Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöopas
Jekaterina Vettsinkina
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Amk-opinnäytetyö
2021
Tradenomin tutkinto
Tiivistelmä
Tekijä(t)
Jekaterina Vettsinkina Tutkinto
Tradenomi
Raportin/Opinnäytetyön nimi
Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöopas Sivu- ja liitesivumäärä
20 + 27
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön aiheena on uudistettu kirjanpito ja produktina tehdään Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöopas. Produkti eli käyttöopas on tehty Briox-ohjelmis- ton käyttäjille. Käyttöoppaan tarkoituksena on opastaa Briox-ohjelmiston uusia käyttäjiä verkkopalvelun käytön aloituksessa ja tukea myös nykyisiä käyttäjiä Briox-ohjelmiston käy- tössä. Briox on täysin pilvipohjainen taloushallinto-ohjelmisto, joka on tarkoitettu toimimaan millä tahansa laitteella. Briox-ohjelmisto sopii hienosti pienille- ja keskisuurille yrityksille sekä tilitoimistoille.
Tämä opinnäytetyö koostuu kahdesta eri osasta: kirjanpidosta ja käyttöoppaasta. Ensim- mäisenä pienen ja keskisuuren yrityksen uudistetun kirjanpidon lisäksi käsitellään Briox- kirjanpidon käyttöönottoesimerkki. Toisena luodaan tiivistetty Briox-taloushallinto-ohjelmis- ton käyttöopas. Opinnäytetyö on tarkoitettu kirjanpidon ja taloushallinnon kehityksen pa- rempaan ymmärtämiseen. Aineisto koostuu alan ammattikirjallisuudesta ja kirjanpitoon liit- tyvästä lainsäädännöstä.
Tiivistetty Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöopas on laadittu ja suunniteltu omassa X Tilitoimistossa kirjanpitäjän työstä hankitun kokemuksen kautta sekä Briox tilitoimistoasiak- kaille pidetyistä verkko koulutuksista ja ohjeista. Opas on kuvitettu, jotta Briox-taloushal- linto-ohjelmiston käyttö olisi helppoa. Kuvat on otettu tätä opinnäytetyötä varten avatun Briox-ohjelmiston testitietokannasta tilitoimiston ominaisuuksilla.
Opinnäytetyö on tehty tammikuun 2019 ja joulukuun 2021 välisenä aikana. Vuonna 2020 Covid-19-pandemian takia sähköinen kirjanpito on tuonut mahdollisuuden etätyöskente- lyyn. Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöoppaan avulla voidaan tuottaa lisäarvoa Briox- ohjelmiston käyttäjille. Tämän produktin avulla luodaan helppokäyttöinen Briox-taloushal- linto-ohjelmiston käyttöopas, joka sopii hienosti itsenäiseen työskentelyyn.
Asiasanat
Briox, kirjanpito, tilinpäätös, verotus, taloushallinto, tilitoimistot
Sisällys
1 Johdanto ... 1
1.1 Opinnäytetyön tavoite ... 1
1.2 Kirjanpidon keskeiset käsitteet ... 2
2 Kirjanpito ... 4
2.1 Tiliryhmät ja kirjaussäännöt ... 4
2.2 Hankintamenon jaksottaminen ... 5
2.3 Tositteet ... 6
2.4 Tililuettelo ... 7
2.5 Kirjanpitoaineisto ... 8
3 Kirjanpidon toteutus Briox ohjelmistolla ... 10
3.1 Taloushallinnon prosessit ... 10
3.2 Briox Finland AB ... 11
3.3 Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto ... 11
4 Johtopäätökset ... 20
Lähteet ... 21
Liitteet ... 22
Liite 1. Alkusaldot ... 22
Liite 2. Tuloslaskelma pitkä 31.12.2020 ... 23
Liite 3. Tase pitkä 31.12.2020 ... 24
Liite 4. Tappiokirjaus 31.12.2020 ... 25
Liite 5. Tappiokirjaus 1.1.2021 ... 26
Liite 6. Yksityistili päätetään ... 27
Liite 7. Pääkirja 1.1.2021 ... 28
Liite 8. Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöopas ... 29
1 Johdanto
Tilitoimistot jatkavat toimintansa siirtämistä ja kehittämistä kohti sähköistä ja paperitonta kirjanpitoa. Nykyaikaiset kirjanpitäjät hoitavat erilaisia työtehtäviä, esimerkiksi laskutus, laskujen maksu, palkanlaskenta, kirjanpito, veroilmoitukset, tilinpäätökset ja paljon muuta.
Nämä asiat voidaan tänä päivänä hoitaa helpommin ja nopeammin taloushallinto-ohjel- mistojen avulla. Tässä opinnäytetyössä keskitytään yhteen taloushallinto-ohjelmistoon.
Yrityksen siirtäminen sähköiseen taloushallintoon ei merkitse pelkästään kirjanpidon auto- matisointia ja sähköisten kanavien hyödyksi käyttämistä. Toiminnan tehostumisen ja kus- tannusten laskemisen lisäksi sähköiseen taloushallintoon siirtyminen antaa mahdollisuu- den koko yrityksen toimintojen organisointiin ja uudenlaiselle, ajantasaiseen tietoon perus- tuvalle johtamiselle. (Sähköinen taloushallinto 2014.)
Osaavissa käsissä sähköinen taloushallinto onkin erittäin tehokas johtamisväline, jonka kautta yrityksen johdon on mahdollista tärkeiden taloustietojen lisäksi seurata ajantasai- sesti esim. tuottoja ja kuluja asiakkaittain, tuotteittain ja kustannuspaikoittain tai esimer- kiksi myynnin tehokkuutta (Sähköinen taloushallinto 2014.)
1.1 Opinnäytetyön tavoite
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena on laatia Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöopas Briox-ohjelmiston käyttäjille. Idean opinnäytetyöhön sain työni kautta. Työs- kentelin Briox-ohjelmistolla X Tilitoimistossa kirjanpitäjänä. Opinnäytetyö ei ole toteutettu toimeksiantona. Tarkoituksena on pienen ja keskisuuren yrityksen uudistetun kirjanpidon lisäksi käsitellä Briox-kirjanpidon käyttöönottoa, luoda tiivistetty Briox-taloushallinto-ohjel- miston käyttöopas käyttäjille. Siis luoda produkti, joka pitää sisällään ohjeistukset olennai- sista toiminnoista ja on helposti luettava. Käyttöopas on tehty oman työn kautta hankitun kokemuksen perusteella. Sen johdosta rajasin oppaan aiheiksi asiat, jotka näen tärkeim- mäksi.
Opinnäytetyö on tarkoitettu kirjanpidon ja taloushallinnon parempaan ymmärtämiseen.
Produktin aiheen valinnan jälkeen pohdin itse opinnäytetyön teoriaosuuden sisältöä ja mil- lainen merkitys Briox-ohjelmiston käyttäjille tuotetulla käyttöoppaalla mahtaa olla, minkä perusteella teoriaosuutta käsiteltäväksi aiheeksi valikoitui uudistettu kirjanpito. Kirjanpito aineisto koostuu alan ammattikirjallisuudesta ja kirjanpitoon liittyvästä lainsäädännöstä.
Tiivistetty Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöopas on laadittu ja suunniteltu omasta X Tilitoimistossa kirjanpitäjänä työstä hankitun kokemuksen kautta, sekä Briox tilitoimistoasi- akkaille pidetyistä verkko koulutuksista ja ohjeista. Liitteenä oleva opas on kuvitettu, jotta Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttö olisi helppoa. Kuvat on otettu tätä opinnäytetyötä varten avatun Briox-ohjelmiston testitietokannasta tilitoimiston ominaisuuksilla.
Opinnäytetyö on tehty tammikuun 2019 ja joulukuun 2021 välisenä aikana. Vuonna 2020 Covid-19-pandemian takia sähköinen kirjanpito on tuonut mahdollisuus etätyöskentelyyn.
Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöoppaan avulla voidaan tuottaa lisäarvoa Briox-ohjel- man käyttäjille. Tämän produktin avulla luodaan lyhyt ja helppokäyttöinen Briox-taloushal- linto-ohjelmiston käyttöopas, joka sopii hienosti itsenäiseen työskentelyyn.
1.2 Kirjanpidon keskeiset käsitteet
Opinnäytetyön keskeiset käsitteet ovat kirjanpito, kirjanpitovelvollisuus, tilikausi, liiketa- pahtumat, sekä tilikauden kirjanpidon vaiheet.
Kirjanpidon avulla voidaan selvittää yritystoiminnan tulos. Yrityksen tuottaman jakokelpoi- sen voiton määrästä ovat kiinnostuneita erityisesti omistajat. Kaikki sidosryhmät haluavat saada tietoja yrityksen taloudellisesta tilasta ja tuloksesta. Kirjanpidon pohjalta tehdään myös Verohallinnolle ja muille viranomaisille annettavat ilmoitukset.
(Tomperi 2021, 7–11.)
Kirjanpitolaissa määrätään kirjanpitovelvolliset (Tomperi 2021, 11). Kirjanpitolain
(1336/1997) 1 luvun 1 § mukaan kirjanpitovelvollisia ovat oikeudellisen muotonsa perus- teella kaikki osakeyhtiöt, osuuskunnat, avoimet yhtiöt, kommandiittiyhtiöt, yhdistykset ja säätiöt huolimatta siitä, mitä niiden harjoittama toiminta on. Näiden kirjanpitovelvollisten on aina pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa. (Kirjanpitolaki 1336/1997, 1 luku 1 §.)
Kirjanpitolain (1336/1997) 1 a § mukaisesti kirjanpitovelvollisina pidetään myös luonnolli- sia henkilöitä harjoittamastaan liike- ja ammattitoiminnasta. Ammatin- ja liikkeenharjoitta- jan ei ole pakko pitää kahdenkertaista kirjanpitoa (Kirjanpitolaki 1336/1997, 1a § 2 mom).
Kuitenkin ammatin- ja liikkeenharjoittahan on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, jos kaksi kolmesta seuraavista toteutuu: taseen loppusumma ylittää 100 000 €, liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 € tai jos yrityksen palveluksessa toimii keskimäärin yli kolme henkilöä. (Kirjanpitolaki 1336/1997 1 luku 1 a §.) Kahdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtumat on aina kirjattava kahdelle tilille: toisen tilin debet-puolelle ja toisen kredit- puolelle (Tomperi 2021, 15).
Tilikautena pidetään sitä ajanjaksoa, jolta yrityksen tulos selvitetään (Tomperi 2021, 13).
Yleensä sen pituus on 12 kuukautta. Liiketoimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa taikka tilinpäätösajankohtaa muutettaessa tilikauden pituus voi vaihdella hieman kumpaankin suuntaani. Tilikauden pituus ei kuitenkaan saa ylittää 18 kuukautta. (Kirjanpitolaki 1336/1997 1 luku 4 §.)
Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 1 § mukaan liiketapahtumat ovat menot, tulot ja rahoi- tustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Menot syntyvät tuotannontekijöiden osta- misesta. Tulot puolestaan syntyvät suoritteiden myynnistä. Yrityksen maksaessa hankki- mansa tuotannontekijät tai saadessa maksun myymistään suoritteista asiakkaaltaan, pu- hutaan rahoitustapahtumasta. Rahoitustapahtumia ovat myös seuraavat: a) omistaja si- joittaa rahaa yritykseen, b) yritys ottaa pankista lainaa tai maksaa sitä takaisin ja c) voiton jaosta johtuvat maksut. (Tomperi 2021, 13–14.)
Tilikauden kirjanpidossa on tärkeää erottaa kolme päävaihetta: tilinavaus, liiketapahtu- mien kirjaaminen ja tilinpäätös (kuva 1). Tilinavauksessa merkitään alkusaldot tileille. Sal- dot otetaan edellisen tilikauden tilinpäätöksestä. Tilikauden liiketapahtumat kirjataan tosit- teiden pohjalta kirjanpitoon. Tilinpäätöksessä kaikki tilikauden aikana käytetyt tilit pääte- tään tilinpäätöstileille, eli Tulostilille tai Tasetilille. Tämän lisäksi laaditaan tilinpäätösrapor- tit, jotka ovat tuloslaskelma, tase, liitetiedot sekä tase-erittelyt. (Tomperi 2021, 16.)
Kuva 1. Tilikauden kirjanpidon vaiheet (tekstisisältö perustuen Tomperi 2021, 16)
2 Kirjanpito
Tässä luvussa käsitellään tiliryhmät ja kirjaussäännöt, vaihto-omaisuuden ja pysyvien vas- taavien hankintamenon jaksottaminen, tositteet, tililuettelo sekä kirjanpitoaineisto.
2.1 Tiliryhmät ja kirjaussäännöt
Liiketapahtumat eli menot, tulot ja rahoitustapahtumat on kirjattava kirjaussääntöjen mu- kaisesti. Kirjanpidon tilit luokitellaan liiketapahtumatyyppien mukaan tiliryhmiin. Tiliryhmät ovat: rahoitustilit (raha- ja saatavatilit sekä pääomatilit), menotili, tulotilit ja tilinpäätöstilit.
Raha- ja saatavatileillä tarkkaillaan rahojen ja saatavien määrää sekä niiden lisäyksiä ja vähennyksiä. Tavallisimpia raha- ja saatavatilejä ovat kassatili, pankkitili, myyntisaamistili.
Pääomatileiltä nähdään, paljonko yrityksellä on kulloinkin omaa pääomaa ja paljonko vel- kaa. (Tomperi 2021, 18–20.)
Oman pääoman tileissä on eroavaisuuksia riippuen yritysmuodosta. Yksityisliikkeessä yrit- täjän panosta tarkkaillaan Oman pääoman tilillä. Omistajan sijoitus yrityksessä pienenee, yrittäjän ottaessa rahaa tai tavaraa liikkeestä omaan käyttöönsä. Nämä ns. yksityisotot voidaan kirjata tilikauden aikana omalle tililleen. Yksityiskäyttönä pidetään myös sitä, jos yrityksen kassasta tai pankkitileiltä maksetaan omistajan yksityisiä menoja. Omistaja voi toki toiminnan aikana myös kasvattaa sijoitustaan yritykseensä. Yksityisotot ja -sijoitukset on hyvä kirjata omille tileilleen, sillä veroilmoituksessa ne ilmoitetaan erikseen. (Tomperi 2021, 20–21.)
Menotilejä ovat esimerkiksi, Maa-alueet, Rakennukset, Koneet, Ostot, Vuokramenot, Mai- nosmenot ym. Menotilille kirjaus tehdään debet-puolelle. Yritys saa tuloa, kun se luovuttaa suoritteitaan asiakkaille. Tavallisimpia tuloja yritykselle ovat: myyntitulot, työtulot, vuokra- tulot ym. Tulos-tilille kirjaus tehdään kredit-puolelle. (Tomperi 2021, 23–27.)
Tilinpäätöstilit ovat Tulostili ja Tasetili. Tilinpäätös valmistetaan siten, että kaikki tilikauden aikana käytetyt tilit päätetään tilinpäätöstileille. Tulostilin avulla saadaan selville tilikauden tulos: voitto tai tappio. Sille päätetään kaikki tilikaudella kuuluvat menot ja tulot. Tasetilille päätetään kaikkien raha- ja saatavatilien sekä pääomatilien saldot. Myös menotilien me- nojäännökset päätetään tasetilille. Lopuksi, kun kaikki tilit on päätetty joko Tulos- tai Tase- tilille ja Tulostililtä on laskettu tilin saldo eli tilikauden voitto tai tappio ja kirjattu se Taseti- lille, menee Tasetilikin tasan. Tulostilin pohjalta tehdään tuloslaskelma ja tasetilin perus- teella tase. (Tomperi 2021, 29–30.)
2.2 Hankintamenon jaksottaminen
Jaksottamisella tarkoitetaan tulojen ja menojen kohdistamista oikealle tilikaudelle tuotoiksi ja kuluiksi. Jos tavarat tai muut suoritteet on luovutettu asiakkaille päättyvän tilikauden ai- kana, ovat ne sen tilikauden tuloja. Menojen kohdalla on tilanne monitahoisempi. Tilinpää- töksessä ns. lyhytvaikutteisia menoja, joista tulo saadaan saman tilikauden aikana, pääte- tään Tulostilille kuluksi. Näitä ovat esimerkiksi palkat, vuokramenot, mainosmenot, kor- jausmenot ja posti- ja puhelinmenot. Mutta on myös ns. pitkävaikutteisia menoja, joista odotetaan tuloa seuraavina vuosina. Kuluksi voidaan tällaisesta menosta kirjata vain osuus, joka kuuluu päättyvälle vuodelle. Muu osuus eli menojäännös, kirjataan Tasetilille, ja sieltä se siirtyy seuraavalle tilikaudelle. Tähän kuuluvat esimerkiksi jälleenmyytäväksi hankitut tavarat, jotka ovat tilinpäätöspäivänä vielä varastossa ja myös yrityksen käyttöön hankitut koneet, kalustot, rakennukset. (Tomperi 2021, 31.)
Tomperin (2021, 32) mukaan vaihto-omaisuuteen kuuluvat asiakkaille myytäväksi tarkoite- tut tavarat. Kirjanpitolain (1336/1997) 4 luvun 5 § mukaan vaihto-omaisuuden hankintame- noon sisältyvät hyödykkeiden (tavaroiden ja palvelujen) hankinnasta ja valmistuksesta ai- heutuneet välittömät menot. Myytyjen tavaroiden hankintameno on kunkin tilikauden ku- lua. Kun tilikausi päättyy inventoidaan tavarat, jotka ovat varastossa jäljellä ja selvitetään niistä maksettu hinta eli hankintameno, joka kirjataan tilinpäätöksessä Tasetilille meno- jäännöksenä. (Tomperi 2021, 32.)
Varaston arvoa tarkkaillaan Varastotilillä. Tilikauden alussa Varastotilin debet-puolelle pi- tää merkitä alkusaldona edelliseltä vuodelta siirtyvän varaston hankintameno. Tilikauden päättyessä Varastotilin saldoa täytyy oikaista varaston muutoksella. Varaston lisäys mer- kitään Varastotilin debet-puolelle ja varaston vähennys kredit-puolelle. Tilinpäätöspäivänä varastossa olevat tavarat arvostetaan tavallisesti ns. fifo-periaatteen (first in, first out) mu- kaisesti. Tällä periaatteella ensin varastoon tulleet tavarat katsotaan myydyksi tai käyte- tyksi ensimmäiseksi. (Tomperi 2021, 33–36.) Kirjanpitolain (1336/1997) 4 luvun 5 § mu- kaan, varastossa katsotaan olevan jäljellä viimeksi saapuneet tavarat.
Kirjanpitolain (1336/1997) 4 luvun 3 § mukaan pysyviin vastaaviin luetaan erät, jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa pysyvästi usean tilikauden aikana. Pysyviä vastaavia ovat mm. koneet, kalustot, rakennukset, maa-alueet ja liikehuoneisto-osakkeet (Tomperi 2021, 36). Kirjanpitolain (1336/1997) 5 luvun 5 § mukaan pysyvien vastaavien hankintameno voidaan jaksottaa suunnitelman mukaan poistona kuluksi hyödykkeen vaikutusaikana.
Lain elinkeinotulon verottamisesta (24.6.1968/360) 33 § (26.6.1998/473) mukaan poik- keuksen hankintamenon jaksottamiseen usealle vuodelle voi muodostaa kalusto, jonka
todennäköinen taloudellinen käyttöaika on enintään kolme vuotta. Tällainen lyhytikäinen- kalusto on mahdollista kirjata kokonaan kuluksi hankintavuonna. Tilikauden kuluksi saa- daan kirjata myös kalustoesineet, joiden hankintahinta on maksimissaan 1 200 euroa.
Näitä pienhankintoja saa kirjata kunkin tilikauden kuluksi kuitenkin enintään 3 600 euroa.
(Tomperi 2021, 36–37.)
Kirjanpitolain (1336/1997) 5 luvun 5 § mukaan rakennusten, koneiden ja kaluston omai- suuden hankintamenon jaksottaminen poistoina kuluksi suoritetaan ennalta laaditun suun- nitelman mukaan hyödykkeen vaikutusaikana. Maa-alueet ja arvopaperit ovat kulumatonta omaisuutta, niinpä niistä ei suoriteta vuotuisia poistoja. Poistosuunnitelmaa tehtäessä on päätettävä poistokohteittain poistoaika ja poistomenetelmä. Taloudelliseksi pitoajaksi voi- daan katsoa esimerkiksi myymälä- ja toimistorakennukset 30 vuotta, kevyet varastoraken- nukset 20 vuotta, myymäläkalusto 10 vuotta, autot 5 vuotta ja tietokoneet 4 vuotta. (Tom- peri 2021, 38.)
Kun käytetään tasapoistomenetelmää, tilikauden poisto saadaan jakamalla hankintameno arvioidun vaikutusajan vuosilla. Menojäännöspoistomenetelmässä poistoprosentti on sama kunakin vuonna, mutta tällöin poiston määrä pienenee joka vuosi, koska poisto las- ketaan menojäännöksestä eli jäännösarvosta, josta on vähennetty aikaisempien vuosien poistot. Menojäännöspoiston etuna on se, että elinkenoverolain mukaiset poistot perustu- vat rakennusten, koneiden ja kaluston osalta tähän poistomenetelmään. Esimerkiksi myy- mälä- ja teollisuusrakennuksista hyväksyttävän poiston enimmäismäärä on 7 % meno- jäännöksestä, toimisto- ja asuinrakennuksista on 4 %. Koneiden ja kaluston poisto on enintään 25 %. (Tomperi 2021, 39.)
Menojäännöspoisto on tavallisin pienten ja keskisuurten yritysten käytössä oleva poisto- menetelmä ja tähän vaikuttaa se, että pien- ja mikroyritysten ei tarvitse antaa tilinpäätök- sen liitetiedoissa tietoja poistoista, jos ne on tehty elinkeinoverolain säätämän enimmäis- määrän mukaisena. Jos poistot tehdään tasapoistoina, on tästä ilmoitettava liitetiedoissa.
Poistojen kirjaaminen tapahtuu aina samalla tavalla: per Kaluston poisto an Kalusto.
(Tomperi 2021, 39–40.)
2.3 Tositteet
Kirjanpitoon tehdyt kirjaukset perustuvat aina tositteeseen. Tositteen tehtävä on todentaa liiketapahtuma. Tositteen täytyy olla niin selkeä, että sen yhteys liiketoimintaan on ilman vaikeuksia todettavissa. (Tomperi 2021, 42.) Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 5 § mu-
kaan liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta to- dettavissa. Tositteita ovat mm. laskut, hyvityslaskut, palkkalistat, sähkölaskut, puhelinlas- kut sekä tilisiirto- ja muut maksukuitit sekä tiliotteet (Tomperi 2021, 42).
Tomperin (2021, 42) mukaan tositteissa on oltava päiväys, ostajan ja myyjän nimet, osoi- tetiedot sekä myyjän y-tunnus. Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 5 § 2 momentissa kirjoi- tetaan, että menotositteesta tulee käydä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotosit- teesta vastaavasti luovutettu suorite. Tositteet täytyy myös järjestelmällisesti numeroida tai vastaavalla tavalla yksilöidä kirjanpitoa varten. Järjestelmät numeroivat usein tositteita automaattisesti syöttöjärjestyksen tai tapahtumalajin mukaan. (Tomperi 2021, 42.)
Tomperi (2021, 42) osoittaa, että tositteet voidaan jakaa useaan tositelajiin tapahtumatyy- pin mukaan esimerkiksi seuraavasti: kassatositteet, pankkitositteet, ostolaskut, myyntilas- kut ja muut tositteet. Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 § mukaan tositteet tulee säilyt- tää vähintään kuusi vuotta. Tositteet on mahdollista säilyttää paperitulosteina, koneellisilla tietovälineillä tai vaikkapa pilvipalvelussa (Tomperi 2021, 43).
2.4 Tililuettelo
Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 2 § mukaan kirjanpitovelvollisella tulee olla kultakin tili- kaudelta kirjanpitotileistä ymmärrettävä ja riittävästi eritelty luettelo, josta käy ilmi tilien si- sältö. Tililuettelon laajuus ja yksityiskohtaisuus otetaan huomioon yrityskohtaisesti liiketoi- minnan luonteen ja kirjanpidolle asetettavien hyväksikäyttötehtävien mukaan. Koska mak- settavat tuloverot ja arvonlisäverot tulevat ilmi kirjanpidon tietojen perusteella, tulisi myös kaikille erikseen selvittäville erille avata oma tilinsä, ellei kirjanpitojärjestelmämahdollista näiden tietojen selvittämistä muulla tavoin. Tililuettelon järjestys määräytyy yleensä tulos- laskelma- tasekaavojen mukaisesti. Tällöin järjestys on helppo muistaa. (Tomperi 2021, 47.)
Standardoitu tililuettelo tekee kirjanpidosta ja tilinpäätöksistä saatavan tiedon yhdenmu- kaiseksi. Tili- instituuttisäätiön alaisena toimiva raportointitoimikunta on tehnyt raportointi- koodiston, jotta tuloveroilmoitus, raportti rahoittajalle ja tilinpäätöstilastointi syntyisivät au- tomaattisesti suoraan yrityksen taloushallinosta. Koodisto on standardi ja se ohjaa täyden- tämään tilikarttaa niin, että yrityksen lakisääteinen raportointi tapahtuu ilman vaivannäköä.
Raportointikoodistolla on virallisen tilinpäätöksen rakenne, ja sitä voidaan käyttää jopa suoraan tilikarttana. Raportointikoodisto ja perustililuettelo auttavat olennaisesti kirjanpi- don automatisoinnissa, tietojen siirrossa eri järjestelmien välillä sekä viranomaisilmoitus- ten laatimisessa. (Tomperi 2021, 47.)
Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 2 § mukaan jokainen tili on pidettävä sisällöltään sa- mana. Mutta saman lain saman pykälän mukaan tilien sisältöä on mahdollista kuitenkin muuttaa toiminnan kehityksen, tililuettelon muutoksen tai muun erityisen syyn vuoksi.
Muutosten pitäisi tapahtua tilikauden vaihteessa tai siten, että jos ne tapahtuvat kesken tilikauden ja tällöin otetaan käyttöön uusia tilejä, niiden tulevat kirjaukset oikaistaan myös alkuvuoden tapahtumien osalta. (Tomperi 2021, 50.)
2.5 Kirjanpitoaineisto
Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 7 ja 9 § mukaan tositteita, kirjanpitoja sekä muuta kir- janpitoaineistoa tulee käsitellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä on helppoa tarkastella ja mahdollisesti tulostaa selväkielisessä muodossa. Kirjanpitolainsäädäntö ei aseta vaati- muksia niiden tekniselle muodolle: aineisto saa olla paperilla tai tietokoneen näytöllä, kun- han se on ihmissilmin luettavassa muodossa. Kirjanpidon hoitamiseen ja kirjanpitoaineis- ton säilyttämiseen saa käyttää myös ns. pilvipalveluita. Tiedot täytyy kuitenkin aina voida saattaa lukijalle selväkielissä muodossa. (Tomperi 2021, 140.) Kirjanpitolain (1336/1997) 3 luvun 7a § mukaan vastuu aineiston säilyttämisestä asianmukaisella tavalla on hallituk- sen tai muun sen kaltaisen toimielimen jäsenellä ja toimitusjohtajalla.
Tositteen, kirjanpidon tai muun kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa tilin- päätöksen valmistumisen jälkeen tai sen jälkeen, kun on annettu esimerkiksi OmaVero - palvelussa veroilmoitus tai jokin kirjanpidosta johdettu raportti. Niinpä on laadittava selvi- tys, jos korjauksia joudutaan tekemään aikaisempiin OmaVero-ilmoituksiin. Tässä selvi- tyksessä kuvataan uudelle kirjauskaudelle kohdistetun korjauksen ja oikaistun ilmoituksen yhteys. (Tomperi 2021, 140.)
Kirjanpitoaineiston muotoa voi muuttaa sen ollessa tarpeen esimerkiksi käsittelyn tai säily- tyksen vuoksi. Niinpä esimerkiksi paperitosite on mahdollista skannata sähköiseen las- kunkierrätykseen ja säilytettäväksi sähköisessä arkistossa. (Tomperi 2021, 140.)
Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 2 § mukaan kirjanpitoja ovat pääkirjanpito, jonka kir- jauksista johdetaan tilinpäätös, sekä mahdolliset osakirjanpidot, joista viedään tiedot pää- kirjanpitoon yhdistelmäkirjauksina. Osakirjanpitoja ovat esimerkiksi osto- ja myyntireskont- rat, silloin kun näihin kirjattuja tapahtumia ei enää siirretä yksitellen pääkirjanpitoon. Täl- löin tiedot tuodaan yhdistelmäkirjauksina, esimerkiksi kuukausittaisina yhteissummina (Tomperi 2021, 140).
Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 6 § mukaan liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen vä- lisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa. Lisäksi kirjanpitolain (1336/1997) 2 lu- vun 6 § mukaan kirjanpito on toteutettava siten, että liiketapahtumien, tositteiden ja kir- jausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on ilman vaikeuksia todettavissa kumpaankin suuntaan. Edelleen kirjanpitolain
(1336/1997) 2 luvun luku 7a § mukaan kirjanpitovelvollisella tulee olla tilinpäätöksen poh- jana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelo, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat. Kirjanpitolain (1336/1997) 2 lu- vun luku 7–10 § mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista tulee säilyttää vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
3 Kirjanpidon toteutus Briox ohjelmistolla
Tässä luvussa käsitellään taloushallinnon prosessit, Briox yritystiedot sekä Briox-talous- hallinto-ohjelmiston avulla laadittu kirjanpidon käyttöönottoesimerkki.
3.1 Taloushallinnon prosessit
Taloushallinto koostuu datasta, prosesseista, ihmisistä ja tietojärjestelmistä. Prosesseilla voidaan käsitellä taloushallintoon sisään tulevaa dataa. Prosessointia toteuttavat joko tie- tojärjestelmät automaattisesti. ihmiset manuaalisesti, tai nykyään useimmiten nämä mo- lemmat yhteistyössä. Taloushallinnon lopputuloksena saadaan aikaan dokumentteja, ra- havirtoja ja raportointia. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 93).
Kuten kuvasta 2 havaitaan, taloushallinto voidaan jaotella prosesseihin seuraavaksi: osto- laskuprosessi, myyntilaskuprosessi, matka- ja kululaskuprosessi, maksuliikenne ja kas- sanhallinta, käyttöomaisuuskirjanpito, pääkirjanpitoprosessi sekä raportointiprosessi.
(Kaarlejärvi ym. 2018, 94).
Kuva 2. Taloushallinnon prosessit (Kaarlejärvi ym. 2018, 95)
3.2 Briox Finland AB
Vuonna 2011 perustettu ruotsalainen Briox Finland AB on rakentanut pilvipohjaisen ta- loushallinto-ohjelmiston, jota voi käyttää millä tahansa laitteella. Briox toimii tällä hetkellä pääasiassa Suomessa, Virossa, Latviassa ja Liettuassa. Pääkonttori sijaitsee Ruotsin Växjössä. (Briox 2021a.) Brioxin pääasiallinen toimiala on sovellukset ja ohjelmistot. Yri- tyksen liikevaihto oli vuonna 2020 noin 423 tuhatta euroa ja tilikauden tulos 9 tuhatta eu- roa. Yritys työllisti 5 työntekijää vuonna 2020. (Finder 2021.)
Briox tarjoaa seuraavat toiminnot: kirjanpito, ostotilaukset, tilinpäätös, käyttöomaisuusre- kisteri, laskutus, tilaukset, liitetyt asiakirjat, arkisto, tuntikirjanpito sekä CRM (Briox 2021b).
Briox on myös integroitunut sovellusten kanssa. Briox toimii yhteydessä digitaalisiin ta- loushallinto-ohjelmiin, kuten esimerkiksi eTaskuun ja Holviin. Tällä hetkellä Nordean, Han- delsbankenin, Danske Bankin, OP:n, Ålandsbankenin, Aktian, ja muiden pankkien tiliotteet voi yhdistää Brioxiin. Valmiit pankkiyhteydet antavat mahdollisuuden lähettää ostolaskujen maksuja, täsmäyttää tiliotteet kirjanpidon kanssa sekä rekisteröidä myyntilaskuja. Lisäksi Brioxissa on mahdollista lähettää Alv-raportin sähköisesti Omaveroon. (Briox 2021c.)
3.3 Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto
Opinnäytetyöprosessi alkoi tammikuussa 2019. Sain aiheeni työpaikaltani tilitoimistolta, jossa olimme aloittaneet uuden Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöönottamisen. Työ- paikalla käytetty Emce-ohjelmisto oli otettu käytöstä pois ja kaikki asiakkaat oli siirretty Briox-ohjelmistoon. Valitsin opinnäytetyön aiheeksi Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttö- oppaan, koska tarvitsin helppokäyttöiset Briox-ohjelmiston ohjeet, joita voisi käyttää muis- tiona. Olen käyttänyt opasta esimerkiksi, kun perustin uuden yrityksen ohjelmaan. Lisäksi käytin opasta hyödykseni, kun piti syöttää Briox-ohjelmistoon alkusaldot tai tehdä tuloksen kirjaukset tilinpäätöksen yhteydessä. Esimerkiksi Alkusaldojen siirtäminen vaatii aina käyt- täjältä aikaa ja tarkkuutta. Yhden pienen virheen löytäminen voi kestää kauan. Eli työstäni hankitun kokemuksen perusteella tuli havaituksi, että oli tarpeellista tehdä käyttöopas, josta löytyy selkeästi ja helposti apua käyttöön eikä tarvitse etsiä verkosta oikeaa ohjetta.
Opinnäytetyön luonnin suoritin kotona työn jälkeen. Aloitin työni päättämällä opinnäyte- työn viitekehyksen, joka olisi keskittynyt uudistetun kirjanpidon lisäksi kirjanpitolakiin ja kohdistuisi erityisesti pieniin ja keskisuuriin yrityksiin, joihin Briox ohjelmiston käyttäjät kuuluvat. Suurin osa lähteistäni on kirjanpito alaan liittyvää uudistettua ammattikirjalli- suutta. Oppaan luomisessa käytin Brioxin oman tukiportaalin materiaalia ja Briox-ohjelmis- ton testitietokantaa tilitoimiston ominaisuuksilla. Kirjanpitoon liittyvä teoriaa olen opiskellut koulussa noin 3 vuotta yhteensä. Työtehtäväni kirjanpitäjänä vuodesta 2017 eteenpäin oli- vat opettaneet kirjanpidon käytännön hyvälle tasolle. Oppaan tekemistä tuki työni puolesta
hankittu 2,5 vuotta kokemus itse Briox-ohjelmiston käytöstä, eikä minun tarvinnut perehtyä Briox-ohjelmiston käyttöön. Käyttöoppaan toteutustyökaluksi valitsin Microsoft Powerpoint -ohjelman, josta oppaan saa helposti muunnettua PDF-tiedostomuotoon. Käyttöopasta tehdessä oli samaan aikaan Briox-ohjelmiston testitietokanta auki. Kun kirjoitin ohjeita otin niihin liittyen kuvakaappauksia. Päädyin lisäämään oppaaseen vain lyhyen informaation Briox-ohjelmiston käytöstä, jotta käyttöopas Briox-ohjelmiston käyttöönotosta olisi helposti käytettävissä ja luettavissa. Kaikki muut Briox-ohjelmiston yleiset kattavat ohjeet löytyvät helposti Briox verkkosivulta.
Opas alkaa lähdeluettelolla. Tämän jälkeen oppaassa käsitellään Briox-ohjelmistoon kir- jautumista, tilikausien perustamista, uuden asiakkaan perustamista Brioxiin, tositteen laa- timista, alkusaldojen tallentamista, raportin luomista, tuloksien kirjausta, alv-raportointia, arkistoa, tiedoston liittämistä tositteisiin, sähköistä tiliotetta, osto- ja myyntilaskun luontia sekä lisätietoja. Oppaassa on käytetty Esimerkkiyritystä. Yrityksen nimi on Esimerkki Tmi.
Yrityksen toimiala on muu postimyynti ja verkkokauppa. Yritys oli perustettu tammikuussa 2020. Tilikausi on 1.1.–31.12.
Kuten kuvasta 3 havaitaan, kirjanpidon prosessiin kuuluvat seuraavat 12 työvaihetta: kir- jautuminen, asiakkaan perustaminen, tilikausien perustaminen, alkusaldojen tallentami- nen, tuloksen kirjaaminen tilikauden lopussa, alkusaldojen siirto uuteen tilikauteen, tulok- sen kirjaaminen tilikauden alussa, liiketapahtumien kirjaaminen, alv-raportin luominen, ti- linpäätös, raportointi sekä arkistointi.
Kuva 3. Kirjanpidon prosessi
Kirjautuminen Asiakkaan
perustaminen
Tilikausien perustaminen
Alkusaldojen tallentaminen
Tuloksen kirjaaminen tilikauden lopussa
Alkusaldojen siirto uuteen tilikauteen
Tuloksen kirjaaminen tilikauden alussa
Liiketapahtumien kirjaaminen
Alv-raportin
luominen Tilinpäätös Raportointi Arkistointi
Kirjautuminen Briox-ohjelmistoon onnistuu helposti verkosta (liite 8, 32). Olen tilannut Briox-ohjelmiston käyttötunnukset Brioxista.
Asiakkaan perustaminen ohjelmistoon onnistuu painamalla etusivulla olevaa ”Luo uusi asiakas” painiketta. Tai valitsemalla ”Asiakashallinta – Asiakkaan Yleiskatsaus” vasem- masta laidasta ja painamalla ”Lisää asiakasyritys” painiketta. (Liite 8, 34.) Tässä kohdassa syötetään asiakkaan tiedot (liite 8, 35). Tiedot voidaan syöttää manuaalisesti tai syöttä- mällä y-tunnuksen ja painamalla ”Hae yksityiskohtaiset tiedot” napista. Ohjelma hakee yri- tyksen tiedot patentti- ja rekisterihallituksesta. Esimerkki Tmi:n tapauksessa asiakas oli perustettu valmiiseen Briox-testitietokantaan, uutta yritystä ei tarvinnut perustaa eli yritys- tiedot piti vain tarkista ja korjata. Korjaamaan yritystiedot onnistuu painamalla sivun oike- alla puolella olevasta napista ”Asetukset - Yrityksen asetukset - Yritystiedot” (kuva 4; liite 8, 36). Yritystiedot saa tallennettua painamalla ”Tallenna” painiketta.
Yritykselle kirjataan perustiedot eli nimi, osoite 1, postinumero, paikkakunta, maa, puhelin, etunimi, sukunimi, y-tunnus, pankkitilinumero (IBAN ja BIC), sähköposti sekä alv-nro.
(Briox 2021d.) ALV-numeroa saavat käyttää vain arvonlisäverovelvollisten rekisteriin mer- kityt yritykset ja henkilöt. ALV-numero muodostetaan Y-tunnuksesta 1234567-8 lisäämällä sen alkuun kaksikirjaiminen maatunnus FI ja jättämällä tunnuksesta väliviiva pois:
FI12345678. (YTJ 2021.)
Kuva 4. Yritystiedot (Briox ohjelmisto)
Seuraavaksi käsitellään kirjanpidon käyttöönottoprosessiin kuuluvat työvaiheet (kuva 3), kuten tilikausien perustaminen, alkusaldojen tallentaminen, tuloksen kirjaaminen tilikau- den lopussa, alkusaldojen siirto uuteen tilikauteen ja tuloksen kirjaaminen tilikauden alussa.
Luodaan tilikausi 1.1.2020-31.12.2020 (liite 8, 33). Uuden tilikauden luominen onnistuu painamalla ”Uusi tilikausi” painiketta oikealta yläkulmasta tai jos yrityksellä on jo perustettu aikaisempia tilikausia, valitsemalla pudotusvalikosta ”Muokkaa tilikautta” painiketta. Syöte- tään asiakkaan tilikauden alku- ja päättymispäivä ja valitaan tililuettelo ja kirjanpitotapa.
Painamalla ”Luo uusi tilivuosi” ohjelmisto luo yritykselle uuden tilikauden.
Yrityksen alkusaldojen tallentaminen onnistuu uudella muistiotositteella kohdassa ”Lisää tosite” syöttämällä edellisen tilikauden Tuloslaskelmasta ja Taseesta luvut tileilleen tilikau- den viimeiselle päivälle (kuva 5; liite 8, 38). Se onnistuu myös syöttämällä suoraan tileit- täin debettiin tai kredittiin painamalla vasemmalla puolella ”Rekisteri” välilehdestä ja valit- semalla ”Tililuettelo”, joka avaa uuden sivun. Painamalla vasemmassa yläkulmassa ”Tililu- ettelo” ja valitsemalla ”Alkusaldot” pääset syöttämään alkusaldot. Painamalla ”Tallenna”
painiketta alkusaldot saa tallennettua. Esimerkki Tmi:llä alkusaldot kirjattu muistitositteella tilikauden 2020 viimeiselle päivälle (liite 1). Tuloslaskelman (liite 2) ja Taseen tarkistami- nen (liite 3) onnistuu kohdassa ”Raportti” (liite 8, 39).
Kuva 5. Alkusaldot (Briox ohjelmisto)
Tuloksen kirjaaminen tilikauden lopussa (liite 8, 40) 9999 Tilikauden tulos tilille onnistuu kohdassa ”Lisää tosite” (liite 8, 37) uudella muistiotositteella. Esimerkki Tmi:llä oli tappio 1741,36 euroa vuonna 2020. Tappio kirjataan per 2375 Tilikauden tappio tilille an 9999 Ti- likauden tulos tili (liite 4).
Tuloksen kirjauksen jälkeen perustetaan uusi 1.1.2021-31.12.2021 tilikausi (liite 8, 33) ja siirretään alkusaldot vuodelle 2021. Alkusaldojen siirtäminen vuodelle 2021 (kuva 6; liite 8, 41) onnistuu painamalla sivun vasemmalla puolella olevasta välilehdestä ”Rekisteri – Tililuettelo” ja painamalla vasemman yläkulman ”Tililuettelo - Alkusaldot”. Painamalla
”Siirrä” painiketta alkusaldot siirtyvät automaattisesti vuodelle 2021 ja painamalla ”Tal- lenna” painiketta alkusaldot saa tallennettua.
Kuva 6. Alkusaldojen siirto vuodelle 2021 (Briox ohjelmisto)
Seuraavaksi kirjataan tulos tilikauden alussa (liite 5; liite 8, 42). Esimerkki Tmi:n tapauk- sessa kirjataan tappio 1741, 36 euroa per 2251 Edellisten tilikausien voitto/tappio tilille an 2375 Tilikauden tappio tili. Päätetään myös yksityistilit (liite 6). Esimerkki Tmi:llä oli saldo 2177,19 euroa 2361 Yksityissijoitukset rahana tilillä tilikauden alussa. Päätetään yksityis- sijoitukset per 2361 Yksityissijoitukset rahana tilille an 2201 Peruspääoma tili. Tarkiste- taan Tuloslaskelma, Tase ja Pääkirja 1.1.2021 (liite 7), että kaikki kirjaukset on tehty oi- kein.
Liiketapahtumien kirjaaminen manuaalisesti onnistuu klikkaamalla sivun vasemmalla puo- lella olevasta välilehdestä ”Kirjanpito – Tositteet” ja klikkaamalla vasemman yläkulman ”Li- sää tosite” painiketta (kuva 7; liite 8, 37). Tositteelle annetaan selite ja päivämäärä. Vali- taan käytettävä tili ja kirjataan oikein määrä debetiin tai kredittiin. Brioxissa liiketapahtu- mien kirjaamisessa voi käyttää myös tiliöintimalleja, jotka helpottavat työskentelyä. Paina- malla ”Tallenna” painiketta tosite tallennetaan luonnoksena. Painamalla ”Lisää kirjanpi- toon” tosite tallennetaan kirjanpitoon.
Kuva 7. Tositteet (Briox ohjelmisto)
Liiketapahtumien kirjaaminen sähköisesti onnistuu aktivoimalla pankkiyhteydet Brioxiin (liite 8, 47). Painamalla vasemmasta laidasta ”Pankki” välilehdestä ja valitsemalla ”Tuo ti- liote” voi tuoda sähköiset tiliotteet Brioxiin. Pankkitapahtumien käsitteleminen onnistuu painamalla vasemmasta laidasta ”Pankki” välilehdestä ja valitsemalla ”Käsittele tapahtu- mat”, joka avaa uuden sivun. Tässä kohdassa pystyy kohdistamaan ja täsmäyttämään os- tolaskut (liite 8, 48) ja myyntilaskut (liite 8, 49), jotka eivät ole automaattisesti kohdistuneet maksetuiksi tiliotteen tietojen perusteella sekä luoda tositteet pankkitapahtumista. Tiliot- teet näkyvät kohdassa ”Pankki – Tiliotteet”.
Alv-raportin luominen onnistuu painamalla sivun vasemmalla puolella olevasta välileh- destä ”Raportti” ja valitsemalla ”Alv-raportti”, joka avaa uuden sivun (kuva 8, liite 8, 43).
Valitsemalla ”Raporttikausi” ja painamalla ”Luo Alv-raporttitiedosto” painiketta Alv-raportti luodaan. Painamalla ”Kyllä” painiketta Alv-raportin tosite tallennetaan kirjanpitoon.
Kuva 8. Alv raportti (Briox ohjelmisto)
Alv-raportin luominen sähköisesti onnistuu painamalla sivun vasemmalla puolella olevasta välilehdestä ”Raportti” ja valitsemalla ”Alv-raportti”, joka avaa uuden sivun (liite 8, 44). Pai- namalla ”Ota Alv-verkkoilmoitus käyttöön” painiketta ja painamalla ”Vero integraatio” paini- ketta onnistuu aktivoida veron integraatio Suomi.fi tunnistautumisella. Sen jälkeen Alv-il- moituksen voi lähettää Brioxista sähköisesti Verohallinnolle.
Arvonlisävero on välillinen vero, jonka elinkeinonharjoittaja perii asiakkailtaan tavaroiden ja palvelujen hinnan ohella ja tilittää valtiolle (Tomperi 2021, 54–56). Arvonlisäverolain 1 luvun 1 § mukaan arvonlisäverovelvollisia ovat, pääsäännön mukaan kaikki, jotka myyvät liiketoiminnan muodossa verollisia tavaroita tai palveluja. Arvonlisäverolain 2 luvun 4 § ja 6 § mukaan verovelvollisia ovat myös valtio ja kunnat sekä yleishyödylliset yhdistykset lii- ketoiminnan muodossa harjoitetusta myynnistä.
Kun kaikki tilikauden liiketapahtumat on kirjattu ja tilinpäätös on valmis ohjelma kohdistaa tilien saldot suoraan tuloslaskelmaan ja taseeseen siihen kohtaan, joka kullekin tilille on ohjaustiedoissa annettu. Ohjelmisto tuottaa kirjanpitolainsäädännön edellyttämän tuloslas- kelman ja taseen. (Tomperi 2021, 134.) Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 4 § mukaan kir- janpito on järjestettävä siten, että kirjauksia voidaan tarkastella sekä aikajärjestyksessä että asiajärjestyksessä. Aikajärjestykseen listattuja kirjauksia nimitetään päiväkirjaksi. Ta- pahtumien listausta tileittäin asiajärjestyksessä kutsutaan pääkirjaksi. (Tomperi 2021, 129.) Briox ohjelmistossa viennit tulostuvat aikajärjestyksessä päiväkirjaan ja siirtyvät asiajärjestyksessä pääkirjaan.
Briox ohjelmiston kirjanpidon eri raportteja (kuva 8, liite 8, 39), esimerkiksi Tuloslaskelma, Tase, Päiväkirja tai Pääkirja saa tulostettua vasemman puolella ”Raportti” välilehdestä va- litsemalla ”Raportti”, josta avautuu uusi sivu. Valitsemalla ”Raporttikausi” ja ”Sisältö” pää- set luomaan raportit. Raporttien tulostaminen Pdf-muotoon onnistuu painamalla ”Näytä PDF” painiketta.
Kuva 9. Raportti (Briox ohjelmisto)
Arkisto löytyy sivun vasemmasta laidasta kohdassa ”Arkisto” (kuva10; liite 8, 45). Asiakir- jojen lisääminen Arkistoon onnistuu painamalla välilehdestä ”Liitetyt asiakirjat”, josta avau- tuu uusi sivu. Arkistoon pystyy lataamaan asiakirjoja tietokoneelta painamalla ”Lataa tie- dosto” painiketta tai ne voi lähettää sähköpostilla. Samassa kohdassa onnistuu asiakirjan uudelleen nimeäminen tai poistaminen. Arkistossa voi viedä kaikki dokumentit zip-tiedos- toon, esimerkiksi tätä toimintoa voi käyttää, jos tarvitsee siirtää kirjanpito aineisto asiak- kaalle. Arkistossa kohdassa ”Arkisto – Arkisto” voi luoda ja järjestellä kansioita.
Kuva 10. Arkisto (Briox ohjelmisto)
4 Johtopäätökset
Taloushallinnon sähköistäminen säästää aikaa ja rahaa. Tilitoimistot käyttävät enemmän pilvipalveluita ja uusia taloushallinto-ohjelmistoja. Paperillinen kirjanpito maksaa asiak- kaalle paljon enemmän, kuin sähköinen kirjanpito. Ja omasta kokemuksestani tiedän, että paperisella kirjanpidolla ei voida hoitaa samanlaisia massoja, kuin sähköisesti. Sähköisen Taloushallinto-ohjelmiston avulla kirjanpitäjä pystyy hoitamaan kirjanpidon, veroilmoituk- set, tilinpäätökset ja paljon muuta samassa ohjelmistossa. Asiakkaat myös voivat laskut- taa, maksaa laskuja ja tarkastella raporttejansa omalta tietokoneelta. Sähköinen talous- hallinto on ympäristöystävällinen ja antaa mahdollisuudet etätyöskentelyyn.
Briox-taloushallinto-ohjelmisto on helppokäyttöinen ja riittävän edullinen ohjelmisto, joka sopii hyvin pienille yrityksille ja tilitoimistoille. Briox-ohjelmistoon tutustuminen oli alusta asti helppoa. Brioxin sähköiset toiminnot, kuten pankkitiliotteiden tuonti suoraan kirjanpi- toon, laskutus ja laskutuksen automaattinen seuranta ovat myös nopeat ja helpot. Uuden yrityksen perustaminen Brioxiin oli aluksi työlästä, kun joutui kysymään ja etsiskelemään ohjeita. Aloin kirjoittamaan itselleni muistiinpanoja töissä työpäiväni aikana. Lopputulok- sena syntyi tuleva Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöopas, jonka tarkoituksena on olla apuna Briox-ohjelmiston käytössä. Sain käyttöoppaasta paljon hyötyä ja säästin työaikaa.
Seuraavana vaiheena on tarkoitus lähteä jatkokehittämään opasta eli käyttämään ja päi- vittämään sitä. Käyttöoppaaseen tullaan myöhemmin lisäämään kuvia ja ohjeita tilinpää- töstyökalusta. Tilinpäätöstyökalu lisämoduuli tuli Briox-ohjelmistoon vuosi sitten. En ole vielä ehtinyt perehdyttyä tilinpäätösraportointiin. Pääsen myöhemmin testauttamaan, mi- ten voi laatia ja tallentaa tilinpäätösraportti suoraan Briox-ohjelmistosta.
Tavoitteena oli aloittaa opinnäytetyö tammikuussa 2019 ja saada valmiiksi toukokuussa 2019. Mutta covid-19-pandemian takia tilitoimisto, jossa olin töissä siirtyi maaliskuussa 2019 etätyöskentelyyn. Keväällä muuten tilitoimistoissa on kiire aika tilinpäätöksistä joh- tuen ja karanteeni toi vielä lisää haasteita. Opinnäytetyöprosessi jatkui hitaasti. Opinnäy- tetyön todellinen työstäminen alkoi vasta kesällä 2021. Briox-testitietokannan käyttö hel- potti paljon opinnäytetyön toteuttamisessa. Sain hienosti kuvattua koko prosessin Briox ohjelmiston käytöstä. Olen tyytyväinen teoriaosuuteen ja käyttöoppaaseen. Minulle oli tär- keä käydä läpi ja käsitellä uudistettu kirjanpito oman ammatillisen kehittymisen takia. Eri- tyisen tyytyväinen olen siitä, että voin hyödyntää teoriaosuutta ja Briox-taloushallinto-oh- jelmiston käyttöopasta konkreettisesti työelämässä.
Lähteet
Arvonlisäverolaki 30.12.1993/1501. Luettavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajan- tasa/1993/19931501. Luettu 11.11.2021.
Briox 2021a. Brioxista. Luettavissa: https://briox.fi/brioxista/. Luettu 7.9.2021.
Briox 2021b. Yrityksille. Luettavissa: https://briox.fi/yrityksille/. Luettu 8.9.2021.
Briox 2021c. Kätevät integraatiot. Luettavissa: https://briox.fi/integraatiokumppanit/. Luettu 8.9.2021.
Briox 2021d. Palvelun aktivointi. Luettavissa: https://help.briox.fi/hc/fi/arti- cles/115000771132-Palvelun-aktivointi. Luettu 26.10.2021.
Finder 2021. Luettavissa: https://www.finder.fi/Sovellukset+ja+ohjelmistot/Briox/Espoo/yh- teystiedot/2631387. Luettu 7.9.2021.
Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto: Automaation aika. Alma Talent.
Helsinki. E-kirja. Luettu: 8.11.2021.
Kirjanpitolaki 30.12.1997/1336. Luettavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajan- tasa/1997/19971336. Luettu 15.9.2021.
Laki elinkeinotulon verottamisesta 24.6.1968/360. Luettavissa: https://www.fin- lex.fi/fi/laki/ajantasa/1968/19680360#O3L3P33. Luettu 21.9.2021.
Sähköinen taloushallinto. 2014. Suomen yrittäjät. Luettavissa: http://www.yrittajat.fi/fi- FI/verotjarahat/taloushallinto/sahkoinentaloushallinto/. Luettu: 28.04.2021.
Tomperi, S. 2021. Käytännön kirjanpito. Edita. Helsinki.
YTJ 2021. ALV-numero. Luettavissa: https://www.ytj.fi/index/alv-numero.html. Luettu 26.10.2021.
Liitteet
Liite 1. Alkusaldot
Liite 2. Tuloslaskelma pitkä 31.12.2020
Liite 3. Tase pitkä 31.12.2020
Liite 4. Tappiokirjaus 31.12.2020
Liite 5. Tappiokirjaus 1.1.2021
Liite 6. Yksityistili päätetään
Liite 7. Pääkirja 1.1.2021
Liite 8. Briox-taloushallinto-ohjelmiston käyttöopas
