Yhteisiä työkaluja yliopistokirjastojen talousohjaukseen
Soile Harjala & Marja-Leena Heikkilä-Kuutti & Eeva Laurila & Marja Maijala &
Pekka Pasanen & Suvipäivi Pöytälaakso-Koistinen
Tieteellisissä kirjastoissa tilastoidaan määrärahojen käyttöä ja eri suorittei- den määriä, mutta eri suoritteiden ja panosten kustannusten tarkastelu on jää- nyt vähemmälle huomiolle. Tämän artikkelin tavoitteena on esitellä ja tehdä tutuksi taloushallinnon työkaluja, joiden avulla kirjaston palveluiden ja suorittei- den määrää ja niihin käytettyjä resursseja voidaan mitata ja arvioida.
Y
liopistojen rahoituksen ja toimintaympäristön muuttuessa kohdistuvat paineet kirjastoissa myös kustannuslaskennan kehittämiseen. Yliopistokir- jastot ovat sidoksissa kehysorganisaationsa työvä- lineisiin ja ohjeistuksiin, jotka koskevat mm. hin- noittelua, budjetointia ja talousraportointia. Yli- opistokirjastojen päätöksenteon tueksi tarvitaan tarkempaa kustannusinformaatiota, koska kil- pailu rahoituksesta kiristyy ja käytettävissä ole- vat resurssit on hyödynnettävä mahdollisimman tehokkaasti.Kustannuslaskennan työkalupakki -ryhmä
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto nimitti ke- väällä 2012 pienen työryhmän, ns. kustannuslas- kennan työkalupakki –ryhmän. Työryhmän ta- voitteeksi asetettiin kartoittaa yliopistokirjasto- jen nykyisiä käytäntöjä, pohtia laskentaohjeiden ja toimintoluokitusten yhtenäistämistä sekä laa- tia laskentakaavoja eri toimintojen tehokkuudel- le ja hinnoitteluperusteisiin.
Työryhmä totesi jo ensimmäisen tapaamisen päätteeksi, miten haasteellista on kirjastojen toi- mintoluokitusten yhtenäistäminen, saatikka sit- ten yhteisten laskentakaavojen tuottaminen. En- sinnäkin yliopistokirjastot ovat vahvasti sidoksis- sa emo-organisaationsa taloushallinnon työväli-
jetointia, talousraportointia ja tuotteiden hin- noittelua. Oma haasteensa ovat kirjastojen eri- laiset organisaatiomallit ja se, mitä toimintoja on sisällytetty kirjaston toimintaan.
Työryhmä päätti kuitenkin tarttua haasteeseen toteuttamalla kyselyn yliopistokirjastoille kustan- nuslaskennan käytännöistä. Vastaukset vahvisti- vat käsitystä kirjastojen riippuvuudesta omien or- ganisaatioidensa taloushallintoon.
Työaika on sijoitus
Työryhmän toinen havainto kyselyn vastauksista oli, että harvassa yliopistokirjastossa on käytössä kattavaa työajankohdentamiskäytäntöä. Ryhmän ensimmäinen ehdotus Suomen yliopistokirjasto- jen neuvostolle olikin tarttua tähän strategisen ta- lousohjauksen kannalta välttämättömään työvä- lineeseen, työajankohdentamiseen toiminnoille.
Tietoa siitä, kuinka paljon kirjaston tärkeimmän resurssin, henkilöstön työaikaa käytetään eri toi- mintoihin, tarvitaan toimintolaskennassa, mikä puolestaan on yksi keskeisistä strategisen talous- ohjauksen välineistä.
Julkishallinnossa ja myös yliopistokirjastoissa mitataan - toisin kuin yrityksissä - rahamääräis- ten tuottojen ja kustannuksien sijaan tuotettu- jen palveluiden ja suoritteiden määrää ja laatua sekä niihin käytettyjä resursseja. Mittauskohtei-
nisten aineistojen latausmäärät, kirjastokäynnit, IL -opetukseen käytetyt tunnit, ja kuinka paljon yhden tuotetun suoritteen tuottamiseen on tar- vittu resursseja. Kustannuslaskennan kannalta on oleellista kirkastaa, mitä palveluita ja suoritteita halutaan tarkastella ja minkälaisissa tuotantopro- sesseissa ne organisaatiossa tuotetaan.
Tieteellisten kirjastojen tilastotietokanta tukena
Tieteellisten kirjastojen tilastotietokannasta löy- tyy paljon käyttökelpoista vertailutietoa tieteel- listen kirjastojen tuottamista palveluista ja suorit- teista. Tietokannassa on laskettu valmiiksi myös muutamia ns. resurssimittareita ja talouteen liit- tyviä mittareita, joita voidaan käyttää kirjastojen vaikuttavuuden tai tuloksen vertailun kohteena (Laitinen & al. 2012).
Taloudellista tulosta kuvaavista mittareista mai- nittakoon kirjastoaineistokulut/kohdeväestö, kir- jaston kokonaiskulut / kohdeväestö. Resurssimit- tareita ovat mm. kirjastokäynnit / kohdeväestö ja lainat ja digitaalisten palveluiden aineistolatauk- set / kohdeväestö.
Tilastotietokanta ei kuitenkaan kerro sitä, kuinka paljon resursseja yhden suoritteen, kirjas- tokäynnin tai lainan tuottamiseen on käytetty.
Tilastotietokannassa kirjastojen kustannukset tilastoidaan tilinpäätöstietojen pohjalta kustan- nuslajeittain, henkilöstökulut, aineistokulut, ti- lakulut jne. eriteltynä. Kirjaston tuottaminen palveluiden (esimerkiksi julkaisuarkistopalvelut, verkkopalvelut, paikallispalvelut) tai suoritteiden (esimerkiksi tiedonhankinnan opetustunti, lai- na, e-artikkelin lataus) kokonaiskustannuksia ti- laston perusteella ei kuitenkaan voi laskea, vaan siihen tarvitaan lisätyökaluja.
Yhteisten kehysten määrittelyn haaste
Kustannuslaskennan työkalupakka-ryhmä totesi, että henkilöstöresurssien kohdentaminen eri teh- täviin on henkilöstökulujen laskennan kannalta
olennaisen tärkeänä. Työryhmä ehdotti, että yli- opistokirjastot toteuttaisivat työajanseurannan yhteisellä mallilla, samalla tarkkuudella tiettynä aikana otantamenetelmällä.
Tavoitteena olisi saada perustietoa henkilöstö- resurssien jakaantumisesta eri toimintoihin.
Toimintojen alustavaksi ryhmittelyksi ehdotet- tiin seuraavaa:
• kokoelmapalvelut (ml. tietokantatyö)
• asiakaspalvelu
• opetus/koulutuspalvelut
• hallinto
• tietotekniikka
• yhteiskunnalliset palvelut
Tätä ryhmittelyä ehdotettiin tarkennettavaksi uusilla palveluilla ja käsitteiden määrittelyllä.
Työryhmä totesi, että haasteita yhteisten mitta- reiden käytölle asettavat mm. erilaiset kirjasto- organisaatiot ja toiminnot. Kaikissa kirjastois- sa ei ole esimerkiksi julkaisupalveluita. Yksittäis- ten tehtävien sijoittaminen eri kokonaisuuksiin voi olla myös tulkinnanvaraista ja edellyttäisi tar- kempaa määrittelyä.
Kirjaston muuttuvat tehtävät
Kustannuslaskennan työkalupakki -ryhmä kes- kusteli suosituksista, jotka liittyvät mm. otoksien/
jatkuvan seurannan tekemiseen, seurattavien teh- tävien valintaan, otosjaksoihin ja tiheyteen. Työ- ajanseurantaa voisi tehdä joustavasti myös siten, että otetaan huomioon vain tietyt tehtävät, esi- merkiksi uusilta tehtäväalueilta, ilman että kate- taan mittauksella koko toimintaa.
Työajan kohdentamisen avulla voidaan toden- taa, miten kirjaston muuttuvat tehtävät vaikut- tavat resursointiin. Esimerkiksi painetun mono- grafiahankinnan vähenemisen pitäisi näkyä han- kinnan henkilötyövuosien määrän vähenemise- nä, kun taas bibliometrisiin palveluihin ja julkai- semisen tukeen liittyvät palvelut puolestaan hen- kilötyövuosien määrän lisääntymisenä.
Näitä tietoja voidaan hyödyntää toimintojen ja
toimintoketjujen kehittämisessä sekä henkilöstö- suunnitelmissa. Laskennan avulla saadaan yhteis- mitallisia, numeraalisia arvoja, joilla toiminnan kehittymisestä, toimintojen tehokkuudesta tai pullonkauloista voidaan viestittää niin henkilö- kunnalle, johdolle kuin rahoittajillekin.
Mihin tilaa tarvitaan?
Kirjasto on käsitteenä, tilana ja palveluina raken- tunut painettujen tiedonlähteiden ympärille; kir- joille ja lehdille on tarvittu paikka, jonne ne on järjestetty ja varastoitu ja jossa niitä on voitu myös käyttää. Kirjastoille on rakennettu arkkitehtoni- sesti näyttäviä tiloja, joiden kautta kuva yliopis- tosta oppineisuuden keskittymänä on vahvistu- nut. Fyysisellä tilalla on kirjastolle vahva mieli- kuvamerkitys.
Sellaisessa tieteellisessä toimintaympäristössä, jossa tietoverkoissa toimivien ja varastoitavien tiedonlähteiden käyttö on tullut painettuja kes- keisemmäksi, kirjastolle fyysisenä tilana etsitään kuumeisesti uutta roolia. Erityyppisiä oppimis- keskustiloja suunnitellaan ja rakennetaan kirjas- toihin tai kirjastotiloja muutetaan ja nimitetään oppimiskeskuksiksi.
Esiintyy melko vähän visioita, joissa kirjaston tilan rooli olisi palveluiden joukossa nykyistä vä- häisempi. Ei juuri löydy suunnitelmia, joissa esi- merkiksi luovuttaisiin yleisötiloista kokonaan ja etsittäisiin toimintatavat, joilla hakeudutaan kir- jastotiloista ulos tilanteisiin ja paikkoihin (fyysi- sissä tai virtuaalisissa ympäristöissä), joissa tie- don hakuun, julkaisemiseen, arviointiin tai jär- jestämiseen liittyvä ammattitaito tuodaan niitä
mahdollisesti hyödyntäville käyttäjälle.
Lähdemme suunnitelmissa useimmiten siitä, että erilaiset toimijat, asiakkaat ja asiakasryhmät tulevat kirjaston tilaan ja siellä käyttävät palve- luitamme. Yhtenä syynä lienee se, että painetuille kokoelmille rakennettuja tiloja on vaikea muut- taa muuhun käyttöön.
Tila on kolmanneksi suurin kuluerä
Olemmeko liian sitoutuneita tai jopa samaistu- neita kirjastoon tilana? Palveluiden käyttöä ku- vatessamme mittaamme edelleenkin vahvimmin sitä, miten usein asiakkaat tulevat kirjaston fyy- siseen tilaan, lainaavat siellä painettuja julkaisu- ja kotiinsa tai lukusaliin, kuinka paljon siellä on lukutiloja, ryhmätyötiloja, laitteita jne.Kirjastoilla on kustannettavanaan asiakastilo- ja, kokoelmatiloja, varastotiloja, henkilökunnan tiloja, opetustiloja ja ryhmätyötiloja, lisäksi on auloja, käytäviä ja portaikkoja sekä joidenkin käy- täntöjen mukaan osuuksia yliopiston yhteisistä ti- loista. Kaikki tilat on myös varustettava kalusteil- la ja laitteilla, niiden järjestyksestä, siisteydestä ja aukiolosta on huolehdittava.
Tilakustannukset ovat kirjastojen kolmas suu- ri kuluerä. Jokainen kirjaston käytössä oleva ne- liö maksaa. Tilakulujen osuus kirjastojen toi- mintakuluista on ollut kasvava. Esimerkiksi Ou- lun yliopiston kirjaston tilakulujen osuus kai- kista menoista vuonna 2013 on tilojen vähen- tämisestä huolimatta noussut suunnilleen vuo- den 2008 tasolle. Tiloja koskevat käytön ja kus- tannustenjaon periaatteet päätetään emo-organi- saatiossa, kirjastojen vaikutusmahdollisuudet tä- hän ovat rajalliset.
Kirjavarastointi on kallista
Painettujen aineistojen kokoelmatiloja tarkastel- laan kirjastoissa tällä hetkellä kriittisesti. Miten kokoelmatilojen käyttöä ja tehokkuutta voidaan sitten mitata? Itä-Suomen yliopiston kirjastos- sa laskettiin suljetusta noutovarastosta haettujen kirjapyyntöjen määrä. Tilasta maksettava vuok- ra jaettiin noudettujen kirjapyyntöjen määrällä.
Laskemalla yhden varastosta noudetun kirjan hinta, voitiin todeta, että toiminta ei ollut halpaa.
Ns. vapaakappalekirjastojen osalta tilakustan- nukset ovat merkittävä tekijä. Vapaakappalekir- jastoja koskevan lain mukaan laitos, johon vapaa- kappale -aineistoa luovutetaan, talletetaan tai si- joitetaan, vastaa kustannuksista, jotka aiheutu-
vat aineiston säilyttämisestä ja sen käyttämises- tä. (Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä 28.12.2007/1444). Vapaakappa- lekirjastoissa on tarvittavat kokoelmatilat järjes- tetty kunkin yliopiston ja yliopistokirjaston rat- kaisemalla tavalla.
Miten voidaan mitata vapaakappalekirjastojen toiminnan kustannustehokkuutta tilojen näkö- kulmasta? Tai miten perustella budjettinsa kans- sa kamppailevalle yliopiston johdolle, että valta- vat painetut vapaakappalekokoelmat tarvitsevat aina vain lisää tilaa? Oulun yliopiston kirjastossa arvioitiin vuonna 2013 vapaakappaleina tulleen aineiston vuosikartunnan vaatiman varastointiti- lan määräksi noin 30 neliömetriä.
Asiakastilojen muuttuvat käyttötavat
Kirjastojen asiakaskyselyissä on noussut esille opiskelijoiden työskentely- ja ryhmätyötilojen tarve. Kustannuslaskennan työkalupakki-ryh- mässä todettiin, että lähes kaikissa edustamis- samme kirjastoissa oli tilojen vähentämispainei- ta, joiden keskeisin syy oli yliopiston tilakustan- nusten vähentäminen. Tilojen vähentämistä oli tapahtumassa remontin tai uudisrakennuttami- sen kautta, erillisistä kirjavarastoista luopumalla tai avaamalla varastoja yleisökäyttöön sekä kirjas- toyksiköitä yhdistämällä.
Muutokset tieteellisessä julkaisutoiminnassa ja opiskelutavoissa vaikuttavat myös kirjaston tiloi- hin. Digitaaliset aineistot ja niiden etäkäyttö an- tavat asiakkaalle mahdollisuuden käyttää kirjas- toa käymättä itse kirjastorakennuksessa eikä kir- jastojen hankkima elektroninen aineisto tarvit- se säilytystiloja. Elektronisen aineiston kasvanut määrä vaikuttaa painettujen aineistojen tarvitse- miin kokoelmatiloihin.
Opiskelutapojen muutos näkyy esimerkiksi sii- nä, että yliopistot kehittävät oppimisympäristö- jään. Toimiva oppimisympäristö on myös yli- opiston vetovoimatekijä. Mikä rooli kirjastoilla
on oppimisympäristöjen suunnittelussa tai osal- listumisessa kustannuksiin? Sijoittuvatko oppi- miskeskustyyppiset tai opiskelutilat ylipäätään- kään välttämättä kirjastojen yhteyteen? Miten lasketaan euroina sitä merkitystä, joka yliopis- ton opiskelu- tai tutkimuslähtöisesti toimivilla ti- loilla on kilpailtaessa uusista opiskelijoista? Tiloi- hin ja tilakustannuksiin liittyy paljon kysymyk- siä ja yliopistokohtaisia ratkaisuja. Kustannuslas- kennan työkalupakki -ryhmä päätyi väliraportis- saan tilojen osalta suosittamaan, että kirjastoissa tehdään otantana tilojen käyttölaskenta yhtä ai- kaa kaikissa kirjastoissa. Tavoitteena olisi selvit- tää erityisesti asiakastilojen käyttöaste osana kus- tannustehokkuutta.
E-aineistojen käyttö vähenemässä
Painettujen aineistojen käyttö on jatkuvasti las- kenut viime vuosien aikana ja yhtenä syynä on nähty asiakkaiden siirtyminen E-aineistojen käyt- töön. E-aineistojen käytön kasvu on vaikuttanut myös siihen, että kirjastojen paikalliskäytön kä- vijämäärät ovat laskusuunnassa. Kansainvälistä huomiota on herättänyt tähän trendiin liittyvä Texasin BibiloTech, ensimmäinen kirjasto ilman painettuja kirjoja, jossa on ainoastaan tietokonei- ta ja tabletteja E-aineistojen käyttöön.Viimeisimpiä huomioita asiakaskäyttäytymi- sessä on se, että myös E-aineistojen käyttö on kääntymässä laskuun. Kansainvälistä kehitys- suuntaa kuvasi Federal Library and Information Network toimitusjohtaja Blane Dessy Kongres- sinkirjastosta tietoasiantuntijayhdistyksen järjes- tämässä pohjoismaisessa seminaarissa NORD I
& D, 13.6.2013. Hänen mukaansa ensin alkoi- vat vähentyä fyysisen kirjaston käyttäjät, ja nyt myös kirjaston tarjoamien e-aineistojen käyttö on kääntynyt laskuun. Vastaavaa kehitystä on huo- mattu myös esimerkiksi Aalto-kirjastossa. Des- syn päätelmä kehityksestä on se, että tutkijoiden ja opiskelijoiden tarvitsema aineisto saadaan jos- tain muualta kuin kirjaston kokoelmista.
Tällainen kehityssuunta herättää pohtimaan syitä, jotka ovat tähän vaikuttamassa tai ovat sii- hen vaikuttaneet. Ovatko tutkimuksen tekemi- sen muodot muuttuneet? Ovatko tutkijoiden omat verkostot ja verkostotyökalut riittäviä tut- kimusaineistojen välittämiseen? Vai ovatko tie- donhaun taidot paremmat, oikeiden artikkelien löytyminen helpompaa ja Open Access – julkai- sujen saatavuus merkittävästi lisääntynyt?
Just-in-time
Kirjastot hankkivat aineistojaan asiakkaitaan var- ten ja seuraavat aineistojensa käyttöä, jotta ko- koelmat ovat ajankohtaisia. Vahvempi painotus kokoelmaperiaatteissa on nykyään just-on-time kuin aiempi just-in-case- ajattelu. Käyttämätön aineisto poistetaan tai lisenssi lopetetaan, mikäli käyttö ei ole sillä tasolla, joka kirjastossa on mää- ritelty hankinnan - tai kokoelmaperiaatteissa.
E-aineistojen määrän lisääntyessä aineistobud- jettien laatiminen on haastavampaa kuin aiem- min painettujen kokoelmien ollessa merkittä- vässä roolissa. E-aineistojen hintojen korotukset ovat budjetteja laadittaessa usein vielä vain mah- dollisia korotusprosentteja, mutta hankintoihin on sitouduttava toisin kuin yksittäisten painettu- jen kirjojen hankintaan.
Käytön seurannassa on huomattu esim. lehti- paketeissa olevat käyttämättömät aineistot, joi- den hankintaa ei välttämättä tehtäisi.
Useat kirjastot käyttävät aikaa vaihtoehtolas- kelmiin, joissa lasketaan, tulevatko tarvittavat lehdet yksittäin hankittuna edullisemmiksi kuin lehtipakettina. Maailmalle ei ole kuulunut vie- lä ainoatakaan tällaista tapausta, vaan lehtipake- tit ovat poikkeuksetta osoittautuneet edullisem- miksi kuin yksittäisostot.
Asiakaslähtöiset hankinnat
Aineistohankinnan just-in-time haasteena on ajankohtaisten aineistopyyntöjen saaminen. Kir- jaston oma valinta ei välttämättä tue sitä, että ai-
neisto on käyttäjille tarpeen. Tampereen yliopis- ton kirjaston tekemän pienimuotoisen selvityk- sen mukaan asiakkaiden ehdottamia kirjoja käy- tetään enemmän kuin kirjaston henkilökunnan valitsemia kirjoja.
Kirjastoissa ei enää saada hankintapyyntöjä sa- massa laajuudessa kuin aiemmin, jonka vuoksi välittäjät ovat kehittäneet ratkaisuja, jotka tuke- vat suoraa asiakkaan tekemää valintaa (PDA Pat- ron Driven Acquisition) kirjaston kokoelmiin.
Kirjastojen ratkaisuista riippuen voi PDA tehos- taa hankintaa ja kokoelmien käyttöä ja vähentää kirjastojen hankintaan liittyvää työtä.
PDA edellyttää kuitenkin tarkempaa budje- tointia, sillä asiakkaat voivat tehdä valintaa mää- rättyyn euromäärään saakka ja joissain järjestel- missä aineisto vuokrataan, jolloin aineistokulu- ja ei voi etukäteen ennakoida. PDAn yhteydessä keskustellaan myös siitä, miten kokoelmat muut- tuvat, vinoutuvatko ne, yksipuolistuvatko koko- elmat kansallisella tasolla yms.
Työaika, tilojen ja aineistojen käyttö seurantaan
Kirjaston rahoitus on vahvasti sidoksissa yliopis- tojen kykyyn ja tahtoon rahoittaa kirjastoa. Kir- jastojen tulee osoittaa rahoittajilleen tuloksensa, vaikuttavuutensa ja tehokkuutensa palvelujen tuottajana. Miten tämä parhaiten onnistuu, kun yliopistokirjastot ovat sidoksissa emo-organisaa- tioidensa budjetointi-, raportointi-, hinnoittelu- ja suunnittelukäytäntöihin?
Tässä artikkelissa on esitetty joitakin kustan- nuslaskennan välineitä ja pohdittu henkilöstö-, tila- ja aineistokuluihin liittyviä kysymyksiä. Kes- keisinä talousohjauksen välineinä nähdään työ- ajankäytön kohdentaminen ns. toimintolasken- nan pohjana, tilojen käytön seuranta tilakustan- nuksien laskennan osana ja aineistojen käytön seuranta hankintakulujen hallinnassa.
Kirjoittajina ovat olleet Suomen yliopistokir- jastojen neuvoston asettaman kustannuslasken- nan työkalupakki –ryhmän jäsenet. &
Tietoa kirjoittajista
Soile Harjala, palvelupäällikkö
Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto Emai. Soile.harjala@uta.fi
Marja-Leena Heikkilä-Kuutti,
julkaisu- ja hallintopalveluiden esimies Oulun yliopiston kirjasto
Email. Marja-leena.heikkila-kuutti@oulu.fi Eeva Laurila, kehittämispäällikkö
Helsingin yliopiston kirjasto Email. Eeva.laurila@helsinki.fi Marja Maijala, palvelupäällikkö Itä-Suomen yliopiston kirjasto Email. Marja.maijala@uef.fi Pekka Pasanen, controller Aalto-kirjasto
Email. Pekka.pasanen@aalto.fi
Suvipäivi Pöytälaakso-Koistinen, osastonjohtaja Tampereen yliopiston kirjasto
Email. Suvipaivi.poytalaakso-koistinen@uta.fi
