T.D. Wilson
Tietojärjestelmästrategiat ja niiden merkitys tietohallinnon
koulutukselle *
Wilson, T.D., Tietojärjestelmästrategiat ja niiden merkitys tietohallinnon kou- lutukselle [Information system strategies and their implications for educati- on in information management]. Kirjastotiede ja informatiikka 9 (3): 6 5 - 6 9 ,
1990.
The article is a translation in Finnish of the author's paper presented at a semi- nar in Tampere, Finland, May 1990. The paper contains a brief summary of the author's study of information systems strategies in UK companies and a discussion of their implications for education. If educationalists wish to re- late the development of technology-based information services to the needs of business, rather than solely to the needs of industrial research organiza- tions, the students need to be equipped with a knowledge of organizational behaviour, interpersonal skills, and an awareness of business policy making and decision making.
Address: Department of Information Studies, University of Sheffield, Sheffield S10 2TN, U.K.
Johdanto
Paljon on kirjoitettu tietostrategioiden1 tar- peesta, m u t t a käytettävissä on hyvin v ä h ä n luo- t e t t a v a a tietoa siitä, mitä tällä saralla tosiasias- sa t a p a h t u u . Tietotekniikan ja j o h t a m i s t a i d o n2
lehdistössä tätä asiaa k o s k e v a t kirjoitukset pe- rustuvat selvityksiin, joissa vastausprosentti on h y v i n pieni ja n ä y t t e e n o t t o j o k s e e n k i n sattu- m a n v a r a i s t a . Oli o l e m a s s a tarve t e h d ä tutki- m u s , joka kohdistuisi huolellisesti määritettyyn y r i t y s j o u k k o o n ja j o n k a aineiston k e r u u s s a n o u d a t e t t a i s i i n tiukkoja kriteerejä.
T u t k i m u s tehtiin k a h d e s s a osassa. Aluksi haastateltiin t u s i n a n v e r r a n sekä rahoituspal-
* Suomentanut Marjatta Okko.
v e l u a l a n että teollisten yritysten j o h t o p o r t a a n henkilöitä. Sen j ä l k e e n lähetettiin postikysely niille Times 500-ryhmän yrityksille, joissa haas- tatteluja ei ollut tehty, sekä 47:lle r a h o i t u s p a l - velusektorin yritykselle. T a r k e m p a a tietoa tästä t u t k i m u k s e s t a on tarjona tekijän a i k a i s e m m a s - sa j u l k a i s u s s a (Wilson 1989).
Kysely osoitettiin n i m e l t ä t u n n e t u i l l e tieto- tekniikasta vastaaville tai, k u n h e n k i l ö n n i m e ä ei tiedetty, y r i t y k s e n h a l l i n n o n t u k i p a l v e l u i s - ta3 vastaavalle johtajalle. V a s t a u s p r o s e n t t i oli 35, m i k ä m e r k i t s e e , että käyttökelpoisia vas- tauksia saatiin 186 kpl. M ä ä r ä oli s u u r e m p i k u i n v a r h e m m i s s a selvityksissä. V a s t a u s p r o - sentti olisi o t a k s u t t a v a s t i n o u s s u t s u u r e m m a k - sikin, ellei väliin olisi s a t t u n u t postilakko. Vas- taajien t y y p p i j a k a u m a on esillä t a u l u k o s s a 1.
66 Wilson: Tietojärjestelmästrategiat. . . Kirjastotiede ja informatiikka 9 (3) — 1990
Taulukko 1. Kyselyyn vastanneet henkilöt tehtävä- tyypeittäin. Numerosarakkeessa suora prosenttija- kauma.
Tietotekniikkajohtajat 52 Rahoitusjohtajat 13 Hallinnon tukipalvelujohtajat 12
Yleisjohtajat 11 Muut johtajat 6 Johtoportaaseen kuulumattomat 2
Ei ilmoitettu vastauksessa 3
»Strategiset» ja ei-strategiset yritykset
Varhempien selvitysten mukaan tietotekniik- kastrategiat tai informaatiostrategiat (tässä tie- tostrategiat), miten niitä sitten kutsutaankin, ovat kunnossa suhteellisen vähäisessä joukos- sa Englannin yrityksiä. Tämä saattaa pitää paik- kansa englantilaisissa yrityksissä yleensä, mut- ta nyt tehty tutkimus suuremmista yrityksistä ei vahvista tällaisia käsityksiä. Times 500-ryhmän vastaajista 73 % ja rahoituspalve- luyrityksistä 86 % ilmoitti omaavansa tietojär- jestelmästrategian.
Tietojärjestelmästrategia määriteltiin tutki- musta varten seuraavasti:
Tietojärjestelmästrategia kokoaa yhteen yrityksen liiketavoitteet, käsityksen niiden toteuttamiseen tarvittavista tiedoista sekä atk-järjestelmän sovittamisen palvelemaan tietojärjestelmälle tarkoitettua tehtävää or- ganisaatioissa.
Saatujen tulosten mukaan tietojärjestelmä- strategian idea on omaksuttu laajalti. Seuraa- vaksi onkin kysyttävä, mistä tekijöistä nämä järjestelmät koostuvat. Tätä kysyttiin luettele- malla vastaajille joukko piirteitä, joiden voi- daan odottaa sisältyvän tällaiseen strategiaan, ja pyytämällä heitä ilmoittamaan mitkä niistä sisältyvät heidän edustamansa yrityksen stra- tegiaan. Kun piirteet asetettiin tärkeysjärjestyk- seen muodostui taulukossa 2 esitetty yleiskuva.
On syytä kiinnittää huomiota siihen, että yleiskuvan muutamat piirteet ovat todennäköi- sesti strategiselta merkitykseltään muita vähäi- sempiä ja että eräät piirteet, jotka selvästi ovat
strategisesti keskeisiä, jäävät yleiskuvassa odo- tettua alemmalle tärkeystasolle, mistä hyvä esi- merkki on »kokonaisjärjestelmän arkkitehtuu- rin luominen».
Taulukko 2. Tietojärjestelmästrategioiden piirteitä tärkey sj ärj e sty ksessä.
1. Sovellutusten kehittäminen liiketapahtumia var- ten
2. Johdon tietojärjestelmän kehittäminen 3. Tietotekniikan suunniteltu käyttöönotto/kehitys-
työ
4. Kokonaisjärjestelmän arkkitehtuurin luominen 5. Järjestelmäsuunnittelu liiketoiminnan suunnit-
telua varten
6. Tietotekniikan tuottavuuden parantaminen 7. Henkilöstövoimavarojen kehittäminen 8. Sisäisen tukijärjestelmän kehittäminen
Minne vastuu sijoittuu?
Tietotekniikan lehdistössä on jatkuvasti pohdit- tu mikä on johtoryhmän osuus strategian alul- le panemisessa. Tavallisimmin on kysytty, mis- sä laajuudessa tietojärjestelmän johtaminen on jonkun johtoryhmän jäsenen käsissä, ja paris-
sa kirjoituksessa, vastaavatko tietotekniikka- johtajat tämän tason työstä. Tutkimuksessani lähestyin kysymystä toisenlaisesta näkökul- masta, nimittäin kysymällä mistä aloite strate- gian kehittämiseksi lähti liikkeelle. Tulokset ovat taulukossa 3.
Taulukko 3. Strategian kehittämisen aloitetaso. Nu- merosarakkeessa suora prosenttijakauma.
Johtoryhmän taso 55 Hallinnon tukipalvelujen taso 29
Tietopalveluosaston taso 3 Käyttäjän osaston taso 1
Muu vastaus 6 Ei vastausta 6
Kysyttiin myös, onko tietotekniikan kehittä- misvastuussa oleva henkilö yrityksen johtoryh- män jäsen vai raportoiko vastuuhenkilö johto- ryhmän jäsenelle. Ilmeni, että 22 %:ssa tapauk- sista henkilö oli johtoryhmän jäsen ja että lo- puista 87 % raportoi johtoryhmän jäsenelle.
Saattaakin olla niin, että johtoryhmän osalli- suus strategiaan on melko lailla yleisempää kuin tähänastisista selvityksistä on käynyt ilmi
Strategioiden osatekijät
Strategioita tarkasteltiin tutkimuksessa monelta kannalta: investoinnit, suunnitellut investoin- nit, kilpailuetu ja informaatio/tieto tekniikan vastakohtakomponenttina.
Nykyistä investointia tarkasteltiin kahdella tavalla, tietotekniikan osuutena pääomame- noista ja vuosituotosta. Pääomainvestoinneis- ta tietotekniikan prosenttiosuuden moodi oli 5
%:n ja 10 %:n välillä; lähes 25 % vastaajista il- moitti tällaisen tiedon. Yritykset, jotka käytti- vät yli 50 % pääomamenoistaan tietotekniik- kaan, olivat todennäköisemmin rahoitusyhtiöi- tä kuin Times 500-ryhmään kuuluvia yrityksiä.
Vuosituotosta kulujen moodi oli 1 %n ja 5 %:n välillä; tällaisen tiedon antoi 60 % vastaajista.
Suunniteltujen investointien alueet ovat esillä taulukossa 4. Vertailu taulukkoon 2 viittaa sii- hen, että strategiat ovat asianmukaisella taval- la ennakoivia, kun taas nykyiset osatekijät ku- vastavat melko staattisia näkemyksiä. Erityises- ti se seikka, että viestintäyhteydet ostajiin, asiakkaisiin ja edustajiin ovat toisella tärkeys- sijalla on kiintoisa löytö. Asiantuntijajärjestel- mien alhainen sijoittuminen puolestaan viittaa siihen, että niitä tulee vielä kehittää ennenkuin organisaatiot antavat niille korkeamman sijan strategisissa suunnitelmissaan.
Taulukko 4. Suunniteltujen investointien alueet tär- keysjärjestyksessä
1. Tietotekniikan käytön parantaminen päätöksen- tekoa ja suunnittelua varten
2. Yhteydet asiakkaisiin ja edustajiin
3. Tietotekniikan käyttö markkinoinnissa ja myyn- nissä
4. Kansainvälinen datavaihto 5. Uusien tietotuotteiden luominen
6. Tuotekehittely tietoteknisiä sovelluksia käyttä- mällä
7. Asiantuntijajärjestelmien käyttö johdon päätök- senteossa
8. Asiantuntijajärjestelmien käyttö asiakkaiden, os- tajien tai tavaran/palveluntoimittajien tiedon li- säämiseksi tuotteista tai palveluista
9. Kolmansien osapuolien palvelut
Kilpailuedusta on tullut eräänlainen taikasa- na Michael Porterin (1980, 1885) tätä aihetta käsittelevien kirjojen kasvavan suosion myö- tä. Taulukko 5 osoittaa tätä osatekijää koske- vien vastausten jakauman.
Taulukko 5. Kilpailuetustrategiat. Vastaajat saivat merkitä useita vaihtoehtoja, joten numerosarake osoittaa kunkin strategian saamien mainintojen pro- senttiosuuden kaikista vastaajista.
Tuotteiden tai palvelusuoritusten
parantaminen 83.3 Kustannusten vähentäminen 50.0
Asiakkaiden »kiinnittäminen» yritykseen 39.2 Uusien tietotuotteiden tuottaminen 26.7 Tavaran/palveluntuottajien tiedostoihin
pääsy 5.0 Entä miksi tietotekniikan informaatiokompo-
nentti on tärkeä? Tähän kysymykseen saadaan vastaus yksinkertaisesti tekemällä toisenlainen kysymys: Mitä tarkoitusta tekniikka palvelee?
Tietotekniikka ilman informaatiovirtaa on mer- kitystä vailla oleva käsite. Informaatio ei voi ol- la vanhaa tietoa, jos tarkoituksena organisaati- ossa on saada tietotekniikasta strategisia hyö- tyjä. Informaation tulee olla vastaanottajalle merkityksellistä; sen tulee palvella liiketoimin- nan tavoitteita.
Tätä sinänsä selvää asiaa valottavat tiedon käyttäjän organisaation sisäiselle informaatiolle asettamat vaatimukset. Sheffieldissä aiemmin tehdyssä tutkimuksessa esiin tulleet kaksi esi- merkkiä riittänevät tässä yhteydessä: Erään elintarviketehtaan teknillinen johtaja sanoi, että hänelle keskeisin ja merkityksellisin tiedon pa- lanen on tuotannon yksikkökustannus. Tämä on se mitta, jolla hänen pätevyytensä teknilli- senä johtajana määräytyy. Tämän tiedon hän kuitenkin sai (vasfikään installoidusta johdon tietojärjestelmästä!) vasta kuusi viikkoa tuotan- totapahtuman jälkeen. Saman yrityksen toimi- tusjohtaja kertoi, että hänellä on »yrityksen malli» päässään ja että hän tahtoi mittoja ja suh- delukuja, jotka kuvaavat tuota mallia reaali- ajassa hänen päätteellään. Tässäkään tapauk- sessa vasfikään installoitu järjestelmä ei kyen- nyt tuottamaan hänen tarvitsemiaan tietoja.
(White & Wilson 1988)
Kyselyssä esitettiin neljä tiedontarpeiden täs- mentämiseen liittyvää vaihtoehtoa. Kahden
68 Wilson: Tietojärjestelmästrategiat. . . Kirjastotiede ja informatiikka 9 (3) — 1990
yleisimmin valitun vaihtoehdon mukaan joh- dolle tarjottu tieto oli »tulos yrityksen suorit- teiden avainindikaattorien täsmentämisestä» ja
»päivittäisten toimintatapahtumien sivutuote.»
Kumpikin vaihtoehto sai osakseen 45,1 % vas- tauksista; vastaajista 22,5 % väitti, että järjes- telmä tuotti ainoastaan sivutuotetietoa. Tämä viittaa siihen, että tiukkoja tiedontarpeiden identifiointeja käytetään vähän. Ilmenikin, et- tä kriittisten menestymisfaktorien analyysiä oli käyttänyt vain 18,3 % vastaajista ja että »joh- don tiedontarpeiden yksityiskohtainen analyy- si» oli tehty vain 22,9 %:ssa tapauksista.
Myös yrityksen ulkopuolisen tiedon tehokas- ta käyttöönottoa pitäisi tarkastella yhtä selkeäs- ti. Monissa yrityksissä finanssiasioita ja yrityk- siä koskevan online-informaation arvo jo tun- nustetaankin. Tosiaikaiset online-tietojärjestel- mät ovat olleet arvossa pankeissa ja pörsseissä huomattavasti kauemmin. Tutkimukseni pal- jasti kuitenkin tämän kysymyksen osalta mel- ko sekavan kuvan. Sitä selkiinnyttääkseni sel- vitin missä laajuudessa yritykset käyttävät on- line-tietopalveluja. Osoittautui, että 34 % vas- taajista ei käyttänyt lainkaan tällaisia palvelu- ja ja että vain 32 % käytti useampia kuin kol- mea palvelua. Kolme eniten käytettyä palvelua olivat Dun and Bradstreet, Reuter Monitor Ser- vices ja Prestel City Service. On tietysti mah- dollista, että vastaajat eivät tunteneet online- palvelujen käytön todellista laajuutta yrityksis- sään, mutta jos saatuihin tuloksiin voidaan us- koa, on ilmeistä, että online- palveluyrityksil- lä on vielä jommoinenkin matka kuljettavana ennenkuin niiden merkitys vahvistuu nykyi- sestään.
Seuraamukset
Esittelemäni tutkimus keskittyi pikemminkin tietojärjestelmiin kuin tietohallintoon siinä merkityksessä kuin tätä käsitettä nykyisin on ruvettu käyttämään. Mielestäni tuloksilla on kuitenkin eräitä seuraamuksia sekä tietopalve- lujohtajille että tietohallinnon koulutukselle.
Ensinnäkin on mielestäni kouluttajien olta- va selvillä siitä, että jos haluamme kirjasto-ja informaatiopalvelualan akateemisia tutkintoja suorittaneiden vaikuttavan tietohallinnon tule-
vaan kehitykseen, meidän on varustettava hei- dät sellaisilla tiedoilla ja taidoilla, joilla on re- levanssia liiketoiminnan ja teollisuuden kannal- ta. Mitä ilmeisimmin tulee tietopalveluja joh- tavien henkilöiden olla tulevaisuudessa hyvin perillä tietotekniikan palvelutuotannolle tarjoa- mista mahdollisuuksista. Jo nyt yritämme va- kuuttaa, että asianlaita on näin. Jos kuitenkin haluamme suhteuttaa tekniikkapohjaisen tie- topalvelun erityisesti liike-elämän eikä vain te- ollisuuden tutkimusorganisaatioiden tarpeisiin, meidän täytyy varustaa alalle tulijat organisaa- tiokäyttäytymistä koskevilla tiedoilla, ihmis- suhteisiin liittyvillä taidoilla sekä liike-elämän menettelytapojen ja päätöksenteon perusseik- kojen tuntemuksella.
Voimme myös tarkastella tietohallintojohta- jan roolia organisaatioissa ja kysyä mitä he voi- vat antaa täyspainoisten tietojärjestelmien ja palvelustrategioiden kehittämiselle. Tutkimuk- seni pohjalta (otan huomioon myös haastatte- luosuuden, jota en ole käsitellyt tässä artikke- lissa) näyttää siltä, että alamme tietämyksellä on sija seuraavan kolmen alueen edistämisessä.
1. Koska olemme opetuksessa ja tutkimuk- sessa painottaneet käyttäjien tarpeita jo parin vuosikymmenen ajan ellemme kauemminkin, kirjasto-ja tietopalveluhenkilöstöllä on toden- näköisesti paremmat edellytykset paneutua johdon tiedontarpeiden selvittelyyn kuin tieto-
konepalveluista vastaavalla henkilöstöllä. Jo tehdyn tutkimustyön perusteella tiedämme melko paljon liike-elämän tiedontarpeista. Näin ollen kirjasto-ja tietopalveluhenkilöstö pystyy arvioimaan alan tutkimuskirjallisuutta sekä suorittamaan organisaatiossa tutkimuksia (käyttäen kriittisten menestymisfaktorien tek- niikkaa) tuottaakseen järjestelmiä varten ny- kyistä paljon tehokkaammin määriteltyjä yksi- tyiskohtia, spesifikaatioita.
2. On ilmiselvää, että tekemistä riittää joh- don vakuuttamiseksi ulkoisen tiedon arvosta.
Tosin osa kehittymässä olevista johdon tieto- järjestelmistä jo tavoittaa ulkoisia tietokantoja, mutta silti on vielä tehtävä paljon ennenkuin tällaiset järjestelmät ovat tavanomaisia organi- saatioissa. Työskennelläkseen tehokkaasti täl- lä alueella kirjasto- ja tietopalveluhenkilöstön on toimittava lähempänä päätöksentekijöitä kuin asianlaita yleensä on. Tiedon tehokas ja- kelu vaatii sen ymmärtämistä, miten ihmiset
työskentelevät, millaisia h e i d ä n t y ö t e h t ä v ä n s ä ovat ja m i l l a i n e n on h e i d ä n n y k y i n e n tiedonet- s i n t ä k ä y t t ä y t y m i s e n s ä . K u n tällainen t i e t ä m y s on saavutettu, tietohallintojohtajan tulisi jo voi- da t ä s m e n t ä ä sellaisia t i e d o n t a r p e i d e n erityis- tapauksia, j o t k a osoittavat ulkoisen tiedon, eri- tyisesti online-tietopalvelujen a r v o n organisaa- tiolle.
3. T u t k i m u k s e s s a osoittautui, että tietostra- tegioiden t ä y t ä n t ö ö n p a n o n keskeisistä esteistä yksi on k ä y t t ä j ä k o u l u t u k s e e n t a r v i t t a v i e n voi- m a v a r o j e n p u u t e . U s e i n t ä m ä m e r k i t s e e h e n - kilöstön vajaata k ä y t t ö ä ja j u u r i tällä alueella tietohallintojohtajan tulisi k y e t ä a u t t a m a a n . Käyttäjäkoulutus on se alue, jolla tietohallinto- henkilöstö voi osoittaa pätevyytensä, ja siksi on s t r a t e g i n e n t o i m e n p i d e s u u n n a t a v o i m a v a r a t uudella tavalla, jotta tehtäväalueesta m y ö s kye- t ä ä n v a s t a a m a a n .
Johtopäätöksiä
Yritysten o m a k s u m a s t r a t e g i n e n k ä s i t y s tieto- järjestelmistä a n t a a tietohallintojohtajille m a h - d o l l i s u u d e n sijoittaa tietopalvelut strategian k e s k i ö ö n . Jotta n ä i n voitaisiin t e h d ä , tietohal- lintojohtajan täytyy itse h a n k k i a tarvittavat tie- dot ja taidot sekä v a r m i s t u a siitä, että m y ö s hä- n e n toimialansa henkilöstöllä on tällaiset tiedot ja taidot. O n n i s t u e s s a a n h ä n e n palkintonaan on tietopalvelujen t ä r k e y d e n t u n n u s t a m i n e n orga- nisaatiossa sekä kirjasto-pohjaisten tietopalve- lujen m a r g i n a a l i s u u t t a k o s k e v i e n k ä s i t y s t e n s i i r t y m i n e n taka-alalle. Koulutuslaitoksilla on k e s k e i n e n t e h t ä v ä tietohallintojohtajien t u k e - miseksi h e i d ä n p ä ä m ä ä r i e n s ä saavuttamisessa.
Hyväksytty julkaistavaksi 6.6.1990.
Huomautuksia
1 Tekijä käyttää ilmaisuja information system stra- tegy ja information strategy synonyymeinä. Kääntäjä on noudattanut alkuperäistekstiä, siis: tietojärjestel- mästrategia ja tietostrategia. Information -sana on useimmiten käännetty tiedoksi lähinnä siitä syystä, että suomenkielessä käytetään yleisesti sanoja tie- topalvelu, tietotekniikka, tietojärjestelmä tai tieto- systeemi. Tekijän käyttäessä sanaa knowledge suo- mennosvastine on tietämys.
2 Management on pääsääntöisesti saanut suomen- nosvastineeksi johtamisen. Poikkeuksena on infor- mation management, jonka käypä vastine suomenkie- lisessä ammatillisessa puheenparressa on tietohal- linto. Manager on käännetty muitta mutkitta johta- jaksi yrittämättä erotella sävyjä esim, päällikkö -sa-
naa käyttämällä.
3 Tekijän ilmaisu corporate management services on käännetty ilmaisulla yrityksen hallinnon tukipal- velut tai lyhyemmin vain tukipalveluiksi. Manage- ment services manager on suomentunut hallinnon tu- kipalvelujen johtajaksi.
Lähteet
Porter, M.E., Competitive strategy: techniques for analyzing industries and competitors. New York:
Free Press, 1980.
Porter, M.E., Competitive advantage: creating and sustaining superior performance. New York: Free Press, 1985.
White, D.A. & Wilson, T.D., Information needs in business: a case study approach. Sheffield: Univer- sity of Sheffield, Department of Information Studies, 1988.
Wilson, T.D., The implementation of information system strategies in UK companies: aims and bar- riers to success. International Journal of Informa- tion Management, 9:245-258. 1989.
