Express:n tärkeimmät toiminnot jakautuvat pääasiassa kolmen valikon alle, joita ovat nimikkeet, myynti ja raportit. Nimikkeiden alla olevat toiminnot koskevat järjestelmään ohjelmoituja yleisnimikkeitä ja niiden määritysten mukaan muodostettuja asiakkaan nimikkeitä. Asiakkaan nimikkeet ovat muokattavissa ja niitä voi sekä lisätä että poistaa järjestelmästä. Sopimushintahinnasto on yhteydessä nimikkeisiin, mikä tarkoittaa sitä, että hinta asiakkaan tilaamalle käsittelylle määräytyy automaattisesti sopimusehtojen (kilot tai kappaleet) mukaisesti, mikäli sopimus on Bodycoten ja asiakkaan välillä tehty.
Myynti -välilehden alla tapahtuu myyntitilauksen muodostaminen, mikä käytännössä tarkoittaa työmääräinten muodostamista tuotantoon. Myyntitilauskannassa voidaan tarkastella sisällä olevia tilauksia ja nähdä onko tilaus keskeneräinen, valmis, rahtikirjantekovaiheessa, laskutusvalmis vai laskutettu. Myynti-välilehden alla sijaitsee myös laskutus sekä asiakasrekisteri. Laskut muodostuvat samoista tiedoista kuin myyntitilauksessa, minkä vuoksi kaikki siinä olevat tiedot tulee aina tarkistaa ennen laskujen tulostamista ja laskutustietojen päivittämistä. Asiakasrekisterissä voi hakea asiakasta joko nimellä, nimen osalla, laskutusosoitteella tai asiakasnumerolla. Täällä myös lisätään rekisteriin uusi asiakas tai muokataan asiakastietoja. Raportit-välilehden alta voidaan hakea ja tulostaa eri suodattimia apuna käyttäen erilaisia myyntiraportteja.
Yrityksen ERP-prosessit koostuvat monista eri toiminnoista, mutta tämän opinnäytetyön kannalta oleellista on nostaa esiin vain toimistosihteerien työtä lähinnä olevat toiminnot.
Karkaisimokohtainen Tietonovo Express on yksi, ja toimistosihteerin näkökulmasta tärkein osa Bodycoten ERP toimintoja. Se on kaiken myynnin perusta, sillä kaikki asiakkaan ostotilaukset muutetaan järjestelmään työkorteiksi, jotka toimivat perusteena myös asiakaslaskutukselle.
Tietonovo Reskontra (Shared Service Center eli palvelukeskus), jossa suoritetaan kirjanpito, sijaitsee Prahassa. Siellä käsitellään saatavia karkaisimoittain, ja seurataan asiakkaiden niin maksamia kuin maksamattomia laskuja. Yhteistyötä toimistosihteerien ja kirjanpidon välillä tapahtuu lähes päivittäin. Vaikka laskujen seuranta tapahtuu
reskontrassa, esimerkiksi maksukehotukset lähetetään asiakkaille toimistosihteerin toimesta kirjanpitäjän skannattua ne ensin sähköisesti Suomeen. Lisäksi avoimien laskujen seurantaa tehdään sekä reskontrassa että karkaisimoissa, mutta erityisesti toimistosihteerit toimivat asiakasrajapinnassa ollessaan suoraan asiakkaisiin yhteydessä saatavia tiedusteltaessa.
3.2.2 Microsoft Dynamics Ax
Kesän 2015 aikana Bodycoten Suomen toimipisteisiin implementoitava Microsoft Dynamics Ax on osa Microsoftin ERP-tuotevalikoimaa Dynamics NAVin ja Dynamics xRMin lisäksi (Erpsearch 2015). Konsernin järjestelmävalintaan johtaneita syitä ei tässä opinnäytetyössä käsitellä, mutta monille entuudestaan tutun Microsoftin käyttöympäristön ja ulkoasun voidaan olettaa parantavan työntekijöiden kykyä ottaa haltuun uuden järjestelmän kuvassa 4 näkyvät toiminnot jokapäiväisiksi työkaluikseen.
Microsoft Dynamics Ax on yhteydessä myös käytetyimpiin Office-ohjelmiin, kuten Outlook, Word ja Excel, joten työskentely nopeutuu lisäten tehokkuutta, kun monia eri ohjelmistoja ei tarvita. (Evry 2015.)
KUVA 4. Microsoft Dynamics Ax:n ominaisuudet (NTT Communications 2015)
Kuvasta 4 nähdään, että Ax:n ominaisuudet kattavat yritysten perusliiketoiminnan, kuten laskutuksen, projektinhallinnan, myynnin ja markkinoinnin sekä henkilöstöhallinnon. Lisäksi se on sekä integroitavissa muihin tietojärjestelmiin että mukautettavissa yrityksen toimialan ja koon mukaisesti siten, että liiketoiminnan
kasvaessa sitä voidaan laajentaa erilaisten lisäosien, kuten vähittäiskauppavalmiuden avulla. Ax on saatavissa 40 eri kielellä yli 40 maahan. Se tekee kansainvälisille yrityksille mahdolliseksi käyttää samaa järjestelmää huomioiden yksiköiden erilaiset toimintaympäristöt, kuten kielen, valuutan ja verotuksen. Keskitetty järjestelmä helpottaa erityisesti järjestelmän hallinnointia, mutta yhdenmukaisuudesta hyötyy koko yritys. Työntekijöiden kouluttaminen vain yhden järjestelmän käyttöön pienentää kuluja ja yhteinen tietokanta vähentää päällekkäistä työtä. Lisäksi uusien liiketoimintayksiköiden perustaminen ja yritysostojen tekeminen helpottuu, kun järjestelmän tietokantaan voidaan liittää uusia käyttäjiä ja yksiköitä. (Evry 2015.)
3.3 Tuotetieto ja sen hallinta
Tuote mielletään valmistusteollisuudessa fyysiseksi tuotteeksi, joka koostuu eri osista piirustusten mukaan kootuksi kokonaisuudeksi. Sen valmistuksella on aina jokin päämäärä, kuten myydä eteenpäin asiakkaalle ja tehdä voittoa. Tuotteen yhteyteen usein liitetään palveluita, esimerkiksi asennus- ja korjauspalvelun muodossa. (Peltonen ym.
2002, 12.) Mahdollisia ovat kuitenkin myös tuotteet, jotka koostuvat vain tietystä palvelusta ilman mitään fyysistä, nähtävää tai käsin kosketeltavaa tuotetta. Tällaista tuotetta tarjoaa myös Bodycote. Se ei valmista mitään fyysistä, vaan sen tuote on tuottaa lämpökäsittely asiakkaan toimittamalle tuotteelle, jolloin puhutaan palvelusta.
Jotta voidaan ymmärtää tämän opinnäytetyön yksi keskeisin termi nimike, tulee ensin tarkastella sitä ympäröivää aihepiiriä laajemmin. Tuotetiedonhallinta on ohjattu teollisesti valmistettavan tuotteen hallinta- ja kehittämismenetelmä, jonka keskeisin asia on valmistettavaan tuotteeseen liittyvän tiedon luominen ja muokkaaminen sekä tallentaminen ja säilytys (Sääksvuori & Immonen 2002, 13). Tuotetiedon hallinnasta käytetään yleisesti nimitystä PDM (Product Data Management), mutta usein puhekielessä termillä tarkoitetaan tuotetiedonhallinnan tietojärjestelmää (Könst, La Fontaine & Hoogeboom 2009, 4). PDM-järjestelmällä yrityksen tuotetietoa hallitaan sähköisesti, mikä tehostaa tuotetiedon käyttöä ja tiedonkulkua. Tämä mahdollistaa pienemmät kustannukset ja suuremmat tuotot. (Sääksvuori & Immonen 2002, 13.)
Tietojärjestelmien, kuten laajojen ERP-järjestelmien kehittymisen seurauksena tuotetiedonhallinnasta (PDM) on tullut osa ERP-järjestelmää, eikä erillistä PDM-
järjestelmää aina enää tarvita. Tyypillisesti sellainen on kuitenkin käytössä valmistavan teollisuuden alan yrityksissä, joissa tuote valmistetaan itse suunnittelusta lanseeraukseen. (Peltonen, Martio & Sulonen 2002, 10–11.)
Yleensä tuotetieto käsittää valmistettavaan tuotteeseen liittyvän tiedon hyvin laajasti. Se sisältää tuotteen määrittely- ja elinkaaritietoa sekä metatietoa, joka on tietoa siitä, missä muodossa tieto on ja kuka on sen milloinkin tallentanut. Kansankielellä tuotetieto on tietoa valmistavassa teollisuudessa toimivan yrityksen tuotteesta, minkä voidaan sanoa olevan koko yrityksen liiketoiminnan kannalta oleellisin asia. Varsinainen tuote muodostuu, kun yrityksen aineellinen ja aineeton osaaminen yhdistyvät tiedon hankinnan, käsittelyn, jakamisen sekä raportoinnin muodossa. Tuotetieto on mukana niin yrityksen sisäisissä kuin ulkoisissa toiminnoissa, mikä tarkoittaa tuotteen koko elinkaarta sen suunnittelusta valmistukseen ja jälkimarkkinointiin. (Sääksvuori &
Immonen 2002, 17.)
Peltonen ym. (2002, 9–10) jaottelevat tuotetiedon hallinnan osa-alueet toimintojen ja ominaisuuksien mukaan seuraavasti:
Nimikkeiden hallinta: tekniset tiedot, hinnat
Dokumenttien hallinta: muutokset, revisiot
Tuoterakenteiden hallinta: materiaalivarasto
Muutosten hallinta
Tuotetiedon yksi keskeisimmistä rooleista on nimikkeiden hallinta, mikä pitää sisällään nimikkeiden luokittelua ja versiointia. Tietojärjestelmässä hallitaan nimikkeiden tietoja, kuten niiden elinkaarta ja teknisiä tietoja prosessin omistajien käyttöoikeuksien rajoissa.
(Peltonen 2002, 21.) Tiedon määrä on viime vuosina kasvanut räjähdysmäisesti, ja kaikesta olemassa olevasta tiedosta jopa 90 % on luotu viimeisen kahden vuoden aikana (M-Files, 2015.) Toimintojen sähköistymisen myötä paperin käyttö vähenee, mikä dokumenttien hallinnassa merkitsee yrityksen tiedon ylläpitämistä digitaalisessa muodossa. Monissa yrityksissä dokumenttien hallinta koetaan haastavaksi versiomuutosten myötä, mutta toimiessaan dokumenttien hallintajärjestelmä antaa hyvät avut nopeampaan tiedon etsintään ja arkistointiin. (Peltonen ym. 2002, 10; Alfame 2015.)
Tuoterakenteessa on kuvattu kaikki tuotteen valmistamiseen tarvittavat asiat, joista yhdeksi tärkeimmäksi nousee käytettävä materiaali. Tuoterakenne käsittää siis ne osat ja nimikkeet, joista tuote koostuu. (Peltonen ym. 2002, 61.) Muutosten hallinta on tuotetiedon hallinnan yksi työkalu, jolla varmistetaan, että oikea tieto tuotteista, nimikkeistä ja dokumenteista on aina saatavilla viimeisimmän version muodossa.
Muutosten hallinnassa nivoutuu yhteen kaikki edellä mainitut tuotetiedon osa-alueet ja sen tarkoituksena on käytännössä vähentää kaikilla näillä osa-alueilla muutoksista aiheutuvia virheitä. (Sääksvuori & Immonen 2002, 21–23.)
Käytännön ongelmat tuotetiedon hallinnassa ilmenevät usein Sääksvuoren & Immosen (2002, 19) mukaan ohjelmistojen toiminnallisista eroista, monista rajapinnoista tietojärjestelmien välillä sekä toimintatapaeroista. Yksi Bodycoten toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoon johtaneista syistä on, että pyritään vähentämään nykyisten järjestelmien hajanaisuutta. Useat rajapinnat järjestelmien välillä ovat osaltaan vaikuttaneet yhtenäisten toimintatapojen puuttumiseen ja sitä myötä järjestelmissä olevan tiedon sekavuuteen. Tässä työssä keskitytään eroavaisuuksiin toimintatavoissa, jotka ilmenevät Suomen Bodycoten karkaisimoissa karkaisimo- eli liiketoimintayksikkötasolla asiakkaan nimikkeen muodostamisessa. Tämän vuoksi nimikkeiden muodostamisesta päätettiin tehdä kaikkia karkaisimoja koskeva ohjeistus sekä kehittää yhteisiä toimintamalleja.
4 NIMIKKEISTÖ
Nimikkeeksi kutsutaan ERP-järjestelmässä omana yksikkönään hallittavaa tuotetta tai sen osaa, palvelua tai materiaalia, joka koodataan ja nimetään systemaattisesti (Vilpola
& Kouri 2006, 86). Yrityksen liiketoiminta eli sen tarjoamat tuotteet tai palvelut sekä toimintatavat määrittelevät pitkälti sen, minkälaiseksi nimikkeistö muotoutuu, mutta nimikkeiden luomisessa suuri merkitys on myös käytössä olevan tietojärjestelmän ominaisuuksilla.
4.1 Nimikkeistön hallinta
Nimikkeistön hallinta lukeutuu yrityksen tuotetiedon hallinnan keskeisimpiin toimintoihin. PDM-järjestelmän avulla nimikkeen tietoja voidaan suunnitellusti hallita, ja esimerkiksi nimikkeen muodostamista ja muokkaamista voidaan kontrolloida asettamalla järjestelmään käyttäjäkohtaiset käyttö- ja muutosoikeudet. (Sääksvuori &
Immonen 2002, 19–21.) Sääksvuori & Immonen (2002, 19) toteavat tuotetiedonhallinnan kannalta olevan tärkeää, että nimikkeet muodostetaan jonkin standardin mukaisesti. Se, mitkä asiat tulisi esittää nimikkeinä ja missä muodossa, riippuu paljolti yrityksen koosta ja toimialasta, mutta myös yrityksen kansainvälisyys ja sen sidosryhmät voivat vaatia nimikkeiltä tiettyjä asioita, kuten samojen asioiden esittämistä muilla kielillä.
Sääksvuoren & Immosen mukaan (2002, 18) tiedon luomisen ja hallinnan kulmakivi on yhteisten toimintatapojen määrittäminen ja niiden mukaan toimiminen. Tämä ajatus toimi punaisena lankana tässäkin kehittämistyössä, jossa ristiriitaisuutta nimikkeiden muodostamisessa yrityksen eri toimipisteiden välillä yritetään kitkeä, mutta ennen kaikkea pyritään löytämään toimivat keinot nimikkeistöjen yhtenäistämiseen.
Nimikkeistön ajantasaisuus ja sen rakentaminen toimivaksi niin, että se palvelee sekä yritystä itseään että sen sidosryhmiä tehden asiakkaalle lisäarvoa on jokaisen yrityksen omalla vastuulla. Peltosen ym. (2002, 14) väite siitä, että mikään tietojärjestelmä ei pysty auttamaan yritystä parempaan tulokseen tai hallitsemaan prosessejaan tehokkaammin, jos sen nimikkeistö on puutteellinen, tukee tämän kehittämistehtävän taustalla olleita seikkoja.
4.2 Nimikkeen tunniste
Yksittäisellä nimikkeellä voidaan siis tarkoittaa mitä tahansa tuotetiedon osaa, jolla on jokin sen muista erottava elementti. Tämä tarkoittaa, että yrityksen tietojärjestelmässä olevat nimikkeet eroavat toisistaan ainakin pienellä yksityiskohdalla, kuten koodilla, joka toimii nimikkeen yksilöivänä tunnisteena. Jokaisella nimikkeellä tulee olla yksiselitteinen tunniste eli nimikekoodi, mikä on usein korkeintaan 20 merkkiä pitkä.
Koodin lisäksi nimikkeellä voi olla lyhyt teksti, eli kuvaus nimikkeen sisällöstä.
(Peltonen ym. 2002, 17.)
Yleisimmin nimikkeet erotellaan toisistaan nimeämällä ne jonkin tietyn, loogisen säännön, kuten juoksevan numerosarjan mukaan, mikä helpottaa työntekijää nimikkeen etsimisvaiheessa. Nimikkeet kannattaa nimetä selkeästi erilaisiin ryhmiin erottaen toisistaan esimerkiksi fyysiset nimikkeet, kuten osat ja materiaalit sekä palvelut, toiminnot ja sidosryhmät. Myös nimikkeen sisällön kertovan kuvauksen muodostamiseen on hyvä sopia yrityksen sisällä yhtenäinen tapa toimia, jotta tiedon selkeys säilyy. (Peltonen ym. 2002, 15–20.)
Peltonen ym. (2002, 17) esittävät kolme erilaista tapaa ryhmitellä nimikkeitä, jotta niiden etsiminen ja tarkastelu helpottuu. Mielivaltaista ryhmittelyä käyttämällä voidaan seurata esimerkiksi viikkotasolla käytettyjä nimikkeitä, joilla ei ole keskenään mitään yhteyttä toisiinsa. Tietokantahakua käyttämällä yritys voi luoda omia nimikeryhmiä seurattavaksi ilman mitään tiettyä sääntöä, jolloin niiden määräkin helposti vaihtelee.
Attribuuttiperusteisesti nimikkeitä ryhmitellään puolestaan siten, että käytetään hyväksi eri tietokantoja, millä tarkoitetaan, että ryhmittely voidaan suorittaa esimerkiksi materiaalin tai osan painon perusteella. (Peltonen 2002, 17.)
Erityisesti valmistavan teollisuuden yrityksissä nimikkeitä kertyy valtavia määriä, kun jokaiselle itse valmistettavalle ja ostettavalle osalle ja materiaaleille tulee muodostaa oma nimike (Peltonen 2002, 16). Taulukossa 1 Peltonen ym. esittävät mallin, jossa nimiketyypit on jaettu neljään ryhmään:
TAULUKKO 1. Tyypillisimpiä nimikkeitä (Peltonen ym. 2002, muokattu)
Fyysiset nimikkeet Palvelut
Järjestelmät, komponentit, osat, kokoonpanot Ostetut palvelut (esim. koulutukset)
Perusmateriaalit Myydyt palvelut (esim. huoltosopimukset)
Valut ja takeet
Itse suunnitellut komponentit Toiminnot
Ostetut komponentit Erikoistoimitukset
Tuotannon lisätarvikkeet (esim. pakkaus) Projektit
Varaosat Työ
Asennustarvikkeet
Työkalut ja muotit Sidosryhmät
Asiakkaat
Toimittajat
Vaikka malli on yleisesti suuntaa antava esittäen tyypillisimpiä nimikkeen muodostuksessa käytettyä ryhmittelyä, siitä voi löytää yhteyden toimistosihteerin työssä käytettäviin ajatusmalleihin vaikka Bodycote ei toimi valmistavassa teollisuudessa.
Tampereen karkaisimon ERP-järjestelmässä asiakkaan nimikkeet ryhmitellään aina saman kaavan mukaan. Nimikkeen muodostamisessa otetaan huomioon tehtävä käsittely, tuote, materiaali sekä asiakkaan vaatimukset kuten syvyys ja kovuus hiiletyskarkaisussa. Mikäli asiakkaan tilaama käsittely ja tuote ovat samat, mutta syvyys- ja kovuuspyynti vaihtuu, muodostetaan uusi nimike. Jos taas kaikki muu pysyy samana, mutta tuote on toista materiaalia, muodostetaan sille uusi nimike. Näin nimikkeiden määrä kasvaa nopeasti, kun jokainen asiakkaan nimike muodostetaan tarkasti sellaisilla tiedoilla, että se on valmis käytettäväksi ilman jokaisesta ostotilauksesta tehtävän työmääräimen aiheuttamaa manuaalista työtä.
5 NYKYTILANTEEN KUVAUS
5.1 Nimikkeiden rakenne Tietonovo Express:ssä
Tietonovo Express toimii yleisnimikeperiaatteella, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että ilman valmista asiakas- ja käsittelykohtaista nimikettä toimistosihteeri muodostaa kaikki työmääräimet manuaalisesti ostotilauksessa olevista tiedoista. Yleisnimikkeet ovat suurimmaksi osaksi samat kaikissa neljässä Suomen karkaisimossa, mutta joitakin eroavaisuuksia havaittiin toimistosihteerien haastatteluissa. Lähes kaikki havaitut eroavaisuudet selittyvät vanhoilla perinteillä ja entisten työntekijöiden tekemillä päätöksillä, joita on jälkikäteen vaikea analysoida. Lisäksi karkaisimojen erilainen keskinäinen tarjonta lämpökäsittelyiden osalta määrittelee osaltaan nimikkeistöä, sillä jokaisella lämpökäsittelyllä ja lisäpalvelulla on oma yleisnimike eli numerokoodi ERP- järjestelmän nimikekirjastossa.
Kuva 5 esittää Tietonovo Express:n yleisnimikeryhmät Tampereen karkaisimossa.
Yleisnimikeryhmät on jaoteltu käsittelykohtaisesti siten, että klikkaamalla esimerkiksi kohtaa 001110 Hiiletyskarkaisu, päästään valitsemaan yksityiskohtaisempi käsittely asiakkaan vaatimusten mukaisesti. Hiiletyskäsittelyssä koodit on annettu hiiletyssyvyyden mukaan, jolloin nimikekoodit ovat 103000 (syvyys 0,0-0,3 mm), 106000 (syvyys 0,3-0,6 mm), 109000 (syvyys 0,6-0,9 mm) jne. 001880 Typetys ja Blacknite-kohdassa käsittely valitaan asiakkaan pyytämän käsittelyn ajallisen keston mukaan, jossa esimerkiksi nitraus 4h (koodi 885000) tarkoittaa neljä tuntia kestävää käsittelyä ja nitraus 6h (koodi 886000) kuusi tuntia kestävää käsittelyä.
KUVA 5. Nimiketiedot Tietonovo Express:ssä
Kaikki Suomen karkaisimot käyttävät Tietonovo Express:ä etäyhteyden kautta, eivätkä toimipaikkakohtaiset järjestelmät ole toisiinsa yhteydessä. Tämä tarkoittaa sitä, etteivät toimistosihteerit näe muiden karkaisimojen nimikekirjastoja eivätkä mitään muitakaan yksikkökohtaisia tietoja omilla tunnuksillaan. Asetelma asettaa tietojärjestelmän käyttäjälle monia haasteita, mutta erilaisista nimikkeenmuodostustavoista johtuva ristiriitaisuus voi päätyä myös asiakkaiden keskuuteen.
Hiiletyskäsittelyissä hinnoittelu tapahtuu pääasiassa automatisoidusti siten, että hinta muodostuu tilatun hiiletys-syvyyden mukaan. Mikäli asiakas käyttää useamman karkaisimon palveluita, ja nimike muodostetaan niissä eri tavoin, on mahdollista, että hinnalla on karkaisimojen välillä eroa. Jotkut toimistosihteerit valitsevat nimikekoodin ostotilauksessa pyydetyn hiiletyssyvyyden alarajan mukaan kun taas toiset käyttävät ylärajaa, tarkoittaen suurinta mahdollista hiiletyssyvyyttä. Tämä johtuu siitä, että käytössä oleva käsittelykoodilista on alun perin luotu käyttäen väärää luokitteluperustaa, jossa syvyysväli alkaa samasta luvusta, johon edellinen loppui. Tämä on johtanut siihen, että toimistosihteerit tulkitsevat eritavoin sen, mikä on ylä- ja mikä alaraja. Luvussa 5.2 syvennytään tarkastelemaan toimistosihteerien käyttämiä erilaisia tapoja muodostaa asiakkaan nimike, joista voidaan havaita edellä mainittuja tulkintaeroja.
Siirryttäessä asiakas- ja tuotekohtaiseen nimikejärjestelmään Microsoft Dynamics Ax:n myötä, ensisijaisena tavoitteena on mahdollistaa nimikekohtainen laatu- ja tuotanto- ohjeistus suoraan ERP-järjestelmään. Ainoastaan suurimpien asiakkaiden usein toistuvista samoilla vaatimuksilla olevista ostotilauksista toimistosihteerit ovat muodostaneet asiakaskohtaisen nimikkeen (kuva 6), joka sisältää laatu- ja tuotanto- ohjeistuksen valmiiksi, eikä käsin kirjoitettavaa ole paljon. Asiakaskohtaiset nimikkeet pyritään jatkossa muodostamaan yhdenmukaisella tavalla kaikissa Suomen karkaisimoissa, sillä uudessa järjestelmässä nimikkeet eivät ole enää ainoastaan karkaisimokohtaisia, vaan ne ovat kaikkien käytettävissä. Lisäksi nimikkeistöjen kehittämisen tavoitteena on helpottaa myynnin raportointia sekä jälkilaskentaa, kun yhdenmukaisia nimikkeitä voidaan valita tarkasteluun asiakas- ja jopa tuotekohtaisesti.
KUVA 6. Perusnäkymä asiakaskohtaisista nimikkeistä Tietonovo Express:ssä
5.2 Asiakkaan nimikkeen perustaminen karkaisimoittain
Ennen tämän kehittämistehtävän aloittamista oltiin jo tietoisia siitä, että asiakkaiden nimikkeiden muodostamistavat eroavat karkaisimotasolla toisistaan, mutta ilman yksityiskohtaista tietoa parannuksia ei voitu tehdä. Nykytilannetta lähdettiin kartoittamaan tiedustelemalla toimistosihteereiltä heidän käyttämiään toimintatapoja muodostaa asiakkaiden nimikkeitä. Ensin lähetettiin muutaman kysymyksen sisältävä
aiheeseen johdatteleva sähköposti (liite 3), jotta toimistosihteerit pystyivät valmistautumaan puhelimitse käytyihin haastatteluihin.
Sähköpostitse ja puhelimitse toteutetuissa haastatteluissa toimistosihteereiltä kysyttiin yksityiskohtaisella tasolla miten kukin muodostaa asiakkaan nimikkeen järjestelmässä.
Kysymykset koostuivat seuraavista aiheista:
muodostettavan nimikkeen pituus (merkkien määrä)
logiikka, jonka mukaan nimike muodostetaan
hiiletyskarkaisunimikettä koskeva syvyys (hinnan määräytyminen)
Haastattelut onnistuivat siten, että aineistoa uuden ohjeistuksen luomiseen saatiin kerättyä tarpeeksi. Vastaukset kirjattiin haastattelun aikana ylös, ja lopulta kaikista neljästä haastatteluista saadut vastaukset vietiin samaan Excel-taulukkoon vertailtavuuden vuoksi. Eroavaisuuksia toimintatavoissa havaittiin heti, ja osa niistä oli sellaisia, joihin tulee jatkossa kiinnittää huomiota. Seuraavissa alaluvuissa esitetään yleiskäsityksen saamiseksi yhteenveto jokaisen karkaisimon toimistosihteerin tavasta muodostaa asiakkaan nimike.
5.2.1 Tampere
Tampereen toimistosihteeri muodostaa asiakkaalle 10-numeroisen nimikekoodin, josta kolme ensimmäistä numeroa tarkoittavat tilattua käsittelyä (440 nuorrutus, 112 hiiletys syvyyteen 0,9–1,2 mm). Hiiletyskarkaisussa asiakkaan syvyyspyynti tarkistetaan ja valitaan syvyyslistalta ylärajan mukaan väli, johon pyynti sijoittuu. Mikäli asiakas pyytää hiiletyssyvyydeksi esimerkiksi 1,4+0,2 mm, on suurin mahdollinen syvyys 1,6 mm. Kyseinen hiiletyskäsittely koodataan näin ollen 118 syvyysvälin ollessa 1,5–1,8 mm.
Seuraavat neljä numeroa tarkoittavat asiakasnumeroa, mikä on yleisesti nelinumeroinen (3045 yritys X). Nimikkeen viimeiset kolme numeroa ovat juoksevaa numerointia käsittely/syvyyskohtaisesti. Koska käsittelyt eroavat toisistaan nimikekoodin perusteella, jokaisen asiakkaan samaa käsittelyä olevan nimikkeen juokseva numerointi alkaa aina alusta (000, 001, 002…)
Asiakkaan nimikekoodi on muotoa *** **** *** (1123045000).
5.2.2 Vantaa
Vantaan toimistosihteeri ei ole itse muodostanut asiakkaalle nimikkeitä, vaan kertoi haastattelussa käyttävänsä edeltäjänsä vuosia sitten luomia, minkä vuoksi tarvittiin tarkennuksia sihteerin vastauksiin. Kuvakaappausten avulla saatiin tarkempi kuva nykytilanteesta, joka on muuttunut vuosien varrella kirjavaksi. Nimikekoodit ovat 10- tai 11-numeroisia, mutta mitään tiettyä logiikkaa niiden muodostamisessa ei ole käytetty.
Kolme ensimmäistä numeroa tarkoittavat käsittelyn nimikenumeroa (881 kaasutypetys 20h) ja seuraavat neljä tulevat asiakasnumerosta (2683 yritys X). Kolme tai neljä viimeistä numeroa ovat mielivaltaisia, eivät juoksevia, kuten Tampereella.
Nimikekirjastosta löytyi lisäksi 11-merkkisiä asiakkaan nimikkeitä (493S390R211), joissa on sekä numeroita että kirjaimia. Kolme ensimmäistä numeroa tarkoittavat alipainekäsittelyä, ja loppuosa nimikkeestä osoittautui selvitysten jälkeen käsiteltävänä olleen osan tunnistekoodiksi.
Asiakkaan nimikekoodi on muotoa *** **** *** tai *** **** ****.
5.2.3 Vaasa
Vaasassa toimistosihteeri muodostaa asiakkaan nimikkeistä 10-numeroisia, joiden runko on samankaltainen kuin Tampereella. Kolme ensimmäistä numeroa tarkoittavat tilattua käsittelyä (440 nuorrutus) ja seuraavat neljä asiakasnumeroa (2635 yritys X).
Kolme viimeistä numeroa muodostuvat vapaasta numeroinnista (123, 222…). Toisin
kuin Tampereella, hiiletyksessä asiakkaan pyytämä syvyys valitaan syvyyslistalta alimman mahdollisen mukaan tarkoittaen, että mikäli asiakas pyytää 1,4+0,2 mm, huomioidaan ainoastaan alin mahdollinen luku. Tällöin se tulee koodatuksi 115 syvyysvälin ollessa 1,2–1,5 mm.
Asiakkaan nimikekoodi on muotoa *** **** *** (4402635123).
5.2.4 Pieksämäki
Pieksämäen toimistosihteeri muodostaa asiakkaalle 11-numeroisen nimikekoodin, josta kolme ensimmäistä numeroa tarkoittavat tilattua käsittelyä (106 hiiletys syvyyteen 0,3–
0,6 mm). Asiakkaan syvyyspyynti tarkistetaan ja valitaan syvyyslistalta alarajan mukaan väli, johon pyynti sijoittuu. Esimerkkinä käytetään vertailtavuuden vuoksi samaa syvyyspyyntiä 1,4+0,2 mm, kuin aiemmin. Vaasan lisäksi Pieksämäellä kyseisellä syvyydellä pyydettävä hiiletyskäsittely koodataan 115 syvyysvälin ollessa 1,2–1,5 mm.
Seuraavat neljä numeroa tarkoittavat asiakasnumeroa, (348 yritys X). Asiakasnumeron ollessa kolminumeroinen, eteen lisätään numero 0, jolloin numerosarjasta saadaan nelinumeroinen (0348). Nimikkeen neljä viimeistä numeroa koostuvat järjestysnumerosta (0001, 0002, 0003…).
Asiakkaan nimikekoodi on muotoa *** **** **** (10603480001).
6 PROSESSIN KEHITTÄMINEN YRITYKSESSÄ
Prosessien kehittäminen kertoo yrityksen halusta kehittää ja kyseenalaistaa kauan käytössä olleita toimintatapoja ja löytää toiminnan kehittämiseksi entistä parempia ratkaisuja (Page 2010, 2–3). Tämän opinnäytetyön kehitettäväksi prosessiksi valittiin asiakkaan nimikkeen muodostaminen, jonka pohjalta tehtävä ohjeistus otettaisiin kaikissa neljässä karkaisimossa käyttöön. Tässä luvussa tarkastellaan uusien toimintamallien suunnittelua ja käyttöönottoa prosessin kehittämisen näkökulmasta.
6.1 Prosessin kuvaus
Stenbergin (2006, 28) mukaan prosesseilla tarkoitetaan yksinkertaistettuna yrityksen toimintojen sisältämiä pienempiä toimintoja, jotka muodostavat tietyn kokonaisuuden kun taas Martinsuo & Blomqvist (2010, 4) määrittelevät prosessit tarkemmin sellaisiksi asiakkaalle lisäarvoa tuottaviksi tapahtumaketjuiksi, joihin yritys käyttää aina rajallisia resurssejaan. Prosessiajattelulle ominaisesti prosessi tulee ensin kuvata, jotta sitä voidaan kehittää. Toimiva keino kuvaamiseen on käyttää apuna erilaisia kaavioita, jotka auttavat pilkkomaan kokonaisuuden pienemmiksi osiksi tehden siitä helpommin sisäistettävän.
Kuvan 7 JHS:n neliportainen malli prosessin kuvaamisesta havainnollistaa eri malleja, joissa tietojen yksityiskohtaisuus lisääntyy pienempään osakokonaisuuteen siirryttäessä.
Prosessin luonteesta ja kuvauksen käyttötarkoituksesta riippuen valitaan sopivin taso, jolla se kannattaa kuvata. Aina ei ole tarvetta mennä prosessin kuvauksessa kuvion esittämille alimmille tasoille, vaan kehityskohteet voidaan löytää laajemman kokonaisuuden avulla. Lisäksi prosesseja kuvaamalla voidaan selkeyttää toimintojen välisiä suhteita ja vastuualueita, mutta myös karsia tarpeettomia toimintoja.
KUVA 7. Prosessin kuvaus (JHS 152 Prosessin kuvaaminen ja kuvaustasot 2012, 6)
Tämän työn varsinainen kehitettävä prosessi valittiin alun perin tarkoituksena tehostaa ja ohjata toimistosihteerien päivittäistä työtä, mutta tarkasteltaessa prosesseja laajemmassa mittakaavassa voidaan erottaa jopa yhden henkilön työn merkitys kokonaisuudesta. Kuva 8 selkeyttää Bodycoten perusprosessit toimistosihteerin työn näkökulmasta. Toimistosihteerin muodostamilla nimikkeillä on vaikutusta jokaiseen (kuva 8) viiteen työvaiheeseen, joten on tärkeää ajatella prosesseja sekä osakokonaisuutena yksittäisen työntekijän työn kannalta että laajemmassa mittakaavassa palvelun tuottamisena asiakkaalle.
KUVA 8. Bodycoten toimintamalli päävaiheittain 2015
Kohdassa yksi asiakkaan tilaus määrittelee, miten toimistosihteeri toimii kohdassa kaksi, jossa muodostetaan työkortti tuotantoon. Mikäli tilauksen lähettäneelle asiakkaalle on muodostettu oma nimike ja kyseessä on usein toistuvan tuotteen sama käsittely, valitaan valmis nimike kirjastosta. Tällöin käsittelyn ohjeistus sekä laatuohje näkyvät työkortissa automaattisesti, kun se tulostetaan. Jos valmista nimikettä ei ole ja käytetään yleisnimikettä, on toimistosihteerin vastuulla ohjeistuksen kirjoittaminen työkorttiin manuaalisesti, jolloin myös mahdollisuus näppäilyvirheiden määrään kasvaa.
Vaiheessa kolme työkortti on tuotannossa, ja lämpökäsittelijät seuraavat työkortin ohjeistusta ja toimivat sen mukaan. Tässä vaiheessa erityisen tärkeäksi asiaksi nousee se, että nimike on valittu edellisessä vaiheessa oikein ja ohjeistus vastaa ostotilauksessa olevia asiakkaan vaatimuksia, jotta käsittely on alusta loppuun asiakkaan vaatimusten mukainen. Kun käsittely on valmis, tavaran vastaanottaja tapauksesta riippuen pakkaa tavarat ja lähettää ne tai varastoi odottamaan noutoa. Tässä vaiheessa nimikkeen oikeellisuus osoittautuu tärkeäksi, kun mahdolliset käsittelyssä mukana olleet koepalat tulee pakata asianmukaisesti ja tarkistaa työkortista toimitusosoite mikäli se eroaa laskutusosoitteesta.
Kuvan 8 esittämässä viimeisessä vaiheessa toimistosihteeri laskuttaa asiakasta.
Tuotannossa työkorttiin tehdään tarvittavia merkintöjä ja siihen lisätään esimerkiksi käsittelyn valmistumispäivä. Laskutus tapahtuu työkortissa olevien tietojen perusteella, joten tietojen oikeellisuus on erittäin tärkeää. Käsittelyn hinta sekä muut mahdolliset lisäkustannukset määräytyvät sopimuksen mukaan, jolloin asiakkaan nimikettä käytettäessä myös hinnat ovat automaattisesti oikeat. Jos valmista asiakkaan nimikettä ei ole, tulee erikseen tarkistaa sopimuksesta käsittelylle sovittu hinta sekä muut kulut ja ehdot.
6.2 Prosessin kehittäminen yrityksessä
Lähtökohtana prosessien uudelleensuunnittelulle tulisi olla aina sellaiset kokonaisvaltaiset prosessit, jotka tuottavat asiakkaalle lisäarvoa (Kiiskinen, Linkoaho Santala 2002, 28). Markkinatilanteen aiheuttaman kilpailun sekä asiakastuntemuksen lisääntymisen johdosta yritykset joutuvat tarkkailemaan prosessejaan ja tekemään niihin muutoksia varmistaakseen laadun ja asiakkaiden tyytyväisyyden.
Leseure (2010, 143–145) kirjoittaa, että Nelsonin ja Winterin mukaan prosessit ovat kuin rutiineja, jotka koostuvat resurssista eli prosessin pääomasta sekä siihen kuuluvasta riskistä. Heidän mukaansa prosessijohtamisen ongelman ydin on, että vaikka organisaatiotasolla selviytyminen ja kilpailukyvykkyys ovat seurausta prosessien sopeuttamisesta ja innovoinnista, yksilöt ovat osoittaneet haluavansa tehdä työnsä ennemmin tyydyttävästi tulosta tehden kuin innovatiivisesti kokeillen uusia toimintamalleja.
Laajemmassa mittakaavassa asiaa tarkasteltaessa yrityksen suorituskykyä ohjaavat niin sen sisäiset rutiinit kuin niiden yritysten rutiinit, joiden kanssa ne ovat vuorovaikutuksessa. Rutiinit ovat muotoutuneet usein perintönä yrityksen menneisyydestä ja tarkastelemalla niitä voidaan saada tarvittaessa ohjesuunta jopa sen tulevasta käyttäytymisestä. Vaikka yritykset ovat usein vastahakoisia muuttamaan toimintatapojaan, rutiineja voidaan muuttaa hierarkkisesti, millä tarkoitetaan, että korkeammalla tasolla tapahtuvien muutosten kautta voidaan uudelleen muotoilla myös alemman tason rutiinimuutoksia. (Leseure 2010, 143–145.)
Prosessinkartoitustyökalut mahdollistavat liiketoimintaprosessien kuvaamisen maailmanlaajuisesti ymmärrettävässä muodossa. Tämä on erityisesti kansainvälisissä yrityksissä kannattavaa, joissa muutenkin halutaan minimoida väärinymmärrystapaukset ja madaltaa kielimuuria. Kiiskisen ym. (2002, 27) mukaan 1990–luvulta tähän päivään kasvanut trendi on ollut ulkoistamalla toteuttaa prosessien uudelleenorganisointi, mutta ei voida yleisesti sanoa sen aina kannattavan.
Kun halutaan ymmärtää eri prosessien yhteys toisiinsa ja selvittää minkälaisilla toimenpiteillä niitä saataisiin parannettua, paras lopputulos saavutetaan silloin, kun prosessia kartoittaa sama tiimi, joka on kyseisessä prosessissa mukana. (Monk &
Wagner 2013, 197.) Erityisesti monimutkaisten prosessien kehittäminen vaatii pitkäaikaista paneutumista asioihin ja niiden perinpohjaista tutkimista, jolloin oman henkilöstön kokemus ja tietotaito on yritykselle arvokasta. Saman teorian kautta voidaan osoittaa tämän kehittämistehtävän tekijäksi valikoitumistani siten, että olin yksi heistä, joilla oli tuoreinta kokemusta nimikkeiden parissa työskentelystä.
Kiiskinen ym. (2002, 38) esittelevät kirjassaan viisivaiheisen prosessin kehittämismallin, jota hyödynnettiin tässä työssä selkeyttääkseen asiakokonaisuuksia.
Lähtökohta prosessin kehittämiselle on vaiheessa yksi projektin hyväksyntä sekä johdon asettamat odotukset ja suunnitelma muutostoimenpiteistä. Seuraavassa vaiheessa analysoidaan nykytila, joka usein jaetaan pienempiin kokonaisuuksiin. Voidaan tarkastella erikseen prosessien rakenteita, niiden tuottamaa laatua sekä tehokkuutta.
Näin pyritään ensin ymmärtämään mitkä prosessit tarvitsevat uusia toimintamalleja ja miksi niiden kehittäminen on kannattavaa.
Kolmannessa vaiheessa täsmennetään yrityksen visio eli yrityksen päämäärä sekä määritellään ne menestystekijät, joilla muutokseen tähdätään. Vision täsmentymisen jälkeen suunnitellaan millaisia toimenpiteitä tarvitaan, jotta muutokset voidaan konkretisoida. Viimeisessä, viidennessä vaiheessa uudet toimintamallit otetaan vähitellen käyttöön, mikä edellyttää työnantajalta koulutuksen järjestämistä sekä muutosvastarinnan mahdollisuuden tiedostamista. (Kiiskinen ym. 2002, 38.)
6.2.1 Muutostarve
Lähtökohtana prosessin kehittämiselle oli karkaisimojen välisten toimintatapojen yhtenäistäminen ennen uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa. Haluttiin kehittää nykyisiä nimikkeenmuodostustapoja ja löytää yhteinen käyttökelpoinen toimintamalli, jota kaikki neljä toimistosihteeriä käyttäisivät tulevaisuudessa muodostaessaan ERP-järjestelmään uusia asiakkaan nimikkeitä.
Karjalainen, Blomqvist & Suolanen (2001, 34) tarkastelevat kirjassaan ohjaustilannetta, joka on seurausta ihmisen ja automatisoidun tekniikan yhdessä toimimisesta.
Rutiininomaiset tilanteet ja käsityönä ihmisen tekemät tilanteet voidaan erottaa toisistaan omiksi prosesseikseen, jolloin aika ja muut resurssit jakautuvat tasaisemmin niitä tarvitseviin prosesseihin. Uuden järjestelmän käyttöönotossa aluksi automatisoidaan minimirutiinit eli yrityksen välttämättömimmät toiminnot, mutta tiedon lisääntyessä myös keinot tehdä prosesseista yhä automatisoidumpia kasvavat ja manuaalinen työnteko vähenee.
Tällä hetkellä täysin automatisoituja toimintoja toimistosihteerit kohtaavat työssään harvoin. Tietojärjestelmät ovat toisistaan irrallisia, mikä käytännössä tarkoittaa monia salasanoja ja kirjautumisia järjestelmästä toiseen. Myös tyypillinen yrityshierarkia ja
liiketoimintaa koskevat määräykset ja normit asettavat samalla sekä vaatimuksia että haasteita toimistosihteerin työlle, kun jotakin toimintoa voitaisiin kehittää, mutta valtuudet siihen puuttuvat. ERP-järjestelmässä oleva nimikkeistö vaatii tällä hetkellä eniten kehittämistä yrityksen halutessa tehostaa toimintaansa, ja siksi asiakaskohtaista nimikkeiden määrää halutaan lisätä sekä löytää yhteiset säännöt nimikkeen muodostamiselle.
Toimintojen automatisoiminen alkaa saman ERP-järjestelmän käyttöönotosta koko konsernissa, jolloin tietojärjestelmien irrallisuus toisistaan poistuu ja tiedonkulku niin karkaisimojen kuin työntekijöiden välillä helpottuu. Yhteisen tietokannan hyödyt vaikuttavat toimistosihteerien työhön käytännössä siten, että he voivat tarkastella ja käyttää järjestelmässä olevia nimikkeitä karkaisimosta riippumatta. Tämän vuoksi koettiin tarpeelliseksi luoda ohjeistus asiakkaan nimikkeen muodostamiseen, jotta nimikkeet noudattaisivat samaa kaavaa ja ne olisivat yksiselitteisiä.
Toimintatapoja yhtenäistävän ohjeistuksen myötä pyritään vaikuttamaan myös asiakaskokemukseen, sillä nimikkeen muodostustapa määrittelee osittain kyseessä olevan käsittelyn hinnan. Esimerkiksi hiiletyskarkaisussa käytettävä nimikekoodi määrää hinnan hiiletyssyvyyden perusteella, jolloin toimistosihteerien erilaiset käsitykset nimikekoodin määrittelevästä syvyyden ylä- ja alarajoista voivat koitua asiakkaan vaivaksi. Tällainen mahdollisuus on silloin, kun asiakas käyttää useamman karkaisimon palveluita ja häneltä laskutetaan samasta käsittelystä erilainen summa.
Lisäksi ohjeen toteutuksessa oli erityistä huomiota vaativia seikkoja. Yksi tärkeimmistä ohjeistuksen päivittämiseen johtaneista syistä oli tarve saada osaksi Bodycoten laatukäsikirjaa kirjallinen yleispätevä todiste käytössä olevista toimintatavoista auditointeja varten. Niiden tarkoituksena on selvittää, miten yrityksen laadunhallinta täyttää tietyt kriteerit. Auditointeja tekevät yrityksen sidosryhmät, kuten asiakkaat tai jokin kolmas osapuoli, mutta yritys voi myös itse toteuttaa niitä sisäisesti. (Laatukeskus 2015.) Ohjeistuksen toteutuksessa huomioitavaa oli, että konsernin kansainvälisyys tuo auditoijia konsernin muista yksiköistä myös Suomen ulkopuolelta, joten ohjeistus tuli kääntää englanniksi. Lisäksi ulkomaisten asiakkaiden vuoksi kaikki auditoijille esitettävä materiaali tulee olla heidän helposti ymmärrettävissä, ja auditoinnin kohteen tulee voida yksiselitteisesti perustella toimintaansa.
