TALOUSINFORMAATION KÄYTTÖ
TULOSYKSIKÖISSÄ – CASE TOIMEKSIANTAJA X
Jyväskylän yliopisto Kauppakorkeakoulu
Pro gradu -tutkielma 2017
Tekijä: Jenni Raatikainen Oppiaine: Laskentatoimi Ohjaaja: Marko Järvenpää
TIIVISTELMÄ Tekijä
Jenni Raatikainen Työn nimi
Talousinformaation käyttö tulosyksiköissä – case toimeksiantaja X Oppiaine
Laskentatoimi
Työn laji
Pro gradu -tutkielma Aika (pvm.)
20.11.2017 Sivumäärä
44+5 Tiivistelmä – Abstract
Tässä pro gradu –tutkielmassa selvitetään suorituskyvyn mittauksen kautta saatavan talousinformaation käyttöä sekä siihen vaikuttavien tekijöiden syy- seuraussuhteita toimeksiantaja X:n tulosyksiköiden esimiesten näkökulmasta.
Tutkielman teoreettinen viitekehys keskittyy tuomaan esille aikaisempien tut- kimusten pohjalta tekijöitä, jotka vaikuttavat talousinformaation käyttöön tu- losyksikkötasolla. Tämä tutkimus on toteutettu case-tutkimuksena, jossa on käytetty kvantitatiivisia sekä kvalitatiivisia tutkimusmetodeja luotettavan ai- neiston muodostamiseksi. Tutkimuksesta saatavien johtopäätöksien mukaan talousinformaation käyttö tulosyksiköissä on aktiivista ja se tukee tulosyksi- köiden esimiesten ohjaustyötä. Talousinformaation käyttöön vaikuttavat erityi- sesti toimijan omat subjektiiviset kokemukset talousinformaation ominaisuuk- sista; mitä vahvemmin talousinformaation käytöllä koetaan olevan positiivisia ominaisuuksia sekä seurauksia, sitä paremmin talousinformaation koetaan tu- kevan tulosyksiköiden ohjaustyötä. Lisäksi positiiviset mieltymykset ja koke- mukset talousinformaation käytöstä ovat yhteydessä asetettujen tavoitteiden toteutumiseen. Tulosyksiköiden esimiesten työkokemuksella on vaikutus ta- lousinformaation käyttöön. Enemmän työkokemusta omaavat tulosyksiköiden esimiehet käyttävät aktiivisemmin ulkoisesta toimintaympäristöstä saatavaa epäformaalia informaatiota hyödykseen tulosyksiköidensä toiminnassa. Vä- hemmän aikaa tulosyksiköiden esimiehenä toimineet tarvitsevat vastaavasti enemmän opastusta talousinformaation käytössä. Aktiiviset vuorovaikutus- suhteet tulosyksiköiden esimiesten ja muiden tulosyksiköiden vastuuhenkilöi- den kesken sekä tulosyksiköiden esimiesten ja operatiivisten esimiesten kesken tukevat aktiivista talousinformaation käyttöä. Tämä pro gradu –tutkielma tuo lisäarvoa Suomessa tehtyihin pro gradu –tutkielmiin tuomalle esille suoritus- kyvyn mittauksesta saatavan talousinformaation käyttöä tulosyksikkötasolla.
Erityisesti tämä tutkimus tukee toimeksiantaja X:n kehitystyötä tulosyksi- köidensä talousinformaation käytön parantamiseksi.
Asiasanat
talousinformaatio, suorituskyvyn mittaus, tulosyksikkö, talousviestintä Säilytyspaikka
Jyväskylän yliopiston kirjasto
SISÄLLYS
1 JOHDANTO ... 5
1.1 Tutkimuksen tausta ... 5
1.2 Tutkimuskysymykset ... 7
1.3 Tutkimuksen metodologiset lähtökohdat ... 8
1.4 Aikaisemmat tutkimukset ... 8
1.5 Keskeiset käsitteet ... 9
1.6 Tutkielman rakenne ... 10
2 TALOUSINFORMAATION KÄYTTÖ TULOSYKSIKÖISSÄ ... 11
2.1 Talousinformaation rooli ... 11
2.2 Suorituskyvyn mittauksen rooli talousinformaation muodostumisessa... 16
2.3 Talousinformaation käyttö operatiivisella tasolla ... 19
2.4 Talousviestintä ... 21
2.5 Talousinformaation käytön vaikutus asetettuihin tavoitteisiin ... 24
3 AINEISTO JA MENETELMÄ ... 26
3.1 Talousinformaation käytön lähtökohdat toimeksiantaja X:ssä ... 26
3.2 Tutkimusmetodi... 28
3.3 Aineiston analysointi ... 32
4 TUTKIMUKSEN TULOKSET ... 34
5 JOHTOPÄÄTÖKSET JA ARVIONTI ... 35
5.1 Jatkotutkimusaiheet ... 38
5.2 Tutkimuksen arviointi ... 38
LÄHTEET ... 42
LIITE 1: HAASTATTELURUNKO ... 45
LIITE 2: KYSELYLOMAKE TULOSYKSIKÖIDEN ESIMIEHILLE ... 47
1 JOHDANTO
1.1 Tutkimuksen tausta
Nykypäivänä organisaatioilla on käytettävissään yhä kehittyneempiä johdon laskentatoimen järjestelmiä, jotka mittaavat jatkuvasti organisaatioiden suori- tuskykyä toiminnan ohjaamisen tueksi (Burns & Vaivio, 2001; Partanen, 2007).
Suorituskyvyn mittauksen kautta organisaatio saa käytettäväkseen toiminnas- taan kertovaa talousinformaatiota, jonka avulla avainhenkilöiden on mahdollis- ta ohjata organisaationsa kriittisiä menestystekijöitä kohti asetettuja tavoitteita (Järvenpää, Länsiluoto, Partanen & Pellinen, 2010). Talousinformaatio tukee organisaation avainhenkilöitä päätöksenteossa sekä toiminnan johtamisessa tarjoten abstraktia informaatiota kriittisten menestystekijöiden tilasta sekä nii- hin vaikuttavista tekijöistä. Suorituskyvyn mittauksesta saadun talousinformaa- tion avulla organisaation on mahdollista analysoida liiketoiminnallista tilaansa sekä tehdä tarvittaessa toimenpiteitä liiketoiminnallisen tilansa parantamiseksi.
(Van der Veeken & Wouters, 2002.) Organisaation toiminnasta kertovan talous- informaation aktiivinen käyttö vaikuttaa positiivisesti organisaation kilpai- luetuun auttaen ymmärtämään liiketoiminnan resursseja sekä lisäämään asiak- kaiden arvoa (Cinquini & Tenucci, 2010).
Talousinformaation merkitys organisaation toiminnan tukemisessa yhteis- ten tavoitteiden saavuttamiseksi on ymmärrettävä organisaation jokaisella ta- solla (Ahrens & Chapman, 2007). Organisaation operatiivisen tason avainhenki- löt, erityisesti tulosyksiköiden esimiehet, ovat merkittävässä roolissa suoritus- kyvyn mittauksesta saatavan talousinformaation käyttäjinä sekä muodostajina toimiessaan liiketoiminnan harjoittamisen keskiössä (Gullberg, 2016). Tämän vuoksi on erittäin tärkeää, että tulosyksiköiden esimiehet ymmärtävät suoritus- kyvyn mittauksesta saatavat hyödyt sekä osaavat hyödyntää suorituskyvyn mittauksesta saatavaa talousinformaatiota ohjatessaan tulosyksiköidensä toi- mintaa (Ahrens & Chapman, 2007). Suorituskyvyn mittauksesta saatava talous- informaatio on ymmärrettävä palautteena operatiivisen tason toiminnasta; se
viestii tulosyksikön vahvuuksista sekä kehityskohteista (Forza & Salvador, 2000).
Laadukkaan talousinformaation tehtävänä on tarjota operatiivisen tason avainhenkilöille relevanttia, luotettavaa, ajankohtaista, ymmärrettävää ja käy- tännönläheistä informaatiota organisaation liiketoiminnallisesta tilasta ohjaus- työn tueksi (Partanen, 2007; Tangen, 2005). Jotta avainhenkilöiden on mahdol- lista hyötyä organisaation johdon laskentatoimen järjestelmien kautta saatavas- ta talousinformaatiosta, tulee suorituskyvyn mittauksesta saatava talousinfor- maatio käsitellä kohderyhmälle sopivaksi. Strategisella tasolla toimivat avain- henkilöt tarvitsevat erilaista talousinformaatiota käyttöönsä verrattuna opera- tiivisen tason avainhenkilöihin. (Gerdin, Messner & Mouritsen, 2014.) Laskenta- toimen järjestelmistä tuotetun talousinformaation saattaminen vastaamaan laa- dukkaan talousinformaation ominaisuuksia on kuitenkin yhä haastavampaa muuttuvassa ja hektisessä toimintaympäristössä (Burns & Vaivio, 2001). Usein organisaatiolla on nykyaikaisten laskentatoimen järjestelmiensä ansiosta saata- villaan nopeastikin toimintaympäristönsä muutoksien vaatimaa talousinfor- maatiota avainhenkilöidensä käyttöön. Haasteeksi kuitenkin osoittautuu juuri laadukkaan, erityisesti relevantin, informaation tuottaminen ohjaustyön tueksi.
(Partanen, 2007.) Useissa organisaatioissa talousinformaation tuottamisesta ja viestimisestä vastaavat laskenta-asiantuntijat, jotka työskentelevät kaukana or- ganisaatioiden operatiivisesta tasosta. Koska laskenta-asiantuntijat eivät pää- sääntöisesti osallistu säännöllisesti konkreettisen operatiivisen tason toimintaan, saattaa heille muodostua ristiriitaisia sekä vääriä käsityksiä talousinformaation käytöstä juuri tulosyksiköissä. Tällöin laskenta-asiantuntijat saattavat tietämät- tään tuottaa irrelevanttia talousinformaatiota operatiivisen toiminnan tuke- miseksi. (Van der Veeken & Wouters, 2002.)
Talousinformaation käyttöön vaikuttavat merkittävästi talousinformaati- on laadun lisäksi talousinformaatiota käyttävien avainhenkilöiden mieltymyk- set, asenteet, käytänteet ja kompetenssit (Gullberg, 2016). Erityisesti operatiivi- sella tasolla hektisessä toimintaympäristössä toimiville avainhenkilöille on saat- tanut syntyä sisäisiä toimintamalleja, joiden pohjalta toimitaan helpommin pää- töksentekotilanteissa kuin saatavilla olevan talousinformaation (Wouters &
Verdaasdonk, 2012). Jos operatiivisen tason toimijoiden subjektiivisia näke- myksiä ei huomioida osana talousinformaation tuottamista ja viestimistä, on mahdotonta ymmärtää sekä tukea organisaation toimintaa kokonaisvaltaisesti.
(Gerdin ym., 2014.)
Tutkittaessa organisaatioiden talousinformaation käyttöä todellisessa toi- mintaympäristössä, olemme kaukana oppikirjojen esityksistä talousinformaati- on viestimisestä ja sen käytöstä. Todellisessa toimintaympäristössä päätöksen- tekoprosessit eivät noudata lineaarisia linjoja vaan muodostuvat moniulotteisis- ta yhteyksistä, jossa erilaiset mielipiteet, kiinnostuksen kohteet sekä kompe- tenssit kohtaavat. (Vaivio, 2008.) Tässä pro gradu –tutkielmassa tutkitaan yhden organisaation, kaupallisella alalla toimivan toimeksiantaja X:n, talousinformaa- tion käyttöä tulosyksiköiden esimiesten näkökulmasta. Tutkielma on laadittu tukemaan toimeksiantaja X:n kehitystyötä talousinformaation käytön paranta-
miseksi operatiivisella tasolla. Toimeksiantaja X haluaa kehittää operatiivisella tasolla työskentelevien avainhenkilöidensä talousinformaation käyttöä vastaa- maan entistä paremmin heidän tarpeitaan muuttuvassa sekä hektisessä toimin- taympäristössä. Liian usein operatiivisen tason talousinformaation käyttö oh- jeistetaan ja päätetään ylemmän johdon toimesta operatiivisten avainhenkilöi- den mieltymysten jäädessä toissijaisiksi. Operatiivisen tason avainhenkilöt, eri- tyisesti tulosyksiköiden esimiehet, on kuitenkin ymmärrettävä osaksi organi- saation koko avainhenkilöstöä. Heillä on hallussaan konkreettista tietoa liike- toiminnan todellisesta, jokapäiväisestä toteutumisesta. Jotta kaikki oleelliset talousinformaation käyttöön vaikuttavat tekijät saadaan selvitettyä, on ymmär- rettävä talousinformaatiosta käytävän keskustelua organisaation eri tasoilla toimivien avainhenkilöiden kesken. (Hall, 2010.) Johdon laskentatoimen mene- telmien uudelleen arviointi johtaa todennäköisemmin parempaan päätöksente- koon tulevaisuudessa, kun kehityskohteiden osallistujat huomioidaan osaksi kehitystyötä (Thomas, 2016). Tämän lisäksi työntekijät tuntevat itsensä merki- tyksellisemmäksi organisaatiolle, kun voivat itse vaikuttaa nykyisen toimintan- sa arviointiin sekä kehittämiseen ja ovat näin ollen jatkossa motivoituneimpia parempiin suorituksiin (Cravens, Oliver, Oishi & Stewart, 2017).
1.2 Tutkimuskysymykset
Tämän tutkielman tarkoituksena on selvittää, kuinka talousinformaatiota käyte- tään tulosyksiköissä tulosyksiköiden esimiesten näkökulmasta. Tutkimuksessa selvitetään talousinformaation käytön nykytila sekä siihen vaikuttavia syy- seuraussuhteita toimeksiantaja X:n 78 eri tulosyksikössä. Tässä tutkimuksessa tutkittavat syy-seuraussuhteet perustuvat aikaisempien tutkimuksien tuloksiin.
Analysoimalla tässä tutkimuksessa saatuja vastauksia saadaan selvitettyä, kuinka talousinformaatiota voidaan kehittää entistä paremmaksi ohjaamaan ja tukemaan tulosyksiköiden esimiesten työtä. Lisäksi tutkimuksessa selvitetään, onko tulosyksiköiden talousinformaation käytöllä yhteys tulosyksiköille asetet- tujen tavoitteiden saavuttamisessa.
Päätutkimuskysymys on seuraava:
- Kuinka tulosyksiköiden esimiehet käyttävät talousinformaatiota työn- sä tukena?
Lisäksi tutkitaan:
- Kuinka talousinformaatiota voidaan kehittää paremmaksi vastaamaan tulosyksiköiden esimiesten tarpeita?
- Millaisia yhteyksiä tulosyksiköiden talousinformaation käytöllä sekä tulosyksiköille asetettujen tavoitteiden välillä ilmenee?
1.3 Tutkimuksen metodologiset lähtökohdat
Tämän tutkimuksen tarkoituksena on selittää talousinformaation käyttöön liit- tyviä syy-seuraussuhteita toimeksiantaja X:n tulosyksiköiden esimiesten näkö- kulmasta. Toimeksiantajalla on 78 tulosyksikköä, mikä vaikuttaa tutkimusstra- tegian valintaan. Kyseessä on case-tutkimus, koska tässä tutkimuksessa tutki- taan yhden organisaation tulosyksiköitä. Tutkimuksessa on kuitenkin survey- tutkimuksen piirteitä, koska tutkimuksessa on useita havaintoyksiköitä, joiden vastauksien pohjalta tutkittavaa asiaa pyritään selittämään (Hirsijärvi, Remes, Sajavaara, 2004). Tutkimuksessa luodaan aineiston keräämiseksi kvantitatiivi- selle tutkimukselle tyypillinen kyselylomake; tutkimus on näin ollen lähtökoh- taisesti kvantitatiivinen tutkimus. Kvantitatiiviselle tutkimukselle on usein tyy- pillistä asettaa hypoteeseja testaamaan tutkimuksen kannalta oleellisten väittä- mien toteutumista (Hirsijärvi ym., 2004). Tässä tutkimuksessa ei kuitenkaan aseteta hypoteeseja, koska talousinformaation käyttöön vaikuttaa niin useita erilaisia tekijöitä, ettei hypoteesien asettaminen ole mielekästä tutkimuksen ta- voitteiden kannalta.
Tämän tutkimuksen tavoitteiden selvittämiseksi tutkimuksessa on hyö- dynnetty kvantitatiivisia sekä kvalitatiivisia tutkimusmetodeja, joiden käyttä- mistä yhdessä empiirisen ilmiön ymmärtämiseksi kutsutaan menetelmätriangu- laatioksi (Modell, 2009). Kyselylomakkeen luomisessa on haastateltu operatii- vista johtoa, käytetty osallistuvaa havainnointia sekä läpikäyty dokumentteja.
Näin tutkittavasta ilmiöstä on saatu luotua kokonaisvaltainen kuva. Lisäksi ky- selylomake on pilotoitu tulosyksikön esimiehillä sekä asiantuntijoilla. Kattavat tutkimusmetodit mahdollistavat luotettavan tutkimusaineiston keräämisen.
1.4 Aikaisemmat tutkimukset
Vuosikymmenten ajan suorituskyvyn mittaus ja siitä saatava talousinformaatio organisaatioiden toiminnan tukemisessa on ollut yksi merkittävimmistä tutki- muskohteista johdon laskentatoimen tutkimuksissa. Nortonin ja Kaplanin vuonna 1992 kehittämä tasapainotettu tuloskortti toi viimeistään organisaatioi- den sekä alan ammattilaisten tietoisuuteen suorituskyvyn mittauksen ja siitä saatavan talousinformaation merkityksellisyyden organisaation toiminnan oh- jaamisessa. Gerdin ym. (2014) tuovat kuitenkin esille, kuinka suorituskyvyn mittausta käsittelevät tutkimukset ovat keskittyneet tarkastelemaan strategisen tason osa-alueita kuten suorituskyvyn mittauksen tavoitteiden asettamisen yh- tenäisyyttä strategiaan, sopivien suorituskyvyn mittareiden valitsemista tai suorituskykyä mittaavien tietojärjestelmien hallitsemista. Tutkimukset, jotka käsittelevät suorituskyvyn mittausta operatiivisen tason näkökulmasta, erityi- sesti tulosyksikkötason, ovat suhteessa strategisen tason tutkimuksiin vähäisiä.
Operatiivisen tason toimintaa tutkivat tutkimukset ovat keskittyneet teolliselle alalle, ei niinkään kaupalliselle alalle kuten tässä tutkimuksessa. Lisäksi aikai-
semmat tutkimukset koskevat pienempiä talousinformaation käyttöön liittyviä osa-alueita kuten yksittäisen laadukkaan talousinformaation ominaisuuden tar- kastelua; kokonaisvaltaisesti tulosyksiköiden talousinformaation käyttöä kos- kevat tutkimukset ovat vähäisiä. Hall (2010) esittää, kuinka jatkuvasti kaivataan yhä enemmän ymmärrystä, kuinka organisaatioiden operatiivisen tason avain- henkilöt käyttävät talousinformaatiota konkreettisesti hyödykseen. Tutkimuk- sien puute on kautta aikojen johtunut organisaatioiden halusta pitää talousin- formaation käyttöön liittyvät toimenpiteet omana tietonaan (Blackwell, Brickley
& Weisback, 1993). Nykyajan tutkimuksia kritisoidaan niiden jäykkyydestä ja varovaisuudesta. Suorituskyvyn mittauksen ja siitä saatavan talousinformaati- on hyödyntämisen tutkimukset ovat menneet liian kauaksi operatiivisen tason toiminnasta. (Hopwood, 2007.)
Suorituskyvyn mittausta käsitteleviä pro gradu –tutkielmia tehdään Suo- messa aktiivisesti. Useat aikaisemmat pro gradu -tutkielmat keskittyvät tutki- maan suorituskyvyn mittauksen käyttöönottoa ja siitä saatavia hyötyjä organi- saation strategisella tasolla. Harvassa ovat pro gradu –tutkielmat, jotka käsitte- levät suorituskyvyn mittauksesta saatavan talousinformaation käyttöä operatii- visen tason näkökulmasta. Suomessa on kuitenkin tutkittu muissa tutkimuksis- sa suorituskyvyn mittausta operatiivisella tasolla. Esimerkiksi Ukko (2009) on luonut väitöskirjassaan toimintamallin onnistuneeseen suorituskyvyn mittauk- seen operatiivisella tasolla. Suomeen kuitenkin kaivataan lisää tutkimuksia ta- lousinformaation käytöstä tulosyksikkötasolla, erityisesti kokonaisvaltaisesti talousinformaatiota käsitteleviä tutkimuksia. Aikaisempien tutkimuksien pe- rusteella tämä pro gradu –tutkielma tuo lisäarvoa Suomessa tehtyihin pro gra- du –tutkielmiin tuomalle esille suorituskyvyn mittauksesta saatavan talousin- formaation käytön tulosyksiköissä.
1.5 Keskeiset käsitteet
Kriittiset menestystekijät: Organisaation toiminnan kannalta keskeiset tekijät, joi- den odotetaan luovan lisäarvoa toiminnalle sekä johtavan toiminnan menesty- miseen.
Formaali talousinformaatio: Informaatiota, joka tuo esille määriteltyjen kriittisten menestystekijöiden sekä mahdollisesti niihin vaikuttavien tekijöiden tilan tun- nusluvuilla ilmaistuna. Formaali informaatio saadaan pääsääntöisesti organi- saation johdon laskentatoimen järjestelmistä.
Epäformaali talousinformaatio: Ulkoisesta toimintaympäristöstä saatavaa infor- maatio, joka vaikuttaa formaalin talousinformaation muodostumiseen. Infor- maatio on pääsääntöisesti niin nopeasti esiintyvää, ettei siitä ehditä muodostaa laskennallisia analyyseja ohjaustyön tueksi.
Suorituskyvyn mittaus: Johdon laskentatoimen menetelmä, jonka avulla mitataan kriittisten menestystekijöiden sekä niihin vaikuttavien tekijöiden tila. Suoritus- kyvyn mittauksen kautta saatava talousinformaatio tekee näkyväksi jokapäiväi- set tapahtumat asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Tulosyksikkö: Organisaation hierarkiatasolla alimmainen taso, jossa harjoitetaan konkreettisesti organisaation liiketoimintaa. Tulosyksiköiden esimiehillä on vastuu tulosyksikkönsä taloudellisesta ohjaamisesta.
Talousviestintä: Viestintää organisaation sisäisistä tekijöistä, jotka vaikuttavat kriittisiin menestystekijöihin sekä lisäarvon muodostumiseen.
1.6 Tutkielman rakenne
Tutkielma alkaa teoreettisen viitekehyksen esittämisestä luvussa 2. Teoreettisen viitekehyksen tarkoituksena on tuoda esille talousinformaation rooli ja sen muodostuminen suorituskyvyn mittauksessa. Lisäksi teoreettisessa osuudessa esitellään talousinformaation käyttöä sekä talousviestintää operatiivisella tasol- la, erityisesti tulosyksiköissä. Tässä tutkimuksessa ei sovelleta yhtä teoreettista mallia, minkä vuoksi teoreettinen viitekehys pohjautuu aikaisempien tutki- muksen tuloksiin talousinformaation käytöstä. Luvussa 3 tuodaan esille tutki- muksessa käytettävä aineisto sekä tutkimusmetodit. Samassa luvussa esitellään myös aineiston analysointikeinot. Luku 4 koskee tutkimuksen tuloksia, jotka tässä tutkielmassa esitetään erillisenä salaisena liitteenä. Tutkimuksen tuloksia ei käsitellä tässä tutkielmassa laajemmin toimeksiantaja X:n pyynnöstä. Luvus- sa 5 esitetään tämän tutkielman johtopäätökset, joissa tuodaan esille keskeisiä tutkimustuloksia verraten näitä aikaisempien tutkimuksien tuloksiin huomioi- den toimeksiantaja X:n pyyntö tuloksien salaamisesta. Samassa luvussa tuo- daan esille myös jatkotutkimusaiheita sekä arvioidaan tutkimuksen onnistumis- ta.
2 TALOUSINFORMAATION KÄYTTÖ TULOSYKSI- KÖISSÄ
2.1 Talousinformaation rooli
Johdon laskentatoimen eli sisäisen laskentatoimen tehtävänä on tuottaa, mitata sekä raportoida talousinformaatiota organisaation sisäiseen käyttöön tukemaan avainhenkilöitä päätöksenteossa tavoitteiden saavuttamiseksi (Kinnunen, Laiti- nen, Laitinen, Leppiniemi & Puttonen, 2007). Organisaation tavoitteet pohjau- tuvat strategiassa määriteltyihin toimintaa ohjaaviin keskeisiin menetystekijöi- hin, joiden odotetaan luovan lisäarvoa toiminnalle sekä johtavan toiminnan menestymiseen (Järvenpää ym., 2010). Otley (2005) tuo esille organisaation kes- keisten menestystekijöiden valitsemiseen vaikuttavan neljä huomioitavaa ko- konaisuutta:
1. Organisaation on tunnistettava strategiansa pohjalta ne keskeiset teki- jät, jotka vaikuttavat merkittävästi toiminnan menestykseen. Lisäksi organisaation tulee hahmottaa, kuinka menestystä luovia tekijöitä on mahdollista mitata sekä ohjata.
2. Organisaation on asetettava tavoitteet tunnistamilleen menestysteki- jöilleen mittausta ja ohjausta varten.
3. Organisaation on määriteltävä kannustimet asettamiensa tavoitteiden saavuttamiseksi.
4. Organisaation on määriteltävä, millainen informaatio ohjaa organisaa- tiota kohti asettamiaan tavoitteita sekä mahdollistaa monipuolisen toiminnan tarkastelun niin menneisyydestä kuin tulevaisuudestakin.
Keskeisten menestystekijöiden tunnistaminen ja määrittäminen saattavat kui- tenkin osoittautua haasteelliseksi organisaatiossa. Jos organisaatio ei tunnista lisäarvoa tuottavia tekijöitään, hankaloittaa se kokonaisvaltaista toiminnan oh- jausta sekä tukemista. (Partanen, 2007.)
Organisaation määrittelemiä menestystekijöitä ohjataan kohti asetettuja tavoitteita talousinformaation avulla. Talousinformaation tarkoituksena on tuoda esille määriteltyjen menestystekijöiden sekä mahdollisesti niihin vaikut- tavien häiriötekijöiden tila. (Järvenpää ym., 2010.) Ohjauksessa käytettävän ta- lousinformaation odotetaan keskittyvän nykyään yhä enenevissä määrin tule- vaisuuden mallintamiseen ja epävarmuustekijöiden huomioimiseen (Partanen, 2007). Menneisyyden tilan tarkastelu on kuitenkin edelleen merkittävä keino arvioida ja rakentaa tulevaisuuden suunnitelmia (Ahrens & Champan, 2007).
Menestystekijöiden tilan kontrollointi ja ohjaaminen edellyttävät kokonaisval- taista tiedollista prosessia, jossa on ymmärrettävä menestystekijöiden tilasta kertovan talousinformaation muodostumiseen vaikuttavat syy-seuraussuhteet (Gerdin ym., 2014).
Laitinen (2004) esittää kuusi erilaista tarvetta johdon laskentatoimen kaut- ta saatavalle talousinformaatiolle:
1. Talousinformaatiota on tuotettava organisaation omistajien määrittä- mien tarpeiden mukaisesti.
2. Talousinformaation on tarjottava informaatiota organisaation nykyi- sestä sekä tulevasta tilasta huomioimalla mahdolliset heikkoudet ja vahvuudet.
3. Talousinformaation on tuettava organisaatiolle asetettuja strategisia tavoitteita antamalla informaatiota esimerkiksi kustannustehokkuu- desta tai markkinatilanteesta.
4. Talousinformaation avulla on pystyttävä arvioimaan organisaation ar- von tuottamiseen vaikuttavia tekijöitä.
5. Talousinformaation on tuotava esille organisaation likviditeetti, joka mahdollistaa organisaation strategian toimivuuden ja tehokkuuden.
6. Talousinformaation on tuotettava informaatiota työntekijöiden miel- tymyksistä kuten motivaatiosta ja koulutuksen tarpeesta.
Van der Veeken ja Wouters (2002) täydentävät edellä esitettyjä tarpeita tuomal- la esille johdon laskentatoimen menetelmien kautta saatavan talousinformaati- on olevan abstraktia tietoa organisaation tilasta. Talousinformaation avulla on mahdollista havaita tarvittavia käytännön toimenpiteitä menestystekijöiden tilan ylläpitämiseksi sekä kehittämiseksi (Gerdin ym., 2014). Talousinformaatio on tällöin tarkoituksenmukaista sekä analyyttista tukien liiketoiminnan suun- nittelua, ohjausta ja valvontaa (Järvenpää ym., 2010).
Laskentatoimen järjestelmistä saatavalle talousinformaatiolle voidaan määritellä useita erilaisia rooleja päätöksenteossa. Burchell (1980) on määritellyt laskentatoimesta saatavalle informaatiolle neljä erilaista roolia: vastausrooli, oppimisrooli, vaikuttamisrooli ja perustelurooli. Roolijako on esitetty kuviossa 1.
KUVIO 1 Laskentatoimen roolimalli (Partanen, 2007).
Kun talousinformaatio on vastausroolin asemassa, saadaan talousinformaation avulla tuotua esille kannattavin vaihtoehto päätöksenteossa. Todellisuudessa useissa päätöksentekotilanteissa vallitsee epävarmuus, jolloin vastausvaihtoeh- don esiintuominen ei ole yksiselitteistä. Talousinformaation käytössä on kyse oppimisroolista, kun toimija pyrkii hahmottamaan päätöksensä takana olevia syyseuraussuhteita tarkastelemalla eri vaihtoehtojen kokonaisvaltaisia vaiku- tuksia. Vaikuttamisroolissa tavoitteisiin liittyy epävarmuutta, mutta ei vuoros- taan päätöksen seurauksiin. Tyypillisesti tällaiset tilanteet ajavat talousinfor- maation käyttäjän omia etuja. Perustelemisroolissa tavoitteisiin sekä päätöksen seurauksiin liittyy epävarmuutta. Usein tilanteissa päätös on jo tehty, mutta talousinformaation avulla perustellaan tehty päätös. Useimmiten talousinfor- maation roolina on olla vastaamis- tai oppimisroolissa. (Järvenpää ym., 2010;
Partanen, 2007.)
Menestystekijöiden ohjaamisessa käytettävä talousinformaatio on pää- sääntöisesti formaalia talousinformaatiota, jota kerätään organisaation johdon las- kentatoimen järjestelmistä. Lähes jokaisella organisaatiolla on käytössään jon- kinlainen johdon laskentatoimen järjestelmä, jonka tarkoituksena on kerätä ta- loudellista dataa organisaation toiminnasta ja suorituskyvystä. Kerättyä dataa käsitellään edelleen helposti lähestyttävämmäksi talousinformaatioksi organi- saation avainhenkilöiden käytettäväksi tukemaan organisaation toimintaa.
(Berry, Broadbent & Otley, 2005.) Formaali talousinformaatio tukee organisaati- on avainhenkilöitä rationaalisessa päätöksenteossa tarjoamalla määrällistä in-
formaatiota sekä ekonomisia analyyseja. Sen avulla organisaation toimintaa on mahdollista ohjata kohti asetettuja määrällisiä ja ei-määrällisiä tavoitteita kes- keisten menestystekijöiden pohjalta sekä johtaa poikkeuksellisia tilanteita. (Vai- vio, 2008.)
Organisaation tulee kuitenkin huomioida, että heillä on käytettävissään muutakin informaatiota toimintansa taloudelliseksi tukemiseksi kuin numeraa- linen formaali talousinformaatio (Hall, 2010). Formaalin talousinformaation lisäksi organisaation menestykseen vaikuttavat ulkoisesta toimintaympäristöstä saatava epäformaali informaatio kuten pikaisesti nousevat myyntitrendit sekä markkina-alueiden tapahtumat (Cardinaels, 2008). Erityisesti organisaatiot, jot- ka toimivat jatkuvassa vuorovaikutuksessa ulkoisen toimintaympäristönsä kanssa, tulee olla tietoisia kilpailijoidensa tarjouksista, yleisesti asiakkaisiin vai- kuttavista trendeistä sekä ulkoisen toimintaympäristön tapahtumista (Inglis &
Clift, 2008). Tällaista epäformaalia informaatiota on haastava saada käsiteltyä analysoitavaan formaaliin muotoon niin nopeasti, että sen avulla saadaan tuet- tua organisaation toimintaa. Nykypäivän teknologiset ratkaisut mahdollistavat kuitenkin yhä yksityiskohtaisemman datan keräämisen ja muodostamisen ul- koisesta toimintaympäristöstä. (Partanen, 2007.) Tämä vaatii kuitenkin organi- saatiolta erityisiä teknologisia ratkaisuja sekä resursseja, joiden avulla ulkoises- ta toimintaympäristöstä saatava data saadaan käsiteltyä ja muodostettua nope- asti tukemaan avainhenkilöiden päätöksentekoa. (Aruldoss, Travis & Venkate- san, 2014). Ulkoisen toimintaympäristön muutokset vaikuttavat organisaation toimintaan ja formaalin informaation muodostumiseen. Tämän vuoksi tutkitta- essa organisaation talousinformaatiota on otettava huomioon myös ulkoisia ei- mitattavia tekijöitä. (Inglis & Clift, 2008.)
Talousinformaation on oltava kokonaisuudessaan vaikuttavaa ja laadu- kasta mahdollistaen organisaation menestystekijöiden, tavoitteiden sekä odote- tun suoritustason toteutumisen seurannan. Ominaisuuksiltaan laadukas talous- informaatio on relevanttia, ymmärrettävää, luotettavaa, ajankohtaista ja esitys- tavaltaan selkeää. (Partanen, 2007.) Tangen (2005) täydentää talousinformaation ominaisuuksia ottamalla huomioon käytännönläheisyyden; avainhenkilöiden on pystyttävä lähestymään helposti tuotettua talousinformaatiota. Talousin- formaation laatu ei ole kuitenkaan itsestäänselvyys, vaan talousinformaation tuottamisessa on kussakin tilanteessa ratkaistava laskentatoimen perusongel- mat. Laskentatoimen tyypilliset perusongelmat ovat mittaus-, arvostus-, laa- juus-, jaksotus- ja kohdistamisongelmat. Pääsääntöisesti sisäisen laskentatoimen kohdalla jokaisella organisaatiolla on omat ohjeistukset perusongelmien ratkai- semiseksi. Tällöin organisaatiokohtaisesti perusongelmat ratkaistaan eri tilan- teiden kohdalla noudattaen samoja ohjeistuksia. (Järvenpää ym., 2010.) Talous- informaation on kokonaisuudessaan tuettava organisaatiolle tai tietylle organi- saation vastuualueelle asetettuja tavoitteita. Laadukas talousinformaatio, jossa perusongelmien ratkaiseminen on huomioitu, auttaa organisaatiota johtamaan, kontrolloimaan, suorittamaan sekä suunnittelemaan toimintaansa entistä te- hokkaammin kohti asetettuja tavoitteita. (Tangen, 2005.)
Messner (2016) tuo esille, kuinka talousinformaation rooli ja sisältö poik- keavat niin toimiala- kuin organisaatiokohtaisesti. Erilaiset organisaatiot tarvit- sevat toimintansa tueksi erilaista talousinformaatiota. Organisaatiot voivat toi- mia samalla toimialalla, mutta organisaatioiden strategiat, toimintamallit ja joh- tamistyylit voivat poiketa toisistaan. Tällöin käytettävissä oleva talousinformaa- tio on todennäköisemmin sisällöltään erilaista. Vaikka talousinformaation konkreettinen käyttö ja sisältö poikkeavat organisaatiokohtaisesti, tuovat Jär- venpää ym. (2010) esille talousinformaation käytön taustalla olevan pääsääntöi- sesti samat periaatteet olemassa olevan talousinformaation hyödyntämisessä.
Kuviossa 2 on esitetty talousinformaation rooli eri organisaation tasoilla riip- pumatta organisaation toimialasta.
KUVIO 2 Talousinformaation rooli organisaation eri tasoilla (mukaillen Laitinen, 2004).
Organisaation omistajat ja strateginen johto tarvitsevat käyttöönsä pitkäaikaista ja laaja-alaista informaatioita liiketoiminnan suunnittelun tukemiseksi. Keski- johto hyötyy puolestaan jo hieman tarkemmasta informaatiosta, jota tarkastel- laan kuukausitasolla. Operatiivisen ja tulosyksikkötason päälliköt tarvitsevat käyttöönsä yksityiskohtaisempaa informaatiota omasta toiminnastaan, tulosyk- siköissä pääsääntöisesti päiväkohtaisella tasolla, tukemaan organisaation joka- päiväistä toimintaa. (Laitinen, 2004; Van der Veeken & Wouters, 2002.) Saman- lainen talousinformaatio ei läheskään aina tue sekä strategisen että operatiivi- sen tason toimintaa (Tangen, 2005).
2.2 Suorituskyvyn mittauksen rooli talousinformaation muodos- tumisessa
Keskeisten menestystekijöiden ja niihin vaikuttavien tekijöiden tila mitataan organisaatiossa pääsääntöisesti suorituskyvyn mittauksella, joka toteutetaan käyttämällä organisaation johdon laskentatoimen järjestelmiä. Suorituskyvyn mittaus perustuu tunnistettujen keskeisten menestystekijöiden tavoitteiden oh- jaamiseen ja seuraamiseen. Asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan asettamalla niille ohjausmittarit, joita käytetään apuna organisaatioiden toimin- nan ohjauksessa määritellyn strategian mukaisesti. (Järvenpää ym., 2010.) Suo- rituskyvyn mittauksen tarkoituksena on selvittää organisaation toiminnan kan- nalta keskeisten menestystekijöiden tila tunnuslukuja käyttämällä (Messner, 2016).
Suorituskyvyn mittauksen kautta saatava talousinformaatio tekee näky- väksi tapahtumat, jotka eivät välttämättä näy jokapäiväisessä toiminnassa (Socea, 2012). Sen avulla on mahdollista arvioida organisaation nykytila, minkä kautta henkilöstön toimintaa on mahdollista ohjata ja motivoida kohti asetettuja tavoitteita. Tämän lisäksi suorituskyvyn mittauksen kautta on mahdollista ha- vaita ongelmakohdat sekä ennustaa tulevia tilanteita. (Otley, 2005.) Tangen (2005) esittää toimivan suorituskyvyn mittauksen tarjoavan oikeanlaista ja täs- mällistä talousinformaatiota, joka tukee organisaation strategiaa sekä operatii- visia että taktisia liiketoiminnallisia tekijöitä. Lisäksi Dumondin (1994) mukaan suorituskyvyn mittaus on kokonaisuus tavoitteiden ja suorituksen mittaamises- ta, jonka kautta organisaatioiden toimijoille saadaan annettua palautetta toi- minnasta. Suorituskyvyn mittauksen kautta saatava talousinformaatio on orga- nisaation toiminnasta kertovaa palautetta, jonka avulla kannustetaan toimijoita toimimaan organisaation tavoitteita kohti.
Tunnetuin suorituskyvyn mittaristo on Kaplanin ja Nortonin vuonna 1992 kehittämä tasapainotettu tuloskortti, joka tarkastelee organisaatioiden toimintaa taloudellisesta, asiakkaan, sisäisten prosessien sekä oppimisen ja kasvun näkö- kulmasta. Organisaatioiden on kuitenkin sovellettava ja rakennettava omiin tarpeisiinsa sopiva mittaristo, jonka avulla on mahdollista seurata strategian toteumista ja menestystekijöiden tilaa käytännössä (Bourne, Kennerley & Fran- co-Santos, 2004). Useiden organisaatioiden toimintaympäristö muuttuu jatku- vasti, minkä vuoksi organisaatioiden suorituskyvyn mittauksessa asetetut me- nestystekijät ja tavoitteet saattavat muuttua. Saadakseen mahdollisimman hy- vän hyödyn irti suorituskyvyn mittauksesta, organisaatioiden on ymmärrettävä kehittää suorituskyvyn mittausta vastamaan kunkin ajanjakson tarpeita. (Otley, 2005.)
Suorituskyvyn mittauksen tehtävänä on ohjata toimintaa kohti asetettuja tavoitteita tarkoin valittujen mittareiden avulla (Tangen, 2005). Toimiva suori- tusmittaus edellyttää mittareilta relevanttiutta, validiteettia, reliabiliteettia, us- kottavuutta ja edullisuutta (Järvenpää ym., 2010). Vastaavasti Laitinen (2007) tuo esille, kuinka hyvän mittarin valinnassa on huomioitava seuraavaa:
- strategian ja muiden mittareiden yhteys (relevanttius);
- validiteetti ja reliabiliteetti;
- kyky auttaa tulevaisuuden suunnittelussa;
- luotettavuus, ymmärrettävyys ja selkeys;
- suhteellisen helposti toteutettavissa kustannustehokkaasti;
- mahdollisuus hyödyntää mittarimallia eri organisaation tasoilla;
- mahdollisuus integroida palkkiojärjestelmään.
Tangen (2005b) esittää relevanttiuden olevan tärkein mittariston ominaisuus, mittarin tulee palvella haluttuja tavoitteita. Lisäksi suorituskyvyn mittauksessa käytettävän mittariston on oltava helposti toteutettavissa, yksinkertaista ym- märtää sekä ohjata positiiviseen käytökseen. Taulukossa 1 on esitetty esimerk- kejä mittareista talous-, asiakas-, sisäisten prosessien sekä oppimisen ja kasvun näkökulmasta.
TAULUKKO 1 Esimerkkejä tasapainotetun mittariston mittareista (Järvenpää ym., 2010).
Näkökulma Mittariesimerkki
Talous Liikevaihto
Myyntikate
Kassavirta toiminnasta
Asiakas Asiakaskannattavuus
Asiakaspalautusten lukumäärä Keskimääräinen ostokoko Sisäiset prosessit Pistemäärä laatuarvioinnissa
Prosessien/toimintojen kustannukset Uusien tuotteiden osuus myynnistä
Oppiminen ja kasvu Henkilöstön pysyvyys
Sairauspoissaolot
Työntekijöiden koulutuspäivät
Mittareita valittaessa on kuitenkin ymmärrettävä, että jokainen mittari pitää sisällään niin positiivisia kuin negatiivisia piirteitä. Haasteeksi saattaa muodos- tua mittarille asetettujen tavoitteiden epäselvyys sekä mittarin aiheuttama ne-
gatiivinen käyttäytyminen. Lisäksi toiset mittarit ovat liiketoiminnan kannalta tärkeämpiä kuin toiset. Suorituskyvyn mittauksen mittareiden määrittelyssä on onnistuttu, kun jokainen mittaristoa käyttävä ymmärtää mittarin tarkoituksen ja siitä saatavan talousinformaation hyödyntämisen. (Tangen, 2005b.) Oikean- laiset mittarit ohjaavat suorituskyvyn mittauksessa onnistumiseen, mikä mah- dollistaa kokonaisvaltaisen käsityksen muodostamisen organisaation liiketoi- minnallisesta tilasta (Gerdin ym., 2014).
Onnistunut suorituskyvyn mittaus ja siitä saatavan talousinformaation käyttö edellyttää organisaation tavoitteiden yhteistä ymmärtämistä organisaa- tion eri tasoilla. Organisaation operatiivisen tason toimijat ovat keskeisessä roo- lissa niin talousinformaation muodostajina kuin sen käyttäjinä. He muodosta- vat toiminnallaan organisaation talousinformaatiota harjoittamalla organisaati- on toimintaa, jota suorituskyvyn mittauksen kautta seurataan, ohjataan sekä johdetaan. (Gullberg, 2016.) Tämän vuoksi on erityisen tärkeää, että operatiivi- sen tason toimijat ymmärtävät suorituskyvyn mittauksen tavoitteet sekä osaa- vat käyttää suorituskyvyn mittauksesta saatavaa talousinformaatiota hyödyk- seen työssään. Talousinformaation kautta tuleva informaatio asetettujen tavoit- teiden tilasta ei tue organisaation toimintaa, elleivät kaikki osapuolet hyväksy organisaation yhteisiä tavoitteita. (Ahrens & Chapman, 2007.) Sholohon, Pike ja Mangena (2010) tuovat esille, kuinka operatiivisella tasolla saattaa olla epäsel- vää suorituskyvyn mittauksen ja siitä tuotetun talousinformaation tavoitteet.
Operatiiviselle tasolle asetetut tavoitteet saattavat olla myös liian korkeat, jol- loin tavoitteet on haastava saavuttaa resurssien tai motivaation puuttumisen vuoksi. Toimijat eivät välttämättä myöskään hyväksy heille asetettuja tavoittei- ta, jos tavoitteiden saavuttamisesta ei ole mahdollista saada riittävää palkkiota.
Lisäksi suorituskyvyn mittauksen ja siitä saatavan informaation hyödyt on tuo- tava aktiivisesti esille toimijoille. Suorituskyvyn mittauksen on mahdollista on- nistua, kun suorituskyvyn mittaukselle asetut tavoitteet ja hyödyt ovat tiedossa.
(Waal & Kourtit, 2013.)
Ukko (2009) on luonut tutkimuksessaan viitekehyksen onnistuneeseen operatiivisen tason suorituskyvyn mittaukseen. Hän tuo esille kuusi tekijää, jotka vaikuttavat merkittävästi suorituskyvyn mittauksen toteutumiseen ja siitä saataviin hyötyihin. Suorituskyvyn mittaukseen vaikuttavat:
- yksilöiden ja organisaation tavoitteiden yhteyden ymmärtäminen;
- suorituskyvyn mittauksen linkittyminen palkitsemiseen;
- vuorovaikutteinen viestintä;
- osallistumismahdollisuudet päätöksentekoon;
- selkeät työn kuvaukset;
- kouluttaminen.
Jotta organisaation on mahdollista saada käsitys näiden kuuden tekijän tilasta, on organisaation toimijoiden mieltymyksiä sekä näkemyksiä analysoitava esi- merkiksi haastattelujen tai kyselyiden avulla. Saatujen tuloksien perusteella organisaatio voi kehittää toimintaansa vaikuttavia tekijöitä. Tällöin organisaati-
on prosesseista saadaan yhä parempia tukemaan toiminnassa onnistumista.
Tämän kokonaisprosessin kautta organisaatioiden on mahdollista kehittää suo- rituskykyään kokonaisvaltaisesti. Käytännössä suorituskyvyn mittauksen kaut- ta saatava talousinformaatio ei välttämättä vastaa strategiassa määriteltyjä ta- voitteita. Suorituskyvyn mittauksen kautta saatava talousinformaatio tulisikin nähdä toimintaa tukevana työkaluna, jonka avulla on mahdollista kehittää lii- ketoimintaa. (Ahrens & Chapman, 2007.) Tangen (2005) mukaan on lisäksi tär- keä ymmärtää organisaation tavoitteiden ja menestystekijöiden muuttuvan ajan kuluessa. Tämän seurauksena myös suorituskyvyn mittaus ja siitä saatava ta- lousinformaatio on muistettava päivittää vastamaan uusia tavoitteita. Suoritus- kyvyn mittauksen tulee aina tukea organisaation sen hektisiä tarpeita.
2.3 Talousinformaation käyttö operatiivisella tasolla
Organisaation sisällä talousinformaatiota käytetään eri vastuualueilla eri tavalla.
Jokaisella vastuualueella on erilaiset tavoitteet ja oikeudet päätöksentekoon, mitkä osaltaan tukevat koko organisaatiota toiminnan menestymisessä. Talous- informaation käytöstä eri organisaation vastuualueilla vastaa kunkin vastuu- alueen esimies. (Järvenpää ym., 2010.) Vähiten sitä hyödynnetään erilaisten rat- kaisuvaihtoehtojen luomisessa sekä toimintastrategioiden valitsemisessa (Par- tanen, 2007).
Tulosyksikkötason esimiesten odotetaan seuraavan tulosyksikköään kos- kevaa talousinformaatiota päivittäin (Laitinen, 2004). Organisaation sisäisesti käytettävissä olevan talousinformaation on oltava mahdollisimman konkreettis- ta tulosyksikkötasolla, jotta informaatiota voidaan käyttää operatiivisen toi- minnan tukemiseksi mahdollisimman sujuvasti ja nopeasti (Järvenpää ym., 2010). Tulosyksiköiden avainhenkilöiden on tehtävä päätös päivittäisessä toi- minnassaan yleisesti nopeasti. Tällöin suuntaa antava talousinformaatio tukee toimintaa enemmän kuin talousinformaation puuttuminen kokonaan. (Van der Veeken & Wouters, 2002.) Tulosyksiköiden avainhenkilöillä on käytettävissään paljon muutakin informaatiota toimintansa tukemiseksi kuin talousinformaatio, joka on osa suurempaa operatiivisen tason tietomäärää. Talousinformaatio toi- mii voimavarana organisaation operatiiviselle toiminnalle, vaikka ei aina ole- kaan täydellistä. (Ahrens & Chapman, 2007.)
Wouters ja Verdaasdonk (2002) tuovat esille operatiivisen tason toimijoi- den tukeutuvan helposti omiin kokemuksiinsa ja havaintoihinsa tarjolla olevan talousinformaation sijaan. Heille on saattanut muodostua sisäisiä toimintamal- leja aikaisempien muutosten, virheiden ja odottamattomien tilanteiden pohjalta työkokemuksensa aikana. Aikaisemmat kokemukset vaikuttavat myös miel- tymyksiin talousinformaation käytöstä ja sen ominaisuuksista. Usein operatiivi- sen tason toimijat tukeutuvat sisäisiin toimintamalleihinsa, koska eivät koe ny- kyisen talousinformaation tuottavan heidän toimintaansa lisäarvoa tai tuotettu talousinformaatio ei tue heidän toimintaansa. Operatiivisen tason esimiehet eivät käytä talousinformaatiota tarpeeksi hyväkseen tukemaan monimutkaisia
päätöksentekotilanteita. Gullberg (2016) tuo myös esille, kuinka talousinfor- maatiota käyttävät toimijat ovat usein epäileväisiä hankkimaan välittömästi lisää informaatiota epäselvyyksiä kohdatessaan. Talousinformaatiosta käytävä keskustelu mahdollistaa näiden tekijöiden esiintuomisen. Ilman operatiivisen tason palautetta heidän saamastaan talousinformaatiosta on sitä vaikea kehittää vastamaan paremmaksi operatiivisen tason toimintaa. (Hall, 2010.)
Organisaation sisäinen talousinformaatio toimii tulosyksikkötasolla pa- lautteena toiminnan sujuvuudesta asetettuihin tavoitteisiin nähden. Ilman ta- lousinformaation kautta saatavaa palautetta, toimintaa on mahdotonta kehittää ja johtaa kohti asetettuja tavoitteita. (Forza & Salvador, 2000.) Tulosyksikön toimijat ovatkin keskeisessä osassa niin palautteen muodostajina, saajina ja sen käyttäjinä. Mitä nopeammin tulosyksiköt saavat palautetta toiminnastaan, sitä nopeammin heidän on mahdollista reagoida toiminnan parantamiseksi konk- reettisilla toimenpiteillä. (Järvenpää ym., 2010.) Gerdin ym. (2014) korostavat, kuinka operatiivisen tason avainhenkilöt omaavat paljon konkreettista tietoa organisaation toiminnasta, mikä on huomioitava talousinformaation muodos- tumisessa sekä käyttämisessä. Tulosyksiköissä talousinformaatiota käytetään päivittäin konkreettisen työn tukena, jolloin heillä on kattavin tieto talousin- formaation käytön toimivuudesta. Esimerkiksi talousinformaation muodostu- miseen saattavat vaikuttaa organisaatioin toimimattomat prosessit tai olemassa oleva talousinformaatio on irrelevanttia tulosyksiköiden toiminnassa. Näitä epäkohtia ei saada selvitettyä ilman operatiivisen tason toimijoiden aktiivista seurantaa talousinformaation takana olevista syy-seuraussuhteista.
Talousinformaation käyttöön vaikuttaa merkittävästi tulosyksikön avain- henkilön omat asenteet, näkemykset sekä mieltymykset; erityisesti toimijan oma ymmärrys talousinformaation käytöstä sekä oman roolin kokeminen ta- lousinformaation käyttäjänä (Gullberg, 2016). Alhola ja Lauslahti (2005) tuovat esille, kuinka jokaisen työntekijän asemastaan riippumatta tulisi ymmärtää ta- loudelliset peruskäsitteet. Pääsääntöisesti jokainen yrityksen työntekijä on jol- lain tavalla vuorovaikutussuhteessa talousinformaation kanssa. Työntekijät voivat kohdata talousinformaatiota työtehtävissään tai vaikuttaa itse toiminnal- laan talousinformaation muodostumiseen. Kun yhä useampi työntekijä yrityk- sen eri tasoilla ymmärtää taloudellisia peruskäsitteitä on mahdollista saavuttaa yhä eheämpi liiketoiminnan kokonaisuus, jossa huomioidaan talous, sisäiset prosessit, asiakkaat, markkinat ja henkilöstön kehittäminen. Mitä enemmän talousinformaatiota käytetään työn tukena, sitä merkityksellisemmäksi sen käyttö myös koetaan. Esimerkiksi operatiivisen tason toimijat, jotka käyttävät aktiivisesti talousinformaatiota hyödykseen pitävät talousinformaation ominai- suuksista ajankohtaisuutta tärkeämpänä kuin henkilöt, jotka eivät käytä työs- sään talousinformaatiota yhtä paljon hyödykseen. Aktiiviset talousinformaation käyttäjät odottavat talousinformaation vastaavan heidän tarpeitaan. (Gullberg, 2016.)
Tulosyksiköiden esimiesten tukena ovat puolestaan heidän omat operatii- viset esimiehensä, joiden katsotaan toimivan operatiivisen johdon alla. Usein tulosyksikköä ylempänä toimivat henkilöt ovat epäileväisempi suorituskyvyn
mittaukseen kuin ylin johto. (Jääskeläinen & Luukkanen, 2017.) Operatiivisen tason esimiesten tehtävänä on rohkaista tulosyksiköiden esimiehiä talousinfor- maation käytössä sekä selkeyttää talousinformaation käytön pohjana toimivia tavoitteita. Tulosyksiköiden avainhenkilöiden on helpompi hyödyntää suori- tuskyvyn mittauksesta saatavaa talousinformaatiota, kun suorituskyvyn mit- taukselle asetetut tavoitteet ovat selkeät, yhdenmukaiset ja toimijoiden toimin- taa huomioivia. Lähtökohtaisesti operatiiviset esimiehet saavat käyttöönsä sa- maa talousinformaatiota kuin tulosyksiköiden esimiehet. Tämän vuoksi heidän on helppo käydä yhdessä keskustelua talousinformaation käytöstä, kun sama asia on esitetty samalla kielellä taustoista riippumatta. (Hall, 2010.) Kun talous- informaation käytön tarkoitus on ymmärrettävä kaikille toimijoille, on talousin- formaatiota helpompi käyttää sekä tehdä päätöksiä sen pohjalta (Dumond, 1994).
Talousinformaation käyttöön vaikuttavat useat erilaiset tekijät organisaa- tion tavoitteista työkokemuksen kautta luotuihin toimintamalleihin (Gullberg, 2016). Organisaation yksilöiden ja tiimien toimintoja ei tule sitoa pelkästään suorituskyvyn mittaukseen ja siitä saatavaan informaation vaan suorituskyvyn mittauksen tarkoituksena on tukea operatiivisen tason toimintaa. Jotta suori- tuskyvyn mittauksesta on hyötyä, tulee operatiivisen tason esimiehien ja työn- tekijöiden ymmärtää suorituskyvyn mittauksen tarkoitus ja tavoitteet. Tämä edellyttää suorituskyvyn mittauksesta ja siitä saatavasta informaatiosta viestit- tävän oikealla tavalla organisaation vuorovaikutussuhteissa. (Ukko, 2009.) Näi- den havaintojen pohjalta talousinformaation käyttöä tulisi tarkastella tiedollise- na prosessina, johon vaikuttavat ihmiset, käytänteet, järjestelyt ja konteksti. Kun operatiivisen tason toimijoiden mielipiteet ja mieltymykset huomioidaan osaksi tuotettavaa talousinformaatiota, on mahdollista kehittää talousinformaatiota vastaamaan yhä paremmin operatiivisen tason tarpeita. (Ahrens & Chapman, 2007.)
2.4 Talousviestintä
Tarkasteltaessa organisaation sisäistä laskentatoimea viestinnällisestä näkö- kulmasta käytetään nimitystä organisaation sisäinen talousviestintä. Sisäisen talousviestinnän tarkoituksena on tukea organisaation talousohjauksen toteu- tumista eli ohjata sekä seurata organisaation toiminnan toteutumista kohti ase- tettuja tavoitteita vähentäen epävarmuutta. Talousviestinnän tehtävänä on näin ollen viestiä sisäisesti niistä tekijöistä, jotka vaikuttavat organisaation menestys- tekijöihin sekä lisäarvon muodostumiseen. Lisäksi talousviestinnän avulla pyri- tään vaikuttamaan toimijoiden toimintaan viestimällä organisaation toiminnas- ta läpinäkyvästi ja näin muuttamaan toimijoiden mielipiteitä, asenteita ja käyt- täytymistä. (Partanen, 2007.) Yleisimmin talousviestintä luo lisäarvoa organi- saatiolle ohjaamalla operatiivisen tason päätöksentekoa, tukemalla strategisen tason suunnittelua, hallitsemalla resursseja sekä ohjaamalla toimintaan. (Horn- gren, Bhimani, Foster & Datar, 2002.)
Laadukkaasti toteutettu talousviestintä tuottaa laadukasta talousinformaa- tiota kustannustehokkaasti synnyttäen lisäarvoa organisaation toiminnalle. Ai- kaisemmin tässä tutkielmassa laadukas talousinformaatio on määritelty omi- naisuuksiltaan relevantiksi, ymmärrettäväksi, luotettavaksi, ajankohtaiseksi, esitystavaltaan selkeäksi sekä käytännönläheiseksi. (Partanen, 2007; Tangen, 2005.) Jotta laadukasta talousinformaatiota on mahdollista tuottaa laadukkaan talousviestinnän välityksellä, on huomioitava neljä merkittävää tekijää talous- viestinnän taustalla. Nämä tekijät on tuotu esille kuviossa 3.
KUVIO 3 Laadukkaan talousviestinnän muodostuminen (mukaillen Partanen, 2007; Tan- gen, 2005; Xu ym., 2003).
Laadukkaan talousviestinnän muodostumiseen vaikuttavat inhimilliset, järjes- telmä-, sisäiset sekä ulkoiset tekijät. Inhimillisiin tekijöihin vaikuttavat järjes- telmien käyttäjien toimesta syötettyjen tietojen oikeellisuus sekä käyttäjien pe- rehtyneisyys ja koulutus järjestelmien käyttöön. Koulutuksen puutteen vuoksi järjestelmää ei mahdollisesti osata käyttää ja hyödyntää oikein. Manuaalisesti syötettävissä tiedoissa saattaa tällöin esiintyä virheitä, eikä saatavaa informaa- tiota osata välttämättä tulkita oikein. (Xu ym. 2003.) Van der Veeken ja Wouters (2002) tuovat esille, kuinka organisaatiossa saattaa ilmetä haasteita ymmärtää talousinformaation tarpeellisuus ja merkittävyys tulosyksiköissä. Kun talousin- formaation muodostaa ja käsittelee talousasiantuntija, joka on kaukana opera- tiivisesta tasosta, saatetaan tuottaa talousinformaatiota tulosyksiköiden tarpei- siin. Tällöin talousviestintä ei välttämättä ole relevanttia, ymmärrettävää ja käy- tännönläheistä tulosyksikön toimijalle. Talousinformaatiota tuottavilta talous- asiantuntijoilta puuttuu usein operatiivisen tason kokemus, jolloin ei välttämät- tä ymmärretä, millaista talousinformaatiota tarvitaan tulosyksikön jokapäiväi-
sen työn tukemiseksi. Lisäksi Pärlin (2012) mukaan johdon laskentatoimen jär- jestelmien kautta saatavan datan määrä on kasvanut huomattavasti viimeisten vuosikymmenten aikana. Tämä aiheuttaa haasteita, sillä organisaatiolla usein käytössään runsaasti dataa toiminnastaan, mutta datan jalostaminen oikean- laiseksi informaatioksi ja sen tehokas käyttäminen saattavat aiheuttaa haasteita.
Tämä saattaa johtaa irrelevanttiin talousviestintään. (Vilkkumaa, 2005.)
Vastaavasti järjestelmätekijöihin vaikuttavat järjestelmän toimivuus sekä tiedonsiirto. Toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, mikä edellyttää myös tie- tojärjestelmien päivittämistä. Uuden tietojärjestelmän käyttöönotto ja uuden tietojärjestelmän käyttäminen tuovat haasteita tuottaa laadukasta talousinfor- maatiota käyttäjien perehtyessä uuden järjestelmän käyttöön. (Xu ym., 2003.) Toimiva ja päivitetty tietojärjestelmä ja sitä kautta saatava formaali talousin- formaatio synnyttävät luottamusta talousinformaatiota kohden. Kun organisaa- tio on panostanut tietojärjestelmään, vaikuttaa se talousinformaation luotta- muksen kokemiseen. (Hartmann & Slapnicar, 2009.) Laadukas talousviestintä saattaa myös kärsiä tiedonsiirto-ongelmista, jolloin järjestelmässä ei ole saata- vissa tarvittavaa informaatiota (Xu ym., 2003). Tämä johtaa luotettavan ja ajan- kohtaisen talousviestinnän puuttumiseen (Van der Veeken & Wouters, 2002).
Ahrens ja Chapman (2007) tuovat kuitenkin esille, kuinka käyttäjät haluavat talousinformaation mahdollisimman nopeasti käyttöönsä tukemaan päivittäistä työtä. Talousinformaation ei tarvitse olla aina täydellistä, jotta se tukee tulosyk- siköiden toimintaa.
Sisäiset tekijät ovat riippuvaisia organisaatioiden rakenteista, mikä määrit- tää käyttäjät ja tavoitteet talousviestinnälle (Xu ym., 2003). Koko organisaation on ymmärrettävä operatiivisen tason toimijoiden merkittävä rooli talousinfor- maation käyttäjänä ja muodostaja. Talousinformaation kautta tuleva informaa- tio asetettujen tavoitteiden tilasta ei tue organisaation toimintaa, elleivät kaikki osapuolet hyväksy organisaation yhteisiä tavoitteita. (Ahrens & Chapman, 2007.) Useat käyttäjät saattavat kontrolloida useiden yksiköiden talousinfor- maatiota, vaikka tehokkaampiin tuloksiin olisi mahdollista päästä vastuuta ja- kamalla pienempiin osioihin (Xu ym., 2003). Ulkoiset tekijät kuten säädökset, lait ja verot vaikuttavat talousinformaatioon tuottamiseen. Uudet säädökset saattavat vaatia muutoksia järjestelmiin, jolloin järjestelmää on muokattava ja käyttäjiä perehdytettävä muutoksien vaatimuksien mukaisesti. Huomioimalla ja hallitsemalla talousinformaation laatuun vaikuttavien tekijöiden monimuo- toisuutta, on mahdollista saavuttaa laadukasta talousinformaatiota päätöksen- teon ja toiminnan ohjauksen tueksi. (Xu ym., 2003.)
Johdon laskentatoimen järjestelmistä saatavaa talousinformaatiota viesti- tään tulosyksiköille erilaisin keinoin. Yleisimmin talousinformaatiosta viesti- tään taloudellisilla raporteilla, jotka tuotetaan laskentatoimen järjestelmien kautta saadusta datasta erillisiksi dokumenteiksi. (Partanen, 2007.) Näiden do- kumenttien laadinnassa on huomioitava esitettävän talousinformaation ulkoasu, määrä sekä vertailukohteet (Gullberg, 2016). Cardinaels (2008) tuo ilmi, kuinka eritaustaiset ihmisten tulkitsevan esitettyä talousinformaatiota eri tavalla. Vä- hemmän laskentatoimen osaamista omaava henkilö mieltää graafisen esitysta-
van helpommin kuin taulukkomuotoisen esitystavan. Vastaavasti enemmän laskentatoimen osaamista omaava henkilö lukee mieluiten talousinformaatioita taulukkomuotoisesti esitettynä. Kun esitystapa on valittu kohderyhmän miel- tymysten mukaisesti, on saavutettu parempia liiketoiminnallisia tuloksia. Or- ganisaatioilla saattaa kestää liian kauan, että oleellinen talousinformaatio saa- daan tuotettua formaaleihin raportteihin tulosyksiköiden käytettäväksi (McKinnon & Burns, 1992). Talousinformaation ei kuitenkaan tarvitse olla täy- sin valmista, virheetöntä ja eleganttia, jotta sitä voitaisiin käyttää johtamisen tukena (Hall, 2010). Nopeammin talousinformaatio saadaan viestittyä tulosyk- siköille tietojärjestelmiä hyödyntämällä. Tällöin organisaation tulosyksiköillä saattaa olla käytössään kohdennettu näkymä johdon laskentatoimen järjestel- mästä, mikä mahdollistaa ajantasaisen tiedon saamisen. Vastaavasti tulosyksi- köillä voi olla muunlainen järjestelmä, jonka kautta tulosyksikköä koskevaa talousinformaatiota saadaan viestittyä nopeastikin. (Partanen, 2007.)
Tulosyksikkötason avainhenkilöt saavat talousinformaatiota tietoonsa myös ylemmiltä esimiehiltään, jotka saavan pääsääntöisesti käyttöönsä enem- män tulosyksiköitä koskevaa talousinformaatiota. Heidän tehtävänään on edel- leen viestiä saamaansa talousinformaatiota tulosyksiköille ja tukea tulosyksiköi- tä talousinformaation käytössä. Haasteeksi kuitenkin osoittautuu ohjeistuksen puuttuminen talousinformaation käytöstä, tiedon runsaus sekä tiedon kokoa- minen eri lähteistä. (Jääskeläinen & Luukkanen, 2017.) Hall (2010) tuo esille, kuinka talousinformaation käytön hyödyt konkretisoituvat organisaation toimi- joiden välisissä vuorovaikutussuhteissa, joissa tietoa jaetaan ja vastaanotetaan.
Toimivan talousviestinnän tarkoituksena on luoda vuorovaikutusta toimijoiden välillä, mikä vaikuttaa positiivisesti asetettujen tavoitteiden toteutumiseen.
2.5 Talousinformaation käytön vaikutus asetettuihin tavoitteisiin
Suorituskyvyn mittauksen kautta saatava talousinformaatio lisää organisaation kilpailukykyä ja tuloksellisuutta. Saadun talousinformaation avulla organisaa- tion on mahdollista johtaa toimintaansa entistä tehokkaammin kohti asetettuja tavoitteita kehittämällä toimintaansa saadun talousinformaation pohjalta. (Tan- gen, 2005b.) Talousinformaation avulla organisaation on mahdollista havaita ne keskeiset tekijät, jotka vaikuttavat organisaation tehokuuteen. Tekijöiden syy- seuraussuhteita tarkastelemalla on mahdollista muun muassa vähentää opera- tiivisia ja materiaalikustannuksia. (Dumond, 1994.) Parhaimmillaan talousin- formaation aktiivinen käyttö ja seuraaminen tuovat esille piilokustannuksia tehottomista toiminnoista. Cinquini ja Tenucci (2010) tuovat esille lisäksi, kuin- ka talousinformaatio johtaa kestävään kilpailuetuun, jonka avulla on mahdollis- ta ymmärtää resurssien tehokkaampaa käyttöä sekä lisätä asiakkaiden arvoa.
Vaikka suorituskyvyn mittauksesta saatavan talousinformaation on todet- tu johtavan parempiin tuloksiin, ei niitä voida saavuttaa ilman tulosyksikköta- son toimijoiden sitoutuneisuutta ylläpitää ja parantaa organisaation suoritus- kykyä. Tulosyksiköiden toimijoilla on pääsääntöisesti paljon muitakin tavoittei-
ta ja tehtäviä talousinformaation käytön sekä seuraamisen lisäksi tulosyksiköis- sään. Tällöin tulosyksiköiden toimijoiden motivaatio ei välttämättä riitä tai kohdistu suorituksen ylläpitämiseen ja parantamiseen taloudellisesta näkökul- masta. (Thomas, 2016.) Luftin (2016) mukaan keskeistä on vaikuttaa operatiivi- sen tason toimijoiden keskinäisiin vuorovaikutussuhteisiin asetettujen tavoit- teiden saavuttamiseksi. Talousinformaatiota tulisi esittää yleisesti kaikille ope- ratiivisen tason toimijoille, minkä avulla on mahdollista luoda kilpailua toimi- joiden kesken paremman suorituksen saavuttamiseksi. Vaikka sosiaalinen kil- pailu tuo mukanaan positiivisia vaikutuksia toimijoiden toimiessa yhä tehok- kaammin tavoitteiden saavuttamiseksi, voi se tuoda mukanaan negatiivisia piirteitä kuten kateutta ja motivaation puutetta. Usein toimijat kuitenkin pyrki- vät entistä tehokkaammin kohti asetettuja tavoitteita, jos tuloksien kannustimet ovat tarpeeksi houkuttelevia. Talousinformaation hyödyt konkretisoituvat, kun toimijoiden vuorovaikutussuhteita niin keskenään kuin talousinformaation käytön suhteen kannustetaan luomalla positiivinen ilmapiiri, jossa formaalilla talousinformaatiolla vaikutetaan ja kannustetaan tehokkaampaan toimintaan.
Organisaatio, joka ymmärtää jokaisen toimijan merkityksen ja roolin talousin- formaation käyttäjänä sekä muodostajana saavuttaa parempia suorituksia (Tung, Baird & Schoch, 2011).
Sholin, Pike ja Mangena (2010) esittävät, kuinka toimijat toimivat tehok- kaammin kohti asetettuja tavoitteita, kun heillä on tiedossaan itsellensä selkeät tavoitteet sekä toimintamallit tavoitteiden saavuttamiseksi. Organisaation sisäi- nen toiminta voi vaikuttaa tukevan talousinformaation käyttöä ja asetettujen tavoitteiden toteutumista erittäinkin hyvin. Tavoitteet on asetettu selkeästi sekä niiden toteutumista tukevat hyvin määritellyt mittarit. Talousinformaation kautta annetaan hyvin kohdistettua palautetta toiminnasta suhteessa asetettui- hin tavoitteisiin. Toimijoita kannustetaan ja motivoidaan kompensaatioiden avulla kohti asetettujen tavoitteiden toteutumista. Tätä kaikkea tukevat organi- saation toimivat järjestelmät, joilla hallinnoidaan suorituskyvyn mittauksesta saatavan talousinformaation käyttöä kohti asetettuja tavoitteita. (Malmi &
Brown, 2008.) Yksittäinen toimija kuitenkin määrittää, millaiseksi juuri hän ko- kee asetettujen tavoitteiden saavuttamisen. Tämä kokonaisuudessaan vaikuttaa tehokkaaseen talousinformaation käyttöön ja asetettujen tavoitteiden saavutta- miseen. Toimijat eivät välttämättä hyväksy suoritukselleen asetettuja tavoitteita, yhteys suorituksen ja kompensaation välillä saattaa olla heikko. Lisäksi saate- taan kokea puutetta resursseista sekä motivaatiotekijöistä. Haastavat tilanteet vaativat vahvempaa vuorovaikutusta. Tavoitteiden selkeä ja ymmärrettävä esit- täminen on keskeisessä roolissa yksilön suorituksen kannustamisessa ja sitä kautta asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. (Sholin ym., 2010.)
3 AINEISTO JA MENETELMÄ
Tämä pro gradu –tutkielma on toteutettu case-tutkimuksena toimeksiantaja X:lle, joka toimii kaupallisella alalla Suomessa. Tässä pro gradu –tutkielmassa ei tuoda tarkemmin esille toimeksiantaja X:n liiketoimintaa toimeksiantaja X:n pyynnöstä. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää suorituskyvyn mittauksen kautta saatavan talousinformaation käyttöä toimeksiantaja X:n eri tulosyksi- köissä. Tämä saadaan selvitettyä tutkimalla talousinformaation käytön nykyti- laa sekä siihen vaikuttavia syy-seuraussuhteita tulosyksiköiden esimiehille laa- dittavalla kyselylomakkeella. Analysoimalla saatuja tuloksia talousinformaati- on käytöstä selvitetään, kuinka toimeksiantaja X:n talousinformaation käyttöä voidaan kehittää entistä paremmaksi. Näiden lisäksi tutkimuksessa selvitetään, kuinka tulosyksiköiden talousinformaation käyttö on yhteydessä asetettujen tavoitteiden toteutumiseen.
Tässä luvussa esitellään tämän pro gradu –tutkielman empiirinen tutki- musosio. Aluksi tuodaan esille tutkimuksen lähtökohdat, missä tuodaan esille toimeksiantaja X:n asettamat tavoitteet tulosyksiköiden talousinformaation käy- tölle sekä talousinformaation käytön nykytilanne. Tämän jälkeen esitellään tut- kimusmetodit, joiden avulla on saatu muodostettua tämän tutkimuksen analy- soitava aineisto.
3.1 Talousinformaation käytön lähtökohdat toimeksiantaja X:ssä
Tutkimuksessa selvitetään talousinformaation käyttöä toimeksiantaja X:n 78 eri tulosyksikössä, joiden päivittäisestä toiminnasta vastaa kunkin tulosyksikön esimies. Jokaisella tulosyksikön esimiehellä on tukenaan oma operatiivinen esimies, joka vastaa samanaikaisesti useamman tulosyksikön operatiivisesta toiminnasta. Operatiivisen tason toiminnan korkein päätösvalta on operatiivi- sella johdolla, joka määrittää toimeksiantaja X:n strategian mukaisesti tulosyk- siköiden kriittisten menestystekijöiden tavoitteet sekä niiden mittarit yhdessä laskenta-asiantuntijoiden kanssa.
Tässä työssä tarkastellaan suorituskyvyn mittaamisen kautta saatavan ta- lousinformaation käyttöä tulosyksiköiden esimiesten näkökulmasta. Operatiivi- sella tasolla suorituskyvyn mittarit keskittyvät tuottamaan talousinformaatiota tulosyksiköiden esimiehille tulosyksiköidensä taloudellisesta tilanteesta, asia- kaskäyttäytymisestä, operatiivisten sisäisten prosessien tehokkuudesta sekä henkilöstöstä. Jokaiselle tulosyksikölle on määritelty toimeksiantaja X:n strate- gian mukaisesti kolme kriittistä operatiivisen tason menestystekijää, joiden ta- voitteiden toteutumista tulosyksiköiden esimiesten on seurattava aktiivisesti suorituskyvyn mittauksen kautta saatavan talousinformaation kautta. Kaikille tulosyksiköille on määritelty samat kriittiset menestystekijät, mutta tavoitteiden asettamisessa on otettu huomioon tulosyksiköiden vaihteleva toimintaympäris- tö kuten liiketoiminnan suuruus. Tulosyksiköille asetetut tavoitteet ovat jokai- sen tulosyksikön esimiehen tiedossa ja niiden toteutumisesta viestitään moni- puolisesti. Talousinformaation tarkoituksena on tukea tulosyksiköiden esimies- ten jokapäiväistä työtä tarjoamalla ajankohtaista informaatiota liiketoiminnan tilasta sekä tukea tulosyksiköiden esimiesten päätöksentekoa. Jokaisella tulos- yksikön esimiehellä on käytettävissään yhdenmukaista talousinformaatiota omasta tulosyksiköstään. Tulosyksiköiden esimiesten tehtävänä on seurata ak- tiivisesti saatavilla olevaa talousinformaatiota ja tehdä tarvittavia toimenpiteitä asetettujen kriittisten menestystekijöiden tavoitteiden toteutumiseksi. Lisäksi tulosyksiköiden esimiehet vastaavat tulosyksikköään koskevan talousinformaa- tion viestimisestä tulosyksikkönsä esimiestiimille sekä muulle henkilökunnalle.
Tulosyksiköiden esimiehet saavat formaalia talousinformaatiota käyttöönsä laskenta-asiantuntijoiden tuottamista raporteista, toimeksiantaja X:n sisäisestä tietojärjestelmästä sekä omalta operatiiviselta esimieheltään.
Laskenta-asiantuntijoiden tuottamien raporttien tarkoituksena on tarjota ta- lousinformaatiota, joka tukee tulosyksiköiden liiketoiminnallisen tilan ymmär- tämistä sekä vertaa tarkasteluhetken liiketoiminnallista tilaa suhteessa asetet- tuihin tavoitteisiin. Raportit sisältävät niin yksittäisten kriittisten menestysteki- jöiden kuin niihin vaikuttavien tekijöiden tilan seuraamista. Tulosyksiköt saa- vat raportteja käyttöönsä viikko-, kuukausi- ja kvartaalitasolla. Osassa rapor- teissa on huomioitu talousinformaatiosta viestiminen graafisin keinoin tuke- maan numeraalisen talousinformaation ymmärtämistä.
Tietojärjestelmästä saatava talousinformaatio on tarkoitettu tukemaan joka- päiväistä toimintaa, mikä mahdollistaa liiketoiminnan kriittisten menestysteki- jöiden seuraamisen aktiivisesti päivän aikana. Saatavan talousinformaation avulla tulosyksiköiden esimiehet pystyvät reagoimaan nopeastikin toimintaan- sa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tietojärjestelmästä on mahdollista saada talousinformaatioita myös pidemmältä aikaväliltä.
Omalta operatiiviselta esimieheltä saadun talousinformaation on tarkoituksena tukea tulosyksiköiden esimiesten päätöksentekoa. Tulosyksiköiden esimiehet ja heidän oma operatiivinen esimiehensä keskustelevat kuukausittain tulosyksik- köä koskevasta talousinformaatiosta sekä mahdollisista kehityskohteista, tar- peen vaatiessa myös useammin. Lisäksi oman esimiehen tehtävänä on tukea tulosyksikön esimiestä talousinformaation käytössä tarpeen vaatiessa.
Tässä tutkimuksessa keskitytään tutkimaan formaalin talousinformaation käyttöä tulosyksiköissä, minkä perustana on toimeksiantaja X:n suorituskyvyn mittaus. Organisaatiot saavat kuitenkin ulkoisesta toimintaympäristöstään run- saasti epäformaalia informaatiota, joka vaikuttaa organisaation suorituskykyyn, erityisesti organisaation toimiessa muuttuvassa toimintaympäristössä kaupalli- sella alalla. Tutkimuksessa tutkitaan paikkakuntien tapahtumien, kilpailijoiden toiminnan, yleisten trendien sekä vuosittaisten sesonkien aktiivista seuraamista ja niiden vaikutusta asetettujen tavoitteiden toteutumiseen.
3.2 Tutkimusmetodi
Tämän tutkimuksen tarkoituksena on selvittää monipuolisesti talousinformaa- tion käyttöä toimeksiantaja X:n tulosyksiköissä. Tutkimuksessa on käytetty sekä kvantitatiivisen tutkimuksen että kvalitatiivisen tutkimuksen piirteitä, joiden käyttäminen yhdessä täydentää eri näkökulmista tutkittavaa kokonaisuutta (Salmi & Järvenpää, 2000). Tutkimukset jaetaan perinteisesti kvantitatiiviseen eli määrälliseen ja kvalitatiiviseen eli laadulliseen tutkimussuuntaukseen. Eri tutkimussuuntauksien määrittelyyn ovat perinteisesti vaikuttaneet tutkimuk- selle asetetut tavoitteet sekä käytettävät tutkimusmetodit asetettujen tavoittei- den saavuttamiseksi. Kvantitatiivisen tutkimusmenetelmän käyttäminen mah- dollistaa tutkimuskohteen tilastollisen analysoinnin ja muuttujien välisten suh- teiden analysoimisen. Tällöin aineiston keruumenetelmänä käytetään usein ky- selyä. (Keith, 2003.) Kvalitatiivisen tutkimuksen tarkoituksena on ymmärtää tutkimuskohdetta kokonaisvaltaisesti käyttämällä laadullisia aineiston keruu- metodeja kuten haastatteluja, osallistuvaa havainnointia sekä dokumenttien läpikäymistä. (Hirsijärvi ym., 2004.) Johdon laskentatoimen ilmiöitä on mahdol- lista ymmärtää laajemmin ja monipuolisemmin hyödyntämällä tutkimuskoh- teen tarkastelussa useita tutkimusmetodeja (Vaivio & Siren, 2010). Modell (2009) tuokin esille menetelmätriangulaation, jonka tarkoituksena on luoda täydentä- vä näkemys empiirisestä ilmiöstä käyttämällä useita tiedonhankintamenetelmiä niin kvalitatiivisista kuin kvantitatiivisista metodeista. Jotta toimeksiantaja X:n talousinformaation käyttöä tulosyksiköissä on mahdollista selvittää tutkimuk- sen tavoitteiden mukaisesti monipuolisesti, hyödynnetään tässä tutkimuksessa menetelmätriangulaatiota. Talousinformaation käyttö tulosyksiköissä on laaja- alainen prosessi, minkä syvällinen ymmärtäminen vaatii saman asian tarkaste- lua useammasta näkökulmasta. Tutkimuksen tarkoituksena ei ole pelkästään mitata mielipiteitä, käyttäytymistä ja asenteita talousinformaation käyttöä koh- taan vaan ymmärtää talousinformaation käyttöön vaikuttavia tekijöitä sekä nii- den välisiä suhteita. Näin saadaan muodostettua kokonaisvaltainen käsitys ta- lousinformaation käytöstä, kehittämiskohteista sekä käytön vaikutuksesta ase- tettuihin tavoitteisiin.
Tämän tutkimuksen analysoitava aineisto koostuu toimeksiantaja X:n tu- losyksiköiden esimiehille kohdistetusta kyselystä, jonka tarkoituksena on mita- ta vastaajien mieltymyksiä, asenteita ja käytäntöjä talousinformaation käytöstä.
